Акт передачи дел в архив бланк

В случае смены сотрудника, который является ответственным за хранение архива, будь то руководитель или заведующий, составление акта приема-передачи документов необходимо

В случае смены сотрудника, который является ответственным за хранение архива, будь то руководитель или заведующий, составление акта приема-передачи документов необходимо проводить в обязательном порядке и в соответствии с установленными формами нормативных документов. В первую очередь нужно издать приказ о создании комиссии, которая будет включать в себя не менее трех человек, одним из которых должен быть представитель службы делопроизводства. Далее представлен образец оформления акта.

Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ
«Диадема» Генеральный директор
ЗАО «Диадема»
А.С. Колбышев

22.07.2014 г. № 29

г. Норильск

В соответствии с приказом ЗАО «Диадема» от 17.07.2014 г. № 14 Малькова Р.С. передала, а Смирницкая А.Ю. приняла в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в составе председателя Чернова Г.А. и членов Ященко С.Е., Кирилловой И.В., Румянцевой Н.Х. документы архива за 2007-2012 годы и справочный аппарат к ним.

№ п/п Название и № описи Кол-во экземпляров описи Кол-во принятых дел Кол-во ед. хр. страхового фонда Примечание
1 2 3 4 5 6
1 Опись № 1 дел постоянного хранения за 2007—2011 годы 1 39
2 Опись № 1 дел постоянного хранения за 2012 год 1 12
3 Опись дел № 2 по личному составу за 2007—2011 годы 1 31
4 Опись дел № 2 по личному составу за 2012 год 1 23

Итого принято 105 (сто пять) дело и 2 (две) описи по одному экземпляру.

Документы и описи находятся в удовлетворительном состоянии.

Наряду с этим передаются:

  • дело фонда;
  • журнал учета поступающих и выбывающих документов (имеет электронный вид);
  • журнал учета выдачи дел из архива во временное пользование;
  • печать «Архив».

Общая площадь архива – 54,3 кв.м. Помещение архива находится в удовлетворительном состоянии.

Оборудование и инвентарь – наличие и состояние:

  • стеллаж комбинированный – количество 5 (пять) шт.;
  • стеллаж металлический – количество 7 (семь) шт.;
  • порошковый огнетушитель ОП-4 (3) -АВСЕ-01 – количество 3 (три) шт.,
  • гигрометры психрометрические ВИТ-2 – количество 2 (две) шт.

Помещение обеспечено охранной сигнализацией и оснащено системой пожарной безопасности. Оборудование и инвентарь находятся в хорошем состоянии.

Передала Малькова Р.С.
Приняла Смирницкая А.Ю.
Председатель комиссии Чернов Г.А.
Члены комиссии Ященко С.Е.
Кириллова И.В.
Румянцева Н.Х.

Документы, подлежащие передаче (вернее опись документов, находящихся в архиве), должны быть перечислены в форме таблицы. А поскольку на обычном предприятии страховой фонд отсутствует, в соответствующей графе ставится прочерк.

Очень часто на предприятиях основным научно-справочным аппаратом является только архивное описание дел, и это совершенно нормально.

При назначении другого сотрудника ответственным за архив в акте приема-передачи следует указать:

  • факт наличия архивных документов и состояние, в котором они находятся;
  • наличие учетных документов, и их состояние;
  • факт наличия печати;
  • в каком состоянии и количестве находится инвентарь и оборудование.

Здесь можно ознакомиться с установленной формой акта приема-передачи архива.

Консультация юриста

Акт приема-передачи дел – документ, содержащий полный перечень документов, отображающих состояние финансового учета предприятия или заключение аудиторской проверки, который передается от одного лица другому. Данная мера необходима во избежание в дальнейшем возможных споров.

В составлении данного вида документа заинтересованы три лица, а именно: руководитель предприятия, бухгалтер, который принял решение уволиться, а так же бухгалтер, который принял решение приступить к работе.

Акт приема-передачи дел не имеет строго установленных правил составления. Унифицированной формы данного документа законодательством РФ так же не предусмотрено. Как правило, акт представляет собой опись конкретных дел, касающихся бухгалтерии. К ним относятся:

  • характеристика системы ведения бухгалтерского учета, а так же его форма, принятая на конкретном предприятии;
  • учет движения денежных средств предприятия — наличие определенных документов (к примеру, кассовая книга, чековая книжка), нормальные условия хранения денежных средств, а так же подтверждающих денежные операции документов: векселя, чеки, почтовые марки и др., своевременность оприходования наличных денег и др.;
  • правильность ведения учета расчетных операций – наличие договоров, банковских выписок, актов сверки взаиморасчетов и др.;
  • состояние амортизируемого имущества – полнота проведения инвентаризации, а так же надлежащий вид оформления данных описей;
  • состояние учета материальных ценностей – своевременность проведения инвентаризации, а так же обязательное отображение ее результатов в бухгалтерском учете;
  • расчеты с работниками предприятия – наличие трудовых договоров, своевременность выдачи заработной платы, сведения, касающиеся штатного расписания и др.;
  • своевременная сдача бухгалтерской отчетности предприятия в налоговые органы;
  • надлежащие хранение бухгалтерской документации (состояние архива предприятия, своевременное изъятие документов в связи с истечением сроков хранения и др.).

При передаче дел необходимо собрать комиссию, члены которой рассматривают приложенные к акту объяснительные записки, а так же заключение аудиторов. Документ должен быть завизирован подписями главных бухгалтеров (и сдающего и принимающего дела), членов данной комиссии, а так же руководителя предприятия.

В зависимости от деятельности предприятия, содержание акта приема-передачи дел может быть добавлено некоторыми пунктами, которые в большей степени раскрывают ведение бухгалтерского учета.

Документ относится к группе «Акт». Рекомендуем сохранить ссылку на эту страницу в своем социальном профиле или скачать файл в удобном вам формате.

Приложение N 27 к Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

Архив за _______ год          _____________________________________________
(наименование управления Аппарата ЦИК России)

АКТ N __________
передачи в Архив дел (документов)

Мы, нижеподписавшиеся, государственный гражданский служащий (должность,
инициалы,   фамилия)   управления   Аппарата   ЦИК   России   (название)  и
государственный  гражданский служащий (должность, инициалы, фамилия) отдела
архивных  документов  составили  настоящий  акт  в  том, что первый сдал, а
второй принял:

---------------------------------------------------------------------------
¦ N ¦Номер¦ Заголовок  ¦ Кол-во дел ¦        Год, месяц        ¦Примечание¦
¦п/п¦дела ¦    дела    ¦            +--------------------------+          ¦
¦   ¦     ¦            ¦            ¦начала дела¦окончания дела¦          ¦
+---+-----+------------+------------+-----------+--------------+----------+
+---+-----+------------+------------+-----------+--------------+----------+
+---+-----+------------+------------+-----------+--------------+----------+
----+-----+------------+------------+-----------+--------------+-----------

Итого: _________________________________________________________ дел(а)
(цифрами и прописью)

Сдал в Архив        Подпись         Расшифровка подписи                Дата

Принял в Архив      Подпись         Расшифровка подписи                Дата

Источник — Постановление ЦИК России от 15.12.2010 № 231/1514-5

Организации, как частные, так и государственные, обязаны хранить свою документацию определенные сроки. Бумаги не всегда находятся в архиве компании, их можно сдавать на хранение в государственные или муниципальные архивы. Это делается после заключения договора с учреждением. При сдаче бумаг заполняют акт приема-передачи документов на архивное хранение.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи дел на архивное хранение .docСкачать образец акта приема-передачи дел на архивное хранение .doc

Общая информация

Организации сдают документы в сторонние архивы, если истекли сроки их хранения либо имеет место ликвидация или реорганизация предприятия или компании. Процедура проводится в строгом порядке: организация заключает договор с архивом, составляет опись документов, работники архива проводят их тщательную проверку и экспертизу научно-практической ценности, формируя дела, исправляя ошибки до того, как бумаги попадут в архив. Процедура осуществляется в присутствии представителя организации, сдающей дела.

Вместе с делами работнику архива необходимо передать историческую справку компании (при первом обращении в учреждение), письмо на имя руководителя, где указано количество дел и их последние даты, описи дел в 3 экземплярах с предисловиями. Также при необходимости передают справку, фиксирующую неполную сохранность дел или отдельных бумаг в них.

Архив принимает дела на хранение только после экспертизы документов по описи и подписания акта приема-передачи.

Если компания сдает документы в собственный архив, то процедура проходит почти аналогично. Документы готовит ответственный работник подразделения, при необходимости после консультации с делопроизводителями, бухгалтерами и т.д. Бумаги сдают с описью, а по окончании проверки документов сотрудником архивного подразделения подписывают акт приема-передачи дел.

К сведению! Работа с архивными бумагами регламентируется ФЗ от 22 октября 2004 года №125 (ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

Как составить акт приема-передачи дел на архивное хранение

Для передачи дел в государственный архив законодательством был разработан специальный бланк. Он является Приложением №35 к «Основным правилам работы архивов организаций», которые были одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Также есть аналогичный бланк — Приложение №20 к Приказу Минкультуры РФ от 31 марта 2015 года №526. Эти формы компании могут использовать для составления собственного бланка акта, изменив или дополнив их под свои нужды. В качестве образца мы приводим форму из приказа Минкультуры №526.

В бланк необходимо внести следующие сведения:

    • Номер акта, дату и место его составления.
    • Причину передачи дел на хранение: истек срок хранения бумаг в организации, компания ликвидируется и т.д.
    • Название передаваемого фонда.

Акт приема-передачи дел на архивное хранение. Часть 1

  • Полное наименование организации, сдающей бумаги в архив.
  • Полное наименование архива.
  • За какие годы сдаются бумаги.
  • Опись документов. Указывают название и номер описи, количество экземпляров описи, количество единиц хранения, примечание (в этом поле надо отметить, были ли какие-то расхождения между данными в описях и фактическим наличием).
  • Количество принятых на хранение единиц (указывают прописью).
  • Номер фонда в госархиве.
  • ФИО, должности и подписи лиц, которые произвели прием и передачу бумаг в архив, дату осуществления операции.

Акт приема-передачи дел на архивное хранение. Часть 2

После заполнения и тщательной проверки формы руководители архива и организации должны утвердить документ. Для этого они расписываются в специальных графах в верхней части документа.

К сведению! 20 декабря 2019 года приказом №236 Росархив утвердил обновленный перечень документов организаций со сроками их хранения.

Бланк акта о передачи дела в архив организации

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

Планирование и нормативное регулирование В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации1. Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве2. По одной описи могут передаваться дела за несколько лет (см. Пример 10). Пример 1 СвернутьПоказать В график передачи дел в архив на 2017 год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период 2013–2015 гг.

Акт приёма-передачи документов

23674 Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой.

Дела, сформированные в 2016 году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений. График передачи дел из подразделений в архив организации см.

Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫ Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме.

Акт приема-передачи при смене ответственного за архив

В случае смены сотрудника, который является ответственным за хранение архива, будь то руководитель или заведующий, составление акта приема-передачи документов необходимо проводить в обязательном порядке и в соответствии с установленными формами нормативных документов.

В первую очередь нужно , которая будет включать в себя не менее трех человек, одним из которых должен быть представитель службы делопроизводства. Далее представлен образец оформления акта.

Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ «Диадема» Генеральный директор ЗАО «Диадема» А.С.

Колбышев АКТ 22.07.2014 22.07.2014 г. № 29 г. Норильск В соответствии с приказом ЗАО «Диадема» от 17.07.2014 г. № 14 Малькова Р.С. передала, а Смирницкая А.Ю. приняла в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в составе председателя Чернова Г.А. и членов Ященко С.Е., Кирилловой И.В., Румянцевой Н.Х.

документы архива за 2007-2012 годы и справочный аппарат к ним.

№ п/пНазвание и № описиКол-во экземпляров описиКол-во принятых делКол-во ед.

Акт приема-передачи документов – правила и порядок составления

В ходе хозяйственной деятельности в организации образуется большое количество документов. Каждое должностное лицо в своей работе пользуется определенным пакетом, которые у него хранятся и за которые он отвечает.

Но каждый документ имеет срок хранения. По истечении, которого он подлежит сдаче на хранение.

Также бывают случаи, когда бумаги нужно передать от одного работника к другому, либо переместить из одного структурного подразделения в другое. Содержание

  1. Для бухгалтерского делопроизводства
  2. Структура и содержание
  3. Порядок оформления
  4. Правила составления
  5. Назначение и законодательное регулирование использования данного акта
  6. Смена директора, учредителя
  7. Увольнение сотрудника
  8. Ликвидация, реорганизация, продажа предприятия
  9. Когда он применяется
  10. Передаче конкурсному управляющему
  11. Учредительные и правоустанавливающие
  12. Архивное хранение
  13. Особенности процесса в различных ситуациях
    • Архивное хранение
    • Ликвидация, реорганизация, продажа предприятия
    • Смена директора, учредителя
    • Увольнение сотрудника
    • Передаче конкурсному управляющему
  14. Оформление передаваемых документов
  15. Для кадровых документов
  16. Нюансы составления для различного вида бумаг
    • Для бухгалтерского делопроизводства
    • Для кадровых документов
    • Учредительные и правоустанавливающие

Акт сдачи документов в архив

Бесплатная консультация по телефону: +7(499)495-49-41 Содержание В случае приема передачи документов, как правило, составляется соответствующий акт.

Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы – обо всем этом прямо сейчас.Пустой бланк акта о передаче документации (word)Простой образец акта приема передачи документов (word)Образец акта передачи дел при смене директора (word)Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.Назначение:

  • Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

  1. их количество;
  2. их вид (оригинал, копия, заверенная копия);
  3. дату передачи (иногда и время);
  4. передавшая сторона;
  5. принявшая сторона.
  • Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах)

Отличный секретарь

Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему.

Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы – неизвестно. Если просто вынуть дела из папок и принести – их не принимают. Между тем, процедура передачи документов в архив описана в нормативных документах. Надо только как следует изучить их и начать использовать. В этой статье мы постарались наиболее подробно рассказать, как правильно и корректно передавать дела в архив, каковы сроки передачи и порядок оформления этой процедуры.

Можно скачать пример описи дел для передачи в архив и образец ее заполнения.

В статье о номенклатуре дел мы уже писали, каковы различия между грудой бумаг непонятного назначенияи архивом.

Нас интересует только архив: строго определенные дела, хранящиеся в нужной последовательности на определённых местах.

Образец простого акта приема — передачи документов — самая полная информация

» » Здравствуйте, уважаемые подписчики!

Я часто слышу, что после увольнения бывшие работодатели предъявляют претензии к своим сотрудникам. То они не могут найти документ, то не нравится заполнения и так далее.

Для того, чтобы обезопасить себя, обязательно, при увольнении нужно составить акт приема-передачи документов.

Сегодня в статье я расскажу о том, как правильно составить этот акт и не допустить основных ошибок. Будьте внимательны, следуйте основным правилам и работодатели не смогут вам ничего предъявить. Акт приема-передачи документации относится к официальным документам с юридической силой, которые являются обязательной частью любого договора.

Если в результате официального соглашения стороны подписывают какие-либо документы, то, соответственно, составляется акт приема-передачи документов, который является запротоколированным перечнем документов.

Последние статьи

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.Форма годового раздела сводной описи дел постоянного храненияФорма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) храненияФорма годового раздела сводной описи дел по личному составуФорма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранениюФорма титульного листа описи электронных документов постоянного храненияФорма описи электронных документов постоянного храненияФорма листа фондаФорма номенклатуры дел организацииФорма итоговой записи к номенклатуре дел организацииФорма номенклатуры дел структурного

Акт приема-передачи при смене ответственного за архив

Акт передачи дел в архив бланк

Помещено в тему: Акт приема-передачи документов при смене ответственного за архив (руководителя архива или заведующего) составляется по установленной нормативным документов форме.

Но сначала необходимо , куда необходимо включить не менее 3-х членов комиссии, в том числе обязательно представителя службы делопроизводства. Посмотрите образец оформления данного вида акта.

Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ «Милашка» Генеральный директор ЗАО «Милашка» В.Д. Болдашкин АКТ 02.11.2012 02.11.2012 № 1 г.


Adblock
detector