Акты как правило подлежат утверждению акт может оформляться на трафаретном бланке

Акт выполненных работ необходимый документ, если сотрудничество между двумя организациями или организацией и работником осуществляется на основании договора подряда

Акт выполненных работ – необходимый документ, если сотрудничество между двумя организациями или организацией и работником осуществляется на основании договора подряда или возмездного оказания услуг, поскольку акт является основанием для оплаты выполненной услуги. Как правильно составить этот документ и что именно там должно быть прописано? Поговорим об этом более подробно.

Что представляет собой акт выполненных работ?

По сути, акт выполненных работ и оказанных услуг является двухсторонним документом, который подтверждает факт выполнения определенных обязательств или оказания услуг, которые оговорены в договоре между двумя контрагентами. Название (это может быть акт выполненных работ, акт приемки выполненных работ, акт приема-сдачи выполненных работ и прочее) оговаривается еще на стадии подписания договора, а потом выбранная формулировка должна звучать во всех документах.

В документе обязательно должны быть отображены все выполненные работы, их объем, стоимость, начальные и конечные сроки. Это очень важно, поскольку это является неким отчетом исполнителя перед заказчиком и подшивается к договору. Такая «бумага» является сегодня самым распространенным способом подтверждения выполненных договорных обязательств.

Акт и бухгалтерия организации

Акт выполненных работ относится к первичным бухгалтерским документам, на основании которых производится оплата. Кроме того, этот документ вместе с договором может быть использован во время судебного разбирательства или для исчисления срока давности. Об этом четко говорит ФЗ-129 «О бухгалтерском учете», в котором указано, что все хозяйственные операции, которые производятся организацией любой формы собственности, должны находить отражение в бухгалтерском учете.

Не все знают, что за неправильное оформление акта на организацию могут быть наложены штрафы (или доначислены налоги), а указанные в таких актах затраты налоговые органы могут исключить из состава затрат при расчете налога на прибыль, а это уже достаточно серьезно.

Даты, указанные в таких документах, имеют большое значение для отнесения их к конкретному отчетному периоду, а несвоевременное предоставление актов может повлечь за собой нарушение в отнесении затрат. Следовательно, будет занижен или же завышен налог на прибыль за конкретный период. Кроме того, расходы для уменьшения налога должны быть связанны с деятельностью организации. В 9 статье Закона о бухгалтерском учете перечислены все реквизиты, которые имеют решающее значение при оформлени. Поэтому, перед составлением акта стоит внимательно изучить этот закон.

Понятие «работ» и «услуг»

Уместно будет поговорить о том, что имеется в виду под понятиями «работ» и «услуг». Прямых определений гражданское законодательство не дает, но глава 39 части 2 Гражданского кодекса РФ «Возмездное оказание услуг» говорит о том, что договор возмездного оказания услуг применяется при предоставлении услуг связи, аудиторских, ветеринарных, информационных, консультационных, услуг по обучению или туристическому обслуживанию. Что же касается договоров, предусматривающих выполнение определенных работ, то они имеют место при осуществлении перевозок, ведении банковских счетов, хранении, транспортной экспедиции, выполнении научно-исследовательских, технологических или опытно-конструкторских работ, а также при оформлении договора подряда.

Как составить акт выполненных работ?

На сегодняшний день унифицированной формы законодательством не предусмотрено. Но при этом стоит отметить, что существуют формы КС-2 и КС-3, которые используются для отражения выполненных действий при проведении строительства. Это значит, что организации имеют право самостоятельно разработать форму, которая будет наиболее удобна в конкретном случае.

Независимо от оформления, бумага обязательно должна содержать следующую информацию:

  • наименование (его определяет договор);
  • дата составления;
  • наименования заказчика и исполнителя (эти данные вносятся в соответствии с официальными учредительными документами; все наименования должны соответствовать наименованиям, который фигурируют в договоре);
  • наименование выполненных операций (это делается, как правило, в виде перечня или таблицы);
  • объем выполненных работ (если выполнено несколько видов, предусмотренных договором, то объем указывается отдельно по каждому виду работ в одном акте или же составляется несколько актов, по одному на каждый вид работ);
  • единицы измерения выполненных операций;
  • общая стоимость (она должна указываться в учетом НДС);
  • сроки выполнения мероприятий;
  • номер и дата договора, по которому осуществляется сотрудничество;
  • номер счета, который был предоставлен заказчику для оплаты;
  • четкие оттиски печатей обеих сторон (если одна из сторон – физическое лицо, то оттиск печати должен быть только один);
  • подписи исполнителя и заказчика с расшифровкой (подписать акт могут также уполномоченные представители заказчика и исполнителя, которые указаны в договоре).

Данные «наименование», «единицы измерения», «цена», «стоимость» обычно указываются в формате таблицы. В этом случае в каждую отдельную строку вписывается конкретная услуга или вид выполненных работ и все нужные параметры. Завершает такую таблицу строка «Итого», в которой суммируется стоимость, а строка «Всего» заполняется с учетом НДС (сумма из строки «Итого» + налог). При этом нужно обязательно указать сумму прописью, а копейки цифрами.

Что же касается приемки, то подписи сторон могут оформляться словами «работу сдал» (подписывает исполнитель) и «работу принял» (подписывает заказчик).

Акт выполненных работ и капитальное строительство

Говоря о капитальном строительстве любых объектов, к которым относятся как жилые, так и производственные здания, стоит снова вернуться к унифицированным формам КС-2 (это «строительно-монтажная форма») и КС-3 (это справка о стоимости строительных услуг и затрат). Эти документы составляются на основании данных из «Журнала учета выполненных работ» (форма КС-6а).

Выполненные работы в КС-2 указываются, исходя из договорной стоимости, с включением как непосредственно стоимости строительно-монтажных процессов, которые предусмотрены сметой, так и прочих затрат, которые не включены в единичные расценки. Это могут быть тарифы, рост стоимости материалов, расходы на эксплуатацию машин, техники, механизмов, расходы на заработную плату персонала, который выполняет строительство, расходы на зимнее удорожание, изменение условий организации строительства, разъездной характер работы, надбавки за нахождение в сложных условиях (например, в районах Крайнего Севера) и прочее.

Если по договору обеспечение строительства материалами идет за счет заказчика, то цена материалов не может влиять на удорожание и, соответственно, не включаются в акты выполненных работ и справку по форме КС-3. При этом подрядная организация обязана отчитаться перед заказчиком после окончания строительства об израсходованных материалах и вернуть их остатки (если таковые имеются).

Если подрядчик производит ремонт, реконструкцию или модернизацию объектов, то дополнительно должен быть составлен «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств» (это форма ОС-3). Его должна составить постоянно действующая в организации комиссия, на которую возложена ответственность по оформлению приема и передачи объектов основных средств. В документе должны найти отражение сведения о произведенных хозяйственным или подрядным способом затратах, которые связаны с выполненными действиями, а также информация о полноте и качестве работ. Документ должны подписать все члены комиссии во главе с председателем, а утвердить его должен руководитель организации. Что касается подрядчика, то он также подписывает этот документ, подтверждая передачу отремонтированного объекта. Расходы на модернизацию, реконструкцию и ремонт должны быть отнесены на увеличение первоначальной стоимости объекта, так как по итогам восстановительных работ показатели функционирования объекта увеличиваются.

На практике на объектах капитального строительства всё это составляется после того, как заказчик и подрядчик в установленные договором сроки осматривают и принимают готовый объект. При обнаружении недоработок или отступлений от условий договора, заказчик должен уведомить об этом подрядчика, а недостатки указать в акте. Все они подлежат устранению подрядчиком. Если всё уже подписано, а после этого обнаружены скрытые дефекты, то подрядчик все равно должен их устранить.

Важные моменты

Так как акт приемки выполненных работ является приложением к договору между заказчиком и исполнителем, и, соответственно, двусторонним документом, он должен составляться в двух экземплярах. Для заказчика услуги акт и договор будут основанием для производства оплаты за выполненную сделку, а для исполнителя – основанием для прихода денежных средств. Один экземпляр подписанного акта передается заказчику, а второй – остается у исполнителя. При составлении актов по форме КС-2 и КС-3 экземпляров может любое количество (все зависит от количества организаций, выполняющих подряд)

Оплата производится сразу после подписания, так как в этом случае работы считаются выполненными, а услуги – оказанными.

Если заказчик не удовлетворен качеством, он может отказаться от подписания до того, как исполнитель устранит все недоработки. Кстати, бланк акта о выполненных работах можно ).

Немаловажное значение имеет формулировка «Работы выполнены в полном объеме, в установленные сроки и с надлежащим качеством. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг не имеет». Она подтверждает отсутствие у заказчика претензий к качеству, что в дальнейшем исключает любые спорные вопросы.

Иды актов

· сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

· обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);

· испытаний (образцов, систем, технологий);

· выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

· передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);

· нарушения установленных правил;

· ревизии;

· инвентаризации;

· расследования аварий, несчастных случаев;

· ликвидации организации;

· конкретизирующие (регламентирующие);

· разрешающие (разрешительные);

· акты о признании;

· регистрационные;

· учреждающие (учредительные);

· запрещающие (запретительные).

· технические (выполнен работ, отказа, осмотра, устранения отказа и т. д.).

Обязательные реквизиты акта

· составляется на общем бланке

· наименование организации

· наименование вида документа

· дата и регистрационный номер

· место составления или издания

· заголовок к тексту

· подписи

· гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

Акты, требующие утверждение:

· акт проверок

· ревизий

· обследований

· приема законченных строительных объектов, оборудование

· списание

· экспертизы

· передачи дел и т.д.

Общие правила составления актов

Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные. Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулируется с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве.

Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2011 по 18.09.2011 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами (чаще всего 3 экземпляра). После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Протокол

документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, конференциях, совещаниях.

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Протоколы могут быть трех видов:

Краткие (записываются обсуждаемые вопросы (повестка дня), фамилии докладчиков и выступающих в прениях, а также принятые решения);

Стенографические (весь ход заседания записывается дословно).

Решение о том, какой вид протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол ведет секретарь, конспектируя, стенографируя или записывая на диктофон выступления участников заседания.

Протокол оформляется на общих бланках или специально разработанных бланках.

Датой протокола является дата заседания.

Протоколы нумеруют в пределах календарного года.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть. Имеет постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствующие) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих). Фамилии присутствующих и приглашенных пишут в алфавитном порядке через один интервал. Если их число превышает 15, к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается их общее количество: «Присутствовало 130 человек». Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Каждый пункт повестки дня нумеруется и записывается с красной строки. Наиболее важные вопросы ставят первыми.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола, постановление (решение) печатается полностью. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Тест постановления строится по образцу текста приказа. Документ утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол, составленный в ходе заседания, редактируют, при наличии стенограммы расшифровывают и печатают. Протокол подписывается председателем и секретарем. Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях их подтверждения могут оформляться выписки из протоколов.

Выписка из протокола
– документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря собрания выписка не удостоверяется. Заверительная надпись делается от руки и состоит из слова «верно», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

Докладная записка

Докладная записка – документ, информирующий вышестоящую инстанцию, руководителя организации или структурного подразделения о различных событиях или сложившейся ситуации. Докладная записка составляется по инициативе работника, либо по требованию руководства. По своему содержанию ДЗ могут быть:

Инициативными – составляются с целью побудить адресата к принятию определенного решения и содержат не только факты, но и конкретные предложения;

Информационными – составляются регулярно и содержат сведения о деталях или о результатах выполнения работ;

Отчетными – информируют о завершении работы, ее этапа, выполнения распоряжения

В ДЗ обязательно должен быть заголовок, начинающийся с предлога «О». «Об».

ДЗ оформляют на простом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: -наименование структурного подразделения; — вид документа; — дата; -адресат; -заголовок к тексту; — текст; -подпись.

В крупных организациях принята регистрация докладных записок по месту их создания (в структурных подразделениях). Докладная записка создается в двух экземплярах, один из которых передается руководителю, после рассмотрения подшивается секретарем в дело согласно номенклатуре дел. Второй остается в деле, которое хранится в структурном подразделении. Дела с докладными записками формируются, как правило, по хронологии. Срок хранения докладных записок такой же, как и переписки, и составляет 3-5 лет. Делопроизводство по внешним докладным запискам в тех организациях, которым они адресованы, ведется в порядке, аналогичном работе с входящими письмами.

Служебная записка
является разновидностью докладной записки. По сути это один и тот же документ, однако СЗ не имеет официального статуса. Ни в одном нормативно-методическом документе, регламентирующем состав вида управленческих документов, этот документ не предусмотрен. Но в практике работы она широко применяется.

Объяснительные записки
бывают двух видов: 1.- составляются для пояснения отдельных положений выполненной работы. 2 вид — работники организации пишут о причинах своих поступков или комментируют какие либо события.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее запросил. Датой объяснительной записки будет день ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. В отличие от докладных записок объяснительные записки не содержат выводов и предложений. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

Объяснительные записки, как правило, составляются в одном экземпляре и остаются в делах, содержащих документы-основания к приказам. В организациях, где ведутся личные дела, объяснительная записка может подшиваться в личное дело.

Автор: журнал «Кадровое дело», Подписка на журнал

Делегирование части полномочий руководителя другому должностному лицу компании, например, заместителю директора по общим вопросам, может существенно сократить и оптимизировать время, затраченное на оформление документов и других ежедневных дел кадровой службы. Давайте посмотрим, как правильно оформить делегирование полномочий (с правом подписи кадровых документов).

Акт
— это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:
— о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
— об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
— об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
— сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов)*(1);
— приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
— передачи-приема (дел, документов);
— обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
— испытаний (образцов, систем, технологий);
— ревизии, инвентаризации;
— расследования аварий, несчастных случаев;
— ликвидации организаций и др.

Будьте свидетелем!

Акты составляет не один человек, а несколько. Объясняется это природой и назначением данного документа. Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим. Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Речь идет об актах приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также об актах ревизии, инвентаризации*(1), расследования аварий, несчастных случаев на производстве*(2) (ст. 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Другие акты составляются в произвольной форме. Главное условие здесь — найти точные формулировки для правильного отражения события в акте.

Наиболее распространенные должностные проступки:
— несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
— несвоевременное или некачественное выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства;
— прогулы;
— появление на работе в состоянии опьянения.

Составляем правильно

А теперь подробно разберем правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины. На этих документах мы остановились не случайно, ведь они неизменно сопровождают процедуру наложения любого дисциплинарного взыскания, будь то замечание, выговор или увольнение (ст. 193 ТК РФ). И составляют их чаще всего работники кадровой службы либо начальники подразделений в присутствии кадровиков. Установленной формы для этих актов нет, но существует сложившаяся практика подготовки таких документов.

В акте о нарушении дисциплины труда обязательно указывается:
1. Дата, место и время составления. Если акт составляется по случаю опоздания или прогула, то время в нем нужно указать с точностью до минуты.
2. Кто составил акт. Эту обязанность выполняет или непосредственный начальник провинившегося работника, или специалист отдела кадров. Необходимо указать должность, фамилию и инициалы составителя акта.

Пример

«Мною, специалистом отдела кадров Васильевой С.Ю., в присутствии начальника отдела распространения Николаевой Е.П., старшего юрисконсульта Швецова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем».
3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).
4. Какое именно нарушение допустил работник.

Пример

«4 октября в 14 ч 00 мин. кладовщик Трушкин И.М. находился на работе в состоянии алкогольного опьянения».

Пример

«4 октября в 17 ч 00 мин. бухгалтер Леонова М.М. отсутствовала на работе в течение четырех часов (с 14.00 до 17.00) без уважительных причин».
5. Предварительные объяснения нарушителя. Объяснения необходимо записать дословно, разумеется, исключая нецензурные выражения (если работник употреблял их в своих объяснениях, об этом делается отметка).
6. Подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта.
7. Подпись составителя акта.
8. Подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.

Работника необходимо ознакомить с актом под расписку. Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи.
Акт, который констатирует появление сотрудника на работе в нетрезвом состоянии, составляется в тот же день, а предъявляется для ознакомления на следующий день. В этом акте нужно подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении.

В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал. Кстати, этот акт можно и не издавать в виде отдельного документа, а зафиксировать отказ от объяснений и мотивировку отказа в акте о нарушении дисциплины.

Как оформить акт

Для оформления акта используется общий бланк организации или специальный бланк акта с унифицированным текстом. Специальный бланк берется, когда у акта есть утвержденная форма (например, акт о несчастном случае на производстве) или когда в нем фиксируется периодически повторяющаяся информация (как, например, в актах о нарушении дисциплины).

На акты распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003*(3).

В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются:
— название организации;
— название вида документа (слово «акт»);
— дата и регистрационный номер документа;
— место составления;
— заголовок к тексту (название акта);
— подписи;
— в необходимых случаях — гриф утверждения. Обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов. Кроме того, он ставится на актах приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы.

Акт – это документальное подтверждение какого-либо факта или события, подтверждение того, что это событие имело место в корпоративной – в нашем случае – жизни. Перечислить все виды актов не представляется возможным. Одни подтверждают прием или передачу каких-либо работ, документов или прочих ценностей. Другие являются подтверждением невыполнения сотрудником своих должностных обязанностей. Существуют и прочие акты. Какие они бывают, для чего служат, из чего состоят, как их правильно составить – об этом и многом другом и пойдет речь в данной статье.

Разновидности актов

Очень сложно предоставить весь перечень существующих актов, если это вообще возможно. Ориентироваться в основных видах этого документа должен каждый, кто в силу своей работы сталкивается с таким понятием.

Итак, самыми распространенными в использовании видами актов являются:

  • акт приема-передачи;
  • акт инвентаризации;
  • акт осмотра;
  • акт ;
  • акт нарушения, в том числе, трудовой дисциплины, например, ;
  • акт выделения к уничтожению и другие.

С какой бы ситуацией вы не столкнулись в работе, если вам необходимо зафиксировать, документально подтвердить что-либо, смело составляйте акт и фиксируйте всю необходимую информацию. Это будет полноценный документ, имеющий юридическую силу, разумеется, при его правильном оформлении.

Кто имеет право на составление акта и как это правильно сделать

Если актирующих организаций две или несколько, в свободной или в утвержденной законом форме фиксируется событие, затем акт подписывается каждым из руководителей или уполномоченным им лицом. Подписи заверяет печать каждой из сторон. Для примера можно вспомнить все тот же акт приема-передачи, скажем, выполненных работ: одна компания – исполнитель – расписывается по факту выполненных работ, а другая компания – заказчик – своей подписью подтверждает, что работа выполнена качественно и никаких претензий к исполнителю нет.

Немного сложнее состоит дело с внутренними актами. Здесь обязательным является наличие свидетелей, как правило, это три-четыре сотрудника.

Кроме этого, акт может создаваться в результате деятельности заранее созданной комиссии. Ярким тому примером является комиссия по инвентаризации (акт инвентаризации).

Из чего состоит акт

Каждый акт состоит из нескольких частей. Вводная часть содержит:

  • название организации
  • название самого документа (АКТ), после чего указываем причину составления акта:

выполненных работ

списания материальных ценностей

  • и место составления акта
  • гриф утверждения акта руководителем (главой) компании – только при необходимости.
  • текст
  • перечень приложений (не всегда, только если они есть)
  • количество экземпляров
  • подписи тех, кто принимал участие в составлении акта
  • подписи присутствующих при его составлении
  • подпись работника, относительно которого данный акт составляется; бывают случаи, когда сотрудник отказывается ставить подпись, подтверждая, что он ознакомлен с актом. В этом случае в обязательном порядке делается соответствующая отметка.

Текст акта

Текст документа пишется от лица того, кто его составляет: указывается ФИО, занимаемая должность, список присутствующих при составлении и описание самого события. При этом описываем все максимально точно, объективно, никаких домыслов или догадок. Если есть факты – указываем, как и всевозможные измеримые показатели.

Мною, старшим менеджером отдела продаж компании «Вымпелтелеком» Сурпаевой Маргаритой Сергеевной, в присутствии менеджера по связи с общественностью Суркова Виктора Иосифовича и заместителя начальника отдела продаж Викторовой Ларисы Петровны, составлен настоящий акт о нижеследующем.

Работник компании, Закарян Георг Гагикович, занимающий должность оператора компьютерного набора, находился на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения. Г.Г. Закарян вел себя несдержанно, агрессивно, использовал нецензурные выражения. Объяснительную записку составлять отказался.

Настоящий акт составлен в одном экземпляре.

Образец акта

Закрытое акционерное общество

«Развлекательный центр Лайм Плюс»

(ЗАО «РЦ Лайм Плюс»)

списания материальных ценностей

Мною, старшим администратор развлекательного комплекса «Лайм Плюс» Сидоровой Светланой Андреевной, в присутствии заведующего хозяйственной частью Иванцова Петра Романовича, начальника смены Федотова Игоря Ивановича и маркера смены Психеевой Ирины Владимировны, составлен настоящий акт о нижеследующем.

В связи с механическим повреждением и невозможностью ремонта кия, последний был списан с баланса бильярдного зала №2.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Старший администратор Сидорова
С.А. Сидорова

Заведующий хоз.частью Иванцов
П.Р. Иванцов

Начальник смены Федотов
И.И. Федотов

Маркер смены Психеева
И.В. Психеева

Фиксация проведения проверочного мероприятия означает составление и утверждение такого документа, как акт проверки. Причем если проверка проводится органом государственной власти (МВД, Роспотребнадзор и т.п.), акт имеет строго утвержденную форму и порядок заполнения. Нарушения в процедуре проведения проверочного мероприятия могут привести к отмене санкций посредством подачи .

В той статье мы расскажем о том, как самостоятельно оформить акт проверки в целях внутреннего контроля. Например, в отношении обособленного подразделения, работы отдела и т.п. Здесь же можно узнать о нюансах документа и узнать, где найти порядок проведения проверочных мероприятий.

Пример акта проверки

Общество с ограниченной ответственностью «Звезда Авроры»

ИНН 495396164 ОГРН 64125414645,

юр. адрес: 628424, Россия, г. Сургут, пер. Магистральный, 18, оф. 16

Время составления акта: 12 час. 30 мин. (местное время)

Время начала проверки: 11 час. 15 мин. (местное время)

Время окончания проверки: 12 час. 25 мин. (местное время)

Председатель комиссии: заместитель Генерального директора Общества с ограниченной ответственностью «Звезда Авроры» (далее – Общество) Параманов Александр Дмитриевич

Члены комиссии: начальник отдела кадров Общества Усманова Вероника Аркадьевна, специалист финансового отдела Общества Дьякова Ольга Валерьевна,

на основании приказа Генерального директора Общества от 10.04.2017 г. № 168

проведена проверка работы обособленного подразделения Общества по адресу: Россия, г. Сургут, ул. Привокзальная, 49 (ТЦ «Магистраль»).

Присутствовали: руководитель обособленного подразделения Зиновьев Константин Сергеевич, продавец Криворученко Валентина Васильевна.

На момент проведения проверки установлено:

  1. В соответствии с требованиями Роспотребнадзора в обособленном подразделении оформлен уголок потребителя, ценники, проведена маркировка товаров
  2. Трудовая дисциплина соблюдается всеми работниками в полном объеме, медицинские книжки в наличии на каждого работника
  3. В соответствии с приказом Генерального директора № 48 от 09.01.2017 г. и № 49 от 09.01.2017 г. оформлен договор аренды помещения, соответствует санитарным требованиям.
  4. Работа с кассовым аппаратом соответствует требованиям законодательства РФ.

По итогам проверки комиссией сделан вывод о надлежащем состоянии работы в обособленном подразделении Общества и готовности к плановой проверке Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре.

Акт составлен в 2 экз., 1-й экз. направлен Генеральному директору, 2-й экз. вручен руководителю обособленного подразделения.

Председатель комиссии Параманов Александр Дмитриевич

Члены комиссии:

Усманова Вероника Аркадьевна

Дьякова Ольга Валерьевна

Когда составляется акт проверки

Формы актов поверки и порядок проведения мероприятий органами государственной власти Вы найдете в ведомственных приказах, а также нормах Федерального закона от 26.12.2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Порядок обжалования таких документов закреплен в приказах (административных регламентах). Рекомендации по составлению размещены на нашем сайте.

Если требуется составить акт проверки деятельности работника, то необходимо обратиться к нормам Трудового кодекса РФ. Большинство актов в отношении работников составляются в рамках служебных проверок с соблюдением требований ст. 193 ТК РФ. На сайте можно найти образец , и др.

Учтите также, что акт инвентаризации и акт списания материальных ценностей имеют строго регламентированную законодательством РФ форму (информация о составлении таких документов также есть на сайте). Во всех остальных случаях, когда требуется фиксация факта проведения проверки того или иного обстоятельства, документирование результатов и выводов комиссии, составляйте акт проверки.

Акт – документ, который составляется комиссией. Она может быть утверждена приказом руководителя, может быть образована на месте. Основанием проверки чаще всего служит распорядительный акт руководителя, который и указывается в основании.

Издается документ на официальном бланке организации, содержит наименование (акт проверки), дату, место и время составления. Целесообразно указать дату начала и окончания проверочного мероприятия.

Акт проверки может стать проведением служебной проверки в отношении отдельных работников и привлечении по ее итогам к дисциплинарной ответственности.

Акт сверки взаиморасчетов является одним из первичных бухгалтерских документов. Он предназначен для того, чтобы отмечать статус взаиморасчетов между партнерами на определенную дату. Чтобы избежать ошибок и недоразумений, нужно знать, как сделать акт сверки взаимных расчетов правильным и актуальным.

Когда требуется составление акта?

Периодическое заполнение акта сверки, имеет место между постоянно сотрудничающими субъектами. В качестве партнеров могут выступать поставщик и получатель товара, налогоплательщик и государственный фонд, два подразделения крупной корпорации и пр.

Основаниями для этого, помимо длительного взаимодействия, служат:

  • возможность рассчитываться за товары и услуги в будущем;
  • необходимость ориентироваться в большом количестве наименований;
  • работа с дорогостоящими изделиями;
  • проведение инвентаризации по части расчетов;
  • необходимость предъявления состояния расчетов начальству или государственным органам.

Каковы оптимальные сроки?

Акт сверки взаиморасчетов, по согласованию сторон, может быть разработанным на месяц, полугодие, год и даже более длительный период. Четкие сроки не регламентируются. Однако, при любом раскладе, в акт должны быть включены все операции, которые имели место за выбранный период. Большинство компаний оформляют акты ежемесячно.

В некоторых случаях требуется составление двух отдельных документов между одними и теми же партнерами. Такое возможно и даже желательно, когда сотрудничество имеет неоднородный характер: например, фирма А является поставщиком для фирмы Б по одним товарам, и покупателем – по другим. В таком случае периодичность оформления актов по разным направлениям может различаться.

Для соблюдения актуальности актов, их необходимо начинать заполнять с начала совместной деятельности, а в дальнейшем – сразу после подписания очередного акта.

Как заполнять акт сверки?

Единых требований относительно того, как формируется правильный акт сверки, не существует. Тем не менее, есть несколько принципов, как заполнять акт сверки:

  • Документ должен иметь название и дату оформления, а также наименования обоих сторон.
  • В документе должны быть указаны должностные лица, чьи подписи ставятся внизу акта сверки.
  • Все данные должны быть строго распределены по договорам.

Кроме того, желательным является соблюдение бухгалтером основных требований, применимых к первичным документам в целом. Обычно акт составляют в форме упорядоченного в хронологическом порядке перечня документов. Вместо этого можно указывать характер действия (приобретение товара, перечисление денег, продажа имущества).

Образец правильного акта сверки приведен на рисунке:

Как правильно проводить сверки?

Расчеты с постоянными деловыми партнерами осуществляются по одному артикулу – контракту, наименованию товара или услуги, отдельной поставке и т. д. Во избежание двойной работы сверку можно организовать в период инвентаризации, которая проводится раз в год.

Если в кредиторской либо дебиторской задолженности были замечены какие-либо расхождения, необходимо сразу оформить акт и направить его своему контрагенту с соответствующим уведомлением. Случается, что давняя задолженность не может быть погашена контрагентом ввиду того, что он стал банкротом, и тогда сумма долга учитывается в статье расходов. Чтобы избежать подобных неприятностей, сверки нужно проводить как можно чаще.

Что делать после того, как акт составлен?

Даже с учетом того, что составлением документа занимаются бухгалтеры, форма акта сверки предполагает наличие в ней подписи управляющего. Поэтому, прежде всего, необходимо предъявить документ директору на подпись.

Затем представитель фирмы, составившей акт, отправляет два экземпляра фирме-партнеру лично или посредством почтовых служб. Контрагент, в свою очередь, знакомится с документом, подписывает оба экземпляра, а после отправляет один из них обратно.

Имеет ли акт юридическую силу?

Действительным с точки зрения закона является оригинал правильного акта сверки, на котором стоят подписи и печати директоров обоих компаний.

За партнером остается право отказаться от подписи акта, и тогда юридической силы документ не будет иметь. Отказ от подтверждения акта партнером в большинстве случаев означает нежелание признавать наличие собственной задолженности.

Чтобы избежать таких ситуаций, порядок проведения сверки взаиморасчетов и подписания актов должен быть закреплен в договоре. На случай его нарушения нужно предусмотреть санкции. Иных легальных методов заставить контрагента оставить подпись не существует.

По мнению судей, акт не является достаточным доказательством задолженности, однако выступает хорошим дополнительным артефактом при наличии первичных документов, непосредственно касающихся долга. Кроме того, при помощи акта срок исковой давности может быть увеличен, т.к. он начинает отсчитываться не со дня заключения спорной сделки, а со дня подписания последнего из актов сверки.

Таким образом, акт сверки – это не просто формальный документ, это реальный инструмент правового воздействия на деловых партнеров.

Акт
— документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).

Заголовком
к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт — о чем?») или родительном падеже («акт — чего?»).

Дата
акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.

Текст
акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.

Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др. (оформляется с использованием слова «Основание»).

При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют.

Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.

Слова «Основание», «Составлен комиссией», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от границы левого поля документа и остаются открытыми.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты.

В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.

Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. — в дело N 10-11

2-й экз. — директору предприятия

3-й экз. — в бухгалтерию предприятия

Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.

Акт подписывается
всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

С актом под роспись должны быть ознакомлены лица, упомянутые в акте. Об этом ниже подписи делается соответствующая отметка (виза ознакомления), включающая слова «С актом ознакомлен(а, ы)», подпись ознакомленного лица, расшифровку подписи и дату ознакомления.

В акте о приеме-передаче дел вместо отметки об ознакомлении с актом оформляется отметка о приеме и сдаче дел.

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.

Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается
должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.

Акты проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности подписываются проводившим проверку (ревизию) работником контролирующего органа (руководителем проверки (ревизии)) и уполномоченными лицами проверяемой организации в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.

Дополнительным реквизитом, придающим акту юридическую силу, является печать
. Согласно постановлению Совета Министров РБ от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» печатью должны удостоверяться акты приема законченных строительством объектов, выполненных работ и др. В актах, подлежащих утверждению, печать проставляется на грифе утверждения.

Бывают рабочие моменты, когда приходится документально
подтверждать или доказывать, что какое-то событие действительно состоялось:
документы переданы новому работнику, проверка проведена, старые печати
уничтожены, а слесарь Иванов явился на работу нетрезвым. Как это сделать? Очень
просто: нужно актировать событие, т.е. составить акт, в котором несколько
человек своими подписями подтвердят, что тот или иной факт имел место быть. Мы
расскажем, как составить акт правильно и придать этому документу юридическую силу,
чтобы в случае спора он мог выступить в качестве доказательства случившегося.

Акт составляется группой лиц (или специально созданной
комиссией) с целью документально зафиксировать какой-либо факт: результаты
проверки, прием-передачу дел, дисциплинарное нарушение и т.д. Документ содержит
как минимум подробное описание фиксируемого факта и подписи установивших его
лиц, как максимум (помимо перечисленного) – выводы и рекомендации по изменению
ситуации.

Государственные стандарты по делопроизводству не жалуют этот
вид документов своим вниманием и дают только самые общие правила составления. Возможно,
это связано с тем, что видов актов существует великое множество, и подогнать
каждый из них под унифицированную форму просто невозможно.

4.10. Акт
составляется
несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ,
на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном
падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении
акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и
инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В
необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих
личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии
членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание»,
«Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а
также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве
экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта
определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами,
регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр ‑ бухгалтерия,

2-й экземпляр ‑ коммерческий отдел,

3-й экземпляр ‑ покупатель.

Формы актов зачастую содержатся в нормативных документах,
регламентирующих тот или иной вид деятельности. Например, форма акта о
несчастном случае на производстве утверждена постановлением Минтруда РФ от
24.10.2002 № 73. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением
Коллегии Росархива от 06.02.2002, содержат формы:

  • акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
    хранению;
  • акта о выдаче дел во временное пользование;
  • акта проверки наличия и состояния дел;
  • акта о миграции и перезаписи электронных документов;
  • акта приема-передачи документов на государственное хранение;
  • акта о необнаружении документов, пути розыска которых
    исчерпаны, и др.

Если для определенной ситуации нет унифицированной формы
акта, организация сама может разработать ее с учетом собственной специфики и
внести в альбом локальных унифицированных форм документов.

Что такое комиссия и кто такие присутствующие?

Комиссия
представляет собой специальный орган, созданный в
организации с определенной целью: проверка деятельности подразделения,
экспертиза ценности документов и т.п.

Комиссия может быть постоянной
. В этом случае ее состав
закреплен в соответствующем локальном нормативном акте (например, положении об
экспертной комиссии) и не меняется годами. Так, если в положении об экспертной
комиссии написано, что экспертиза ценности документов осуществляется
начальником канцелярии, начальником юридического отдела и главным бухгалтером,
то каждый год именно они определяют, какие документы оставить в архиве, а какие
уничтожить. То, что люди, занимающие эти должности, могут меняться, значения не
имеет.

Комиссия может создаваться разово
. Например, если в компании
за несколько лет деятельности скопилось много испорченных фирменных бланков и
требуется их уничтожить, издается приказ, в котором работники, составляющие
комиссию по уничтожению, перечисляются не только по должностям, но и пофамильно
(Пример 1). Эта комиссия соберется только один раз, выполнит свою работу,
зафиксирует ее результат в акте и прекратит свое существование.

ПРИМЕР 1

Фрагмент приказа об уничтожении испорченных фирменных
бланков

ПРИКАЗЫВАЮ:

Создать комиссию в составе:

Председатель комиссии: начальник службы ДОУ Петрова И.П.

Члены комиссии:

специалист службы безопасности Нуриев С.Д.,

секретарь-делопроизводитель Коченкова Ю.А.

Обратите внимание
: председатель комиссии тоже назначается
«сверху». Самого себя назначить председателем комиссии нельзя.

Кроме того, в комиссию могут войти работники, случайно
оказавшиеся свидетелями какого-то происшествия. Обычно это касается актов, составляемых
относительно дисциплинарных проступков работников. Например, если требуется
документально зафиксировать факт опоздания одного из сотрудников отдела,
комиссия может состоять в т.ч. из его коллег, чье рабочее место находится в том
же кабинете (подробнее см. раздел «Акты в кадровом делопроизводстве»).

Существуют разновидности актов, не требующие присутствия
комиссии (например, акты передачи дел, которые составляются работником,
передающим дела, и работником, принимающим их) (Пример 2).

ПРИМЕР 2

Акт приема-передачи дел канцелярии

Открытое акционерное общество

«Завод молочных продуктов»

АКТ

19.09.2013 № 1

г. Москва

приема-передачи дел канцелярии

В связи с освобождением Румянцевой А.П. от должности
начальника канцелярии ОАО «Завод молочных продуктов» 20.09.2013 и назначением
на должность Федоровой О.В. в соответствии с трудовым договором от 16.09.2013 №
432-13 Румянцева А.П. передает, а Федорова О.В. принимает следующие документы:

  1. Приказы по основной деятельности за 2013 год (подлинники).
  2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности за 2013
    год (подлинник).
  3. Журнал регистрации входящих документов за 2013 год
    (подлинник).

Документы передала Документы
приняла

Румянцева
А.П.
Румянцева Федорова
О.В. Федорова

19.09.2
013
19.09.2013

В качестве присутствующих при составлении акта обычно
перечисляют тех, в чьем отношении проводится проверка или составляется акт о
дисциплинарном проступке. Присутствующий не может быть членом комиссии, равно
как и член комиссии не может участвовать в проверке относительно самого себя.

Реквизиты акта

Юридическую силу акту придают следующие реквизиты:

Если какое-то событие актируется не в первый раз, акт
получает регистрационный номер
. Это касается, например, актов уничтожения
печатей и штампов, актов необнаружения документов, актов уничтожения документов
с истекшим сроком хранения и т.п., т.е. документов, которые регулярно составляются
внутри структурного подразделения (в данном случае – службы ДОУ). При этом
каждый вид актов регистрируется отдельно.

Акты, требующие утверждения должностным лицом, содержат гриф
утверждения
.

В актах, составляемых на основании другого (обычно
организационно-распорядительного) документа, содержится ссылка на
регистрационный номер и дату этого документа
.

Если к акту прикладывают какие-то документы, на нем
проставляется отметка о наличии приложения
.

В случае если акт составляется в отношении кого-то из
работников (что характерно для кадрового делопроизводства), документ содержит визы
ознакомления
.

В случаях направления в организацию без сопроводительного
письма акт, рассмотренный руководителем компании-адресата, проходит путь
входящего документа и может содержать реквизиты «Резолюция», «Отметка о
контроле», «Отметка об исполнении».

После того как работа над актом завершена, на нем
проставляется отметка о помещении в дело
.

Шаблон акта

Формы для актирования каждого случая, который может
произойти в процессе деятельности организации, создать невозможно. Тем не менее
на основе информации, представленной в государственных стандартах по
делопроизводству, можно создать универсальный шаблон акта, который в
зависимости от ситуации можно будет изменять. Рекомендуем использовать этот
шаблон (Пример 3) при актировании событий, для которых нормативные документы не
предлагают образца или формы акта.

ПРИМЕР 3

Универсальный шаблон акта

[Наименование
организации]

АКТ

[
Место составления документа
]

[
Заголовок к тексту документа
]

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Основание: [текст основания].

Комиссия в составе:

Председатель:

Члены комиссии:

[наименование должности] [фамилия, инициалы],

[наименование должности] [фамилия, инициалы].

Присутствовали:

[наименование должности] [фамилия, инициалы],

[наименование должности] [фамилия, инициалы].

[Текст акта]

Приложение: __________________ на ___ л. в ___ экз.

Акт составлен в ___ экземплярах:

1-й экземпляр – [место нахождения экземпляра];

2-й экземпляр – [место нахождения экземпляра].

Председатель Подпись
Расшифровка подписи Дата

Члены комиссии: Подпись
Расшифровка подписи


Подпись
Расшифровка подписи

С актом ознакомлен(ы):

Расшифровка подписи Подпись Дата

Подпись Дата

В качестве актов по общему делопроизводству, составляемых в относительно
свободной форме, можно привести акты проверки деятельности работников,
ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации (Пример
4), и акт приема-передачи дел канцелярии (см. Пример 2).

ПРИМЕР 4

Акт проверки деятельности работников, ответственных за
делопроизводство в структурных подразделениях организации

Закрытое
акционерное общество

«Профиль»

УТВЕРЖДАЮ

наименование организации

АКТ

07.10.2013

2

Генеральный
директор

Москва

место составления
наименование должности руководителя организации

проверки деятельности работников,
ответственных за делопроизводство
в структурных подразделениях организации

Васильев

М.В. Васильев

подпись

расшифровка подписи

07.10.2013

Основание: график проверки деятельности структурных
подразделений ЗАО «Профиль» в 2013 г., утвержденный приказом от 14.01.2013 № 3.

Комиссия в составе:

Председатель: административный директор Шестаев Л.Б.

Члены комиссии:

начальник управления персоналом Климова Т.И.,

помощник генерального директора Леонтьева М.С.

Присутствовали:

начальник службы документационного обеспечения управления
Гаврилова П.Р.,

инженер Епишева Р.Т.,

инженер Костина А.А.,

главный специалист Рязанов И.М.

С 16 по 20 сентября 2013 г. комиссией была проведена
проверка деятельности работников, ответственных за делопроизводство в
структурных подразделениях организации.

В ходе проверки рассматривались:

  • нормативное и методическое обеспечение структурных
    подразделений организации по вопросам делопроизводства;
  • правильность и своевременность выполнения работниками
    функций по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.

Комиссией было установлено следующее:

  • работа по ведению делопроизводства в структурных
    подразделениях осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству
    ЗАО «Профиль» и другими локальными нормативными актами, регламентирующими
    процессы делопроизводства в организации;
  • структурные подразделения обеспечены копиями всех локальных
    нормативных актов, регламентирующих процессы делопроизводства в организации;
  • Епишева Р.Т. и Рязанов И.М. прошли обучение на семинаре
    «Организация делопроизводства и архивного дела» продолжительностью 8 часов в
    соответствии с Планом обучения работников ЗАО «Профиль» в 2013 г., утвержденным
    приказом от 10.12.2012 № 543, о чем имеют соответствующие сертификаты;
  • работники своевременно выполняют функции по ведению
    делопроизводства в структурных подразделениях.

В то же время комиссией было установлено отсутствие приказа
о назначении инженера Костиной А.А. ответственной за делопроизводство в отделе
технического контроля, о чем получено письменное объяснение начальника службы документационного
обеспечения управления Гавриловой П.Р.

Приложение: объяснительная записка Гавриловой П.Р. на 1 л. в
1 экз.

Акт составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр – в управление персонала;

2-й экземпляр – в дело № 24-56.

Председатель комиссии
Шестаев
Л.Б. Шестаев
08.10.2013

Члены комиссии: Климова
Т.И. Климова

Леонтьева
М.С.
Леонтьева

С актом ознакомлен(ы):

Гаврилова П.Р. Гаврилова 08.10.2013

Епишева Р.Т.
Епишева 08.10.2013

Костина А.А. Костина
08.10.2013

Рязанов И.М.
Рязанов 08.10.2013

В дело № 24-56

Петрова 08.10.2013

Акты в кадровом делопроизводстве

В кадровом делопроизводстве акты чаще всего составляются для
того, чтобы зафиксировать дисциплинарный проступок работника, его отказ выполнять
поручение руководителя или какой-либо другой факт, который при возможном споре
с работником поможет работодателю доказать правомерность своих действий.
Например, при расторжении трудового договора из-за невыхода работника в первый
день на работу именно работодатель должен будет доказать, что в определенный
день его новый сотрудник отсутствовал на рабочем месте, и в качестве
доказательства используют акт.

Подобные акты являются основаниями для издания приказов по
личному составу о дисциплинарном взыскании, выплате премии в уменьшенном
размере или расторжении трудового договора.

Обратите внимание!

Иногда одного акта о нарушении трудовой дисциплины
недостаточно, проступок работника должен подтвердить еще и медик. В основном
это касается случаев появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического
или токсического опьянения.

Комиссия, составляющая акт о дисциплинарном проступке, имеет
свои особенности. Так как приказа о создании комиссии нет, ее председатель тоже
отсутствует. Вместо него появляется составитель акта – работник, ответственный
за работу с кадрами или охрану труда. Фиксировать факты нарушения трудовой дисциплины –
его прямая обязанность. Если есть возможность пригласить в комиссию непосредственного
руководителя нарушителя, то это нужно сделать, поскольку начальник, в свою
очередь, обязан следить за дисциплиной во вверенном ему коллективе. Третьим
участником комиссии может стать любой коллега провинившегося работника.

Приведем пример акта об отсутствии работника на рабочем
месте (Пример 5).

ПРИМЕР 5

Акт об отсутствии работника на рабочем месте

Общество с ограниченной ответственностью «Автосалон “Солярис”»

(ООО «Автосалон “Солярис”»)

Акт
— ϶ᴛᴏ документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на какое-то время.

В заголовочной части акта размещают реквизиты, кᴏᴛᴏᴩые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), основание для его издания, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту.

В случае если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. будет внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации — автора акта.

Дата и место составления акта должны ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙовать дате актируемого события и месту его составления.

Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) «работы комиссии по проверке деятельности АХО». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».

Отметим, что текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Вводная часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи.

В ϶ᴛᴏй части в обязательном порядке должны быть сведения о документе (автор, название, дата и номер), послуживший основанием для проведения проверки (или работы комиссии) Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности и др. Далее во вводной части указывают должность ифамилию председателя комиссии; должности и фамилии членов комиссии. Возможно, в работе комиссии (или в проверке) участвовали работники из других организаций. Тогда в акте должны быть указаны все присутствующие, их должности и названия организаций.

Пример оформления акта

Основная часть текста содержит суть установленных фактов, методы, кᴏᴛᴏᴩыми велась проверка, ее результаты, а также выводы, предложения, заключения комиссии. Кстати, эта часть может также состоять из нескольких пунктов.

В оформляющей части размещают подписи председателя и членов комиссии в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта (или отдельными выводами) рядом с его подписью указывается «Особое мнение члена комиссии И. И. Иванова прилагается».
Стоит отметить, что особое мнение члена комиссии становится приложением к акту.

В оформляющей части указывается количество экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра.

Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное)

Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. К примеру, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается первым руководителем организации (директором, генеральным директором)

Отдельные виды актов (по материальным, финансовым вопросам) обретают юридическую силу при заверении грифа утверждения печатью.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе кᴏᴛᴏᴩых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

Акты редко формируются в отдельные дела. Чаще всего их подшивают в дела по определенным направлениям деятельности организации в тех структурных подразделениях, куда были направлены экземпляры акта.

Акт – это документ, составленный
несколькими лицами, подтверждающий
установленный факт события, действия.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, (16), 18, (19), 20, 21, 22,
(23), (24), (25), (28).

Акты бывают:

Ликвидации (учреждения, организации,
предприятия)

Проверки

Приема – передачи (при смене руководства,
передаче материальных ценностей)

Инвентаризации

Проведения испытания

Уничтожения (дела).

Акт как правило составляется комиссией,
это может быть постоянно действующая
комиссия или назначенная по указанию
руководства. Приступив к работе, члены
комиссии изучают суть вопроса. Акт м.б.
составлен по указанию руководителя или
выше стоящей организации на основании
распорядительного документа (приказа).
Текст акта делится на части: вводная –
для всех актов одинаковая: в ней
указывается основание для составления
акта; лица, составившие акт и при
необходимости – присутствующие при
составлении акта. Слово ОСНОВАНИИЕ
печатается о левого поля, далее указывается
состав комиссии. ФИО председателей
указывают в алфавитном порядке с
перечислением должностей и названием
учреждения. После слова ПРИСУТСТВОВАЛИ,
перечисляют в алфавитном порядке ФИО
присутствующих.

В констатирующей части, которая начинается
с абзаца, излагаются цели, задачи и суть
проведенной работы, ее результаты. Эта
часть акта м.б. оформлена в виде таблицы,
позволяющей обеспечить высокую
информативность текста. В некоторых
актах текст м. иметь третью часть –
выводы, заключения, предложения комиссии.

При необходимости, в конце текста даются
сведения о количестве экземпляров и
месте их нахождения. Акт подписывает
председатель и все члены комиссии, а
также все лица, принимавшие участие в
составлении.

Дата место составления акта должна
соответствовать дате и месту активного
события, акт оформляется на общем бланке
А4, внутренние акты м.б. оформлены не на
бланке. Для ряда актов требуется подпись
руководителя и заверение печатью
предприятия.

С актом ревизий, проверок знакомят всех
лиц, деятельность которых они затрагивают
в акте. После подписи составителей
ставится отметка «с актом ознакомлены:
должности, подписи, расшифровки подписей
и дата».

Особую группу образуют акты, устанавливающие
факты повреждения, порчи и недостачи
груза иных нарушений правил транспортировки.
Такой акт составляется на типографском
бланке установленного образца, выполняется
без помарок, подписок и зачеркиваний.
Все дополнения и исправления в акте
должны быть оговорены и заверены
подписями двух сторон (грузополучателя
и должностного лица, отвечающего за
перевоз груза).

22. Документ «договор» (определение, реквизиты, правила составления).

Договор – один из наиболее распространенных
юридических документов, устанавливающий
права, обязанности и ответственность
за их выполнение.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 25.

Заключение договора обычно начинается
с предложения его заключить, т.е.
направления оферты.

Оферта должна содержать основные условия
предлагаемой сделки. Принятии предложения
другой стороной считается акцептом
(согласие). Обмен документами между
сторонами может происходить по средствам
почтовой, телеграфной, телефонной,
электронной или иной связи, позволяющей
достоверно установить, что документ
исходит от стороны по контракту.

Договорные отношения могут быть также
установлены путем предоставления одной
из сторон проекта договора, получив
его, другая сторона рассматривает и
если нет возражений, подписывает. Один
экземпляр договора возвращается стороне,
составившей проект. При составлении
договоров и их заключении следует
уделять особое внимание:

Четкая формулировка прав и обязанностей
сторон

Возможность расторжения договора
одной из сторон

Санкции к каждой из сторон за невыполнение
обязательств

Соответствие пунктов договора
Федеральному закону о защите прав
потребителей и другим законодательным
актам.

Соответствие подписей, печатей, дат,
юридических адресов.

При указании цены договора, необходимо
следовать требованиям статьи 317 ГК РФ,
устанавливающей, что денежные обязательства
должны быть выражены в рублях. Допускается
упоминание других валют, но только
формулировки (подлежит оплате в руб.,
сумме, эквивалентной сумме иностранных
валют). Несоблюдение этого правила
приведет к признанию этого договора не
действительным.

Коммерческий договор храниться 5 лет,
после истечения срока договора или
условий его выполнения. Договора на
большую сумму или имеющие важное значение
могут быть переданы в архив. Договор с
иностранными партнерами с учетом разницы
в сроках исковой ценности других стран
следует хранить не менее 10 лет.

Всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на
справочно-информационную и справочно-аналитическую. К справочно-аналитическим документам относят акты, справки,
сводки, заключение, отзыв, список, перечень и др.

Акт – понятие, структура, оформление

Акт

– это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) с целью подтверждения
установленных фактов, событий, действий.

Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом)
по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акты могут составляться одним или
несколькими должностными лицами.

По своему назначению и содержанию акты отличаются большим разнообразием, например, акт приема-передачи материальных
ценностей, акт обследования, акт испытаний, акт ревизии, акт нарушения установленных правил и др.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся
черновые записи, фиксирующие ход работы и количественные данные. Чистовик акта оформляется на общем бланке

организации. Для значительного количества
повторяющихся ситуаций создаются унифицированные трафаретные формы.

Обязательными реквизитами акта являются

: наименование организации, наименование вида документа,
дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф
утверждения.

Текст акта состоит из трех частей

:

  • Введение
    . Здесь указывается распорядительный документ, на основании которого актируется
    факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования
    должностей с обозначением организации, фамилии и инициалы. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель
    комиссии далее фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.
    В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших
    в составлении акта, и их адреса.
  • Констатирующая часть
    , в которой излагаются установленные факты.
  • Выводы
    (выводы, рекомендации, предложения содержатся не во всех актах, но обязательны в актах проверок,
    обследований, ревизий др.).

Все части акта оформляются абзацами, выводы могут быть выделены соответствующим заголовком. Ряд актов требуют утверждения,
после утверждения акта «Выводы» приобретают силу приказа и становится обязательными для исполнения соответствующими должностными лицами.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется
количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности. Лицо, не согласное
с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном
листе и прилагать к акту.

Справка – назначение, виды, содержание, оформление

Справка

— документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения
фактов биографического или служебного характера.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера

, подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем
и заведующим отделом кадров, – и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться
на бланках формата А5.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника

(в именительном падеже), которому она выдана. Кроме того, в справке
личного характера указывают:

  • указание, в удостоверении каких сведений выдана справка;
  • для каких целей или в какую организацию выдана справка;
  • подпись и указание должности лица, выдавшего справку;
  • дату составления и оттиск печати.

Составляются справки в двух экземплярах, один направляется адресату, другой – подшивается в дело.

Обязательными реквизитами справки являются

: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения),
наименование вида документа, дата и регистрационный номер,
место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4),
подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

Сводка, заключение, перечень и другие справочно-аналитические документы

Сводка

– документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований).

Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние
сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации,
внутренние – на стандартном листе бумаги.

Сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Заключение

— документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключения составляют на проекты положений, постановлений, инструкций. Кроме того заключения составляют на научные
работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей.
В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса.

Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа (может состоять из нескольких пунктов,
которые нумеруются арабскими цифрами). При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается:
«С проектом… согласны» или «По рассматриваемому вопросу замечаний нет».

Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на
стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов
организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Перечень

— документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, документов или работ, составленный
в целях распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется перечень на общем бланке организации. Составляют перечни в табличной форме или в виде текста, содержащего разделы. Перечни подписываются
должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности перечней требуют утверждения.

Список является сопутствующим, пояснительным документом к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и др. Список приглашенных,
список на рассылку и др. требуют утверждения.

Оформляется списки на общем бланке организации или стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами сводки, заключения, отзыва, списка, перечня являются

: наименование организации, наименование
вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, печать (при составлении на стандартном листе бумаги).

Акт
– это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного ими факта, события или действия. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядтельным документом (обычно приказом), хотя в отдельных случаях акт составляется одним (несколькими) специально уполномоченным должностным лицом, например, контролером, ревизором, инспектором. Основанием для составления акт может быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководителя организации, структурного поразделения, плановой задание и т.п.

Акты составляются по самым разным поводам, отсюда и большое количество их разновидностей: акты ревизии, инвентаризации, списания, уничтожения (дел, испорченных товаров), ликвидации (учреждений, предприятий, организаций, структурных подразделений), приема-передачи (при передаче дел, материальных ценностей, смене руководства), приема объектов, проведения испытаний, по результатам несчастных случаев, аварий и т.д. Однако независимо от разновидностей все акты составляются по одной схеме. Исключением явялются случаи, когда форма аката установлена каким-либо нормативным документом.

Прежде всего члены комиссии должны собрать всю информацию по рассматриваемому вопросу и изучить ее. Естственно, необходимо знание законодательных и нормативных актов, регулирующих данный вопрос. Например, если в организации проводится инвентаризация, то члены комиссии должны изучить закон РБ «О бухгалтерском учете и отчетности», Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные письмом Министерства финансов РБ от 05.12.1995 № 54, и Разъяснения к этим Методическим указаниям, утвержденные приказом Министерства финансов РБ от 18.05.1999 № 126. Знание этих документов поможет комиссии определить те вопросы, которые необходимо изучить, и провести сложную пролцедуру в соответствии с законодательством.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими этот документ. Никаких предположений или ссылок на чье-то мнение акт содержать не должен.

Акт оформляется общем или специальном бланке организции.

Содержит следующие реквизиты бланка:

Госгерб РБ (эмблема или товарный знак);

Наименование организации;

Наимнование структрурного подразделения;

Название вида документа (АКТ);

Дата и регистрационный индекс документа;

Место составления или издания.

Помимо реквизитов бланка в состав реквизитов акта входят:

Заголовок;

Подписи;

Гриф утверждения;

Датой акт является дата события, по поводу которой составляется акт.

Унифицированная форма акт о ликвиации организации входит в УСОРД. Кроме того, типовые формы отдельных видов актов утверждены другими нормативными актами, издаваемыми министрествами, ведомствами.

Заголовок акт представляет собой краткое содержание событий или фактов, сформулированное при помощи отглагольного существительного в предложном падеже, начинается с предлога «О» («О списании товарно-материальных ценностей»).

Текст акта состоит из следующих частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части
указываются:

Основание для составления акта (распорядительный или нормативный документ, послужившие основанием для составления акта.);

Состав комиссии (указывается наименование должности, инициалы и фамилии председателя комиссии в им.п., наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в им.п., перечисленные в алфавитном порядке.) Члены комиссии нумеруются арабскими цифрами. Здесь следует перечислить и должности, инициалы и фамилии лиц, не являющимися членами комиссии, но приглашенных для участия в работе комиссии. Если в составлении акта принимают участие должностные лица, не являющиеся рабониками данной организации, то при указании их должностей указывается и место работы.

Вводная часть состоит из 5 абзацев, начинающихся словами «Основание», «Составлен», «Председатель», «Члены комисии», «Присутствовали». Все они пишутся от нулевого положения табулятора после заголовка. В основании в им.п. указывается наименование распорядительного или нормативного документа, его автор, заголовок, дата и номер.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней описываются цели и задачи составления акта, проведенная работа, установленные факты. Если в акте отражается несколько событий или фактов, то его содержание может быть разделено на пункты и подпункты. Результаты работы комисии могут быть оформлены и в виде таблицы.

Текст акта принято излагать от тетьего лица ед.ч.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации (с указанием сроков исполнения предписываемый действий). Эта часть не является обязательной, акт может заканчиваться и простой констатацией фактов.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров составленного акта. Оно определяется нормативными документами или практической необходимостью. Если к акту имются приложения, то на них днат ссылка (оформляется реквизит «отметка о наличии приолжения»).

При подписании акта первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже – подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей. Акты ревизий и обследований полежат согласованию с теми должностными лицами, деятельность которых проверяется.

Лица, которые имеют замечания к содержанию акта, подписываются его с оговоркой о своем несогласии. Мнение при этом излагается на отдельном листе.

Утверждению подлежат акты, предписывающие выполенение определенных действий. Акт утверждается руководителем, чей распорядительный документ указан в основании.

Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу, от 5-го положения табулятора.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

В данной работе рассматриваются темы: «Акт» и «Правила оформления актов», определение и реквизиты актов, а так же показывается в наглядном виде пример оформления акта о приемке завершенного строительного объекта. Особое внимание уделяется составлению актов в разделе «Акты». В конце указывается список использованной литературы.

1 АКТ

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами фирмы. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные о фирме.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Акт может иметь заголовок, например, «Акт о недостаче ТНП» или «Акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».

В основной части акта излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста могут быть указаны сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения.

Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Коммерческий акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

2
РЕКВИЗИТЫ АКТА

Реквизиты акта
:

Название вида документа (АКТ — двойная разрядка);

Место составления или издания;

Заголовок к тексту;

Отметка о наличии приложения;

Подпись;

Гриф утверждения.

3
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА АКТА

1. В заголовке к тексту акта следует писать название или краткое содержание актируемого факта или события.

2. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

2.1. Вводная часть акта строится по схеме:

Основание;

Составлен комиссией в составе…;

Председатель;

Члены комиссии.

2.2. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указывают должности, инициалы, фамилии.

Если акт составлен комиссией, то первым указывают председателя комиссии, его должность, инициалы и фамилию. Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и пишут через полтора интервала.

2.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты.

2.4. В тексте акта должны быть сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

3. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

акт документ реквизит оформление

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Машинопись необходима любому, кто имеет дело с перепиской, с работой на клавишных устройствах: журналистам, секретарям, работникам печати, писателям и многим другим.

Одна из главных задач машинописи — научить, бегло писать на пишущей машине с печатного и рукописного текстов, писать под диктовку, расшифровывать свои стенограммы, красиво и правильно располагать текстовой и цифровой материал, используя табулятор, знать различные виды машинописных работ: оформление служебной документации (в данном примере — это составление актов), правильное графление табличного материала и т.д., знать основные системы пишущих машин и правила ухода за ними.

Все это позволяет секретарю-референту достичь мастерства в машинописной работе и при усердии получить навыки первоклассного работника на пишущей машинке.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Березин Б.И. Самоучитель машинописи. 5-е изд., испр. и доп. — М.: Легпромбытиздат, 1988.

2. Кузнецова А.Н. Машинопись и делопроизводство. 2-е изд., испр. — М.: Изд-во ДОСААФ, 1987.

3. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Машинопись: Практ. Пособие. — 4-е изд., испр. и доп. — М.: Высшая школа; Издательский центр «Академия», 1999. — 319с.: ил.

4. Стенюков М.В. СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО — М.: «Издательство ПРИОР», 1999. — 192 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Акт о приемке завершенного строительного объекта
АКТ к договору

24 от 10 мая 1996 г.

с. Подрезково Московской обл. 12.10.96 г.

Мы, нижеподписавшиеся Рахимов Г.П. — представитель ТОО «Строитель», Викторов Р.Е. — заказчик, в присутствии свидетелей Поварова М.П. и Клейменова О.Д. составили настоящий акт о нижеследующем:

1. Подрядчик передает, а заказчик принимает завершенный строительством объект — жилой дом, находящийся на участке №24 садоводческого товарищества «Огородник» в с. Подрезково Московской области.

2. Размеры дома соответствуют условиям договора и проекту, подписанному сторонами.

3. Все обусловленные договором работы выполнены полностью и в установленный договором срок.

4. Внешних повреждений и недостатков строительства не обнаружено.

Претензий к качеству и срокам строительства заказчик не имеет.

______________________ ____________________

(Подпись и печать подрядчика) (Подпись заказчика)

____________________

(Подписи свидетелей)

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

    Обязательные элементы оформления официального документа. Реквизиты и цели создания документа. Классификация документов по назначению, времени создания, способу изготовления, типу содержания, способу представления, месту издания, направлению отправки.

    презентация , добавлен 02.07.2012

    Текст як реквізит документа. Оформлення всього документа та титульної сторінки. Рубрикація — членування тексту на складові частини. Правила оформлення заголовків та підзаголовків. Примітки, додатки, виноски та підстави до тексту та прийоми виділення.

    контрольная работа , добавлен 01.02.2009

    Распорядительные документы, их состав, назначение. Экспертиза ценности документов. Этапы и порядок ее проведения. Правила оформления реквизитов «гриф утверждения», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Составление резюме.

    реферат , добавлен 28.06.2008

    Характеристика нормативных правовых актов об упорядочении изготовления и использования бланков документов. Что такое бланк документа. Каковы величины межстрочных интервалов, используемых в машинописи. Реквизиты в положении о структурном подразделении.

    контрольная работа , добавлен 27.01.2015

    Классификация деловой документации. Организационно-распорядительные документы и их виды. Состав их реквизитов и схема расположения. Суть стандартизации и унификации в делопроизводстве. Понятие бланка документа. Требования к использованию гербовых бланков.

    контрольная работа , добавлен 07.03.2010

    Понятия реквизит и формуляр документа, их задачи. Вопросы документирования, составления и оформления документов в законодательных и нормативных актах. Развитие унификации и стандартизации документов. Современные государственные стандарты на документы.

    контрольная работа , добавлен 09.05.2009

    Разработка теоретических основ документоведения. Свойства, структура и функции документа. Его основные реквизиты, различие и сходство с другими материальными объектами. Издание документа, оформление, библиографическая обработка и систематический учет.

    курсовая работа , добавлен 24.02.2014

    ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Требования к реквизитам и к бланкам служебных документов. Состав реквизитов документа.

    реферат , добавлен 19.12.2009

    Изучение сущности и классификации документа — зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Определение документа в законодательных и нормативных актах. Эволюция традиционного документа в электронный.

    курсовая работа , добавлен 20.06.2010

    Порядок передачи документа, который в последующем должен храниться в делах канцелярии. Контроль исполнения документов, требующих рассмотрения руководством. Процесс перемещения документа между руководителями, структурными подразделениями и специалистами.

Акт выполненных работ – необходимый документ, если сотрудничество между двумя организациями или организацией и работником осуществляется на основании договора подряда или возмездного оказания услуг, поскольку акт является основанием для оплаты выполненной услуги. Как правильно составить этот документ и что именно там должно быть прописано? Поговорим об этом более подробно.

Что представляет собой акт выполненных работ?

По сути, акт выполненных работ и оказанных услуг является двухсторонним документом, который подтверждает факт выполнения определенных обязательств или оказания услуг, которые оговорены в договоре между двумя контрагентами. Название (это может быть акт выполненных работ, акт приемки выполненных работ, акт приема-сдачи выполненных работ и прочее) оговаривается еще на стадии подписания договора, а потом выбранная формулировка должна звучать во всех документах.

В документе обязательно должны быть отображены все выполненные работы, их объем, стоимость, начальные и конечные сроки. Это очень важно, поскольку это является неким отчетом исполнителя перед заказчиком и подшивается к договору. Такая «бумага» является сегодня самым распространенным способом подтверждения выполненных договорных обязательств.

Акт и бухгалтерия организации

Акт выполненных работ относится к первичным бухгалтерским документам, на основании которых производится оплата. Кроме того, этот документ вместе с договором может быть использован во время судебного разбирательства или для исчисления срока давности. Об этом четко говорит ФЗ-129 «О бухгалтерском учете», в котором указано, что все хозяйственные операции, которые производятся организацией любой формы собственности, должны находить отражение в бухгалтерском учете.

Не все знают, что за неправильное оформление акта на организацию могут быть наложены штрафы (или доначислены налоги), а указанные в таких актах затраты налоговые органы могут исключить из состава затрат при расчете налога на прибыль, а это уже достаточно серьезно.

Даты, указанные в таких документах, имеют большое значение для отнесения их к конкретному отчетному периоду, а несвоевременное предоставление актов может повлечь за собой нарушение в отнесении затрат. Следовательно, будет занижен или же завышен налог на прибыль за конкретный период. Кроме того, расходы для уменьшения налога должны быть связанны с деятельностью организации. В 9 статье Закона о бухгалтерском учете перечислены все реквизиты, которые имеют решающее значение при оформлени. Поэтому, перед составлением акта стоит внимательно изучить этот закон.

Понятие «работ» и «услуг»

Уместно будет поговорить о том, что имеется в виду под понятиями «работ» и «услуг». Прямых определений гражданское законодательство не дает, но глава 39 части 2 Гражданского кодекса РФ «Возмездное оказание услуг» говорит о том, что договор возмездного оказания услуг применяется при предоставлении услуг связи, аудиторских, ветеринарных, информационных, консультационных, услуг по обучению или туристическому обслуживанию. Что же касается договоров, предусматривающих выполнение определенных работ, то они имеют место при осуществлении перевозок, ведении банковских счетов, хранении, транспортной экспедиции, выполнении научно-исследовательских, технологических или опытно-конструкторских работ, а также при оформлении договора подряда.

Как составить акт выполненных работ?

На сегодняшний день унифицированной формы законодательством не предусмотрено. Но при этом стоит отметить, что существуют формы КС-2 и КС-3, которые используются для отражения выполненных действий при проведении строительства. Это значит, что организации имеют право самостоятельно разработать форму, которая будет наиболее удобна в конкретном случае.

Независимо от оформления, бумага обязательно должна содержать следующую информацию:

  • наименование (его определяет договор);
  • дата составления;
  • наименования заказчика и исполнителя (эти данные вносятся в соответствии с официальными учредительными документами; все наименования должны соответствовать наименованиям, который фигурируют в договоре);
  • наименование выполненных операций (это делается, как правило, в виде перечня или таблицы);
  • объем выполненных работ (если выполнено несколько видов, предусмотренных договором, то объем указывается отдельно по каждому виду работ в одном акте или же составляется несколько актов, по одному на каждый вид работ);
  • единицы измерения выполненных операций;
  • общая стоимость (она должна указываться в учетом НДС);
  • сроки выполнения мероприятий;
  • номер и дата договора, по которому осуществляется сотрудничество;
  • номер счета, который был предоставлен заказчику для оплаты;
  • четкие оттиски печатей обеих сторон (если одна из сторон – физическое лицо, то оттиск печати должен быть только один);
  • подписи исполнителя и заказчика с расшифровкой (подписать акт могут также уполномоченные представители заказчика и исполнителя, которые указаны в договоре).

Данные «наименование», «единицы измерения», «цена», «стоимость» обычно указываются в формате таблицы. В этом случае в каждую отдельную строку вписывается конкретная услуга или вид выполненных работ и все нужные параметры. Завершает такую таблицу строка «Итого», в которой суммируется стоимость, а строка «Всего» заполняется с учетом НДС (сумма из строки «Итого» + налог). При этом нужно обязательно указать сумму прописью, а копейки цифрами.

Что же касается приемки, то подписи сторон могут оформляться словами «работу сдал» (подписывает исполнитель) и «работу принял» (подписывает заказчик).

Акт выполненных работ и капитальное строительство

Говоря о капитальном строительстве любых объектов, к которым относятся как жилые, так и производственные здания, стоит снова вернуться к унифицированным формам КС-2 (это «строительно-монтажная форма») и КС-3 (это справка о стоимости строительных услуг и затрат). Эти документы составляются на основании данных из «Журнала учета выполненных работ» (форма КС-6а).

Выполненные работы в КС-2 указываются, исходя из договорной стоимости, с включением как непосредственно стоимости строительно-монтажных процессов, которые предусмотрены сметой, так и прочих затрат, которые не включены в единичные расценки. Это могут быть тарифы, рост стоимости материалов, расходы на эксплуатацию машин, техники, механизмов, расходы на заработную плату персонала, который выполняет строительство, расходы на зимнее удорожание, изменение условий организации строительства, разъездной характер работы, надбавки за нахождение в сложных условиях (например, в районах Крайнего Севера) и прочее.

Если по договору обеспечение строительства материалами идет за счет заказчика, то цена материалов не может влиять на удорожание и, соответственно, не включаются в акты выполненных работ и справку по форме КС-3. При этом подрядная организация обязана отчитаться перед заказчиком после окончания строительства об израсходованных материалах и вернуть их остатки (если таковые имеются).

Если подрядчик производит ремонт, реконструкцию или модернизацию объектов, то дополнительно должен быть составлен «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств» (это форма ОС-3). Его должна составить постоянно действующая в организации комиссия, на которую возложена ответственность по оформлению приема и передачи объектов основных средств. В документе должны найти отражение сведения о произведенных хозяйственным или подрядным способом затратах, которые связаны с выполненными действиями, а также информация о полноте и качестве работ. Документ должны подписать все члены комиссии во главе с председателем, а утвердить его должен руководитель организации. Что касается подрядчика, то он также подписывает этот документ, подтверждая передачу отремонтированного объекта. Расходы на модернизацию, реконструкцию и ремонт должны быть отнесены на увеличение первоначальной стоимости объекта, так как по итогам восстановительных работ показатели функционирования объекта увеличиваются.

На практике на объектах капитального строительства всё это составляется после того, как заказчик и подрядчик в установленные договором сроки осматривают и принимают готовый объект. При обнаружении недоработок или отступлений от условий договора, заказчик должен уведомить об этом подрядчика, а недостатки указать в акте. Все они подлежат устранению подрядчиком. Если всё уже подписано, а после этого обнаружены скрытые дефекты, то подрядчик все равно должен их устранить.

Важные моменты

Так как акт приемки выполненных работ является приложением к договору между заказчиком и исполнителем, и, соответственно, двусторонним документом, он должен составляться в двух экземплярах. Для заказчика услуги акт и договор будут основанием для производства оплаты за выполненную сделку, а для исполнителя – основанием для прихода денежных средств. Один экземпляр подписанного акта передается заказчику, а второй – остается у исполнителя. При составлении актов по форме КС-2 и КС-3 экземпляров может любое количество (все зависит от количества организаций, выполняющих подряд)

Оплата производится сразу после подписания, так как в этом случае работы считаются выполненными, а услуги – оказанными.

Если заказчик не удовлетворен качеством, он может отказаться от подписания до того, как исполнитель устранит все недоработки. Кстати, бланк акта о выполненных работах можно ).

Немаловажное значение имеет формулировка «Работы выполнены в полном объеме, в установленные сроки и с надлежащим качеством. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг не имеет». Она подтверждает отсутствие у заказчика претензий к качеству, что в дальнейшем исключает любые спорные вопросы.

В процессе жизнедеятельности каждому из нас могут понадобиться образцы актов, применяемых в экономической или трудовой сфере. Субъекты экономической деятельности (индивидуальные предприниматели, организации) вынуждены оформлять большое количество бумаг в бухгалтерских и налоговых целях. Да и обычным гражданам при заключении гражданско-правовых договоров будет полезна размещенная в рубрике «Образцы актов» информация.

Образцы актов в сфере договорных отношений

Акт – это документ, подтверждающий факт выполнения возложенных обязанностей в силу договора или иного обязательства. В договорных отношениях составление акта может быть прямо предусмотрено Гражданским кодексом РФ (акт приема-передачи недвижимого имущества), самим договором (акт оказания услуг).

Решая вопрос о целесообразности составления того или иного документа после окончания действия гражданско-правового договора, важно учитывать и судебную практику. Например, акт приемки выполненных работ часто принимается судами в качестве единственного доказательства по гражданскому делу об объеме, качестве и сроках оказания работ. Все нюансы составления актов в сфере основных гражданско-правовых договоров Вы найдете на нашем сайте.

Образцы актов в сфере трудовых отношений

Законами РФ устанавливаются и обязательные акты в сфере трудового права. Например, акт инвентаризации часто является единственным основанием привлечения работника в полной материальной ответственности. А акт об отсутствии на рабочем месте – поводом к увольнению по инициативе работодателя. Акты об отказе от подписи используются и в трудовой сфере, и при обращении в государственные органы и т.п.

Иные образцы актов

Акты могут составляться в силу прямого указания в законе или по собственной инициативе. В последнем случае учтите, что составляется и подписывается акт, как правило, несколькими лицами. Документ обязательно должен содержать дату, наименование (акт), основание составления (ссылка на закон, приказ директора, договор), выводы, наименование и подписи сторон.

Образцы актов и особенности их использования в основных сферах жизнедеятельности размещены в указанной рубрике, при отсутствии нужной информации можно обратиться за помощью к дежурному юристу.

Цены на услуги адвоката по заливу квартиры

Акт о заливе квартиры
составляется в тех случаях, если вы хоите защитить свои права. Если квартиру залили соседи или произошла авария, то своевременное оформление документов, на основании которых можно будет в дальнейшем оценить ущерб, является необходимым условием для получения компенсации в будущем. Одним из таких документов является акт о последствиях залива квартиры, при составлении которого необходимо соблюсти установленные законом порядок, правила.

Кто составляет акт о затоплении квартиры

Когда затопление произошло, необходимо сообщить об этом аварийной службе, чтобы устранить причину, если это не незакрытый кран у соседей — тогда нужно сообщить им по возможности о том, что они стали причиной данной ситуации. Затем как можно скорее нужно составить акт в соответствии с принятыми правилами. Здесь имеет большое значение, кто составляет акт о затоплении квартиры. Для того чтобы он был признан всеми инстанциями, его должна заполнить и подписать комиссия, в которой, согласно правилам, должны присутствовать:

  1. Не меньше одного представителя управляющей компании.
  2. Виновные.
  3. Потерпевшие.

Бесплатная юридическая консультация

Заявка успешно отправлена!

В ближайшее время с вами свяжется наш юрист и проконсультирует вас.

Поэтому сразу после аварийной службы нужно связаться с управляющей домом компанией, то есть, с организацией, предоставляющей коммунальные услуги, пригласить ее представителя. Если виновник не пожелает явиться на составление бумаги, будучи надлежащим образом, по всем правилам уведомленным, то в документе делается запись об отказе его в присутствии. Лучше, если отказ будет оформлен письменно, или можно пригласить других соседей как свидетелей. Тогда, согласно правилам, можно подписать бумагу без виновника.

Имея на руках заполненный по всем правилам и подписанный документ, а также оценку независимого эксперта, можно подать в суд на возмещение нанесенного материального ущерба, если человек или организация, на которых лежит вина, не торопятся выплачивать компенсацию.

Внимание!
консультации адвоката
, переходите, сегодня бесплатно
!

Акт о затоплении квартиры сроки составления

Основные правила, согласно которым предоставляются услуги коммунальными службами владельцам квартир, регламентируются постановлением правительства от 06.05.2011 г.№354. В нем, в том числе, рассмотрено как правильно оформлять акт о затоплении квартиры, сроки составления документа, кто составляет его.

Согласно постановлению, акт о последствиях необходимо составить не позднее чем спустя 12 часов с того момента, когда потерпевший обратится в аварийную службу с сообщением о заливе.

Соблюдать этот срок, предусмотренный правилами, настоятельно рекомендуется, поэтому если есть вероятность, что управляющая фирма или ТСЖ будут задерживать выезд специалиста, следует прийти и написать заявление о заливе в квартире и вызове сотрудника.

Если и после написания заявления компания молчит или отказывается прислать сотрудника для составления бумаги, нарушая все установленные правила, (что уже само по себе подозрительно и наводит на мысли о том, что залив мог произойти по ее вине), тогда потерпевшему, как лицу, которому необходим этот документ, можно будет обратиться в суд и прокуратуру с жалобой на действия, точнее, бездействие управляющей компании в плане оценки последствий залива. Для этого необходимо предоставить второй экземпляр заявления в ТСЖ или УК с отметкой о принятии.

Внимание!
Нужна защита от залива? Задайте вопрос в форме, перейдите на страницу консультации адвоката
, переходите, сегодня бесплатно
!

Правила составления акта о заливе квартиры

Кроме описанных выше моментов, правила составления акта о заливе квартиры регламентируют его оформление и содержание. В акте должна быть указана следующая информация согласно правилам:

  1. В шапке акта указывается адрес затопленной квартиры, дата осмотра, фамилии, паспортные данные и статус членов комиссии.
  2. Далее идет наименование: акт о последствиях затопления жилой квартиры.
  3. В тексте подробно описывается что произошло, по какой причине и по чьей вине. Если вода поступала из квартиры сверху, то по правилам, записывается адрес и той квартиры.
  4. Указываются, если были, нарушения со стороны соседей или обслуживающей организации правил эксплуатации коммунального имущества, повлекшие залив. Также неисправность труб, сантехнического оборудования может стать причиной, о чем сообщается в акте, вместе с датой ввода этого оборудования в эксплуатацию и описания его состояния.
  5. Подробно описывается состояние помещения после происшествия: повреждения и дефекты на потолке, стенах, полу, ущерб, нанесенный предметам, обстановке. По правилам еобходимо уточнение, что весь ущерб явился следствием залива.
  6. Форма собственности помещения.
  7. Подписи участников.
  8. Если причину залива выяснить не удалось, то указывается отметка о созыве экспертной комиссии.

Акт должен быть оформлен в трех экземплярах согласно правилам: пострадавшему, потерпевшему, представителю ТСЖ или управляющей фирмы. Экспертную оценку ущерба по правилам необходимо проводить также при членах комиссии, у которых следует заранее попросить согласие на ее проведение и заверить их согласие подписями.

Заполняя акт о заливе квартиры, правила оформления следует применять стандартные для документов такого рода.

Как оспорить акт о заливе квартиры

Иногда управляющие компании стараются представить ситуацию как следствие нарушения жильцами правил эксплуатации коммунального имущества. Следует внимательно читать описательную часть документа, не подписывать его, если там содержатся не соответствующие действительности сведения.

Если документ с неправильными данными все же подписан, так как жильцы могли быть расстроены ситуацией и упустить что-то, невнимательно прочитав текст, тогда понадобится изучить информацию о том, как оспорить акт о заливе квартиры.

Прежде всего по правилам следует отправить претензию самой компании с указанием причин необходимости изменения текста. Если положительных реакций не последует, необходимо пригласить независимых экспертов для проведения качественной оценки по всем правилам. При проведении оценки должны присутствовать в квартире представитель компании и виновник, если таковой имеется. Впрочем, если они отказываются от участия, то можно сделать об этом отметку в отчете оценщика и, как правило, такой документ принимают в судах.

АКТ № _____

о последствиях залива жилого/нежилого помещения

по адресу: ______________________________________________

«__» ____________ ____ г.

Комиссия в составе: ___________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

(занимаемые должности)

составила Акт № __________ от «__» ____________ ____ г. о том, что ею была

обследована квартира № ______ по адресу _______________________________________

на предмет залива из вышерасположенной квартиры № ___ . Квартира расположена

на __ этаже __- этажного дома (указать этаж, этажность дома) ____ года постройки,

состоит из ____ комнат.

На день обследования комиссия установила: во время залива в квартире № ______ пострадали

(указать объем причиненного ущерба с указанием поврежденных вещей)

В результате обследования вышерасположенной квартиры № ________ выявлено: _________

______________________________________________________________________________

(указать причину залива с указанием действия или бездействия причинителя вреда)

Были нарушены нормы технической эксплуатации зданий: ______________________________

______________________________________________________________________________

(указать, какие именно нормы технической эксплуатации зданий и помещений нарушены)

Таким образом, причиной залива квартиры № ____ явилось _____________________________

______________________________________________________________________________

(указать причину залива)

Необходимо произвести ремонт силами: _____________________________________________

______________________________________________________________________________

Описание объема причиненного ущерба:

______________________________________________________________________________

(объем причиненного ущерба)

______________________________________________________________________________

(объем причиненного ущерба)

______________________________________________________________________________

(объем причиненного ущерба)

______________________________________________________________________________

(объем причиненного ущерба)

______________________________________________________________________________

(объем причиненного ущерба)

______________________________________________________________________________

(объем причиненного ущерба)

Объем восстановительных работ:

1. Комната _____ кв. м — ______________

______________________________________________________________________________

2. Комната _____ кв. м — _______________

______________________________________________________________________________

(перечень восстановительных работ)

3. Коридор _____ кв. м — _______________

______________________________________________________________________________

(перечень восстановительных работ)

4. Кухня _____ кв. м — _______________

______________________________________________________________________________

(перечень восстановительных работ)

5. Санузел_____ кв. м — _______________

______________________________________________________________________________

(перечень восстановительных работ)

6. Ванная _____ кв. м — _______________

______________________________________________________________________________

(перечень восстановительных работ)

Причинитель вреда отказался от подписи

(запись делается в случае отсутствия причинителя вреда либо при его отказе подписывать данный Акт).

Акт № __________ от «__» ____________ ____ г. был составлен по наружному осмотру.

При этом присутствовала комиссия в составе:

— __________________ (_________________________________);

— __________________ (_________________________________);

— __________________ (_________________________________).

Для подтверждения данного Акта были приглашены.

Любой кадровик должен уметь работать с информационно-справочной документацией — докладными и служебными записками, сводками, актами, перепиской. Эти деловые бумаги отражают фактическое состояние дел в компании, а значит, помогают руководству принимать управленческие решения.

Акт
— это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:

  • о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
  • об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
  • об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
  • сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов)*(1);
  • приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
  • передачи-приема (дел, документов);
  • обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
  • испытаний (образцов, систем, технологий);
  • ревизии, инвентаризации;
  • расследования аварий, несчастных случаев;
  • ликвидации организаций и др.

Будьте свидетелем!

Акты составляет не один человек, а несколько. Объясняется это природой и назначением данного документа. Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим. Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Речь идет об актах приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также об актах ревизии, инвентаризации*(1), расследования аварий, несчастных случаев на производстве*(2) (ст. 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Другие акты составляются в произвольной форме. Главное условие здесь — найти точные формулировки для правильного отражения события в акте.

Наиболее распространенные должностные проступки:

  • несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
  • несвоевременное или некачественное выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства;
  • прогулы;
  • появление на работе в состоянии опьянения.

Составляем правильно

А теперь подробно разберем правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины. На этих документах мы остановились не случайно, ведь они неизменно сопровождают процедуру наложения любого дисциплинарного взыскания, будь то замечание, выговор или увольнение (ст. 193 ТК РФ). И составляют их чаще всего работники кадровой службы либо начальники подразделений в присутствии кадровиков. Установленной формы для этих актов нет, но существует сложившаяся практика подготовки таких документов.

В акте о нарушении дисциплины труда обязательно указывается:

1. Дата, место и время составления. Если акт составляется по случаю опоздания или прогула, то время в нем нужно указать с точностью до минуты.

2. Кто составил акт. Эту обязанность выполняет или непосредственный начальник провинившегося работника, или специалист отдела кадров. Необходимо указать должность, фамилию и инициалы составителя акта.

Пример

«Мною, специалистом отдела кадров Васильевой С.Ю., в присутствии начальника отдела распространения Николаевой Е.П., старшего юрисконсульта Швецова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем».

3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).

4. Какое именно нарушение допустил работник.

Пример

«4 октября в 14 ч 00 мин. кладовщик Трушкин И.М. находился на работе в состоянии алкогольного опьянения».

Пример

«4 октября в 17 ч 00 мин. бухгалтер Леонова М.М. отсутствовала на работе в течение четырех часов (с 14.00 до 17.00) без уважительных причин».

5. Предварительные объяснения нарушителя. Объяснения необходимо записать дословно, разумеется, исключая нецензурные выражения (если работник употреблял их в своих объяснениях, об этом делается отметка).

6. Подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта.

7. Подпись составителя акта.

8. Подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.

Работника необходимо ознакомить с актом под расписку. Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи.

Акт, который констатирует появление сотрудника на работе в нетрезвом состоянии, составляется в тот же день, а предъявляется для ознакомления на следующий день. В этом акте нужно подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении.

В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал. Кстати, этот акт можно и не издавать в виде отдельного документа, а зафиксировать отказ от объяснений и мотивировку отказа в акте о нарушении дисциплины.

Как оформить акт

Для оформления акта используется общий бланк организации или специальный бланк акта с унифицированным текстом. Специальный бланк берется, когда у акта есть утвержденная форма (например, акт о несчастном случае на производстве) или когда в нем фиксируется периодически повторяющаяся информация (как, например, в актах о нарушении дисциплины).

На акты распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003*(3).

В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются:

  • название организации;
  • название вида документа (слово «акт»);
  • дата и регистрационный номер документа;
  • место составления;
  • заголовок к тексту (название акта);
  • подписи;
  • в необходимых случаях — гриф утверждения. Обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов. Кроме того, он ставится на актах приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы.

Следите за тем, чтобы заголовок к тексту грамматически согласовывался со словом «акт», то есть стоял в родительном или предложном падеже.

Иды актов

· сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

· обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);

· испытаний (образцов, систем, технологий);

· выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

· передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);

· нарушения установленных правил;

· ревизии;

· инвентаризации;

· расследования аварий, несчастных случаев;

· ликвидации организации;

· конкретизирующие (регламентирующие);

· разрешающие (разрешительные);

· акты о признании;

· регистрационные;

· учреждающие (учредительные);

· запрещающие (запретительные).

· технические (выполнен работ, отказа, осмотра, устранения отказа и т. д.).

Обязательные реквизиты акта

· составляется на общем бланке

· наименование организации

· наименование вида документа

· дата и регистрационный номер

· место составления или издания

· заголовок к тексту

· подписи

· гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

Акты, требующие утверждение:

· акт проверок

· ревизий

· обследований

· приема законченных строительных объектов, оборудование

· списание

· экспертизы

· передачи дел и т.д.

Общие правила составления актов

Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные. Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулируется с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве.

Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2011 по 18.09.2011 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами (чаще всего 3 экземпляра). После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Протокол

документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, конференциях, совещаниях.

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Протоколы могут быть трех видов:

Краткие (записываются обсуждаемые вопросы (повестка дня), фамилии докладчиков и выступающих в прениях, а также принятые решения);

Стенографические (весь ход заседания записывается дословно).

Решение о том, какой вид протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол ведет секретарь, конспектируя, стенографируя или записывая на диктофон выступления участников заседания.

Протокол оформляется на общих бланках или специально разработанных бланках.

Датой протокола является дата заседания.

Протоколы нумеруют в пределах календарного года.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть. Имеет постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствующие) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих). Фамилии присутствующих и приглашенных пишут в алфавитном порядке через один интервал. Если их число превышает 15, к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается их общее количество: «Присутствовало 130 человек». Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Каждый пункт повестки дня нумеруется и записывается с красной строки. Наиболее важные вопросы ставят первыми.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола, постановление (решение) печатается полностью. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Тест постановления строится по образцу текста приказа. Документ утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол, составленный в ходе заседания, редактируют, при наличии стенограммы расшифровывают и печатают. Протокол подписывается председателем и секретарем. Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях их подтверждения могут оформляться выписки из протоколов.

Выписка из протокола
– документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря собрания выписка не удостоверяется. Заверительная надпись делается от руки и состоит из слова «верно», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

Докладная записка

Докладная записка – документ, информирующий вышестоящую инстанцию, руководителя организации или структурного подразделения о различных событиях или сложившейся ситуации. Докладная записка составляется по инициативе работника, либо по требованию руководства. По своему содержанию ДЗ могут быть:

Инициативными – составляются с целью побудить адресата к принятию определенного решения и содержат не только факты, но и конкретные предложения;

Информационными – составляются регулярно и содержат сведения о деталях или о результатах выполнения работ;

Отчетными – информируют о завершении работы, ее этапа, выполнения распоряжения

В ДЗ обязательно должен быть заголовок, начинающийся с предлога «О». «Об».

ДЗ оформляют на простом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: -наименование структурного подразделения; — вид документа; — дата; -адресат; -заголовок к тексту; — текст; -подпись.

В крупных организациях принята регистрация докладных записок по месту их создания (в структурных подразделениях). Докладная записка создается в двух экземплярах, один из которых передается руководителю, после рассмотрения подшивается секретарем в дело согласно номенклатуре дел. Второй остается в деле, которое хранится в структурном подразделении. Дела с докладными записками формируются, как правило, по хронологии. Срок хранения докладных записок такой же, как и переписки, и составляет 3-5 лет. Делопроизводство по внешним докладным запискам в тех организациях, которым они адресованы, ведется в порядке, аналогичном работе с входящими письмами.

Служебная записка
является разновидностью докладной записки. По сути это один и тот же документ, однако СЗ не имеет официального статуса. Ни в одном нормативно-методическом документе, регламентирующем состав вида управленческих документов, этот документ не предусмотрен. Но в практике работы она широко применяется.

Объяснительные записки
бывают двух видов: 1.- составляются для пояснения отдельных положений выполненной работы. 2 вид — работники организации пишут о причинах своих поступков или комментируют какие либо события.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее запросил. Датой объяснительной записки будет день ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. В отличие от докладных записок объяснительные записки не содержат выводов и предложений. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

Объяснительные записки, как правило, составляются в одном экземпляре и остаются в делах, содержащих документы-основания к приказам. В организациях, где ведутся личные дела, объяснительная записка может подшиваться в личное дело.

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-06-11

Актом называют документ, составляемый несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризации, . приема-передачи и списания материальных ценностей, прием законченных работ и т. п. Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги формата А4.

Печатается акт флаговым методом с помощью ПК. Название вида документа печатается от левого поля (нулевого положения табулятора) с двойной разрядкой («А К Т»). Состав реквизитов аналогичен письму. Акт в необходимых случаях включает в себя реквизит 15 (гриф утверждения).

Текст акта состоит из двух частей — вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствовавших при этом. Члены комиссии прежде чем составлять акт должны изучить существо вопроса, подлежащего актированию, ознакомиться с комплексом законодательных и нормативных документов, регулирующих данную проблему. Например, в организации проводится проверка внедрения государственного стандарта РФ по оформлению организационно-распорядительной документации ГОСТ Р 6.30-97. Члены комиссии обязаны изучить сам стандарт, получить консультацию в региональном Центре стандартизации, метрологии и сертификации, затем наметить круг вопросов для проверки.

Каждый день мы имеем дело с законом и с его представителями, которые по одной причине или для других призваны решать непростые и чувствительные вопросы, которые в противном случае сам по себе не знают, как решить. Среди методов, которые могли бы, чтобы заполнить место и мы можем включать акты известности. Он определяет присягу, что вид под публичным документом, посредством которого человек юридически определяются как «депонент» делает заявление, что свидетельствует о правдивости клятвы и наличие по крайней мере, два свидетели. пресловутые акты могут быть сданы на хранение в канцелярию суда итальянского государства или, чаще всего со стороны нотариуса, в присутствии нотариуса. Закон может быть освобожден от любого итальянского города, и есть определенные пределы юрисдикции территориальный.

В акте необходимо отражать только те факты, которые точно установлены членами комиссии, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, собираются количественные данные, затем проводится их анализ и оценка.

Для ряда разновидностей актов существуют унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированная форма акта о ликвидации учреждения, предприятия и др.

Акт технической комиссии

Распространенная практика является переход, однако, с помощью упрощенной формы, которая предполагает замену акт, выделяющийся в присутствии Секретаря или нотариуса, с заявлением вместо известности. Заявление может быть выдано на обычной бумаге или путем заполнения в В полезных ссылках вы найдете прямую ссылку для загрузки формы на свой компьютер, и в этом руководстве вы найдете всю необходимую информацию, чтобы заполнить ее. Наиболее распространенной формой является та, которая обеспечивает простую бумажную декларацию, сопровождаемую копией документа, удостоверяющего личность, подтверждающего принятие декларантом ответственности.

Некоторые акты подлежат утверждению. Например, акт об уничтожении документов или дел, срок хранения которых истек. Гриф утверждения оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Макет акта приведен на рис. 18.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Справочные данные об организации

00.0000 № 00 место составления

Основание: Распорядительный, нормативный доку

Составить самоцензуру

По стопам этого руководства мы увидим, как скомпилировать акт знаменитости, поэтому мы дадим вам полезные предложения и пояснения о том, как двигаться в рамках этой практики и наполнять ее в лучшем виде. Вторая часть сопровождается второй частью, в которой указаны вопросы, касающиеся основного объекта декларации, а во второй части известного действия декларация должна быть подписана. пресловутый акт в отсутствие воли, пресловутый акт свободного государства и знаменитый акт гражданства. Вкратце объясню, как подписаться на каждый из них в следующих шагах.

мент или устное указание, послужившее основанием для составления акта Составлен комиссией:

Председатель: Наименование должности, И. О. Фами- пия

Члены комиссии: Наименование должности, И. О. Фамилии, располагаются в алфавитном порядке Присутствовали: Наименование должности, И. О. Фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта, располагаются в алфавитном порядке

Документы и подписи для проверки

Печально известный акт с или без воли. Таким образом, перечислите всех наследников, упомянутых в завещании. После того, как заявление будет завершено, дате предписания должны предшествовать подпись заявителя и свидетеля. Не забудьте представить все документы с документами, удостоверяющим личность, перед канцлером или нотариусом, чтобы избежать невозможности опубликовать ваши заявления. Самодекларация может быть подана вместо непосредственно сопровождаться доказательством идентичности. Конечно, не распутать волокиту и заполнить определенный тип документов отнюдь не легко.

Текст констатирующей части акта. Описание проведенной работы, фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Иногда они настолько сложны, что это не так легко понять, так что следуя советам вы можете решить какую-то проблему и правильно выполнить эти типы действий. Вы также можете обратиться к некоторым экспертам отрасли, чтобы ускорить время, хотя это может стоить вам немного больше. Убедитесь, что вы делаете все правильно, чтобы избежать неприятностей или проблем в будущем.

Сообщить о неприемлемом содержании

Вы должны выбрать хотя бы один из вариантов. Вы должны ввести описание проблемы. В системе произошла ошибка. Вы должны подтвердить свою личность. Спасибо, что помогли нам улучшить качество нашего контента. Замещающим утверждением акта славы является документ, по которому гражданин в отношениях с государственным управлением или государственными службами может подтвердить несколько ситуаций, касающихся его.

Составлен в двух экземплярах:
1-

й — кому (куда);
2-

й — кому (куда).

Приложение: Текст приложения, если оно есть.

Председатель (подпись) И. О. Фамилия

Члены комиссии (подписи) И. О. Фамилия

И. О. Фамилия

Присутствовали

при составлении акта (подписи) И. О. Фамилия

И. О. Фамилия
6.4.

Еще по теме Каковы требования к оформлению акта?:

  1. Каковы требования к оформлению приказов по основной деятельности?
  2. Каковы требования к оформлению реквизитов на поле углового штампа?

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

В данной работе рассматриваются темы: «Акт» и «Правила оформления актов», определение и реквизиты актов, а так же показывается в наглядном виде пример оформления акта о приемке завершенного строительного объекта. Особое внимание уделяется составлению актов в разделе «Акты». В конце указывается список использованной литературы.

1 АКТ

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами фирмы. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные о фирме.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Акт может иметь заголовок, например, «Акт о недостаче ТНП» или «Акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».

В основной части акта излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста могут быть указаны сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения.

Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Коммерческий акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

2
РЕКВИЗИТЫ АКТА

Реквизиты акта
:

Название вида документа (АКТ — двойная разрядка);

Место составления или издания;

Заголовок к тексту;

Отметка о наличии приложения;

Подпись;

Гриф утверждения.

3
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА АКТА

1. В заголовке к тексту акта следует писать название или краткое содержание актируемого факта или события.

2. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

2.1. Вводная часть акта строится по схеме:

Основание;

Составлен комиссией в составе…;

Председатель;

Члены комиссии.

2.2. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указывают должности, инициалы, фамилии.

Если акт составлен комиссией, то первым указывают председателя комиссии, его должность, инициалы и фамилию. Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и пишут через полтора интервала.

2.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты.

2.4. В тексте акта должны быть сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

3. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

акт документ реквизит оформление

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Машинопись необходима любому, кто имеет дело с перепиской, с работой на клавишных устройствах: журналистам, секретарям, работникам печати, писателям и многим другим.

Одна из главных задач машинописи — научить, бегло писать на пишущей машине с печатного и рукописного текстов, писать под диктовку, расшифровывать свои стенограммы, красиво и правильно располагать текстовой и цифровой материал, используя табулятор, знать различные виды машинописных работ: оформление служебной документации (в данном примере — это составление актов), правильное графление табличного материала и т.д., знать основные системы пишущих машин и правила ухода за ними.

Все это позволяет секретарю-референту достичь мастерства в машинописной работе и при усердии получить навыки первоклассного работника на пишущей машинке.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Березин Б.И. Самоучитель машинописи. 5-е изд., испр. и доп. — М.: Легпромбытиздат, 1988.

2. Кузнецова А.Н. Машинопись и делопроизводство. 2-е изд., испр. — М.: Изд-во ДОСААФ, 1987.

3. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Машинопись: Практ. Пособие. — 4-е изд., испр. и доп. — М.: Высшая школа; Издательский центр «Академия», 1999. — 319с.: ил.

4. Стенюков М.В. СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО — М.: «Издательство ПРИОР», 1999. — 192 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Акт о приемке завершенного строительного объекта
АКТ к договору

24 от 10 мая 1996 г.

с. Подрезково Московской обл. 12.10.96 г.

Мы, нижеподписавшиеся Рахимов Г.П. — представитель ТОО «Строитель», Викторов Р.Е. — заказчик, в присутствии свидетелей Поварова М.П. и Клейменова О.Д. составили настоящий акт о нижеследующем:

1. Подрядчик передает, а заказчик принимает завершенный строительством объект — жилой дом, находящийся на участке №24 садоводческого товарищества «Огородник» в с. Подрезково Московской области.

2. Размеры дома соответствуют условиям договора и проекту, подписанному сторонами.

3. Все обусловленные договором работы выполнены полностью и в установленный договором срок.

4. Внешних повреждений и недостатков строительства не обнаружено.

Претензий к качеству и срокам строительства заказчик не имеет.

______________________ ____________________

(Подпись и печать подрядчика) (Подпись заказчика)

____________________

(Подписи свидетелей)

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

    Обязательные элементы оформления официального документа. Реквизиты и цели создания документа. Классификация документов по назначению, времени создания, способу изготовления, типу содержания, способу представления, месту издания, направлению отправки.

    презентация , добавлен 02.07.2012

    Текст як реквізит документа. Оформлення всього документа та титульної сторінки. Рубрикація — членування тексту на складові частини. Правила оформлення заголовків та підзаголовків. Примітки, додатки, виноски та підстави до тексту та прийоми виділення.

    контрольная работа , добавлен 01.02.2009

    Распорядительные документы, их состав, назначение. Экспертиза ценности документов. Этапы и порядок ее проведения. Правила оформления реквизитов «гриф утверждения», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Составление резюме.

    реферат , добавлен 28.06.2008

    Классификация деловой документации. Организационно-распорядительные документы и их виды. Состав их реквизитов и схема расположения. Суть стандартизации и унификации в делопроизводстве. Понятие бланка документа. Требования к использованию гербовых бланков.

    контрольная работа , добавлен 07.03.2010

    Характеристика нормативных правовых актов об упорядочении изготовления и использования бланков документов. Что такое бланк документа. Каковы величины межстрочных интервалов, используемых в машинописи. Реквизиты в положении о структурном подразделении.

    контрольная работа , добавлен 27.01.2015

    Понятия реквизит и формуляр документа, их задачи. Вопросы документирования, составления и оформления документов в законодательных и нормативных актах. Развитие унификации и стандартизации документов. Современные государственные стандарты на документы.

    контрольная работа , добавлен 09.05.2009

    Разработка теоретических основ документоведения. Свойства, структура и функции документа. Его основные реквизиты, различие и сходство с другими материальными объектами. Издание документа, оформление, библиографическая обработка и систематический учет.

    курсовая работа , добавлен 24.02.2014

    ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Требования к реквизитам и к бланкам служебных документов. Состав реквизитов документа.

    реферат , добавлен 19.12.2009

    Изучение сущности и классификации документа — зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Определение документа в законодательных и нормативных актах. Эволюция традиционного документа в электронный.

    курсовая работа , добавлен 20.06.2010

    Порядок передачи документа, который в последующем должен храниться в делах канцелярии. Контроль исполнения документов, требующих рассмотрения руководством. Процесс перемещения документа между руководителями, структурными подразделениями и специалистами.

Возможно, будет полезно почитать:

  • Люди, которые часто опаздывают, успешны, креативны и дольше живут ;
  • Отражение одновременно выплаченного заработка и листа нетрудоспособности ;
  • Вредна ли микроволновка для здоровья человека? ;
  • Что ждет козерога в августе года ;
  • Тенденции моды осень-зима — идеи образов, новинки одежды, модные фасоны ;
  • Точный гороскоп на год скорпион ;
  • Гороскоп работы и финансов ;
  • Овен: Финансовый гороскоп на ceгoдня Гороскоп любви и отношений ;


Adblock
detector