1с бухгалтерия бланки авансового отчета

Заполнение авансового отчета в 1с:бухгалтерия 8.3 в программе 1с:бухгалтерия 8.3 документ авансовый отчет предназначен, для отражения в учете расходов сотрудника

Заполнение авансового отчета в 1С:Бухгалтерия 8.3

В программе 1С:Бухгалтерия 8.3 документ Авансовый отчет предназначен, для отражения в учете расходов сотрудника организации, за счет выданных под отчетных средств.

Документ Авансовый отчет находится в разделе Банк и Касса.

Создадим новый документ.

Заполняем Организацию и Подотчетное лицо. Через кнопку Добавить, заполняем табличную часть Авансы, если подотчет был выдан. Иногда бывает, что сотрудник из своих средств покупает, а потом ему возмещается из кассы.

Есть 3 типа Авансов:

1. Выдача денежных документов — документ предназначен для учета выдачи денежных документов из кассы (авиабилетов и железнодорожных билетов, путевок, почтовых марок и т.п.).

2. Выдача наличных — документ предназначен для учета списания наличных денежных средств.

3. Списание с расчетного счета — документ предназначен для учета списания безналичных денежных средств с расчетного счета организации.

Мы будем формировать выдачу наличных.

Создадим новый РКО (Расходный кассовый ордер).

Заполняем РКО и переходим к печати бланка выдачи денежных средств. 

В печатной форме, подотчетное лицо заполняет строку получил, вписывая сумму прописью и подписывая документ.

Сохраняем и проводим документ. Возвращаемся в список РКО и выбираем созданный нами РКО.

Теперь переходим в табличную часть Товары и начинаем заполнять Товары и Материалы которые приобрел под отчетное лицо. Если при покупке товаров была выдана Счет-Фактура, то ставите флаг СФ выбираете Поставщика и заполняете реквизиты счет-фактуры.

Вся строка очень длинная, по этому я разделил ее. Обратите внимание, что первую позицию мы приходуем как Материал, а вторую как Товар. Это сразу видно по счетам учета. В Авансовом отчете в Бухгалтерии 8.3 предусмотрено использование различных счетов учета, например для ГСМ 10.03

Вам будет интересно: Если вы не заполняете вкладку товары, то формируйте Поступление товаров и услуг!

В разделе Возвратная тара заполняется тара которую получило подотчетное лицо и которая подлежит возврату поставщику.

А в разделе Оплата учитывается суммы, уплаченных поставщикам за ранее приобретенные товары, работы и услуги или уплаченные в качестве предоплаты. Данная строка формирует проводки Д 60.02 К71.01 при выданном авансе или Д 60.01 К 71.01 при оплате за товар.

В закладке Прочее можно учесть другие расходы, произведенных подотчетным лицом (командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин и т. д.). Мы учтем проезд на Такси для закупки товаров и материалов.

Так же заполняем счет затрат и субконто.

Под отчетному лицу было выдано 10 000 израсходовано 7 380, теперь оформим возрат неизрасходованных денежных средств по Авансовому отчету.

Вид операции будет Возврат от подотчетного лица, а сумма заполняется автоматически, в соответствии с вашим Авансовым отчетом.

Теперь можно распечатать наш авансовый отчет.

Проверяем заполнение и печатаем.

Программа 1С:Бухгалтерия 8.3 на основании созданного Авансового отчета сформирует проводки поступления на склад Товара и материала, учтет оплату поставщику и произведет учет НДС. А если был выбран Флаг СФ, то будет отражен Входящий НДС от поставщика и сделана запись в Журнал учета счетов-фактур.

Авансовый отчет в 1С 8.3 удобный инструмент для осуществления текущей хозяйственной деятельности предприятия, без которого не может обойтись предприятие.

rus1c.ru

1С:Вопросы и ответы » Как в 1С 8.2 заполнить авансовый отчет?

Как в 1С 8.2 заполнить авансовый отчет

В данной статье мы рассмотрим заполнение и основные принципы работы с одним из достаточно распространенных документов в бухгалтерии, а именно — документом «Авансовый отчет». Заполнение авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия 8.2 производится подобно тому, как это происходит в более ранних версиях программ 1С версии 8. Однако есть некоторые отличия.

Как известно, авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя предприятия на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса.  

Пример заполнения документа «Авансовый отчет» будем проводить в конфигурации 1С Бухгалтерия для Украины. Читатели нашего сайта из России, Белоруссии и Казахстана уже имеют представление о том, что основные действия и алгоритмы работы с программами 1С подобны в локализациях для этих стран. Поэтому приобретение навыков работы как с авансовым отчетом, так и с другими документами будет актуально для бухгалтеров, использующих практически любые версии 1С 8.х

Откроем документ «Авансовый отчет». Это можно сделать перейдя на одну из вкладок панели функций «Касса» или «Производство» и выбрать соответствующую документу позицию. Также к аналогичному результату приведет использование кнопки «Касса» главного меню.

 После открытия журнала документов, в которых хранятся записи о документах «Авансовый отчет», создадим новый документ. Для этого нажмем кнопку «+Добавить».

 Заполнение документа начинаем с установки значений реквизитов, находящихся в шапке документа. Выбираем значения организации, склада, указываем при необходимости назначение. Обязательно выбираем физическое лицо, которое отчитывается за аванс. Если в справочнике физических лиц нет нужной записи, то можно ее создать не выходя из процесса заполнения основного документа.

 Выбор физического лица производится нажатием на кнопку «…» справа, в поле «Физ. лицо».

Форма авансового отчета имеет несколько закладок, различных по своему назначению. Это закладки: «Авансы», «Товары», «Тара», «Оплата», «Прочее».

На закладке «Авансы» указываются документы, на основании которых были выданы средства подотчетному лицу. Это могут быть виды документов: «Платежное поручение..», «Платежный ордер..» или «Расходный кассовый ордер».

После нажатия на кнопку в меню табличной части «+» в таблицу добавится строка. Выберем нужный тип документа. Рассмотрим случай, когда деньги выдавались через кассу по РКО.

 В открывшемся журнале кассовых ордеров выбираем нужный документ. После этого таблица в остальных столбцах заполнится данными РКО.

 Далее заполняем вторую закладку, а именно указываем в табличной части товары, приобретенные подотчетником за выданный аванс. В нашем случае, например, пусть будут бланки. Аналогично действиям на первой закладке, добавляем товар нажатием на зеленую кнопку «+».

 Если товар предварительно был внесен в справочник номенклатуры с указанием всех нужных данных, то столбцы по строке товара в авансовом отчете заполнятся автоматически из карточки товара. Указываем количество приобретенного товара. Если товаров было несколько, то повторяем действие. В строке, если развернуть форму документа на все доступное место или передвинуть полозок прокрутки снизу, доступны к заполнению еще некоторые необходимые параметры. В случае приобретения у известного контрагента можно внести наименование этой организации в соответствующем поле, внести договор и  документ расчетов с контрагентом.

  

 Заметим, счета учета в строке проставились автоматически.  Если необходимого товара нет, то его также можно завести не выходя из создания авансового отчета.

В случае, если при приобретении использовалась возвратная тара, то переходим к заполнению соответствующей закладки «Тара». Выбираем или заполняем тару аналогично заполнению товара на предыдущей закладке.

Вкладку «Оплата» используем если товар или материалы приходуются через 631 счет. Т.е. если аванс не выдавался, приобретение было выполнено подотчетным лицом в результате оплаты «своими» средствами. В нашем случае необходимость в заполнении этой закладки отсутствует.

На вкладке «Прочее» вносим затраты подотчетного лица, которые были произведены им по приобретению различных дополнительных услуг или товаров. Например, бензин, проезд, интернет по рабочим вопросам и т.д. Также на этой вкладке указываем расходы в случае, если подотчетное лицо отчитывается за командировочные расходы. На рисунке для примера приведен уже заполненный отчет по командировке.

Стоит отметить, что нажатием на кнопку меню «Цены и валюта» во вспомогательном окне можно устанавливать действующие в документе валюты и размерности цен. При изменении значения в документе будут автоматически пересчитаны.

Выводим печатную форму отчета по кнопке «Печать» или по кнопке «Авансовый отчет». 

Проводим документ нажатием соответствующей кнопки меню или нажатием на кнопку «ОК».

На этом заполнение документа «Авансовый отчет» для случая, когда были выданы денежные средства авансом через кассу, можно считать завершенным. Рассмотренный пример может дать достаточное представление о процессе создания документа.

Скачать иллюстрированную инструкцию:

Ссылка.

Обсудить операцию и задать по ней вопросы можно в форуме «1С:Вопросы и ответы».

У нас на сайте Вы найдете статьи по темам: 

авансовый отчет, авансовый отчет бланк, бланки авансового отчета, авансовый отчет +в 1с, авансовый отчет скачать, заполнение авансового отчета, авансовый отчет бланк скачать, бланки авансового отчета скачать, образец авансового отчета, авансовый отчет 8.2, авансовые отчеты 2013, авансовый отчет +в 1с 8.2, авансовый отчет +по командировке, авансовый отчет проводки, форма авансового отчета, авансовый отчет образец заполнения, кассовая книга, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, расходник, приходно кассовый ордер бланк, счет фактура бланк, платежная ведомость, расчетно платежная ведомость, расчетная ведомость, бланк накладной, товарно транспортная накладная, платежное поручение, платежное требование, кассовая дисциплина, приходный ордер, первичные бухгалтерские документы, товарная накладная, счет фактура, бухгалтерский баланс, кассовый чек, рко, внеоборотные активы, нематериальные активы, капитальные вложения, основные средства, бланк расходного кассового ордера, главная книга

Если у Вас появились вопросы по статье или остались нерешенные проблемы обсудить их Вы можете на Форуме 1С Вопросы и ответы 

Оцените статью: (3 голосов, 5,00 из 5) Загрузка…

www.advanter.net

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам

Кассовая дисциплина, которую обязаны соблюдать все организации и индивидуальные предприниматели, предусматривает заполнение авансовых отчетов для отражения расходов, понесенных подотчетным лицом. В статье мы рассмотрим оформление авансового отчета в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам.

 Сделать авансовый отчет в Упрощенке 24/7 бесплатно

В статье:

  1. Где найти и как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3.
  2. Нюансы заполнения авансового отчета в 1С 8.3 для отдельных видов операций.

Авансовые отчеты в 1С 8.3 — пошаговая инструкция

Чаще всего заполнение тех или иных документов в 1С на платформе 8.3 интуитивно понятно. Но некоторые нюансы все-таки могут вызывать вопросы. Это касается и такого документа, как авансовый отчет – как его правильно оформить в 1С 8.3 мы рассмотрели в пошаговой инструкции, посвятив каждому этапу отдельный раздел данной публикации.

Где найти авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия?

Найдите в основном меню раздел «Банк и касса». В подразделе «Касса» вы найдете пункт «Авансовые отчеты». Нажмите на него.

Где в 1С 8.3 авансовые отчеты, оформленные ранее?

В том же разделе, который был указан выше, находится и вся история авансовых отчетов. Вы можете сделать выборку по конкретному подотчетному лицу. Для этого из справочника выберите необходимого сотрудника. Если вам требуется увидеть полный перечень документов, оставьте поле «Подотчетное лицо» пустым.

Как создать авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия?

В журнале авансовых отчетов прямо над списком документов найдите кнопку «Создать» и нажмите ее.

Номер документу присваивается автоматически после записи авансового отчета. При необходимости вы можете внести в данное поле свое значение. Дата также заполняется в автоматическом режиме и соответствует текущей. Вы вправе исправить и это значение.

Выберите подотчетное лицо в соответствующем поле. После этого обратите внимание на нижнюю часть окна. Там расположены поля для записи о назначении аванса, а также о количестве подтверждающих расходы документов.

Поле «Назначение» может содержать, например, такую информацию:

  • командировка в г. Нижний Новгород с 01.07.2018 по 04.07.2018;
  • хозяйственные расходы;
  • почтовые расходы;
  • и т. п.

Помните, что создавать новые документы в 1С 8.3 можно и путем копирования старых. Делать это стоит в случае, когда новый документ почти полностью повторяет данные какого-либо из прежде созданных авансовых отчетов. В противном случае, такое действие часто приводит к ошибкам, когда бухгалтер забывает удалить или исправить ту или иную строчку.

Теперь можно перейти к заполнению финансовых показателей.

Указание суммы выданного аванса в авансовом отчете в 1С 8.3

Для отражения информации о полученном авансе на предстоящие расходы перейдите во вкладку «Авансы». А затем нажмите кнопку «Добавить».

На вновь созданной строчке в поле «Документ аванса» нажмите на троеточие справа.

Выберите из предложенных вариантов метод выдачи аванса. Например, при выдаче из кассы наличных денежных средств вам следует выбрать второй пункт в перечне.

Нажмите кнопку «ОК» и в открывшейся выборке документов, где фигурирует подотчетное лицо из вашего авансового отчета, найдите необходимый расходный кассовый ордер или иной документ, которым оформлена выдача денежных средств.

При необходимости вы можете добавить несколько документов выдачи аванса.

Иногда расчет с подотчетным лицом происходит уже по факту понесенных расходов. В этом случае вкладку «Аванс» заполнять не нужно.

Как заполнить в авансовом отчете в 1С 8.3 данные о расходах?

Для отражения расходов, которые понесло подотчетное лицо, в форме документа предусмотрены 4 вкладки:

  • «Товары» для указания данных о приобретенных ТМЦ. На основании данных этой вкладки формируются проводки, где затраты относятся сразу на счета учета товарно-материальных ценностей.
  • «Возвратная тара» для отражения фактов приобретения подотчетным лицом возвратной тары.
  • «Оплата» для отражения операций по расчетам с контрагентами. Это может быть погашение кредиторской задолженности наличными или внесение предоплаты и т. п.
  • «Прочее» для указания данных об иных расходах. Например, суточных, почтовых расходов и т. п.

Нажмите кнопку «Добавить» и заведите необходимую информацию, пользуясь соответствующими справочниками.

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам — куда внести товарный и кассовый чек?

В каждой вкладке есть столбец под названием «Документ (расхода)». Именно сюда и вносятся данные о товарном и / или кассовом чеке.

Как провести авансовый отчет в 1С?

Для того, чтобы на основании введенных вами данных сформировались проводки в бухгалтерском учете, нажмите кнопку провести.

Когда вы еще не готовы проводить документ, но ему необходимо присвоить порядковый номер, следует нажать расположенную рядом с «Провести» кнопку «Записать».

Если вы уже закончили работу с документом, можно сразу нажать «Провести и закрыть».

Как формирует авансовый отчет проводки в 1С 8.3?

Чтобы посмотреть, какие проводки сформировала программа на основании авансового отчета, следует воспользоваться кнопкой «Дт Кт».

Программа позволяет корректировать созданные автоматически проводки, а также данные об отражении расходов в налоговом учете, в том числе информацию о том, принимаются ли расходы для целей налогообложения при УСН и в каком объеме они принимаются.

Для внесения изменений в данные о движении документа поставьте галочку рядом со словами «Ручная корректировка». Обратите внимание, что после подобного действия любые изменения в сам авансовый отчет и его перепроведение не будут влиять на проводку. То есть при изменении самого авансового отчета необходимо будет вручную менять и проводку тоже.

Особенности оформления авансового отчета в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам при безналичном расчете

Алгоритм заполнения авансового отчета в случаях, когда аванс выдан не наличными деньгами, а безналичным переводом, ничем не отличается от вышеописанного. Только при заполнении вкладки «Авансы» следует выбирать не выдачу наличными, а списание с расчетного счета.

Оформление авансового отчета в 1С 8.3 — вывод на печать

Для выведения авансового отчета на печать следует нажать соответствующую кнопку. В некоторых случаях программа предложит несколько печатных форм. Например, если подотчетное лицо приобрело товарно-материальные ценности, то программа предложит сразу распечатать и приходный ордер на поступление ТМЦ.

Как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3 на хозяйственные товары?

Хозяйственные товары, как и все остальные приобретенные товары, отражаются в авансовом отчете в одноименной вкладке, расположенной на втором месте после вкладки «Авансы».

Воспользуйтесь кнопкой «Подбор» для выбора хозтоваров из справочника.

Отражение почтовых расходов в авансовом отчете в 1С 8.3

То, как отразить почтовые расходы в авансовом отчете зависит от того, какие именно расходы понесены.

Например, приобретение почтовых конвертов следует отразить во вкладке «Товары», так как в данном случае речь идет о покупке ТМЦ.

Почтовые марки относятся к денежным документам, которые отражаются на соответствующем субсчете счета 50. Данную операцию следует внести во вкладке «Прочее».

Почтовые услуги, такие как отправка писем, бандеролей и т. п., отражаются во вкладке «Прочее» и относятся на счет учета затрат, который используется организацией или ИП. Для выбора счета, на который следует отнести расходы, двигайтесь вправо почти в самый конец строки, пользуясь мышкой и полосой прокрутки или стрелкой вправо на клавиатуре.

В случаях, когда с почтовым отделением заключен договор и оплата за услуги производится сразу за определенный период времени, взаиморасчеты отражаются на счете учета расчетов с поставщиками. Соответственно, для отражения оплаты в адрес почтового отделения в авансовом отчете следует перейти во вкладку «Оплата».

Как в 1С Бухгалтерия 8.3 сделать авансовый отчет по командировке?

Авансовый отчет по командировке может заполняться в нескольких вкладках.

Так, например, приобретенные в командировке ТМЦ, в том числе рекламные материалы деловых партнеров, отражаются во вкладке «Товары». Денежные расчеты с контрагентами заносятся во вкладку «Оплата».

Об операциях по отражению билетов и суточных, поговорим в следующих разделах.

Нужно ли отражать суточные в авансовом отчете в 1С 8.3?

Суточные отражаются в авансовом отчете в обязательном порядке. Ведь именно авансовый отчет является основанием для отнесения расходов на оплату суточных командированному лицу на расходы, принимаемые для целей налогообложений при УСН.

Как отразить суточные в авансовом отчете в 1С 8.3?

Начисленные суточные отражаются в авансовом отчете, где подотчетным лицом является командированный, во вкладке «Прочее».

Выбрать счет учета затрат для суточных можно по принципу, уже описанному выше в разделе, посвященном почтовым расходам.

Как провести авансовый отчет в 1С 8.3 при командировке на авиабилеты?

Отражение в авансовом отчете авиабилетов, а также билетов железнодорожных, на междугородний автобус и т. д., зависит от того, кто данные билеты приобретал.

Чаще всего билеты командированному лицу приобретаются заранее и оплачиваются предприятием до начала командировки. Тогда поступление билетов в качестве денежных документов отражается на бухгалтерском счете 50.3.

Соответственно выдача билета подотчетному лицу отражается во вкладке «Авансы» путем выбора первого пункта «Выдача денежных документов».

Расходы же отражаются во вкладке «Прочее», где указывается билет и его стоимость, а также счет учета затрат.

Иногда командированному лицу выдаются деньги на приобретение билета на проезд, тогда стоимость проезда можно сразу отнести на счет учета затрат.

Оформление авансового отчета по командировке — пример в 1С 8.3

В результате внесения данных о суточных и авиабилетах по приведенному выше алгоритму получается авансовый отчет, образец которого вы можете скачать у нас на сайте.

www.26-2.ru

Авансовый отчет в 1С 8.3 – образец заполнения

Курсы 1С 8.3 и 8.2 » Обучение 1С Бухгалтерия 3.0 (8.3) » Продажи и покупки, складской учет » Авансовый отчет в 1С 8.3 – образец заполнения

В данной статье рассмотрим образец заполнения документа Авансовый отчет, Расходный кассовый ордер (РКО) в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 и сформируем Оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по счету 71 для контроля состояния расчётов с подотчётным лицом в 1С 8.3.

Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3

Авансовый отчет – это документ типовой формы, который подтверждает расходование аванса, составляемый и представляемый подотчетным лицом, подкрепляемый подтверждающими расход документами. В нем отражаются сведения о полученных подотчет сумм, фактически произведенных расходах, остаток подотчетных сумм или их перерасход.

Расположение Авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия 8.3: раздел Банк и Касса – группа Касса – документ Авансовый отчет:

Авансовый отчет в 1С 8.3 оформляется в той валюте, в которой выданы денежные средства работнику – подотчетному лицу. То есть если РКО был выписан сотруднику в валюте, то и авансовый отчет должны отразить в валюте.

Авансовый отчет в 1С 8.3 по умолчанию формируется в рублях. Чтобы изменить валюту, проходим по ссылке Редактировать цены и валюту и в отрытом окне настроек выбираем валюту:

Документ имеет несколько табличных частей:

На закладке Авансы указывается информация о выданных денежных средствах и отражаются следующие документы:

  • РКО;
  • Списание с расчетного счета;
  • Выдача денежных документов:

На закладке Товары – денежные средства, выданные подотчетному лицу, могут быть израсходованы на приобретение товаров. В этой закладке отражаются следующие предъявленные документы на приобретенные ценности:

  • Чеки;
  • Накладные;
  • Счета-фактуры:

Закладка Возвратная тара заполняется в том случае, если подотчетное лицо приобрело возвратную тару:

Закладка Оплата. Деньгами сотрудник так же мог оплатить какие-либо ранее имеющиеся задолженности организации перед контрагентами, либо выплатить аванс контрагенту:

На закладке Прочее отражаются все остальные расходы:

  • Суточные;
  • Расходы на приобретение билетов;
  • На услуги (представительские) и т.д.:

Более подробно особенности отражения операций по расчетам с подотчетным лицом: основные документы, счета учета, правила учета подотчетных сумм, порядок отражения расходов по авансовому отчету в 1С 8.3 изучены на курсе по работе в 1С 8.3

Как сделать расходный кассовый ордер (РКО) в 1С 8.3

Для создания документа Авансовый отчет в 1С 8.3 необходимо составить документ Расходный кассовый ордер, который находится в разделе Банк и касса, в журнале расходных кассовых ордеров:

Нажимаем кнопку Создать и заполняем обязательные реквизиты документа:

  • Вид операции – выбираем Выдача подотчетному лицу;
  • В поле Получатель выбираем сотрудника, которому выдаем денежные средства подотчёт;
  • Указываем сумму;
  • Выбираем Статью денежных средств (через Выбрать) – Выдача денежных средств подотчётнику:
  • Заполним поля Основание и Приложение:

Проводки документа Расходный кассовый ордер

Проводим документ (кнопка Провести) и смотрим, какие проводки сформировались:

Нажимаем на кнопку Записать и закрыть. Таким образом, проводим и закрываем РКО в 1С 8.3.

Как заполнить Авансовый отчет в 1С 8.3

Переходим к Авансовому отчету и создадим новый через кнопку Создать. Заполняем обязательные поля документа:

  • В поле Подотчетное лицо указываем сотрудника организации, который передал в бухгалтерию Авансовый отчет;
  • В поле Склад указываем склад организации, на котором будут отражаться материалы, приобретённые сотрудником;
  • Табличная часть. На закладке Авансы через Добавить вводим документ по выдаче аванса:

РКО, который сформировали ранее:

Сотрудник представил подтверждающий документ – счёт-фактуру от продавца. Отразим его на закладке Товары через кнопку Добавить и введём информацию о приобретенном товаре:

  • Указываем сведения о товарной накладной и счёт-фактуре;
  • Проставляем галочку в поле «СФ» поставщика.
  • Вводим данные о счёте-фактуре и после проведения документа он создается  программой 1С Бухгалтерия 8.3 автоматически:

Проводки документа Авансовый отчёт

Проводим документ Авансовый отчёт в 1С 8.3 и смотрим проводки им сформированные:

Контроль состояния расчётов с подотчётным лицом в 1С 8.3

Для контроля состояния расчётов с подотчётным лицом в 1С 8.3 необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 в разделе Отчеты:

Если дебетовое и кредитовое сальдо по сотруднику отсутствует, то значит, что он полностью израсходовал средства, которые получил в подотчёт.

На сайте ПРОФБУХ8 можно ознакомиться с другими бесплатными статьями и видеоуроками по конфигурации 1C Бухгалтерия 8.3

Как избежать ошибки при оформлении авансового отчета в 1С 8.2 (8.3) смотрите в следующем видео:

Поставьте вашу оценку этой статье: (Пока оценок нет) Загрузка…

profbuh8.ru

В данной статье мы рассмотрим оформление авансового отчета в конфигурации “1С:Бухгалтерия предприятия“ ред.3.0. Операции с подотчетными суммами обычно связаны с выдачей денежных средств и отчетом сотрудника об их использовании. По факту подтверждения расходов осуществляется окончательный расчет с подотчетным лицом по возврату неиспользованных денежных средств, если такие есть, или по выплате ему разницы между потраченными и выданными ранее подотчетными суммами.

Остановимся на каждой из этих операций.

Выдача денежных средств под отчет

В зависимости от формы выдачи денежных средств (наличные через кассу или безналичное перечисление на карту сотрудника) в программе используем документы:

  • Расходный кассовый ордер
  • Платежное поручение

Расходный кассовый ордер

Доступ к документу в разделе “Банк и касса” — “Касса” ― “Кассовые документы”:

Расходный кассовый ордер

Создадим новый документ по выдаче наличных с видом операции “Выдача подотчетному лицу”.

документ по выдаче наличных

Результатом проведения документа будет проводка, отражающая выдачу денежных средств сотруднику из кассы организации:

Выдача денежных средств под отчет

Платежное поручение

Для перечисления подотчетных сумм в безналичной форме создаем документ “Платежное поручение” с видом операции “Перечисление подотчетному лицу”:

Платежное поручение

После заполнения реквизитов документа устанавливаем состояние “Оплачено” и вводим документ “Списание с расчетного счета”:

Списание с расчетного счета

который после проведения формирует проводку по перечислению сотруднику средств с банковского счета организации:

проводка по перечислению сотруднику средств с банковского счета организации

Авансовый отчет

Подтверждение понесенных затрат и использование подотчетных сумм оформляем документом “Авансовый отчет”, который доступен в разделе “Банк и касса” ― “Касса” ― “Авансовые отчеты”:

Авансовый отчет

Создавая новый документ, в шапке заполняем следующие реквизиты: сотрудник, который получил суммы под отчет, организация, выдавшая денежные средства, и склад, на который будут оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные сотрудником.

Табличная часть документа содержит несколько закладок:

  • Авансы: формируем перечень документов, по которым были выданы денежные средства под отчет:

создание авансового отчета

  • Товары: вносим информацию о ТМЦ, приобретенных подотчетным лицом: номенклатура, количество, цена, ставка НДС.
    Заполняем сведения о поставщике. Если поставщиком был выдан счет-фактура, следует сделать отметку в ячейке “СФ” и указать его реквизиты. После проведения авансового отчета счет — фактура будет сформирован автоматически.

вносим информацию о ТМЦ

  • Возвратная тара: закладка служит для информации о возвратной таре, которую подотчетное лицо получило от поставщиков.
  • Оплата: данные о суммах, которые уплачены поставщикам за приобретенные товары или в качестве предоплаты. Заполнение ячеек закладки понятно из наименований: реквизиты документа расхода, наименование поставщика и договор с ним. Описываем содержание операции для заполнения печатной формы авансового отчета. Указываем сумму оплаты. Счета расчетов 60.01.”Расчеты с поставщиками и подрядчиками” и 60.02.”Расчеты по авансам выданным” будут заполнены автоматически.

данные о суммах, которые уплачены поставщикам за приобретенные товары

  • Прочее: закладку заполняем при следующих расходах: командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин и т. д. Подтверждение получения услуг по приобретенным и выданным денежным документам оформляем также на этой закладке.

Заполняем реквизиты документа расходов для печатной формы авансового отчета. Аналогично заполнению закладки “Товары” в случае, если поставщиком был предоставлен счет-фактура, установим отметку о его наличии и заполним реквизиты. После проведения авансового отчета полученный счет-фактура будет сформирован в системе автоматически.

Внесем сумму, процент ставки НДС. Сумма НДС и общая сумма операции будут рассчитаны автоматически.

Заполним счета затрат по бухгалтерскому и налоговому учету и аналитику. Эти сведения необходимы для корректного формирования проводок:

счета затрат по бухгалтерскому и налоговому учету

Печатная форма документа представляет собой унифицированную форму № АО-01:

Печатная форма документа

Окончательные расчеты с подотчетными лицами

Состояние расчетов с подотчетными лицами можно проанализировать с помощью стандартного бухгалтерского отчета “Оборотно-сальдовая ведомость по счету” (раздел “Отчеты” ― ”Стандартные отчеты”). Пример отчета по счету 71.01. “Расчеты с подотчетными лицами” дан ниже:

Окончательные расчеты с подотчетными лицами

При расчетах с подотчетными лицами возможны следующие ситуации:

  • сумма израсходованных средств превышает выданные подотчетные денежные средства. В оборотно-сальдовой ведомости такие суммы будут отражены в кредитовом сальдо и представляют собой задолженность организации перед сотрудником. В таком случае сотруднику будут выданы денежные средства для погашения возникшей задолженности. Операции по выдаче подотчетных сумм аналогичны рассмотренным выше при первоначальной выплате.
  • после предоставленного авансового отчета подтвержденные расходы меньше ранее выданной суммы. В таком случае сотрудник может или использовать остаток денежных средств для других приобретений и подать новый авансовый отчет, или вернуть неиспользованные средства в предприятие.

Возврат средств в кассу организации оформляется документом “Приходный кассовый ордер” с видом операции “Возврат от подотчетного лица”. В нашем примере дебиторская задолженность сотрудника Могова А.П. составляет 1400 руб., что демонстрирует дебетовое сальдо в оборотно-сальдовой ведомости по субсчету 71.01.

Возврат средств в кассу организации

Убедимся, что после возврата денежных средств расчеты с подотчетным лицом закрыты:

расчеты с подотчетным лицом закрыты

Материалы данной статьи иллюстрируют пошаговые операции по учету расчетов с подотчетными лицами для помощи в работе с данными документами начинающим пользователям программы.

Бухгалтера очень часто встречаются с необходимостью создания авансовых отчетов при расчетах наличными с сотрудниками. Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее.

Приведем простой пример. Сотрудника отправили в командировку и выдали определенную сумму на покупку билета. По возвращении он предоставляет этот билет бухгалтеру для того, чтобы подтвердить, сколько денег он израсходовал фактически. Затем бухгалтер на его основании делает авансовый отчет.

Можно привести еще множество примеров. Это покупка материалов, товаров (канцтовары, хоз. инвентарь и пр.), плата за ГСМ, суточные, почтовые расходы и многое другое.

В этой статье мы рассмотрим инструкцию по шагам создание авансового отчета в 1С 8.3 и приведем образец его заполнения.

Выдача денежных средств

Первым делом сотруднику выдаются деньги или денежные документы. Оформить данную операцию в 1С 8.3 можно через кассовые документы и  денежные документы соответственно. Они находятся в разделе «Банк и касса».

банк и касса в интерфейс 1С

Кроме приведенных выше способов можно воспользоваться списанием с расчетного счета, но в нашем примере данный вариант рассматриваться не будет, потому что данный вид операции чаще встречается с наличным, а не безналичным расчетом.

Наша команда предоставляет услуги по консультированию, настройке и внедрению 1С.

Связаться с нами можно по телефону +7 499 350 29 00.

Услуги и цены можно увидеть по ссылке.

Будем рады помочь Вам!

Ниже приведен пример выдачи наличных подотчетному лицу. Он формирует проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. Счет учета подставляется автоматически, но его можно изменить при заполнении документа.

выдача наличных в подотчет

Данный документ так же используется в тех случаях, когда произошел перерасход выданных средств. Проще говоря, сотруднику выдали 1000 рублей, а он потратил с разрешения руководителя 1500 рублей. Разницу в 500 рублей следует оформить выдачей наличных.

Оформление авансового отчета в 1С

Оформление данного документа практически одинаково как в версии 3.0 (8.3), так и в 2.0 (8.2), поэтому эта статья подойдёт всем.

Чтобы сделать новый авансовый отчет, нужно в меню «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты». В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать».

создание авансового отчета

Сначала необходимо выбрать сотрудника, на которого оформляется документ и подразделение.

На первой вкладке перечисляются те документы, по которым сотрудник получил эти денежные средства. Валюта и сумма подставится автоматически.

Вкратце рассмотрим содержимое остальных вкладок:

  • На вкладке «Товары» указывается список ТМЦ, которые были приобретены подотчетным лицом. При указании счетов учета по данным товарам сформируются проводки по поступлению.
  • Третья вкладка содержит данные о возвратной таре, которую сотрудник получил от поставщика.
  • Вкладка «Оплата» содержит данные о суммах, которые заплатили поставщики за ранее приобретенные товары, предоплата.
  • На вкладке «Прочее» указываются иные расходы. В нашем случае мы отчитаемся именно на этой вкладке.

указание документа расхода

Перед печатью нужно провести документ. Печатная форма данного документа находится в меню «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)».

печатная форма авансового отчета

Как мы можем увидеть в печатной форме и в нижней части формы документа, у данного сотрудника получился перерасход.

перерасход у подотчетного лица

Это означает то, что он истратил больше денежных средств, чем ему выдали изначально. В нашем примере разница в 100 рублей будет отражена на счете 71.01. Как было ранее указано, что разницу в суммах необходимо вернуть сотруднику при помощи документа кассового документа выдачи наличных.

Смотрите также видео инструкцию по заполнению авансового отчета в 1С:


Adblock
detector