Акт списания неиспользованных бланк

Организации и предприниматели, оказывающие услуги населению, вправе вместо чеков ккт выдавать заказчикам бланки строгой отчетности бсо. как правильно работать с

Организации и предприниматели, оказывающие услуги населению, вправе вместо чеков ККТ выдавать заказчикам бланки строгой отчетности (БСО). Как правильно работать с такими бланками с момента их приобретения и до уничтожения, а также как отражать движение БСО в бухгалтерском и налоговом учете?

Форма бланка строгой отчетности зависит от вида услуг

Для того чтобы определить, какой бланк вам надо использовать, необходимо проверить, нет ли для вашего вида услуг действующей утвержденной формы. Если такая форма есть, то надо использовать именно ее, а если нет — вам придется разработать форму бланка самостоятельно (Пункты 3, 5, 7 Положения об осуществлении и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники). Напомним, что принадлежность вида деятельности к услугам населению определяется по Общероссийскому классификатору таких услуг (ОКУН).

Формы БСО, утвержденные «сверху»

Для отдельных видов услуг формы БСО могут быть разработаны и утверждены каким-либо федеральным органом власти (Пункты 5 — 7 Положения). Например, Минтранс вправе устанавливать формы авиабилета и иных документов, используемых при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, багажа, грузов (Пункт 4 ст. 105 Воздушного кодекса РФ; пп. 5.2.3 п. 5 Положения о Министерстве транспорта Российской Федерации).

Теперь о том, как использовать старые БСО, утвержденные еще до вступления в силу действующего сейчас Положения о наличных расчетах без ККТ
(Пункт 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359):

БСО, утвержденные Минфином в период действия старого Положения о наличных расчетах без ККТ (с 12.04.2005 по 20.05.2008), должны использовать все, кто оказывает виды услуг, для которых были разработаны эти бланки (Пункт 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359; п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники);

БСО, утвержденные до 12.04.2005, можно было применять только до 01.12.2008 (Пункт 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359). Хотя и сейчас еще встречаются организации, применяющие такие устаревшие формы БСО. Например, есть гостиницы, выдающие своим постояльцам при получении от них оплаты счета по форме N 3-Г (Приказ Минфина России от 13.12.1993 N 121). Однако Минфин разъясняет, что такая форма бланка в качестве документа строгой отчетности использоваться уже не может (Письма Минфина России от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400, от 19.01.2009 N 03-01-15/1-11).

Для справки

В настоящее время действуют следующие утвержденные Минфином БСО (Пункт 3 Положения):

— квитанция на получение страховой премии (взноса);

— квитанция на оплату услуг газификации и газоснабжения;

— туристская путевка;

— залоговый билет и сохранная квитанция;

— квитанция на оплату ветеринарных услуг.

В результате тех, кто продолжает пользоваться устаревшими БСО, налоговики штрафуют по ст. 14.5 КоАП РФ за неприменение ККТ. Однако при этом они упускают из виду то, что в старых бланках обычно есть все необходимые реквизиты. Поэтому в большинстве случаев суды штраф отменяют, объясняя, что единственное требование к бланку — наличие в нем обязательных реквизитов. Правда, есть и судебное решение в пользу налоговиков. Впрочем, признав, что правонарушение было, суд все же освободил исполнителя услуг от ответственности из-за малозначительности содеянного (Статья 2.9 КоАП РФ);

Старые БСО также можно использовать, если орган власти, наделенный правом утверждать формы БСО, пока еще их не разработал.

Формы БСО, разработанные самостоятельно

Если вы выяснили, что обязательной формы БСО для ваших услуг нет (а в большинстве случаев это именно так), то с мая 2008 г. у вас есть право самостоятельно разработать форму БСО (Информационное письмо Минфина России от 22.08.2008). Важно лишь включить в БСО все обязательные реквизиты, перечисленные в Положении (Пункт 3 Положения). То есть меньше, чем указано, реквизитов быть не может, а вот добавлять дополнительные реквизиты в БСО можно (Подпункт «к» п. 3 Положения). Однако особенно усердствовать с дополнительными реквизитами все же не стоит. Ведь даже если вы, заполнив все обязательные реквизиты, не заполните дополнительно введенный вами реквизит, то суд теоретически может приравнять это к невыдаче БСО и вас оштрафуют за неприменение ККТ (Статья 14.5 КоАП РФ).

Для справки

Обязательные реквизиты БСО
:

— наименование документа, его шестизначный номер и серия;

— наименование и организационно-правовая форма — для организации или Ф.И.О. — для предпринимателя;

— место нахождения постоянно действующего исполнительного органа организации, а если такового нет — иного органа или лица, которые имеют право действовать от имени организации;

— ИНН организации или предпринимателя, выдавших документ;

— вид и стоимость услуги;

— размер оплаты;

— даты расчета и составления документа;

— должность, Ф.И.О. лица, ответственного за совершение операции, его личная подпись, печать организации или предпринимателя.

Компоновка реквизитов в бланке также отдана на откуп исполнителям услуг.

Совет

Если для ваших услуг нет обязательной формы БСО, разработайте ее сами с соблюдением требований Положения и утвердите приказом по организации. За образец можно взять старую форму БСО, убрав оттуда ссылки на реквизиты нормативного документа, утвердившего форму бланка, и код ОКУД. Этим вы избавите себя от лишних судебных споров о правомерности использования старых форм БСО.

И еще одно общее для всех бланков требование: форма должна обеспечивать одновременное заполнение копии бланка либо иметь отрывную часть
(Пункт 8 Положения). Кроме случаев, когда:

(или) орган власти, разработавший бланк, установил и особый порядок его заполнения (Подпункт «а» п. 8 Положения);

(или) все реквизиты БСО заполнены типографским способом при его изготовлении (Подпункт «б» п. 8 Положения);

(или) все реквизиты БСО заполнены в электронном виде (Подпункт «в» п. 8 Положения).

А может ли приходный кассовый ордер (ПКО) (Унифицированная форма N КО-1) заменить БСО?

ПКО и квитанцию к нему можно использовать в качестве БСО, если они изготовлены в типографии и в них есть все реквизиты, обязательные для БСО. Так же считают и многие суды. Правда, наличие судебных споров показывает, что подобные действия одобрения у налоговых органов не вызывают. Есть и судебное решение не в пользу организации.

К тому же если приходные кассовые ордера у вас будут не просто первичными кассовыми документами, а еще и БСО, то оформлять, хранить и учитывать их придется так же, как и бланки строгой отчетности. Так что безопаснее все-таки самостоятельно разработать бланк и пользоваться именно им.

Как можно изготовить БСО

Бланки строгой отчетности надо изготавливать
(Пункт 4 Положения):

(или) типографским способом
;

(или) с использованием автоматизированных систем
.

В типографиях БСО печатались и раньше. Напомним только, что на типографском БСО должны быть дополнительно указаны сведения об изготовителе (сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер и год выполнения заказа, тираж) (Пункты 4, 9 Положения).

А что же такое автоматизированная система? Вообще-то давать разъяснения по этому вопросу — компетенция Минпромторга. Он же пока никаких разъяснений не выпускал.

Положением установлены лишь требования к автоматизированной системе, согласно которым она должна (Пункт 11 Положения):

Иметь защиту от несанкционированного доступа;

Идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком не менее 5 лет;

Сохранять уникальный номер и серию бланка.

При этом контролирующие органы считают, что обычный компьютер для изготовления БСО не подходит. Причина — он не обеспечивает защиту, фиксацию и хранение сведений о бланке. По мнению Минфина и налоговых органов, автоматизированная система должна отвечать требованиям, предъявляемым к кассовой технике.

Так что по-прежнему этот вопрос остается открытым.

Покупаем, храним и уничтожаем БСО

Сначала вам нужно выбрать ответственного за БСО работника
. С таким работником необходимо заключить договор о полной материальной ответственности (Статья 244 ТК РФ; п. 14 Положения). Он будет получать БСО, учитывать их в специальной книге, отвечать за их сохранность, заполнять их сам или выдавать тем работникам, которые получают в оплату услуг наличные деньги. Принимать купленные бланки ответственный работник должен в присутствии созданной по приказу руководителя комиссии, сверяя количество бланков, серии и номера с данными в накладной типографии. По результатам приемки комиссия оформляет акт приема бланков в произвольной форме, и ответственный работник фиксирует их приход в книге учета БСО (Пункты 13, 15 Положения). А передавая бланки работнику, который будет непосредственно рассчитываться с клиентами, ответственный за бланки указывает в книге учета БСО расход и остаток бланков.

Внимание! Испорченный бланк нельзя просто выбросить. Его нужно перечеркнуть и приложить к книге учета бланков (Пункт 10 Положения).

Сразу скажем, что если вы выдали БСО сразу после оказания услуги и выручка попала в кассовую книгу за этот день, то только за отсутствие книги учета БСО и актов об их приеме и уничтожении к административной ответственности вас привлечь никто не сможет (Статьи 14.5, 15.1 КоАП РФ). А поскольку акты и книга учета БСО — это не первичные документы и не учетные регистры, оштрафовать вас по ст. 120 НК РФ у налоговых органов тоже не получится.

Однако не стоит по этой причине отказываться от составления книги и акта об уничтожении БСО. Ведь в их оформлении в первую очередь заинтересована сама организация. Вам же нужно контролировать количество бланков, которые находятся у работников. А услуга — это не товар, и инвентаризацией мало что можно выявить. Тогда как по книге учета БСО сразу видно, что вы, например, передали работнику, принимающему от заказчиков деньги за услуги, 100 бланков, а вернулись к вам только 80. Значит, работнику придется объяснить, куда он дел остальные 20 бланков. По нашему мнению, чем действительно можно пренебречь, так это актом приема бланков — для приемки БСО вполне достаточно книги учета и накладной на бланки, выписанной типографией.

Унифицированной формы книги учета БСО
нет, поэтому ее можно разработать самостоятельно, а можно взять форму из Указаний ГМЭК (Приложение N 6 к Указаниям по применению, изготовлению, хранению, учету документов строгой отчетности) или воспользоваться формой книги, утвержденной Минфином для бюджетников (Приказ Минфина России от 23.09.2005 N 123н). Ее листы нужно пронумеровать, прошнуровать, проставить подписи руководителя и главного бухгалтера и скрепить печатью организации (Пункт 13 Положения).

К порядку хранения БСО
сложных требований нет — достаточно, если вы будете хранить бланки в сейфе, который в конце каждого рабочего дня надо опечатывать (Пункт 16 Положения). Кроме того, инвентаризацию бланков необходимо проводить одновременно с инвентаризацией наличных в кассе (Пункт 17 Положения; п. п. 3.39, 3.40, 3.41 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Копии и корешки использованных и испорченных бланков, упакованные в опечатанные мешки, надо хранить не меньше 5 лет со дня окончания года, в котором они были использованы. Когда закончится этот срок и пройдет месяц со дня последней инвентаризации БСО, их можно будет уничтожить, создав комиссию и составив акт об уничтожении бланков (Пункт 19 Положения). Форму такого акта вы можете разработать самостоятельно или взять форму акта, разработанную для бюджетников (Приложение N 2 к Инструкции по бюджетному учету).

Предупреди работника

Заполнение не всех реквизитов БСО приравнивается к его невыдаче, что приведет к наложению штрафа за неприменение ККТ (Статья 14.5 КоАП РФ):

— на организацию — от 30 000 до 40 000 руб.;

— на работника, в чьи должностные обязанности входит выдача БСО, — от 1500 до 2000 руб.

Учитываем БСО

В бухгалтерском учете БСО отражают на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке
(План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций). Проще оценить БСО в сумме фактических затрат на их изготовление.

Раньше ГМЭК рекомендовала купленные БСО сначала учитывать на счете 10 «Материалы» по их фактической стоимости и по мере использования списывать на затратные счета (Указания по применению, изготовлению, хранению, учету документов строгой отчетности). Однако это, во-первых, усложняло учет. А во-вторых, вообще противоречило назначению счета 10, поскольку никакой ценности БСО сами по себе не имеют, и поэтому вряд ли их можно назвать материально-производственными запасами. По этим причинам счет 10 для учета БСО использовать неправильно. Обычно стоимость бланков сразу при их оприходовании включают в затраты проводкой: дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (или 44 «Расходы на продажу») и кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В налоговом учете расходы на приобретение БСО
у организаций, применяющих общий режим налогообложения, будут уменьшать налогооблагаемую прибыль в составе прочих расходов (Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). А НДС по ним можно смело принимать к вычету, если есть счет-фактура типографии (Пункт 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

А организации-упрощенцы могут учесть затраты на БСО в составе либо материальных (Подпункт 6 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), либо канцелярских расходов (Подпункт 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Пример

. Учет бланков строгой отчетности

Условие

ООО «Артель» ремонтирует обувь по заказам физических лиц (бытовые услуги населению).

01.08.2010 бухгалтер-кассир В.Л. Орионова получила из типографии (по накладной от 01.08.2010 N 509) 1000 квитанций (БСО), по которым общество принимает наличную выручку.

Стоимость услуг типографии — 1062 руб. (в том числе НДС 162 руб.). Серия бланков ЛХ, номера — 000001 по 001000.

На следующий день, 02.08.2010, 70 бланков переданы обувщику А.В. Меркурьеву, оказывающему услуги по ремонту обуви и принимающему оплату от заказчиков. Право обувщика получать бланки строгой отчетности в бухгалтерии предусмотрено приказом руководителя ООО от 11.01.2010 N 5. 02.08.2010 обувщик сдал пять копий квитанций на оплату услуг по ремонту обуви. Помимо этого, две квитанции обувщик испортил и также сдал их в бухгалтерию.

Решение

Для забалансового счета 006 организация открыла субсчета: 006-1 «Бланки квитанций в бухгалтерии», 006-2 «Бланки квитанций у исполнителя». Забалансовый учет БСО ведется в сумме фактических затрат. Стоимость 1 бланка — 0,9 руб.

((1062 руб. — 162 руб.) / 1000 шт.).

Прием бланков из типографии и их выдачу обувщику В.Л. Орионова отразила в книге учета БСО. Также к книге она приложила испорченные бланки.

Книга учета бланков квитанций на оказание услуг по ремонту на 2010 год

От кого
получено
и кому
отпущено

Основание
(наименование,
номер и дата
документа)

количество

серия
и номер
бланка

количество

серия
и номер
бланка

подпись
лица,
получившего
бланки

количество

серия
и номер
бланка

Типография

Товарная
накладная
от 01.08.2010
N 509

ЛХ
000001
— ЛХ
001000

ЛХ
000001
— ЛХ
001000

А.В.
Меркурьев

Приказ
руководителя
от 11.01.2010
N 5

ЛХ
000001
— ЛХ
000070

Меркурьев

ЛХ
000071
— ЛХ
001000

Давайте посмотрим, какие записи нужно сделать бухгалтеру ООО «Артель», чтобы отразить операции в бухгалтерском учете.

В день приобретения квитанций (01.08.2010)

Отражены затраты на
приобретение квитанций
(1062 руб. — 162 руб.)

26
«Общехозяйственные
расходы»

60 «Расчеты
с поставщиками
и подрядчиками»

Отражен НДС
по квитанциям

19 «Налог
на добавленную
стоимость
по приобретенным
ценностям»

60 «Расчеты
с поставщиками
и подрядчиками»

НДС по квитанциям
принят к вычету

19 «Налог
на добавленную
стоимость
по приобретенным
ценностям»

Квитанции в условной
оценке приняты
к забалансовому учету
(0,9 руб. x 1000 шт.)

006-1 «Бланки
квитанций
в бухгалтерии»

В день выдачи квитанций обувщику (02.08.2010)

Обувщику выданы
квитанции
(0,9 руб. x 70 шт.)

006-1 «Бланки
квитанций
в бухгалтерии»

006-2 «Бланки
квитанций
у исполнителя»

Обувщик отчитался
по использованным
и испорченным
квитанциям
((5 шт. + 2 шт.) x
0,9 руб.)

006-2 «Бланки
квитанций
у исполнителя»

Не забывайте, что даже если вы применяете ЕНВД по бытовым услугам населению и не используете при этом ККТ, то вам необходимо применять БСО (Пункты 2, 2.1 ст. 2 Закона о ККТ). Иначе налоговики могут вас оштрафовать так же, как за неприменение кассового аппарата (Статья 14.5 КоАП РФ).

Списание бланков строгой отчетности производится с соблюдением норм постановления от 6 мая 2008 года под регистрационным № 359. Нормативный акт регулирует процедуру снятия с учета и последующего уничтожения унифицированных бланков, относящихся к категории документов строгого учета. Для этих форм документации предусмотрена необходимость систематизации сведений в Книге учета БСО. Приказ Минфина от 30 марта 2015 г. № 52н вводит понятие Акта на списание БСО и приводит обязательную для бюджетных учреждений форму документа.

Как списать бланки строгой отчетности, когда и при каких условиях?

Формы строгой отчетности должны заполняться ответственными лицами разборчивым почерком и без помарок. Описка или ошибка в одном символе приводят к тому, что бланк будет испорчен. Дальнейшее использование его невозможно. В этом случае необходимо по диагонали перечеркнуть испорченный лист и изъять его.

Испорченный бланк строгой отчетности нельзя сразу уничтожать. Предварительно он должен быть списан. После окончания обязательного 5-летнего срока хранения документации строгой отчетности их разрешается ликвидировать. Хранение должно быть организовано в систематизированном порядке в опечатанных мешках.

Помочь в систематизации сведений о БСО может Книга учета бланков строгой отчетности. Она подлежит хранению на протяжении минимального5-летнего периода с момента, когда в ней была сделана последняя запись. К книге прикладываются корешки использованных ранее бланков, испорченные и устаревшие экземпляры документации. Как списать испорченный бланк строгой отчетности – для этого подходит алгоритм действий по списанию использованных документов.

Процедура по снятию с учета использованных, устаревших и испорченных бланков строгой отчетности предполагает прохождение нескольких этапов:

  1. Как списать БСО – сначала требуется издать приказ о проведении инвентаризации таких бланков, формируется комиссия (в ее составе должно быть не менее 3 человек из числа сотрудников компании).
  2. Проведение инвентаризационных мероприятий с составлением по их результатам инвентаризационной описи ИНВ-16. Данные, полученные в итоге инвентаризации по каждому виду бланков, сверяются со сведениями в Книге учета БСО. Они должны быть идентичными. При выявленном несоответствии заполняются сличительные ведомости. Ответственный работник дает пояснения касательно причин появления недостачи или излишков БСО. Назначается служебное расследование для идентификации виновных лиц, на которых в результате может быть наложено взыскание.
  3. Списание испорченных бланков строгой отчетности осуществляет специальная комиссия, ее состав утверждается приказом руководителя. По истечении месячного срока после окончания инвентаризации копии БСО и корешки, испорченные документы уничтожаются.

Как списать бланки строгой отчетности – устаревшие и испорченные, использованные формы документов списываются в бухгалтерском учете двумя проводками:

  • Д20 (26) – К10;
  • – К006.

Уничтожать бланки можно вручную (процедура осуществляется силами комиссии по списанию) или с применением специальной техники (шредеров). Не запрещено обращаться за помощью в ликвидации БСО к сторонним организациям на возмездной основе.

Акт на списание бланков строгой отчетности – образец

Все предприятия при списании бланков строгой отчетности должны составлять Акт списания. Для бюджетных учреждений его форма унифицирована и утверждена приказом № 52н. Частные предприятия могут разрабатывать свой образец документа или воспользоваться рекомендованной законодательством формой.

Акт списания бланков строгой отчетности должен содержать обязательные сведения о:

  • названии предприятия с приведенными его реквизитами;
  • материально ответственном человеке;
  • составе комиссии и приказе, утвердившего его;
  • списке БСО, подлежащих списанию и уничтожению;
  • дате изготовления формуляра.

Каждый такой акт подписывается участниками процедуры. Акт списания БСО – образец представлен формой 0504816. В табличную часть документа обязательно надо вписывать серии и номера списываемых бланков. Информация, заносимая в него, утверждается руководителем организации.

Бланком строгой отчетности называют первичный документ
, который подтверждает произведение оплаты денежных средств. Воспользоваться БСО могут не все категории налогоплательщиков. Формуляр строгой отчетности выдается приобретателю услуги или какой-либо продукции.

На производствах юридических и физических лиц БСО заменяет товарный чек, талон или квитанцию об оплате. Такой вид документации может иметь применение только при оказании услуг
или продаже продукции
населению. При ведении наличного расчета между руководителями предприятий в сфере предпринимательской деятельности форма строгого учета категорически
не может быть использована.

Основы законодательства

Основным объектом для учета бланков являются услуги, указанные в классификаторе услуг для организаций и предприятий (ОК002-93)
. Начиная с января 2017 года, был введен новый классификатор видов для ведения экономической деятельности под редакцией первого классификатора.

В связи с таким введением ОК002-93 потерял юридическое действие. Законодательный документ, который регулирует учет БСО на сегодняшний день – это Правительственное Постановление №359 от 06.05.2008 г.

В связи с изменениями в законодательной базе в 2018 году формы строго учета будут переведены в электронный вид
. Бланки, которые используются в данный момент, утратят юридическую силу, а следовательно, прекратят соответствовать нормам и требованиям законодательства. После 01.07.2018 г. предприниматель обязан перевести БСО в электронный вид с установкой специального программного обеспечения для проводок операций с потребителями и налоговыми органами.

Нюансы и реквизиты для заполнения

На основе Положения каждый БСО обязан содержать установленный перечень реквизитов:

  • наименование БСО, где указывается номер и серия;
  • форма собственности (для юридических – наименование предприятия, для индивидуального предпринимателя – ФИО);
  • юридический и фактический адрес предприятия;
  • идентификационный номер налогоплательщика организации или предпринимателя;
  • разновидность оказываемых услуг;
  • стоимость услуги в целом (цифрой и прописью);
  • дата предоставления услуги, т.е. фактическая дата заполнения бланка и, соответственно, прием денежных средств;
  • личные данные лица, которое осуществило операцию принятия денежных средств (ФИО, должность).

До изменения Положения в формах СО ставилась печать предприятия, которая отображала название и коды, но при законодательном установлении №82-ФЗ такая функция отменилась
. Разработкой с правом подписи ФСО занимается сотрудник предприятия, который назначен письменным приказом, утвержденным руководителем.

Форма считается недействительной, если произведены исправления стоимости услуги или ее вида. При выполнении такого исправления документ перечеркивается и подлежит утилизации в порядке, предусмотренном законом.

Печать можно произвести в типографии
и самостоятельно
. Если печать производится самостоятельно, лист должен быть распечатан при помощи базы данных, созданной в ПК. Регистрация такого бланка в налоговой службе не обязательна.

При создании документа в стандартных программах Windows и распечатке его на стационарном принтере лист не подлежит применению (недействителен)
. Бланк БСО замещает кассовый чек, поэтому необходимо соблюдение нормативной дисциплины.

Порядок регистрации документации
при изготовлении бланков в типографии:

  1. Определение и назначение лица, ответственного за учет, хранение, получение и реализацию БСО.
  2. Распечатанные типовые листы предприятия принимаются на реализацию подотчетным лицом при комиссии. Факт передачи письменно фиксируется и подтверждается актом приемки бланков.

Порядок такой сложной процедуры необходимо соблюдать по причине того, что БСО – важный документ строгой отчетности организации. При проведении проверки налоговой службой количество формуляров должно соответствовать количеству прошедших печать, а также сумма выручки должна соответствовать сумме, вписанной в отрывные корешки.

Непосредственный учет ведется в книге регистрации (типовой пример можно использовать по форме 448 ОКУД). Данные, которые должна содержать книга:

  1. Количество поступивших из типографии (дата, название бланка, количество отпечатанных штук, серия и номер начального и конечного бланков).
  2. Формуляры, поступившие в использование ответственного лица (должность и подпись ОЛ).
  3. Остаток форм по каждому из наименований (серия, номер при проведении инвентаризации).

Инвентаризация документов проводится с подсчетом наличных денежных средств в кассе предприятия. Результат такого подсчета отражается в форме ИНВ-16.

При печати листов самостоятельно, специальная автоматизированная система проводит учет и подсчет бланков, требуемые сведения отражаются в памяти системы, поэтому книга регистрации на таких производствах не ведется.

Способы учета бланков налоговыми службами, а также проведение операций при принятии и списании напрямую зависят от дальнейшего применения БСО
. В данном случае учет ведется, если бланки используются собственником либо в качестве перепродажи.

Большинство организаций и лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью, используют формуляры для расчета с клиентами. При проведении расчетных операций стоимость типографических бланков указывается в счете 20
(ОС) или счете 44
(расходы продаж).

При самостоятельном изготовлении счета, в которых отражаются стоимость документа, остаются неизменными. Может учитываться только амортизация основных средств и материалы для изготовления.

Существует необходимость отразить калькуляцию формуляров на забалансовом счете 006
, так как подотчет условной оценки стоимости должен показывать баланс компании. Также для устранения дополнительных вопросов следует вести аналитический учет, который касается видов и мест хранения бланков.

При осуществлении налогового контроля стоимость формуляров включается в текущие расходы
.

В процессе приобретения бланков компания может и не определиться с тем, как формы будут реализовываться. В таком случае приход лучше отражать на счете 10
(Материалы). Далее следует проведение нескольких бухгалтерских проводок для осуществления реализации. При налоговом отображении следует списать в расходы организации на момент продажи.

Типовые проводки и корреспонденция

Основой корреспонденции БСО являются:

  • счет 006
    , в нем отражаются бланк, который находится на хранении, который выдается сотрудникам организации, путевки от Соцстраха, талоны на приобретение ГСМ;
  • Дт
    – оприходование бланков;
  • Кт
    – списание с забалансового счета.

Приобретение БСО отражается на счетах:

  • Дт 10 Кт 60
    (поступление бланков);
  • Дт 20 Кт 10
    (переданы на реализацию).

Получение и выдача

Бланки БСО должны учитываться при прохождении всех этапов движения в организации
. При проведении операций по выдаче и поступлению обязательно составляются соответствующие акты.

Первый составляется на этапе приема бланков из типографии, акт должен быть заверен ответственными лицами: главный бухгалтер, кладовщик, представитель от типографии. После происходит выдача ответственному лицу (кассиру), который непосредственно проводит .

Следующий акт составляется при получении формуляров со склада (хранилища) с подписями передававшего и принявшего. Все акты должны содержать информацию о количестве и предоставлять сведения о серии и номере.

Инвентаризация и списание

Для проведения инвентаризации по всем правилам, установленным на законодательном уровне, следует придерживаться последовательности заполнения таких актов:

  1. Опись основных средств ().
  2. Опись товарно-материальных ценностей (ИНВ-3).
  3. Опись товарно-материальных ценностей, принятых на хранение (ИНВ-5).
  4. Опись материалов (ИНВ-8а).
  5. Опись ЦБ и БСО (ИНВ-16).

Проводя такую операцию в компании, руководитель назначает председателя и членов инвентаризационной комиссии письменно предоставленным приказом по предприятию
. Далее следует взять письменную расписку с ответственного лица о том, что вверенное ему имущество находится в сохранности и для проведения инвентаризационной описи готово.

Проверка проводится с помощью сводки аналитических данных в присутствии комиссии, которая далее подписывается под данными сверки. Излишек или недостача БСО отражается в акте сверки, излишек следует оприходовать по установленным правилам, а недостачу списать. С лица, которое отвечает за сохранность, требуется пояснительная записка.

Для списания форм СО по каким-либо причинам следует документально определить их стоимость
, также установить виновное лицо
, которое будет возмещать ущерб предприятию. Все данные о пропаже, порче или краже отображаются в описи инвентаризационной комиссии.

Хранение и уничтожение

После истечения срока необходимого хранения документ подлежит утилизации
. В течение 5 лет
на предприятии должны храниться корешки экземпляров на выдачу услуг или продукции согласно нормам и правилам. Они должны сохраняться в качественно упакованном и распределенном по годам виде.

Количественный отсчет периода начинается с последнего рабочего дня отчетного года. Акт утилизации составляется в произвольной форме, но обязательно содержит уточненные данные о карт-бланшах, кто и когда учитывал бланки, а также способ их ликвидации. Способ утилизации предприятие определяет самостоятельно, в зависимости от количества данного материала.

Положение о хранении форм строгой отчетности регламентирует субъекты хозяйственной деятельности к качественной сохранности первичных документов
. Первым сохранным обозначением является нанесение логотипа и номеров формуляров на документ при печати
. Для защиты бланка передача его между юридическими лицами запрещается. Для того чтобы хранение происходило на законодательном уровне, руководителю следует подробно ознакомиться с инструкцией о порядке разработки и хранении БСО.

На отдельном предприятии каждый руководитель единолично
устанавливает порядок хранения и перечень необходимых документов для хранения. В обязательном порядке БСО хранятся в специально оборудованных архивах, сейфах либо железных шкафах. Ключи от таких помещений хранятся у ответственных лиц, на которых возложена эта функция по приказу руководителя. Ответственность за сохранность бланков непосредственно несет ответственный, а за тем — руководитель предприятия.

Особенности учета БСО в 1С представлены в данной инструкции.

Порядок хранения, учета и использования бланков первичных учетных документов субъектами предпринимательской деятельнос-ти регламентируется Положением о порядке использования бланков строгой отчетности.
К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных докумен-тов, имеющих идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Министерством финансов Республики Беларусь и согласованным с Министерством внутренних дел Республики Беларусь и Министерством юстиции Республики Беларусь. К таким документам относятся, в частности, бланки товарных, товарно-транспортных накладных, квитанции на прием и выдачу денег, приходные кассовые ордера, зарегистрированные в налоговой инспекции, и др.
Передача бланков строгой отчетности от одних юридических лиц или индивидуальных предпринимателей другим не допускается.
Порядок учета, хранения и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности (в частности, ТТН-1, ТН-2, приходные кассовые ордера), регламентируется Инструкцией о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности.
Поступившие бланки строгой отчетности приходуются материально-ответственным лицом. В случае расхождения фактического наличия с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности по установленной форме.
В акте отражается количество не оказавшихся в наличии книг с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности. Акт составляется в двух экземплярах: первый экземпляр направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия необходимых мер, второй — остается у юридического лица (индивидуального предпринимателя).
Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя).
Руководителем юридического лица по согласованию с главным бухгалтером (индивидуальным предпринимателем) утверждается перечень ответственных лиц, на которых возложено хранение и ведение учета бланков строгой отчетности.
Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности, которая должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером юридического лица (индивидуальным предпринимателем). Приходно-расходная книга ведется по установленной форме.
Бланки строгой отчетности выдаются с разрешения руководителя и главного бухгалтера юридического лица (индивидуального предпринимателя) под отчет материально-ответственным лицам по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности с указанием их серий и номеров. Приходно-расходные накладные ведутся по установленной форме.
При списании с материально-ответственных лиц использованных бланков строгой отчетности составляется акт на их списание установленной формы.
Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности вместе с составленным на них реестром должны сохраняться в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.
Уничтожение бланков строгой отчетности, по каким-либо причинам не подлежащих использованию, может производиться в вышеуказанный срок только по письменному разрешению руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя). Приказом руководителя назначается комиссия в составе представителей администрации, бухгалтерии (индивидуального предпринимателя), которая должна проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.
Индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность без использования наемного труда, проводят проверку наличия бланков первичных учетных документов без создания комиссии.
В присутствии комиссии бланки строгой отчетности, подлежащие уничтожению, упаковывают, опечатывают (пломбируют), о чем составляется акт с указанием серий и номеров бланков, и оставляют на хранение у того же юридического лица (индивидуального предпри-нимателя).
В трехдневный срок акт на списание представляется на утверждение руководителю юридического лица, обязанному утвердить его в течение пяти дней после получения (утверждается индивидуальным предпринимателем).
После утверждения акта на списание комиссией производится фактическое уничтожение бланков строгой отчетности, составляется акт на уничтожение, который в трехдневный срок утверждается руководителем юридического лица (индивидуальным предпринимателем).
Утвержденный акт списания бланков первичных учетных документов представляется в инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, которая передает сведения о бракованных, испорченных, утраченных, похищенных бланках первичных учетных документов в электронный банк данных для исключения из него номеров и серий указанных бланков в течение пяти дней со дня утверждения акта. Номера и серии бланков первичных учетных документов, исключенных из электронного банка данных, восстановлению не подлежат.
Списание уничтоженных бланков строгой отчетности производится на основании акта. Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения. По мере выдачи бланков строгой отчетности их стоимость списывается на себестоимость продукции (работ, услуг).
На каждое материально-ответственное лицо, работающее с бланками строгой отчетности, в бухгалтерии юридического лица (индивидуального предпринимателя) по установленной форме ведется карточка-справка выданных и использованных бланков строгой отчетности.
Инвентаризация неиспользованных бланков строгой отчетности в местах их хранения производится ежемесячно. Результаты инвентаризации отражаются в инвентаризационной форме № Инв-16.
В случае утраты (хищения) бланков строгой отчетности подотчетное лицо немедленно сообщает об этом руководителю юридического лица (индивидуальному предпринимателю). Назначенной приказом руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя) комиссией производится проверка и составляется акт установленной формы, в котором указываются обстоятельства утраты (хищения), количество недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю юридического лица (индивидуальному предпринимателю) для принятия соответствующего решения.

Акт о списании бланков строгой отчетности — документ, обязательный для использования организациями при осуществлении процедуры уничтожения БСО с прошедшим сроком хранения. Как его правильно составлять, вы узнаете из данной статьи.

Какие правовые акты регулируют процедуру списания бланков строгой отчетности?

Основной источник права, регулирующий процедуру списания БСО, — постановление Правительства от 06.05.2008 № 359. Его юрисдикция распространяется на все российские организации. Работа с БСО в государственных и муниципальных учреждениях должна осуществляться в соответствии с приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Но и для тех и для других организаций предполагается оформление актов о списании бланков строгой отчетности.

Посмотреть, можно ли вам воспользоваться БСО или нужно применять кассовый аппарат, можно в статьях:

  • «Бланк строгой отчетности вместо кассового чека (нюансы)» ;


  • «Нужен ли кассовый аппарат при УСН в 2019 году?»
    ;

Можно отметить, что в постановлении № 359, как и в других источниках права федерального уровня, не содержится положений, регулирующих то, какой должна быть структура соответствующих актов. В свою очередь приказ Минфина № 52н предписывает государственным и муниципальным структурам задействовать акт на списание бланков строгой отчетности конкретной формы, соответствующей номеру 0504816 по ОКУД.

Российские организации, не имеющие отношения к бюджетной системе РФ, при решении задач по списанию бланков БСО предпочитают:

  • формировать акты, о которых идет речь, определяя их структуру самостоятельно (поскольку это не запрещено законодательством);
  • пользоваться формой, которая обязательна для государственных и бюджетных учреждений в силу положений приказа № 52н.

Вне зависимости от методики формирования акта уничтожения БСО организация при проведении соответствующей процедуры должна следовать ряду положений постановления № 359. Рассмотрим их подробнее.

Порядок уничтожения бланков строгой отчетности в соответствии с постановлением № 359

В соответствии с п. 19 постановления № 359 организации обязаны хранить копии БСО или корешки бланков (отрывные части БСО, которые поставщик услуг оставляет у себя) в систематизированном виде в течение 5 лет и более. По прошествии отмеченного срока, а также после истечения месяца с момента проведения последней инвентаризации копии БСО или корешки бланков подлежат уничтожению. Основанием для данной процедуры должен выступать, как мы уже отметили выше, акт, составляемый комиссией, которая формируется руководителем фирмы либо ИП. Аналогичный порядок установлен и для уничтожения некомплектных либо испорченных БСО.

Нужно ли сразу списывать испорченные бланки строгой отчетности?

В соответствии с п. 10 постановления № 359 БСО должны заполняться четко, разборчиво. В бланках не должно быть каких-либо исправлений. В случае если они будут присутствовать в документе либо БСО будет заполнен неправильно, бланк должен быть перечеркнут и изъят из дальнейшего документооборота. Однако уничтожать его нельзя, вопреки распространенной точке зрения.

Испорченный БСО нужно приложить к соответствующей книге учета (которая может составляться по форме, соответствующей номеру 0504045 по ОКУД). По истечении 5 лет хранения испорченные бланки подлежат уничтожению в порядке, предусмотренном постановлением № 359.

Как мы отметили выше, многие российские организации, хотя это и не требуется по закону, предпочитают составлять акты уничтожения БСО на основе формы 0504816 по ОКУД. Скачать для акта на списание бланков строгой отчетности образец можно на нашем сайте.

Алгоритм составления акта списания бланков строгой отчетности по форме 0504816

В правом верхнем углу формы должно присутствовать слово «Утверждаю», строчкой ниже посередине пишем: «Руководитель учреждения», напротив оставляем место для подписи и ее расшифровки.

На следующей строке должна проставляться дата утверждения документа. Эти данные расположены справа.

Строчкой ниже, посередине страницы, должно присутствовать словосочетание «АКТ о списании бланков строгой отчетности», напротив него — место для проставления номера соответствующего документа.

Строчкой ниже, также посередине, следует проставить дату составления акта, ниже вписать слово «Учреждение», справа от него оставить пространство для указания названия организации. Строчкой ниже — вписать словосочетание «Материально-ответственное лицо», справа — место для указания его должности, фамилии и инициалов.

Справа относительно указанных выше двух строк можно вставить табличку из 5 строк. В первой — вписать слово КОДЫ, во второй — указать код формы, используемой в качестве основы, по ОКУД — 0504816. В следующих строчках может быть зафиксирована дата, а также ОКПО организации.

Коды ОКПО часто используются также во многих других отчетных документах, например в форме 2 бухгалтерского баланса, о заполнении которой можно узнать из статьи

«Заполнение формы 2 бухгалтерского баланса (образец)»

.

Строчкой ниже нужно вставить 2 табличные ячейки, расположенные на некотором расстоянии друг от друга. В первой будет фиксироваться дебет счета, во второй — кредит (ячейки должны быть подписаны соответствующим образом).

На следующей строчке нужно вписать словосочетание «Комиссия в составе» и справа оставить место для указания должностей, фамилий и инициалов сотрудников организации, входящих в данную комиссию.

Строчкой ниже можно вписать словосочетание «Назначенная приказом от», справа обозначить место для указания даты и номера соответствующего приказа, после этого вписать словосочетание «составил (-а) настоящий акт о том, что за период с», справа — обозначить место для указания начала периода, затем вписать предлог «по» и оставить место для указания окончания периода. Ниже следует вставить словосочетание «подлежат списанию».

Важнейшая часть акта — таблица

На следующей строке нужно расположить таблицу, состоящую из 4 столбцов. Первые 2 строчки в столбцах 3 и 4 следует объединить. Первые 2 столбца на уровне строчки 1 также нужно объединить.

В первые два объединенных столбца, расположенных на уровне строчки 1, следует вписать словосочетание «Бланк строгой отчетности». В столбце 1 на уровне строчки 2 пишем слово «Номер», во 2-м — «Серия». В столбце 3 на уровне объединенных строчек 1 и 2 следует вписать словосочетание «Причина списания». В строчке 1 столбца 4 должно быть словосочетание «Дата уничтожения (сжигания)». Столбцы 1, 2, 3 и 4 на уровне строчки 3 таблицы заполняем цифрами 1, 2, 3 и 4 соответственно.

В таблице нужно создать необходимое количество ячеек, расположенных ниже строчки 3. Во всей таблице текст должен быть ориентирован по центру.

На следующей строчке документа после таблицы следует вписать словосочетание «Председатель комиссии», справа от него зафиксировать место для должности, подписи, а также расшифровки.

Строчкой ниже нужно вписать «Члены комиссии», а справа оставить место для указания должности каждого члена, подписи и ее расшифровки. Необходимо скопировать участок формы, расположенный справа от словосочетания «Члены комиссии», несколько раз на строчках ниже в зависимости от количества членов комиссии.

На самой последней строчке формы следует обозначить место для указания даты составления документа — можно в левой части страницы.

Негосударственные организации, составляющие акты уничтожения бланков строгой отчетности самостоятельно, вправе отклоняться от рассмотренного нами варианта. Однако общий алгоритм составления этого документа должен соответствовать рассмотренному нами образцу.

Итоги

Процедура списания бланков строгой отчетности не представляет сложности, но нужно помнить, что форма акта, на основании которого предполагается списывать БСО, должна быть утверждена в учетной политике организации или ИП. Исключением являются организации государственного сектора. Для них обязательна форма, установленная приказом Минфина России № 52н.

Приложение № 14

к типовой учетной политике

ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ

БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

1. Общие положения

1.2. Основными задачами являются:

Формирование единого подхода к бухгалтерскому учету БСО;

Обеспечение объективности контроля оценки БСО, получение достоверной информации о состоянии бухгалтерского учета БСО.

Федеральным законом от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Федеральным законом от 22.05.2003г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»;

— «Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники», утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 06.05.2008г. № 359;

Приказа Министерства культуры Российской Федерации от 17.12.2008г. № 257 «Об утверждении бланков строгой отчетности» (зарегистрировано в Минюсте РФ 13.02.2009 № 13322);

Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 25.02.2000г. № 20н «Об утверждении бланков строгой отчетности»;

Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 01.07.2013г. № 65н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации»;

Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 15.12.2010г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению»;

Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010г. № 157н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению»;

Указания Центрального Банка Российской Федерации от 11.03.2014г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;

Приказа министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»;

1.4. К бланкам строгой отчетности относятся:

Квитанции (ф. 0504510);

Абонемент;

Транспортная карта.

1.5. Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

б) наименование и организационно-правовая форма юридического лица, его местонахождение;

в) идентификационный номер налогоплательщика, выдавшей документ;

г) вид услуги;

д) стоимость услуги в денежном выражении;

е) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ учреждение;

Бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем.

Проставление серии и номера на бланке документа, изготовленного типографским способом, осуществляется изготовителем бланков. Дублирование серии и номера на бланке документа не допускается.

При изготовлении бланков билетов на зрелищные мероприятия в типографии в виде билетных книжек, являющихся документами строгой отчетности. Каждая билетная книжка может, заготовленная на определенную дату и на определенное мероприятие, может иметь общий порядковый номер и серию.

Изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об изготовителе бланка документа.

Бланк документа должен заполняться четко и разборчиво, исправления не допускаются. Испорченный или неправильно заполненный бланк документа перечеркивается и прилагается к книге учета бланков за тот день, в котором они заполнялись.

1.6. Расчеты при использовании БСО осуществляются в следующем порядке:

При оплате услуг наличными денежными средствами уполномоченное лицо учреждения:

Заполняет бланк документа;

Получает от клиента денежные средства;

Называет сумму полученных денежных средств, и помещает их отдельно на виду у клиента;

Называет сумму сдачи, и выдает ее клиенту вместе с документом, при этом бумажные купюры и разменные монеты выдаются одновременно.

2. Приемка, хранение и порядок учета бланков строгой отчетности

2.1. Руководители учреждений создают условия, обеспечивающие сохранность бланков документов. Работникам, связанным с выдачей, хранением, использованием БСО и приемом выручки, руководителем учреждения должны быть созданы условия, обеспечивающие сохранность БСО.

С работником заключается договор о полной материальной ответственности по утвержденной форме (Постановление Министерства труда и социального развития от 31.12.2002г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»), на получение, хранение, учет и выдачу бланков документов, а также прием от населения наличных денежных средств согласно документам.

2.2. Бланки принимаются работником в присутствии комиссии, назначенной руководителем организации. Приемка производится в день поступления бланков. Комиссия проверяет соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составляет акт приемки бланков документов. Акт, утвержденный руководителем учреждения, является основанием для принятия бланков документов на учет указанным работником.

Бланки хранятся в металлических шкафах, сейфах и (или) допускается их хранение в специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих порчу и хищение бланков. По окончании рабочего дня места хранения бланков опечатываются или апломбируются.

2.3. Бланки строгой отчетности учитываются по фактической стоимости приобретения на счете

0 105 36 340 и одновременно на забалансовом счете 03.1 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке один рубль – один бланк.

Аналитический учет БСО ведется в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по видам, сериям и номерам, а также по местам их хранения с указанием получения (выдачи) БСО, их количества и стоимости, а также по материально-ответственным и подотчетным лицам. На основании данных по приходу и расходу БСО выводится остаток на конец периода. Книги должны быть прошнурованы и опечатаны печатью, а количество листов заверено руководителем учреждения.

2.3.Выдача со склада оформляется требованием-накладной (ф. 0315006), подписанным руководителем учреждения или уполномоченным лицом.

Требование-накладная выписывается в двух экземплярах, один служит основанием для списания материальных запасов, второй остается у лица, получившего БСО. Требование-накладную подписывают материально-ответственные лица, сдавшие и принимающие БСО, один экземпляр сдается в бухгалтерию для учета движения материальных запасов.

Материально-ответственные лица отчитываются за полученные и использованные БСО, корешками бланков строгой отчетности, неся ответственность за использование каждого полученного ими БСО.

Уполномоченные по реализации билетов и кассиры учреждений обязаны в срок, установленный приказом руководителя учреждения, сдать в кассу учреждения или перечислить на лицевой счет вырученные деньги за реализованные БСО.

2.4. Возврат нереализованных БСО оформляется накладной и отражается по цене реализации.

2.5. На основании данных о регистрации БСО, накладных на отпуск для реализации, накладных на возврат непроданных БСО по каждому виду услуг составляется сводный отчет по продаже БСО.

Сводный отчет о продаже БСО должен поступать в бухгалтерию учреждения для проверки и обработки не позднее следующего дня после проведения мероприятия. К этому отчету должны быть приложены корешки БСО использованного комплекта в сброшюрованном виде и накладными на непроданные БСО, погашенные специальным штампом с описью. Погашение БСО производится кассиром при составлении кассового отчета.

В отчете по проведенным операциям должны отражаться все обороты по полученным для реализации, проданным и возвращенным БСО. Остаток непроданных билетов, абонементов, показанных в отчете, должен соответствовать данным накладных по возврату билетов, абонементов.

3. Особенности заготовки БСО театрально-концертными учреждениями.

3.1. При заготовке билетов к продаже на концерты, представления, проводимые на площадках других учреждений, сохраняется порядок реализации билетов с типографским обозначением места, ряда, на билетах специальным штампом проставляется дата проведения представления, концерта. Его название и цена.

При заготовке билетов для выездных представлений билетные книжки, после регистрации в бухгалтерии, выдаются кассирам или уполномоченным без проставления в них даты, места, названия представления, концерта, времени его начала и цены. Эти обозначения проставляются кассиром (уполномоченным) в момент подготовки к реализации билетов.

3.2. При регистрации БСО на титульном листе каждого балетного комплекта (книжки) проставляется регистрационный номер, дата регистрации и подпись работника бухгалтерии. Проверившего и зарегистрировавшего комплект.

Лицо ответственное за реализацию билетов, абонементов, выдает зарегистрированные билеты, абонементы по накладным кассиру билетной кассы, нештатным уполномоченным для реализации.

3.3. Категорически запрещается расшивать билетные книжки и вырывать из них страницы. В случае порчи билетных книжек должен быть составлен акт о причинах порчи с указанием лица. Виновного в порче билетов. Эти книжки погашаются специальным штампом, сохраняются до уничтожения в установленном порядке и должны представляться при проверках.

Вырезка билетов для передачи их на реализацию производится без расшивки билетных книжек, с оставлением в книжках корешков.

3.4. Выданные для продажи, но нереализованные билеты должны возвращаться лицу, выдавшему их. В установленный руководством учреждения срок, но не позднее, чем за день до проведения первого, объявленного по данному билету, абонементу представления.

4. Контроль за сохранностью бланков строгой отчетности.

4.1. Инвентаризация БСО, находящихся в кассе учреждения, производится одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств.

Инвентаризация фактического наличия БСО производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

4.2. При осуществлении контроля за надлежащим использованием бланков документов проверяется наличие печати учреждения и подписи главного бухгалтера на обложках (наклеенных на книжках листах) использованных книжек с квитанциями (сброшюрованных бланков), а также наличие копий документов (корешков документов), отсутствие в них исправлений, соответствие сумм, указанных в копиях (корешках документов), суммам, отраженным в кассовой книге.

4.3. Кроме обязательных инвентаризаций БСО в соответствии с действующим законодательством, необходимо, в сроки установленные руководителем учреждения проводить внезапные контрольные проверки их наличия, правильности заполнения и использования.

В случаях выявленных расхождений или недостач БСО главный бухгалтер немедленно письменно докладывает руководителю учреждения для принятия мер.

5. Порядок списания и уничтожения бланков строгой отчетности.

5.1. Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающие суммы принятых наличных денежных средств, хранятся в систематизированном виде не менее 5 лет. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии документов (корешки) уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем учреждения. В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки документов.

5.2. Нереализованные БСО списываются и уничтожаются в соответствии с установленным для БСО порядке в сроки указанные в пункте 4.1.

5.3. После окончания установленного срока хранения, использованные БСО, их копии сдаются по акту о списании БСО (уничтожении) организациям по заготовке сырья или уничтожаются самостоятельно.

5.4. Списание реализованных, испорченных, а также нереализованных БСО производится по Акту о списании бланков строгой отчетности (ф.0504816). На его основании БСО уничтожаются и отражаются списанием с забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности».

В акте приводится состав комиссии по списанию, указываются дата и номер документа, которым комиссия была назначена, Кроме того, в акте указываются период, за который производится списание. Списываемые документы перечисляют с указанием их номеров, серии и причин списания. После списания БСО должны быть уничтожены. В акте указывают дату их уничтожения. Акт подписывают члены комиссии, и утверждает руководитель учреждения.

Списание бланков строгой отчетности производится с соблюдением норм постановления от 6 мая 2008 года под регистрационным № 359. Нормативный акт регулирует процедуру снятия с учета и последующего уничтожения унифицированных бланков, относящихся к категории документов строгого учета. Для этих форм документации предусмотрена необходимость систематизации сведений в Книге учета БСО. Приказ Минфина от 30 марта 2015 г. № 52н вводит понятие Акта на списание БСО и приводит обязательную для бюджетных учреждений форму документа.

Как списать бланки строгой отчетности, когда и при каких условиях?

Формы строгой отчетности должны заполняться ответственными лицами разборчивым почерком и без помарок. Описка или ошибка в одном символе приводят к тому, что бланк будет испорчен. Дальнейшее использование его невозможно. В этом случае необходимо по диагонали перечеркнуть испорченный лист и изъять его.

Испорченный бланк строгой отчетности нельзя сразу уничтожать. Предварительно он должен быть списан. После окончания обязательного 5-летнего срока хранения документации строгой отчетности их разрешается ликвидировать. Хранение должно быть организовано в систематизированном порядке в опечатанных мешках.

Помочь в систематизации сведений о БСО может Книга учета бланков строгой отчетности. Она подлежит хранению на протяжении минимального5-летнего периода с момента, когда в ней была сделана последняя запись. К книге прикладываются корешки использованных ранее бланков, испорченные и устаревшие экземпляры документации. Как списать испорченный бланк строгой отчетности – для этого подходит алгоритм действий по списанию использованных документов.

Процедура по снятию с учета использованных, устаревших и испорченных бланков строгой отчетности предполагает прохождение нескольких этапов:

  1. Как списать БСО – сначала требуется издать приказ о проведении инвентаризации таких бланков, формируется комиссия (в ее составе должно быть не менее 3 человек из числа сотрудников компании).
  2. Проведение инвентаризационных мероприятий с составлением по их результатам инвентаризационной описи ИНВ-16. Данные, полученные в итоге инвентаризации по каждому виду бланков, сверяются со сведениями в Книге учета БСО. Они должны быть идентичными. При выявленном несоответствии заполняются сличительные ведомости. Ответственный работник дает пояснения касательно причин появления недостачи или излишков БСО. Назначается служебное расследование для идентификации виновных лиц, на которых в результате может быть наложено взыскание.
  3. Списание испорченных бланков строгой отчетности осуществляет специальная комиссия, ее состав утверждается приказом руководителя. По истечении месячного срока после окончания инвентаризации копии БСО и корешки, испорченные документы уничтожаются.

Как списать бланки строгой отчетности – устаревшие и испорченные, использованные формы документов списываются в бухгалтерском учете двумя проводками:

  • Д20 (26) – К10;
  • – К006.

Уничтожать бланки можно вручную (процедура осуществляется силами комиссии по списанию) или с применением специальной техники (шредеров). Не запрещено обращаться за помощью в ликвидации БСО к сторонним организациям на возмездной основе.

Акт на списание бланков строгой отчетности – образец

Все предприятия при списании бланков строгой отчетности должны составлять Акт списания. Для бюджетных учреждений его форма унифицирована и утверждена приказом № 52н. Частные предприятия могут разрабатывать свой образец документа или воспользоваться рекомендованной законодательством формой.

Акт списания бланков строгой отчетности должен содержать обязательные сведения о:

  • названии предприятия с приведенными его реквизитами;
  • материально ответственном человеке;
  • составе комиссии и приказе, утвердившего его;
  • списке БСО, подлежащих списанию и уничтожению;
  • дате изготовления формуляра.

Каждый такой акт подписывается участниками процедуры. Акт списания БСО – образец представлен формой 0504816. В табличную часть документа обязательно надо вписывать серии и номера списываемых бланков. Информация, заносимая в него, утверждается руководителем организации.

Вряд ли существует бюджетная организация, не использующая в процессе деятельности БСО. К таковым причисляется обширный спектр документации.

Что представляют в 2019 году бланки строгой отчетности в бюджетном учреждении? При исполнении уставных задач бюджетные организации применяют немало различной документации.

Отдельные виды документации создаются исключительно на бланках строгой отчетности. Конкретного определения данному типу документов закон не дает.


Но можно определить их как формы с присутствием уникальных идентификационных номеров, которые подвергаются специальному учету. Что такое в 2019 году БСО для организаций бюджетной сферы?

Основные моменты

Для каждой отдельной отрасли создаются специальные нормативные акты, касающиеся учета документации строгой отчетности.

Если проанализировать информацию о БСО в общем, то можно определить главные правила относительно бюджетного учета таких бланков.

Во-первых, требуется назначение ответственного лица по учету БСО. Также требуется формирование специальной комиссии. Ее задачей является принятие, инвентаризация, выдача и списание бланков этого типа.

Обязательным требование считается и обеспечение условий для соблюдения всех законодательно установленных требований по вопросам безопасного хранения БСО.

И все же самым важным моментом является информированность о самом понятии БСО. Нужно знать, что это такое, когда и для чего можно их применять, как учитывать и как списывать.

Определения

Бланком строгой отчетности, или кратко – БСО, именуется документ, который подтверждает получение оплаты денежными средствами.

В определенных случаях он заменяет кассовый чек. Также под понятием БСО подразумевается полиграфическая продукция, защищенная от подделок.

В бюджетных организациях строго подотчетными бланками считаются , выдаваемые для приобретения материальных ценностей или продуктов питания.

Эти документы подлежат регистрации в специальном журнале учета. Выдаваться они могут лишь под роспись ответственного лица.

К БСО в бюджетной организации относятся и документы, содержащие цифровую идентификацию или буквенную серию, утвержденные нормативами и правовыми актами органов власти.

То есть любые документы, изготавливаемые в типографии по законодательно утвержденным образцам можно считать бланками строгой отчетности.

Порядок уничтожения

Списание бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении реализовывается на основании надлежащего акта. Акт для списания БСО готовится самим учреждением.

В документе указывается:

  • номер акта;
  • материально ответственный сотрудник;
  • название организации;
  • перечень членов комиссии с указанием должностей и Ф.И.О.;
  • номера бланков;
  • причины уничтожения;
  • даты списания.

Завершает акт указание количества бланков, подлежащих уничтожению (цифрами и прописью). Затем документ подписывают члены комиссии, подписи расшифровываются, и ставится дата.

БСО уничтожаются на основании составленного и заверенного акта. Уничтожение подразумевает материальную гибель бумаг без последующей возможности воссоздания. Можно пропустить списанные бланки через шредер либо сжечь.

Осуществление передачи

Все БСО, не прилагаемые к кассовым отчетам, передаются в бухгалтерию учреждения в сгруппированном виде вместе с предоставлением заборно-контрольных листов.

Сохраняться документы строгой отчетности, удостоверяющие прием наличных средств, должны в упакованном виде на протяжении пятнадцати дней с момента конечной инвентаризации и сверки товарного отчета.

Книги по учету БСО, товарные отчеты и прилагаемая документация строгой отчетности сохраняется в учреждении не меньше пяти лет.

После истечения периода сохранения БСО, подлежащие уничтожению, передаются по акту о списании организациям по заготовке вторсырья либо уничтожаются самостоятельным образом.

Обязательно к акту списания и передачи прикладывается документ об уничтожении БСО.

Проведение инвентаризации

Соответственно негласному правилу, списывать строго подотчетные бланки удобнее спустя месяц после проведения комплексной инвентаризации, которая предшествует созданию годового отчета.

При этом нужно инвентаризировать все имущество, относящееся к собственности организации. Такой порядок не является обязательным, но такой процесс существенно сберегает рабочее время.

В процессе комплексной инвентаризации применяются такие виды описей как инвентаризационная опись:

Инвентаризация БСО предполагает строгий порядок в действиях:

  1. Руководящим лицом создается приказ о проведении инвентаризации.
  2. С материально ответственных сотрудников берутся расписки о сохранности доверенного имущества и готовности его для обследования.
  3. Ревизует фактическое наличие, таковое сверяется со сведениями аналитического учета.
  4. Оприходуются избытки, списываются нехватки.
  5. С ответственного работника берутся нужные пояснения.

Производится инвентаризация при членах комиссии. Они должны по завершении проверки подписать сверку. При инвентаризации проверяется не только соответственность учетных показателей и реального количества.

Непременно проверяется верность оформления БСО – наличие непременных реквизитов, соответствие прописанных сумм записям , отсутствие поправлений, сохранность попорченных бланков.

Также проверяется при инвентаризации ведение количественного учета, правильность оформления Книг учета. Обязательной проверке подлежит процесс хранения БСО.

Инвентаризационная опись обычно готовится в двух экземплярах. Но если происходит смена ответственного сотрудника, то требуется составлять три экземпляра .

Один предназначен – для передающего БСО работника, другой – для принимающего, а третий – для бухгалтерии.

Спустя месяц по прошествии инвентаризационной сверки может быть собрана комиссия для уничтожения БСО.

Она проверит все просроченные, подпорченные и использованные бланки, определит их точное количество и подготовит акт для списывания и уничтожения ненужной уже документации.

При расчетах с клиентами-физическими лицами организации и ИП могут использовать бланки строгой отчетности. Эти документы подтверждают поступление денежных средств в качестве оплаты товаров и услуг. Чтобы зафиксировать их уничтожение по окончании срока хранения, оформляется акт о списании бланков строгой отчетности. Он имеет унифицированную форму 0504816 по ОКУД. Законом установлен порядок оформления этого документа. В конце статьи можно скачать форму для заполнения.

Правила работы с учетными бланками регулируются двумя основными документами: Приказом Минфина №52н от 30.03.15 г. и Постановлением Правительства РФ №359 от 6.09.08 г. Отрывные корешки листков хранятся в течение пяти лет. По истечении этого срока они списываются, что фиксируется соответствующим актом.

Форма 0504816 по ОКУД включает в себя:

  1. Указание на законодательный акт, регламентирующий ее использование.
  2. Сведения о руководителе организации: ФИО, должность, подпись с расшифровкой, печать (при наличии).
  3. Наименование акта.
  4. Порядковый номер.
  5. Поле для указания кодов по ОКУД и ОКПО и даты подписания.
  6. Наименование организации.
  7. Материально ответственное лицо: ФИО и занимаемая должность.
  8. Дебет и кредит счета.
  9. Участники комиссии. В отдельной строке указывается ФИО и должность председателя, далее данные остальных членов.
  10. Номер и дата издания приказа, на основании которого происходит списание БСО.
  11. Период списания.
  12. Таблица, содержащая информацию по уничтожаемым бумагам. В ней отражены номер и серия бланка, причина его списания и дата уничтожения.
  13. Подписи членов комиссии с расшифровкой.

Акт списания бланков строгой отчетности по образцу, описанному выше, включает информацию о заполненных и об испорченных документах. Если листок был заполнен некорректно, он хранится и уничтожается вместе с использованными.

Можно ли заменить форму 0504816

Унифицированная форма акта списания является обязательной для государственных и муниципальных организаций. В то же время частные предприятия вправе применять самостоятельно разработанный шаблон. Для этого нужно закрепить выбранную форму в учетной политике организации.

Даже если на предприятии принято решение использовать самостоятельно разработанный образец, порядок списания БСО остается неизменным. Уполномоченные сотрудники руководствуются вышеупомянутым Постановлением №359. Документооборот происходит по следующим правилам:

  • копии БСО или отрывные корешки хранятся на протяжении пяти лет;
  • по окончании 5-летнего периода и через месяц после проведения инвентаризации списанные листки уничтожаются;
  • утилизация документов выполняется на основании заполненной формы 0504816 акта о списании бланков строгой отчетности.

Напомним, что порядок хранения и уничтожения не отличается для использованных и испорченных или бракованных листков. Если при заполнении БСО была допущена ошибка, его перечеркивают и регистрируют в Книге учета.

Важно!
Уничтожение использованных документов производится на основании акта списания по истечении 5-летнего срока хранения и через месяц после инвентаризации.

Регистрация испорченных листков наравне с заполненными позволяет соблюдать хронологический порядок и вести упорядоченный документооборот. При систематизированном хранении любой бланк будет доступен для исследования на протяжении всего 5-летнего срока.

Правила заполнения акта

При заполнении акта списания бланков строгой отчетности по образцу следует вносить информацию аккуратным, разборчивым почерком. Также документ можно сформировать с помощью программного обеспечения. Исправления в полях не допускаются.

Порядок списания состоит из следующих этапов:

  • издание руководителем приказа о назначении комиссии;
  • заполнение акта, внесение данных по списанным бумагам;
  • выполнение учетных операций;
  • уничтожение списанных листков.

При заполнении акта присутствует комиссия. Ее состав определяется приказом руководителя. Один из участников действует в качестве председателя. В форме отведены поля для указания их должностей и постановки подписей. Ссылка на приказ о назначении членов комиссии приводится в самом акте.

Ответственность за правильное проведение списания возложена на руководителя организации. Эта работа может быть поручена и другим работникам, например, бухгалтеру или специалисту по кадрам. Важное условие — подобные обязательства должны быть зафиксированы в трудовом договоре с сотрудником.

После заполнения и подписания членами комиссии документ передается в бухгалтерию. В отделе ведется учет списанных квитанций.

Когда можно списывать БСО

Как уже упоминалось, испорченные бумаги списываются наравне с заполненными. Если при внесении данных была допущена ошибка, листок перечеркивается и отмечается в Книге учета.

Для списания бланков строгой отчетности должны соблюдаться два условия:

  1. Окончание 5-летнего срока хранения листка.
  2. Истечение месяца с даты последней инвентаризации.

Все израсходованные экземпляры хранятся на предприятии и могут быть проверены в течение всего 5-летнего периода. За документооборот на предприятии отвечает главным образом его руководитель. При необходимости обязанности по систематизации, хранению и списанию листков поручаются другим ответственным работникам.

Акт о списании бланков строгой отчетности — документ, обязательный для использования организациями при осуществлении процедуры уничтожения БСО с прошедшим сроком хранения. Как его правильно составлять, вы узнаете из данной статьи.

Какие правовые акты регулируют процедуру списания бланков строгой отчетности?

Основной источник права, регулирующий процедуру списания БСО, — постановление Правительства от 06.05.2008 № 359. Его юрисдикция распространяется на все российские организации. Работа с БСО в государственных и муниципальных учреждениях должна осуществляться в соответствии с приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Но и для тех и для других организаций предполагается оформление актов о списании бланков строгой отчетности.

Посмотреть, можно ли вам воспользоваться БСО или нужно применять кассовый аппарат, можно в статьях:

  • «Бланк строгой отчетности вместо кассового чека (нюансы)» ;


  • «Нужен ли кассовый аппарат при УСН в 2019 году?»
    ;

Можно отметить, что в постановлении № 359, как и в других источниках права федерального уровня, не содержится положений, регулирующих то, какой должна быть структура соответствующих актов. В свою очередь приказ Минфина № 52н предписывает государственным и муниципальным структурам задействовать акт на списание бланков строгой отчетности конкретной формы, соответствующей номеру 0504816 по ОКУД.

Российские организации, не имеющие отношения к бюджетной системе РФ, при решении задач по списанию бланков БСО предпочитают:

  • формировать акты, о которых идет речь, определяя их структуру самостоятельно (поскольку это не запрещено законодательством);
  • пользоваться формой, которая обязательна для государственных и бюджетных учреждений в силу положений приказа № 52н.

Вне зависимости от методики формирования акта уничтожения БСО организация при проведении соответствующей процедуры должна следовать ряду положений постановления № 359. Рассмотрим их подробнее.

Порядок уничтожения бланков строгой отчетности в соответствии с постановлением № 359

В соответствии с п. 19 постановления № 359 организации обязаны хранить копии БСО или корешки бланков (отрывные части БСО, которые поставщик услуг оставляет у себя) в систематизированном виде в течение 5 лет и более. По прошествии отмеченного срока, а также после истечения месяца с момента проведения последней инвентаризации копии БСО или корешки бланков подлежат уничтожению. Основанием для данной процедуры должен выступать, как мы уже отметили выше, акт, составляемый комиссией, которая формируется руководителем фирмы либо ИП. Аналогичный порядок установлен и для уничтожения некомплектных либо испорченных БСО.

Нужно ли сразу списывать испорченные бланки строгой отчетности?

В соответствии с п. 10 постановления № 359 БСО должны заполняться четко, разборчиво. В бланках не должно быть каких-либо исправлений. В случае если они будут присутствовать в документе либо БСО будет заполнен неправильно, бланк должен быть перечеркнут и изъят из дальнейшего документооборота. Однако уничтожать его нельзя, вопреки распространенной точке зрения.

Испорченный БСО нужно приложить к соответствующей книге учета (которая может составляться по форме, соответствующей номеру 0504045 по ОКУД). По истечении 5 лет хранения испорченные бланки подлежат уничтожению в порядке, предусмотренном постановлением № 359.

Как мы отметили выше, многие российские организации, хотя это и не требуется по закону, предпочитают составлять акты уничтожения БСО на основе формы 0504816 по ОКУД. Скачать для акта на списание бланков строгой отчетности образец можно на нашем сайте.

Алгоритм составления акта списания бланков строгой отчетности по форме 0504816

В правом верхнем углу формы должно присутствовать слово «Утверждаю», строчкой ниже посередине пишем: «Руководитель учреждения», напротив оставляем место для подписи и ее расшифровки.

На следующей строке должна проставляться дата утверждения документа. Эти данные расположены справа.

Строчкой ниже, посередине страницы, должно присутствовать словосочетание «АКТ о списании бланков строгой отчетности», напротив него — место для проставления номера соответствующего документа.

Строчкой ниже, также посередине, следует проставить дату составления акта, ниже вписать слово «Учреждение», справа от него оставить пространство для указания названия организации. Строчкой ниже — вписать словосочетание «Материально-ответственное лицо», справа — место для указания его должности, фамилии и инициалов.

Справа относительно указанных выше двух строк можно вставить табличку из 5 строк. В первой — вписать слово КОДЫ, во второй — указать код формы, используемой в качестве основы, по ОКУД — 0504816. В следующих строчках может быть зафиксирована дата, а также ОКПО организации.

Коды ОКПО часто используются также во многих других отчетных документах, например в форме 2 бухгалтерского баланса, о заполнении которой можно узнать из статьи

«Заполнение формы 2 бухгалтерского баланса (образец)»

.

Строчкой ниже нужно вставить 2 табличные ячейки, расположенные на некотором расстоянии друг от друга. В первой будет фиксироваться дебет счета, во второй — кредит (ячейки должны быть подписаны соответствующим образом).

На следующей строчке нужно вписать словосочетание «Комиссия в составе» и справа оставить место для указания должностей, фамилий и инициалов сотрудников организации, входящих в данную комиссию.

Строчкой ниже можно вписать словосочетание «Назначенная приказом от», справа обозначить место для указания даты и номера соответствующего приказа, после этого вписать словосочетание «составил (-а) настоящий акт о том, что за период с», справа — обозначить место для указания начала периода, затем вписать предлог «по» и оставить место для указания окончания периода. Ниже следует вставить словосочетание «подлежат списанию».

Важнейшая часть акта — таблица

На следующей строке нужно расположить таблицу, состоящую из 4 столбцов. Первые 2 строчки в столбцах 3 и 4 следует объединить. Первые 2 столбца на уровне строчки 1 также нужно объединить.

В первые два объединенных столбца, расположенных на уровне строчки 1, следует вписать словосочетание «Бланк строгой отчетности». В столбце 1 на уровне строчки 2 пишем слово «Номер», во 2-м — «Серия». В столбце 3 на уровне объединенных строчек 1 и 2 следует вписать словосочетание «Причина списания». В строчке 1 столбца 4 должно быть словосочетание «Дата уничтожения (сжигания)». Столбцы 1, 2, 3 и 4 на уровне строчки 3 таблицы заполняем цифрами 1, 2, 3 и 4 соответственно.

В таблице нужно создать необходимое количество ячеек, расположенных ниже строчки 3. Во всей таблице текст должен быть ориентирован по центру.

На следующей строчке документа после таблицы следует вписать словосочетание «Председатель комиссии», справа от него зафиксировать место для должности, подписи, а также расшифровки.

Строчкой ниже нужно вписать «Члены комиссии», а справа оставить место для указания должности каждого члена, подписи и ее расшифровки. Необходимо скопировать участок формы, расположенный справа от словосочетания «Члены комиссии», несколько раз на строчках ниже в зависимости от количества членов комиссии.

На самой последней строчке формы следует обозначить место для указания даты составления документа — можно в левой части страницы.

Негосударственные организации, составляющие акты уничтожения бланков строгой отчетности самостоятельно, вправе отклоняться от рассмотренного нами варианта. Однако общий алгоритм составления этого документа должен соответствовать рассмотренному нами образцу.

Итоги

Процедура списания бланков строгой отчетности не представляет сложности, но нужно помнить, что форма акта, на основании которого предполагается списывать БСО, должна быть утверждена в учетной политике организации или ИП. Исключением являются организации государственного сектора. Для них обязательна форма, установленная приказом Минфина России № 52н.

Порядок хранения, учета и использования бланков первичных учетных документов субъектами предпринимательской деятельнос-ти регламентируется Положением о порядке использования бланков строгой отчетности.
К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных докумен-тов, имеющих идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Министерством финансов Республики Беларусь и согласованным с Министерством внутренних дел Республики Беларусь и Министерством юстиции Республики Беларусь. К таким документам относятся, в частности, бланки товарных, товарно-транспортных накладных, квитанции на прием и выдачу денег, приходные кассовые ордера, зарегистрированные в налоговой инспекции, и др.
Передача бланков строгой отчетности от одних юридических лиц или индивидуальных предпринимателей другим не допускается.
Порядок учета, хранения и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности (в частности, ТТН-1, ТН-2, приходные кассовые ордера), регламентируется Инструкцией о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности.
Поступившие бланки строгой отчетности приходуются материально-ответственным лицом. В случае расхождения фактического наличия с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности по установленной форме.
В акте отражается количество не оказавшихся в наличии книг с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности. Акт составляется в двух экземплярах: первый экземпляр направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия необходимых мер, второй — остается у юридического лица (индивидуального предпринимателя).
Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя).
Руководителем юридического лица по согласованию с главным бухгалтером (индивидуальным предпринимателем) утверждается перечень ответственных лиц, на которых возложено хранение и ведение учета бланков строгой отчетности.
Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности, которая должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером юридического лица (индивидуальным предпринимателем). Приходно-расходная книга ведется по установленной форме.
Бланки строгой отчетности выдаются с разрешения руководителя и главного бухгалтера юридического лица (индивидуального предпринимателя) под отчет материально-ответственным лицам по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности с указанием их серий и номеров. Приходно-расходные накладные ведутся по установленной форме.
При списании с материально-ответственных лиц использованных бланков строгой отчетности составляется акт на их списание установленной формы.
Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности вместе с составленным на них реестром должны сохраняться в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.
Уничтожение бланков строгой отчетности, по каким-либо причинам не подлежащих использованию, может производиться в вышеуказанный срок только по письменному разрешению руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя). Приказом руководителя назначается комиссия в составе представителей администрации, бухгалтерии (индивидуального предпринимателя), которая должна проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.
Индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность без использования наемного труда, проводят проверку наличия бланков первичных учетных документов без создания комиссии.
В присутствии комиссии бланки строгой отчетности, подлежащие уничтожению, упаковывают, опечатывают (пломбируют), о чем составляется акт с указанием серий и номеров бланков, и оставляют на хранение у того же юридического лица (индивидуального предпри-нимателя).
В трехдневный срок акт на списание представляется на утверждение руководителю юридического лица, обязанному утвердить его в течение пяти дней после получения (утверждается индивидуальным предпринимателем).
После утверждения акта на списание комиссией производится фактическое уничтожение бланков строгой отчетности, составляется акт на уничтожение, который в трехдневный срок утверждается руководителем юридического лица (индивидуальным предпринимателем).
Утвержденный акт списания бланков первичных учетных документов представляется в инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, которая передает сведения о бракованных, испорченных, утраченных, похищенных бланках первичных учетных документов в электронный банк данных для исключения из него номеров и серий указанных бланков в течение пяти дней со дня утверждения акта. Номера и серии бланков первичных учетных документов, исключенных из электронного банка данных, восстановлению не подлежат.
Списание уничтоженных бланков строгой отчетности производится на основании акта. Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения. По мере выдачи бланков строгой отчетности их стоимость списывается на себестоимость продукции (работ, услуг).
На каждое материально-ответственное лицо, работающее с бланками строгой отчетности, в бухгалтерии юридического лица (индивидуального предпринимателя) по установленной форме ведется карточка-справка выданных и использованных бланков строгой отчетности.
Инвентаризация неиспользованных бланков строгой отчетности в местах их хранения производится ежемесячно. Результаты инвентаризации отражаются в инвентаризационной форме № Инв-16.
В случае утраты (хищения) бланков строгой отчетности подотчетное лицо немедленно сообщает об этом руководителю юридического лица (индивидуальному предпринимателю). Назначенной приказом руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя) комиссией производится проверка и составляется акт установленной формы, в котором указываются обстоятельства утраты (хищения), количество недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю юридического лица (индивидуальному предпринимателю) для принятия соответствующего решения.

Одним из обязательных для формирования документов для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей является БСО. Данный документ представляет собой бумагу строгой отчетности.

При этом использовать её необходимо в строго установленных государством случаях. При этом необходимо обязательно хранить журнал учета БСО, а также сами бланки строгой отчетности в течение определенного периода времени.

По истечении определенного периода времени необходимо будет соответствующим образом списывать данный документ. Процедура данная имеет свои особенности и нюансы.

Со всеми ними стоит ознакомиться заблаговременно. Это позволит избежать штрафов и других осложнений с законодательством, контролирующими органами.

Необходимые сведения

Сегодня практически все без исключения предприятия обязаны использовать ККМ – контрольно-кассовые механизмы. Данные устройства применяются для формирования специальных чеков.

Причем как в случае наличного, так и безналичного расчета. Но в отдельных случаях подобные документы могут быть заменены специальными БСО – бланками строгой отчетности.

Такие документы также являются подтверждением осуществления оплаты и заранее печатаются в типографии. Впоследствии в них вносятся все необходимые данные.

При этом существуют определенные стандарты составления и хранения. Их необходимо обязательно соблюдать. Важно помнить о формате составления само журнала.

БСО можно использовать в следующих случаях:

Важно помнить о недопустимости использования таких бланков в следующих случаях:

  • при расчетах между юридическими лицами;
  • если за наличные средства реализуются товары.

Имеются определенные правила списания бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении, а также коммерческом.

К наиболее важным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заблаговременно в целях исключения сложностей с контролирующими органами, можно отнести:

  • базовые определения;
  • возможные причины;
  • правовая база.

Базовые определения

Существует достаточно обширная нормативная база, регулирующая применение бланков этого вида, а также их списание, утилизацию. Но для верной трактовки всей отраженной в ней информации требуется понимать значение терминов.

К наиболее существенным на данный момент относятся следующие:

  • наличие и безналичные денежные расчеты;
  • фискальный режим/память/данные;
  • государственный реестр ККМ;
  • платежный терминал/банкомат;
  • журнал учета БСО;
  • приказ на списание, акт.

Аббревиатура ККМ расшифровывается как контрольно кассовый механизм. Данным термином обозначается большое количество самого разного оборудования. В первую очередь это кассовые аппараты, банкоматы, платежные терминалы.

Банкоматы и платежные терминалы позволяют осуществлять всевозможные операции по оплате услуг, товаров, а также приобретению товаров. Главной особенностью является отсутствие необходимости в присутствии оператора.

Наличные денежный расчет Операция, когда деньги передаются непосредственно наличными средствами. Безналичный расчет – оплата при помощи специальной банковской карты. В независимости от способа перечисления средств необходимо выдавать платежный документ. Он может быть различного типа
Фискальная память Энергозависимая память, применяемая в машинах ККМ. Используется для регистрации различных данных при осуществлении денежных операций. Фискальный режим – режим, в котором осуществляется регистрация всех данных на обозначенную выше память. Вся техника, применяемая для регистрации денежных операций, обязательно регистрируется в специальном государственном реестре
БСО Документ, в котором отражаются данные при осуществлении оплаты за услуги, товары. Сама аббревиатура расшифровывается как «бланк строгой отчетности»
Журнал учета БСО Реестр в бумажном формате, ведется на предприятии или же у ИП (индивидуальном предпринимателе). Приказ на списание, акт – документ, составляемый когда подходит срок утилизации БСО. Данный момент отражается в действующем на территории законодательстве

Возможные причины

Сама процедура списания бланков такого рода осуществляется только при соблюдении определенных, установленных законодательством условий.

Списание необходимо будет осуществлять в следующих случаях:

Важно помнить о наличии разницы между процедурой списания и уничтожения бланков. Важно помнить, что списание также осуществляется в случае отказа клиента от услуги/товара когда документ уже заполнен.

В таком случае ни в коем случае нельзя просто выбрасывать документ. Требуется сдать БСО в полной комплектации (два экземпляра) или же номера корешков. Обязательно совпадение серий и номеров.

Важно помнить, что существует установленные законодательством формат как БСО, так и , приказов списания бланков строгой отчетности.

Важно придерживаться всех правил, отраженных в действующих законодательных нормативах.

Пример приказа на списание БСО старого образца можно найти в интернете или же в налоговой . Работники данного учреждения обязательно должны дать необходимую консультацию.

Правовая база

Процесс составления как самих бланков строгой отчетности, так и актов для их списания отражается в специальных законодательных нормах.

Помимо данного закона необходимо также использовать следующие НПД:

Помимо актов законодательного характера существует также достаточно обширный перечень различного типа иных материалов вспомогательного характера.

Они дадут ответы на большинство возникающих вопросов. При отсутствии должного опыта следует обратиться именно к материалам дополнительного характера.

Порядок списания БСО в бюджете

Процедура списания бланков строгой отчетности связана с множеством самых разных нюансов. Не допускаются различного рода нарушения формата документов.

Контролирующие организации в лице Федеральной налоговой службы и иных уделяют максимально пристальное внимание актам сдачи, .

Основные вопросы, раскрыть которые требуется перед тем, как приступить к самой операции списания документов строгой отчетности:

  • документальное оформление — заполнение акта, формирование приказов, образец заполнения;
  • отражение проводками.

Документальное оформление

В первую очередь необходимо уделить внимание именно документальному оформлению. Особенно это важно в случае возникновения различных вопросов со стороны контролирующих органов.

Например, если имеет место какой-либо криминал, прокуратура проверяет БСО при их наличии, а также специальный акты утилизации.

Заполнение акта

Рассматриваемого типа акт в обязательном порядке включает в себя следующие компоненты:

  • порядковый номер акта;
  • наименование учреждения;
  • индивидуальный налоговый номер;
  • дебет счета;
  • комиссия в составе;
  • форма по ОКУД;
  • в правой части обязательно указываются специальные коды (ОКПО, КПП, кредит счета);
  • обозначаются лица, которые входят в специальную экспертную комиссию;
  • обозначить приказ, которым осуществляется само назначение;
  • указывается период, в течение которого осуществляется списание.

После всех обозначенных элементов необходимо будет составить специальную таблицу. В ней перечисляются все документы строгой отчетности, которые необходимо будет обязательно списать.

Сама таблица включает в себя следующие разделы:

  • бланк строгой отчетности — номер, серия;
  • причина списания;
  • дата уничтожения.

После таблицы в обязательном порядке будут проставлены подписи с расшифровкой. Требуются подписи следующих лиц:

  • руководителя предприятия;
  • иных членов комиссии (не менее 3).

В нижней части рассматриваемого акта проставляется дата формирования документа. Важно помнить, что она не должна быть ранее, чем окончится срок хранения бланка строгой отчетности.

Формирование приказов

Прежде, чем включить документ в специальный акт, необходимо будет обязательно проставить приказ.

Данный документ обязательно включает в себя следующие основные разделы:

Отражается состав комиссии Которая в обязательном порядке должна проверить процесс движения бланков строгой отчетности
Устанавливается полный перечень документов Который относится к бланкам строгой отчетности
Устанавливается перечень работников Которые ответственны за учет, а также сохранность, составление бланков
Определяется место постоянного хранения бланков рассматриваемого вида Например, это может быть сейф бухгалтерии
Обозначается лицо, ответственное за исполнение всех приказов Составленных относительно хранения, списания и утилизации БСО

Бланки строгой отчетности должны быть обязательно пронумерованы. Существуют определеннее стандарты их составления. Не допускается печатать их на обычном ПК.

Для составления данных документов требуется использовать:

  • специальные средства автоматизации;
  • средства типографии.

В то же время акт списания и приказ составляются на персональном компьютере. Процедура составления приказа, в отличие от акта, законодательством не регламентирована. Потому формироваться он может в произвольном формате.

Но имеются определенные регламенты работы с подобного рода документами. Необходимо отражать в них установленные законодательством данные.

Образец заполнения

Рассматриваемого типа документы имеют большое количество самых разных особенностей. По возможности стоит обязательно со всеми ними ознакомиться.

Проще всего заранее обзавестись верно составленными образцами. Найти их можно на авторитетных ресурсах в интернете.

Отражение проводки

При осуществлении различных операций с БСО обязательно необходимо соответствующим образом отражать все нюансы в бухгалтерской отчетности.

Для этого используются проводки вида:

Процесс отражения ликвидации, порчи или же списания полностью стандартен и является идентичным вне зависимости от того, каким образом реализуется процедура бухгалтерского учета (1С/вручную). По возможности стоит изучить все моменты заранее.

Налоговая при проведении как и иных проверок всегда пристальное внимание уделяет именно проводкам с БСО. Так как через такую документацию нередко реализуются всевозможные коррупционные схемы.

Списание бланков строгой отчетности должно обязательно происходит в соответствии с действующими законодательными нормами.

В противном случае возможно наложение административной ответственности со стороны контролирующих организаций. Важно помнить о правилах написания приказа о создании акта.

Организации и предприниматели, оказывающие услуги населению, вправе вместо чеков ККТ выдавать заказчикам бланки строгой отчетности (БСО). Как правильно работать с такими бланками с момента их приобретения и до уничтожения, а также как отражать движение БСО в бухгалтерском и налоговом учете?

Форма бланка строгой отчетности зависит от вида услуг

Для того чтобы определить, какой бланк вам надо использовать, необходимо проверить, нет ли для вашего вида услуг действующей утвержденной формы. Если такая форма есть, то надо использовать именно ее, а если нет — вам придется разработать форму бланка самостоятельно (Пункты 3, 5, 7 Положения об осуществлении и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники). Напомним, что принадлежность вида деятельности к услугам населению определяется по Общероссийскому классификатору таких услуг (ОКУН).

Формы БСО, утвержденные «сверху»

Для отдельных видов услуг формы БСО могут быть разработаны и утверждены каким-либо федеральным органом власти (Пункты 5 — 7 Положения). Например, Минтранс вправе устанавливать формы авиабилета и иных документов, используемых при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, багажа, грузов (Пункт 4 ст. 105 Воздушного кодекса РФ; пп. 5.2.3 п. 5 Положения о Министерстве транспорта Российской Федерации).

Теперь о том, как использовать старые БСО, утвержденные еще до вступления в силу действующего сейчас Положения о наличных расчетах без ККТ
(Пункт 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359):

БСО, утвержденные Минфином в период действия старого Положения о наличных расчетах без ККТ (с 12.04.2005 по 20.05.2008), должны использовать все, кто оказывает виды услуг, для которых были разработаны эти бланки (Пункт 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359; п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники);

БСО, утвержденные до 12.04.2005, можно было применять только до 01.12.2008 (Пункт 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359). Хотя и сейчас еще встречаются организации, применяющие такие устаревшие формы БСО. Например, есть гостиницы, выдающие своим постояльцам при получении от них оплаты счета по форме N 3-Г (Приказ Минфина России от 13.12.1993 N 121). Однако Минфин разъясняет, что такая форма бланка в качестве документа строгой отчетности использоваться уже не может (Письма Минфина России от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400, от 19.01.2009 N 03-01-15/1-11).

Для справки

В настоящее время действуют следующие утвержденные Минфином БСО (Пункт 3 Положения):

— квитанция на получение страховой премии (взноса);

— квитанция на оплату услуг газификации и газоснабжения;

— туристская путевка;

— залоговый билет и сохранная квитанция;

— квитанция на оплату ветеринарных услуг.

В результате тех, кто продолжает пользоваться устаревшими БСО, налоговики штрафуют по ст. 14.5 КоАП РФ за неприменение ККТ. Однако при этом они упускают из виду то, что в старых бланках обычно есть все необходимые реквизиты. Поэтому в большинстве случаев суды штраф отменяют, объясняя, что единственное требование к бланку — наличие в нем обязательных реквизитов. Правда, есть и судебное решение в пользу налоговиков. Впрочем, признав, что правонарушение было, суд все же освободил исполнителя услуг от ответственности из-за малозначительности содеянного (Статья 2.9 КоАП РФ);

Старые БСО также можно использовать, если орган власти, наделенный правом утверждать формы БСО, пока еще их не разработал.

Формы БСО, разработанные самостоятельно

Если вы выяснили, что обязательной формы БСО для ваших услуг нет (а в большинстве случаев это именно так), то с мая 2008 г. у вас есть право самостоятельно разработать форму БСО (Информационное письмо Минфина России от 22.08.2008). Важно лишь включить в БСО все обязательные реквизиты, перечисленные в Положении (Пункт 3 Положения). То есть меньше, чем указано, реквизитов быть не может, а вот добавлять дополнительные реквизиты в БСО можно (Подпункт «к» п. 3 Положения). Однако особенно усердствовать с дополнительными реквизитами все же не стоит. Ведь даже если вы, заполнив все обязательные реквизиты, не заполните дополнительно введенный вами реквизит, то суд теоретически может приравнять это к невыдаче БСО и вас оштрафуют за неприменение ККТ (Статья 14.5 КоАП РФ).

Для справки

Обязательные реквизиты БСО
:

— наименование документа, его шестизначный номер и серия;

— наименование и организационно-правовая форма — для организации или Ф.И.О. — для предпринимателя;

— место нахождения постоянно действующего исполнительного органа организации, а если такового нет — иного органа или лица, которые имеют право действовать от имени организации;

— ИНН организации или предпринимателя, выдавших документ;

— вид и стоимость услуги;

— размер оплаты;

— даты расчета и составления документа;

— должность, Ф.И.О. лица, ответственного за совершение операции, его личная подпись, печать организации или предпринимателя.

Компоновка реквизитов в бланке также отдана на откуп исполнителям услуг.

Совет

Если для ваших услуг нет обязательной формы БСО, разработайте ее сами с соблюдением требований Положения и утвердите приказом по организации. За образец можно взять старую форму БСО, убрав оттуда ссылки на реквизиты нормативного документа, утвердившего форму бланка, и код ОКУД. Этим вы избавите себя от лишних судебных споров о правомерности использования старых форм БСО.

И еще одно общее для всех бланков требование: форма должна обеспечивать одновременное заполнение копии бланка либо иметь отрывную часть
(Пункт 8 Положения). Кроме случаев, когда:

(или) орган власти, разработавший бланк, установил и особый порядок его заполнения (Подпункт «а» п. 8 Положения);

(или) все реквизиты БСО заполнены типографским способом при его изготовлении (Подпункт «б» п. 8 Положения);

(или) все реквизиты БСО заполнены в электронном виде (Подпункт «в» п. 8 Положения).

А может ли приходный кассовый ордер (ПКО) (Унифицированная форма N КО-1) заменить БСО?

ПКО и квитанцию к нему можно использовать в качестве БСО, если они изготовлены в типографии и в них есть все реквизиты, обязательные для БСО. Так же считают и многие суды. Правда, наличие судебных споров показывает, что подобные действия одобрения у налоговых органов не вызывают. Есть и судебное решение не в пользу организации.

К тому же если приходные кассовые ордера у вас будут не просто первичными кассовыми документами, а еще и БСО, то оформлять, хранить и учитывать их придется так же, как и бланки строгой отчетности. Так что безопаснее все-таки самостоятельно разработать бланк и пользоваться именно им.

Как можно изготовить БСО

Бланки строгой отчетности надо изготавливать
(Пункт 4 Положения):

(или) типографским способом
;

(или) с использованием автоматизированных систем
.

В типографиях БСО печатались и раньше. Напомним только, что на типографском БСО должны быть дополнительно указаны сведения об изготовителе (сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер и год выполнения заказа, тираж) (Пункты 4, 9 Положения).

А что же такое автоматизированная система? Вообще-то давать разъяснения по этому вопросу — компетенция Минпромторга. Он же пока никаких разъяснений не выпускал.

Положением установлены лишь требования к автоматизированной системе, согласно которым она должна (Пункт 11 Положения):

Иметь защиту от несанкционированного доступа;

Идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком не менее 5 лет;

Сохранять уникальный номер и серию бланка.

При этом контролирующие органы считают, что обычный компьютер для изготовления БСО не подходит. Причина — он не обеспечивает защиту, фиксацию и хранение сведений о бланке. По мнению Минфина и налоговых органов, автоматизированная система должна отвечать требованиям, предъявляемым к кассовой технике.

Так что по-прежнему этот вопрос остается открытым.

Покупаем, храним и уничтожаем БСО

Сначала вам нужно выбрать ответственного за БСО работника
. С таким работником необходимо заключить договор о полной материальной ответственности (Статья 244 ТК РФ; п. 14 Положения). Он будет получать БСО, учитывать их в специальной книге, отвечать за их сохранность, заполнять их сам или выдавать тем работникам, которые получают в оплату услуг наличные деньги. Принимать купленные бланки ответственный работник должен в присутствии созданной по приказу руководителя комиссии, сверяя количество бланков, серии и номера с данными в накладной типографии. По результатам приемки комиссия оформляет акт приема бланков в произвольной форме, и ответственный работник фиксирует их приход в книге учета БСО (Пункты 13, 15 Положения). А передавая бланки работнику, который будет непосредственно рассчитываться с клиентами, ответственный за бланки указывает в книге учета БСО расход и остаток бланков.

Внимание! Испорченный бланк нельзя просто выбросить. Его нужно перечеркнуть и приложить к книге учета бланков (Пункт 10 Положения).

Сразу скажем, что если вы выдали БСО сразу после оказания услуги и выручка попала в кассовую книгу за этот день, то только за отсутствие книги учета БСО и актов об их приеме и уничтожении к административной ответственности вас привлечь никто не сможет (Статьи 14.5, 15.1 КоАП РФ). А поскольку акты и книга учета БСО — это не первичные документы и не учетные регистры, оштрафовать вас по ст. 120 НК РФ у налоговых органов тоже не получится.

Однако не стоит по этой причине отказываться от составления книги и акта об уничтожении БСО. Ведь в их оформлении в первую очередь заинтересована сама организация. Вам же нужно контролировать количество бланков, которые находятся у работников. А услуга — это не товар, и инвентаризацией мало что можно выявить. Тогда как по книге учета БСО сразу видно, что вы, например, передали работнику, принимающему от заказчиков деньги за услуги, 100 бланков, а вернулись к вам только 80. Значит, работнику придется объяснить, куда он дел остальные 20 бланков. По нашему мнению, чем действительно можно пренебречь, так это актом приема бланков — для приемки БСО вполне достаточно книги учета и накладной на бланки, выписанной типографией.

Унифицированной формы книги учета БСО
нет, поэтому ее можно разработать самостоятельно, а можно взять форму из Указаний ГМЭК (Приложение N 6 к Указаниям по применению, изготовлению, хранению, учету документов строгой отчетности) или воспользоваться формой книги, утвержденной Минфином для бюджетников (Приказ Минфина России от 23.09.2005 N 123н). Ее листы нужно пронумеровать, прошнуровать, проставить подписи руководителя и главного бухгалтера и скрепить печатью организации (Пункт 13 Положения).

К порядку хранения БСО
сложных требований нет — достаточно, если вы будете хранить бланки в сейфе, который в конце каждого рабочего дня надо опечатывать (Пункт 16 Положения). Кроме того, инвентаризацию бланков необходимо проводить одновременно с инвентаризацией наличных в кассе (Пункт 17 Положения; п. п. 3.39, 3.40, 3.41 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Копии и корешки использованных и испорченных бланков, упакованные в опечатанные мешки, надо хранить не меньше 5 лет со дня окончания года, в котором они были использованы. Когда закончится этот срок и пройдет месяц со дня последней инвентаризации БСО, их можно будет уничтожить, создав комиссию и составив акт об уничтожении бланков (Пункт 19 Положения). Форму такого акта вы можете разработать самостоятельно или взять форму акта, разработанную для бюджетников (Приложение N 2 к Инструкции по бюджетному учету).

Предупреди работника

Заполнение не всех реквизитов БСО приравнивается к его невыдаче, что приведет к наложению штрафа за неприменение ККТ (Статья 14.5 КоАП РФ):

— на организацию — от 30 000 до 40 000 руб.;

— на работника, в чьи должностные обязанности входит выдача БСО, — от 1500 до 2000 руб.

Учитываем БСО

В бухгалтерском учете БСО отражают на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке
(План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций). Проще оценить БСО в сумме фактических затрат на их изготовление.

Раньше ГМЭК рекомендовала купленные БСО сначала учитывать на счете 10 «Материалы» по их фактической стоимости и по мере использования списывать на затратные счета (Указания по применению, изготовлению, хранению, учету документов строгой отчетности). Однако это, во-первых, усложняло учет. А во-вторых, вообще противоречило назначению счета 10, поскольку никакой ценности БСО сами по себе не имеют, и поэтому вряд ли их можно назвать материально-производственными запасами. По этим причинам счет 10 для учета БСО использовать неправильно. Обычно стоимость бланков сразу при их оприходовании включают в затраты проводкой: дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (или 44 «Расходы на продажу») и кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В налоговом учете расходы на приобретение БСО
у организаций, применяющих общий режим налогообложения, будут уменьшать налогооблагаемую прибыль в составе прочих расходов (Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). А НДС по ним можно смело принимать к вычету, если есть счет-фактура типографии (Пункт 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

А организации-упрощенцы могут учесть затраты на БСО в составе либо материальных (Подпункт 6 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), либо канцелярских расходов (Подпункт 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Пример

. Учет бланков строгой отчетности

Условие

ООО «Артель» ремонтирует обувь по заказам физических лиц (бытовые услуги населению).

01.08.2010 бухгалтер-кассир В.Л. Орионова получила из типографии (по накладной от 01.08.2010 N 509) 1000 квитанций (БСО), по которым общество принимает наличную выручку.

Стоимость услуг типографии — 1062 руб. (в том числе НДС 162 руб.). Серия бланков ЛХ, номера — 000001 по 001000.

На следующий день, 02.08.2010, 70 бланков переданы обувщику А.В. Меркурьеву, оказывающему услуги по ремонту обуви и принимающему оплату от заказчиков. Право обувщика получать бланки строгой отчетности в бухгалтерии предусмотрено приказом руководителя ООО от 11.01.2010 N 5. 02.08.2010 обувщик сдал пять копий квитанций на оплату услуг по ремонту обуви. Помимо этого, две квитанции обувщик испортил и также сдал их в бухгалтерию.

Решение

Для забалансового счета 006 организация открыла субсчета: 006-1 «Бланки квитанций в бухгалтерии», 006-2 «Бланки квитанций у исполнителя». Забалансовый учет БСО ведется в сумме фактических затрат. Стоимость 1 бланка — 0,9 руб.

((1062 руб. — 162 руб.) / 1000 шт.).

Прием бланков из типографии и их выдачу обувщику В.Л. Орионова отразила в книге учета БСО. Также к книге она приложила испорченные бланки.

Книга учета бланков квитанций на оказание услуг по ремонту на 2010 год

От кого
получено
и кому
отпущено

Основание
(наименование,
номер и дата
документа)

количество

серия
и номер
бланка

количество

серия
и номер
бланка

подпись
лица,
получившего
бланки

количество

серия
и номер
бланка

Типография

Товарная
накладная
от 01.08.2010
N 509

ЛХ
000001
— ЛХ
001000

ЛХ
000001
— ЛХ
001000

А.В.
Меркурьев

Приказ
руководителя
от 11.01.2010
N 5

ЛХ
000001
— ЛХ
000070

Меркурьев

ЛХ
000071
— ЛХ
001000

Давайте посмотрим, какие записи нужно сделать бухгалтеру ООО «Артель», чтобы отразить операции в бухгалтерском учете.

В день приобретения квитанций (01.08.2010)

Отражены затраты на
приобретение квитанций
(1062 руб. — 162 руб.)

26
«Общехозяйственные
расходы»

60 «Расчеты
с поставщиками
и подрядчиками»

Отражен НДС
по квитанциям

19 «Налог
на добавленную
стоимость
по приобретенным
ценностям»

60 «Расчеты
с поставщиками
и подрядчиками»

НДС по квитанциям
принят к вычету

19 «Налог
на добавленную
стоимость
по приобретенным
ценностям»

Квитанции в условной
оценке приняты
к забалансовому учету
(0,9 руб. x 1000 шт.)

006-1 «Бланки
квитанций
в бухгалтерии»

В день выдачи квитанций обувщику (02.08.2010)

Обувщику выданы
квитанции
(0,9 руб. x 70 шт.)

006-1 «Бланки
квитанций
в бухгалтерии»

006-2 «Бланки
квитанций
у исполнителя»

Обувщик отчитался
по использованным
и испорченным
квитанциям
((5 шт. + 2 шт.) x
0,9 руб.)

006-2 «Бланки
квитанций
у исполнителя»

Не забывайте, что даже если вы применяете ЕНВД по бытовым услугам населению и не используете при этом ККТ, то вам необходимо применять БСО (Пункты 2, 2.1 ст. 2 Закона о ККТ). Иначе налоговики могут вас оштрафовать так же, как за неприменение кассового аппарата (Статья 14.5 КоАП РФ).

Списание бланков строгой отчетности производится с соблюдением норм постановления от 6 мая 2008 года под регистрационным № 359. Нормативный акт регулирует процедуру снятия с учета и последующего уничтожения унифицированных бланков, относящихся к категории документов строгого учета. Для этих форм документации предусмотрена необходимость систематизации сведений в Книге учета БСО. Приказ Минфина от 30 марта 2015 г. № 52н вводит понятие Акта на списание БСО и приводит обязательную для бюджетных учреждений форму документа.

Как списать бланки строгой отчетности, когда и при каких условиях?

Формы строгой отчетности должны заполняться ответственными лицами разборчивым почерком и без помарок. Описка или ошибка в одном символе приводят к тому, что бланк будет испорчен. Дальнейшее использование его невозможно. В этом случае необходимо по диагонали перечеркнуть испорченный лист и изъять его.

Испорченный бланк строгой отчетности нельзя сразу уничтожать. Предварительно он должен быть списан. После окончания обязательного 5-летнего срока хранения документации строгой отчетности их разрешается ликвидировать. Хранение должно быть организовано в систематизированном порядке в опечатанных мешках.

Помочь в систематизации сведений о БСО может Книга учета бланков строгой отчетности. Она подлежит хранению на протяжении минимального5-летнего периода с момента, когда в ней была сделана последняя запись. К книге прикладываются корешки использованных ранее бланков, испорченные и устаревшие экземпляры документации. Как списать испорченный бланк строгой отчетности – для этого подходит алгоритм действий по списанию использованных документов.

Процедура по снятию с учета использованных, устаревших и испорченных бланков строгой отчетности предполагает прохождение нескольких этапов:

  1. Как списать БСО – сначала требуется издать приказ о проведении инвентаризации таких бланков, формируется комиссия (в ее составе должно быть не менее 3 человек из числа сотрудников компании).
  2. Проведение инвентаризационных мероприятий с составлением по их результатам инвентаризационной описи ИНВ-16. Данные, полученные в итоге инвентаризации по каждому виду бланков, сверяются со сведениями в Книге учета БСО. Они должны быть идентичными. При выявленном несоответствии заполняются сличительные ведомости. Ответственный работник дает пояснения касательно причин появления недостачи или излишков БСО. Назначается служебное расследование для идентификации виновных лиц, на которых в результате может быть наложено взыскание.
  3. Списание испорченных бланков строгой отчетности осуществляет специальная комиссия, ее состав утверждается приказом руководителя. По истечении месячного срока после окончания инвентаризации копии БСО и корешки, испорченные документы уничтожаются.

Как списать бланки строгой отчетности – устаревшие и испорченные, использованные формы документов списываются в бухгалтерском учете двумя проводками:

  • Д20 (26) – К10;
  • – К006.

Уничтожать бланки можно вручную (процедура осуществляется силами комиссии по списанию) или с применением специальной техники (шредеров). Не запрещено обращаться за помощью в ликвидации БСО к сторонним организациям на возмездной основе.

Акт на списание бланков строгой отчетности – образец

Все предприятия при списании бланков строгой отчетности должны составлять Акт списания. Для бюджетных учреждений его форма унифицирована и утверждена приказом № 52н. Частные предприятия могут разрабатывать свой образец документа или воспользоваться рекомендованной законодательством формой.

Акт списания бланков строгой отчетности должен содержать обязательные сведения о:

  • названии предприятия с приведенными его реквизитами;
  • материально ответственном человеке;
  • составе комиссии и приказе, утвердившего его;
  • списке БСО, подлежащих списанию и уничтожению;
  • дате изготовления формуляра.

Каждый такой акт подписывается участниками процедуры. Акт списания БСО – образец представлен формой 0504816. В табличную часть документа обязательно надо вписывать серии и номера списываемых бланков. Информация, заносимая в него, утверждается руководителем организации.

Действующие предписания отечественных актов нормотворчества допускают применение местными предприятиями и предпринимателями бланков БСО. Указанные формуляры могут использоваться хозяйствующими субъектами в строго определенных случаях и с непременным соблюдением обязательных требований по их получению и расходованию. Одним из элементов учетных процедур является составление акта на списание бланков строгой отчетности. Образец поименованного документа доступен для ознакомления по тексту ниже.

Использование БСО вместо кассовых чеков

  • оказания бытовых услуг населению;
  • розничной продажи периодики, мороженого, разливных напитков, ценных бумаг и билетов на транспорт;
  • отпуска товаров на рынках и ярмарках.

Списание БСО

Правительство Постановлением от 06.05.2008 N 359 ввело в действие Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, которым предусмотрело два возможных метода изготовления БСО:

  • типографским способом на бумажном носителе;
  • с помощью специализированных систем.

Важно отметить, что в случае изготовления формуляров на бумажном носителе предусмотрены некоторые особенности:

  • при получении БСО;
  • для списания испорченных бланков строгой отчетности.

Оприходование документов производится ответственным сотрудником, а также членами специальной комиссии, созданной приказом руководителя, и отражается в журнале учета БСО.

Для случаев списания формуляров также существует отдельная процедура, предусматривающая некоторые особенности ее оформления.

Акт списания бланков строгой отчетности

Правительство в Положении об осуществлении наличных расчетов указало на возможность уничтожения испорченных или некомплектных формуляров БСО.

При этом обязательным условием для надлежащего списания бланков строгой отчетности является их хранение не менее 5 лет, а также:

  • участие в процедуре уничтожения БСО членов комиссии;
  • составление акта о списании испорченных бланков строгой отчетности.

Важно отметить, что отечественная система нормотворчества не предусматривает каких-либо специальных требований при составлении описываемого акта о списании БСО коммерческими организациями.

Но Минфин РФ Приказом от 30.03.2015 N 52н ввел в оборот Акт о списании бланков строгой отчетности , являющийся обязательным для предприятий бюджетной сферы.

Официальную форму акта на списание бланков строгой отчетности

Следует особо подчеркнуть, что предписания отечественных законодательных актов не содержат запрета на использование указанного выше официального формуляра коммерческими компаниями или предпринимателями.

Каждый субъект хозяйственных отношений вправе прибегнуть к помощи утвержденного Минфином документа или утвердить свою форму, участвующую в порядке списания бланков строгой отчетности.

Непременным условием для правильного оформления описываемого акта является наличие в нем обязательных сведений:

  • о наименовании предприятия и его реквизитах (организационной форме, адресе, ИНН, телефонах, руководстве);
  • указание на материально ответственного сотрудника, членов комиссии и реквизитов соответствующего приказа;
  • перечня подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности;
  • подписей всех лиц, участвующих в описываемой процедуре;
  • даты изготовления формуляра.

В качестве заключения важно отметить, что соблюдение указанных выше требований выступает непременным условием для признания процедуры уничтожения документов надлежащей.

В целях облегчения процесса заполнения описываемого формуляра по ссылке ниже можно ознакомиться с образцом акта на списание бланков строгой отчетности.

Образец заполнения акта на списание бланков строгой отчетности

Акт на списание неиспользованных бланков трудовых книжек образец 2018

Трудовая книжка — обязательный документ работника. Ее должен заполнять работодатель и хранить у себя в особом порядке, поскольку трудовая как и вкладыш в нее относится к бланкам строгой отчетности. Если кадровик заполнил ее с ошибками или она повредилась в результате стихийных бедствий, то бланк подлежит уничтожению, при этом составляется акт списания трудовых книжек. Особенности его формирования рассмотрим в статье. Открыть и скачать онлайн. Работник, устраиваясь в организацию, обязан сдать трудовую своему работодателю.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Акт на списание бланков строгой отчетности (БСО) ИП

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Акт о списании бланков строгой отчетности — образец

Образец акта на списание трудовых книжек. Этот документ подтверждает стаж работы и трудовую деятельность каждого работника. Рассматриваемый документ равно как и вкладыш в трудовую книжку признается бланком строгой отчетности БСО , который нуждается в особом порядке хранения и учета. Но нужно учитывать, что трудовую книжку заполняют люди, а не роботы. Поэтому в практике деятельности работников кадровых подразделений зачастую возникают ситуации, когда они ошибаются при заполнении бланков трудовой книжки.

Испорченный бланк подлежит обязательному уничтожению с составлением акта на списание трудовых книжек. Порядок такого уничтожения рассмотрим в данной статье. Скачать образец акта на списание трудовых книжек. Он понадобится, когда один из разделов трудовой книжки будет полностью заполнен, притом что имеется необходимость внесения новой записи.

Обязанность ведения этого документа возложена на юридические лица и индивидуальных предпринимателей. При трудоустройстве работник должен отдать трудовую книжку работодателю.

Этот документ на всем протяжении времени наемного труда ведется работодателем и находится у него на хранении. Ситуации, в которых трудовые книжки или вкладыши в трудовую книжку подлежат списанию, на практике возникают нечасто, но все же возникают. Трудовым законодательством Российской Федерации четкие правила списания таких документов не предусмотрены. Однако эту процедуру работодателю все же следует выполнить правильно, чтобы не иметь возможных неблагоприятных последствий.

Рассмотрим ее подробно. Однако обстоятельства, приведшие к списанию и необходимости уничтожения указанных бланков строгой отчетности, могут быть различными. Наряду с ошибкой специалиста при заполнении бланка это могут быть пожар, прорыв труб водоснабжения и прочее.

Статус рассматриваемых бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку обязывает создавать для их уничтожения специальную комиссию, которая подтвердит правомерность списания бланков и факт их уничтожения. Законодательство не предусматривает конкретного перечня должностных лиц, участвующих при подобном списании, следовательно, организация или предприниматель вправе назначить участников такой комиссии самостоятельно, основываясь либо на собственных локальных актах, либо при их отсутствии на приказе руководителя или иного уполномоченного должностного лица.

Указанная комиссия проводит инвентаризацию бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, подлежащих уничтожению, а также присутствует при самой процедуре уничтожения. Факт списания и уничтожения подтверждается заполнением и подписанием участниками комиссии акта на списание трудовых книжек в произвольной форме. Процедура уничтожения испорченных бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, как правило, осуществляется с применением специальной техники.

Однако правила, обязывающего работодателя применять именно специализированную технику, не существует. Следовательно, бланк может быть уничтожен различными способами:. Соблюдение процедуры списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку включает в себя не только мероприятия по их фактическому уничтожению, но и обязательное отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете организации.

Рассматривая порядок отражения таких операций в бухгалтерском учете, прежде всего отмечаем, что законом он четко не урегулирован. При принятии на учет рассматриваемых бланков строгой отчетности соответствующие операции можно учесть проводками:. Используется для индексации зарплаты.

Используется для регулирования зарплаты. Используется для расчёта отдельных показателей. Задавать вопросы и отвечать на них могут только зарегистрированные пользователи.

Авторизуйтесь или Зарегистрируйтесь. Пробный доступ дается один раз в полгода и привязывается к номеру телефона. Журнал и сервисы для бухгалтеров. Подписаться на журнал. Получить демодоступ к журналу. Связаться с нами. Форум для бухгалтера:. Подписывайтесь на наш канал в Я ндекс. Срочных дел для бухгалтера нет. Конструктор учетной политики — Формы отчетности: какие применять по налогам и взносам.

Производственный календарь на год. Новый бухгалтерский семинар от Издательства. Всё о личных налогах и вычетах. Фиксированные взносы ИП — Cроки сдачи отчетности в году. Cроки уплаты налогов в году. Налоговые изменения — главное за 5 минут. В ПДД прописали, когда и сколько должен отдыхать водитель.

Что нужно сделать с 20 по 24 января. Опубликован план неналоговых проверок на год. Работник не принес авансовый отчет: налоговые последствия. Трудовые отношения с гендиректором — единственным учредителем: как оформить.

Успеть до нового года — главное за 5 минут. Калькулятор отпускных в году. Калькулятор пеней по налогам и страховым взносам. Оформить подписку Оформить подписку на журнал Заказать книги издательства Подписаться на новостную рассылку. Сообщить свое мнение О чем хотите прочитать в журнале Нашли ошибку в журнале? Пожаловаться Нашли ошибку на этой странице? Опросы издательства. Получить подарки Конкурсы издательства.

Предложить сотрудничество Реклама в журнале «Ð“Ð»Ð°Ð²Ð½Ð°Ñ книга» Опубликовать свою статью в журнале Партнеры. Зарегистрировано в Роскомнадзоре Технические вопросы: support glavkniga. Нашли ошибку на сайте? Отправьте описание найденной ошибки, и мы оперативно исправим её. Ваш e-mail. Мы постараемся исправить найденную вами ошибку в ближайшее время. Если вы уже подписаны на журнал, авторизуйтесь или активируйте код доступа с карты подписчика.

Если хотите оформить подписку, заполните заявку. Пожалуйста, введите корректный электронный адрес. Извините, неверный email или пароль. Невозможно завершить сессию, открытую на первом устройстве. Запомнить логин. Восстановить пароль. Подписаться на новостную рассылку. Пользователь с таким логином и паролем уже вошел на сайт. Осуществить новый вход?

Задавать вопросы и отвечать на них могут только зарегистрированные пользователи Авторизуйтесь или Зарегистрируйтесь. Получите доступ и продолжите чтение. Подтверждение пробного доступа. СМС с кодом отправлено на ваш номер телефона.

Пробный доступ получен! На ваш email отправлено письмо. Для активации доступа, перейдите по ссылке из письма. Прислать новый код. Журнал и сервисы для бухгалтеров Подписаться на журнал Получить демодоступ к журналу Задать вопрос специалисту Связаться с нами.

Войти на сайт Ввести код доступа. Подписаться на журнал Получить демодоступ к журналу Задать вопрос специалисту. Консультации Новости Форумы Формы Калькуляторы. Статьи Справочники Семинары Календари Тесты.

Акт на списание трудовых книжек

Образец акта на списание трудовых книжек. Этот документ подтверждает стаж работы и трудовую деятельность каждого работника. Рассматриваемый документ равно как и вкладыш в трудовую книжку признается бланком строгой отчетности БСО , который нуждается в особом порядке хранения и учета. Но нужно учитывать, что трудовую книжку заполняют люди, а не роботы. Поэтому в практике деятельности работников кадровых подразделений зачастую возникают ситуации, когда они ошибаются при заполнении бланков трудовой книжки.

Наша компания несколько лет назад закупила большую партию БСО, осуществляя деятельность агента по продаже билетов дальнего следования. В связи с вводом у принципала новых технологий, наши БСО устарели и числятся на запасах без использования. Продать мы тоже их не можем.

Авторитетные эксперты постоянно публикуют актуальные материалы по темам: бухгалтерский учет, налогообложение, НДС, НДФЛ, страховые взносы, кадровое делопроизвоство, начисление отпускных и больничных, компенсации за неиспользованный отпуск, тарифная сетка, прием и увольнение работников, регистрация юридических лиц и их ликвидация, упрощенка УСН , вмененка ЕНВД , заработная плата и сотням других. Детально рассматриваются вопросы налоговой отчетности, как для организаций и предпринимателей на общей системе налогообложения, так и для применяющих специальные режимы налогообложения. На портале можно скачать многочисленные документы: кодексы и законы РФ, письма и приказы минфина, письма и приказы минэкономразвития, постановления Правительства РФ, касающиеся предпринимательской деятельности, бухгалтерского учета и налогообложения. Сайт www.

Как безопасно списать и неиспользуемые бланки БСО

Акт приема-передачи трудовых книжек. Приказ о хранении трудовых книжек: образец. Ознакомление работника с записями в трудовой книжке. Запись в трудовой книжке при ликвидации организации. Унифицированная форма Т Бланки и вкладыши трудовых книжек учитываются в организациях с особой строгостью. Уничтожить и списать испорченные бланки просто так нельзя — предварительно необходимо составить акт на списание трудовых книжек.

Использование и списание бланков строгой отчетности

Вы уже зарегистрированы? Пожалуйста, авторизируйтесь, заполнив поля ниже. Или пройдите регистрацию. Забыли пароль? Запомнить данные.

Обязаны ли учреждения обеспечивать работников трудовыми книжками? В какой момент взимается плата за выданную трудовую книжку: по факту оформления или по факту выдачи на руки?

Какие правовые акты регулируют процедуру списания бланков строгой отчетности? Нужно ли сразу списывать испорченные бланки строгой отчетности? Алгоритм составления акта списания бланков строгой отчетности по форме

Акт на списание трудовых книжек. Образец

.

.

Учет трудовых книжек и операций по их выдаче

.

Идея отмены бумажных бланков трудовых книжек обсуждается уже давно, На сегодняшний день трудовая книжка установленного образца является на основании акта о списании бланков строгой отчетности (ф. выплаты (​например, компенсация за неиспользованный отпуск и т. д.).

.

.

.

.

.

.

.

Акт списания бланков строгой отчетности, образец и бланк которого доступны для скачивания чуть ниже, является важным для многих организаций документом. Он подтверждает факт уничтожения БСО.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта списания бланков строгой отчетности .xlsСкачать образец акта списания бланков строгой отчетности .xls

Бланк строгой отчетности – это бумага, которая подтверждает факт получения денежных средств от граждан. Оплата поступает юридическому лицу или ИП за предоставленные услуги. Оформлять операции между юридическими лицами БСО категорически запрещается.

Законодательная база

Списание бланков строгой отчетности в законе регулируется Постановлением Правительства №359 от 6 мая 2008 года. Именно в нем описаны все нюансы процедуры. Также рекомендации по работе с БСО описывается в Приказе Минфина №52Н от 30 марта 2015 года. Это два основных документа, и ими следует руководствоваться при возникновении вопросов по теме.

Правила предписывают хранить акты подобного рода 5 лет (а точнее, их корешки). Даже если при заполнении БСО была допущена ошибка, его нельзя сразу же уничтожать. Как только документ был заполнен, он автоматически должен храниться до момента списания.

Обязательна ли именно такая форма

Муниципальные и государственные учреждения для этих целей с успехом используют форму 0504816 по ОКУД. Для них она утверждена законодательно и зафиксирована в качестве единственно возможной. С коммерческими же организациями процедура может быть мягче. Компания вправе сама разработать и закрепить за собой право использовать тот или иной бланк для заполнения акта списания бланков строгой отчетности. Но для этого нужно вносить его в учетную политику, разрабатывать приказ.

Таким образом, перспективу самостоятельного формирования рассматривают редко. Чаще всего скачивается обычный и принимаемый «на ура» проверяющими органами бланк формы 0504816. Он закрепился в деловых кругах. Кроме того, он удобен и имеет графы для размещения всех необходимых данных.

Важные условия

В приводимой документации помарки и исправления недопустимы.

Еще один значительный нюанс: для заполнения акта нужно отдельным приказом созывать комиссию.

Последняя выбирает из своих членов председателя. Именно эти люди будут нести ответственность в случае, если ситуация с бланками строгой отчетности выйдет из-под контроля. Они расписываются в документе в знак подтверждения факта окончательного списания БСО.

Элементы документа

Акт списания бланков строгой отчетности устроен достаточно просто. В начале его располагается:

  • Ссылка на законодательный акт, который предписывает его использование. Она содержится только в тех формах, которые не формируются организациями самостоятельно. Малейшее расхождение с типовой формой – и организация не имеет права публиковать ссылку на закон правом верхнем углу.
  • Виза руководителя учреждения. Она включает в себя: подпись, расшифровку подписи, должность начальника, печать организации (при наличии таковой).
  • Наименование документа с присвоенным ему номером. Именно этот номер вместе с датой подписания акта являются его опознавательным знаком при занесении в последующие регистрационные документы.
  • Мини-таблица с кодами. Там расположены: код по ОКУД (он уже проставлен в прилагаемом бланке), дата подписания акта, код по ОКПО.
  • Название организации. При необходимости – наименование структурного подразделения. Этот пункт особенно актуален при списании бланков строгой отчетности при проведении инвентаризации в рамках одного их подразделении компании.
  • ФИО материально ответственного лица, его должность.
  • Бухгалтерская информация: кредит и дебет счета, по которому проводится акт. Эта информация заполняется уже после поступления акта списания бланков строгой отчетности в бухгалтерию.
  • Перечисление состава комиссии. Оно включает ФИО председателя (отдельно) и членов комиссии с указанием должностей.

Акт списания бланков строгой отчетности

Продолжается документ ссылкой на приказ, сформировавший перечисленную комиссию по уничтожению БСО. Ниже обязательно должен быть обозначен период, в который произойдет списание документов.

Основная часть акта списания бланков строгой отчетности – это таблица с перечислением пригодных к уничтожению документов. Удобство таблицы в обилии данных, которые в нее могут быть помещены. Хотя приведенная в бланке таблица предполагает указание в каждой из строк:

  • Номера и серии бланка, подлежащего списанию.
  • Причины списания.
  • Даты уничтожения документа.

Продолжительность таблицы определяется только конкретными условиями, в частности, количеством БСО, трудностью принятия решения об их списании и пр.

Заключительная часть документа, которая может располагаться как на той же странице, так и на значительном расстоянии от начала (смотря по объему прикрепляемой таблицы), – это подписи комиссии во главе с председателем. Каждая подпись требует расшифровки. Также здесь указываются должности всех, кто ставит свои «автографы».

При каких условиях БСО подлежат уничтожению

Организация имеет право уничтожить любой из бланков строгой отчетности, только если у него истек пятилетний срок хранения. В дополнение к этому в организации не должна проводиться инвентаризация.

Согласно существующему законодательству, списание бланков строгой отчетности возможно только в случае, если инвентаризация проводилась более месяца назад. Однако именно факт проведения инвентаризации на практике служит отправной точкой для списания корешков бланков строгой отчетности, срок которых вышел.

Если бланк испорчен

Испорченный бланк вопреки распространенному убеждению не подлежит уничтожению сразу же. По закону он хранится так же, как и корешки действующих БСО, 5 лет. Он тоже регистрируется в книгах учета организации. Это нужно для соблюдения хронологического порядка, создания и поддержания системы в документообороте бланков строгой отчетности.

Таким образом, это действие закреплено законодательством не просто так. Любой произвольно взятый бланк строгой отчетности из регистрационных документов не старше 5 лет должен быть доступен для изучения.

За заполнение акта списания бланков строгой отчетности отвечает руководитель организации. Однако в большинстве случаев он перепоручает эти обязанности своим работникам. Это может быть кадровик, бухгалтер или любой другой сотрудник. Главное, чтобы этот функционал значился в трудовом договоре сотрудника.


Adblock
detector