Акт приема передачи документов образец 2021 бланк

Акт приема-передачи документов официальный вид документов, согласно которому фиксируется передача деловой документации из одних рук в другие. акт является

Акт приема-передачи документов – официальный вид документов, согласно которому фиксируется передача деловой документации из одних рук в другие. Акт является неотъемлемой частью любого договора, составленного между контрагентами. Составляется документ по просьбе организации, нуждающейся в определенных документах.

Данный вид документа имеет юридическую силу. Таким образом, если после подписания акта приема-передачи документации между сторонами могут возникнуть какие-либо споры и недоразумения относительно подписанных ранее документов, акт будет является официальным документом при рассмотрении споров суде.

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено официально установленной формы акта приема-передачи документации. В связи с этим любое предприятие имеет право самостоятельно разработать данный документ. В обязательном порядке акт должен включать в себя следующие реквизиты:

  • название документа;
  • текущая дата составления документа;
  • место составления документа;
  • полное название предприятия, составляющее акт приема-передачи документации;
  • наименование должности и ФИО лица, которое непосредственно занимается составлением данного документа;
  • полное название предприятия, которому адресован документ;
  • наименование должности и ФИО лица, которому непосредственно адресован документ;
  • перечень документов, передающихся от одного лица (физического или юридического) другому;
  • присвоенные регистрационные номера перечисленных документов;
  • подписи ответственных лиц (передавшего и получившего документ);
  • оттиск печати организации, которая составила акт приема-передачи документации.

Так же следует указать, какое количество экземпляров тех или иных документов передается. Большое внимание следует уделить документам, которые передаются в оригинале. Данный факт так же следует отобразить в акте, на случай, если документы будут утеряны, и в дальнейшем последует разбирательство в вышестоящих органах. Поэтому, целесообразно снимать копии со всех передаваемых документов во избежание потери.

Т.к. документ является двусторонним, составлять его необходимо в двух экземплярах. Один из них остается у организации, которая занималась составлением документа, а другой передается организации, для которой предназначается акт приема-передачи документации.

Передачу материальных ценностей как между подразделениями, так и между работниками компании нужно документировать. Под материальными ценностями понимаются товары, основные средства, материалы. Иногда для работы сотруднику выделяют инструменты или технику, принадлежащие организации. В этом случае в момент передачи оформляют акт приема-передачи материальных ценностей работнику. Разберемся, как его составить.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи материальных ценностей работнику .docСкачать образец акта приема-передачи материальных ценностей работнику .doc

Общая информация о документе

Акт подписывают, когда работодатель передает работнику для исполнения его обязанностей запчасти, технику, инструмент и другие предметы, например, при работе на выезде или на дому. Сотрудник обязуется вернуть имущество по окончании работы.

Акт может выступать первичным учетным документом. На его основании бухгалтер будет делать отметки в бухучете компании о перемещении объектов основных средств между складами или сотрудниками. В таком случае надо снабдить документ всеми необходимыми для этого реквизитами (ч. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года). Из содержания акта должно быть ясно, кто передает и кто принимает объекты, какие это ценности и в каком каком количестве. Обязательны подписи работодателя и работника.

К сведению! Не нужно путать документ с актом приема-передачи ТМЦ на хранение — его форма МХ-1. Он используется для передачи ценностей на хранение другой организации. Для передачи ТМЦ от одного материально ответственного лица другому используют бланк ОП-18 либо разработанный на его основе.

Как составить акт приема-передачи материальных ценностей работнику

Форму компания разрабатывает самостоятельно. Подобную можно будет сформировать и для случая, когда работник увольняется или возвращается из командировки и сдает организации свой рабочий инструмент или технику. Разработанную форму нужно будет закрепить в учетной политике компании.

Что нужно указать в документе:

  1. Его наименование: акт приема-передачи материальных ценностей работнику.
  2. Место и дату составления.
  3. Кто передает ценности (наименование компании или ФИО индивидуального предпринимателя), ФИО и должность лица, выступающего от имени компании, на основании какого документа оно действует.
  4. Кому передают материальные ценности (ФИО и должность работника, его паспортные данные, место проживания).
  5. На основании какого документа работодатель передал работнику матценности. Это может быть трудовой договор (ст. 21 и ст. 22 ТК РФ гласят, что для выполнения обязанностей работник должен получить все необходимое, это прописывают в трудовом договоре), дополнительное соглашение к нему, приказ.
  6. Акт приема-передачи материальных ценностей работнику. Часть 1

  7. Перечень материальных ценностей с их характеристиками: наименование (как в других документах), инвентарный номер, количество, стоимость. Этот пункт лучше оформить в виде таблицы. Все цифровые данные нужно переписывать внимательно.
  8. Материальные ценности проверены сторонами, никаких разногласий нет.
  9. Количество экземпляров акта. Обычно это 2 экземпляра: для работника и работодателя.

В конце документа должны стоять подписи сторон. Подписывать документ нужно только тогда, когда стороны полностью осмотрят предметы.

Важно! С момента подписания документа ответственность за сохранность имущества будет лежать на работнике.

Составленный акт нужно хранить в компании в течение 5 лет.

Акт приема передачи документов образец 2021 бланк

В ходе своей деятельности многим компаниям приходится обмениваться деловой документацией. Далеко не все готовы просто передать документы. Чтобы стороны могли обезопасить себя от неприятностей в будущем, составляется акт, свидетельствующий о передаче документов. Когда стороны об этом договариваются, оформление данного бланка является одним из этапов договора.

Нельзя сказать, что составление бланка является обязательной процедурой, однако его оформление позволяет сторонам иметь официальное доказательство своих действий. Если документ составлен правильно, он наделяется юридической силой. Это означает, его можно использовать при судебных разбирательствах, если между сторонами появятся разногласия.

Форма

Акт приема передачи документов – образец, бланк 2021 годЗакон не предусматривает применение унифицированной формы для составления акта. Поэтому оформлять документ разрешается в свободном стиле. Некоторые компании разрабатывают для этих целей специальный шаблон, используя исключительно его.

Если выбран вариант свободной формы, рекомендуется использовать обыкновенный лист А4. Нужно понимать, обе стороны должны получить подтверждение того, что состоялась передача документов. Естественно, для этого акт должен иметь две копии, каждая из которых подписывается «вживую» управляющими компаний. Без таких подписей не обойтись и в тех ситуациях, когда заполнение документа осуществлялось при помощи компьютера.

(Видео: «Юридические документы Акт приема передачи»)

В каких случаях требуется оформление акта

В каких случаях требуется оформление акта

Полномочия руководителей компаний разрешают им самим решать, когда возникает необходимость в оформлении такого документа. Зачастую его оформление осуществляется по обоюдному желанию между сторонами. Достаточно часто в этом заинтересованы все участники сделки. Одна сторона имеет доказательство того, что действительно передала все указанные документы, а вторая имеет полный перечень полученной документации.

Акт может оформляться не только при сделке между организациями. Он создается и при передаче документации внутри компании.

Акт оформляется в таких ситуациях:

  • Один работник передает документы другому;
  • Если в компании меняются должностные лица;
  • Вносятся изменения во внутреннюю документацию компании;
  • Документы сдаются в архив.

Особого внимания заслуживает ситуация, когда на предприятии меняется директор или главбух. Человек, заступающий на эти должности, должен принять дела своего предшественника. При этом нужно помнить, даже незначительные мелочи могут оказаться достаточно важными. Именно поэтому, принимая дела, рекомендуется тщательно ознакомиться с принимаемыми документами. Должностное лицо, которое только начинает работать в новой компании, должно постараться избежать серьезных неприятностей в будущем. И в этом поможет пакет документов, который был передан предшественником.

Особенности составления документа

Особенности составления документаВозможность использовать свободную форму оформления акта вовсе не отменяет необходимость придерживаться делового стиля составления подобных документов. Необходимо, чтобы здесь были указаны следующие данные:

  • Название документа;
  • Место и дата составления;
  • Название организации;
  • Подробное описание передаваемой документации;
  • ФИО лиц, которые подписывают акт.

В некоторых ситуациях, когда передаются особо важные документы, назначается соответствующая комиссия, которая подтверждает факт передачи и получения. Если такая комиссия имеется, в документ вносится ее состав. Каждый из членов комиссии должен поставить здесь свою подпись. При этом именно в присутствии комиссии непосредственно передаются документы.

Получателю рекомендуется проверять, какие именно оригиналы предоставлены. В акте об это также должна присутствовать исчерпывающая информации. Можно сказать, это и в интересах отправителя. Например, если получателем будет утрачен какой-то важный финансовый документ, он может сказать, что просто его не получал. При помощи акта лицо, передающее документацию, сможет доказать свою правоту.

Как правило, проверкой документов занимается принимающая сторона. Если в сделке принимает участие комиссия, данная обязанность обычно возлагается на ее членов. Если передача происходит в пределах одной компании, акт подписывается ее директором.

Акт можно заполнять вручную или при помощи компьютерного набора. Распечатав заполненный документ, на нем необходимо поставить «живую» подпись. Острой необходимости в проставлении печатей нет. Однако если у сторон появится такое желание, делать это никто не запрещает. В некоторых ситуациях, когда передаются документы, обладающие высокой ценностью, составляется приложение к акту. Обычно это делается по согласию сторон. Данное приложение является отдельным документов, где в подробностях описываются все передаваемые документы.

Как правильно составить передаточный акт в 2021 году

Как правильно составить передаточный акт в 2021 годуСоставление данного акта не вызывает особых сложностей. Стандартная для аналогичных документов форма имеет следующую структуру:

  • Название и суть пишутся в верхней части;
  • Ниже следует прописать город регистрации фирмы;
  • Дата подписания и составления;
  • Указываются данные о передающей фирме. Отмечается, что это ООО, ИП или другая правовая форма;
  • Прописывается должность и данные паспорта ответственного сотрудника, наделенного данными полномочиями.
  • Далее указывается та же информация о стороне, принимающей документы, и ее ответственных лицах;
  • Ниже указывается список передаваемой документации.

Когда передаются документы, связанные с финансами, или документация, имеющая особую ценность, о ней нужно указать подробную информацию.

В акте можно сделать таблицу с шестью столбцами:

  1. Порядковый номер.
  2. Название.
  3. Дата составления.
  4. Номер, присвоенный внутренним документооборотом компании.
  5. Наличие оригиналов или заверенных копий.
  6. На скольких листах составлен акт.

Это лишь рекомендованные столбцы. Таблицу можно увеличить, внося дополнительные данные. Составлять ее необязательно, но при множестве разных документов, использовать таблицу достаточно удобно. В нижней части акта необходимы подписи и точное указание количества копий, в которых составлен этот акт.

Составление акта при смене генерального директора

Составление акта при смене генерального директораДиректор, который покидает свой пост, должен сдать дела и соответствующую документацию новому управленцу. Стоит отметить, именно законодательство возлагает на него такие обязанности. Поэтому вопрос, обязан ли гендиректор передавать документацию, не возникает ни при каких обстоятельствах. Но оформлять при этом соответствующий документ нет острой необходимости. Хотя нужно понимать, именно этим актом от серьезных проблем смогут защитить себя, как бывший управленец, так и новый руководитель.

Как составить акт

Как правило, необходимость составления акта прописывается не законодательством, а внутренними правилами компании. Бывает документация, восстановить которую нет возможности. Многие стараются документально фиксировать факт передачи, чтобы в будущем не возникло никаких проблем. С оформлением акта не должно возникнуть никаких сложностей. Стоит лишь правильно указать данные паспорта бывшего директора. Также вносятся соответствующие данные о получателе, т.е., об управленце, который заступает на данный пост.

Образец

Акт приема-передачи документов – образец, бланк 2021 год

Акт приема-передачи документов – образец, бланк 2021 год

  • Скачать бланк

Составление акта при смене бухгалтера

Составление акта при смене бухгалтераКроме управляющего, главбух также считается ответственным в любой компании. Если он рассчитывается, необходимо позаботиться о том, чтобы все бухгалтерские и финансовые документы были переданы новому сотруднику. Этот акт позволит новому главбуху понимать, с какой документацией ему придется иметь дело в будущем.

Как составить акт при смене бухгалтера

Нередко передаются дела и документы, относящиеся к документам строгой отчетности. Многие в таких ситуациях занимаются оформлением отдельного акта. Здесь фиксируются такие важные документы. Это же касается и тех ситуаций, когда осуществляется передача печати. Ее также рекомендуется оформлять новым актом. Достаточно часто бухгалтерские документы обладают высокой ценностью. Поэтому их передача фиксируется специальной комиссией, созданной в компании. Ее члены проверяют наличие документов и правильность составления акта.

Образец

Как составить акт при смене бухгалтера

Скачать бланк акта при смене бухгалтера

Сроки хранения

Некоторые могут посчитать, если можно обойтись без оформления акта, нет никаких правил, касательно сроков его хранения. Однако это ошибочное мнение. Законодательством срок не определен. Как правило, документы такого рода нужно хранить в соответствии с внутренними правилами предприятия. Но при этом срок их хранения должен быть более пяти лет.

0
0
голоса

Рейтинг статьи

Факты хозяйственной деятельности должны оформляться документально. Одним из наиболее распространенных документов считается акт приема-передачи, составляемый при отгрузке товарно-материальных ценностей или при завершении определенных работ. Данная бумага считается приложением к базовому контракту.

Когда необходим акт приема-передачи

Исходя из ст. 509 ГК РФ, поставка товаров должна осуществляться посредством передачи продукции от поставщика покупателю. Для освидетельствования отмеченной процедуры составляется особый документ. Передаточный акт – это не независимый образец, который может существовать в отрыве от основного документа (соглашения). Благодаря такому акту освидетельствуется фактическая отгрузка ТМЦ от поставщика потребителю.

Рассматриваемый акт наделяется юридической силой только в тех обстоятельствах, когда:

  • имеется основное соглашение, на которое уместно сделать ссылку при заполнении акта приема-передачи ТМЦ. Если же контракт не был заблаговременно заключен, то акт не имеет обоснования и, как следствие, юридической силы. Также документ считается неверно заполненным, если в нем отсутствует ссылка на основной договор;
  • рассматриваемый документ обязательно должен визироваться «живыми» подписями представителей обеих компаний. Если таковые отсутствуют, это означает недействительность документа;
  • у каждого контрагента должен быть подлинник акта, прилагающийся к оригиналу соглашения, который хранится в архиве предприятия определенное число лет. То есть, количество оригиналов составляемого акта должно насчитывать как минимум два экземпляра.

Что содержится в актах приема-передачи?

Унифицированного бланка акта приемки-передачи нет. Конкретное смысловое наполнение документа обуславливается индивидуальными особенностями сделки. Однако существует ряд обязательных для всех подобных документов реквизитов, в частности:

  • сущность процедуры, ее наименование;
  • характеристики передаваемых ценностей (их артикулы, номера и проч.);
  • субъекты, ответственные за передачу и последующий прием ТМЦ;
  • общие сведения о компании, которая является поставщиком;
  • дата составления бумаги;
  • ссылка на основное соглашение, приложением к которому будет выступать оформляемый акт;
  • общая стоимость ТМЦ, а также ее разделение на цены каждого отдельного передаваемого предмета;
  • отметка о количестве экземпляров актов.

Если одной из сторон сделки является физическое лицо, потребуется также отметка его ФИО, паспортных данных и адреса регистрации.

В случае, когда принимающая сторона выказывает претензии касательно качества получаемой продукции, детализированные недовольства следует отразить в тексте акта. Нередко в документе также конкретизируется место, где происходит передача. При этом имеется в виду не просто город оформления сделки, а непосредственный адрес отгрузки.

Рассматриваемый акт может оформляться не только на комплекс товаров, но и на один продукт. В любом случае это необходимо детализировать в тексте документа.

Когда покупатель проставляет свою подпись в акте, он признает, что согласен с положениями, отраженными в документе, и не имеет претензий. То есть, покупатель должен очень внимательно осмотреть получаемый товар на предмет наличия дефектов.

Акт приема-передачи – документ, обладающий юридической силой. Практика демонстрирует, что отмеченная бумага является весомым доказательством в суде в случае возникновения споров.

Зачем нужен документ?

Акт приема-передачи потребуется при получении покупателем продукции от поставщика. Рассматриваемый документ должен сопровождать любые процедуры по отгрузке и приемке. Например, акт потребуется в таких условиях:

  • непосредственная отгрузка ТМЦ. Акт доказывает, что товары были фактически получены покупателем, а также тот факт, что потребитель не имеет претензий;
  • товары передаются на хранение на склад. В данных обстоятельствах документ должен оформляться в трех экземплярах, один из которых передается кладовщику;
  • продукция передается на ответственное хранение. Подразумевается, что документ дополняется соглашением о хранении поступающих ТМЦ.

Исходя из практики, в большем числе случаев, акт приема-передачи оформляется при реализации товаров. Однако к нему также уместно прибегнуть при внутреннем движении продукции. Образец акта приема-передачи должен храниться в бухгалтерском, кадровом и производственном подразделениях.

Как составить образец акта приема-передачи

Образец акта приема-передачи простой, несмотря на то, что его содержание может меняться в зависимости от индивидуальных особенностей сделки. Информация в акте приводится в таком порядке:

  • место и дата формирования бумаги;
  • ссылка на основное соглашение между контрагентами (его номер и дата формирования);
  • общие сведения об обеих сторонах соглашения;
  • детализированные характеристики передаваемых предметов. Зачастую данные сведения вносятся в табличном формате;
  • итоговая стоимость товаров. При этом важно отметить цену каждой отдельной позиции, а общую стоимость привести как сумму всех имеющихся ценностей;
  • информация о соответствии поступающих товаров полученному заказу. Уместно отметить, что товары надлежащего качества, брак и дефекты отсутствуют;
  • проставление отметки о наличии или об отсутствии претензий со стороны получателя;
  • подписи и штампы контрагентов.

В условиях, когда процедурой приема-передачи занимаются уполномоченные субъекты, а не непосредственные управленцы, сведения об этом также необходимо отразить в акте. Потребуется отметить личные данные уполномоченных лиц, а также сделать ссылки на документы, предоставляющие сотрудникам соответствующие права (например, на доверенности).

Компаниям, которые регулярно сталкиваются с необходимостью составления рассматриваемых документов, следует разработать собственный бланк. Данный шаблон потребуется закрепить в локальном нормативе предприятия, после чего бланк акта будет считаться регламентированным и допустимым.

Даже в случае, когда акт визирован обеими сторонами, это не означает, что покупатель утрачивает право на выставление претензий поставщику в случае обнаружения дефектов. Это связано с наличием различного брака, который нередко может быть выявлен только в процессе эксплуатации. В таких условиях, поставщик должен будет компенсировать партнеру затраты на ремонт, либо самостоятельно отремонтировать поломку (или возместить убытки). Скрытые дефекты не могут стать ответственностью покупателя путем подписания акта приема-передачи.

Скачать бланк акт приема-передачи

Какие документы могут заменять акт?

Так, подписанный акт передачи свидетельствует о следующих положениях:

  • стороны соглашения пришли к договоренности относительно передачи продукции от поставщика получателю;
  • участники сделки полностью реализовали свои обязанности относительно конкретной поставки, не нарушая при этом прав другой стороны;
  • акт – это алгоритм досудебного регулирования возможных трудностей, так как в документе фиксируется качество и количество передаваемых ТМЦ.

Фактически, бумага, которая может оформляться вместо акта, должна включать в себя аналогичную информацию. Подобные функции может реализовывать товарная накладная, в которой содержатся сведения относительно контрагентов, передаваемых ценностей, а также о датах, когда продукция была передана.

То есть, вместо акта также уместно использование товарной накладной. Тем не менее, существуют ситуации, когда требуется именно акт, например, когда необходимо отразить претензии покупателя, либо их отсутствие. Помимо отмеченного, практически всегда используется акт, если отгружается дорогое оборудование.

Заключение

Таким образом, акт приема-передачи необходимый первичный документ, свидетельствующий о корректности, качественности и цельности передаваемых товаров. Обеим сторонам сделки требуется грамотно оформлять свою часть документа во избежание дальнейших претензий со стороны деловых партнеров.

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

ФОРМА АКТА ВОЗВРАТА ДОКУМЕНТОВ

Акт приема-передачи документов пачки N _______,

не подлежащих централизованной обработке

Отправитель: _____________________________________________________
                         (наименование отправителя)
Получатель: ______________________________________________________
                    (название и номер ИФНС - получателя)
Дата передачи документов: __________________________
                           (дата формирования акта)
Всего документов: __________________
Всего листов:     __________________
-----------------------------T-----------------------------------¬
¦Регистрационный номер листа ¦          Причина изъятия          ¦
+----------------------------+-----------------------------------+
¦                            ¦                                   ¦
+----------------------------+-----------------------------------+
¦                            ¦                                   ¦
+----------------------------+-----------------------------------+
¦                            ¦                                   ¦
+----------------------------+-----------------------------------+
¦                            ¦                                   ¦
+----------------------------+-----------------------------------+
¦                            ¦                                   ¦
L----------------------------+------------------------------------
Отправитель ______________ ___________________
               (Ф.И.О.)         (подпись)
Получатель ______________ ____________________
               (Ф.И.О.)         (подпись)

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.


Adblock
detector