1 тмс статистика бланк

Приложения приложение 2.1 гост р 6.30-97 приложение 2.2расположение реквизитов документов и границы зон на формате а4 продольного бланка по гост

Приложения

Приложение
2.1

ГОСТ
Р
6.30-97

Приложение
2.2

Расположение реквизитов документов и границы зон на формате а4 продольного бланка по гост р 6.30-97

Примечания
к
прилож. 2.1 и 2.2: 01
Государственный
герб Российской Феде­рации; 02
герб
субъекта Российской Федерации; 03 —
эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания); 04
код
организации; 05 — код формы доку­мента;
06 — наименование организации; 07
справочные
данные об организации; 08
наименование
вида документа; 09
дата
документа; 10

регистрационный номер документа; 11
ссылка
на регистрационный номер и дату документа;
12
место
составления или издания документа; УЗ
— гриф ограничения; 14
адре­сат;
/5 — гриф утверждения документа; 16
резолюция;
17
заголовок
к тексту; /8 — отметка о контроле; 19
текст
документа; 20
отметка
о наличии приложе­ния; 21
подпись;
22

гриф согласования документа; 23
визы
согласования документа; 24
печать;
25
отметка
о заверении копии; 26
отметка
об исполни­теле; 27
отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело; 28
от­метка
о поступлении документа в организацию;
29
идентификатор
электронной копии документа.

Приложение
2.3

Расположение реквизитов и границ бланка с угловым расположением постоянных реквизитов

Тема
3.

ВЕДЕНИЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

В
ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИИ

1.
Организация документооборота (общие
положения)

2.
Регистрация и учет поступающих в
организацию документов

3.
Подготовка и регистрация отправляемых
документов

4.
Прохождение внутренних документов

5. Учет
объема документооборота

6.
Контроль
за исполнением документов

1.
Организация документооборота (общие
положения)

1.
Документооборот — это движение документов
в организа­ции с момента их получения
или создания до завершения исполне­ния
или отправки. Правильная организация
документооборота спо­собствует
оперативному прохождению документов
в аппарате уп­равления, равномерной
загрузке подразделений и должностных
лиц, оказывает большое положительное
влияние на управленческий процесс в
целом.

2.
Документооборот в учреждении осуществляется
в виде потоков документов, циркулирующих
между пунктами обра­ботки информации
(руководителями учреждения и структур­ных
подразделений, специалистами и
квалифицированными служащими) и пунктами
технической обработки собственно
документов (машинописным бюро,
копировально-множитель­ной службой
и т.д.).

По
отношению к аппарату управления различают
поступающие, отправляемые и внутренние
документы. В учреждении поступаю­щие
документы, в свою очередь, делятся на
направляемые руково­дителям, в
структурные подразделения и отдельным
исполните­лям. Кроме того, в подразделениях
создаются документы, часть из которых
отправляется за пределы учреждения, —
отправляемые документы, а другая
циркулирует внутри учреждения —
внутрен­няя документация.

3. При
проектировании и рационализации
документооборота руководствуются
положениями, выработанными практикой
дело­производства и совершенствования
организации управленческо­го труда.

При
движении документов следует
руководствоваться принци­пом
однократного пребывания документа в
одном структурном под­разделении или
у одного исполнителя.

Различные
операции по обработке документа следует
выпол­нять параллельно, чтобы сократить
время его пребывания в сфере делопроизводства
и повысить оперативность исполнения.
Напри­мер, копирование документа, в
исполнении которого должны при­нимать
участие несколько лиц, и одновременная
передача копий всем исполнителям.

Копии
с документа снимают после рассмотрения
его руководи­телем и нанесения
резолюции. Количество копий соответствует
ко­личеству исполнителей; подлинник
передается ответственному ис­полнителю
(как правило, фамилия его стоит в резолюции
первой). Учетно-информационные данные
о ходе исполнения документа могут
передаваться по телефону или другим
путем, но без возврат­ного движения
документа.

4. Схемы
движения всех документов в организации
разраба­тываются руководителем службы
делопроизводства (общего от­дела,
канцелярии, секретариата и т.д.) для
различных категорий документов:
поступающих в организацию, отправляемых
из организации и внутренних документов
(приказы по основной деятельности, по
личному составу, протоколы, акты,
письмен­ные и устные обращения граждан
и т.д.). Движение документов в организации,
учреждении, где есть служба документационного
обеспечения управления, например
канцелярия, показано на схеме 3.1.

Руководство
организации

Руководство
структурных

подразделений

Секретарь-референт

руководителя

Секретарь-референт
структурного

подразделения

Исполнители

Канцелярия

Схема
3.1.
Движение
документов в учреждении


поступающие документы,


документы, отправляемые из организации,


внутренние документы.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #

Практическое занятие № 1

Расположение реквизитов и их границы на листе формата А4

Начало зоны расположения реквизитов.

0  1              2       3        4        5        6        7        8

    5 дел.              16      24       32 40       48       56       64

Реквизиты располагаются следующим образом:

Положение
табулятора
Реквизиты
0 05 — наименование организации;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа (д.);
13 — место составления или издания д. (при угловом расположении);
10 — дата д.;
12 — ссылка на регистрационный № и дату д.;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст (кроме начала абзацев);
19 — отметка о наличии приложения;
22 — наименование должности в реквизите «Подпись»;
20 — гриф согласования (кроме расшифровки подписи);
26 — заверительнаянадпись «Верно»;
26 — наименование должности лица, заверяющего д.;
26 — дата заверения;
25 — отметка об исполнителе;
16 — второй гриф утверждения
1 18 — начало абзацев в тексте (в т.ч. и нумерованных)
2 11 — регистрационный № д.;
20 — расшифровка фамилии в первом грифе согласования
3 09 — название вида д. (при продольном расположении р.);
25 — расшифровка подписи в реквизите «Отметка об исполнителе…»
4 15 — адресат;
№ страницы
5 16 — гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);
гриф ограничения доступа к д.;
20 — второй гриф согласования;
19 — надпись на приложении к д.
6 22 — расшифровка подписи в р. «Подпись»;
16 — расшифровка подписи в грифе утверждения;
20 — расшифровка подписи во втором грифе согласования;
27 — отметка о поступлении д. в организацию
7 Нумерационный заголовок в таблице;
26 — Слово «Копия» при снятии копий с д.

Оформление обязательных реквизитов

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016

04, 05, 08, 09, 10, 11, 13, 15, 22

04 — код формы документа

Располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа

Форма по ОКУД 0211151

05 –наименование организации – автора документа;

Должно соответствовать наименованию юр. лица, закрепленному в уставе или положении. Под наименованием в скобках указывается сокращенное наименование о., если оно предусмотрено уставом.

Выше наим.о. указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при наличии).

08 – Справочные данные об организации

9 – наименование вида документа

…….

10 – дата документа

Третье сентября 2020 года

11- регистрационный номер документа

Состоит из порядкового №, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

148/12-15, где

148 – порядковый №;

12 – № структурного подразделения;

15 — № дела по номенклатуре.

13 – место составления или издания документа

15 – адресат

(примеры 1, 2, 4, 5, 6)

0  1              2       3        4        5        6        7        8

  Минюст России                                                Департамент информатизации                                             и научно-технического обеспечения
Густовой М.В.

22 – подпись

1. Д. оформлен на бланке

0  1              2       3        4        5        6        7        8

Генеральный директор Подпись М.В. Густова

2. Д. оформлен не на бланке

Генеральный директор

ЗАО «Партнер»                                 Подпись                          М.В. Густова

+ 4 и 5 примеры

Примеры обязательны

Практическое занятие № 2

было онлайн 08.10

Оформление реквизитов заголовочной части документов

01, 02, 03, 04, 05, 08, 09, 10, 11, 12, 13, 15, 17

01 –

02 –

03 –

12 –

17 —

01 – Государственный герб РФ

Обязателен на бланках Президента РФ, палат ФС, Правительства, ВС, ВАС, на бланках центральных органов фед. исполнительной власти: министерств, ведомств, органов суда, прокуратуры, арбитража, органов народовластия и др.

02 – герб субъекта РФ

Помещают на бланках документов в соответствии с ПА субъектов РФ.

03 — …

12 — …

17 — …

Заголовок может отвечать на вопросы:

О ком ? (о чем?)

                                           ПРИКАЗ

О создании аттестационной

комиссии

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Ведущего эксперта

Пояснение к занятию:

1. Выписываете из ГОСТа только черным шрифтом указанные реквизиты, выбирая основные моменты по написанию реквизитов (приведены примеры). Примеры ГОСТа обязательны.

2. Фотографируете свою тетрадь с ответами (лучше в электронном виде в ворде) и присылайте на почту:

m . gustova @ yandex . ru

3. В теме обязательно указывать:29ЗИО1-1 ДОУ Фамилия

Критерии оценки:

5» — Задание выполнено полностью и вовремя (08.10.2020 до 16.00).

«4» — задание выполнено полностью, но с опозданием (08.10.2020после 16.00, но 08.10.2020) или допустили незначительные ошибки и вовремя (08.10.2020 до 16.00).

«3» задание выполнено поверхностно или полностью переписан ГОСТ (прислали вовремя) илидопустили незначительные ошибки, но с опозданием.

«2» — задание выполнено поверхностно с опозданием или не прислали на почту вовсе до 16.10.2020.

Практическое занятие № 3

16, 19, 20, 21, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30

16 – гриф утверждения документа (примеры все)

0  1              2       3        4        5        6        7        8

  УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Автомаг»
Личная подпись М.В. Густова
09.10.2020
 
  УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Автомаг»
Личная подпись М.В. Густова
27.09.2016
 

19 – отметка…

0  1              2       3        4        5        6        7        8

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Примеры 1, 2, 4, 5, 6 (6 можно словами).

21 – ….

    23 — ..

Примеры 1 и 2

    24 — …

Примеры 1 и 2

    25 – печать

    Печать д.б. хорошо читаема и по возможности должна захватывать только часть наименования должности, но не на самой подписи.

28 –

Занятия по оформлению кадровых документов проведены

с 11 по 25 мая.

В дело 12-25

Подпись

30.09.2016

    29 —

    30 –

Расположение реквизитов в заголовочной части при угловом бланке документа (стр. 21)

Лист бумаги с внесенной в него постоянной информацией и разметкой для последующего внесения переменной информации называется бланком.

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.

Выписать все реквизиты, встречающиеся в бланке.

Практическое занятие № 4.

Задание на оформление текстов документов

Пример 1. . (с Баевой по Залову)

Анализ развития малого и среднего предпринимательства на территории района управы Чертаново Северное.

В сфере экономической политики, торговли и услуг управа Чертаново Северное:

1) содействует осуществлению предпринимательской деятельности, в том числе развитию малого и среднего предпринимательства, устранению административных барьеров при осуществлении предпринимательской деятельности.

2) в установленном порядке участвует на территории района в обеспечении поступления в бюджет города Москвы налога на доходы физических лиц в части доходов, получаемых от сдачи жилых и нежилых помещений в аренду (поднаем), а также налога, взимаемого в связи с применением патентной системы налогообложения.

3) в установленном порядке участвует на территории района в обеспечении поступления в бюджет города Москвы доходов от взимания платы за размещение транспортных средств на парковочных местах городских парковок (пользование платными парковочными местами).

4) вносит в префектуру административного округа предложения по выводу за пределы территории города Москвы организаций, осуществляющих промышленную деятельность на территории района, и изменению вида использования занимаемых указанными организациями помещений; оказывает содействие органам исполнительной власти города Москвы в организации работ по выводу за пределы территории города Москвы организаций, осуществляющих промышленную деятельность на территории района, и изменению вида использования занимаемых указанными организациями помещений.

В таблице 2.3.1 показаны данные по незаконно размещенным некапитальным объектам на территории управы Чертаново Северное за последние три года.

Таблица 2.3.1 – Данные по незаконно размещенным некапитальным объектам за 2014-2016 гг.

Данные по незаконно размещенным некапитальным объектам

Годы

Всего

2014 2015 2016
Совершено рейдов 204 287 370 861
Число предпринимателей осуществлявших незаконную торговлю  
110
 
65
 
52
 
227
Составлено штрафных протоколов 36 92 96 224
Общая сумма наложенных штрафных санкций на предпринимателей руб.  
130 000
 
335 000
 
385 000
 
850 000

Пример 2. (с Золотарева по Осипова)

1.2 Основные участники рынка недвижимости.

Рынок недвижимости, как и любой другой рынок, представляет собой систему организационных мер, при помощи которой участники рынка (покупатели и продавцы) сводятся вместе для определения цены, по которой происходит обмен товара — недвижимости.

Экономическими субъектами рынка недвижимости являются:

Продавцы или арендаторы;

Покупатели или арендаторы;

Профессиональные участники рынка недвижимости;

В качестве продавца (арендодателя) может выступать любое юридическое или физическое лицо, имеющее право собственности на объект, в том числе государство в лице своих специализированных органов управления собственностью.

В качестве покупателя (арендатора) может выступать юридическое или физическое лицо или орган государственного управления, имеющий право на данную операцию по закону (имеются в виду ограничения на деятельность нерезидентов, иностранных граждан, а также на коммерческую деятельность государственных органов).

Таблица 2.3.6 – Данные по незаконно размещенным некапитальным объектам за 2017-2019 гг.

Данные по незаконно размещенным некапитальным объектам 2017 год 2018 год 2019 год Всего
Совершено рейдов 204 287 370 861
Число предпринимателей осуществлявших незаконную торговлю  
110
 
65
 
52
 
227
Составлено штрафных протоколов 36 92 96 224
Общая сумма наложенных штрафных санкций на предпринимателей руб.  
130 000
 
335 000
 
385 000
 
850 000

Пример 3. (С Перьковой …)

 Определение согласованных результатов оценки .

Последним этапом определения стоимости оцениваемого объекта недвижимости является процедура согласования результатов, полученных оценщиком при реализации различных подходов и методов в отношении одного объекта в рамках процесса. Обучение будет назначено на 12.12.20, а 25.01.2021г. будет выходной.

№ п/п

Показатели

Подходы

Сравнительный Доходный
1 Достоверность исходной информации 7 10
2 Полнота информации, используемой при оценке 9 10
3 Способность учитывать действительные намерения покупателя и продавца 9 7
4 Способность учитывать конъюнктуру рынка 10 9
5 Способность учитывать местоположение и физической характеристики объекта оценки 8 9
6 Способность учитывать доходность объекта оценки 6 10
7 Допущения, принятые в расчетах 1 1
8 Весовые показатели достоверности методов оценки 50 56

При написании текста работы не допускается применять:

обороты разговорной речи, произвольные словообразования, профессионализмы;

различные научные термины, близкие по смыслу для одного и того же понятия;

иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке.

Практическое занятие № 5.

Составление и оформление документов «положение о структурном подразделении» и «должностной инструкции»

А.В. Пшенко, Л.А. Доронина Документационное обеспечение управления. Практикум

1. стр. 103 № 1 (пример на стр. 106 задание 2) Основные разделы на стр. 22.

Ошибки исправляем только в оформлении реквизитов. В тексте указываем разделы и первые пункты.

2. № 4 стр.111 разделы стр. 25, 28

ООО «»

1. Общие положения

1.1 …

1.2 …

2. Основные задачи (стр. 22)

2.1 …

2.2..

Визы:

Практическое занятие № 6. Составление и оформление распорядительной документации (распоряжение, приказ)

Занятие онлайн 05.11.2020 в 14.20:

Подключиться к конференции Zoom
https://us04web.zoom.us/j/2911314859?pwd=aDdIdnBOdmMyQjM1dWpWejVMTzgrUT09

Идентификатор конференции: 291 131 4859
Пароль: 6l36C8

в пароле 2-ой знак маленькая эль англ.

Практическое занятие № 6

Составление и оформление РД

Занятие было 05.11 онлайн

1. № 5 стр. 112, теория стр. 34-35

2. № 6 пример стр. 112

3. № 10 стр. 113

Критерии оценки:

5» — Задание выполнено полностью, без ошибок и вовремя (05.11.2020 до 17.00).

«4» — Задание выполнено полностью, без ошибок, но с опозданием (позже 05.11.2020) или выполнили правильно 2 задания и вовремя.

«3» — выполнено только 1 задание и вовремя или 2, но с опозданием.

«2» — задание выполнено поверхностно с опозданием или не прислали на почту вовсе до 06.11.2020.

Практическое занятие № 1

Расположение реквизитов и их границы на листе формата А4

Начало зоны расположения реквизитов.

0  1              2       3        4        5        6        7        8

    5 дел.              16      24       32 40       48       56       64

Реквизиты располагаются следующим образом:

Положение
табулятора
Реквизиты
0 05 — наименование организации;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа (д.);
13 — место составления или издания д. (при угловом расположении);
10 — дата д.;
12 — ссылка на регистрационный № и дату д.;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст (кроме начала абзацев);
19 — отметка о наличии приложения;
22 — наименование должности в реквизите «Подпись»;
20 — гриф согласования (кроме расшифровки подписи);
26 — заверительнаянадпись «Верно»;
26 — наименование должности лица, заверяющего д.;
26 — дата заверения;
25 — отметка об исполнителе;
16 — второй гриф утверждения
1 18 — начало абзацев в тексте (в т.ч. и нумерованных)
2 11 — регистрационный № д.;
20 — расшифровка фамилии в первом грифе согласования
3 09 — название вида д. (при продольном расположении р.);
25 — расшифровка подписи в реквизите «Отметка об исполнителе…»
4 15 — адресат;
№ страницы
5 16 — гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);
гриф ограничения доступа к д.;
20 — второй гриф согласования;
19 — надпись на приложении к д.
6 22 — расшифровка подписи в р. «Подпись»;
16 — расшифровка подписи в грифе утверждения;
20 — расшифровка подписи во втором грифе согласования;
27 — отметка о поступлении д. в организацию
7 Нумерационный заголовок в таблице;
26 — Слово «Копия» при снятии копий с д.

Оформление обязательных реквизитов

Рисунок
А.1 — Расположение реквизитов и границы
зон на формате А4 углового бланка

Рисунок
А.2 — Расположение реквизитов и границы
зон на формате А4 продольного бланка

Документы
изготавливают на бланках.

Устанавливают
два стандартных формата бланков
документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый
лист документа, оформленный как на
бланке, так и без него, должен иметь поля
не менее:

20
мм — левое;

10
мм — правое;

20
мм — верхнее;

20
мм — нижнее.

4.2.
Бланки документов следует изготавливать
на белой бумаге или бумаге светлых
тонов.

4.3.
Бланки документов оформляют в соответствии
с приложением А. Ориентировочные границы
зон расположения реквизитов обозначены
пунктиром. Каждая зона определяется
совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4.
В зависимости от расположения реквизитов
устанавливают два варианта бланков —
угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок
А.2).

4.5.
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над
серединой реквизита 08. Реквизит 03
допускается располагать на уровне
реквизита 08.

Реквизиты
08, 09, 10,14, ограничительные отметки для
реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон
расположения реквизитов размещают
одним из способов:

Центрированным (начало и конец каждой
строки реквизитов равно удалены от
границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов
начинается от левой границы зоны
расположения реквизитов).

4.6.
Для организации, ее структурного
подразделения, должностного лица
устанавливают следующие виды бланков
документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

4.7.
Общий бланк используют для изготовления
любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных
документов организации включает в себя
реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк
письма в зависимости от учредительных
документов организации включает в себя
реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при
необходимости, ограничительные отметки
для верхних границ зон расположения
реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк
конкретного вида документа, кроме
письма, в зависимости от учредительных
документов организации включает в себя
реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при
необходимости, ограничительные отметки
для границ зон расположения реквизитов
11, 12, 13, 18, 19.

4.8.
Для организаций субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с государственным
языком Российской Федерации государственный
язык субъекта Российской Федерации,
целесообразно использование продольного
бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают
на двух языках: русском (слева) и
национальном (справа) на одном уровне.

4.9.
При изготовлении документов на двух и
более страницах вторую и последующие
страницы нумеруют.

Номера
страниц проставляют посередине верхнего
поля листа.


  1. Формуляр документа. Порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.

Формуляр
документа – совокупность расположенных
в установленной последовательности
реквизитов документа. Реквизит документа
(автор, адрес, дата, заголовок и т.п.) –
обязательный информационный элемент,
присущий определенному виду письменного
документа. Понятие формуляра соотносим
с составом и расположением реквизитов
документа, понятие структуры связываем
с композицией самостоятельно значимых
частей делового текста.

Бланки
ОРД проектируют в соответствии с
расположением и границами зон реквизитов,
предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе
как углового (рис. 1), так и продольного
(рис. 2) их размещения.

Вариант
бланка с угловым расположением постоянных
реквизитов считается более выгодным,
поскольку позволяет сэкономить до 20 %
площади формата под размещение переменных
реквизитов. Угловое расположение
реквизитов наиболее рационально для
оформления писем, так как в этом случае
правый верхний угол бланка используется
для указания адреса получателя. Угловое
расположение также удобно для документов,
которые требуют утверждения, поскольку
гриф утверждения тоже располагается в
правом верхнем углу.

Для
организации, ее структурного подразделения,
должностного лица устанавливают
следующие виды бланков документов: общий
бланк; бланк письма; бланк конкретного
вида документа, кроме письма.

Общий
бланк используют для изготовления любых
документов, кроме письма.

Бланки
структурного подразделения или
должностного лица проектируют в том
случае, если руководитель подразделения
или должностное лицо имеют право подписи.
Разработка особого бланка для писем
связана с тем, что в письмах, в отличие
от других документов, указываются
адресные данные организаций — получателей
писем. Бланки конкретного вида документов
(приказов, распоряжений, актов, протоколов)
разрабатываются на основе общего бланка.
Такие бланки целесообразно создавать,
если в организации находит применение
большое количество документов данного
вида. Общий бланк при этом дополняется
реквизитом 08 (наименование вида
документов).

В
зависимости от учредительных документов
организации указанные виды бланков
включают:

общий
бланк — реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;

бланк
письма — реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08,
09 и при необходимости ограничительные
отметки для обозначения верхних границ
зоны расположения реквизитов 11, 12, 13,
14, 15, 17, 18, 19, 20;

бланк
конкретного вида документа (кроме
письма) — реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14
и при необходимости ограничительные
отметки для границ зон расположения
реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Образцы
бланков соответствующего назначения
по ГОСТ Р 6.30-2003 изображены на рис. 3-8.
ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие
варианты размещения на бланке постоянных
реквизитов и ограничительных отметок.
Реквизиты 01,02 или 03 располагаются над
серединой реквизита 08.

Реквизит
03 допускается располагать на уровне
реквизита 08.

Центрированный
вариант расположения реквизитов
используется при типографском способе
изготовления бланков. При этом под
реквизиты 11, 12, 13 трафаретные места (см.
рисунок справа).

Флаговый
вариант расположения реквизитов (рисунок
слева) используется при воспроизведении
угловых бланков на чистом листе бумаги
с помощью ПК непосредственно при
подготовке конкретного документа.

При
этом воспроизведение постоянных
реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р
6.30-2003, для исходящих
документов
является обязательным. Для
документов внутреннего
хождения,
например, таких как распоряжение, акт,
протокол, положение, часть реквизитов
(01-07, 09, 14), как правило, может не
воспроизводиться, а реквизит 13 «Ссылка
на регистрационный номер и дата документа»
опускается вовсе. Такой подход весьма
распространен в практике документирования.
Пример такого оформления приведен
слева.

Подобное
оформление углового штампа экономит
труд составителя документа и увеличивает
размер рабочего поля формата.

На
бланках организаций субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с русским
языком в качестве государственного
национальный язык, реквизиты 08, 09,14
печатаются на двух языках: русском и
национальном, на одном уровне продольного
бланка.

Особые
требования к изготовлению, учету,
использованию и хранению гербовых
бланков оговаривает постановление
Правительства Российской Федерации от
27 февраля 1995 г. № 1268 «Об упорядочении
изготовления, использования, хранения
и уничтожения печатей и бланков с
воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации».

При
изготовлении бланков типографским
способом размеры шрифтов выбирают в
зависимости от количества печатных
знаков в реквизите. Используют шрифты
литературной, обыкновенной, газетной
и других гарнитур 6-24-го кегля. Более
крупным шрифтом выделяются наименования
организаций и видов документов. При
этом следует соблюдать следующие
условия: вертикальное начертание литер;
простое и удобное их расположение;
соблюдение пропорций между толщиной
литер типографского набора и компьютерного
текста. Допускается реквизит 08
(наименование организации) печатать
рисованными шрифтами.

Бланки
следует печатать красками насыщенного
цвета, позволяющими при необходимости
получать качественные копии документов
с помощью копировальной техники.

Реквизит
документа

обязательный элемент оформления
официального документа. 1

Состав
реквизитов, которые используются при
подготовке и оформлении
организационно-распорядительных
документов, определяется ГОСТом
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»
.
Кроме этого данный ГОСТ устанавливает
требования к оформлению реквизитов,
закрепляет схемы их расположения и
выделяет реквизиты, которые должны
использоваться при изготовлении бланков
документов.

ГОСТ
Р 6.30-2003
устанавливает
следующие реквизиты, которые используются
при подготовке и оформлении
организационно-распорядительных
документов:

01
Государственный
герб Российской Федерации
;
02
герб
субъекта Российской Федерации
;
03
эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания)
;
04
код
организации
;
05
основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица
;
06
идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП)
;
07
код
формы документа
;
08
наименование
организации
;
09
справочные
данные об организации
;
10
наименование
вида документа
;
11
дата
документа
;
12
регистрационный
номер документа
;
13
ссылка
на регистрационный номер и дату
документа
;
14
место
составления или издания документа
;
15
адресат
;
16
гриф
утверждения документа
;
17
резолюция
;
18
заголовок
к тексту
;
19
отметка
о контроле
;
20
текст
документа
;
21
отметка
о наличии приложения
;
22
подпись
;
23
гриф
согласования документа
;
24
визы
согласования документа
;
25
оттиск
печати
;
26
отметка
о заверении копии
;
27
отметка
об исполнителе
;
28
отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело
;
29
отметка
о поступлении документа в организацию
;
30
идентификатор
электронной копии документа
.

Для
документов, создаваемых в процессе
деятельности федерального органа
исполнительной власти, Правилами
делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти, утвержденными
постановлением Правительства Российской
Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, установлен
следующий состав реквизитов:

Государственный
герб Российской Федерации;
наименование
федерального органа исполнительной
власти;
должность лица — автора
документа;
подпись должностного
лица;
вид документа;
место составления
(издания) документа;
справочные данные
о федеральном органе исполнительной
власти;
адресат;
дата
документа;
регистрационный номер
документа;
наименование либо аннотация
документа;
текст документа;
ссылка
на исходящий номер и дату документа
адресанта;
отметка о наличии
приложений;
гриф согласования;
гриф
утверждения;
виза;
оттиск печати;
отметка
о заверении копии;
отметка об
исполнителе;
указания по исполнению
документа;
отметка о контроле
документа;
отметка об исполнении
документа;
отметка о конфиденциальности;
отметка
о поступлении документа.

При
подготовке и оформлении документов
необходимо помнить, что различные
документы состоят из разного набора
реквизитов и что при составлении одного
вида документа не нужно использовать
их все. Некоторые реквизиты являются
взаимоисключающими, например, «Название
вида документа» и «Справочные
данные об организации». Реквизит
«Справочные данные об организации»
указывается только в письмах, при этом
на бланке письма не пишут наименование
вида документа.

Число
реквизитов, характеризующих документы,
определяется целями создания документа,
его назначением, требованиями к содержанию
и форме данного документа, способом
документирования. Для каждого вида
документа может быть выделен состав
обязательных реквизитов, которые должны
использоваться при его создании.

К
реквизитам, придающим юр.силу документу
относятся:

    Наименование
    организации

    Справочные
    данные об организации

    Наименование
    вида документа

    Дата
    документа

    Регистрационный
    номер документа

    Гриф
    утверждения документа

  • Оттиск
    печати

    Отметка
    о заверении копии

    Визы
    согласования документа

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.

Реквизит 01 Государственный герб Российской Феде­рации
помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом.

Реквизит 02 Герб субъекта Российской Федерации
оформляют на бланках документов в соответствии с право­выми актами субъектов Российской Федерации. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.

Реквизит 03 Эмблему организации
или товарный знак
(знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если

на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Оформляется в соответствии с Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

Реквизит 04 Код организации
проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственного управления (ОКОГУ). Код служит для электронной идентификации автора документа.

Реквизит 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В соответствии с Федеральным законом “О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей” данный реквизит указывается во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием и включает 13 знаков.

Реквизит 06 Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 Код формы документа
проставляют на бланке по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизит 08 Наименование организации
, являющейся автором документа, должно соответствовать наименова­нию, закрепленному в её учредительных документах и указывается обязательно вне зависимости от того изготовлен документ на бланке или без него.

Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное. При необходимости над наименованием организации помещается наименование выше­стоящего ведомства.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования органи­зации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Внутренние документы оформляются чаще всего без использования бланка, но данный реквизит должен обязательно указываться.

Реквизит 09 Справочные данные об организации
вклю­чают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, сче­тов в банке, адрес электронной почты и др.).

Реквизит 10 Наименование вида документа
, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренными ОКУД (класс 0200000- УСОРД). В письме наименование вида документа не указывают.

Реквизит 11 Дата документа.
Дата официального документа– реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования[i]. Датой распорядительного документа является дата его подпи­сания, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если автора­ми документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2000. Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.01.05.

Можно использовать словесно-цифровой способ оформления да­ты (без кавычек), например: 1 марта 2000 г.

Реквизит 12 Регистрационный номер
— это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при его регистрации. документа состоит из его порядкового номера, который можно допол­нить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенк­латуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями например,01- 07/5.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регист­рационных номеров документа каждой из этих организа­ций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, 90/97.

Реквизит 14 Место составления или издания документа
указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справоч­ные данные об организации». Место составления или изда­ния указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только обще­принятые сокращения. Местом составления или издания организационно-распорядительных документов считается место регистрации юридического лица.

Реквизит 15 Адресат
. В качестве адресата могут быть организа­ции, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее струк­турного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Управление систематизации законодательства

Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

ООО «Элитгаз»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

В.В. Чайкову

Генеральному директору

ЗАО «Тюменьводоканал»

В.Д. Корытову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Кировской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости мо­жет входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной пра­вилами, оказания услуг почтовой связи (пункт 23).

Документ не должен содержать более четырех адреса­тов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми ад­ресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский нефтяной научный

аналитический центр

недропользования

Гагарина проспект, д. 2

Москва, 10500

При адресовании документа физическому лицу указы­вают инициалы и фа-

милию получа­теля, затем почтовый адрес, например:

К.В.Перову

Ул. Ленина, д.2, кв.20

Тюменская обл., Ишимский р-н,

г.Ишим, 625034

Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5-2 межстрочными интервалами. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Реквизит 16 Гриф утверждения документа:
реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), коллегиальным органом или специально издавае­мым документом. При утверждении документа должност­ным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек – прописными буквами, без двоеточия), наименования долж­ности лица, утверждающего документ, его подписи, инициа­лов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «МТС»

Личная подпись А.А. Стюрин

При утверждении документа несколькими должност­ными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наимено­вания утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Заседанием общего собрания акционеров

Протокол

от 12.07.2007 №15

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя

Правления банка

от 29.09.2009 № 41

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Реквизит 17 Резолюция документа
: реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция пишется на документе соответ­ствующим должностным лицом и включает фамилии испол­нителей, содержание поручения, сроки исполнения, подпись руководителя и дату подписания резолюции, например:

В.В.Кировой

П.Е.Шахмартовой

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «Фаворит»

Фалеев Д.Г.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе (на бумаге формата А6).

Реквизит 18 Заголовок к тексту официального документа
: реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок согласуется с наименова­нием вида документа и может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Акт ревизии;

(кому?), например:

Должностная инструкция секретарю-референту.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять. Заголовок располагают слева сразу от полей над текстом, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.

Реквизит 19 Отметка о контроле
— это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.

Реквизит 20 Текст официального документа
: информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодатель­ством Российской Федерации и субъектов Российской Феде­рации о государственных языках. Тексты пишут только на русском языке при направлении их:

На предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Феде­рации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации;

В федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели состав­ления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст мо­жет содержать одну заключительную часть (например, при­казы -распорядительную часть без констатирующей; пись­ма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных доку­ментов, указывают их реквизиты: наименование докумен­та, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряже­ние и т.д.) организаций, действующих на принципах едино­началия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных орга­нов текст излагают от третьего лица единственного числа («приказывает», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст из­лагают от первого лица множественного числа («приказы­ваем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множест­венного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объедине­ния входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

От первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

От третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Текст печатают отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала с абзаца если текст не делится на подразделы

Реквизит 21 Отметку о наличии приложения
, назван­ного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких прило­жений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении региональ­ного кредитования на 5 л. в 2 экз.

1. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного доку­мента, его даты и регистрационного номера, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к приказу директора Института

от 20.02.2007 №420

Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, дату, регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Минсвязи от 15.07.2008 №02-3/127 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала) от левого поля.

Реквизит 22 Подпись
– реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «Подпись» входят: наи­менование должности лица, подписавшего документ (пол­ное, если документ оформлен не на бланке документа, и сок­ращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный директор

АОЗТ «Инвест» Петренко
Н.А. Петренко

Исполнительный директор Петренко
Н.А. Петренко

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должност­ными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой долж­ности, например:

Генеральный директор Личная подпись
А.М. Волков

Главный бухгалтер Личная подпись
И.И. Петрова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязан­ности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись
В.И. Духов

Члены комиссии Личная подпись
Л.М. Архипова

Личная подпись
П.С. Колова

Личная подпись
В.В. Рыськов

Документ может быть подписан исполняющим обязан­ности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Достоверность документов в электронной форме заверяются электронной цифровой подписью-реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Реквизит 23 гриф согласования
: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Грифсогласованиядокумента состоит из слова СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согла­совывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фами­лии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор страховой компании

ООО «Согласие»

Личная подпись Ф.П.Обухов

Данный реквизит оформляется при внешнем согласовании документа с другими организациями на последнем листе проекта или на отдельном листе согласования.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО или
СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии Протокол заседания

Технических наук Правления страховой

от 16.08.2006 №328-507 компании «Согласие»

от 11.09.2006 №11

Реквизит 24 Виза согласования документа
: реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Согласованиедокумента в пределах одной организации оформляют визой, которая включает наименование должности и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; например:

Начальник юридического отдела

Костюченко
А.В. Костюченко

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Москвин
С.А. Москвин

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз распоряди­тельного документа на отдельном листе, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

Реквизит 25 Оттиск печати
представляет изображение клише печати на бумаге, которым заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др.

Документы заверяют печатью организации. Принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которых проставляется печать.

Реквизит 26 Отметка о заверении копии.
При заверении соответствия копии доку­мента подлиннику
ниже реквизита «Подпись» проставля­ют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заве­рившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Начальник отдела снабжения

Шадрин
Г.В. Шадрин

Допускается копию документа заверять печатью. Это необходимо делать, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев законодательство регламентирует заверение копий нотариально (устав, лицензия и др.).

Реквизит 27 Отметка об исполнителе
включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу на 2-4 интервала ниже реквизита «подпись», печатают от левого поля, например:

Н.К. Гуськов

Реквизит 28 Отметка об исполнении документа
и нап­равлении его в дело
включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ:

Подготовлено письмо от 15.03.2009 №15/08-16

В дело № 08-06,

Должность

Подпись
Л.Д. Маньков

Реквизит 29 Отметка о поступлении документа в орга­низацию
содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты) и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа.

Допускается отметку о поступлении документа в орга­низацию проставлять в виде штампа. В штампе указывается наименование организации, наименование структурного подразделения (канцелярия), номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

Реквизит 30 Идентификатор электронной копии
может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и предназначена для автоматического поиска и контроля информации.

ГОСТ Р 6.30-2003

Группа Т54

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Унифицированные системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению документов

Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents

Текст Сравнения ГОСТ Р 6.30-2003 с ГОСТ Р 7.0.97-2016 см. по ссылке .
— Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________

ОКС 01.140.30
ОКСТУ 0006

Дата введения 2003-07-01

Предисловие

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Март 2007 г.

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов — в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору
ОАО «Северные регионы»
В.А. Лагунину

АО «Электроцентромонтаж»
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись

В.А. Степанов

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 14

УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05.04.2003 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение » с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 251

3.22 В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации региональных предприятий

Личная подпись

А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент

Личная подпись

А.А. Борисов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института

Личная подпись

М.В. Ларин

Главный бухгалтер

Личная подпись

З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора
по научной работе

Заместитель директора
по научной работе

Личная подпись

Ю.Г. Демидов

Личная подпись

К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии

Личная подпись

В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии

Личная подпись

А.Н. Сокова

Личная подпись

А.С. Красавин

Личная подпись

О.И. Рысков

3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись

А.Г. Грязнова

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 430-162

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2003 10

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись

А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись

А.С. Орлов

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор службы кадров

Личная подпись

Т.С. Левченко

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210297 мм) и А5 (148210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

— центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справочное)

Рисунок А.1 — Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 — Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное). ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(справочное)

Рисунок Б.1 — Образец общего бланка организации

Рисунок Б.2 — Образец углового бланка письма организации

Рисунок Б.3 — Образец продольного бланка письма организации

Рисунок Б.4 — Образец продольного бланка письма должностного лица

УДК 658.516:002:006.354

ОКС 01.140.30

Ключевые слова: организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ, бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит

Электронный текст документа
подготовлен АО «Кодекс» и сверен по:
официальное издание
М.: Стандартинформ, 2007

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННЫЕ
СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ
СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ

ТРЕБОВАНИЯ К
ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ГОССТАНДАРТ
РОССИИ

Москва

1
РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом до
кументоведен
ия и архивного дела (ВНИИ
ДА
Д) Федеральной архивной службы России

ВНЕСЕН
Научно-техническим управлением Госстандарта России

2
ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003
г. № 65-ст

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

ГО

СУДАРСТВЕН
НЫЙ СТАНДАРТ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Унифицированные
системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ
СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к
оформлению документов

Unified systems of documentation. Unified system of
managerial documentation.

Requirements for presentation of documents

Дата введения 2003

-07
-01


Настоящий
стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся
к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД),
— постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.
(далее — документы), включенные в ОК 0
11-93 «Общероссийский
классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий
стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению
реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки
документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы
расположения реквизитов документов приведены в приложении ; образцы бланков документов — в приложении .

Требования
настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

При подготовке и
оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 —
Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб
субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема
организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код
организации;

05 — основной
государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 —
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП);

07 — код формы
документа;

08 — наименование
организации;

09 — справочные
данные об организации;

10
— наименование вида документа;

11
— дата документа;

12 —
регистрационный номер документа;

14 — место
составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф
утверждения документа;

17 — резолюция;

18
— заголовок к тексту;

19 — отметка о
контроле;

20 — текст
документа;

21 — отметка о
наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф
согласования документа;

24 — визы
согласования документа;

25 — оттиск
печат
и;

26
— отметка
о заверении копии;

27 — отметка об
исполнителе;

28 — отметка об
исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о
поступлении документа в организацию;

30 —
идентификатор электронной копии документа.

3.1
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в
соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе
Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №
52, часть
I
, ст. 5021).

3.2 Герб
субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с
правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему
организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций
в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код
организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций (ОКПО).

3.5 Основной
государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии
с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми
органами.

3.7 Код формы
документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой
документации (ОКУД).

3.8 Наименование
организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию,
закрепленному в ее учредительных документах.

Над
наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное
наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования
организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным
языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской
Федерации, печатают на двух языках.

Наименование
организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином
языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке
Российской Федерации.

Сокращенное
наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в
учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках)
помещают ниже полного или за ним.

Наименование
филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае,
если оно является автором документа, и располагают ниже наименования
организации.

3.9 Справочные
данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие
сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке,
адрес электронной почты и др.).

3
.10
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно
быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать
видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой
документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата
заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные
двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют
арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и
месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя
арабскими цифрами.

Допускается
словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также
оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например:
2003.06.05.

3
.12
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно
дополнять по усмотрению организа
ции индексом
дела по номенклатуре дел, информацией о коррес
понденте,
исполнителях и др.

Регистрационный
номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит
из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых
через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.14 Место составления
или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение
по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
Место составления или издания указывают с учетом принятого
административно-территориального деления, оно включает в себя только
общепринятые сокращения.

3
.15
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения,
должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу
инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного
подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры
наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица,
которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «Северные
регионы»

В.А. Ла
гунину

или

АО «Эле
ктроцен
тромо
нтаж»

Главному
бухгалтеру

В
. Кочетову

Если документ отправляют
в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений
одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Допускается
центрировать каждую строку реквизита
«Адресат» по отношению к
самой длинной строке. Например:

Главному
редактору

Издательского
дома

«Медиа
дом»

Н
. Семиной

Документ не
должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим,
четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют
список рассылки документа.

В состав
реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса
указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой
связи.

При адресовании
письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное
учреждение

Всероссийский
научно-исследовательский

институт до
кументоведен
ия и архивного дела

Профсоюзная ул.,
д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа
физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя
, затем
почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д.
5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл.,
301264

3.16 Документ
утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым
документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования
должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты
утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО
«Ростекст
иль
»

Личная подпись В
. Степанов

Дата

Допускается в
реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой
длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный
директор

АО «Электронные
технологии»

Личная подписьЛ.В. Кузнецов

Дата

При утверждении
документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном
уровне.

При утверждении
документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО),
наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего
собрания

акционеров от
05.04.2003 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИ
ИДА
Д

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения
документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция,
написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя
фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок
исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н
.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу
подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

«ТЕРМИ
КА» к 05.10.2003

Личная подпись

Дата

Допускается
оформление резолюции на отдельном листе.

3
.18
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок
должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может
отвечать на вопросы:

о чем (о ком
)?,
например:

Приказ о
создании аттестационной комиссии;

чего (кого
)?,
например:

Должностная
инструкция ведущего эксперта.

К тексту
документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не
указывать.

3.19 Отметку о
контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом
«Контроль».

3.20 Текст документа
составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных
языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством
Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты
документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде
соединения этих структур.

При составлении
текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны
быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием
с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени
(«имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики,
выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки
таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в
именительном падеж
е. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с
заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы
должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны
только номера этих граф.

Связный текст,
как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины,
основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения,
выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну
заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без
констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте
документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее
изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа,
наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный
номер документа, заголовок к тексту.

Если текст
содержит несколько решений, выводов и т.д.
, то его можно разбивать
на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах
(приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах
единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст
излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «про
шу
»).

В документах
коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа
(«постановляет», «решил
»).

В совместных
документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем»,
«решили
»).

Текст протокола
излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили»,
«постановили», «решили
»).

В документах,
устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений
(положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы
(акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица
единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав
объединения входят», «комиссия установила
»).

В письмах
используют следующие формы изложения:

От первого
лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение
»);

От первого
лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить
»);

От третьего
лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИ
ДА
Д считает возможным
»).

3.21 Отметку о
наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5
л. в 2 экз.

Если письмо
имеет приложение, не названное в тексте, то указывают е
го
наим
енование, число листов и число
экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила
подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7
л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы,
то число листов не указывают.

Если к документу
прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии
приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росарх
ива
от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение
направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии
оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз.
только в первый адрес.

В приложении к
распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила,
инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут
«Приложение
№» с указанием наименования распорядительного документа, его
даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 №
319

Допускается
выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ
№» печатать прописными буквами, а также
центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный
номер относительно самой длинной строки, например
:

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

к приказу
Минздрава России

от 05.06.2003 №
251

3.22 В состав
реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ
(полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на
документе, оформленном на бланке
); личная подпись; расшифровка
подписи (инициалы, фамилия
), например:

Вице-президент
Ассоциации

региональных предприятийЛичная
подписьА.А
.
Борисов

или на бланке:

Вице-президентЛичная подписьА
.А.
Борисов

Допускается в
реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего
документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный
директор

ЗАО «Партнер»Личная
подписьН.А. Федоров

При оформлении
документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не
указывают.

При подписании документа
несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор
институтаЛичная
подписьМ
.В.
Ларин

Главный бухгалтерЛичная
подписьЗ
.В.
Марьяш

При подписании документа
несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне,
например:

Заместитель директораЗаместитель
директора

по научной работепо
научной работе

Личная подписьЮ
. ДемидовЛичная
подписьК.И. Игнатьев

При подписании совместного
документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных
комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности
в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель
комиссииЛичная подписьВ.Д. Банас
юкев
ич

Члены комиссииЛичная
подписьА.Н. Сокова

Личная
подписьА.С. Красавин

Личная
подписьО
.
Рысков

3.23 Гриф
согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым
согласован документ (включая наименование организации), личной подписи,
расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор
Финансовой академии

при
Правительстве Российской Федерации

Личная подписьА.Г. Грязнова

Дата

Если
согласование осуществляют письмом, протоколом и др
.,
гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо
Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 №
430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 №
10

3.24
Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза),
включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи
(инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подписьА.С.
Орлов

Дата

При наличии
замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель
юридического отдела

Личная подписьА.С.
Орлов

Дата

Замечания
излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа,
подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части
оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа,
подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части
лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно
оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по
усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25 Оттиск
печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах,
удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми
средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной
подписи.

Документы
заверяют печатью организации.

3.26 При
заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись»
проставляют заверительн
ую надпись: «Верно»; должность лица,
заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы
кадровЛичная подписьТ
.
Левченко

Дата

Допускается
копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27 Отметка об
исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его
телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне
последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

3.28 Отметка об
исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:
ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при
отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»;
номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об
исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется
исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором
исполнен документ.

3.29 Отметка о
поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату
поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается
отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул),
проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая
наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные,
устанавливаемые в организации.

4.1 Документы
изготавливают на бланках.

Устанавливают
два стандартных формата бланков документов — А4 (210×297 мм) и А5
(148×210 мм).

Каждый лист
документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не
менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

4.2 Бланки
документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки
документов оформляют в соот
ветствии с приложением . Ориентировочные границы зон расположения реквизитов
обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В
зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков —
угловой (рисунок ) и продольный
(рисунок ).

4.5 Реквизит 01
(02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается
располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08,
09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ
зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Центрированным
(начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны
расположения реквизитов);

Флаговым
(каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения
реквизитов).

4.6 Для организации,
ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды
бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк
конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк
используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в
зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты
01 (02 или 03), 08
,11, 14.

Бланк письма в
зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты
01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные
отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17,
18, 19, 20.

Бланк
конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных
документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и,
при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения
реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для
организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным
языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации,
целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14
печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном
уровне.

4.9 При
изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы
нумеруют.

Номера страниц
проставляют посередине верхнего поля листа.
ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(справочное)

Рисунок Б
.1
— Образец общего бланка организации

Рисунок Б
.2
— Образец углового бланка письма организации

Рисунок Б
.3
— Образец продольного бланка письма организа
ц.
9

Ключевые слова:
организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ,
бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит

UPDATE
1 июля 2018 г. был введен в действие новый национальный стандарт на оформление организационно-распорядительных документов — ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Новый стандарт принят взамен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Реквизиты документа ГОСТ Р 7.0.97-2016

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8.

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 — эмблема;
03 — товарный знак (знак обслуживания);
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении;
20 — гриф согласования документа;
21 — виза;
22 — подпись;
23 — отметка об электронной подписи;
24 — печать;
25 — отметка об исполнителе;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
28 — резолюция;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.

Сдам Сам

План:

  1. Виды бланков, требования к их оформлению.
  2. Требования к оформлению реквизитов ОРД.

1. Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).

ГОСТ 9327-60 (Бумага потребительская. Форматы) устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряд В и С — дополнительным.

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м2 с габаритными размерами 842 х 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.

Для оформления деловых документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие форматы:

Формат Размеры, мм Применение
А3 297 х420 Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений
А4 210 х 297 Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы
А5 148 х 210 Разного рода справки

Применение стандартных форм обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и компьютеризации при составлении и обработке документов.

Бланк документаэто стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации – авторе документа.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового так и продольного их размещения. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов, считается более выгодны, поскольку позволяет экономить до 20% площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже расположен в правом верхнем углу.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций – получателей писем.

Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и др.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит большое количество документов данного вида.

Все поля формата, кроме разбивания на зоны размещения реквизитов, условно разделяется на три части: служебное поле документа, поля для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа (флаговым каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) располагается в левом верхнем углу формата или в верхней части. При продольном варианте расположения штампа (центрованным начало и конец каждой строки реквизита равноудален от границ зоны расположения реквизитов). Остальная — большая часть площади формата – составляет рабочее поле документа.

Центрованное расположение реквизитов Флатовое расположение реквизитов
Герб
ПРОКУРАТУРА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРОКУРАТУРА г. МОСКВЫ
Прокуратура Центрального
административного округа
ТВЕРСКАЯ МЕЖРАЙОННАЯ
ПРКУРАТУРА
103011, г. Москва, ул. Петровка, д. 10, стр.6
____________________ № _____________________
На № ______________ от ______________________
 
ГОРСТРОЙ РОССИИ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ПРЕКТНЫЙ ИНСТИТУТ
САНТЕХПРОЕКТ
105103, Г. Москва, Нижняя Первомайская, 46
Телеграфный адрес: Москва, Е-203, Сантехпроект
Телетайп: № 111788, «Вилла», тел. 165-47-41
 
__________________ № ______________________
На № ____________от _______________________
 

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие требования, касающиеся размеров полей документов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм: верхнее – 20; левое — 20; правое – 10; нижнее – 20.

Стандарт, предусматривает, кроме того, левое поле размером 35 мм, что по некоторым техническим причинам (удобство подшивки, необходимость нанесения пометок на поле и др.) представляется предпочтительным. Однако в целях экономии расходования бумаги левое поле размером 35 мм рекомендуется использовать только для бланков и первых страниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются не на бланках. Размеры левого поля второй и последующих страниц многостраничных документов по усмотрению выбираются в пределах 20 – 35 мм, но одинаковыми для данного документа.

Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее для указания страниц в многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм, т.е. наоборот, по сравнению с лицевой стороной.

Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следуетоформлять, соблюдая следующие размеры полей (ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Общие требования и правила оформления): левое – не менее 30 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 20 мм.

При составлении многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными. Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.», буквы «с.» и знаков тире (черточек).

2. Оформление ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требования ГОСТ Р 6.30-2003.

Шаг письма (размер печатного знака) и межстрочный интервал установлены ГОСТ 6.20.5-87, в миллиметрах: 2,6 шаг письма; 4,25 – межстрочный интервал. Допускается использовать шаг письма – 2,54 мм, межстрочный интервал — 4,24 мм.

Для удобства поиска начала печатания реквизитов предусмотрено восемь стандартных положений, называемыми табулятором. Отчет ведется от границы левого поля листа в печатных знаках.

От 0-го положения табулятора (от границы левого поля) печатают: название вида документа, дата, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметка о наличии приложения, наименование должности в реквизите подпись, гриф согласования, фамилия исполнителя , завершительная надпись «Верно», отметка об исполнении документа и направлении его в дело, а также слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ и др.

От 1-го положения табулятора (5 знаков от границы левого поля) печатают начало абзацев в тексте.

От 2-го положения табулятора(16 знаков от начала левого поля) печатают: индекс исходящего документа, дату в реквизите «Ссылка на индекс и дату входящего документа», расшифровка подписи в первом грифе согласования, переменная информация в водной части актов и протоколов.

От 3-го положения табулятора (24 знака от границы левого поля) печатают: название вида документа в продольном штампе, расшифровку подписи исполнителя в реквизите «Отметка об исполнении документа и направление его в дело».

От 4-го положения табулятора (32 знака от границы левого поля) печатают: номер страницы в многостраничных документах, реквизит «Адреса».

От 5-го положения табулятора (40 знаков от границы левого поля) печатают: гриф утверждения, второй гриф согласования, надпись на приложении к документу с указанием номера приложения, отметку о поступлении документа.

От 6-го положения табулятора(48 знаков от левого поля документа) печатают: расшифровку подписи в реквизите «Гриф утверждения», расшифровку подписи в реквизите «Подпись», идентификатор электронной копии документа.

От 7-го положения табулятора (56 знаков от границы левого поля) печатают слово «копия».

При составлении документов с использованием компьютера и различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков. В этом случае шесть стандартных положений из восьми (со 2-го по 7-й) следует считать ориентирами при оформлении документа. Нулевое и первое положение остаются обязательными.

При размещении многострочных реквизитов в пределах выделенной формуляром площади следует использовать строки полной длины. Начало каждой новой строки при этом должно быть выровнено по вертикали. В этом случае, когда определено начало размещения реквизита, его длина должна быть рассчитана так, чтобы можно было разместить все части реквизита равномерно в пределах левого и правого полей документа.

При оформление документов ОРД на компьютере или машинописным способом требуется отделение реквизитов, их составных частей и строк в тексте документов относительно друг от друга на удобное для работы и экономное с точки зрения расходов бумаги расстояние (интервал). Рекомендуется следующие сочетание межстрочных интервалов в зависимости от формата документов:

 
Формат
ОРД
Межстрочный интервал
 
Для текстов Для отделения друг от друга составных частей реквизитов Для отделения реквизитов друг от друга
А4 1,5х 1,5 3(4)хх
А5 1,5 (1) 1,5 (1) 3,2 (4)

________________

х Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два интервала.

хх В скобках приведены значения интервалов, которые допускаются наряду с основными.

Контрольные вопросы:

Прокрутить вверх


Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:

©2015- 2022 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.

1.1. Оформление реквизитов

Стандарт
– документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования.

Реквизиты документа
– надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности и назначение.

Формуляр документа
– набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа
– набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Заголовочная часть
(реквизиты: с 01 по 17 и 19) содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе.

Оформляющая часть
(реквизиты с 22 по 30) содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

Помните!

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его оформить в соответствии с действующими нормативами.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые изменяются или меняются полностью.

Реквизиты документа располагаются на лицевой стороне листа бумаги.

Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с краткими сроками хранения.

Документы, подлежащие многолетнему, длительному хранению целесообразнее оформлять с одной стороны листа для обеспечения большей степени сохранности бумаги.

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа входят 30 элементов.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;

06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – сведения об адресате;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о постановке документа на контроль;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложений;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати организации;

26 – отметка о заверении копии документа;

27 – отметка об исполнителе документа;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Схема 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в мм).

Схема 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

Схема 3. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов.

Схема 4. Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов.

Реквизит 01. Государственный герб РФ

В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденным Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:

Президента Российской Федерации;

Палат Федерального Собрания;

Правительства Российской Федерации;

Конституционного Суда Российской Федерации;

Верховного Суда Российской Федерации;

Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);

Федеральных судов;

Прокуратуры Российской Федерации;

Центрального банка Российской Федерации;

Уполномоченного по правам человека;

Счетной палаты;

Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.

Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

Помните!

В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема организации или товарный знак (иные знаки обслуживания) используются в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).

Эмблема предприятия
– это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.

Помните!

Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

Допускается располагать эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».

Реквизит 04. Код организации

Код организации имеют все зарегистрированные учреждения. Код организации проставляется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и учреждений (ОКПО).

Код организации – автора документа
служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) предприятия (юридического лица)

Реквизит 06. Индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО.

Пример нанесения реквизитов: 04, 05 и 06 показаны на схемах 3 и 4.

Реквизит 07. Код формы документа

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Пример оформления и расположения кода формы документа

Реквизит 08. Наименование организации

Помните!

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Реквизит 09. Справочные данные об организации

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Почтовый адрес оформляется в соответствии с требованием Правил оказания услуг почтовой связи.

Помните!

В почтовой адресе не должно быть сокращенных названий или условных знаков.

Порядок написания адреса адресата
:

1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка);

4) название области, края, автономного округа, республики;

5) страна (для международных почтовых отправлений);

6) почтовый индекс;

7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).

Реквизит 10. Наименование вида документа

Вид письменного документа
– это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Помните!

В письме вид документа не указывается.

Реквизит 11. Дата документа

Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Даты могут иметь другую последовательность в соответствии с международными стандартами: год, месяц, число:

2005.29.12

Допускается оформление словесно-цифровой даты:

Помните!

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

После написания дата, слово «год» не ставится.

Не допускается употребление римских цифр.

Дату на документе проставляет должностное лицо, непосредственно при подписании или утверждении.

Дата может быть проставлена от руки.

Реквизит 12. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер (индекс) документа – это цифровое или буквенно – цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:

На № 03–15/ 45 от 29.12.2005

Реквизит 14. Место составления или издания документа

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:

Москваг. Балаково Саратовской обл.

г. Георгиевск Ставропольского краяс. Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:

Самарская академия культуры и искусств

Помните!

Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.

Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

Реквизит 15. Сведения об адресате

Адресат
– это организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо, кому адресован документ.

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ», но не

«В акционерное общество „Бизнесконсалт“

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:

Генеральному директору

ЗАО «Бизнесконсалт»

А. П. Игнатьеву

При адресовании документа руководителям структурного подразделения или специалистам адресование начинается с указания наименования организации в именительном падеже:

ЗАО «Бизнесконсалт»

Главному бухгалтеру

И.П. Карповой

ЗАО «Бизнесконсалт»

Начальнику отделапо связям с общественностью

С.Б. Маркину

При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):

Президенту АКБ

«Росинвест»

г-ну Панюкину А.К.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:

Председателю садоводческого товарищества

«Заволжские дали»

Крюкину О.П.

Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу, указывается наименование и почтовый адрес:

Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

Иногда документ приходится отправлять сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:

Генеральным директорам предприятийгазового комплекса

При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:

Ул. Тулупная, 10, кв. 32

пос. Алексеевка,

Самарской обл., 419108

И.С. Шептуну

При адресовании внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

Помните!

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Реквизит проставляется на бланке документа справа.

Старайтесь направлять документ конкретному лицу.

На документе может быть указано не более четырех адресов.

Реквизит 16. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Управленческие документы, требующие грифа утверждения.

Акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Документ утверждается:

Должностным лицом (руководителем);

Изданием соответствующего распорядительного документа;

Коллегиальным органом.

При утверждении документа гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подпись А. П. Игнатьев

29.12.2005

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

УТВЕРЖДЕНО

приказом

Генерального директора

ЗАО «Бизнесконсалт»

от 29.12.2005 № 178

Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

Помните!

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.

При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

Реквизит 17. Резолюция

Резолюция
– это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

И.С. Боткину

Подготовить проект контрактак 26.12.2005

Подпись 12.12.2005

Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.

Реквизит 18. Заголовок к тексту

Заголовок текста
– это краткое содержание документа.

Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа:

приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженера – технолога, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставление отпуска работнику.

Помните!

Заголовок располагается слева над текстом документа.

Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.

Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.

Реквизит 19. Отметка о постановке документа на контроль

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа:

1) типовой срок исполнения документа
– срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;

2) индивидуальный срок исполнения документа
– срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

Реквизит 20. Текст документа

Текст документа
– это основной реквизит документа, который содержит объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.

В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках текст документа составляют на русском или национальном языке.

Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы, текста.

Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:

1.1.Подраздел

1.1.1.Пункт

1.1.1.1.Подпункт

Связанный текст большого размера, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание и цель составления документа.

Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).

Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака

Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:

Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.

Помните!

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.

Реквизит 21. Отметка о наличии приложений

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке.

Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно.

Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов.

Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень документов с указанием сроков хранения – на 4 л. в 2 экз.

Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 07/23 и приложения к нему, всего на 12 л.

На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

Если документ отправляют в несколько адресов, а приложение к нему – не во все адреса, то это отражают в отметке о наличии приложения.

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа.

Приложение 1

от 26.12.2005 № 76

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение 1

к приказу директора ЗАО «Атлант»

от 26.12.2005 № 76

Реквизит 22. Подпись

Подпись
– это обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В состав реквизита «Подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А.П. Игнатьев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью:

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А. П. Игнатьев

Главный бухгалтер ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись И.П. Карпова

Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные
подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии.

Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.

Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).

Реквизит «Подпись» проставляется под реквизитом «Текст» и печатается следующим образом: должность – от границы левого поля; расшифровка подписи – после 48 печатных знаков от границы левого поля

Реквизит 23. Гриф согласования

Согласование
– это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).

При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем – гриф согласования.

Гриф согласования содержит слово «СОГЛАСОВАНО» без кавычек, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела по связямс общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подписи С.Б. Маркин

29.12.2005

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания акционеров

26.12.2005 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Президиума РАН

от 26.12.05 № 08-124

Помните!

Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.

Реквизит 24. Визы согласования документа

Визы согласования документа
– реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.

Документ —
визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:

Замечания прилагаются

Директорзавода «Красная заря»

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Реквизит 25. Оттиск печати организации

Оттиски печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику (далее – печать), ставятся на документах, требующих удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.).

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать
круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати
по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.

Помните!

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

Реквизит 26.Отметка о заверении копии документа

Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Верно

Начальник отдела по связям с общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин

29.12.2005

Помните!

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

Реквизит 27.Отметка об исполнителе документа

Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Ю.П. Кондратьева

248 75 39

Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39

Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.

Реквизит 28.Отметка об исполнении документа и направления его в дело

Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Помните!

Реквизит включает в себя:

Слово «В дело»;

Номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

Подпись исполнителя документа;

Дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

В дело 13–45 за 2005 г.

Подпись 24.01.2005

Направлено письмо

23.12.2005 № 01–11/201

В дело 7–1 Подпись 24.12.2005

Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005

В дело 02-7

Подпись 24.12.2005

Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Реквизит 30.Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа
– это отметка, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

Желательно указывать полный путь к файлу:

С: Приказы по личному составу Измайлов

ГОСТ Р6.30-2003 содержит требования к бланкам на которых оформляются документы предприятия. В соответствии с требованием ГОСТа используются бланки формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210).

Таблица 1. Размерные характеристики потребительских бумажных форматов (мм)

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее (включая поле для реквизитов 01,02,03,16,19) – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.

ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

1) общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

2) бланк письма;

3) бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки всех видов могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения документов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.

8.2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ
Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, содержит только форму карточки учета нематериальных активов (форма № НМА-1). Ее применяют для учета всех видов

Из книги
Инвестиционные проекты: от моделирования до реализации
автора

Волков Алексей Сергеевич

4.3.5. Оформление сделки
Оформление сделки (структурирование) состоит в проведении следующих шагов:? шаг 1 – определение и согласование структуры сделки (term-sheet);? шаг 2 – проведение инвестиционного комитета – защита инвестиционного проекта перед инвестором;? шаг 3 –

Из книги
Все о счетах-фактурах
автора

Клокова Анна Валентиновна

1.5. Отсутствие реквизитов
В предыдущем разделе приведены реквизиты, которые должны обязательно содержаться в выдаваемых счетах-фактурах. Если предъявить НДС к зачету по счетам-фактурам с каким-либо отсутствующим реквизитом, то налоговые органы при проверке откажут в

Из книги
Уплата налогов и сборов: как получить отсрочку
автора

Клокова Анна Валентиновна

5.2. Документальное оформление
Для получения отсрочки, рассрочки или инвестиционного налогового кредита налогоплательщик должен подать заявление соответствующей формы, рекомендуемая форма которого дана в Приказе Федеральной налоговой службы РФ № САЭ-3-19/[email protected] от 21 ноября

Из книги
Налоговые преступники эпохи Путина. Кто они?
автора

Виткина Юлия Владимировна

1.2. Оформление сделок
Если во взаимоотношения фирмы и ее дочки вмешиваются третьи лица, это всегда подозрительно, и будет тщательно проверяться, что также следует из дела «Удмуртнефти». Товар, который она купила (через другие организации) отпустил РАО «Норильский Никель».

автора

Смирнова Елена Петровна

Глава 1. Состав реквизитов документов
В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их: юридическую

Из книги
Делопроизводство для секретаря
автора

Смирнова Елена Петровна

Глава 2. Правила оформления реквизитов
Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с

Из книги
Современные требования к кадровой службе (отделу)
автора

Пономарева Наталья Г.

3.4. Оформление отпусков
В соответствии с п. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируется установленный федеральным законом оплачиваемый ежегодный отпуск.По поводу оформления отпусков возникает много вопросов.

Из книги
Управление качеством. Практикум
автора

Ржевская Светлана

6 Оформление отчета о НИР

Из книги
Делопроизводство. Подготовка служебных документов
автора

Демин Юрий

Приложение Оформление стандартных реквизитов управленческих документов
2.3.1. При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов используются положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система

Из книги
Кадровая служба без кадровика
автора

Гусятникова Дарья Ефимовна

4.1. Оформление отпуска
Главой 19 ТК РФ предусмотрены следующие виды отпусков: ежегодный основной отпуск, дополнительный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы. Кроме того, в ТК РФ предусмотрены также отпуска, предоставляемые женщинам, лицам с семейными

Из книги
Делопроизводство компании
автора

Непогода Александр В.

3.5. Формирование и оформление дел
Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об

Из книги
Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база
автора

Гусятникова Дарья Ефимовна

2.6.4. Оформление отпуска
Основанием для предоставления отпусков и издания соответствующих приказов служит личное заявление работника. Заявление имеет произвольную форму, но должно содержать следующие реквизиты: должность и фамилия, имя, отчество руководителя,

Из книги
Турфирма: с чего начать, как преуспеть
автора

Мохов Георгий Автондилович

Оформление офиса турфирмы
Если бюджет позволяет, рекомендуем воспользоваться услугами профессионального дизайнера; поверьте, потраченные деньги на создание красивого и располагающего офиса вам вернут постоянных клиентов и устойчивые продажи.Если вы готовы сами

Из книги
Реклама. Принципы и практика
автора

Уэллс Уильям

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.

Реквизит 01 Государственный герб Российской Феде­рации
помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом.

Реквизит 02 Герб субъекта Российской Федерации
оформляют на бланках документов в соответствии с право­выми актами субъектов Российской Федерации. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.

Реквизит 03 Эмблему организации
или товарный знак
(знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если

на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Оформляется в соответствии с Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

Реквизит 04 Код организации
проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственного управления (ОКОГУ). Код служит для электронной идентификации автора документа.

Реквизит 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В соответствии с Федеральным законом “О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей” данный реквизит указывается во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием и включает 13 знаков.

Реквизит 06 Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 Код формы документа
проставляют на бланке по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизит 08 Наименование организации
, являющейся автором документа, должно соответствовать наименова­нию, закрепленному в её учредительных документах и указывается обязательно вне зависимости от того изготовлен документ на бланке или без него.

Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное. При необходимости над наименованием организации помещается наименование выше­стоящего ведомства.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования органи­зации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Внутренние документы оформляются чаще всего без использования бланка, но данный реквизит должен обязательно указываться.

Реквизит 09 Справочные данные об организации
вклю­чают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, сче­тов в банке, адрес электронной почты и др.).

Реквизит 10 Наименование вида документа
, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренными ОКУД (класс 0200000- УСОРД). В письме наименование вида документа не указывают.

Реквизит 11 Дата документа.
Дата официального документа– реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования[i]. Датой распорядительного документа является дата его подпи­сания, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если автора­ми документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2000. Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.01.05.

Можно использовать словесно-цифровой способ оформления да­ты (без кавычек), например: 1 марта 2000 г.

Реквизит 12 Регистрационный номер
— это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при его регистрации. документа состоит из его порядкового номера, который можно допол­нить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенк­латуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями например,01- 07/5.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регист­рационных номеров документа каждой из этих организа­ций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, 90/97.

Реквизит 14 Место составления или издания документа
указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справоч­ные данные об организации». Место составления или изда­ния указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только обще­принятые сокращения. Местом составления или издания организационно-распорядительных документов считается место регистрации юридического лица.

Реквизит 15 Адресат
. В качестве адресата могут быть организа­ции, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее струк­турного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Управление систематизации законодательства

Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

ООО «Элитгаз»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

В.В. Чайкову

Генеральному директору

ЗАО «Тюменьводоканал»

В.Д. Корытову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Кировской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости мо­жет входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной пра­вилами, оказания услуг почтовой связи (пункт 23).

Документ не должен содержать более четырех адреса­тов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми ад­ресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский нефтяной научный

аналитический центр

недропользования

Гагарина проспект, д. 2

Москва, 10500

При адресовании документа физическому лицу указы­вают инициалы и фа-

милию получа­теля, затем почтовый адрес, например:

К.В.Перову

Ул. Ленина, д.2, кв.20

Тюменская обл., Ишимский р-н,

г.Ишим, 625034

Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5-2 межстрочными интервалами. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Реквизит 16 Гриф утверждения документа:
реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), коллегиальным органом или специально издавае­мым документом. При утверждении документа должност­ным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек – прописными буквами, без двоеточия), наименования долж­ности лица, утверждающего документ, его подписи, инициа­лов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «МТС»

Личная подпись А.А. Стюрин

При утверждении документа несколькими должност­ными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наимено­вания утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Заседанием общего собрания акционеров

Протокол

от 12.07.2007 №15

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя

Правления банка

от 29.09.2009 № 41

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Реквизит 17 Резолюция документа
: реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция пишется на документе соответ­ствующим должностным лицом и включает фамилии испол­нителей, содержание поручения, сроки исполнения, подпись руководителя и дату подписания резолюции, например:

В.В.Кировой

П.Е.Шахмартовой

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «Фаворит»

Фалеев Д.Г.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе (на бумаге формата А6).

Реквизит 18 Заголовок к тексту официального документа
: реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок согласуется с наименова­нием вида документа и может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Акт ревизии;

(кому?), например:

Должностная инструкция секретарю-референту.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять. Заголовок располагают слева сразу от полей над текстом, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.

Реквизит 19 Отметка о контроле
— это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.

Реквизит 20 Текст официального документа
: информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодатель­ством Российской Федерации и субъектов Российской Феде­рации о государственных языках. Тексты пишут только на русском языке при направлении их:

На предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Феде­рации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации;

В федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели состав­ления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст мо­жет содержать одну заключительную часть (например, при­казы -распорядительную часть без констатирующей; пись­ма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных доку­ментов, указывают их реквизиты: наименование докумен­та, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряже­ние и т.д.) организаций, действующих на принципах едино­началия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных орга­нов текст излагают от третьего лица единственного числа («приказывает», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст из­лагают от первого лица множественного числа («приказы­ваем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множест­венного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объедине­ния входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

От первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

От третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Текст печатают отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала с абзаца если текст не делится на подразделы

Реквизит 21 Отметку о наличии приложения
, назван­ного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких прило­жений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении региональ­ного кредитования на 5 л. в 2 экз.

1. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного доку­мента, его даты и регистрационного номера, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к приказу директора Института

от 20.02.2007 №420

Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, дату, регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Минсвязи от 15.07.2008 №02-3/127 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала) от левого поля.

Реквизит 22 Подпись
– реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «Подпись» входят: наи­менование должности лица, подписавшего документ (пол­ное, если документ оформлен не на бланке документа, и сок­ращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный директор

АОЗТ «Инвест» Петренко
Н.А. Петренко

Исполнительный директор Петренко
Н.А. Петренко

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должност­ными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой долж­ности, например:

Генеральный директор Личная подпись
А.М. Волков

Главный бухгалтер Личная подпись
И.И. Петрова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязан­ности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись
В.И. Духов

Члены комиссии Личная подпись
Л.М. Архипова

Личная подпись
П.С. Колова

Личная подпись
В.В. Рыськов

Документ может быть подписан исполняющим обязан­ности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Достоверность документов в электронной форме заверяются электронной цифровой подписью-реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Реквизит 23 гриф согласования
: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Грифсогласованиядокумента состоит из слова СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согла­совывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фами­лии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор страховой компании

ООО «Согласие»

Личная подпись Ф.П.Обухов

Данный реквизит оформляется при внешнем согласовании документа с другими организациями на последнем листе проекта или на отдельном листе согласования.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО или
СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии Протокол заседания

Технических наук Правления страховой

от 16.08.2006 №328-507 компании «Согласие»

от 11.09.2006 №11

Реквизит 24 Виза согласования документа
: реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Согласованиедокумента в пределах одной организации оформляют визой, которая включает наименование должности и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; например:

Начальник юридического отдела

Костюченко
А.В. Костюченко

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Москвин
С.А. Москвин

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз распоряди­тельного документа на отдельном листе, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

Реквизит 25 Оттиск печати
представляет изображение клише печати на бумаге, которым заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др.

Документы заверяют печатью организации. Принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которых проставляется печать.

Реквизит 26 Отметка о заверении копии.
При заверении соответствия копии доку­мента подлиннику
ниже реквизита «Подпись» проставля­ют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заве­рившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Начальник отдела снабжения

Шадрин
Г.В. Шадрин

Допускается копию документа заверять печатью. Это необходимо делать, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев законодательство регламентирует заверение копий нотариально (устав, лицензия и др.).

Реквизит 27 Отметка об исполнителе
включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу на 2-4 интервала ниже реквизита «подпись», печатают от левого поля, например:

Н.К. Гуськов

Реквизит 28 Отметка об исполнении документа
и нап­равлении его в дело
включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ:

Подготовлено письмо от 15.03.2009 №15/08-16

В дело № 08-06,

Должность

Подпись
Л.Д. Маньков

Реквизит 29 Отметка о поступлении документа в орга­низацию
содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты) и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа.

Допускается отметку о поступлении документа в орга­низацию проставлять в виде штампа. В штампе указывается наименование организации, наименование структурного подразделения (канцелярия), номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

Реквизит 30 Идентификатор электронной копии
может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и предназначена для автоматического поиска и контроля информации.

Документы изготавливают на бланках. В эпоху печатных машинок бланки, как правило, изготавливали типографским способом. Сегодня к услугам типографии прибегают только крупные компании. В других случаях используют офисный компьютер и готовые шаблоны. К сожалению шаблоны писем, включенные в состав пакета Microsoft Office
, сделаны по американским стандартам. Российские стандарты существенно отличаются. Поэтому, прежде чем садиться за изготовление собственного шаблона, рекомендуем познакомиться с российскими стандартами. О том, как изготовить собственный шаблон, будет рассказано в соответствующем разделе, посвященном приемам работы на компьютере. На нашем сайте также можно найти шаблоны различных бланков.

Российский стандарт устанавливает два формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

  • 20 мм — левое;
  • 10 мм — правое;
  • 20 мм — верхнее;
  • 20 мм — нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

угловой и продольный.

Рисунок 1
— Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок 2
— Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Бланк условно можно разделить на три части.

1. Шапка документа
или поле штампа документа. В этой области размещаются следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

14 — место составления или издания документа;

Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

2. Рабочее поле документа
включает реквизиты:

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

3. Служебное поле
документа использует следующие реквизиты:

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Реквизит 01 (02 или 03 — эмблема организации или товарный знак) располагают над серединой реквизита 08 — наименование организации. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и
дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

  • центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
  • флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Госстандарт также подробно описывает, как следует заполнять реквизиты документов.

Бланки документов

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Также находит применение формат А3 (297 х 420 мм), который используется для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

  • общий бланк;
  • бланк письма;
  • бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03 — эмблема организации или
товарный знак), 08 (наименование организации) , 11 (дата документа), 14 (место составления или издания документа),.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при
необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01
(02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Бланки конкретного вида документа используются в первую очередь для оформления организационно-распорядительных документов (ОРД).

Рассмотрен предметно-цикловой комиссией специальности 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям) и иностранных языков

(подпись ПЦК)

«____»______________201__г Протокол №_____ _______________

(подпись ПЦК)

«____»______________201__г Протокол №_____ _______________

(подпись ПЦК)

«____»______________201__г Протокол №_____ _______________

(подпись ПЦК)

«____»______________201__г Протокол №_____ _______________

(подпись ПЦК)

Пояснительная записка
Практическая работа № 1 Информация и документ: понятия, свойства, структура и функции. Проведение тестирования и обсуждение его результатов.
Практическая работа № 2 Оформление расчётно-денежных документов. Порядок заключения договора банковского счёта и банковского вклада.
Практическая работа № 3 Составление организационно-распорядительных документов.
Практическая работа № 4 Оформление гражданско-правовых договоров.
Практическая работа № 5 Составление распорядительных документов.
Практическая работа № 6 Транспортные договоры. Оформление договора перевозки грузов и контейнеров.
Практическая работа № 7 Оформление документации предприятий железнодорожного транспорта. Договор перевозки пассажиров, багажа и грузобагажа.
Практическая работа № 8 Систематизация и хранение документов.
Приложение А Пример оформления практической работы
Перечень рекомендуемых учебных изданий, интернет-ресурсов, дополнительной литературы

Пояснительная записка

Методические указания по выполнению практических работ предназначены для студентов очного отделения специальности 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям).

Программой учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» на проведение практических занятий для базового уровня профессионального образования предусмотрено 16 часов.

Практические занятия проводятся в учебных кабинетах.

Продолжительность каждого занятия 2 часа.

В результате изучения дисциплины студент должен знать:

  • понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства;
  • основные понятия документационного обеспечения управления;
  • системы документационного обеспечения управления;
  • классификацию документов;
  • требования к составлению и оформлению документов;
  • организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел

Практические работы по дисциплине «Документационное обеспечение управления» для студентов специальности 38.02.01. Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям) помогут выработать необходимые навыки и умения. Практические работы разработаны в соответствии с рабочей программой дисциплине «Документационное обеспечение управления» для студентов специальности 38.02.01. Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)

С целью повышения эффективности решения задач, в каждой практической работе предоставлен краткий теоретический материал по соответствующей теме .

Практическая работа по дисциплине «Документационное обеспечение управления» №1

Тема:

Информация и документ: понятия, свойства, структура и функции. Проведение тестирования и обсуждение его результатов

Цель работы:

изучить расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового и продольного бланков согласно

Продолжительность занятия

: 2 часа

Ход работы:

Оснащение занятия:

  1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
  2. Измерительная линейка, карандаш.

Порядок проведения занятия:

В начале занятия следует ознакомиться со схемами расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (формуляры) углового и продольного бланков форматов А4.

Документы изготавливают на бланках. Бланк представляет собой

лист бумаги стандартного формата, на котором техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков по ГОСТ 9327-60: A4 (210 x 297) и А5 (148 x 210), с размерами полей не менее:

левое — 20 мм;

правое — 10 мм;

верхнее — 20 мм;

нижнее — 20 мм.

Эти поля используются для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т.п.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный. Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08.

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов

11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).ГОСТ для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливает следующие виды бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Место составления или издания документа (14) может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.

Задание:

На листе формата А4 изобразить схемы расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового и продольного бланков согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок 1 — Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок 2 — Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Контрольные вопросы

:

1. Дайте определение понятия «организационно-распорядительный документ» (ОРД) и приведите классификацию этого вида документов.

2. Перечислите состав реквизитов ОРД по ГОСТ Р 6.30 – 2003.

3. Что такое «бланк документа» и какие виды бланков вы знаете?

4. Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете? Каковы особенности их оформления?

2. Цель работы

3. Задание

5.
Вывод

Практическая работа по дисциплине «Документационное обеспечение управления» №2

Тема:

Оформление расчётно-денежных документов. Порядок заключения договора банковского счёта и банковского вклада.

Цель работы:

приобрести навыки в составлении и оформлении унифицированного документа «Платежное поручение», руководствуясь ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Оснащение занятия:

  1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
  2. Образцы документов

Продолжительность занятия

: 2 часа

Ход работы:

Порядок проведения занятия:

В начале занятия следует повторить порядок составления и оформления унифицированного документа «Платежное поручение».

Задание:

Составить платёжное поручение на перечисление денег поставщика за полученные от него детали по счёту №84.

Исходные данные: 18 марта 2002г завод ОАО «Радуга» платёжным поручением №34 перечислил со своего расчётного счёта 108 тысяч рублей, в том числе НДС18 тысяч рублей заводу ОАО «Прибор» в оплату его счёта №84.

Реквизиты ОАО «Радуга» ИНН – 7617028930, р./с №816545214, БИК – 045030654, счёт№301018105

директор Воронин Д.А, главный бухгалтер Бутко И.В; ОАО «Прибор» ИНН – 7802114045, р/с №240780610, срок платежа 18.03.2002г

Приложение 2
к Положению Банка России
от 19 июня 2012 года № 383-П
“О правилах осуществления перевода денежных средств”

Сумма
прописью
ИНН КПП Сумма
Сч. №
Плательщик
БИК
Сч. №
Банк плательщика
БИК
Сч. №
Банк получателя
ИНН КПП Сч. №
Вид оп. Срок плат.
Наз. пл. Очер. плат.
Получатель Код Рез. поле
Назначение платежа

Подписи Отметки банка

Контрольные вопросы

:

  1. Назовите обязательные реквизиты финансово-расчетных документов.
  2. Перечислите требования, предъявляемые к оформлению и содержанию финансово-расчетных документов.
  3. Назовите обязательные реквизиты платежного поручения.

1. Титульный лист в соответствии с СТП1.2-2005

2. Цель работы

3. Задание

4. Выполненная практическая работа в соответствии с заданием

5.
Вывод

Практическая работа по дисциплине «Документационное обеспечение управления» №3

Тема:

Составление организационно-распорядительных документов.

Цель работы:

приобрести навыки в составлении и оформлении реквизитов организационных документов, руководствуясь ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Продолжительность занятия

: 2 часа

Ход работы:

Оснащение занятия:

  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
  • Образцы документов

Порядок проведения занятия:

Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с па­кетом учредительных документов.

В пакет учредительных документов организаций (предпри­ятия) входят:

1. учредительный договор;

3. положение об организации;

4. положение о структурном подразделении;

5. структура и штатная численность;

6. штатное расписание;

7. должностные инструкции.

Организационно-правовые документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основопола­гающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-право­вых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, струк­туру, штатную численность и должностной состав, функцио­нальное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответ­ственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся:
устав организации, учредительный договор, положение об органи­зации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, регламенты рабо­ты аппарата управления, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по ДОУ), должностные инструкции работников, правила и др.

Организационно-правовые документы проходят в обяза­тельном порядке процедуру утверждения уполномоченным на то органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.), ру­ководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться могут организационные документы непосредственно актом руководи­теля, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиального органа.

Оформляются организационно-правовые документы на ли­стах бумаги А4.

Обязательны реквизиты этих документов в соответ­ствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы доку­ментации, Унифицированная система организационно-распо­рядительной документации”.

Требования к оформлению доку­ментов следующие:

2. наименование вида документа;

4. номер документа;

5. за­головок к тексту;

6. подпись;

7. гриф утверждения.

Датой организа­ционного документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов со­стоит из разделов, имеющих собственные заголовки, и разделен на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно- правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами юридической службы (юристом), заместителем ру­ководителя организации или одним из заместителей, куриру­ющим соответствующее поле деятельности.

В состав организационно-правовых документов входят учредительные документы
– это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организа­ции, предприятия). К учредительным документам относятся – учредительный договор и устав.

Учредительный договор
— это договор, в котором сторо­ны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и опре­деляют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его дея­тельности.

В договоре определены также условия и порядок распреде­ления между участниками прибыли и убытков, управления де­ятельностью юридического лица, выхода учредителей (участ­ников) из его состава.

Договоры составляются в нескольких экземплярах (по числу участников), подписываются уполномоченными лицами и удо­стоверяются печатями учредителей.

Порядок заключения, составления, оформления, вступле­ния в силу и другие юридические аспекты учредительных документов регламентируются законодательством РФ.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом документе не оговорен другой срок.

Устав
– правовой акт, определяющий статус, организаци­онную структуру, цели, характер и порядок деятельности со­зданного юридического лица.

Общие положения об уставе содержатся в части 1-й Граж­данского кодекса РФ. Устав разрабатывается и утверждается учредителями юри­дических лиц. Структура устава меняется в зависимости от его разновидности, т. е. устав организации имеет отличительные особенности от устава акционерного общества. Устав предприятий, учреждений и организаций утвержда­ется высшими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным уч­редительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.

Организация считается утвержденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В со­ответствующие государственные органы представляют учреди­тельный договор и устав или только учредительный договор.

Положение об организации
– правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На его основании действуют государствен­ные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет бюджета. В первую очередь это органы власти и управления. Текст положения содержит следующие разделы: общую часть, основные задачи и функции, права и ответственность. При описании содержания разделов.

Структура и штатная численность
– правовой акт, рег­ламентирующий состав структурных подразделений органи­зации и штатную численность.

Составление документа, определяющего структуру и штат­ную численность организации, может быть предусмотрено ус­тавом (положением об организации). Документ визируется за­интересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается заместителем руководителя по персоналу и утверждается руководителем организации.

Структура и штатная численность организации, как прави­ло, утверждаются на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации. В тексте доку­мента указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.

Штатное расписание
– правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и раз­мер оплаты труда работников организации.

В штатном расписании фиксируются следующие сведения:

1. структурное подразделение (наименование и код);

2. профессия (должность);

3. количество штатных единиц;

4. оклад (тарифная ставка);

5. надбавки;

6. месячный фонд заработной платы;

7. примечания.

Штатное расписание визируется руководителями подраз­делений, главным бухгалтером, заместителем руководителя организации, утверждается приказом (распоряжением) руко­водителя организации с проставлением печати организации на грифе утверждения. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации “О внесении изменений в штатное расписание”.

Положение о структурном подразделении
– правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия.

Положения о подразделениях оформляются на общем блан­ке организации, утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Обязательными реквизитами положения являются:

1. наименование организации;

2. гриф утверждения;

3. место издания;

4. наименование документа с заголовком к тексту;

6. подпись;

Положения о структурных подразделениях визируются ру­ководителем службы кадров, юристом, заместителем руково­дителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Текст положения о подразделениях состоит из разделов:

  • Общие положения (указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется, кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должно­сти руководителя подразделения, наличие у подразделения печати).
  • Основные задачи (формируются цели, стоящие перед подразделением, или его проблемы, которые призвано решать подразделение в своей деятельности).
  • Функции (устанавливается вид работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать спе­цифику деятельности подразделения).
  • Права и обязанности (перечисляются действия, кото­рые обязано осуществлять подразделение в лице его руково­дителя для выполнения возложенных на него функций).
  • Ответственность (устанавливаются виды дисциплинар­ной, административной и при необходимости уголовной от­ветственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязан­ностей).
  • Взаимоотношения (регламентируются информацион­ные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления, в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия).

Должностная инструкция
– это правовой акт, издавае­мый в целях регламентации организационно-правового поло­жения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностная инструкция относится к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста и состоит из следующих разделов:

1) Общие положения (содержат следующий набор инфор­мации: обобщенные сведения по должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или сред­нее) и практическому опыту (стаж работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещение во время отсутствия).

2) Должностные обязанности (устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают: уча­сток работы, закрепленный за работником; виды работ, выпол­няемых работником, или перечень, курируемых объектов).

3) Права (устанавливаются полномочия работника, обес­печивающие реализацию возложенных па него обязанностей; право принимать решения, давать конкретные указания по кон­кретному вопросу, подписывать документы в пределах компетенции; право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю; право представительства от имени подразде­ления или организации в других организациях и пределы представительства; право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работ­ника; право требовать необходимую для выполнения возло­женных функций информацию).

4) Ответственность (устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника).

5) Взаимоотношения (указывается от кого, в какие сроки, и какую информацию получает работник; кому, какую и в ка­кие сроки представляет, с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями). Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами должностной инструкции яв­ляются:

6. наименование организации;

7. гриф утверждения;

8. название вида документа

9. заголовок к тексту;

10. место составления;

11. подпись.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующего данное подразделение.

Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителями службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действия которых может зависеть ее выполнение. Датой дол­жностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения на подлиннике должностной инструк­ции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Ознакомьтесь с унифицированными формами данных до­кументов в приложениях.

Задание:

Составить должностную инструкцию для бухгалтера ЗАО «ЛИРА»
Павлову Н.А., директор фирмы Спиридонов А.В., остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Образец

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Г. № _____

бухгалтера

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность бухгалтера «_____________» (далее — «организация»).

1.2. Бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.

1.3. Бухгалтер подчиняется непосредственно ______________ организации.

1.4. На должность бухгалтера назначается лицо, имеющее:

1.4.2. Бухгалтер II категории: высшее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы в должности бухгалтера не менее 3 лет.

1.4.3. Бухгалтер: среднее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по учету и контролю не менее 3 лет.

1.5. Бухгалтер должен знать:

Законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности;

Формы и методы бухгалтерского учета в организации;

План и корреспонденцию счетов;

Организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета;

Порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;

Методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации;

Правила эксплуатации вычислительной техники;

Экономику, организацию труда и управления;

Рыночные методы хозяйствования;

Законодательство о труде;

Правила и нормы охраны труда.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Бухгалтер:

2.1.1. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализацию продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчетов с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т.п.).

2.1.2. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

2.1.3. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.

2.1.4. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.

2.1.5. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных затрат, подготавливает предложения по их предупреждению.

2.1.6. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников организации.

2.1.7. Обеспечивает руководителей, кредиторов, инвесторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по соответствующим направлениям (участкам) учета.

2.1.8. Разрабатывает рабочий план счетов, формы первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, участвует в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.

2.1.9. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники, в проведении инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей.

2.1.10. Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

2.1.11. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.

2.1.12. Участвует в формулировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки экономической информации.

3.1. Бухгалтер имеет право:

3.1.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

3.1.2. Повышать свою квалификацию.

3.1.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.1.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.1.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Бухгалтер несет ответственность:

4.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.1.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.1.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством.

4.1.4. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы бухгалтера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью бухгалтер может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с __________________________

___________________________________________________________________________________

(наименование, номер и дата документа)

СОГЛАСОВАНО

Юрисконсульт ____________ ___________________

(подпись) (Ф.И.О.)

«___»__________ _______ г.

С инструкцией ознакомлен: _____________ ___________________

(подпись) (Ф.И.О.)

«___»__________ _______ г.

Контрольные вопросы

:

1. Каковы функции организационных документов?

2. Основные виды организационных документов.

3. Каковы требования к содержанию и оформлению инструкции?

  1. Титульный лист в соответствии с СТП1.2-2005
  2. Цель работы
  3. Задание
  4. Выполненная практическая работа в соответствии с заданием
  5. Вывод

Практическая работа по дисциплине «Документационное обеспечение управления» №4

Тема:

Оформление гражданско-правовых договоров.

Цель работы:

Иметь понятие о занятости, обеспечения занятости, понятия безработного.Научиться пользоваться нормативными правовыми актами в области занятости и трудоуст­ройства

Продолжительность занятия

: 2 часа

Краткие теоретические сведения
.

При изучении данной темы прежде всего следует учитывать гражданско-правовая ответственность — это одна из форм го­сударственно-принудительного воздействия на нарушителя граждан­ских прав, выражающаяся в наложении на него обременительных обязанностей имущественного характера с целью восстановления имущественного положения потерпевшего Гр


Adblock
detector