Акт списания печатей и штампов в бюджетной организации бланк

До недавнего времени круглая печать являлась обязательным атрибутом юридического лица ао и ооо. необходимость ее наличия у организации была закреплена

До недавнего времени круглая печать являлась обязательным атрибутом юридического лица (АО и ООО). Необходимость ее наличия у организации была закреплена на законодательном уровне (п.7 ст.2 Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п.5 ст.2 Федерального закона от 08.12.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».). Но с вступлением в силу Федерального закона от 06.04.2015 г. № 82-ФЗ требование иметь круглую печать было исключено из соответствующих норм. С 07.04.2015 года это становится правом юридического лица: оно может продолжать работать с печатью, как и раньше, или отказаться от нее. Несмотря на такие положительные изменения многие компании не спешат расставаться с печатью. Помимо этого, обзаводятся еще вспомогательными (дополнительными) печатями и штампами.

Что касается ИП, закон и прежде и сейчас не обязывает их использовать круглую печать. Решает данный вопрос исключительно предприниматель.

В процессе своей эксплуатации печать (штамп) может прийти в негодность: износиться или повредиться. Или у ее владельца могут измениться реквизиты (наименование, местонахождение и т.д.). Или компания претерпела реорганизацию, а может и вовсе ликвидирована. Все это является поводом для уничтожения старой печати (штампа).

Обратите внимание, что законодательство не обязывает организации и ИП делать это. Но во избежание возможных злоупотреблений, и чтобы не было путаницы, штемпельные изделия старого образца лучше утилизировать. И весь этот процесс должен быть задокументирован. Для этих целей используется . Но обо всем поподробнее.

В настоящее время изготовление и уничтожение печатей (штампов) не контролируется государством Поэтому компания может самостоятельно регламентировать работу с ними. Для этого издается локальный нормативный акт (ЛНА) в форме приказа по основной деятельности, правил, инструкции и т. д. В нем она предусматривает, в том числе и порядок уничтожения печатей (штампов).

Отслужившие свое печати и штампы можно уничтожить:

  1. собственными силами;
  2. силами сторонней организации.

В первом случае действует специальная комиссия. Она назначается приказом руководителя по мере надобности, в котором все ее члены перечисляются поименно. Или состав комиссии закрепляется ЛНА, при этом указываются только должности ее членов. Желательно, чтобы в комиссию входил работник, ответственный за работу с печатями и штампами.

Задача комиссии — физически уничтожить клише (элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати). То есть привести его в полную непригодность для дальнейшего использования. Если клише сделано из резины, каучука или других полимеров, то его, как правило, разрезают ножницами на мелкие кусочки или сжигают. Металлическое клише спиливают крест-накрест. Весь процесс утилизации документируется с помощью , где обязательно указываются:

  1. наименование организации;
  2. наименование, дата, номер акта;
  3. состав комиссии (наименование должности, ФИО членов);
  4. основание для уничтожения печатей / штампов;
  5. наименование, количество и оттиски уничтожаемых печатей / штампов;
  6. причина, время, место и способ уничтожения;
  7. заключение комиссии по факту уничтожения;
  8. подписи членов комиссии.

Заполненный и подписанный акт передается руководителю на утверждение. На основании данного документа ответственное лицо делает отметку об уничтожении в журнале учета движения печатей и штампов. В дальнейшем акт об уничтожении печатей и штампов
хранится вместе с журналом на случай возникновения споров по документам, на которых стоит оттиск старой печати.

Если компания решила воспользоваться услугами сторонней организации, то помимо самого штемпельного изделия ей потребуется представить исполнителю целый пакет документов. Вот примерный его перечень:

  • заявление от руководителя организации об уничтожении печати;
  • ксеророкопия паспорта руководителя (для госучреждений — ксерокопия приказа о назначении руководителя, заверенная вышестоящей организацией);
  • ксерокопия паспорта работника, ответственного за уничтожение печати;
  • доверенность от организации на работника, ответственного за уничтожение печати;
  • копия выписки из ЕГРЮЛ, заверенная нотариально;
  • документ об оплате услуги.

Обратите внимание!
Утерянную или украденную печать невозможно уничтожить.

При возникновении данных обстоятельств ее владельцу незамедлительно нужно:

  1. Сообщить о случившемся в обслуживающие банки и контрагентам, у которых компания получает товарно-материальные ценности или денежные средства. Это необходимо для того, чтобы злоумышленники, мошенники и т. д. не смогли воспользоваться печатью для совершения незаконный действий.
  2. Обратиться с заявлением о пропаже печати в полицию. Если есть признаки состава преступления, то заводится уголовное дело. Если нет, то в возбуждении уголовного дела отказывают. В любом случае компания вправе получить копию соответствующего постановления.
  3. Заказать новую печать. Желательно чтобы она кардинально отличалась от старой. При этом издается приказ по организации о смене печати.

Хотя в Минфин России описал упрощенный порядок действий при утере печати. Ведомство отметило, что для изготовления печати нового образца никаких разрешительных документов получать не надо. Достаточно издать приказ об уничтожении (неиспользовании) старой печати и изготовлении новой, приложив к нему образец оттиска.

Скачать бланк акта об уничтожении печатей и штампов
, а также образец данного документа Вы можете ниже.

Раздел документа: Образцы документов, Акт

Скачать «Акт об уничтожении печати организации»

Источник документов раздела «Акт»: http://dogovor-obrazets.ru/образец/Акт

АКТ N _________ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ПЕЧАТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Составлен в 2 экземплярах

Печать, зарегистрированная в реестре печатей за N ______________,организации: _________________________________________________________ (организационно-правовая форма

И наименование организации)

ОГРН N ________________________ уничтожена на основании заявленияруководителя в связи с _______________________________________________ (указать причину: изменение наименования,

Организационно-правовой формы, износ и т.д.)

Печать уничтожил представитель организации ____________________________________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество)

паспорт: серия _____ No. ___ код подразделения _______________________ (для новых паспортов)

выдан ________________________________________________________________ (кем, когда)

_____________ «___»___________ 200__ г. (подпись)

Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю, сведенияоб уничтожении печати внесены в базу данных «Реестр печатей»,заявление и один экземпляр акта приобщены к архивному делу печати.

Представитель МРП ____________ /________/ «___»__________ 200__ г. (подпись)

———————————————————————- ОТТИСКИ УНИЧТОЖАЕМОЙ ПЕЧАТИ

———————————-T———————————-¬¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦L———————————+————————————

Печать, как любой инструмент может износиться, повредиться и прийти в негодность. Но выбрасывать в мусорную корзину ее нельзя, сегодня рассмотрим все аспекты уничтожения печатей.

В каком случае нужно уничтожить печать организации

В первую очередь нужно определить в каком случае печать подлежит уничтожению:

  • Механические повреждения клише
  • Механические повреждения корпуса
  • Ликвидация фирмы
  • Изменения данных, отражённых на печати
  • И. т. п.

Как правильно уничтожить печать

Чтобы уничтожить печать фирмы нужно составить документ, который называется Акт об уничтожении печати. На любую уничтоженную печать у вас должен хранится акт об уничтожении печати, образец вы можете скачать по ссылке. В образце нужно заполнить пустые поля и указать:

  • Кто из сотрудников уничтожил печать (штамп)
  • Метод уничтожения (сжигание, изрезание латексной (полимерной части) на мелкие кусочки)
  • Дата и точное время

Документ подписывают все члены комиссии, обычно 3 человека. Может быть назначен председатель комиссии, обычно это директор. Акт хранится 10 лет.

Форма акта об уничтожения печати

Определенной формы акта не существует, каждая фирма разрабатывает его самостоятельно, вы можете воспользоваться одним из образцов, представленных ниже или создать свой собственный бланк.

Акт уничтожения печати при ликвидации фирмы — скачать

Акт уничтожения печати- скачать

Акт уничтожение печати при ликвидации фирмы

При закрытии фирмы или одного из филиалов все печати также должны быть уничтожены, чтобы никто не мог воспользоваться ими в личных целях. В таком случае в акте указывают причину уничтожения «в связи с ликвидацией фирмы». Скачать образец акта об уничтожении печатей при ликвидации фирмы вы можете по ссылке. Уничтожить нужно все печати и штампы отраженные в журнале регистрации печатей, даже если оттиски у них одинаковые, с течение времени каждая печать износилась по-своему и приобрела индивидуальные особенности.

Внесение изменений в журнал регистрации печатей и штампов

После уничтожения печатей обязательно нужно указать этот факт в журнале регистрации печатей, а также записать номер акта и дату уничтожения.

Соблюдение порядка в бумагах позволит избежать путаницы в документах и проблем с налоговой.

Скачать акт уничтожения печати ИП

При уничтожении печати ИП возникают свои сложности, в том числе, кто подпишет акт об уничтожении печати, ведь эту процедуру необходимо осуществлять по решению комиссии. В случае, если в вашей фирме нет работников за актом об уничтожении печати вы можете обратиться в фирму производитель. Именно в их реестре печатей отражены сведения о вашей регистрации. На ваших глазах печать уничтожат, а вам выдадут акт об ее уничтожении. Клиенты фирмы «Первопечать» могут обратиться за данной услугой в наш офис.

Уничтожение зарегистрированной в реестре печати

Для тех предпринимателей, кто зарегистрировал печать в реестре важно помнить о том, что при уничтожении любой печати сведения должны быть переданы в соответствующие организации.

  1. если изменились какие-либо реквизиты предприятия (например, форма собственности), и информация на клише им не соответствует;
  2. печать имеет какие-либо дефекты, из-за которых её использование невозможно;
  3. печать пришла в негодность с течением времени — её оттиск недостаточно чёткий, и текст не читаем;
  4. произошла реорганизация или перерегистрация предприятия, или же оно ликвидировано.

Порядок уничтожения прописан в нормативно-правовых актах муниципального и объектового уровня. Уничтожение печати может быть произведено самостоятельно или с помощью агентства, предоставляющего такую услугу.

В случае самостоятельной ликвидации клише государственного образца издаётся Приказ об уничтожении гербовой печати, в котором назначается комиссия минимум из трёх человек. В комиссии обязательно должен присутствовать сотрудник, ответственный за учёт штампов и печатей предприятия.

Уничтоженная печать должна быть непригодной к дальнейшей эксплуатации и не подлежать восстановлению. В зависимости от материала, из которого изготовлено клише, существуют различные способы уничтожения.

Металлические печати спиливают крест-накрест, а полимерные и резиновые разрезают либо сжигают. После процедуры составляется Акт, который в течение десяти лет хранится в организации.

В документе должны быть указаны следующие сведения:

  • место и время уничтожения печати;
  • основание для ликвидации;
  • наименование и оттиск подлежащей уничтожению печати;
  • состав комиссии;
  • способ уничтожения.

Акт подписывается всеми членами комиссии. Его содержание не допускает наличия ошибок и исправлений.

Уничтожение гербовых печатей можно поручить агентству, предоставляющему эту услугу. В этом случае необходимо будет предоставить следующий комплект документов:

  • свидетельство о регистрации организации-владельца печати;
  • заполненный бланк заявления, разрешающего уничтожение;
  • удостоверение личности руководителя предприятия или его доверенного лица;
  • документ, подтверждающий отсутствие задолженностей предприятия.

После ликвидации гербовой печати заказчику выдаётся Акт об уничтожении, который регистрируется в соответствии с порядком внутреннего документооборота компании.

Гербовые печати — изготовление от 1400 рублей

Необходимость составления акта об уничтожении печати организации может возникнуть, если (разд. 7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003,
утв. Росархивом):

  • компания решила отказаться от использования печати в принципе. В 2015 году в Законы об ООО и АО были внесены поправки, позволяющие организациям вести деятельность без печатей и штампов (п. 7 ст. 2 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ
    , п. 5 ст. 2 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ
    );
  • печать повреждена;
  • организация меняет свое наименование (или местонахождение, и оно указано на старой печати);
  • компания ликвидируется;
  • компания реорганизуется в результате процедуры слияния, присоединения или преобразования.

Уничтожить старую печать можно, обратившись в штемпельную мастерскую и оплатив услугу по прейскуранту. Другой вариант — избавиться от печати (проще говоря разломать ее) своими силами, составив при этом акт об уничтожении старой печати.

Отметим, что печать нужно будет раздробить без возможности восстановления (или испортить клише таким образом, чтобы печать однозначно нельзя было заново использовать). Причем вся процедура должна происходить на глазах у комиссии, члены которой и подпишут акт.

Как составить акт об уничтожении печати организации

Утвержденной формы акта об уничтожении печатей и штампов не существует. В акте должны быть перечислены члены комиссии, присутствующие при уничтожении печати, указаны причины уничтожения и способ (к примеру, дробление на фракции, разрезание на мелкие части), а также дата и время, когда это произошло. Также на акте перед разламыванием печати проставляется ее оттиск. А после председатель и члены комиссии ставят свои подписи, подтверждая факт уничтожения.

На основании такого акта в журнал движения печатей нужно будет внести запись об уничтожении. Делает это лицо, ответственное за хранение печатей.

После того как руководство организации примет и утвердит решение об утилизации печати, издается акт уничтожения. Данный документ является внутренним документом организации и составляется в порядке, утвержденном для данного вида деловых бумаг.

Из статьи вы узнаете:

Федеральные законы Российской Федерации, регламентирующие деятельность предприятий разных форм собственности, определяют необходимость наличия у каждого юридического лица печати с указанием ее названия компании и адреса.

Организации, имеющие в своем арсенале большое количество штемпельных изделий, должны с особым вниманием подходить к вопросу их учета, хранения и утилизации.

Все разнообразие штемпельных изделий, которые изготавливает и использует в своей деятельности фирма, может быть классифицировано на основании разных критериев. По виду оттиска, получаемого при использовании печати или штампа, они делятся на штемпельные изделия с оттиском на бумажном носителе с использованием типографской краски и на печати
с объемным оттиском на сургуче, пластилине или пломбе. По форме штемпельные изделия могут быть круглыми, овальными, прямоугольными или треугольными. По статусу – основными и вспомогательными и т.д.

Причины уничтожения печатей

Утилизация, т.е. уничтожение печатей и штампов
, происходит в организации по ряду причин. Одна из них – выход закона об отмене обязательного визирования документации с помощью печатей и штампов. Раньше, до выхода этого закона, все организации должны были использовать штемпельные изделия при работе с документами в обязательном порядке, теперь данная процедура не является обязательной. Право любой компании — продолжать или нет использовать клише в своей работе. Единственное условие — данный порядок должен быть закреплен локальным нормативным актом компании.

Есть и другие причины ликвидации клише:

  1. физический износ;
  2. порча;
  3. реорганизация или ликвидация компании;
  4. изменение реквизитов компании.

Следует отметить, что утилизация штемпельных изделий не является для компании обязательной процедурой. Цель утилизации – обезопасить организацию от возможности незаконного использования ее атрибутов мошенниками.

Процедура уничтожения: порядок проведения

В 2017 году законодательство не определяет стандартной процедуры производства и ликвидации штемпельных изделий фирмы. Нормативно-правовую базу данных действий каждая организация может разработать и утвердить самостоятельно.

В принципе, изобретать ничего не нужно. В каждой фирме процедура утилизации штемпельной продукции происходит примерно по одной и той же схеме:

Руководство компании принимает решение об уничтожении печатей, утративших свою актуальность (решение может касаться одного клише, целой серии клише или всех штемпельных изделий фирмы);

Подготовка, издание и утверждение приказа;

Создание комиссии, ответственной за уничтожение штемпельных изделий;

Составление акта уничтожения печатей.

В отдельных случаях предприятия не проводят самостоятельно процедуру утилизации клише, а поручают ее сторонним исполнителям.

Обращаем особое внимание на то, что акт об уничтожении нельзя составить задним число в отношении клише, которые был потеряны или похищены. В этих случаях нужно подать заявления в полицию о краже или потере. Также об этом нужно сообщить в налоговые органы, банк и дать объявление в СМИ с целью предотвращения несанкционированного использования атрибутов фирмы мошенниками.

Читайте также:

Комиссия по уничтожения

Численный состав комиссии обычно небольшой, но и не менее двух представителей организации. Теоретически, это могут быть любые сотрудники фирмы, но практике членами комиссии чаще всего назначают директора или его заместителя, сотрудника, ведущего учет и хранение штемпельных изделий
фирмы, работника отдела кадров, работника юридического отдела или секретаря-делопроизводителя.

Из членов комиссии одного назначают председателем, остальные являются рядовыми членами.

Цель работы комиссии заключается в пересмотре всей штемпельной продукции фирмы и отбор изделий, утративших свою актуальность.

Следующий этап работы – ликвидация нефункциональных образцов любым доступным способом:

Если клише изготовлено из мягких полимеров, резины, каучука и т.п., то его разрезают на мелкие части с помощью ножниц;

Если клише металлическое, то его спиливают при помощи специальных инструментов.

Основной смысл этих действий– приведение изделий в состояние, не позволяющие их восстановление и дальнейшее использование.

Заключительный этап работы комиссии – подготовка и составление акта уничтожения печатей.

Акт уничтожения печати образец при ликвидации

Законодательством не предусмотрена унифицированная форма акта об уничтожении печатей и штампов. На практике это означает, что данный документ составляется в произвольной форме или по шаблону, который используется в делопроизводстве компании.

Обязательные реквизиты

Следует отметить, что существует перечень необходимых сведений, которые обязательно должны найти свое отражение в акте:

  • Регистрационный номер документа;
  • Дата составления;
  • Место составления;
  • Наименование организации;
  • Данные о печати (вся информация, отображенная на клише, включая реквизиты фирмы). Если уничтожается несколько видов штемпельной продукции, то данные по каждому виду вносятся отдельно;
  • Состав комиссии (ФИО и должности сотрудников);
  • Причины уничтожения изделия;
  • Основания для уничтожения (ссылка на приказ);
  • Время, место и способ утилизации.

Обратите внимание, что в тексте документа должны быть поставлены оттиски клише, подлежащих утилизацию. Отдельно должен быть зафиксирован факт того, что произведённые действия привели изделия в состояние, не позволяющие их дальнейшее использование.

Образец акта уничтожения печати представлен на Рисунке 1:

Рисунок 1. Акт уничтожения печати

Акт об уничтожении печати

В 2017 году оформление акта не регламентировано законодательством. Он может быть написан от руки, создан на компьютере и распечатан на принтере на простом листе или фирменном бланке. Формат – А4 или А5.

Все информация, содержащаяся в акте, в обязательном порядке должна быть подтверждена подписями членов комиссии по утилизации.

Акт удостоверяется подписью генерального директора или лица, обладающему правом подписи документов подобного рода. В специальном журнале учета движения штемпельных изделий компании должна быть сделана соответствующая запись. Ее делает сотрудник, ответственный за ведение журнала.

Как правило, акт составляется в одном экземпляре. При необходимости возможно снятие копии.

Хранение акта уничтожения печати

Акт об уничтожении печатей
и штампов хранится вместе с другими внутренними документами компании в течении срока, регламентированного локальными нормативными актами компании. Напомним, что такой срок не может быть меньше трех лет. По истечении срока хранения документ может быть уничтожен.

Составление акта об уничтожении печатей и штампов происходит тогда, когда на предприятии принимается решение об утилизации штемпельных изделий. Акт относится к внутренним документам компании и должен составляться в определенном порядке.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта об уничтожении печати и штампа .docСкачать образец акта об уничтожении печати и штампа .doc

Зачем уничтожать печати и штампы

Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.

На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2015 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.

Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.

Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:

  • износ,
  • порча,
  • устаревание,
  • ликвидация или реорганизация фирмы,
  • изменение реквизитов фирмы и т.д.

Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.

Порядок проведения процедуры уничтожения

На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:

  1. Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
  2. Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
  3. На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
  4. Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.

Следует сказать, что в некоторых случаях организации не занимаются уничтожением печатей и штампов самостоятельно, а передают это право сторонним фирмам.

Что касается утерянных или украденных штемпелей, то в отношении них составлять акт об утилизации нельзя – в таких случаях необходимо подавать соответствующие заявления в налоговую службу и полицию.

Комиссия: состав и цели

В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек.
Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:

  • директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
  • сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
  • специалист кадрового отдела,
  • юрист,
  • секретарь.

Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.

Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.

Для утилизации обычно используются довольно простые методы:

  • резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
  • спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).

Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.

Как составить акт

Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.
При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:

  • номер, место и дату создания акта,
  • название организации,
  • данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),
  • состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),
  • причину уничтожения печати или штампа,
  • основание для уничтожения(т.е. дать ссылку на документ),
  • время, место и способ уничтожения.

Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.

Образец акта об уничтожении печати и штампа

Как оформить акт

Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.

Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.

После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.

Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.

Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.

Как и сколько хранить акт

Акт об уничтожении печатей и штампов следует хранить вместе с другими документами на протяжении установленного законом или внутренними положениями компании периода (но не менее трех лет), по истечении этого срока акт можно утилизировать.

Раздел документа: Образцы документов, Акт

Скачать «Акт об уничтожении печати организации»

Источник документов раздела «Акт»: http://dogovor-obrazets.ru/образец/Акт

АКТ N _________ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ПЕЧАТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Составлен в 2 экземплярах

Печать, зарегистрированная в реестре печатей за N ______________,организации: _________________________________________________________ (организационно-правовая форма

И наименование организации)

ОГРН N ________________________ уничтожена на основании заявленияруководителя в связи с _______________________________________________ (указать причину: изменение наименования,

Организационно-правовой формы, износ и т.д.)

Печать уничтожил представитель организации ____________________________________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество)

паспорт: серия _____ No. ___ код подразделения _______________________ (для новых паспортов)

выдан ________________________________________________________________ (кем, когда)

_____________ «___»___________ 200__ г. (подпись)

Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю, сведенияоб уничтожении печати внесены в базу данных «Реестр печатей»,заявление и один экземпляр акта приобщены к архивному делу печати.

Представитель МРП ____________ /________/ «___»__________ 200__ г. (подпись)

———————————————————————- ОТТИСКИ УНИЧТОЖАЕМОЙ ПЕЧАТИ

———————————-T———————————-¬¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦L———————————+————————————

Печать, как любой инструмент может износиться, повредиться и прийти в негодность. Но выбрасывать в мусорную корзину ее нельзя, сегодня рассмотрим все аспекты уничтожения печатей.

В каком случае нужно уничтожить печать организации

В первую очередь нужно определить в каком случае печать подлежит уничтожению:

  • Механические повреждения клише
  • Механические повреждения корпуса
  • Ликвидация фирмы
  • Изменения данных, отражённых на печати
  • И. т. п.

Как правильно уничтожить печать

Чтобы уничтожить печать фирмы нужно составить документ, который называется Акт об уничтожении печати. На любую уничтоженную печать у вас должен хранится акт об уничтожении печати, образец вы можете скачать по ссылке. В образце нужно заполнить пустые поля и указать:

  • Кто из сотрудников уничтожил печать (штамп)
  • Метод уничтожения (сжигание, изрезание латексной (полимерной части) на мелкие кусочки)
  • Дата и точное время

Документ подписывают все члены комиссии, обычно 3 человека. Может быть назначен председатель комиссии, обычно это директор. Акт хранится 10 лет.

Форма акта об уничтожения печати

Определенной формы акта не существует, каждая фирма разрабатывает его самостоятельно, вы можете воспользоваться одним из образцов, представленных ниже или создать свой собственный бланк.

Акт уничтожения печати при ликвидации фирмы — скачать

Акт уничтожения печати- скачать

Акт уничтожение печати при ликвидации фирмы

При закрытии фирмы или одного из филиалов все печати также должны быть уничтожены, чтобы никто не мог воспользоваться ими в личных целях. В таком случае в акте указывают причину уничтожения «в связи с ликвидацией фирмы». Скачать образец акта об уничтожении печатей при ликвидации фирмы вы можете по ссылке. Уничтожить нужно все печати и штампы отраженные в журнале регистрации печатей, даже если оттиски у них одинаковые, с течение времени каждая печать износилась по-своему и приобрела индивидуальные особенности.

Внесение изменений в журнал регистрации печатей и штампов

После уничтожения печатей обязательно нужно указать этот факт в журнале регистрации печатей, а также записать номер акта и дату уничтожения.

Соблюдение порядка в бумагах позволит избежать путаницы в документах и проблем с налоговой.

Скачать акт уничтожения печати ИП

При уничтожении печати ИП возникают свои сложности, в том числе, кто подпишет акт об уничтожении печати, ведь эту процедуру необходимо осуществлять по решению комиссии. В случае, если в вашей фирме нет работников за актом об уничтожении печати вы можете обратиться в фирму производитель. Именно в их реестре печатей отражены сведения о вашей регистрации. На ваших глазах печать уничтожат, а вам выдадут акт об ее уничтожении. Клиенты фирмы «Первопечать» могут обратиться за данной услугой в наш офис.

Уничтожение зарегистрированной в реестре печати

Для тех предпринимателей, кто зарегистрировал печать в реестре важно помнить о том, что при уничтожении любой печати сведения должны быть переданы в соответствующие организации.

  1. если изменились какие-либо реквизиты предприятия (например, форма собственности), и информация на клише им не соответствует;
  2. печать имеет какие-либо дефекты, из-за которых её использование невозможно;
  3. печать пришла в негодность с течением времени — её оттиск недостаточно чёткий, и текст не читаем;
  4. произошла реорганизация или перерегистрация предприятия, или же оно ликвидировано.

Порядок уничтожения прописан в нормативно-правовых актах муниципального и объектового уровня. Уничтожение печати может быть произведено самостоятельно или с помощью агентства, предоставляющего такую услугу.

В случае самостоятельной ликвидации клише государственного образца издаётся Приказ об уничтожении гербовой печати, в котором назначается комиссия минимум из трёх человек. В комиссии обязательно должен присутствовать сотрудник, ответственный за учёт штампов и печатей предприятия.

Уничтоженная печать должна быть непригодной к дальнейшей эксплуатации и не подлежать восстановлению. В зависимости от материала, из которого изготовлено клише, существуют различные способы уничтожения.

Металлические печати спиливают крест-накрест, а полимерные и резиновые разрезают либо сжигают. После процедуры составляется Акт, который в течение десяти лет хранится в организации.

В документе должны быть указаны следующие сведения:

  • место и время уничтожения печати;
  • основание для ликвидации;
  • наименование и оттиск подлежащей уничтожению печати;
  • состав комиссии;
  • способ уничтожения.

Акт подписывается всеми членами комиссии. Его содержание не допускает наличия ошибок и исправлений.

Уничтожение гербовых печатей можно поручить агентству, предоставляющему эту услугу. В этом случае необходимо будет предоставить следующий комплект документов:

  • свидетельство о регистрации организации-владельца печати;
  • заполненный бланк заявления, разрешающего уничтожение;
  • удостоверение личности руководителя предприятия или его доверенного лица;
  • документ, подтверждающий отсутствие задолженностей предприятия.

После ликвидации гербовой печати заказчику выдаётся Акт об уничтожении, который регистрируется в соответствии с порядком внутреннего документооборота компании.

Гербовые печати — изготовление от 1400 рублей

До недавнего времени круглая печать являлась обязательным атрибутом юридического лица (АО и ООО). Необходимость ее наличия у организации была закреплена на законодательном уровне (п.7 ст.2 Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п.5 ст.2 Федерального закона от 08.12.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».). Но с вступлением в силу Федерального закона от 06.04.2015 г. № 82-ФЗ требование иметь круглую печать было исключено из соответствующих норм. С 07.04.2015 года это становится правом юридического лица: оно может продолжать работать с печатью, как и раньше, или отказаться от нее. Несмотря на такие положительные изменения многие компании не спешат расставаться с печатью. Помимо этого, обзаводятся еще вспомогательными (дополнительными) печатями и штампами.

Что касается ИП, закон и прежде и сейчас не обязывает их использовать круглую печать. Решает данный вопрос исключительно предприниматель.

В процессе своей эксплуатации печать (штамп) может прийти в негодность: износиться или повредиться. Или у ее владельца могут измениться реквизиты (наименование, местонахождение и т.д.). Или компания претерпела реорганизацию, а может и вовсе ликвидирована. Все это является поводом для уничтожения старой печати (штампа).

Обратите внимание, что законодательство не обязывает организации и ИП делать это. Но во избежание возможных злоупотреблений, и чтобы не было путаницы, штемпельные изделия старого образца лучше утилизировать. И весь этот процесс должен быть задокументирован. Для этих целей используется . Но обо всем поподробнее.

В настоящее время изготовление и уничтожение печатей (штампов) не контролируется государством Поэтому компания может самостоятельно регламентировать работу с ними. Для этого издается локальный нормативный акт (ЛНА) в форме приказа по основной деятельности, правил, инструкции и т. д. В нем она предусматривает, в том числе и порядок уничтожения печатей (штампов).

Отслужившие свое печати и штампы можно уничтожить:

  1. собственными силами;
  2. силами сторонней организации.

В первом случае действует специальная комиссия. Она назначается приказом руководителя по мере надобности, в котором все ее члены перечисляются поименно. Или состав комиссии закрепляется ЛНА, при этом указываются только должности ее членов. Желательно, чтобы в комиссию входил работник, ответственный за работу с печатями и штампами.

Задача комиссии — физически уничтожить клише (элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати). То есть привести его в полную непригодность для дальнейшего использования. Если клише сделано из резины, каучука или других полимеров, то его, как правило, разрезают ножницами на мелкие кусочки или сжигают. Металлическое клише спиливают крест-накрест. Весь процесс утилизации документируется с помощью , где обязательно указываются:

  1. наименование организации;
  2. наименование, дата, номер акта;
  3. состав комиссии (наименование должности, ФИО членов);
  4. основание для уничтожения печатей / штампов;
  5. наименование, количество и оттиски уничтожаемых печатей / штампов;
  6. причина, время, место и способ уничтожения;
  7. заключение комиссии по факту уничтожения;
  8. подписи членов комиссии.

Заполненный и подписанный акт передается руководителю на утверждение. На основании данного документа ответственное лицо делает отметку об уничтожении в журнале учета движения печатей и штампов. В дальнейшем акт об уничтожении печатей и штампов
хранится вместе с журналом на случай возникновения споров по документам, на которых стоит оттиск старой печати.

Если компания решила воспользоваться услугами сторонней организации, то помимо самого штемпельного изделия ей потребуется представить исполнителю целый пакет документов. Вот примерный его перечень:

  • заявление от руководителя организации об уничтожении печати;
  • ксеророкопия паспорта руководителя (для госучреждений — ксерокопия приказа о назначении руководителя, заверенная вышестоящей организацией);
  • ксерокопия паспорта работника, ответственного за уничтожение печати;
  • доверенность от организации на работника, ответственного за уничтожение печати;
  • копия выписки из ЕГРЮЛ, заверенная нотариально;
  • документ об оплате услуги.

Обратите внимание!
Утерянную или украденную печать невозможно уничтожить.

При возникновении данных обстоятельств ее владельцу незамедлительно нужно:

  1. Сообщить о случившемся в обслуживающие банки и контрагентам, у которых компания получает товарно-материальные ценности или денежные средства. Это необходимо для того, чтобы злоумышленники, мошенники и т. д. не смогли воспользоваться печатью для совершения незаконный действий.
  2. Обратиться с заявлением о пропаже печати в полицию. Если есть признаки состава преступления, то заводится уголовное дело. Если нет, то в возбуждении уголовного дела отказывают. В любом случае компания вправе получить копию соответствующего постановления.
  3. Заказать новую печать. Желательно чтобы она кардинально отличалась от старой. При этом издается приказ по организации о смене печати.

Хотя в Минфин России описал упрощенный порядок действий при утере печати. Ведомство отметило, что для изготовления печати нового образца никаких разрешительных документов получать не надо. Достаточно издать приказ об уничтожении (неиспользовании) старой печати и изготовлении новой, приложив к нему образец оттиска.

Скачать бланк акта об уничтожении печатей и штампов
, а также образец данного документа Вы можете ниже.

Необходимость составления акта об уничтожении печати организации может возникнуть, если (разд. 7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003,
утв. Росархивом):

  • компания решила отказаться от использования печати в принципе. В 2015 году в Законы об ООО и АО были внесены поправки, позволяющие организациям вести деятельность без печатей и штампов (п. 7 ст. 2 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ
    , п. 5 ст. 2 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ
    );
  • печать повреждена;
  • организация меняет свое наименование (или местонахождение, и оно указано на старой печати);
  • компания ликвидируется;
  • компания реорганизуется в результате процедуры слияния, присоединения или преобразования.

Уничтожить старую печать можно, обратившись в штемпельную мастерскую и оплатив услугу по прейскуранту. Другой вариант — избавиться от печати (проще говоря разломать ее) своими силами, составив при этом акт об уничтожении старой печати.

Отметим, что печать нужно будет раздробить без возможности восстановления (или испортить клише таким образом, чтобы печать однозначно нельзя было заново использовать). Причем вся процедура должна происходить на глазах у комиссии, члены которой и подпишут акт.

Как составить акт об уничтожении печати организации

Утвержденной формы акта об уничтожении печатей и штампов не существует. В акте должны быть перечислены члены комиссии, присутствующие при уничтожении печати, указаны причины уничтожения и способ (к примеру, дробление на фракции, разрезание на мелкие части), а также дата и время, когда это произошло. Также на акте перед разламыванием печати проставляется ее оттиск. А после председатель и члены комиссии ставят свои подписи, подтверждая факт уничтожения.

На основании такого акта в журнал движения печатей нужно будет внести запись об уничтожении. Делает это лицо, ответственное за хранение печатей.

Иногда случается так, что может потребоваться такая процедура, как уничтожение или учреждений. Причины могут быть следующие:

  • Ликвидация организации или учреждения;
  • Изменения реквизитов (частично или полностью);
  • Износ или повреждения печатей и ;

В этом случае может понадобится —

Что же нужно сделать, а также с чего нужно начать в первую очередь? Вначале руководителю организации необходимо издать Приказ о ликвидации печати учреждения, в котором обязательно указать причину принятия такого решения, далее по пунктам прописываются действия в связи с этим:

  • создать комиссию;
  • каким образом необходимо уничтожить;
  • составить акт о ликвидации;
  • с какого числа оттиски старого штампа считать недействительными;
  • с какого числа оттиски нового штампа считать действительными (если происходит замена на новые штампы);
  • на кого возложена ответственность за происходящее;

Кто может утилизировать штампы

Если подлежащая уничтожению печать относится к числу гербовых, то в большинстве случаев эта процедура происходит в Управлении делами, куда ее необходимо сдать со всеми надлежащими документами. Если же это обычная печать или штамп, то уничтожение такого вида штемпельной продукции может производиться силами собственной организации, либо с помощью сторонней организации, наделенной такими полномочиями.

Если вы решили уничтожить штамп, воспользовавшись услугами сторонней организации, то вам необходимо будет сдать не только сами штемпельные изделия, но и необходимый комплект документов, который с вас могут потребовать:

  1. Заявление от руководителя организации об уничтожении штемпельного изделия
  2. Копия паспорта руководителя
  3. Копия приказа о назначении руководителя, заверенная вышестоящим учреждением (для руководителей государственных организаций)
  4. Копия паспорта ответственного за уничтожение сотрудника
  5. Доверенность на работника, ответственного за ликвидацию штампа, от руководителя учреждения
  6. Выписка из ЕГРЮЛ (заверенная у нотариуса копия)
  7. Документ об оплате услуги

Если же вам удобнее уничтожить штамп силами своего учреждения, то порядок действий выглядит приблизительно следующим образом. На основании Приказа об уничтожении печати, руководителем организации создается специальная комиссия, которая обязана физически ликвидировать клише и все составляющие штемпельного изделия, чтобы исключить дальнейшее его восстановление и использование. Далее комиссией составляется акт об уничтожении, который в дальнейшем также утверждается подписью руководителя учреждения.

Акт утилизации печати организации

После того, как назначенная комиссия ликвидировала штемпельные изделия, необходимо составить документ, подтверждающий этот факт. Таким документом является Акт утилизации печати. Он обязательно должен содержать в себе:

  • состав комиссии по утилизации
  • место и время
  • на основании чего произошло данное действие
  • название и образец оттиска утилизированной печати организации
  • способ уничтожения (клише из каучука обычно разрезается на мелкие части и сжигается, а из металла спиливается)
  • заключение комиссии о приведении печати в состояние, гарантированно исключающее ее восстановление и дальнейшее использование
  • подписи всех членов комиссии

Акт служит основанием для занесения соответствующей записи в Журнал учета штемпельных изделий учреждения, где в определенной графе указывается дата и номер акта утилизации, а также причина, по которой была проведена процедура. Акт хранится вместе с журналом во избежание споров и недоразумений, касающихся оттисков старых штампов.

Безусловно, если по вопросу утилизации/уничтожения печати организации ваш выбор остановится на нашей компании, мы сможем это сделать профессионально, грамотно и быстро, ничего не упустив из виду. Вам останется только получить документы, подтверждающие факт уничтожения вашего старого штемпельного изделия.

С
огласно ГОСТу Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» печать
это «устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу»
.

Как видно, определение довольно общее. Более информативен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который говорит, что реквизит 25 «Оттиск печати» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации»
.

На вопрос, что именно должно быть изображено на печати юридического лица
(будем называть ее ), отвечают п. 5 ст. 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, а также ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ. Данные статьи содержат практически идентичный текст, из которого следует, что на печатях ООО и АО должны присутствовать:

  • полное фирменное наименование ООО или АО;
  • место нахождения ООО или АО.

Кроме того, печати ООО или АО могут содержать фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

Филиалы и представительства обществ должны помещать на печатях ту же информацию, плюс слова «Филиал» или «Представительство».

Это лишь минимальные требования. Юридическое лицо по своему желанию может разместить на печати собственный логотип, эмблему, банковские реквизиты, контактные данные и т.п.

Примеры печатей из ГОСТа Р 51511-2001:

Пример 1

Печати хозяйственных обществ

Свернуть
Показать

В упомянутом ГОСТе можно найти и требования к порядку изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, однако обязательными они являются лишь для организаций, использующих государственную символику. Технические требования к печатям организаций содержит Национальный стандарт РФ «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (утвержден на основании Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»). Здесь, например, перечислены размеры, которые должна иметь и сама печать, и изображения на ней.

Что касается штампа
, то официального определения для него нет. Мы будем считать штампом клише с текстом, цель которого — воспроизвести этот текст, чтобы его не пришлось писать от руки
.

Пример 2

Штампы для разных целей

Свернуть
Показать

Виды печатей в организации

Любая организация, а также ИП имеют право изготовить для своих нужд дополнительные печати
. Они разойдутся по структурным подразделениям и будут проставляться их работниками на строго определенных документах. Каких именно — следует прописать в соответствующем регламенте (см. пункты 5.2 и 5.3 в Примере 12).

Пример 3

Дополнительные печати

Свернуть
Показать

К использованию дополнительных печатей следует относиться с известной осторожностью, так как их юридическая сила может быть поставлена под сомнение. На документах, предоставляемых в государственные и контролирующие органы, мы рекомендуем проставлять главную печать организации. Нет ничего страшного в использовании дополнительной печати, но чиновники на местах вполне могут отказаться принимать заверенные ими документы. Чтобы избежать ненужных проволочек, лучше сразу использовать основную печать.

Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить ее на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется основной печатью организации. Если подобного условия нет, то можно поставить печать «Для договоров».

Самая главная печать организации хранится в сейфе службы ДОУ, помощника генерального или самого директора. Все остальные печати, а также штампы расходятся по структурным подразделениям. Чтобы контролировать их хранение и использование, рекомендуется назначить ответственных лиц. Самым логичным было бы поручить хранение печатей и штампов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях. Для этого создается приказ по основной деятельности (его распорядительная часть показана в Примере 4).

Пример 4

Распорядительная часть приказа о назначении ответственных за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях

Свернуть
Показать

Приказ проходит обычную процедуру согласования и подписания генеральным директором, после чего с ним нужно ознакомить под подпись всех назначенных ответственными за печати работников.

Учет печатей и штампов

Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.

Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале — см. Пример 6.

Куда и как ставить печать?

Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.» («Место печати»). В этом случае оттиск можно ставить прямо на эти буквы. См. Пример 7.

Иногда данная пометка ставится внутри специально предназначенного для печати и очерченного поля (как в Примере 8). Тогда нужно стараться уместить печать внутри, не выходя за рамки обозначенной границы. Например, такой вариант предусмотрен в Карточке с образцами подписей и оттиска печати, форма которой утверждена инструкцией Банка России от 14.09.2006 № 28-И (в просторечье она именуется банковкой карточкой).

Пример 7

Проставление оттиска печати при указании места для него — «М.П.»

Свернуть
Показать

Пример 8

Проставление оттиска печати в специально отведенном поле

Свернуть
Показать

Если же место для оттиска не обозначено, а печать требуется для заверения подписи должностного лица, то ставить ее нужно так, чтобы захватить небольшие фрагменты должности и заверяемой подписи (см. Пример 9). Это правило нигде не закреплено и является, скорее, обычаем делового оборота. С логической точки зрения данный обычай вполне оправдан: в самом деле, если печать проставляется после подписания документа, то человек, который ее ставит, может сделать это так, чтобы оттиск стоял в определенном месте — задевая фрагмент должности и подписи и при этом оставляя их читаемыми. Оттиск, полностью закрывающий подпись, затрудняет ее идентификацию, а стоящий где-то далеко от нее может вызвать сомнения в том, что проставлялся он после подписания документа.

Если форма документа такова, что проставить оттиск печати, задевая одновременно и подпись, и должность невозможно, то лучше «зацепить» подпись.

Пример 9

Проставление оттиска печати при заверении подписи должностного лица

Свернуть
Показать

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, приведен в Приложении 8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив обязательный характер его применения. Если организация применяет в работе не только основную, но и дополнительные печати, то для всех них нужно определить, на какие документы они будут проставляться.

Места проставления штампов, как правило, известны и зачастую даже зафиксированы в локальных нормативных актах. Так, в Инструкции по делопроизводству может быть указано, что штамп «Входящий №» ставится в нижнем правом углу документа, а штамп «В дело №» — в нижнем левом.

Уничтожение печатей и штампов

Грамотный учет печатей, штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину
, особенно не поставив в известность ответственную службу. В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).

Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия. Она создается по указанию руководителя организации. Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности.

Уничтожить печать — это привести в полную негодность ее клише. Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки. Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку. Конечно, сделать это в условиях обычного офиса довольно непросто, но металлические печати сегодня встречаются все реже. Зачастую используются обычные каучуковые клише. Факт уничтожения печати отражается в акте (образец см. в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»).

Если вдруг выясняется, что печать потеряли
, это отражается в особом акте — показан в Примере 11. В Журнале учета данный факт нужно отразить в последней графе «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)», тогда:

  • вместо более привычной надписи «Уничтожена в связи с износом (акт от 17.07.2014 № 3)»
  • там будет красоваться «Утрачена (акт от 07.07.2014 № 6)».

Возможные периоды действия комиссии и приказ о ее создании (на примере экспертной комиссии) показаны в статье «Экспертиза ценности научно-технической документации »

Рецепт составления различных актов дан в статье «Акты в канцелярии и в отделе кадров ». Здесь вы найдете: пореквизитный анализ (что обязательно, что факультативно, что нужно в определенных случаях); возможные варианты конструирования текста акта; три образца полностью оформленных разноплановых актов.

Образец регламента о печатях и штампах

В заключение приведем образец Положения об изготовлении, учете, использовании, хранении, уничтожении печатей и штампов в коммерческой организации
. Каждая компания на его основе может составить собственный, см. Пример 12.

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

          АКТ N _________ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ПЕЧАТИ ОРГАНИЗАЦИИ
                      Составлен в 2 экземплярах
     Печать, зарегистрированная в реестре печатей за N ______________,
организации: _________________________________________________________
                           (организационно-правовая форма
______________________________________________________________________
                     и наименование организации)
     ОГРН N ________________________ уничтожена на основании заявления
руководителя в связи с _______________________________________________
                          (указать причину: изменение наименования,
______________________________________________________________________
            организационно-правовой формы, износ и т.д.)
______________________________________________________________________
     Печать уничтожил представитель организации ______________________
______________________________________________________________________
                      (фамилия, имя, отчество)
паспорт: серия _____ No. ___ код подразделения _______________________
                                                (для новых паспортов)
выдан ________________________________________________________________
                             (кем, когда)
                              _____________  "___"___________ 200__ г.
                                (подпись)
     Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю,  сведения
об   уничтожении   печати  внесены  в базу  данных  "Реестр  печатей",
заявление и один экземпляр акта приобщены к архивному делу печати.
Представитель МРП ____________ /________/ "___"__________ 200__ г.
                   (подпись)
                    М.П.
----------------------------------------------------------------------
                     ОТТИСКИ УНИЧТОЖАЕМОЙ ПЕЧАТИ
----------------------------------T----------------------------------¬
¦                                 ¦                                  ¦
¦                                 ¦                                  ¦
¦                                 ¦                                  ¦
¦                                 ¦                                  ¦
¦                                 ¦                                  ¦
¦                                 ¦                                  ¦
¦                                 ¦                                  ¦
¦                                 ¦                                  ¦
¦                                 ¦                                  ¦
L---------------------------------+-----------------------------------

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Акт об уничтожении печатей и штампов

До недавнего времени круглая печать являлась обязательным атрибутом юридического лица (АО и ООО). Необходимость ее наличия у организации была закреплена на законодательном уровне (п.7 ст.2 Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п.5 ст.2 Федерального закона от 08.12.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».). Но с вступлением в силу Федерального закона от 06.04.2015 г. № 82-ФЗ требование иметь круглую печать было исключено из соответствующих норм. С 07.04.2015 года это становится правом юридического лица: оно может продолжать работать с печатью, как и раньше, или отказаться от нее. Несмотря на такие положительные изменения многие компании не спешат расставаться с печатью. Помимо этого, обзаводятся еще вспомогательными (дополнительными) печатями и штампами.

Что касается ИП, закон и прежде и сейчас не обязывает их использовать круглую печать. Решает данный вопрос исключительно предприниматель.

В процессе своей эксплуатации печать (штамп) может прийти в негодность: износиться или повредиться. Или у ее владельца могут измениться реквизиты (наименование, местонахождение и т.д.). Или компания претерпела реорганизацию, а может и вовсе ликвидирована. Все это является поводом для уничтожения старой печати (штампа).

Обратите внимание, что законодательство не обязывает организации и ИП делать это. Но во избежание возможных злоупотреблений, и чтобы не было путаницы, штемпельные изделия старого образца лучше утилизировать. И весь этот процесс должен быть задокументирован. Для этих целей используется акт об уничтожении печатей и штампов. Но обо всем поподробнее.

В настоящее время изготовление и уничтожение печатей (штампов) не контролируется государством Поэтому компания может самостоятельно регламентировать работу с ними. Для этого издается локальный нормативный акт (ЛНА) в форме приказа по основной деятельности, правил, инструкции и т. д. В нем она предусматривает, в том числе и порядок уничтожения печатей (штампов).

Отслужившие свое печати и штампы можно уничтожить:

  1. собственными силами;
  2. силами сторонней организации.

В первом случае действует специальная комиссия. Она назначается приказом руководителя по мере надобности, в котором все ее члены перечисляются поименно. Или состав комиссии закрепляется ЛНА, при этом указываются только должности ее членов. Желательно, чтобы в комиссию входил работник, ответственный за работу с печатями и штампами.

Задача комиссии – физически уничтожить клише (элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати). То есть привести его в полную непригодность для дальнейшего использования. Если клише сделано из резины, каучука или других полимеров, то его, как правило, разрезают ножницами на мелкие кусочки или сжигают. Металлическое клише спиливают крест-накрест. Весь процесс утилизации документируется с помощью акта об уничтожении печатей и штампов, где обязательно указываются:

  1. наименование организации;
  2. наименование, дата, номер акта;
  3. состав комиссии (наименование должности, ФИО членов);
  4. основание для уничтожения печатей / штампов;
  5. наименование, количество и оттиски уничтожаемых печатей / штампов;
  6. причина, время, место и способ уничтожения;
  7. заключение комиссии по факту уничтожения;
  8. подписи членов комиссии.

Заполненный и подписанный акт передается руководителю на утверждение. На основании данного документа ответственное лицо делает отметку об уничтожении в журнале учета движения печатей и штампов. В дальнейшем акт об уничтожении печатей и штампов хранится вместе с журналом на случай возникновения споров по документам, на которых стоит оттиск старой печати.

Если компания решила воспользоваться услугами сторонней организации, то помимо самого штемпельного изделия ей потребуется представить исполнителю целый пакет документов. Вот примерный его перечень:

  • заявление от руководителя организации об уничтожении печати;
  • ксеророкопия паспорта руководителя (для госучреждений – ксерокопия приказа о назначении руководителя, заверенная вышестоящей организацией);
  • ксерокопия паспорта работника, ответственного за уничтожение печати;
  • доверенность от организации на работника, ответственного за уничтожение печати;
  • копия выписки из ЕГРЮЛ, заверенная нотариально;
  • документ об оплате услуги.

Обратите внимание! Утерянную или украденную печать невозможно уничтожить.

При возникновении данных обстоятельств ее владельцу незамедлительно нужно:

  1. Сообщить о случившемся в обслуживающие банки и контрагентам, у которых компания получает товарно-материальные ценности или денежные средства. Это необходимо для того, чтобы злоумышленники, мошенники и т. д. не смогли воспользоваться печатью для совершения незаконный действий.
  2. Обратиться с заявлением о пропаже печати в полицию. Если есть признаки состава преступления, то заводится уголовное дело. Если нет, то в возбуждении уголовного дела отказывают. В любом случае компания вправе получить копию соответствующего постановления.
  3. Заказать новую печать. Желательно чтобы она кардинально отличалась от старой. При этом издается приказ по организации о смене печати.

Хотя в письме от 31.01.2011 г. № 03-02-07/1-26 Минфин России описал упрощенный порядок действий при утере печати. Ведомство отметило, что для изготовления печати нового образца никаких разрешительных документов получать не надо. Достаточно издать приказ об уничтожении (неиспользовании) старой печати и изготовлении новой, приложив к нему образец оттиска.

Скачать бланк акта об уничтожении печатей и штампов, а также образец данного документа Вы можете ниже.

Как нужно вести учет печатей и штампов компании

НДС 18%. Печать была доставлена в офис 2 апреля со всеми сопровождающими документами (накладной, счёт-фактурой), в тот же день бухгалтер перечислила за неё оплату с расчетного счёта. Проводка Сумма Расшифровка Дт 60 Кт 51 2 900,00 Перечислены средства за печать Дт 10.9 Кт 60 2 457,63 (стоимость печати без НДС) Печать подлежит бухгалтерскому учёту Дт 19 Кт 60 442,37 Входной НДС по приобретенным ценностям Дт 68 Кт 19 442,37 НДС принят к вычету Дт 44 Кт 10.9 2 457,63 Стоимость печати списана в расходы Дебет 013 2 457,63 На забалансовом счету числятся активы стоимостью менее 40 тысяч В налоговом учёте, при расчёте налога на прибыль, можно отразить всю сумму затрат (только без учета НДС») в графе «Косвенные расходы». Приложив накладную, либо акт об оказанных услугах. Это уменьшит сумму налога на прибыль.

Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать? Руководство компании вправе выбрать из 2 базовых вариантов уничтожения печати:

  • осуществить уничтожение печати самостоятельно;
  • поручить уничтожение печати третьим лицам (фирме, занимающейся изготовлением и уничтожением печатей).

Поскольку уничтожение печати не требует значимых трудозатрат, большинство организаций выбирают первый способ, т. е. делают это своими силами. Алгоритм действий в данном случае будет следующим:

  1. Руководитель приказом созывает специальную комиссию, которая и будет заниматься уничтожением печати.
  2. После того как старые печати уничтожены (в присутствии комиссии в полном составе), фирма составляет специальный акт. Единой формы такого акта законодателем не установлено, поэтому он может быть составлен в свободной форме.

спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования. Как составить акт Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:

  • номер, место и дату создания акта,
  • название организации,
  • данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),
  • состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),
  • причину уничтожения печати или штампа,
  • основание для уничтожения(т.е.

Количество печатей в организациях зависит от масштабов их деятельности. Небольшим фирмам, где числится только генеральный директор, достаточно одной печати, на более крупных предприятиях необходимо несколько печатей и штампов. В статье рассмотрим учет печатей и штампов, дадим примеры проводок.

Бухгалтерский и налоговый учёт печатей и штампов

Поскольку печать не может стоить дороже 40 тысяч рублей, а срок эффективного пользования более 1 года, то стоимость необходимо отнести к материально — производственным запасам. Это прописано в пункте 5, Положения о бухгалтерском учёте 6/01. Читайте также статью: → «Учет основных средств» (ПБУ 6/01)». Стоимость только что приобретенной печати учитывается по дебету счёта 10, который называется «Материалы». Сумму необходимо брать без учёта НДС.

Например, если цена 1 000 рублей, то на счету «Материалы» отразится только 847,46 рубля. Когда НДС, «в том числе», то есть уже включён в сумму, то для его извлечения применяется ставка 18/118. Счёт 10 имеет несколько субсчетов, печати и штампы необходимо отразить на 10.9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». На нём числится наличие и движение инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

В тот же день необходимо сумму списать в расходы. Если организация оказывает услуги, то для этой операции используется счёт 26 «Общепроизводственные расходы». Торговые фирмы используют 44 счёт «Расходы на продажу». Далее печати и штампы хранятся на забалансовом счете 013 до их списания.

Важно! В частных организациях, учёт печатей ведётся как материально-производственные запасы, а не основное средство.

Пример 1. Фирма «Капитошка» занимается оптовой торговлей. 2 апреля 2016 года приобрела печать стоимостью 2 900 рублей, в том числе НДС 18%. Печать была доставлена в офис 2 апреля со всеми сопровождающими документами (накладной, счёт-фактурой), в тот же день бухгалтер перечислила за неё оплату с расчетного счёта.

Проводка Сумма Расшифровка
Дт 60 Кт 51 2 900,00 Перечислены средства за печать
Дт 10.9 Кт 60 2 457,63 (стоимость печати без НДС) Печать подлежит бухгалтерскому учёту
Дт 19 Кт 60 442,37 Входной НДС по приобретенным ценностям
Дт 68 Кт 19 442,37 НДС принят к вычету
Дт 44 Кт 10.9 2 457,63 Стоимость печати списана в расходы
Дебет 013 2 457,63 На забалансовом счету числятся активы стоимостью менее 40 тысяч

В налоговом учёте, при расчёте налога на прибыль, можно отразить всю сумму затрат (только без учета НДС») в графе «Косвенные расходы». Приложив накладную, либо акт об оказанных услугах. Это уменьшит сумму налога на прибыль. При заполнении декларации по косвенному налогу, полученную при покупке печати счёт-фактуру, также обязательно отразить в Книге Покупок, входящая сумму НДС уменьшит данный налог. Читайте также статью: → «Учет счетов-фактур в книге покупок и продаж».

Стандартные проводки в бюджетных учреждениях

Учет печатей бюджетных подразделениях намного сложнее, чем обычных. Изначально, принимается решение, по какой статье необходимо отразить: 310 (если печати будут использоваться более года) или 340 (срок использования меньше 1 года).

На основании Инструкцией № 157н, учёт объекта, который применяется в работе более года,ведётся как основное средство, при этом не зависимо от их цены. Когда в работе печати используются меньше года. Если срок полезного использования менее года, тогда печати относят к материальным запасам. Решение об этом принимает комиссия.

  1. Если принятие осуществилось в качестве Основного средства. В проводках указывается стоимость всех затрат,с учётом НДС. Если она менее 3 тысяч рублей, то списание со счета происходит с одновременным отражением на его на 21 «Основные средства стоимостью до 3 тысяч рублей включительно в эксплуатации»».
  2. При отнесении печати к категории «Материальные запасы». Если принято решение зачислить их в качестве материальных запасов, то отнесение к ним происходит на основании документов:
  • товарной накладной;
  • счет-фактуры;
  • товарно-транспортной накладной;
  • акт о приёме установленной формы (0315004). Читайте также статью: → «».

В бюджетных организациях, специальная комиссия решает способ учёта печати.

Пример 2. Государственная организация приобрела печать стоимостью 590 рублей, том НДС в том числе (90 рублей ). Стандартные проводки при отнесении объекта к основному средству:

  • Отражены затраты на покупку печати:

Дт 4 106 31 310 Кт 4 302 31 730 — 590 рублей

  • Переведены денежные средства Продавцу:

Дт 4 302 31 830 Кт4 201 11 610 — 590 рублей

  • Объект принят к учету как основное средство:

Дт 4 101 38 310 Кт 1 106 31 310 — 590 рублей

Проводки при отнесении объекта к МЗ:

  • Приняты к учёту:

Дт 2 105 36 340 Кт 2 208 34 660 — 500 рублей

  • Перечислены денежные средства: 590 рублей

Дт 2 302 36 830 Кт 2 201 11 610

  • Входный НДС принят к вычету: 90 рублей

Дт 2 210 01 560 Кт2 208 34 660

При принятии печати в качестве основного средства, отражается сумма с НДС, а если принято как запасы – в проводках указывается сумма за вычетом косвенного налога.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Как заполняется журнал учёта печатей и штампов

Все печати и штампы должны строго учитываться Для этого существует специальный журнал. В нём содержатся их оттиски и информация о том, в какой отдел они переданы, с подписью ответственных лиц. Журнал содержит 8 граф:

№ п/п Наименование печати/штампа Оттиск Выдача в пользование Возврат Примечание
должность и ФИО получателя подпись, дата получения должность и ФИО получателя подпись, дата получения
1 2 3 4 5 6 7 8
  • В первой графе указывается порядковый номер.
  • В графе «Наименование печати» прописывается её назначение, например «Печать для документов».
  • В третьей графе обязателен оттиск, он должен быть чётким, не размытым.
  • В графе № 4 указывается, например: «менеджер по продажам Коваленко А.М.»
  • В 5 графе – подпись ответственного лица с указанием даты получения.
  • 6-7 графа заполняются аналогично графам № 4 и 5, только в случае возврата.
  • Строка «Примечание» заполняется в случае уничтожения печати, с указанием номера акта и даты составления.

Журнал заполняется в рукописном виде, поскольку в нём необходимо наличие оригинальной подписи ответственных лиц. Название столбцов может меняться, в зависимости от необходимости и деятельности организации. Строго установленной формы Журнала нет. Форма не регламентирована законодательством.

Несмотря на это вести его необходимо с соблюдением всех требований строгой отчетности:

  • обязательна порядковая нумерация страниц;
  • журнал необходимо прошнуровать;
  • на документе ставится печать и подписьруководителя;
  • хранится журнал в железном сейфе.

Законодательством не установлен обязательное наличие граф в Журнале. Организация вправе их корректировать, в зависимости от своей деятельности.

Как осуществляется замена печатей

Чтобы ввести на организацию новую печать, необходимо уничтожить старую. Существуют следующие варианты:

Утилизация собственными силами Обращение за помощью к специализированной штемпельной организации
Производится специально назначенной комиссией Печать сдаётся в стороннюю штемпельную организацию
После исполнения поручения оформляется акт, с указанием следующих данных:

  • времени и места проведения;
  • состав комиссии;
  • причины уничтожения;
  • наименования оттиска печати;
  • способ утилизации (изделия из полимеров, возможно сжечь, либо разделить на мелкие части, а металлические – опиливают перекрестными линиями)
  • заключение, вынесенное комиссией
  • подписи всех проверяющих
Одновременно с печатью предоставляется комплект документов:

  • заявление о намерение уничтожить оттиск, заверенное руководителем;
  • ксерокопия паспорта директора;
  • копия доверенности, в которой прописаны полномочия на осуществление таких действий;
  • ксерокопия паспорта лица, ответственного за уничтожение;
  • заверенная копия выписки из ЕГРЮ, срок её получения не должен превышать одного месяца;
  • платежный документ, подтверждающий перечисление денежных средств, за оказываемые услуги (оригинал квитанции, либо платежное поручение с отметкой банка).

При утилизации собственными силами, акт необходимо хранить на всём протяжении деятельности организации, чтобы избежать неоднозначных споров. Если печать потеряна, то процедуру по утилизации провести будет невозможно. Для получения нового оттиска, необходимо предоставить вышеперечисленный комплект документов вместе со справкой из внутренних дел, в которой установлен факт пропажи.

Также о краже необходимо оповестить регистрирующий орган и подать объявления в СМИ. Обязательно сообщить об инциденте банку, в котором открыт расчетный счет фирмы, чтобы предотвратить снятие денежных средств с расчетного счета. Способ утилизации фирма выбирает сама


Adblock
detector