Акт списания бланк строгой отчетности аттестат

Бланки строгой отчетности - это документы, специального учета, которые изготавливаются в типографии или в электронном виде при помощи особых средств

Бланки строгой отчетности — это документы, специального учета, которые изготавливаются в типографии или в электронном виде при помощи особых средств криптозащиты. На каждом бланке проставляется номер регистрации и устанавливается определенный срок хранения. Бюджетная организация может утвердить перечень бланков, относящихся к строгой отчетности.

Все бланки регистрируются в книге учета БСО. Списание использованных (испорченных) бланков оформляется актом о списании бланков строгой отчетности (форма 0504816). Списание бланков производится в установленные сроки. По результатам проведенной инвентаризации формируется ведомость расхождений, на основании которой и составляется данный акт о списании бланков.

Акт можно заполнить от руки либо сформировать автоматизированным способом. При оформлении формы указывается название учреждения, коды ИНН и ОКПО, ответственное лицо. Вписывается правовой документ о создании комиссии и перечисляются все ее члены (с расшифровкой ФИО и должности). Указывается период, за который производится списание.

Далее заполняется таблица:

  • номер бланка;
  • серия БСО;
  • причина списания;
  • дата уничтожения бланков.

В конце формы ставятся подписи председателя и членов комиссии, дата составления документа.

После списания испорченные бланки хранятся в делах в течение установленного срока (согласно законодательных актов). Заполненный акт передается в бухгалтерию для выполнения операций по учету выбытия БСО. Ответственность за хранение бланков, а также своевременное и достоверное их списание возлагается на руководителя и ответственных лиц. 

В. Р. Захарьин
, эксперт по бюджетному учету и налогообложению, к. э. н.

Оформление и выдача

Согласно пункту 338 Инструкции № 157н, аналитика по счету ведется в книге по учету бланков строгой отчетности (ф. 0504045 приложения 5 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н). Кроме того, пунктом 6 Порядка также предусмотрено ведение книги для учета и записи выданных аттестатов.

Отметим следующий важный момент: факт заполнения бланков не является основанием для их списания, поэтому они продолжают учитываться на забалансовом счете до момента их выдачи. Вручение аттестатов выпускникам проводится не позднее десяти дней после даты издания приказа об окончании ими образовательного учреждения.

Забрать аттестат может родитель при предъявлении паспорта и иное лицо при наличии у него доверенности и документов, удостоверяющих личность. Подписи в получении аттестатов проставляются в книге для их учета.

Списание

В силу пункта 35 Порядка бланки аттестатов, испорченные при заполнении, списываются и уничтожаются по решению комиссии под председательством руководителя учреждения. При этом составляется акт в двух экземплярах с указанием их количества. Номера испорченных титулов аттестатов вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к первому экземпляру, представляемому в уполномоченный орган исполнительной власти.

Отметим: бланки, оставшиеся после выдачи документов выпускникам, возвращаются по месту их получения в сроки, установленные уполномоченным органом исполнительной власти (п. 34 Порядка). В этом случае также оформляется их списание. Если по каким-то причинам аттестат не получен в год окончания учебы, то он хранится в учреждении до востребования. Поэтому на счете по состоянию на конец отчетного года могут быть остатки, что приводит к необходимости ведения дополнительного регистра аналитического учета, чтобы заполненные аттестаты могли учитываться обособленно от пустых бланков, которые будут приобретены в следующем году.

Новый порядок учета

С 1 сентября 2013 года будет действовать основная часть положений Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273‑ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», и самостоятельность образовательных учреждений значительно расширится.

В настоящее время Минобразования России подготовлен проект приказа, в котором отсутствует норма о централизованном обеспечении бланками. Поэтому если учреждениям предоставят право самостоятельно приобретать аттестаты, то возникнет необходимость отражать на балансе расходы по этой операции, одновременно учитывая за балансом поступление, выдачу и списание бланков.

Важно запомнить

Аттестаты необходимы для основной деятельности образовательного учреждения, поэтому расходы на их приобретение учитываются по коду вида финансового обеспечения «4».

Как правильно уничтожать испорченный бланк аттестата? Какова последовательность действий, какие распорядительные документы необходимы?

Ответ

По общему правилу, испорченные аттестаты списывают на основании акта о списании бланков строгой отчетности.

Выбытие бланков строгой отчетности в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта о списании, по стоимости, по которой бланки строгой отчетности были ранее приняты к учету ( Инструкции по применению единого плана счетов для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н).

Приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» содержит форму акта о списании бланков строгой отчетности ().

Исходя из анализа регионального законодательства, как правило, списание и уничтожение испорченных при заполнении бланков аттестатов осуществляется по решению комиссии, создаваемой образовательной организацией под председательством ее руководителя. Помимо этого, списание и уничтожение бланков документов об образовании и бланков других документов оформляются отдельными актами.

Можно использовать способ уничтожения бланков аттестатов об образовании, который был закреплен ранее действовавшим приказом Минобрнауки России. Акты составлялись в двух экземплярах, в них указывались количество (числом и прописью) и номера уничтожаемых бланков аттестатов и приложений. Номера испорченных титулов аттестатов вырезались и наклеивались на отдельный лист бумаги, который прилагался к первому экземпляру акта. Первый экземпляр акта с приложением представлялся в уполномоченный орган исполнительной власти, второй экземпляр оставался в образовательной организации.

Актуально сейчас:

Порядок учета и списания бланков аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и приложений к ним

и медалей «За особые успехи в учении».
1.Порядок учета и списания бланков аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и приложений к ним.

При поступлении.

Требования:

1.Бланки аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и приложения к ним, поступившие в учреждение, принимаются материально ответственным лицом. Приемка производится в день поступления бланков документов. При приемке проверяется соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.). Операция по поступлению БСО отражается в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по наименованиям, сериям и номерам.

Листы в книге должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем, а также скреплены печатью учреждения.

Допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а так же подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

2.Возврат не использованных и испорченных БСО отражается в книге учета бланков строгой отчетности (ф.0504045).

3.В бухгалтерском учете операции по учету БСО отражаются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке: один бланк, один рубль.

При выбытии.

Требования:

Согласно п. 337 Инструкции N 157н:

Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в учреждении производятся на основании первичного оправдательного документа — Акта приема-передачи. (Приложение № 2) Все операции по выбытию БСО отражаются в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по наименованиям, сериям и номерам.

Выбытие БСО в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятия решения об их списании (уничтожении)
производится на основании Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) в условной оценке: один бланк, один рубль.

В акте должен быть приведен состав комиссии по списанию, указаны дата и номер документа, которым данная комиссия была назначена, прописан период, за который производится списание. Списываемые БСО перечисляются с проставлением их номеров, серии и объяснением причин списания. Акт должен быть подписан членами комиссии и утвержден руководителем образовательного учреждения.

При списании БСО, оформленных соответствующим образом и выданных учащимся по завершении процесса образования о получении ими определенного уровня образования, при выдаче дубликата и порчи БСО, учитываются данные специальных книг регистрации выданных документов об образовании. Книга регистрации выданных документов об образовании ведется в соответствии с требованиями Приказа Министерства образования и науки РФ № 115 от 14.02.2014. К Акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) (Приложение №3) прикладывается выписка из Книги регистрации выданных документов об образовании, заверенная подписью руководителя учреждения и скрепленная печатью.

(Приложение № 5)

При уничтожении.

Требования:

В случае уничтожения испорченных либо устаревших БСО составляются Акты о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) отдельно на списание бланков о среднем общем образовании и основном общем образовании.

Уничтожение испорченных БСО следует производить в присутствии назначенной приказом руководителя комиссией путем:

Вырезания номера и приклеивания данного номера к Акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816);

При этом Акты о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) будут являться одновременно и актами на уничтожение бланков строгой отчетности.

Отчетность образовательных учреждений.

По окончании выдачи БСО образовательное учреждение представляет в Централизованную бухгалтерию Отчет об израсходовании бланков документов об образовании (Приложение№ 4) и Акт на списание бланков строгой отчетности (ф.0504816) с приложением заверенной руководителем выписки из Книги регистрации выданных документов об образовании (Приложение № 5).

На основании предоставленных документов сотрудник Централизованной бухгалтерии проводит сверку данных бухгалтерского учета с Книгой учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) о чем делается соответствующая запись.

Требования, предъявляемые к хранению бланков строгой отчетности.

Бланки строгой отчетности хранятся в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним, — в специально выделенном и оборудованном помещении, в сейфе или в металлическом шкафу с надежным внутренним или навесным замком, обеспечивающим их сохранность.

Приказом руководителя устанавливается перечень лиц, ответственных за получение, хранение и выдачу бланков строгой отчетности.

С работниками учреждения, которые отвечают за прием, учет, выдачу и хранение бланков, должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.
Контроль над сохранностью бланков строгой отчетности.

Основными методами контроля за сохранностью бланков строгой отчетности является проведение инвентаризации и внутренние контрольные мероприятия.

Проверку фактического наличия бланков строгой отчетности следует производить в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

При этом осуществляются подсчет фактического наличия бланков строгой отчетности и сверка их остатков с данными книги учета бланков строгой отчетности (ф.0504045) и бухгалтерского учета.

В ходе проведения инвентаризации необходимо также проверить и порядок ведения книги учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045): полноту ее заполнения, соответствие данных первичным документам и наличие остатков неиспользованных и испорченных бланков.

2.Порядок учета и списания медалей «За особые успехи в учении»



Бухгалтерский Учет медалей осуществляется на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» в условной оценке один предмет один рубль.

Медаль вручается одновременно с выдачей аттестата об образовании с отличием. При выдаче медалей делается соответствующая запись в книге регистрации выданных медалей (п.3 Порядка выдачи медали «За особые успехи в учении» утв. Приказом Минобрнауки России от 23 июня 2014 г.№ 685).

По окончании выдачи медалей образовательное учреждение представляет в Централизованную бухгалтерию выписку из Книги регистрации выданных документов об образовании в части выданных аттестатов с отличием. (Приложение № 5)
Нормативные документы:

Приказ Минобрнауки России от 14 февраля 2014 г. N 115 «Об утверждении порядка заполнения, учета и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов»;

Приказ Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению»;

Приказ Минобрнауки России от 23 июня 2014 г.№ 685 «Об утверждении порядка выдачи медали «За особые успехи в учении».

Скорректирован порядок заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании, квалификации и их дубликатов. Так, если изменилась фамилия, имя или отчество выпускника, при выдаче дубликата старый диплом нужно изъять. О том, как соотнести эти новшества с бухучетом, читайте в статье.

Приход

В конце учебного года образовательные учреждения самостоятельно покупают необходимые бланки. Оприходуйте их по документам поставщиков (изготовителей). Расходы оплатите по КВР 244. В учете отразите затраты по подстатье 226 КОСГУ. Бланки дипломов и аттестатов обычно относят к бланкам строгой отчетности. Напомню, что перечень таких бланков учреждение разрабатывает самостоятельно и утверждает в рамках учетной политики. А сами бланки строгой отчетности учитывают на забалансовом счете 03 в условной оценке один бланк – 1 руб. либо по стоимости приобретения.

Изменения в порядок учета дипломов и аттестатов внесены приказом Минобрнауки России от 31 марта 2016 г. № 352 .

Пример №1

Общеобразовательная школа заключила договор на поставку бланков аттестатов.

Количество аттестатов об основном общем образовании – 60 штук, из них пять с отличием. А аттестатов о среднем общем образовании – 30 штук, в том числе два с отличием. Общая сумма по договору – 9 тыс. руб.

На основании документов поставщика в учете записано:

ДЕБЕТ 4 109 60 226 КРЕДИТ 4 302 26 730

– начислена задолженность по договору на поставку аттестатов;

– учтены аттестаты на забалансовом счете в условной оценке один бланк – 1 руб.

Кассир как материально ответственное лицо оприходовал бланки в кассу учреждения.

В книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) для разных видов аттестатов предназначены разные страницы. Ниже вы увидите, как бухгалтер отразил поступление обычных аттестатов об основном общем образовании, указав их номера и серии:

Хранение и выбытие

Бланки строгой отчетности хранят либо в специальной кладовой в металлических ящиках, либо в несгораемых сейфах под замком.

Передачу бланков должностному лицу, которое будет их заполнять и выдавать документы об образовании выпускникам, оформите как внутреннее перемещение.

Пример №2

Заместитель директора получил бланки для оформления аттестатов об основном общем образовании.

53 аттестата выдали из кассы учреждения по требованию-накладной.

Бухгалтер оформил проводки:

– учтены аттестаты за заместителем директора по учебной работе;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 62

– отражена выдача аттестатов из кассы.

Когда придет время заполнить бланки и выдать документы выпускникам, отразите выбытие по ранее принятой стоимости. Сделайте это на основании акта о списании (ф. 0504816). По нему же спишите испорченные бланки.

Пример №3.

В учреждении оформили и выдали выпускникам 51 аттестат об основном общем образовании.

Заполняя документы, завуч испортил один бланк. Еще один бланк остался невостребованным. Завуч вернул его в кассу учреждения.

Бухгалтер указал в учете:

– выданы выпускникам оформленные аттестаты. Основание – акт о списании по форме 0504816(см. образец на стр. 28)*;

– списан испорченный аттестат*;

* Материально ответственное лицо – завуч.

– отражен возврат невостребованного бланка аттестата в кассу (материально ответственное лицо – кассир).

Последнюю операцию он отразил в книге учета бланков:

Скорректирован порядок заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании, квалификации и их дубликатов. Рассмотрим, как теперь ведется учет дипломов и аттестатов на примерах.

Учет дипломов и аттестатов: приход

В конце учебного года образовательные учреждения самостоятельно покупают необходимые бланки. Оприходуйте их по документам поставщиков (изготовителей). Расходы оплатите по КВР 244. В учете отразите затраты по подстатье 226 КОСГУ. Бланки дипломов и аттестатов обычно относят к бланкам строгой отчетности. Напомню, что перечень таких бланков учреждение разрабатывает самостоятельно и утверждает в рамках учетной политики. А сами бланки строгой отчетности учитывают на забалансовом счете 03 в условной оценке один бланк — 1 руб. либо по стоимости приобретения.

Пример 1:

Общеобразовательная школа заключила договор на поставку бланков аттестатов.

Количество аттестатов об основном общем образовании — 60 штук, из них пять с отличием. А аттестатов о среднем общем образовании — 30 штук, в том числе два с отличием. Общая сумма по договору — 9 тыс. руб.

На основании документов поставщика в учете записано:

ДЕБЕТ 4 109 60 226
КРЕДИТ 4 302 26 730

9000 руб.
— начислена задолженность по договору на поставку аттестатов;

ДЕБЕТ 03

90 руб.
— учтены аттестаты на забалансовом счете в условной оценке один бланк — 1 руб.

Кассир как материально ответственное лицо оприходовал бланки в кассу учреждения.

В книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) для разных видов аттестатов предназначены разные страницы. Ниже вы увидите, как бухгалтер отразил поступление обычных аттестатов об основном общем образовании, указав их номера и серии:

Учет дипломов и аттестатов, хранение и выбытие

Бланки строгой отчетности хранят либо в специальной кладовой в металлических ящиках, либо в несгораемых сейфах под замком.

Передачу бланков должностному лицу, которое будет их заполнять и выдавать документы об образовании выпускникам, оформите как внутреннее перемещение.

Пример 2:

Заместитель директора получил бланки для оформления аттестатов об основном общем образовании.

53 аттестата выдали из кассы учреждения по требованию-накладной.

Бухгалтер оформил проводки:

ДЕБЕТ 03

53 руб.
— учтены аттестаты за заместителем директора по учебной работе;

КРЕДИТ 03

53 руб.
— отражена выдача аттестатов из кассы.

Когда придет время заполнить бланки и выдать документы выпускникам, отразите выбытие по ранее принятой стоимости. Сделайте это на основании акта о списании (ф. 0504816). По нему же спишите испорченные бланки.

Пример 3:

В учреждении оформили и выдали выпускникам 51 аттестат об основном общем образовании.

Заполняя документы, завуч испортил один бланк. Еще один бланк остался невостребованным. Завуч вернул его в кассу учреждения.

Бухгалтер указал в учете:

КРЕДИТ 03

52 руб.
— выданы выпускникам оформленные аттестаты. Основание — акт о списании по форме 0504816 (см. образец)*;

КРЕДИТ 03

1 руб.
— списан испорченный аттестат*;

* Материально ответственное лицо — завуч.

ДЕБЕТ 03

1 руб.
— отражен возврат невостребованного бланка аттестата в кассу (материально ответственное лицо — кассир).

Последнюю операцию он отразил в книге учета бланков:

Образец. Акт о списании дипломов и аттестатов

Акт списания бланков строгой отчетности, образец и бланк которого доступны для скачивания чуть ниже, является важным для многих организаций документом. Он подтверждает факт уничтожения БСО.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта списания бланков строгой отчетности .xlsСкачать образец акта списания бланков строгой отчетности .xls

Бланк строгой отчетности – это бумага, которая подтверждает факт получения денежных средств от граждан. Оплата поступает юридическому лицу или ИП за предоставленные услуги. Оформлять операции между юридическими лицами БСО категорически запрещается.

Законодательная база

Списание бланков строгой отчетности в законе регулируется Постановлением Правительства №359 от 6 мая 2008 года. Именно в нем описаны все нюансы процедуры. Также рекомендации по работе с БСО описывается в Приказе Минфина №52Н от 30 марта 2015 года. Это два основных документа, и ими следует руководствоваться при возникновении вопросов по теме.

Правила предписывают хранить акты подобного рода 5 лет (а точнее, их корешки). Даже если при заполнении БСО была допущена ошибка, его нельзя сразу же уничтожать. Как только документ был заполнен, он автоматически должен храниться до момента списания.

Обязательна ли именно такая форма

Муниципальные и государственные учреждения для этих целей с успехом используют форму 0504816 по ОКУД. Для них она утверждена законодательно и зафиксирована в качестве единственно возможной. С коммерческими же организациями процедура может быть мягче. Компания вправе сама разработать и закрепить за собой право использовать тот или иной бланк для заполнения акта списания бланков строгой отчетности. Но для этого нужно вносить его в учетную политику, разрабатывать приказ.

Таким образом, перспективу самостоятельного формирования рассматривают редко. Чаще всего скачивается обычный и принимаемый «на ура» проверяющими органами бланк формы 0504816. Он закрепился в деловых кругах. Кроме того, он удобен и имеет графы для размещения всех необходимых данных.

Важные условия

В приводимой документации помарки и исправления недопустимы.

Еще один значительный нюанс: для заполнения акта нужно отдельным приказом созывать комиссию.

Последняя выбирает из своих членов председателя. Именно эти люди будут нести ответственность в случае, если ситуация с бланками строгой отчетности выйдет из-под контроля. Они расписываются в документе в знак подтверждения факта окончательного списания БСО.

Элементы документа

Акт списания бланков строгой отчетности устроен достаточно просто. В начале его располагается:

  • Ссылка на законодательный акт, который предписывает его использование. Она содержится только в тех формах, которые не формируются организациями самостоятельно. Малейшее расхождение с типовой формой – и организация не имеет права публиковать ссылку на закон правом верхнем углу.
  • Виза руководителя учреждения. Она включает в себя: подпись, расшифровку подписи, должность начальника, печать организации (при наличии таковой).
  • Наименование документа с присвоенным ему номером. Именно этот номер вместе с датой подписания акта являются его опознавательным знаком при занесении в последующие регистрационные документы.
  • Мини-таблица с кодами. Там расположены: код по ОКУД (он уже проставлен в прилагаемом бланке), дата подписания акта, код по ОКПО.
  • Название организации. При необходимости – наименование структурного подразделения. Этот пункт особенно актуален при списании бланков строгой отчетности при проведении инвентаризации в рамках одного их подразделении компании.
  • ФИО материально ответственного лица, его должность.
  • Бухгалтерская информация: кредит и дебет счета, по которому проводится акт. Эта информация заполняется уже после поступления акта списания бланков строгой отчетности в бухгалтерию.
  • Перечисление состава комиссии. Оно включает ФИО председателя (отдельно) и членов комиссии с указанием должностей.

Акт списания бланков строгой отчетности

Продолжается документ ссылкой на приказ, сформировавший перечисленную комиссию по уничтожению БСО. Ниже обязательно должен быть обозначен период, в который произойдет списание документов.

Основная часть акта списания бланков строгой отчетности – это таблица с перечислением пригодных к уничтожению документов. Удобство таблицы в обилии данных, которые в нее могут быть помещены. Хотя приведенная в бланке таблица предполагает указание в каждой из строк:

  • Номера и серии бланка, подлежащего списанию.
  • Причины списания.
  • Даты уничтожения документа.

Продолжительность таблицы определяется только конкретными условиями, в частности, количеством БСО, трудностью принятия решения об их списании и пр.

Заключительная часть документа, которая может располагаться как на той же странице, так и на значительном расстоянии от начала (смотря по объему прикрепляемой таблицы), – это подписи комиссии во главе с председателем. Каждая подпись требует расшифровки. Также здесь указываются должности всех, кто ставит свои «автографы».

При каких условиях БСО подлежат уничтожению

Организация имеет право уничтожить любой из бланков строгой отчетности, только если у него истек пятилетний срок хранения. В дополнение к этому в организации не должна проводиться инвентаризация.

Согласно существующему законодательству, списание бланков строгой отчетности возможно только в случае, если инвентаризация проводилась более месяца назад. Однако именно факт проведения инвентаризации на практике служит отправной точкой для списания корешков бланков строгой отчетности, срок которых вышел.

Если бланк испорчен

Испорченный бланк вопреки распространенному убеждению не подлежит уничтожению сразу же. По закону он хранится так же, как и корешки действующих БСО, 5 лет. Он тоже регистрируется в книгах учета организации. Это нужно для соблюдения хронологического порядка, создания и поддержания системы в документообороте бланков строгой отчетности.

Таким образом, это действие закреплено законодательством не просто так. Любой произвольно взятый бланк строгой отчетности из регистрационных документов не старше 5 лет должен быть доступен для изучения.

За заполнение акта списания бланков строгой отчетности отвечает руководитель организации. Однако в большинстве случаев он перепоручает эти обязанности своим работникам. Это может быть кадровик, бухгалтер или любой другой сотрудник. Главное, чтобы этот функционал значился в трудовом договоре сотрудника.

В 2021 году материал не актуален в связи с завершением перехода на онлайн-ККТ. Кто и как должен применять БСО в 2021 году, читайте в это статье.

Какие правовые акты регулируют процедуру списания бланков строгой отчетности?

Основной источник права, регулирующий процедуру списания БСО, — постановление Правительства от 06.05.2008 № 359. Его юрисдикция распространяется на все российские организации. Работа с БСО в государственных и муниципальных учреждениях должна осуществляться в соответствии с приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Но и для тех и для других организаций предполагается оформление актов о списании бланков строгой отчетности.

Посмотреть, можно ли вам воспользоваться БСО или нужно применять кассовый аппарат, можно в статьях:

  • «Бланк строгой отчетности вместо кассового чека (нюансы)»;
  • «Нужен ли кассовый аппарат при УСН в 2019-2020 годах?»;
  • «Применение онлайн-кассы для ЕНВД (нюансы)».

Можно отметить, что в постановлении № 359, как и в других источниках права федерального уровня, не содержится положений, регулирующих то, какой должна быть структура соответствующих актов. В свою очередь приказ Минфина № 52н предписывает государственным и муниципальным структурам задействовать акт на списание бланков строгой отчетности конкретной формы, соответствующей номеру 0504816 по ОКУД.

Российские организации, не имеющие отношения к бюджетной системе РФ, при решении задач по списанию бланков БСО предпочитают:

  • формировать акты, о которых идет речь, определяя их структуру самостоятельно (поскольку это не запрещено законодательством);
  • пользоваться формой, которая обязательна для государственных и бюджетных учреждений в силу положений приказа № 52н.

Вне зависимости от методики формирования акта уничтожения БСО организация при проведении соответствующей процедуры должна следовать ряду положений постановления № 359. Рассмотрим их подробнее.

Порядок уничтожения бланков строгой отчетности в соответствии с постановлением № 359

В соответствии с п. 19 постановления № 359 организации обязаны хранить копии БСО или корешки бланков (отрывные части БСО, которые поставщик услуг оставляет у себя) в систематизированном виде в течение 5 лет и более. По прошествии отмеченного срока, а также после истечения месяца с момента проведения последней инвентаризации копии БСО или корешки бланков подлежат уничтожению. Основанием для данной процедуры должен выступать, как мы уже отметили выше, акт, составляемый комиссией, которая формируется руководителем фирмы либо ИП. Аналогичный порядок установлен и для уничтожения некомплектных либо испорченных БСО.

Нужно ли сразу списывать испорченные бланки строгой отчетности?

В соответствии с п. 10 постановления № 359 БСО должны заполняться четко, разборчиво. В бланках не должно быть каких-либо исправлений. В случае если они будут присутствовать в документе либо БСО будет заполнен неправильно, бланк должен быть перечеркнут и изъят из дальнейшего документооборота. Однако уничтожать его нельзя, вопреки распространенной точке зрения.

Испорченный БСО нужно приложить к соответствующей книге учета (которая может составляться по форме, соответствующей номеру 0504045 по ОКУД). По истечении 5 лет хранения испорченные бланки подлежат уничтожению в порядке, предусмотренном постановлением № 359.

Как мы отметили выше, многие российские организации, хотя это и не требуется по закону, предпочитают составлять акты уничтожения БСО на основе формы 0504816 по ОКУД. Скачать для акта на списание бланков строгой отчетности образец можно на нашем сайте.

Акт о списании бланков строгой отчетности - образец

Скачать акт уничтожения БСО

Алгоритм составления акта списания бланков строгой отчетности по форме 0504816

В правом верхнем углу формы должно присутствовать слово «Утверждаю», строчкой ниже посередине пишем: «Руководитель учреждения», напротив оставляем место для подписи и ее расшифровки.

На следующей строке должна проставляться дата утверждения документа. Эти данные расположены справа.

Строчкой ниже, посередине страницы, должно присутствовать словосочетание «АКТ о списании бланков строгой отчетности», напротив него — место для проставления номера соответствующего документа.

Строчкой ниже, также посередине, следует проставить дату составления акта, ниже вписать слово «Учреждение», справа от него оставить пространство для указания названия организации. Строчкой ниже — вписать словосочетание «Материально-ответственное лицо», справа — место для указания его должности, фамилии и инициалов.

Справа относительно указанных выше двух строк можно вставить табличку из 5 строк. В первой — вписать слово КОДЫ, во второй — указать код формы, используемой в качестве основы, по ОКУД — 0504816. В следующих строчках может быть зафиксирована дата, а также ОКПО организации.

Коды ОКПО часто используются также во многих других отчетных документах, например в форме 2 бухгалтерского баланса, о заполнении которой можно узнать из статьи «Заполнение формы 2 бухгалтерского баланса (образец)».

Строчкой ниже нужно вставить 2 табличные ячейки, расположенные на некотором расстоянии друг от друга. В первой будет фиксироваться дебет счета, во второй — кредит (ячейки должны быть подписаны соответствующим образом).

На следующей строчке нужно вписать словосочетание «Комиссия в составе» и справа оставить место для указания должностей, фамилий и инициалов сотрудников организации, входящих в данную комиссию.

Строчкой ниже можно вписать словосочетание «Назначенная приказом от», справа обозначить место для указания даты и номера соответствующего приказа, после этого вписать словосочетание «составил (-а) настоящий акт о том, что за период с», справа — обозначить место для указания начала периода, затем вписать предлог «по» и оставить место для указания окончания периода. Ниже следует вставить словосочетание «подлежат списанию».

Важнейшая часть акта — таблица

На следующей строке нужно расположить таблицу, состоящую из 4 столбцов. Первые 2 строчки в столбцах 3 и 4 следует объединить. Первые 2 столбца на уровне строчки 1 также нужно объединить.

В первые два объединенных столбца, расположенных на уровне строчки 1, следует вписать словосочетание «Бланк строгой отчетности». В столбце 1 на уровне строчки 2 пишем слово «Номер», во 2-м — «Серия». В столбце 3 на уровне объединенных строчек 1 и 2 следует вписать словосочетание «Причина списания». В строчке 1 столбца 4 должно быть словосочетание «Дата уничтожения (сжигания)». Столбцы 1, 2, 3 и 4 на уровне строчки 3 таблицы заполняем цифрами 1, 2, 3 и 4 соответственно.

В таблице нужно создать необходимое количество ячеек, расположенных ниже строчки 3. Во всей таблице текст должен быть ориентирован по центру.

На следующей строчке документа после таблицы следует вписать словосочетание «Председатель комиссии», справа от него зафиксировать место для должности, подписи, а также расшифровки.

Строчкой ниже нужно вписать «Члены комиссии», а справа оставить место для указания должности каждого члена, подписи и ее расшифровки. Необходимо скопировать участок формы, расположенный справа от словосочетания «Члены комиссии», несколько раз на строчках ниже в зависимости от количества членов комиссии.

На самой последней строчке формы следует обозначить место для указания даты составления документа — можно в левой части страницы.

Негосударственные организации, составляющие акты уничтожения бланков строгой отчетности самостоятельно, вправе отклоняться от рассмотренного нами варианта. Однако общий алгоритм составления этого документа должен соответствовать рассмотренному нами образцу.

Итоги

Процедура списания бланков строгой отчетности не представляет сложности, но нужно помнить, что форма акта, на основании которого предполагается списывать БСО, должна быть утверждена в учетной политике организации или ИП. Исключением являются организации государственного сектора. Для них обязательна форма, установленная приказом Минфина России № 52н.

ПРИКАЗ Министра обороны РФ от 28-03-2008 139 О ФОРМАХ ДОКУМЕНТОВ ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ… Актуально в 2018 году

Акт применяется для списания бланков строгой отчетности:

а) подлежащих брошюрованию в книжки (квитанции, денежные и другие аттестаты, билеты и абонементы, воинские перевозочные документы, другие), с оформлением акта после ревизии финансово-экономической и хозяйственной деятельности воинской части. Уничтожение корешков бланков строгой отчетности по истечении установленных сроков их хранения (не менее 5 лет) осуществляется с оформлением акта, в котором вместо слов «подлежат списанию» указывается «подлежат уничтожению». В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки строгой отчетности;

б) подлежащих выдаче непосредственно их получателям (дипломы, бланки удостоверений, трудовых книжек и вкладышей в них, талонов технического осмотра, государственных жилищных сертификатов, другие), с оформлением акта по мере необходимости на основании документов, подтверждающих передачу бланков их получателям. Списание с бюджетного учета и уничтожение испорченных при заполнении или в иных случаях бланков строгой отчетности осуществляется комиссией воинской части в установленном порядке с оформлением акта.


Adblock
detector