Акт списания топлива без путевого листа бланк

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: акт на списание гсм на производственные нужды без путевого листа. также

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт на списание гсм на производственные нужды без путевого листа». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

ГСМ следует относить к части материально-производственных запасов, а значит, их учет производится по фактической стоимости (раздел II ПБУ 5/01).

Любая компания, даже не специализирующаяся на транспортных перевозках, но имеющая свой автопарк или хотя бы один автомобиль, должна знать порядок и правила списания ГСМ, чтобы грамотно оформить эту процедуру и вести расчет.
Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил.

Какой документ подтверждает списание бензина

А расходуется оно в том случае, если транспортное средство организации находилось в разъездах. Следовательно, для того, чтобы включить ГСМ в состав расходов, необходимо оформить документ, подтверждающий поездки автомобиля, в ходе которых приобретённое горючее было использовано.Важно отметить, что в целях налогообложения прибыли не предусмотрено каких-либо нормативов для признания расходами затрат на ГСМ.
Но, что касается бухгалтерского учета, то ту все происходит в общем порядке. В этом случае заносить стоимость ГСМ в Книгу учета не нужно. Но следует помнить, что данная практика всегда ведет к увеличению налогооблагаемой базы.

Одной из основных задач учета ГСМ является правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по отпуску горюче-смазочных материалов. Документ, которым обычно оформляется списание ГСМ, — это соответствующий акт. Как такой акт составить, расскажем в нашей консультации.

В связи с отсутствием общепринятых норм расхода ГСМ затраты налогоплательщика на их приобретение для обеспечения работы автомобилей в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в пределах фактически понесенных затрат, исчисленных учреждением согласно утвержденным руководителем нормам.

Существует стандартная формула расчета нормы затрат горючего — величину пробега автомобиля умножают на норму расхода топлива, и полученную сумму делят на сто км пути. Даже если компания не использует путевые листы, это не означает, что она не сможет списать топливо. При определенных нормах учета списать бензин удастся. Однако, принять к учету затраты на ГСМ в целях налогообложения уже не получится, так как для этого путевой лист будет необходим.

По вышеприведенной формуле следует произвести расчет израсходованного объема топлива (фактическая либо нормативная величина).

Минсельхозом 16.05.2005). Вопросы бухгалтерского учета ГСМ актуальны для всех организаций, которые арендуют или используют собственные транспортные средства.

Как составить акт на списание ГСМ

Бухгалтер составляет специальный акт списания, который и дает право выдавать горюче-смазочные материалы водителю компании.
С другой стороны, в целях контроля за расходованием и обеспечения сохранности ГСМ, нормы расхода организации обычно утверждают.

Выдаваемый водителю на АЗС при отпуске ГСМ документ не является кассовым чеком, поскольку при предъявлении талона (пластиковой карты) расчет не производится. С карты списывается количество ГСМ в пределах лимита на месяц, установленного поставщиком по согласованию с учреждением, в рамках заключенного между ними договора. Учреждение вправе перечислить поставщику авансовый платеж.

Подписывают документ ответственные лица, а также члены комиссии, также указывается расшифровка их подписей. Помимо этого в акте следует указать те документы, которые были рассмотрены комиссией и на основании которых происходит списание ГСМ. Обычно для подтверждения расхода топлива пользуются путевым листом, но это не всегда так.

Связано это с тем, что на момент заправки в баке авто еще, как правило, имеется некоторый остаток неиспользованного топлива и на конец периода, за который требуется определить расход, там тоже присутствует какое-то количество неизрасходованного горючего. Таким образом, объем использованных конкретным автомобилем за период ГСМ нужно рассчитать. Он должен определяться с учетом имеющегося на начало этого периода остатка горючего в баке, залитого туда в течение периода количества топлива и остатка, имеющегося в баке на конец периода.
По вышеприведенной формуле следует произвести расчет израсходованного объема топлива (фактическая либо нормативная величина). Полученное количество нужно умножить на стоимость единицы запаса. Сумма, получившаяся в итоге, списывается. Для списания используется проводка: Дебет — 20, 23, 25, 26, 44 Кредит — 10-3.

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).Ведомость принимается к учету вслед за осуществлением сверки с данными путевого листа, о чем в ней делается соответствующая пометка. Для учета дизельного топлива бухгалтерией заводится счет второго порядка «Топливо в баках транспортного средства». Он ведется по всему предприятию или по его подразделениям.

Прежде всего, нужно отметить, что существуют нормативы списания ГСМ, установленные Минтрансом России. Но использование этих норм не обязательно, Налоговый кодекс РФ допускает разработать собственные нормы расходования ГСМ и использовать их для списания. С утвержденными Минтрансом нормами все понятно, берете установленный норматив на списание топлива и прочих сопутствующих материалов для вашего вида транспорта и списываете.

Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». — 0340002 «Путевой лист строительной машины»; — 0345001 «Путевой лист легкового автомобиля»; — 0345002 «Путевой лист специального автомобиля»; — 0345004 «Путевой лист грузового автомобиля»; — 0345005 «Путевой лист грузового автомобиля»; — 0345007 «Путевой лист автобуса необщего пользования».

Налоговый кодекс не содержит положений, ограничивающих принятие к учету для целей налогообложения расходов по ГСМ. Из затрат по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Списывать ГСМ в произвольной форме и не оформлять это документально запрещено. Расчет списания бензина по путевым листам непосредственным образом влияет на баланс компании и налогообложение.

Форма акта на списание ГСМ (образец)

В настоящее время все большее распространение среди учреждений образования получают пластиковые карты, при предъявлении которых водители могут заправлять автомобили бензином на АЗС без применения наличных денежных средств. В большей степени это вызвано отказом учреждений образования от получения наличных денежных средств. Поэтому все ранее производимые наличным путем расчеты теперь осуществляются такими учреждениями только в безналичном порядке. Многоразовая пластиковая карта позволяет ее держателю заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя в течение месяца.
А вот если работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование для служебных поездок его личного легкового автомобиля, то предполагается, что такая компенсация включает в себя и затраты на ГСМ.

Любая компания, даже не специализирующаяся на транспортных перевозках, но имеющая свой автопарк или хотя бы один автомобиль, должна знать порядок и правила списания ГСМ, чтобы грамотно оформить эту процедуру и вести расчет. В случае списания ГСМ и компенсации расходов сотруднику предлагаем ознакомиться с нормами, образец таблицы ниже: Объем двигателя легкового автомобиля Норматив (руб/мес.) Полученное количество нужно умножить на стоимость единицы запаса.
Как видим, организация должна иметь документы, подтверждающие производственную направленность затрат на ГСМ, так того требует и законодательство о бухучёте, и Налоговый кодекс. Для документального подтверждения расходов на ГСМ наличия лишь чеков АЗС недостаточно. Ведь чек свидетельствует только о факте приобретения горючего.

Как списать дизельное топливо без путевых листов

Еще один распространенный вопрос, ответ на который можно найти в законодательных положениях и реквизитах самого путевого листа. В путевом листе расчет производится по фактическому использованию топлива.
А именно: ГСМ оплачены безналичным перечислением на счет продавца — перечислены деньги на покупку ГСМ Выписка со счета упрощенщика ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 60 Накладная или иной первичный документ от поставщика ДЕБЕТ 20 (25, 26) КРЕДИТ 10 субсчет «Топливо» — списана стоимость ГСМ на расходы Путевой лист (или самостоятельно составленный акт на списание). Поскольку путевые листы вы не ведете, оформляйте ежемесячно акты на списание топлива.
Если путевого листа нет, то компании достаточно сложно будет убедить налоговиков в том, что эксплуатация транспортного средства является производственной необходимостью.
Числящийся на счете 105 03 340 остаток неизрасходованного бензина в сумме 20,3 руб. будет учтен при дальнейшем списании бензина на основании следующего представленного в бухгалтерию путевого листа.

Как списать топливо путевым листом

В отличие от рекомендаций Минтранса, нормы, которые утвердило Правительство РФ, обязательны в случае списания ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях. Все виды топлива, включая и бензин, это горюче-смазочные материалы (ГСМ). Для списания расходов на ГСМ потребуется составление соответствующего акта. Данный документ составляется специальной комиссией, в состав которой включаются как минимум два сотрудника компании. Определенных жестких требования по составлению акта на списания ГСМ законодательство не устанавливает. Поэтому компании вправе самостоятельно разработать шаблон акт, что должно быть утверждено руководителем и зафиксировано в локальных нормативных документах компании.

Обычно такой акт утверждается специально созданной комиссией. Со ссылкой на путевой лист или иной документ, обосновывающий расход ГСМ, в акте указывается по каждому виду расход горюче-смазочных материалов за отчетный период (обычно за месяц). На основании подписанного комиссией акта отражается списание ГСМ в бухгалтерском учете и производится признание затрат на них в целях налогообложения прибыли.
Подписывайтесь на нашканал в Яндекс.Дзен! Подписаться на канал Залитое на заправочных станциях в бак количество ГСМ подтверждают документы на его покупку, и они же служат основанием для оприходования горючего на склад. Также на сторону предприятия встали арбитры Московского округа (постановление ФАС от 29 апреля 2003 г.

Похожие записи:

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Списание гсм без путевого листа в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).

Задаваться философским вопросом типа «а для чего вообще нужны какие-то там нормы расхода и списания ГСМ?» мы не будем – нужны, и точка. Главное – не запутаться с применением этих норм. Следует обратить внимание, что назначение нормативов в бухгалтерском и налоговом учете не совпадает.

Бухучет приобретенных ГСМ зависит от способа их приобретения.

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
— оприходованы ГСМ на основании авансового отчета, предоставленного водителем;

ДЕБЕТ 68, Субсчет расчеты по НДС КРЕДИТ 19
— принят к вычету «входной» НДС по ГСМ.

Форма путевого листа как документа учета утверждена Постановлением Госкомстата России № 78 от 28.11.1997. Отдельные бланки предусмотрены для легкового транспорта, автобусов, грузовых машин и пр. Эти формы обязательны лишь для профессиональных перевозчиков. Непрофильные организации могут разработать свой бланк и отразить его в учетной политике компании как дополнительное приложение с образцом. Минфин России указал на это еще в письме от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214. Для каждой машины оформляется отдельный путевой лист. Максимальный срок его действия – один месяц. В документе следует прописать точный маршрут поездки, а также расход ГСМ для конкретного транспортного средства. Важно помнить, что это первичный документ, он обосновывает факт эксплуатации автотранспорта, поэтому должен быть максимально подробным.

Учет ГСМ, как и другие участки бухгалтерского учета, предполагает наличие отчетных форм, которые позволят контролировать объемы закупаемого топлива, сравнивать расходы с показателями счетчиков и пр. Непрофильные организации не обязаны составлять какие-то определенные своды, но когда машин на предприятии больше двух, будет проще учитывать затраты, если вести внутреннюю отчетность. Стоит отметить, что выбранные формы отчетности, сроки их оформления и ответственных лиц должен утвердить руководитель отдельным приказом.

С развитием технологий активно стало применяться GPS-отслеживание движения. Согласно письму Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354, распечатку с данными о маршруте допускается использовать для подтверждения расходов на топливо.

Первая из полезных отчетных форм – отчет о движении ГСМ. Составляет его сотрудник, материально ответственный за выдачу топлива, на основании первичных документов: ведомости учета возврата талонов, карточки учета расхода ГСМ, товарно-транспортных накладных, актов, требований и пр. Этим отчетом завершается работа с первичными документами, в нем должны найти отражение Ф. И. О. сотрудника, получающего топливо, виды топлива с указанием единиц измерения, цель выдачи. Важно отметить остаток на начало и конец отчетного периода, поступление и выбытие ГСМ. Основной отчет может сопровождаться приложениями, например, это могут быть приходно-расходные документы. Все бумаги заверяются ответственным лицом. На основе этого отчета бухгалтерия производит расчеты, в том числе и для фискальных органов по налогу на прибыль, и составляет необходимую документацию.

В ведомости учета выдачи ГСМ должно быть отражено все выданное сотрудникам предприятия горючее. Бухгалтерия выписывает ГСМ только после того, как водитель предъявит путевой лист или иной документ – конкретный порядок должен быть установлен в учетной политике. Топливо указывается в литрах, а масла – в килограммах. Итоговое количество ГСМ суммируется в конце ведомости. Кроме того, в документе указываются: наименование и марка топлива, сведения о ТС, такие как марка, модель и регистрационный номер, сведения о водителе, а именно: его Ф. И. О. и табельный номер, дата выдачи ГСМ. Водитель и сотрудник, ответственный за выдачу горючего, обязательно должны проверить все данные и заверить ведомость. Одновременно с заполнением ведомости материально ответственный работник должен расписаться в путевом листе. В ведомость вносятся также данные о горючем, которое необходимо во время ремонта и техобслуживания транспортного средства. Основанием для записей будут накладные и лимитно-заборные карты.

Компания, выплачивающая компенсации работникам, должна оформить с работниками соглашения о выплате компенсации и (или) выпустить приказ (другой внутренний локальный нормативный акт), где зафиксированы размеры компенсационных выплат и фамилии сотрудников, имеющих право на получение этих выплат. От каждого сотрудника, получающего компенсацию, необходимо получить копию свидетельства о регистрации транспортного средства и ПТС, которые будут подтверждать, что используемый автомобиль принадлежит сотруднику.

Выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. Компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце.

За время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т. п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается, то есть сумма к выплате рассчитывается пропорционально количеству отработанных дней (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140).

Для обоснованного включения сумм выплаченной компенсации в расходы необходимо подтвердить не только необходимость использования автомобиля для выполнения служебных обязанностей работника, но и то, что работник фактически использовал автомобиль для поездок в интересах организации. Факт использования автомобиля подтверждается путевыми листами (письмо УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 № 28-11/4115).

Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начисления (подп. 5, 6, 6.1, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.).

ПРИМЕР. УЧИТЫВАЕМ КОМПЕНСАЦИЮ

Например, 31 августа 2018 года вы выплатили работнику компенсацию за использование личного автомобиля с объемом двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см. Размер компенсации – 3000 рублей.

Для целей налога на прибыль сумму компенсации можно признать по норме 1200 рублей.

Дебет 20 Кредит 73
— 3000 руб. – сумма компенсации отражена в расходах (приложение – бухгалтерская справка-расчет суммы компенсации за август 2018 года);

Дебет 73 Кредит 51
— 3000 руб. – перечислена сумма компенсации работнику;

Дебет 99 Кредит 68
— 360 руб. ((3000 руб. – 1200 руб.) × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство.

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 368, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2021 году

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

  • по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
  • по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Списание всех видов топлива осуществляется по его фактическому расходу, но не выше утвержденных норм расхода ГСМ.

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями, введенными в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23‑р (далее – Распоряжение № АМ-23‑р, Методические рекомендации). Согласно этим рекомендациям норма расхода ГСМ применительно к автомобильному транспорту подразу­мевает установленное значение меры потребления ГСМ при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации. Нормы предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлива по месту потребления, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности организаций в обеспечении нефтепродуктами, для расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т. д.

Стоит отметить, что с 6 апреля 2018 года указанные нормы были обновлены по некоторым легковым и грузовым автомобилям (автобусам, фургонам) отечественного производства и стран СНГ, которые выпускаются с 2008 года. Также с указанной даты в новой редакции приведены предельные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива по субъектам РФ и их частям. Изменения внесены Распоряжением Минтранса РФ от 06.04.2018 № НА-51‑р.

Обязаны ли автономные учреждения применять нормы ГСМ, установленные Распоряжением № АМ-23‑р? Руководствоваться Распоряжением № АМ-23‑р предписывают:

  • Минюст – в целях организации эксплуатации транспортных средств (Письмо от 21.09.2009 № 03‑2609);
  • Минфин – при определении обоснованности произведенных расходов на приобретение топлива (письма от 27.01.2014 № 03‑03‑06/1/2875, от 30.01.2013 № 03‑03‑06/2/12, от 03.06.2013 № 03‑03‑06/1/20097, от 03.09.2010 № 03‑03‑06/2/57, от 14.01.2009 № 03‑03‑06/1/6).

Вместе тем следует учитывать, что нормы, установленные Распоряжением № АМ-23‑р, имеют рекомендательный характер, и несоблюдение предусмотренного в них порядка не влечет применения мер административной ответственности и бюджетных мер принуждения, предписаний об устранении нарушений бюджетного законодательства (Письмо Минфина РФ от 13.12.2013 № 02‑10‑010/55111).

Если Распоряжением № АМ-23‑р не установлены нормы ГСМ по автомобилю, используемому в учреждении, как обосновать расход топлива? В соответствии с п. 6 Методических рекомендаций для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом не утверждены нормы расхода топлива, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в предусмотренном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике. До принятия локального акта, утверждающего нормы, учреждение может руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письма Минфина РФ от 11.07.2012 № 03‑03‑06/4/71, от 10.06.2011 № 03‑03‑06/4/67).

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные документы служат основанием для принятия факта хозяйственной жизни к учету.

Основным первичным документом в целях учета работы служебного автотранспорта и списания ГСМ является путевой лист. К учету принимаются путевые листы, оформленные надлежащим образом.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Согласно данному документу к обязательным реквизитам путевого листа относятся следующие:

Обязательный реквизит

Пояснения

Наименование и номер путевого листа

В наименовании отражается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля и т. п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации

Сведения о сроке действия путевого листа

Такие сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Отражаются наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица

Сведения о транспортном средстве

В качестве таких сведений указываются:

– тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

– государственный регистрационный знак транспортного средства;

– показания одометра (полные км пробега) при выезде транспорта из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на стоянку;

– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ)

Сведения о водителе

Отражаются Ф. И. О. водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя

Помимо перечисленных реквизитов, на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.

В настоящее время унифицированных форм путевых листов, обязательных для применения государственными (муниципальными) учреждениями, не установлено. Исходя из этого в целях определения объемов израсходованных ГСМ, подлежащих списанию, указанные учреждения вправе:

  • воспользоваться формами путевых листов (ф. 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление № 78) (Письмо Минфина РФ от 03.10.2012 № 02‑06‑10/4066);
  • применять самостоятельно разработанные формы путевых листов, при условии включения в них обязательных реквизитов, предусмотренных Приказом № 152 (Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03‑03‑06/2/161 «О применении самостоятельно разработанных бланков путевых листов»). Причем применение таких форм учреждениям целесообразно закрепить в учетной политике.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом. Выдача путевых листов подлежит регистрации в соответствующем журнале. Должностное лицо, ответственное за выдачу путевых листов, обязано оформить «путевку» до выдачи ее водителю и зарегистрировать выданный документ в журнале.

Все вносимые в путевой лист изменения (исправления) подтверждаются подписью водителя и лица, ответственного за выдачу путевых листов.

Заполняем путевые листы в 2021 году: инструкция и образцы для бухгалтера

Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

В случае утраты или порчи путевого листа дубликат выдается только после проведения проверки обстоятельств пропажи (порчи), установления виновных лиц и принятия к ним соответствующих мер ответственности.

Отражение операций по списанию ГСМ в бухгалтерском учете

Для отражения поступивших ГСМ в бухгалтерском учете предназначен счет 0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы» (п. 117, 118 Инструкции № 157н).

Расходы автономного учреждения на приобретение ГСМ отражаются:

  • по коду вида расходов (КВР) 244 «Прочая закупка товаров, работ, услуг» – в случае приобретения горюче-смазочных материалов в соответствии с закупкой, осуществляемой учреждением (уполномоченным на то работником учреждения) как юридическим лицом;
  • о КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» – в случае осуществления работником учреждения, находящимся в служебной командировке, расходов на приобретение ГСМ с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.

Указанные коды видов расходов применяются в увязке:

  • со статьей 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ (применяется в 2018 году);
  • с подстатьей 343 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» КОСГУ (применяется с 2019 года).

В соответствии с п. 108 Инструкции № 157н списание ГСМ производится по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости. Учреждение выбирает один их методов списания и закрепляет его в учетной политике. Причем применение выбранного метода должно осуществляться в течение финансового года непрерывно.

Списание ГСМ в пределах установленных норм отражается в бухгалтерском учете автономного учреждения следующей корреспонденцией счетов (п. 37 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (0 109 60 272, 0 109 70 272, 0 109 80 272)

Кредит счета 0 105 33 000 «Горюче-смазочные материалы – иное движимое имущество учреждения»

При осуществлении операций по списанию ГСМ автономным учреждениям необходимо иметь в виду следующие особенности:

1) при расчете расхода топлива целесообразно учитывать нормы, установленные Распоряжением № АМ-23‑р. Если на необходимый транспорт нормы расхода указанным документом не установлены, учреждения праве разработать собственные нормы;

2) для документального подтверждения произведенных расходов учреждения вправе использовать формы путевых листов, преду­смотренные Постановлением № 78, либо разработать такие формы самостоятельно, указав в них обязательные реквизиты;

3) топливо, израсходованное в пределах установленных норм, списывается в расходы текущего финансового года. При обнаружении перерасхода ГСМ выявляются его причины. Если перерасход совершен по вине водителя, то его сумма отражается как недостача и взыскивается с виновного лица;

4) при исчислении налога на прибыль расходы на ГСМ, произведенные за счет средств от приносящей доход деятельности, учитываются на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ при условии, что они обоснованны и документально подтверждены.

Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение, №9, 2018 год

Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 7 Инструкции № 157н). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ, правовым актам уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 7 Инструкции № 157н и ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

К бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление (п. 3 Инструкции № 157н).

В редакции инструкций № 162н, № 174н, № 183н, действовавшей до вступления в силу Приказа Минфина РФ от 31.12.2015 № 227н, было установлено, что выбытие материальных запасов производится в том числе на основании путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), который применяется для списания в расход всех видов топлива. Таким образом, путевой лист являлся первичным учетным документом для учета и списания ГСМ.

Государственные (муниципальные) учреждения применяли форму путевых листов, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление Госкомстата РФ № 78).

Сейчас инструкции № 162н, 174н, 183н не содержат такого требования. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Государственные (муниципальные) учреждения при отражении фактов финансово-хозяйственной деятельности применяют формы первичных учетных документов, приведенные в Приказе Минфина РФ № 52н. В этом документе форма путевого листа отсутствует. Из приказа следует, что основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов является акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Поскольку топливо (бензин, масла и др.) – объект материальных запасов (исходя из положений Приказа Минфина РФ № 52н), его списание может быть оформлено актом (ф. 0504230).

Здесь же отметим, что ведомственными нормативными актами может быть установлена необходимость при организации учета и списания ГСМ в учреждении применять путевые листы. Так, в Распоряжении Комитета по здравоохранению Правительства Санкт-Петербурга от 28.07.2009 № 466-р «Об утверждении Положения об организации деятельности и типовых формах документов отделений скорой медицинской помощи городских поликлиник Санкт-Петербурга» сказано, что путевые листы оформляются фельдшером (медицинской сестрой) по приему вызовов отделения, который обязан контролировать продолжительность вынужденных простоев и времени, затраченного на ремонт автомобиля.

Кроме того, путевые листы в обязательном порядке применяются при перевозке пассажиров в случаях, установленных законодательством РФ. Так, в Постановлении Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О Правилах дорожного движения» сказано, что водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов – документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов.

В случаях, прямо предусмотренных законодательством РФ, водитель должен иметь и передавать для проверки работникам Ространснадзора карточку допуска на транспортное средство для осуществления международных автомобильных перевозок, путевой лист и документы на перевозимый груз, специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспортного средства, транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов, а также предоставлять транспортное средство для осуществления весового и габаритного контроля.

Списание ГСМ: нормы расхода, оформление и отражение в учете

При проверке организации учета и расходования ГСМ проверяющими запрашиваются:

  • журналы операций с поставщиками и подрядчиками, журналы операций с подотчетными лицами (к которым прикреплены документы, подтверждающие приобретение ГСМ);

  • путевые листы;

  • акты списания тосола, масел;

  • оборотные ведомости.

Ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие. Пунктом 13 Приказа № 152 установлено, что даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя учреждения, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий. Также в путевом листе в силу норм п. 16 Приказа № 152 должны присутствовать даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя. Они проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Пунктом 6 Приказа № 152 установлено, что сведения о транспортном средстве включают дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку. Эти сведения являются обязательными реквизитами путевого листа, подлежащими заполнению. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя.

Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету. При проверке ГСМ производится сопоставление сведений о заправках автомобиля топливом, отраженных в путевых листах, с данными авансовых отчетов подотчетных лиц, к которым прилагаются документы, подтверждающие заправку автомобиля топливом.

При проведении такого сопоставления проверяющие обращают внимание:

  • на дату и количество заправляемого топлива, указанные в путевом листе, оправдательном документе и данных бухгалтерского учета. Заправка должна быть произведена в рабочее время водителя. Если заправка автомобиля топливом по чекам была произведена в нерабочее время, то этот факт является основанием для дальнейших разбирательств;

  • на соответствие объема израсходованного топлива и километража, указанного на обратной стороне путевого листа при описании маршрута движения автомобиля;

  • на правильный расчет объема израсходованных ГСМ, подлежащего списанию со счетов бухгалтерского учета;

  • на правильность отражения на счетах бухгалтерского учета записей по приему к учету и списанию ГСМ.

В силу норм ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ и Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» юридические лица, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях.

Обязательные предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств проводятся либо привлекаемыми медицинскими работниками, либо в порядке и на условиях, предусмотренных ч. 4, 5 ст. 24 Федерального закона № 323-ФЗ.

Указание даты (число, месяц, год) и времени (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя является одним из обязательных реквизитов путевого листа учреждения.

ГСМ: организация учета и списание

Путевой лист нужно оформить:

  • до начала выполнения рейса, если его длительность превышает продолжительность смены или рабочего дня водителя;

  • до начала первого рейса, если в течение смены или рабочего дня водитель совершает один или несколько рейсов.

Срок действия путевого листа не регламентирован. Однако в каждом документе нужно указать дату, когда его можно использовать.

Медработники, которые осматривают водителей перед рейсом и после него, делают запись об осмотре в путевом листе и подтверждают ее подписью. Подпись нужно расшифровать, написав фамилию и инициалами имени, отчества.

В предрейсовый осмотр входит:

  • рассмотрение жалоб водителя;

  • визуальный осмотр;

  • измерение давления, пульса, температуры тела;

  • выявление признаков опьянения; определение наличия психоактивных веществ.

Если в течение рейса автомобилем управляют разные водители, в путевой лист вносят дополнительные строки. Они нужны, чтобы медработник поставил отдельные отметки о прохождении медосмотров каждым из водителей. Из документа должно быть ясно, какая отметка медработника относится к каждому водителю.

Также перед рейсом, на месте постоянной стоянки автомобиля, нужно провести контроль его технического состояния. Дату и время, когда был проведен предрейсовый контроль, вносят в «Сведения о транспортном средстве».

Техосмотр и медосмотр проводят в любой последовательности, главное, чтобы в документе был отражен факт их проведения.

Топливо можно приобретать за наличный расчет и в безналичной форме. Если организация выбрала безналичную форму, то с поставщиком ГСМ заключается договор поставки, в соответствии с которым организация перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика, а взамен получает талоны или топливные карты, по которым водители осуществляют заправку автомобилей на автозаправочных станциях (АЗС).

Начиная с версии 3.0.74 в «1С:Бухгалтерии 8» можно вести учет топлива по путевым листам. Чтобы новая возможность стала доступна пользователю, потребуется включить соответствующую функциональность (раздел Главное — Настройки — Функциональность). На закладке Запасы необходимо установить флаг Путевые листы (см. рис. 1). После включения указанной настройки в программе появляется новый документ — Путевой лист.

Как подтвердить расходы на ГСМ: путевой лист

В рамках автоматизации учета расходов на топливо по путевым листам в «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.74 произошли следующие изменения:

  1. К счету 10.03 «Топливо» добавлены субсчета третьего порядка:
    • 10.03.1 «Топливо на складе»;
    • 10.03.2 «Топливо в баке».

На субсчете 10.03.1 учитывается наличие и движение нефтепродуктов и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления, твердого и газообразного топлива. Аналитический учет ведется по наименованиям, местам хранения и партиям (документам поступления). Каждое наименование — элемент справочника Номенклатура. Каждое место хранения — элемент справочника Склады. Для ведения аналитического учета по складам и партиям следует выполнить соответствующие настройки параметров учета (раздел Главное — План счетов — Настройка плана счетов — Учет запасов). Субсчет 10.03.1 является «преемником» счета 10.03, использующегося в предыдущих версиях программы, и применяется в «традиционных» сценариях работы с ГСМ. На субсчете 10.03.2 учитывается наличие и движение нефтепродуктов, находящихся в баке транспортного средства. Аналитический учет ведется по наименованиям топлива и автомобилям. Каждое наименование — элемент справочника Номенклатура. Каждый автомобиль — элемент справочника Транспортные средства.

  1. К счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» добавлен новый субсчет 76.15 «Приобретение по топливным картам». Этот субсчет предназначен для количественного учета расчетов по топливу, приобретенному организацией по топливным картам в валюте Российской Федерации. Аналитический учет ведется по отдельным наименованиям топлива (субконто Номенклатура) и автомобилям (субконто Транспортные средства).
  2. Появился новый объект программы — Транспортное средство (элемент справочника Транспортные средства), доступ к которому осуществляется из раздела Справочники — ОС и НМА. Если автомобиль учитывается в организации в качестве основного средства (ОС), то Транспортное средство (рис. 3) создается автоматически при постановке транспортного средства на учет в ФНС (карточка основного средства — ссылка Поставить на учет), поскольку в записи регистра Регистрация транспортного средства содержатся все необходимые сведения. Автомобили, взятые в аренду, и личный транспорт сотрудников, используемый в служебных целях, следует внести в справочник Транспортные средства вручную;
  3. Для документа Поступление (акт, накладная) появился новый вид операции Топливо.

Организация ООО «Швейная фабрика», имеющая на балансе собственный автомобиль марки BMW M3, заключила договор поставки топлива с поставщиком ГСМ на приобретение бензина марки АИ-98 на автозаправочных станциях этого поставщика с применением топливной карты. Автомобиль используется в управленческих целях. Поставка топлива осуществляется путем его выборки на АЗС поставщика через топливораздаточные колонки с использованием терминалов для приема топливных карт. В соответствии с условиями договора:

  • топливные карты поставщик предоставляет за плату, обслуживание карт — бесплатное;
  • право собственности на ГСМ переходит к организации в момент его фактического получения на АЗС;
  • ГСМ выбираются на АЗС по цене, действующей на дату внесенной предоплаты;
  • закрывающие документы поставщик предоставляет один раз в месяц на дату окончания месяца.

01.09.2019 ООО «Швейная фабрика» перечислила с расчетного счета 100% предоплату поставщику за бензин в сумме 8 400 руб. (в т. ч. НДС 20% ) из расчета 200 л по цене 42 руб. за литр с учетом НДС 20%.

Согласно путевому листу за сентябрь 2019 года по топливной карте заправлено 100 л бензина марки АИ-98, а израсходовано 88 л.

30.09.2019 поставщик представил комплект документов за сентябрь 2019 года, согласно которым по топливной карте заправлено 100 л бензина на сумму 4 200 руб. (в т. ч. НДС 20%).

Оплата в адрес поставщика регистрируется документом Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику. При проведении документа формируется бухгалтерская проводка:

Дебет 60.02 Кредит 51
— на сумму предоплаты поставщику топлива (8 400 руб.).

Если ГСМ приобретается по топливной карте, то фактическая стоимость топлива с учетом возможных скидок будет окончательно сформирована только в конце отчетного периода, когда поставщик представит организации финансовые документы по договору (товарную накладную, счет-фактуру и расшифровку по операциям, проведенным с использованием топливных карт). В этом случае при заполнении табличной части документа Путевой лист на закладке Топливо в поле Документ следует выбрать значение Топливная карта, указать реквизиты топливной карты и зафиксировать количество топлива, залитое в бак. Поля Цена и Сумма для топлива, приобретенного по топливной карте, для заполнения недоступны (рис. 5).

ГСМ — это общепринятое сокращенное название группы горюче-смазочных материалов. К ним принадлежат:

  • различные виды топлива (дизель, бензин, газ);
  • спецжидкости для автотранспортных средств (тормозные, охлаждающие);
  • масла и смазки (масла для мотора, трансмиссий, различные смазки и т. д.).

ГСМ могут использоваться как специализированными транспортными предприятиями, так и обычными компаниями, у которых имеются автотранспортные средства, используемые для различных нужд.

Путевой лист (ПЛ) — это документ первичного учета, который отражает пробег автотранспорта. С его помощью можно рассчитать расход топливных материалов.

Специализированные транспортные организации, которые используют автотранспорт для осуществления основных видов деятельности, обязаны использовать ПЛ с теми реквизитами, которые прописаны в приказе Минтранса России «О порядке заполнения ПЛ» от 18.09.2008 № 152.

Внимание! В приказ №152 внесены изменения и с 01 марта 2019 путевые листы заполняйте по новому. Подробнее мы рассказывали здесь.

Предприятия, для которых применение автотранспорта не является главным видом деятельности, могут самостоятельно разработать форму ПЛ и закрепить его в своей учетной политике. Однако при этом важно не забывать о нормах закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. И все же чаще всего предприятия предпочитают использовать бланк ПЛ из постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Образец заполнения путевого листа см. здесь.

Каждый ПЛ обязательно должен быть отмечен в специальном регистрационном журнале. На практике нередко возникает вопрос, с какой регулярностью нужно оформлять ПЛ. В п. 10 приказа 152 указано, что ПЛ может быть составлен на 1 день либо на срок не более 1 месяца.

Специализированным транспортным предприятиям рекомендуется составлять ПЛ ежедневно с целью подтверждения своих расходов и учета отработанного водителями времени. Исключением является тот случай, когда водитель был отправлен в командировку на срок, превышающий 1 день (смену).

Компании, которые применяют автотранспорт для своих нужд и не являются специализированными, могут оформлять ПЛ по мере необходимости, например 1 раз в 2 недели или 1 раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 № А56-10236/2007).

Минфин отмечает, что ПЛ должны оформляться с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было с уверенностью судить о необходимости затраченных ГСМ и учете отработанного водителями времени (письма Минфина РФ от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2009 № 03-03-04/2/77).

Порядок списания ГСМ по путевым листам предполагает 2 метода списания: по нормативу либо по факту. Для того чтобы разобраться, когда и какой способ использовать, обратимся к самой форме ПЛ.

Предположим, что предприятие пользуется ПЛ из постановления 78. Бланки данного документа содержат графу для указания расхода топлива. Колонки этой графы отражают, сколько топлива было в баке при выезде машины, сколько выдано и сколько осталось в баке при возвращении автотранспорта. В этом случае можно рассчитать фактический расход горючего по ПЛ. Неспециализированные транспортные предприятия при самостоятельной разработке своего ПЛ тоже могут включить в документ эти графы. Тогда при фактическом расчете затраченного ГСМ не возникнет трудностей.

Во II разделе приказа 152 в качестве обязательных реквизитов не указано отражение оборотов по движению топливных ресурсов. При этом в п. 6 данного документа можно увидеть требование об указании показаний одометра при выезде и въезде обратно транспортного средства, то есть пробег в километрах.

Как списывать ГСМ по путевым листам в случаях, когда в ПЛ не указаны обороты по топливу? Можно воспользоваться списанием ГСМ по нормативу — правила такого списания приведены в распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Документ содержит нормативные затраты топлива для различных марок авто и порядок расчета затрат топлива согласно пройденному автотранспортом расстоянию.

Учет ГСМ, автотранспорта в Казахстане

Бухучет ГСМ, как и других МПЗ, производится по фактической стоимости (ПБУ 5/01).

Бухучет ГСМ осуществляется при помощи синтетического счета 10 с применением субсчета 3 «Топливо». Поступление ГСМ отражают по дебету данного счета. Списание ГСМ по путевым листам осуществляют по кредиту счета.

Способы определения стоимости ГСМ при их списании в бухучете вы можете увидеть на нашем рисунке.

При составлении акта на списание ГСМ следует ориентироваться на требования к составлению подобных документов. К примеру в этом документе должны быть указаны следующие реквизиты:

  • наименование компании или ФИО ИП;
  • дата составления документа;
  • члены комиссии (указываются их ФИО и должности);
  • сведения о водителе (ФИО);
  • наименование механизма, его инвентарный и госномер;
  • вид выполненных работ;
  • расход ГСМ (указывается нормированный расход, а также фактический).

Подписывают документ ответственные лица, а также члены комиссии, также указывается расшифровка их подписей. Помимо этого в акте следует указать те документы, которые были рассмотрены комиссией и на основании которых происходит списание ГСМ. Обычно для подтверждения расхода топлива пользуются путевым листом, но это не всегда так.

Если путевого листа нет, то компании достаточно сложно будет убедить налоговиков в том, что эксплуатация транспортного средства является производственной необходимостью. Однако, это не означает, что списать ГСМ компании не удастся. Если компанией автотранспорт используется, но путевые листы не ведутся, то принять к налоговому учету затраты на топливо она не сможет. Но, что касается бухгалтерского учета, то ту все происходит в общем порядке. В этом случае заносить стоимость ГСМ в Книгу учета не нужно. Но следует помнить, что данная практика всегда ведет к увеличению налогооблагаемой базы.

Важно! Если компания не ведет путевые листы или электронную систему контроля расхода топлива, то принять к учеты затраты на него для целей налогообложения не получится. А это приведет к постоянному увеличению налогооблагаемой базы.

Для того, чтобы компания смогла вносить расходы на ГСМ в налогооблагаемую базу (если путевые листы в компании не используются), то потребуется установить в транспортных средствах системы электронного контроля. Тогда все те же функции, что накладываются на путевые листы на себя примет система, данные которой должны будут заверяться ответственным лицом.

Приняв решение о применении систем электронного контроля в ТС, руководитель должен будет издать соответствующий приказ. Приказ издается той датой, с которой начинается использование данной системе на практике.

Важно! Даже если компания использует электронную систему контроля в ТС, это не означает, что у водителя не должно быть путевого листа. Законодательством предусмотрены такие случаи, при которых наличие путевого листа является обязательным.

Указанных выше подтверждающих документов обычно бывает достаточно для того, чтобы затраты на бензин можно было включить в расходы, но не в случае вычета по НДС.

Для того, чтобы НДС можно было включить в расходы при расчете налога на прибыль, потребуется оформленный счет-фактура. Если компания закупку ГСМ производит в розницу, то получить счет-фактуру будет достаточно проблематичным. Оптимальным вариантом будет заключение специального договора с АЗС на приобретение топлива. Если данный договор будет заключен, то АЗС обязана будет регулярно предоставлять счета-фактуры.

Учет расходов на топливо по путевым листам в «1С:Бухгалтерии 8»

Путевой лист в первую очередь предназначен для бухгалтерии юридических лиц, а также для сотрудников налоговой инспекции. Именно этот первичный документ позволяет учитывать расходы на бензин и вычитать их из налогооблагаемой базы. По сути путевой лист нужен для того, чтобы уменьшить сумму уплачиваемых налогов.

Тем не менее существуют ситуации, когда путевой лист является обязательным.

Путевой лист: ответы на актуальные вопросы

Законодательство позволяет списывать топливо, используемое для заправки транспортных средств не только по путевым листам. В своем письме Министерство Финансов позволяет отразить списание ГСМ при помощи специальных систем, таких как ГЛОНАСС и т.п., потому как они позволяют правильно и полностью установить проделанный автомобилем путь, с точностью до метров.

Кроме этого, путевой лист не нужен, если маршрут разработан на основании приказа, всегда одинаковый и не предусматривает даже малейших отклонений. Примером такой возможности выступает служебный транспорт, осуществляющий сбор работников от дома и развозку обратно по окончании рабочего дня. Такой транспорт движется всегда по одному и тому же маршруту без каких-либо отклонений. Поэтому расход топлива всего фиксированный и высчитывается по нормативу, а списание всегда будет обоснованным.

Каких-либо особенностей списания в этих случаях нет, особенно, если речь идет о служебном транспорте, т.к. количество израсходованных ГСМ здесь всегда одинаковое. Тоже самое касается и транспорта, где установленные специальные системы, высчитывающие накатанный километраж, на основании которого по нормативу или по факту можно высчитать объем израсходованного топлива.

В этом разделе рассмотрим нарушения, выявленные в ходе проверок, в части использования и заполнения форм путевых листов.

Применение в деятельности учреждений форм путевых листов, отличных от форм, утвержденных Инструкцией N 148н . Поскольку все хозяйственные операции, проводимые учреждениями, должны быть оформлены первичными документами, перечисленными в Приложении 2 к указанной Инструкции, начиная с 2009 г. бюджетные учреждения обязаны использовать путевые листы в отношении строительных машин, легковых, специальных и грузовых автомобилей, а также автобусов не общего пользования, формы которых утверждены Постановлением N 78 .

Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.
Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

До 2009 г. согласно разъяснениям Минфина формы путевых листов, утвержденные названным Постановлением, были обязательны к применению автотранспортными организациями, поэтому остальные учреждения могли либо использовать эти формы путевых листов, либо разработать такие формы самостоятельно, либо применять иной документ, подтверждающий произведенные расходы по ГСМ, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ (Письма от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117).

Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Таким образом, с выходом Инструкции N 148н бюджетные учреждения утратили право выбора форм путевых листов. В настоящее время они должны использовать следующие формы путевых листов:

  • 0340002 «Путевой лист строительной машины»;
  • 0345001 «Путевой лист легкового автомобиля»;
  • 0345002 «Путевой лист специального автомобиля»;
  • 0345004 «Путевой лист грузового автомобиля»;
  • 0345005 «Путевой лист грузового автомобиля»;
  • 0345007 «Путевой лист автобуса необщего пользования».

В этом разделе рассмотрим основные нарушения, допускаемые учреждениями при списании ГСМ.

Отсутствие внутреннего локального акта об утверждении норм расхода ГСМ. Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее — Распоряжение N АМ-23-р) введены в действие Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Выявление в первичных документах вышеуказанных нарушений приводит к тому, что контролирующие органы могут не принять такие документы. Это влечет непринятие расходов по данным документам и признание затрат, произведенных за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, занижающими налоговую базу. Какая ответственность предусмотрена за допущение подобных нарушений?

Похожие записи:

Применение акта на списание горюче-смазочных материалах (ГСМ) происходит на всех предприятиях и организациях, которые имеют на балансе транспортную технику, держат в штате водителей и несут затраты на приобретение необходимых расходных средств для автомобилей. В понятие «горюче-смазочные материалы» входят:

  • бензин,
  • масло,
  • тормозная жидкость,
  • различного рода смазки и т.д.,

то есть, по сути, все те жидкости, без которых не может обойтись ни одна транспортная единица.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта на списание ГСМ .docСкачать образец заполнения акта на списание ГСМ .doc

Для чего нужен акт на списание ГСМ

Акт относится к первичной документации и имеет большое значение для бухгалтерского и налогового учета организации. Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения.

Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.

Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).

Утверждение комиссией

Для того, чтобы законно провести списание горюче-смазочных материалов, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо. При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов.

В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.

Правила составления акта на списание ГСМ

Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет. Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:

  • каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно),
  • исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).

Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил. В частности, в нем надо обязательно указывать:

  • наименование предприятия,
  • дату составления документа,
  • данные о водителе,
  • данные о марке и государственном номере автомобиля,
  • полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены).

При этом информацию о списываемых горюче-смазочных материалах лучше всего оформлять в виде таблицы.

К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов.

Правила оформления акта

Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это роли не играет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Непреложное условие одно: он должен содержать оригиналы подписей ответственных за списание лиц.

Печать на акте ставить также необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применения печатей и штампов в своей деятельности.

После составления акта на списание ГСМ и принятия его в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться установленное законом время.

Пример составления акта на списание ГСМ

  1. Вначале акта справа или слева (не имеет значения) отводится место для утверждения руководителем компании, укзывают название предприятия и дату составления акта.
  2. Далее посередине вписывается наименование документа и коротко обозначается его смысл (в данном случае это «списание ГСМ»).
  3. После этого в акт вносится состав комиссии с указанием должностей сотрудников, а также их персональных данных.
  4. Следующее, что нужно отметить: период, за который происходит списание горюче-смазочных материалов, а также марку и гос номер конкретного автомобиля.
  5. Ниже идет таблица. В нее вписываются
    • горюче-смазочные материалы, подлежащие списанию,
    • их количество (в литрах),
    • утвержденная на предприятии норма их расходования,
    • фактический расход,
    • стоимость.

    В тех строках, которые остаются незаполненными, нужно поставить прочерки.

  6. Под таблицей следует отметить направление расхода: в данном случае, это «нужды организации», а также прилагаемые к акту документы (здесь указаны путевые листы в хронологическом порядке по номерам).
  7. В завершение акт следует удостоверить подписями всех членов комиссии с расшифровками автографов.

Образец акта на списание ГМС

Как составить акт на списание ГСМ

При составлении акта на списание ГСМ следует ориентироваться на требования к составлению подобных документов. К примеру в этом документе должны быть указаны следующие реквизиты:

  • наименование компании или ФИО ИП;
  • дата составления документа;
  • члены комиссии (указываются их ФИО и должности);
  • сведения о водителе (ФИО);
  • наименование механизма, его инвентарный и госномер;
  • вид выполненных работ;
  • расход ГСМ (указывается нормированный расход, а также фактический).

Подписывают документ ответственные лица, а также члены комиссии, также указывается расшифровка их подписей. Помимо этого в акте следует указать те документы, которые были рассмотрены комиссией и на основании которых происходит списание ГСМ. Обычно для подтверждения расхода топлива пользуются путевым листом, но это не всегда так.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Если путевого листа нет, то компании достаточно сложно будет убедить налоговиков в том, что эксплуатация транспортного средства является производственной необходимостью. Однако, это не означает, что списать ГСМ компании не удастся. Если компанией автотранспорт используется, но путевые листы не ведутся, то принять к налоговому учету затраты на топливо она не сможет. Но, что касается бухгалтерского учета, то ту все происходит в общем порядке. В этом случае заносить стоимость ГСМ в Книгу учета не нужно. Но следует помнить, что данная практика всегда ведет к увеличению налогооблагаемой базы.

Важно! Если компания не ведет путевые листы или электронную систему контроля расхода топлива, то принять к учеты затраты на него для целей налогообложения не получится. А это приведет к постоянному увеличению налогооблагаемой базы.

Для того, чтобы компания смогла вносить расходы на ГСМ в налогооблагаемую базу (если путевые листы в компании не используются), то потребуется установить в транспортных средствах системы электронного контроля. Тогда все те же функции, что накладываются на путевые листы на себя примет система, данные которой должны будут заверяться ответственным лицом.

Приняв решение о применении систем электронного контроля в ТС, руководитель должен будет издать соответствующий приказ. Приказ издается той датой, с которой начинается использование данной системе на практике.

Важно! Даже если компания использует электронную систему контроля в ТС, это не означает, что у водителя не должно быть путевого листа. Законодательством предусмотрены такие случаи, при которых наличие путевого листа является обязательным.

Правила, применяемые при учете ГСМ

Для целей всех видов учета (складского, бухгалтерского, налогового, управленческого) горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются обычными товарно-материальными ценностями, подчиняющимися общепринятым правилам. То есть при приобретении они должны быть оприходованы, а при расходе списаны из учета. Но объем оприходования и списания должен подтверждаться документами, т. е. быть обоснованным.

Особенностью приобретения ГСМ является то, что фактически они редко попадают на территорию лица, их использующего, поскольку чаще всего заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, находящихся вне этой территории, и горючее сразу оказывается отпущенным в применение. Но это не означает, что весь приобретенный объем за конкретный период будет использован и его можно учесть как расход. Связано это с тем, что на момент заправки в баке авто еще, как правило, имеется некоторый остаток неиспользованного топлива и на конец периода, за который требуется определить расход, там тоже присутствует какое-то количество неизрасходованного горючего.

Таким образом, объем использованных конкретным автомобилем за период ГСМ нужно рассчитать. Он должен определяться с учетом имеющегося на начало этого периода остатка горючего в баке, залитого туда в течение периода количества топлива и остатка, имеющегося в баке на конец периода.

Залитое на заправочных станциях в бак количество ГСМ подтверждают документы на его покупку, и они же служат основанием для оприходования горючего на склад. Такими документами являются:

  • Акт об объеме и стоимости выданного топлива, отчет о произведенных с ним операциях, если приобретение осуществляется с использованием топливной карты. Эти документы по окончании месяца вместе со счетом-фактурой выдает поставщик, у которого приобретены топливные карты.
  • Кассовый чек, если оплата делается наличными. Они прилагаются к авансовому отчету, составляемому водителем, который купил горючее.

Само оприходование осуществляется в обычном порядке с оформлением приходного ордера, который может иметь форму М-4, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а.

Как обосновывается расход топлива?

Для определения учитываемого расхода горючего потребуются:

  • документ, подтверждающий объем выполненной авто работы;
  • утвержденные для применения при выполнении этой работы нормы списания ГСМ.

Установление норм списания преследует как минимум 2 цели:

  • обоснование количества топлива, относимого в расходы, принимаемые для целей налогообложения;
  • осуществление контроля над расходованием горючего.

Нормы расхода могут разрабатываться своими силами или соответствовать утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Но в любом случае их выбор для применения надо утвердить распоряжением руководителя юрлица или ИП.

Устанавливаются нормы с учетом особенностей функций, выполняемых транспортом каждого вида (легковой, автобус, грузовой, самосвал, специализированный), причем для каждого из этих видов действует своя формула расчета и может применяться свой набор корректирующих коэффициентов, позволяющих увеличить норму списания.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Расчет объема списываемого топлива выполняется по каждой единице авто отдельно. Данные по этому расчету сводятся в единую таблицу. Чтобы можно было получить в ней общий объем списания по ГСМ определенного вида, сведения по транспорту, работающему на нем, компонуются вместе.

Основной документ, подтверждающий объем списания

Наиболее часто для обоснования объема выполненной работы используется такой документ, как путевой лист, оформляемый на каждую единицу автотранспорта. Автотранспортные предприятия оформляют его, как правило, ежедневно.

Существует несколько типовых форм путевого листа, утвержденных Госкомстатом РФ (постановление от 28.11.1997 № 78), которые также различаются в зависимости от вида авто (легковой, грузовой, автомобили специального назначения, автобусы). Но допускается разработка форм таких документов самостоятельно и оформление путевого листа на несколько дней сразу или даже на месяц (письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51).

В части применения для обоснования объема списываемых ГСМ все варианты путевых листов объединяет несколько моментов. Каждый из них:

  • оформляется на определенное авто;
  • описывает выполняемое им задание;
  • содержит указание на вид используемого топлива;
  • отражает остатки горючего при выезде и возвращении, а также объемы залитого в бак за период действия путевого листа горючего;
  • указывает на фактически выполненный объем работы с разделением его по специфике (пробег без загрузки, с грузом, с работающим оборудованием, время работы спецоборудования при стоянке, вес груза, число ездок, количество и вес прицепов).

Все указанные данные достаточны для того, чтобы, применяя утвержденные нормы расхода, рассчитать количество необходимого для осуществления этой работы топлива, а также сравнить полученные расчетные данные с фактически израсходованным количеством горючего. Поэтому именно этот документ финансовое ведомство считает наиболее подходящим для обоснования выбывающего из учета объема ГСМ и указывает, что его отсутствие приводит к возникновению у физлица, использующего служебный транспорт без путевого листа, облагаемого НДФЛ дохода (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

Можно ли сделать списание ГСМ без путевого листа?

А можно ли списывать ГСМ без путевых листов? Минфин допускает (письмо от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354), что объем выполненной работы может быть подтвержден и другим способом. Например, данными системы ГЛОНАСС или иных подобных систем, которые позволяют достоверно установить путь, поделанный автомобилем.

Кроме того, не будет обязательным наличие путевого листа, если маршрут строго определен и не допускает отклонений. Например, это может оказаться применимым к оценке расхода горючего для служебной развозки, изо дня в день доставляющей работников к месту работы и обратно по одному и тому же маршруту. Число таких поездок всегда находится под контролем. Соответственно, с учетом однозначной их протяженности и привязки к каждой из них объема топлива в фиксированном размере, рассчитанного по нормам, общий объем списания тоже будет обоснован.

Таким образом, определенные варианты, позволяющие не применять путевой лист для обоснования количества списываемого горючего все-таки есть, но их не так много. И объясняться по ним с проверяющими придется наверняка. А вот в ситуации, когда путевой лист оформлен, лишних вопросов при проверках можно избежать.

О том, влияет ли объем расходуемых ГСМ на величину компенсации за использование сотрудником личного автотранспорта, читайте .

***

ГСМ представляют собой разновидность товарно-материальных ценностей, к которым применяются обычные правила учета ТМЦ: их надлежит сначала оприходовать, а затем списать, обосновав объем списания. Осложняет ведение учета топлива то, что оно, как правило, приобретается вне места дислокации владельца транспорта (юрлица или ИП), сразу поступая в бак работающего авто, и должно учитываться применительно к каждой единице авто.

Обоснованным объем списания оказывается тогда, когда количество израсходованных ГСМ определено применительно к характеру выполненной авто работы по соответствующим этой работе нормам расхода топлива. Нормы расхода разрабатываются владельцем самостоятельно или берутся из рекомендованных Минтрансом. А единственным документом, способным подтвердить объем сделанной авто работы, Минфин России считает путевой лист. И его оформление является предпочтительным несмотря на то, что в определенных случаях этот объем может быть подтвержден и иным способом.

Правила

Предприятию следует определиться со способом учета, чтобы иметь возможность списать израсходованное топливо.

Как правило, водитель производит заправку автотранспортного средства самостоятельно на выделенные для этих целей средства, после чего сдает авансовый отчет в бухгалтерию предприятия.

К нему он прилагает чек автозаправочной станции, выданный за покупку у него топлива. Материальный бухгалтер оприходует топливо на счет 10 «Материалы».

Не исключается вариант заключения договора с компанией, занимающейся заправкой автотранспорта, об оплате топлива и смазочных материалов безналичным способом по специальным картам.

В конце истекшего месяца АЗС предоставляет полную информацию об объеме топлива, его стоимости, которое было отпущено ею по топливной карте.

Оприходование производиться на счет 10 материальным бухгалтером либо открывает индивидуальный счет второго порядка.

Списывается израсходованный объем ГСМ на счетах:

  • 20 «Основное производство»;
  • 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • 44 «Расходы на продажу».

Выбор счета остается за предприятием, который должен учесть особенности производственной деятельности, технические характеристики, марку и модель отдельного автотранспорта. В такой ситуации топливо списывается на основании путевого листа, заполняемого водителем.

Он входит в число первичных документов. В нем указывается маршрут, его общий километраж, объем топлива на начало рабочего дня и на его конец.

Как правило, списывается разница в объемах топлива по его фактической себестоимости. Затраты должны быть обоснованными и не превышать установленные нормы потребления топлива.

Что касается налогового учета на прибыль стоимость ГСМ сообразно статье 254 НК можно включить в материальные затраты.

Но можно отнести их к прочим расходам соответственно предписаний статьи 264 НК. Чтобы не возникли вопросы относительно объема израсходованного топлива нужно применять определенные виды норм.

Путевой лист должен быть оформлен на бланке с типовой формой № 3, которая была утверждена постановлением Госкомстата.

Его публикация была произведена 28 ноября 1997 года под номером 78. Хотя предприятие может разработать собственный бланк, что тоже не возбраняется.

Но следует в нем указать все реквизиты, входящие в число обязательных атрибутов. Они обосновывают экономические затраты.

Порядок

Предприятию следует оприходовать ГСМ отдельным документом на основе приходного ордера — «поступление материалов».

В большинстве случаев оно списывает горюче-смазочные материалы один раз в месяц. Процедуру осуществляет бухгалтерия, вернее материальный бухгалтер, ведущий учет материальных ресурсов.

В его обязанности входит ведение первичных материалов:

  • заполнение ведомости движения ГСМ, содержащей его поступление и использование;
  • получение путевых листов, обработка заключенных в нем сведений и их занесение в вышеуказанную ведомость;
  • принятие авансового отчета, выборка и сверка содержащихся в нем данных;
  • составление журнал с унифицированной формой 0310003 регистрации приходных и расходных ордеров по кассе, если ГСМ закупается по талонам;
  • обработка сведений, содержащихся в приказах руководства об утверждении лимита на пробег автотранспортного средства, о нормах потребления горюче-смазочных материалов и размере надбавок к ним, зимнем и летнем периодах эксплуатации автотранспорта, направлениях в командировки.

ГСМ списываются на основании вышеперечисленных актов материальным бухгалтером и специально сформированной для производства процедуры комиссией в составе трех и более человек.

Первичные документы обосновываются требованием-накладной, заправочными карточками, чеками АЗС по фактическому использованному объему ГСМ.

Как списывать ГСМ без путевых листов?

Если принят результат вычислений как среднее потребление топлива, то за месяц работы автомобиль израсходует для выполнения производственных заданий:Где:

НРд нормативный расход топлива за один рабочий день Т количество рабочих дней в месяце, Т = 21

Итого получаем:

Материальному бухгалтеру следует списать приблизительно 634,27 литра топлива за один месяц, так как за месяц было принято усредненное значение расхода топлива.

Списание смазочного материала, тормозной жидкости, тосола вычисляются сообразно утвержденным нормам потребления.

Норма расхода топлива может быть увеличена на 20%:

  • при производстве капитального ремонта;
  • при эксплуатировании на протяжении пяти лет.

При этом расход смазочного материала при производстве капитального ремонта оборудованных на автомобиле агрегатов, устанавливается от одной заправочной емкости системы смазки.

При этом расход тормозных, охлаждающих, иных видов рабочих жидкостей находится в зависимости от объема заправленного топлива и дозаправки сообразно рекомендациям завода-изготовителя.

Можно ли списывать без путевых листов

Помимо списания по путевым листам существует ряд способов, наиболее распространенными из которых являются:

  • учет по лимитам;
  • компенсация расходов.

При первом случае устанавливается предприятие система контроля ГСМ, то есть лимит на потребление топлива. Под понятием «учет лимита» подразумевается выделение конкретных средств на покупку ГСМ на один месяц работы автотранспорта.

Также применяются топливные карты, по которым АЗС отпускает ГСМ, оформляемые на каждый автотранспорт. Обобщенная сумма денежных средств не должна превысить установленную по лимиту норму.

Данная система оправдала себя при одинаковом маршруте автотранспорта, повторяющегося каждый день. Если образовывается перерасход ГСМ, то материальный бухгалтер составляет официальные бумаги, по которым находится сумма превышения. Она списывается в установленном порядке.

Во втором заключается договор между предприятием и сотрудником на использование личного транспорта.

В основе сделки лежат указания статьи 188 ТК, в которых излагаются условия и порядок выплаты компенсации и возмещения сотруднику.

Договор заключается при обоюдном согласии заинтересованных сторон, но вводятся ограничения по размеру компенсации на транспорт в зависимости от его марки, модели и модификации. Списывается ГСМ, сообразно установленным на предприятии нормативам.

И в заключение следует отметить, что в налоговом учете ГСМ разрешается списывать в размере фактически израсходованных средств. Но обоснованными они считаются, если расходы не превышают нормативные значения.

Предприятие вправе использовать нормы Минтранса, но в тоже время может разработать свои собственные нормативы потребления ГСМ на каждый вид транспорта, имеющийся у него. При этом обосновав их замерами ежедневного расхода топлива.

Видео: Учет ГСМ — Учет путевых листов

Материал предоставлен журналом «Практическая бухгалтерия» /

А. Петухов, аудитор

Транспортные средства, как известно, требуют постоянных «бензиновых вложений». Чтобы обосновать такие расходы, нужно правильно оформить документы. Одним из них является путевой лист.

Ежедневная канитель?

Бланк путевого листа приведен в постановлении Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Здесь также сказано об ответственности за правильное оформление документа. Ее несет директор фирмы, а также сотрудники, которые отвечают за эксплуатацию автомобилей и участвуют в составлении путевого листа.

Для предпринимателей форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. № 68.

При оформлении документа нужно заполнить все реквизиты, указать порядковый номер, дату выдачи, поставить печать организации. Кроме того, необходимо записать каждый пункт следования автомобиля (письмо Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257).

При проверке расчета налога на прибыль инспекторы часто обращают внимание на то, как фирма оформляет путевые листы.

На практике многие фирмы нарушают это правило и составляют путевые листы не каждый день, а, к примеру, за месяц. Тем не менее у них есть шанс доказать в суде, что оформленные таким образом документы могут подтвердить расходы на приобретение ГСМ. В качестве примера можно привести постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 г. по делу № А56-22408/03. Арбитры заявили, что путевой лист служит основанием для расчета зарплаты водителям, а также для учета перевозки грузов. Поскольку затраты на приобретение ГСМ фирма подтвердила счетами-фактурами, счетами, платежными поручениями, чеками, судьи признали такие расходы обоснованными.

Также на сторону предприятия встали арбитры Московского округа (постановление ФАС от 29 апреля 2003 г. по делу № КА-А41/ 2435-03).

Однако если фирма вообще не составляет путевые листы, то обосновать расходы на бензин будет достаточно сложно. Так, одна питерская фирма проиграла судебное разбирательство (постановление ФАС Северо-Западного округа от 8 июля 2002 г. по делу № А56-8533/02).

Как списать топливо если нет путевых листов

В ходе проверки контролеры выяснили, что организация неправильно оформила путевые листы, а часть вообще уничтожила. Инспекторы сочли затраты на покупку ГСМ неподтвержденными. Арбитры согласились с таким мнением. Кроме того, они заявили, что путевые листы относятся к первичным документам и должны храниться не менее пяти лет. Этот срок установлен пунктом 1 статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Нормы Минтранса

Существуют нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте. Они утверждены Минтрансом 29 апреля 2003 года № Р3112194-0366-03. Должна ли организация применять эти нормы при расчете налога на прибыль?

В Налоговом кодексе такого требования нет. Следовательно, фирма не обязана использовать именно эти лимиты. Кроме того, данные нормы утверждены для автотранспортных предприятий. Как пояснили столичные налоговики, их применяют для расчета зарплаты водителей, а также для планирования расходов на покупку ГСМ (письма УМНС по г. Москве от 23 сентября 2002 г. № 26-12/44873 и от 5 февраля 2003 г. № 26-12/ 7430).

В большинстве случаев фирме целесообразно установить собственные нормы. Для этого следует сделать контрольные замеры топлива, результаты оформить актом. Установленные нормативы нужно утвердить приказом директора.

Если разногласия с контролерами по поводу использования собственных норм все же возникли, то вам стоит обратиться в суд. Как показывает практика, арбитры встают на сторону предприятий. В качестве примеров можно привести постановления Федеральных арбитражных судов Уральского (от 10 июня 2002 г. по делу № Ф09-1180/ 02-АК) и Северо-Западного (от 5 марта 2002 г. по делу № А56-23095/01) округов.

Вычет по НДС

Еще одним проблемным моментом является возмещение НДС при покупке горюче-смазочных материалов за наличный расчет на АЗС. Согласно пункту 1 статьи 172 Налогового кодекса, для зачета налога необходим счет-фактура. Обычно водитель на руки получает только чек. Следовательно, возместить НДС нельзя, даже несмотря на то, что в чеке сумма налога может быть выделена отдельной строкой. Такое мнение высказали, в частности, столичные налоговые инспекторы (письмо УМНС по г. Москве от 16 октября 2001 г. № 02-11/ 47100). В этом же доку- менте контролеры пояснили, что НДС можно учесть в стоимости ГСМ.

Чтобы воспользоваться вычетом и избежать споров с проверяющими, фирме целесообразно оплачивать ГСМ через расчетный счет. В этом случае поставщик выпишет счет-фактуру. Кроме того, сумма налога будет выделена в платежном поручении. Еще один плюс такого варианта расчетов – возможность получения скидки. Практика показывает, что поставщики нередко снижают стоимость топлива при безналичной оплате.

внимание

Путевой лист составляют на один день. На более длительный срок его выдают, только когда водитель выполняет задание в течение более одной смены (письмо Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257).

Путевой лист без техосмотра КонсультантПлюс: Форумы Можно ли списать гсм в расходы без путевых листов Re: Можно ли списать гсм в расходы без путевых листов Какие могут быть путевые листы у тракторов и комбаинов обычные путевые листы комбайнеров и трактористов. А4 формата, большие такие. Диз. топливо покупается оптом два раза в год, перед посевом и уборкой ага, только учет топлива никто не отменял. Вы должны его выдавать каждому комбайну перед сменой, затем по путевому листу смотреть (пере)расход. сколько кругов по какому полю они накатали, бред какой-то на самом деле не бред. Если у вас честные трактористы — это очень хорошо, но составление документов никто не отменял. Кстати, обычно ГСМ воруют нещадно, а при уборочной тем более. Т.ч. придется налаживать учет. Суммы там не малые и их хотят сейчас кинуть в доход.

Как списывать расходы на бензин

9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться на основании первичных учетных документов.

В настоящее время бухгалтерские нормативные документы не устанавливают предельных норм расходов на ГСМ, которые можно списывать на затраты. В бухгалтерском учете в расходы включается сумма всех фактических затрат организации (п.6 ПБУ 10/99).

При разработке норм расхода топлива организация может исходить из Норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Минтрансом России от 29 апреля 2003 года (Руководящий документ №Р3112194-0366-03 согласован с руководителем Департамента материально-технического и социального обеспечения МНС России и применяется с 1 июля 2003 года). Данная позиция также закреплена в Письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640.

Но имейте ввиду, что базовые Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте не являются нормативным правовым актом, а носят только рекомендательный характер. Но вероятность того, что налоговые органы все же будут ориентироваться при проверках на эти нормативы, достаточно высока.

Таким образом, организация может разработать обоснованные нормы расхода топлива, отличные от утвержденных Минтрансом России, и принимать согласно этим нормам расходы на ГСМ для целей налогообложения прибыли. Порядок расчета норм расхода ГСМ является элементом учетной политики организации. Нормы разрабатываются техническими службами самой организации, например на основании технической документации, актов контрольных замеров расхода топлива на километры пробега и др.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. Форма путевого листа легкового автомобиля утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» и является типовой унифицированной формой (типовая межотраслевая форма №3 «Путевой лист легкового автомобиля»).

Следовательно, для признания расхода по ГСМ необходимо наличие путевого листа, составленного на бланке унифицированной формы с заполнением всех обязательных реквизитов. При этом в Указаниях по применению и заполнению форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, сказано, что путевой лист действителен на один день (одну смену). На более длительный срок лист выдается в случае командировки, продолжительность которой более суток (смены).

Очень часто путевые листы оформляются не на одну поездку, а на более длительный срок, не указывается маршрут поездки, отсутствуют показания спидометра, что ведет к нарушению требований порядка отражения операций по учету ГСМ. Такие затраты нельзя отражать в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Бензин, как и прочие виды топлива, входит в состав понятия ГСМ (горюче-смазочные материалы). Чтобы списать расходы на ГСМ, необходимо составить соответствующий акт.

Списание ГСМ без путевого листа

Акт на списание составляет комиссия, в составе которой должно быть не менее двух сотрудников предприятия. Законодательство не предусматривает строгих требований по оформлению и содержанию для актов на списание ГСМ.

Организация вправе применять составленный самостоятельно шаблон документа. Возможно и составление акта в произвольной форме каждый раз, когда возникает необходимость. Составляется он, как правило, ежемесячно.

В документе обязательно должны быть следующие реквизиты:

  • название организации;
  • дата составления;
  • ФИО членов комиссии;
  • ФИО водителя (если речь идет об автотранспорте);
  • наименование механизма;
  • вид произведенных работ;
  • инвентарный или государственный номер механизма;
  • вид и стоимость израсходованных материалов;
  • нормированный и фактический расход ГСМ;
  • подписи ответственных лиц и членов комиссии с расшифровками.

Помимо этого, должны быть обозначены рассмотренные документы, на основании которых производится списание. Чаще всего подтверждением расхода топлива служит путевой лист, но не в каждом случае.

Без путевых листов сложно убедить налоговые органы, что эксплуатация транспортного средства является производственной необходимостью. Но это не значит, что нельзя сделать списание. Если организация использует автотранспорт и не ведет путевые листы, то она может не принимать в налоговый учет расходы на топливо. Бухгалтерский учет при этом производится в общем порядке.

Для этого достаточно не заносить стоимость ГСМ в Книгу учета. Но нужно понимать, что такая практика приведет к увеличению налогооблагаемой базы.

Чтобы заносить расходы на топливо в налогооблагаемую базу, не используя путевые листы, предприятие может установить на транспортных средствах электронные системы контроля. В этом случае функцию путевых листов возьмут на себя данные из системы, которые должны быть заверены ответственным лицом.

Если принято решение о начале использования систем электронного контроля, нужно издать соответствующий приказ. При этом дата начала применения системы должна совпадать с датой приказа.

Важно знать, что законодательством обозначены ситуации, когда наличие путевого листа у водителя обязательно. Поэтому наличие систем контроля – не причина отказаться от ведения этих документов.

Нормы законодательства

Нормы по списаниюЕсли при списании топлива возникают затруднения, можно обратиться к следующим нормам законодательства:

  1. Распоряжение Минтранса РФ от 14.06.2008 №АМ-23-р ввело рекомендации по нормированию расхода ГСМ.
  2. Приказ Минфина РФ от 06.12.2010 №162н утверждает план счетов бюджетного учета и содержит разъяснения по его применению.
  3. Статья 252 НК РФ указывает, что расходы могут учитываться при налогообложении, если они подтверждены и обусловлены производственной необходимостью.
  4. Статья 264 НК РФ подтверждает, что расходы на все виды ГСМ могут учитываться при расчете налога на прибыль.
  5. Ч. 4 ст. 9 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет перечень необходимых документов для списания ГСМ.
  6. Требования к оформлению путевого листа уточняются в Письме Минфина РФ от 06.03.2013 №03-03-06/1/6700.
  7. Для уточнения перечня обязательных реквизитов первичных документов можно обратиться к Приказу Минтранса России №152.
  8. В Письме Минфина РФ от 16.06.2011 №03-03-06/1/354 указывается, что для обоснования затрат на ГСМ могут применяться распечатки данных из электронных систем контроля.
  9. Объяснения, с какой регулярностью надлежит составлять документы, чтобы они могли быть использованы в качестве подтверждающих, содержатся в Письме Минфина РФ от 16.03.2006 №03-03-04/2/77.
  10. К Письму Минфина от 03.08.2010 №03-07-11/335 можно обратиться при проблемах с вычетом НДС.
  11. Постановление Правительства РФ №745 и Письмо УФНС №20-12/29007 могут быть полезны при вопросах об обосновании затрат на топливо.

Стоит пояснить, что нормы, имеющие отношение к списанию материально-производственных запасов, весьма многочисленны. Приведенный перечень не является исчерпывающим.

Основной подтверждающий документ

Данные электронных систем контроля и путевые листы могут являться основным подтверждением целевого расходования топлива. В них должна быть информация, по которой можно определить количество и назначение израсходованного топлива.

Но для включения расходов на ГСМ в налогооблагаемую базу необходимо должным образом подтвердить и расходы на их приобретение. При наличном расчете для этого может служить кассовый чек АЗС. В ситуации, когда бензин приобретается по талонам, эту функцию выполняют их корешки.

Вычет по НДС

Подтверждающих документов, перечисленных выше, достаточно для включения затрат на бензин в расходы, но не для вычета по НДС.

Чтобы включить НДС в расходы при определении налога на прибыль, необходим счет-фактура. Покупая ГСМ в розницу, получить счет-фактуру проблематично.

Оптимальный вариант решения вопроса с вычетом по НДС – заключение договора купли-продажи с АЗС. При наличии договора заправщик регулярно предоставляет счет-фактуру.

Как списывать топливо путевыми листами

При составлении акта надлежит указать, какие путевые листы были рассмотрены. Законы не обязывают фиксировать в этих документах расход топлива, но в числе необходимых реквизитов есть данные спидометра ТС. Используя эту информацию и нормы расхода ГСМ для конкретного автомобиля, можно вычислить расход бензина.

Обращение к нормам Минтранса не потребуется, если в путевые листы заносятся данные о выданном и израсходованном горючем. В данном случае расчеты на порядок проще. Это следует учитывать при разработке формы путевых листов для предприятия.

[docs]

Об авторе

Григорий Знайко

Григорий Знайко
Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.


Adblock
detector