Акт уничтожения бланков дипломов

Приложение № 2 к письму Минобрнауки РД №2898/01-18 от «22» сентября 2011 г.

Акт

о списании и уничтожении испорченных при заполнении бланков документов об образовании

_________________________________________________________________УО в 2010/2011 уч. г.
Мы, нижеподписавшиеся, в лице председателя комиссии, _____________________________________, членов комиссии, _______________________________________________________________________

составили настоящий акт на предмет списания и уничтожения путем сожжения следующих документов об образовании, испорченных при заполнении в 2010/2011 уч. г.

№ № п	Наименование бланка	Серия и номер испорченного бланка	Количество (числом и прописью)
1	2	3	4
1	Аттестат о среднем (полном) общем образовании
2	Аттестат о среднем (полном) общем образовании для награжденных золотой медалью
3	Аттестат о среднем (полном) общем образовании для награжденных серебряной медалью
4	Приложение к аттестату о среднем (полном) общем образовании
5	Аттестат об основном общем образовании
6	Аттестат об основном общем образовании с отличием
7	Приложение к аттестату об основном общем образовании
8	Свидетельство для спецшкол

«____»________________________ г. Подписи председателя и членов комиссии:

______________________________________________________________________________подпись, ф.и.о

_____________________________________________________________________________ подпись, ф.и.о

____________________________________________________________________________________ подпись, ф.и.о

_____________________________________________________________________________ подпись, ф.и.о
Правильность произведенных записей в акте проверил __________________________________________

(подпись, ф.и.о. лица, ответственного за получение, учёт и хранение бланков)

Бланки испорченных документов об образовании перед уничтожением сверили по акту и уничтожили путём сожжения «____» ______________________________г.

Подписи членов комиссии:

подпись, ф.и.о

­_______________________________________________ подпись, ф.и.о

__________________________________________________ подпись, ф.и.о

_______________________________________________ подпись, ф.и.о

МП

Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт Перечень
Акт документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события акт об уничтожении дел и документов,… Инструкция о порядке выдачи документов государственного образца о…
Приказ Министерства образования и науки Российской Федерации от 9 марта 2007 г. N 80 «Об утверждении Инструкции о порядке выдачи… 1 Положение о приобретении, учете, хранении бланков документов об…
Министерства образования и науки Российской Федерации от 11. 11. 2013 г. № Нт – 1106/08 «О приобретении (изготовлении) бланков документов… О порядке выдачи документов о высшем образовании, заполнении и хранении…
«О внесениии изменений в Порядок заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов, утвержденный… Положение о порядке выдачи документов об образовании и о квалификации,…
Положение о порядке выдачи документов об образовании и о квалификации, заполнении, хранении и учете соответствующих бланков документов… Заявление об уничтожении печати организации
Прошу Московскую регистрационную Палату составить акт об уничтожении печати организации 1. Общие положения
Вольский технологический колледж»» (далее колледж). Положение разработано в соответствии с законами РФ «Об образовании», Устава колледжа,… Дипломов и приложений к ним; свидетельств и других документов государственного…
О внесении изменений в положение о хранении, учете и списании бланков строгой отчетности (дипломов и приложений к ним; свидетельств…

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта об уничтожении документов .docСкачать образец заполнения акта об уничтожении документов .doc

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

• Вначале документа указывается название организации.
• Отдельно вписывается состав комиссии.
• В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

• Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
• В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

Инструкция по заполнению акта

1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
2. В основную часть акта вписывают
   • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
   • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
   • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

Хранение акта

После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.