Анализ бланков организации

Цель: выявить виды бланков, функционирующие в организации, и проанализировать их оформление. методические указания по изучению темы: 1. перечислить виды бланков

Цель:
выявить виды бланков, функционирующие
в организации, и проанализировать их
оформление.

Методические
указания по изучению темы:

1. Перечислить виды
бланков организации.

2.
Проанализировать
имеющиеся в организации бланки
по следующей схеме:

а)
описать, какие виды бланков имеются в
организации (общий бланк, бланк письма,
бланк конкретного вида документа и
другие);

б) описать:

— формат (А4 или
А5);

— расположение
реквизитов (угловое или продольное);

— шрифт;

— размер полей.

в) описать, правильно
ли указаны:

— наименование
организации;

— справочные данные
об организации;


нет ли на бланках лишних элементов
(линии, штрихи, различные рисунки).

г)
привести образец одного бланка (любого)
с указанием номера и названия реквизитов
согласно ГОСТу (приложения 5-7);

д) описать правила
хранения бланков.

Форма отчетности:

1.
Текстовый анализ оформления бланков
(с приложением графического анализа в
виде образцов бланков с указанием ошибок
в оформлении красными чернилами)

2.
Приложение образцов бланков, оформленных
в соответствии с требованиями ГОСТ Р
6.30-2003.

Критерии оценки учебной практики

Результаты
учебной практики оценивает групповой
руководитель от кафедры. Практика
оценивается по четырех балльной системе.

Оценка
«отлично»:

  1. Наличие в тексте
    отчета последовательного и обстоятельного
    анализа документов и бланков.

  2. Правильность
    анализа документов и бланков.

  3. Текстовый анализ
    документов и бланков подкреплен
    графическим анализом.

  4. В приложениях
    содержатся образцы документов и бланков,
    составленные и оформленные автором
    отчета в соответствии с требованиями
    ГОСТа.

  5. Анализ не подменяется
    теоретическими сведениями из учебника.

  6. Структура и
    содержание отчета соответствуют
    структуре и содержанию программы
    практики.

  7. Все приложения к
    отчету иллюстрируют его теоретические
    положения.

  8. Все приложения
    относятся к организации, в которой
    проходила практика.

  9. Текст отчета
    написан в соответствии с требованиями
    официально-делового стиля русского
    литературного языка.

  10. Наличие заполненного
    дневника практики с отметками руководителя
    от организации.

  11. Наличие характеристики
    от организации.

Оценка
«хорошо»:

  1. Текстовый анализ
    документов и бланков не достаточно
    последовательный и обстоятельный.

  2. Отдельные ошибки
    в анализе документов и бланков.

  3. Текстовый анализ
    документов и бланков подкреплен
    графическим анализом.

  4. В приложениях
    содержатся образцы документов и бланков,
    составленные и оформленные автором
    отчета в соответствии с требованиями
    ГОСТа.

  5. Анализ не подменяется
    теоретическими сведениями из учебника.

  6. Структура и
    содержание отчета соответствуют
    структуре и содержанию программы
    практики.

  7. Все приложения к
    отчету иллюстрируют его теоретические
    положения

  8. Все приложения
    относятся к организации, в которой
    проходила практика.

  9. Текст отчета
    написан в соответствии с требованиями
    официально-делового стиля русского
    литературного языка.

  10. Наличие заполненного
    дневника практики с отметками руководителя
    от организации.

  11. Наличие характеристики
    от организации.

Оценка
«удовлетворительно»:

  1. Текстовый анализ
    документов и бланков подменен
    теоретическими сведениями из учебника.

  2. Графический анализ
    документов и бланков не полный.

  3. В отчете содержатся
    образцы документов и бланков, оформленные
    автором отчета в соответствии с
    требованиями ГОСТа.

  4. В тексте отчета
    присутствуют ссылки на отдельные
    приложения.

  5. Все приложения
    относятся к организации, в которой
    проходила практика.

  6. Текст отчета
    написан в соответствии с требованиями
    официально-делового стиля русского
    литературного языка.

  7. Наличие заполненного
    дневника практики с отметками руководителя
    от организации.

  8. Наличие характеристики
    от организации.

Оценка
«неудовлетворительно»:

  1. Текстовый анализ
    документов и бланков подменен
    теоретическими сведениями из учебника.

  2. Отсутствует
    графический анализ документов и бланков.

  3. В отчете отсутствуют
    образцы документов и бланков, оформленные
    автором отчета в соответствии с
    требованиями ГОСТа.

  4. В тексте отчета
    отсутствуют ссылки на приложения

  5. Не все приложения
    относятся к организации, в которой
    проходила практика.

  6. Текст отчета не
    соответствует требованиями
    официально-делового стиля русского
    литературного языка.

  7. Наличие заполненного
    дневника практики с отметками руководителя
    от организации.

  8. Наличие характеристики
    от организации.

ПРИЛОЖЕНИЕ
1

Образец оформления
титульного листа

Министерство
образования и науки

Российской Федерации

Федеральное
государственное бюджетное образовательное
учреждение

высшего
профессионального образования

«Орловский
государственный университет»

Факультет
документоведения и педагогического
образования

Кафедра
документоведения и документационного
обеспечения управления

ОТЧЕТ

об
учебной практике по курсу «Документоведение»

в

(полное
наименование организации)

Студента
курса отделения


(Ф.И.О.
студента)

Руководители
практики:

о
т
организации

(должность,
Ф.И.О.)

о
т
кафедры

(должность, ученая
степень, ученое звание, Ф.И.О.)

Орел

2008

ПРИЛОЖЕНИЕ
2

Форма
характеристики организации на
студента-практиканта

Общий бланк
организации

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #

Официальные документы, как правило, создаются на бланках.

Бланки начали широко использоваться в делопроизводстве россий­ских учреждений с XIX в. Первоначально они были рукописные, их пи­сали каллиграфы и они заготовлялись впрок «для ускорения хода дел и уменьшения занятий канцелярских работников».

Затем бланки стали изготовлять методом гравирования, а вслед за этим получили распространение бланки, набранные в типографии. В это время бланки использовались только для переписки, они включали наи­менование учреждения, одного или нескольких структурных подразде­лений, место для даты и регистрационного индекса, местонахождение учреждения. Адрес учреж­дения — автора документа в бланке не помещали. Внедрение в практику делопроизводства бланков избавило служащих от необходимости мно­гократно переписывать одни и те же сведения об учреждении. В это же время начинают создаваться бланки, содержащие обозначение долж­ности автора управленческого документа, которые в настоящее время принято называть должностными.

Согласно терминологическому стандарту, бланк документа — это «на­бор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменно­го документа.» Бланк даёт сведения об авторе документа, позволяю­щие его идентифицировать как создателя официального письменного документа.

При получении документа в организации (учреждении, фирме) ос­новное внимание естественно уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно запоминается и внешний вид документа — качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начерта­ние шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам склады­вается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престиж­ности.

Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица. Разрабатывая бланк, стре­мятся к созданию благоприятного впечатления об организации, к созда­нию запоминающегося бланка, отражающего не только определенную информацию о фирме, но ее стиль.

Анализ бланков современных организаций различных форм собствен­ности позволяет сделать вывод о значительной и зачастую не оправ­данной многовариантности создания и оформления бланков. При этом они не всегда составлены удачно как по составу информации, часто противоречащей законодательным нормам, так и по общей композиции, которая определяется субъективным вкусом, а не рациональностью или традицией. Бланк является своеобразной визитной карточкой организа­ции, а такие просчеты наносят ущерб фирме, т.к. прежде всего, вызыва­ют недоверие к документу из-за невозможности идентификации органи­зации-автора, недостатка справочной информации.

Наиболее часто оформление бланков коммерческих организаций характеризуется следующими ошибками:

— указывается только сокращенное наименование организации — ав­тора документа, не сообщается ведомственная принадлежность, отсут­ствует определение организационно-правовой формы;

— организационно-правовая форма указана не полностью, или не
соответствует законодательно закрепленным формам, например: часто
пишут АО, не уточняя тип акционерного общества;

— надписи бланка сделаны на двух языках (например, русском и
английском), но содержат различную информацию об организации, что
затрудняет идентификацию автора;

— бланк «украшает» рисунок, который можно принять за эмблему, но
он таковой не является;

— бланк не содержит справочных данных об авторе, его местона­хождении; содержит их в минимальном объеме или они не соответству­ют данным о государственной регистрации организации;

— реквизиты бланка расположены произвольно, не соответствуют по
своему составу требованиям государственного стандарта;

— пестрота в оформлении: перенасыщенность излишними элемента­ми — линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения;

— размещение реквизитов на бланках российских организаций по об­разцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные
традиции оформления документов и уместно только для совместных
предприятий. Рис.

Бланк придает информации официальный характер. Применение блан­ков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, уп­рощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.

Дли изготовления бланков в основном используют два формата бу­маги: А4 (210×297 мм) и А5 (210×148 мм) Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Мень­ший формат предназначен для документов, текст которых имеет неболь­шой (до семи строк) объем, использовать для таких документов формат А4 нерационально. Кроме того, ГОСТ Р 6.30-97 допускает использова­ние для изготовления бланков форматов A3 (297×420 мм.) и А6 (105х148мм) Форматы бумаги установлены ГОСТ 9327-605, они совпа­дают со стандартом Международной организации по стандартизации.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей:

левое — не менее 20 мм,

правое и нижнее — не менее 10 мм,

верхнее — не менее 20 мм.

По рекомендациям государственного стандарта Р 6.30-2003 бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов фасками насыщенного цвета.

Стандарт допускает изготовление бланков типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или же использование формы бланка, созданной компьютером. Наиболее старым и распрост­раненным способом изготовления бланков является, как уже отмеча­лось, типографский. Распространившаяся в последнее время практика распечатки бланков с компьютера рациональна для небольших органи­заций, где не создается большое количество документов. Компьютер­ная форма бланка может быть легко изменена при изменении справоч­ных данных об организации (адреса, телефона, факса, счета в банке и др.). Этот способ использования бланка экономичен, так как не возника­ет ситуаций, когда надо уничтожать готовый тираж бланков. Но следует помнить, что воспроизвести такой бланк (т.е. подделать документ) дос­таточно просто.

При печати бланков, как правило, используются типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается печа­тать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбира­ют в зависимости от» длины» (т.е. от количества знаков в наименовании организации-автора).

Государственным стандартом предусмотрено расположение рекви­зитов на бланках в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и вы­равнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73×88 мм в левом углу листа и вы­равниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площа­ди. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции и др.), адресования (в письмах, докладных записках), а также написания резолюции. Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) делается при разработке бланка.

На бланках документов органов власти Российской федерации, а так­же на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств помещается изображение Государственного герба Россий­ской Федерации. Изображение Государственного герба на бланках до­кументов регламентировано Положением о Государственном гербе Рос­сийской Федерации, утвержденным Указом Президента России от 30.11.93. Изображение герба размещают на верхнем поле бланка: при угло­вом расположении реквизитов над серединой строки с наименованием организации; при продольном расположении реквизитов в центре поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товар­ный знак, а также символическое графическое изображение — эмблема. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров», принятым в 1992 г. Помещение на бланке товарного знака не исключает наименования организации, не допускается и замена наименования организации — автора документа ее эмблемой. Размещается эмблема на верхнем или левом полях бланка.

Наименование организации — автора документа печатается на бланке сначала полностью, затем сокращенно, но в точном соответствии с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого об­разована и действует данная организация. Организации, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны указывать на своих бланках их наименования. Допускается указание наименова­ния вышестоящей организации только в сокращенном виде, но оно так­же должно соответствовать официально принятому.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имею­щих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на бланке на двух языках — русском и национальном. Наи­менование организации на иностранном языке воспроизводится на блан­ке в том случае, когда оно закреплено в уставе или положении об органи­зации, оно располагается ниже наименования на русском языке.

Наименование организации указывается на бланке, как правило, без скобок или кавычек, кроме случаев, когда собственно наименование может быть принято за характер деятельности. Например: Государствен­ное предприятие «Московский торговый дом». Также не принято отделять чертой отдельные составные части бланка. Например, наименование организации — от почтового адреса, почтовый адрес — от места для реги­страционного индекса и даты и т.д.

В соответствии с Гражданским кодексом РФ частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наиме­нования, в состав которых включаются указания на их организационно-правовую форму и характер деятельности. В таблице приведены приме­ры образования фирменных наименований организаций различных форм собственности в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ.

Таблица

Организационно-правовая форма Наименование организации
1.Полное хозяйственное товарищество
 
 
2.Хозяйственное това­рищество на вере (коммандитное)
 
 
3.Хозяйственное обще­ство с ограниченной ответственностью
 
4.Хозяйственное обще­ство с дополнительной ответственностью
 
5.Акционерные общества
 
6.Производственный кооператив
 
 
7.Государственные и муниципальные унитарные предприятия
 
8.Потребительский кооператив
Имена (наименования) всех участников и слова «Полное товарищество» либо имя (наименование) одного или нескольких уча­стников с добавлением слов «и компания».
 
 
Имена (наименования) всех полных това­рищей и слова «Товарищество на вере» «Коммандитное товарищество» либо имя (наименование) не менее чем одного пол­ного товарища с добавлением слов «и ком­пания» и слова «Товарищество на вере» или «Коммандитное товарищество».
 
Наименование общества и слова «с ограни­ченной ответственностью».
 
Наименование общества и слова «с допол­нительной ответственностью».
 
Наименование общества и указание на то, что общество является акционерным
наименование кооператива и слова «Произ­водственный кооператив» или «Артель».
 
Наименование должно содержать указание на собственника имущества.
 
Наименование должно содержать указание на основную цель деятельности и слова «Кооператив» или слова «Потребительский союз» либо «Потребительское общество».
 

Некоммерческие и унитарные предприятия должны содержать в сво­их наименованиях указание на характер их деятельности. К некоммер­ческим организациям относятся:

— потребительские кооперативы (союзы, общества);

— общественные и религиозные организации (объединения);

— финансируемые собственником учреждения;

— благотворительные и иные фонды;

— объединения юридических лиц (ассоциации, союзы).

В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 на бланках всех до­кументов (кроме писем) справа должен быть проставлен код организа­ции — автора документа по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО). ГОСТ Р 6.30-2003 предусматри­вает, кроме того, и проставление кода вида документа по Общерос­сийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

На бланках допускается располагать ограничительные отметки для реквизитов с переменной информацией. Реквизиты, в состав которых входит почтовый адрес, должны быть указаны в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Бланк письма содержит место для размещения даты и регист­рационного номера документа в той организации, где он создан, а также для даты и регистрационного номера того документа, на который дается ответ. В инициативных письмах ссылка на дату и регистрационный номер не заполняется.

Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами, все реквизиты письма повторяются в бланке дважды на русском и иност­ранном языке, при этом не допускаются искажения наименования органи­зации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Для внутренних документов организации используется общий бланк. В его состав входят такие реквизиты: герб (эм­блема), полное и сокращенное наименование организации (с указанием вышестоящей), место составления или издания документа, место для проставления даты документа и его регистрационного номера – является одинаковым для всех видов документов. Указание на бланках всех до­кументов (кроме писем) места составления или издания документа яв­ляется обязательным в том случае, если затруднено его определение по названию организации.

Таким образом, назначение бланка документов с первых лет его при­менения в практике оформления документов и до настоящего времени остается практически неизменным. Назначение бланка состоит в под­тверждении официальности документа, который на нем создан, и харак­теристике организации-автора. Соблюдение при этом общепринятых норм, закрепленных в отечественных или международных стандартах, не толь­ко облегчает проектирование бланка, но и обеспечивает представитель­ские функции, характеризуя организацию своим корреспондентам.

Официальные документы, как правило, создаются на бланках.

Бланки начали широко использоваться в делопроизводстве россий­ских учреждений с XIX в. Первоначально они были рукописные, их пи­сали каллиграфы и они заготовлялись впрок «для ускорения хода дел и уменьшения занятий канцелярских работников».

Затем бланки стали изготовлять методом гравирования, а вслед за этим получили распространение бланки, набранные в типографии. В это время бланки использовались только для переписки, они включали наи­менование учреждения, одного или нескольких структурных подразде­лений, место для даты и регистрационного индекса, местонахождение учреждения. Адрес учреж­дения — автора документа в бланке не помещали. Внедрение в практику делопроизводства бланков избавило служащих от необходимости мно­гократно переписывать одни и те же сведения об учреждении. В это же время начинают создаваться бланки, содержащие обозначение долж­ности автора управленческого документа, которые в настоящее время принято называть должностными.

Согласно терминологическому стандарту, бланк документа — это «на­бор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменно­го документа.» Бланк даёт сведения об авторе документа, позволяю­щие его идентифицировать как создателя официального письменного документа.

При получении документа в организации (учреждении, фирме) ос­новное внимание естественно уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно запоминается и внешний вид документа — качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начерта­ние шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам склады­вается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престиж­ности.

Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица. Разрабатывая бланк, стре­мятся к созданию благоприятного впечатления об организации, к созда­нию запоминающегося бланка, отражающего не только определенную информацию о фирме, но ее стиль.

Анализ бланков современных организаций различных форм собствен­ности позволяет сделать вывод о значительной и зачастую не оправ­данной многовариантности создания и оформления бланков. При этом они не всегда составлены удачно как по составу информации, часто противоречащей законодательным нормам, так и по общей композиции, которая определяется субъективным вкусом, а не рациональностью или традицией. Бланк является своеобразной визитной карточкой организа­ции, а такие просчеты наносят ущерб фирме, т.к. прежде всего, вызыва­ют недоверие к документу из-за невозможности идентификации органи­зации-автора, недостатка справочной информации.

Наиболее часто оформление бланков коммерческих организаций характеризуется следующими ошибками:

— указывается только сокращенное наименование организации — ав­тора документа, не сообщается ведомственная принадлежность, отсут­ствует определение организационно-правовой формы;

— организационно-правовая форма указана не полностью, или не
соответствует законодательно закрепленным формам, например: часто
пишут АО, не уточняя тип акционерного общества;

— надписи бланка сделаны на двух языках (например, русском и
английском), но содержат различную информацию об организации, что
затрудняет идентификацию автора;

— бланк «украшает» рисунок, который можно принять за эмблему, но
он таковой не является;

— бланк не содержит справочных данных об авторе, его местона­хождении; содержит их в минимальном объеме или они не соответству­ют данным о государственной регистрации организации;

— реквизиты бланка расположены произвольно, не соответствуют по
своему составу требованиям государственного стандарта;

— пестрота в оформлении: перенасыщенность излишними элемента­ми — линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения;

— размещение реквизитов на бланках российских организаций по об­разцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные
традиции оформления документов и уместно только для совместных
предприятий. Рис.

Бланк придает информации официальный характер. Применение блан­ков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, уп­рощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.

Дли изготовления бланков в основном используют два формата бу­маги: А4 (210×297 мм) и А5 (210×148 мм) Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Мень­ший формат предназначен для документов, текст которых имеет неболь­шой (до семи строк) объем, использовать для таких документов формат А4 нерационально. Кроме того, ГОСТ Р 6.30-97 допускает использова­ние для изготовления бланков форматов A3 (297×420 мм.) и А6 (105х148мм) Форматы бумаги установлены ГОСТ 9327-605, они совпа­дают со стандартом Международной организации по стандартизации.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей:

левое — не менее 20 мм,

правое и нижнее — не менее 10 мм,

верхнее — не менее 20 мм.

По рекомендациям государственного стандарта Р 6.30-2003 бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов фасками насыщенного цвета.

Стандарт допускает изготовление бланков типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или же использование формы бланка, созданной компьютером. Наиболее старым и распрост­раненным способом изготовления бланков является, как уже отмеча­лось, типографский. Распространившаяся в последнее время практика распечатки бланков с компьютера рациональна для небольших органи­заций, где не создается большое количество документов. Компьютер­ная форма бланка может быть легко изменена при изменении справоч­ных данных об организации (адреса, телефона, факса, счета в банке и др.). Этот способ использования бланка экономичен, так как не возника­ет ситуаций, когда надо уничтожать готовый тираж бланков. Но следует помнить, что воспроизвести такой бланк (т.е. подделать документ) дос­таточно просто.

При печати бланков, как правило, используются типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается печа­тать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбира­ют в зависимости от» длины» (т.е. от количества знаков в наименовании организации-автора).

Государственным стандартом предусмотрено расположение рекви­зитов на бланках в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и вы­равнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73×88 мм в левом углу листа и вы­равниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площа­ди. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции и др.), адресования (в письмах, докладных записках), а также написания резолюции. Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) делается при разработке бланка.

На бланках документов органов власти Российской федерации, а так­же на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств помещается изображение Государственного герба Россий­ской Федерации. Изображение Государственного герба на бланках до­кументов регламентировано Положением о Государственном гербе Рос­сийской Федерации, утвержденным Указом Президента России от 30.11.93. Изображение герба размещают на верхнем поле бланка: при угло­вом расположении реквизитов над серединой строки с наименованием организации; при продольном расположении реквизитов в центре поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товар­ный знак, а также символическое графическое изображение — эмблема. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров», принятым в 1992 г. Помещение на бланке товарного знака не исключает наименования организации, не допускается и замена наименования организации — автора документа ее эмблемой. Размещается эмблема на верхнем или левом полях бланка.

Наименование организации — автора документа печатается на бланке сначала полностью, затем сокращенно, но в точном соответствии с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого об­разована и действует данная организация. Организации, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны указывать на своих бланках их наименования. Допускается указание наименова­ния вышестоящей организации только в сокращенном виде, но оно так­же должно соответствовать официально принятому.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имею­щих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на бланке на двух языках — русском и национальном. Наи­менование организации на иностранном языке воспроизводится на блан­ке в том случае, когда оно закреплено в уставе или положении об органи­зации, оно располагается ниже наименования на русском языке.

Наименование организации указывается на бланке, как правило, без скобок или кавычек, кроме случаев, когда собственно наименование может быть принято за характер деятельности. Например: Государствен­ное предприятие «Московский торговый дом». Также не принято отделять чертой отдельные составные части бланка. Например, наименование организации — от почтового адреса, почтовый адрес — от места для реги­страционного индекса и даты и т.д.

В соответствии с Гражданским кодексом РФ частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наиме­нования, в состав которых включаются указания на их организационно-правовую форму и характер деятельности. В таблице приведены приме­ры образования фирменных наименований организаций различных форм собственности в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ.

Таблица

Организационно-правовая форма Наименование организации
1.Полное хозяйственное товарищество
 
 
2.Хозяйственное това­рищество на вере (коммандитное)
 
 
3.Хозяйственное обще­ство с ограниченной ответственностью
 
4.Хозяйственное обще­ство с дополнительной ответственностью
 
5.Акционерные общества
 
6.Производственный кооператив
 
 
7.Государственные и муниципальные унитарные предприятия
 
8.Потребительский кооператив
Имена (наименования) всех участников и слова «Полное товарищество» либо имя (наименование) одного или нескольких уча­стников с добавлением слов «и компания».
 
 
Имена (наименования) всех полных това­рищей и слова «Товарищество на вере» «Коммандитное товарищество» либо имя (наименование) не менее чем одного пол­ного товарища с добавлением слов «и ком­пания» и слова «Товарищество на вере» или «Коммандитное товарищество».
 
Наименование общества и слова «с ограни­ченной ответственностью».
 
Наименование общества и слова «с допол­нительной ответственностью».
 
Наименование общества и указание на то, что общество является акционерным
наименование кооператива и слова «Произ­водственный кооператив» или «Артель».
 
Наименование должно содержать указание на собственника имущества.
 
Наименование должно содержать указание на основную цель деятельности и слова «Кооператив» или слова «Потребительский союз» либо «Потребительское общество».
 

Некоммерческие и унитарные предприятия должны содержать в сво­их наименованиях указание на характер их деятельности. К некоммер­ческим организациям относятся:

— потребительские кооперативы (союзы, общества);

— общественные и религиозные организации (объединения);

— финансируемые собственником учреждения;

— благотворительные и иные фонды;

— объединения юридических лиц (ассоциации, союзы).

В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 на бланках всех до­кументов (кроме писем) справа должен быть проставлен код организа­ции — автора документа по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО). ГОСТ Р 6.30-2003 предусматри­вает, кроме того, и проставление кода вида документа по Общерос­сийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

На бланках допускается располагать ограничительные отметки для реквизитов с переменной информацией. Реквизиты, в состав которых входит почтовый адрес, должны быть указаны в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Бланк письма содержит место для размещения даты и регист­рационного номера документа в той организации, где он создан, а также для даты и регистрационного номера того документа, на который дается ответ. В инициативных письмах ссылка на дату и регистрационный номер не заполняется.

Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами, все реквизиты письма повторяются в бланке дважды на русском и иност­ранном языке, при этом не допускаются искажения наименования органи­зации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Для внутренних документов организации используется общий бланк. В его состав входят такие реквизиты: герб (эм­блема), полное и сокращенное наименование организации (с указанием вышестоящей), место составления или издания документа, место для проставления даты документа и его регистрационного номера – является одинаковым для всех видов документов. Указание на бланках всех до­кументов (кроме писем) места составления или издания документа яв­ляется обязательным в том случае, если затруднено его определение по названию организации.

Таким образом, назначение бланка документов с первых лет его при­менения в практике оформления документов и до настоящего времени остается практически неизменным. Назначение бланка состоит в под­тверждении официальности документа, который на нем создан, и харак­теристике организации-автора. Соблюдение при этом общепринятых норм, закрепленных в отечественных или международных стандартах, не толь­ко облегчает проектирование бланка, но и обеспечивает представитель­ские функции, характеризуя организацию своим корреспондентам.

Âèäû óïðàâëåí÷åñêèõ äîêóìåíòîâ, èñïîëüçóåìûõ îðãàíèçàöèåé. Ïîðÿäîê è îñîáåííîñòè ñîñòàâëåíèÿ äîêóìåíòàöèè. Çàäà÷è, ôóíêöèè è ñòðóêòóðà ó÷ðåæäåíèÿ. Àíàëèç îðãàíèçàöèîííûõ è íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêèõ äîêóìåíòîâ. Èçó÷åíèå ñîñòàâà ðåêâèçèòîâ äîêóìåíòîâ.

Ñòóäåíòû, àñïèðàíòû, ìîëîäûå ó÷åíûå, èñïîëüçóþùèå áàçó çíàíèé â ñâîåé ó÷åáå è ðàáîòå, áóäóò âàì î÷åíü áëàãîäàðíû.

Ðàçìåùåíî íà http://www.allbest.ru/

Ðàçìåùåíî íà http://www.allbest.ru/

Ñîäåðæàíèå

ïðåäïðèÿòèå äîêóìåíò áëàíê

Ââåäåíèå

1. Çíàêîìñòâî ñ ó÷ðåæäåíèåì, åãî ñòðóêòóðîé. Çàäà÷è, ôóíêöèè è ñòðóêòóðà ó÷ðåæäåíèÿ

2. Èçó÷åíèå íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêèõ äîêóìåíòîâ îðãàíèçàöèè, ðåãëàìåíòèðóþùèõ äîêóìåíòèðîâàíèå åå äåÿòåëüíîñòè. Ïðàâèëà ñîñòàâëåíèÿ è îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòîâ

2.1 Îðãàíèçàöèîííûå è íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêèå äîêóìåíòû îðãàíèçàöèè

2.2 Àíàëèç áëàíêîâ äîêóìåíòîâ

2.3 Ñèñòåìà äîêóìåíòàöèè îðãàíèçàöèè. Îñîáåííîñòè îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòîâ

3. Îñîáåííîñòè îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòîâ

3.1 Îñîáåííîñòè îôîðìëåíèÿ ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ

3.2 Îñîáåííîñòè îôîðìëåíèÿ èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íûõ äîêóìåíòîâ

3.3 Îñîáåííîñòè îôîðìëåíèÿ îðãàíèçàöèîííûõ äîêóìåíòîâ

3.4 Îñîáåííîñòè îôîðìëåíèÿ ñëóæåáíûõ ïèñåì

Çàêëþ÷åíèå

Ñïèñîê ëèòåðàòóðû

Ââåäåíèå

Ó÷åáíàÿ ïðàêòèêà ÿâëÿåòñÿ ñîñòàâíîé ÷àñòüþ îñíîâíîé îáðàçîâàòåëüíîé ïðîãðàììû ïîäãîòîâêè áóäóùèõ ñïåöèàëèñòîâ. Ó÷åáíàÿ ïðàêòèêà äëÿ ñòóäåíòîâ ÿâëÿåòñÿ âàæíåéøèì ýòàïîì â ïîäãîòîâêå è àòòåñòàöèè è ïðîâîäèòñÿ â îðãàíèçàöèÿõ ðàçëè÷íûõ ôîðì ñîáñòâåííîñòè è âèäîâ îñóùåñòâëÿåìîé äåÿòåëüíîñòè. Ó÷åáíàÿ ïðàêòèêà ÿâëÿåòñÿ ýòàïîì ó÷åáíîãî ïðîöåññà, ê íåé äîïóñêàþòñÿ ñòóäåíòû, èçó÷èâøèå òåîðåòè÷åñêèé êóðñ ïî ñïåöèàëüíîñòè «Äîêóìåíòîâåäåíèå».

Ïðîõîæäåíèå ó÷åáíîé ïðàêòèêè ÿâëÿåòñÿ âàæíûì ýëåìåíòîì ó÷åáíîãî ïðîöåññà ïî ïîäãîòîâêå ñïåöèàëèñòà. Âî âðåìÿ å¸ ïðîõîæäåíèÿ áóäóùèé ñïåöèàëèñò ïðèìåíÿåò ïîëó÷åííûå â ïðîöåññå îáó÷åíèÿ çíàíèÿ, óìåíèÿ è íàâûêè íà ïðàêòèêå.

Îñíîâíîé öåëüþ ó÷åáíîé ïðàêòèêè ÿâëÿåòñÿ ïðèîáðåòåíèå ïåðâûõ ïðàêòè÷åñêèõ íàâûêîâ ðàáîòû ïî èçáðàííîé ñïåöèàëüíîñòè (ñîñòàâëåíèå è îôîðìëåíèå ðàçëè÷íûõ âèäîâ óïðàâëåí÷åñêèõ äîêóìåíòîâ, ôóíêöèîíèðóþùèõ â îðãàíèçàöèè).

Äîñòèæåíèþ öåëè ñïîñîáñòâóåò ðåøåíèå ñëåäóþùèõ çàäà÷:

— çíàêîìñòâî ñ ðåàëüíîé ïðàêòè÷åñêîé ðàáîòîé îðãàíèçàöèè, èçó÷åíèå è àíàëèç åãî äîêóìåíòàöèè è äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ;

— çàêðåïëåíèå è óãëóáëåíèå òåîðåòè÷åñêèõ çíàíèé, ïîëó÷åííûõ ïðè èçó÷åíèè êóðñà «Äîêóìåíòîâåäåíèå»;

— ïðîðàáîòêà îäíîãî èç òåîðåòè÷åñêèõ âîïðîñîâ, ñâÿçàííîãî ñ öåëÿìè ïðàêòèêè è äåÿòåëüíîñòüþ êîíêðåòíîãî ó÷ðåæäåíèÿ, íà êîòîðîì ïðîâîäèòñÿ ïðàêòèêà;

— èçó÷åíèå ñîñòàâà âèäîâ óïðàâëåí÷åñêèõ äîêóìåíòîâ, èñïîëüçóåìûõ â äîêóìåíòèðîâàíèè äåÿòåëüíîñòè êîíêðåòíîé îðãàíèçàöèè, ïîðÿäêà è îñîáåííîñòåé èõ ñîñòàâëåíèÿ.

1. Çíàêîìñòâî ñ ó÷ðåæäåíèåì, åãî ñòðóêòóðîé. Çàäà÷è, ôóíêöèè è ñòðóêòóðà ó÷ðåæäåíèÿ

Îòêðûòîå àêöèîíåðíîå îáùåñòâî «Ñåâåðî-Çàïàäíûé Òåëåêîì» — êðóïíåéøèé îïåðàòîð ôèêñèðîâàííîé ñâÿçè íà òåëåêîììóíèêàöèîííîì ðûíêå Ñåâåðî-Çàïàäíîãî ôåäåðàëüíîãî îêðóãà Ðîññèè. ÑÇÔÎ ÿâëÿåòñÿ îäíèì èç íàèáîëåå ðàçâèòûõ êàê â ýêîíîìè÷åñêîì, òàê è â òåëåêîììóíèêàöèîííîì îòíîøåíèè ôåäåðàëüíûõ îêðóãîâ Ðîññèè: ÷èñëåííîñòü íàñåëåíèÿ — 13,6 ìëí. ÷åëîâåê, ïðè ýòîì 82% íàñåëåíèÿ ïðîæèâàþò â ãîðîäàõ — ýòî ñàìûé âûñîêèé ïîêàçàòåëü óðáàíèçàöèè ñðåäè ôåäåðàëüíûõ îêðóãîâ. Óðîâåíü ïðîíèêíîâåíèÿ òåëåêîììóíèêàöèîííûõ óñëóã â çíà÷èòåëüíî âûøå ñðåäíåðîññèéñêèõ: ïðîíèêíîâåíèå ØÏÄ — 34%, à òåëåôîííàÿ ïëîòíîñòü — 39 ÎÒÀ íà 100 æèòåëåé.

ÎÀÎ «Ñåâåðî-Çàïàäíûé Òåëåêîì» ïðåäîñòàâëÿåò øèðîêèé âûáîð òåëåêîììóíèêàöèîííûõ óñëóã, âêëþ÷àÿ ìåñòíóþ è âíóòðèçîíîâóþ òåëåôîííóþ ñâÿçü, óñëóãè ïåðåäà÷è äàííûõ, äîñòóïà â Èíòåðíåò, àðåíäû êàíàëîâ, IP-TV, ÖΠè äð., îáåñïå÷èâàåò âîçìîæíîñòü äîñòóïà ê óñëóãàì ìåæäóãîðîäíîé è ìåæäóíàðîäíîé òåëåôîííîé ñâÿçè îïåðàòîðîâ äàëüíåé ñâÿçè íà âñåé ëèöåíçèîííîé òåððèòîðèè. Ïî èòîãàì 2009 ã. íà òåëåêîììóíèêàöèîííîì ðûíêå ÑÇÔÎ ÎÀÎ «ÑÇÒ» çàíèìàåò 74% ðûíêà â ñåãìåíòå ìåñòíîé ñâÿçè, 90% ðûíêà â ñåãìåíòå âíóòðèçîíîâîé ñâÿçè è ïîðÿäêà 47% ðûíêà (ñ ó÷åòîì äî÷åðíèõ êîìïàíèé) â ñåãìåíòå øèðîêîïîëîñíîãî äîñòóïà*.

ÎÀÎ «Ñåâåðî-Çàïàäíûé Òåëåêîì» îáñëóæèâàåò áîëåå 4,5 ìëí. àáîíåíòîâ ôèêñèðîâàííîé ñâÿçè, áîëåå 900 òûñ. ïîëüçîâàòåëåé óñëóã øèðîêîïîëîñíîãî äîñòóïà â Èíòåðíåò, à òàêæå òàêñîôîííóþ ñåòü, îõâàòûâàþùóþ âñå ñàìûå óäàëåííûå è ìàëîíàñåëåííûå ïóíêòû Ñåâåðî-Çàïàäà. Öèôðîâèçàöèÿ ìåñòíîé ñåòè ïðèáëèæàåòñÿ ê 70%. Êîìïàíèÿ îáëàäàåò ìîùíîé òðàíñïîðòíîé èíôðàñòðóêòóðîé, îáúåäèíÿþùåé â åäèíóþ ñåòü âñå ðåãèîíû Ñåâåðî-Çàïàäà: îáùàÿ ïðîòÿæåííîñòü òåëåôîííûõ ëèíèé ÎÀÎ «ÑÇÒ» ïðåâûøàåò 200 òûñ. êì, èç êîòîðûõ ïî÷òè 30 òûñ. êì — ýòî ñîâðåìåííûå, âîëîêîííî-îïòè÷åñêèå ëèíèè ñâÿçè.

Îáûêíîâåííûå è ïðèâèëåãèðîâàííûå àêöèè ÎÀÎ «ÑÇÒ» îáðàùàþòñÿ íà êðóïíåéøèõ ðîññèéñêèõ ôîíäîâûõ áèðæàõ — ÔÁ «ÌÌÂÁ» è ÔÁ «ÐÒÑ». Îáùåñòâîì ðåàëèçîâàíà ïðîãðàììà âûïóñêà ÀÄÐ ïåðâîãî óðîâíÿ íà îáûêíîâåííûå àêöèè, êîòîðûå îáðàùàþòñÿ íà âíåáèðæåâîì ðûíêå ÑØÀ, Ôðàíêôóðòñêîé è Áåðëèíñêîé ôîíäîâûõ áèðæàõ. Áàíê-äåïîçèòàðèé — J.P. Morgan.

Ãëàâíîé öåëüþ Îáùåñòâà ÿâëÿåòñÿ ïðåäîñòàâëåíèå âñåõ âèäîâ òåëåêîììóíèêàöèîííûõ óñëóã íàñåëåíèþ è îðãàíèçàöèÿì Ñåâåðî-çàïàäà Ðîññèè âî âçàèìîäåéñòâèè ñ ìåñòíûìè è ôåäåðàëüíûìè îðãàíàìè âëàñòè, ïðèìåíÿÿ ñîâðåìåííûå òåõíîëîãèè, èñïîëüçóÿ òðóä êâàëèôèöèðîâàííûõ ñîòðóäíèêîâ, ñîõðàíÿÿ ëèäèðóþùèå ïîçèöèè ñðåäè îïåðàòîðîâ ñâÿçè.

ÎÀÎ «ÑÇÒ» ÿâëÿåòñÿ îäíîé èç êðóïíåéøèõ òåëåêîììóíèêàöèîííûõ êîìïàíèé Ðîññèè è ïðåäîñòàâëÿåò ñëåäóþùèå âèäû òåëåêîììóíèêàöèîííûõ è äîïîëíèòåëüíûõ óñëóã íà òåððèòîðèè Ñåâåðî-çàïàäíîãî ôåäåðàëüíîãî îêðóãà:

— óñëóãè ìåñòíîé è âíóòðèçîíîâîé ñâÿçè;

— óñëóãè äîñòóïà ê ñåòè Èíòåðíåò;

— óñëóãè ñåòè ïåðåäà÷è äàííûõ;

— óñëóãè ïî ïîñòðîåíèþ VPN-ñåòåé;

— óñëóãè èíòåëëåêòóàëüíîé ñåòè ñâÿçè;

— óñëóãè îðãàíèçàöèè àóäèî — âèäåî-êîíôåðåíö ñâÿçè;

— óñëóãè êàáåëüíîãî òåëåâèäåíèÿ;

— ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííûå óñëóãè;

— óñëóãè IP-TV;

— óñëóãè ïî ïðåäîñòàâëåíèþ â àðåíäó ôèçè÷åñêèõ êàíàëîâ è òðàêòîâ ñâÿçè;

— óñëóãè äîñòóïà ê óñëóãàì ìåæäóãîðîäíîé (ìåæäóíàðîäíîé) òåëåôîííîé ñâÿçè îïåðàòîðîâ äàëüíåé ñâÿçè.

Ãîëîâíîé îôèñ ÎÀÎ «ÑÇÒ» â Ìóðìàíñêîé îáëàñòè íàõîäèòñÿ ïî àäðåñó: 183038, ã. Ìóðìàíñê, óë. Ëåíèíãðàäñêàÿ 27, Òåëåôîí 118.

2. Èçó÷åíèå íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêèõ äîêóìåíòîâ îðãàíèçàöèè, ðåãëàìåíòèðóþùèõ äîêóìåíòèðîâàíèå åå äåÿòåëüíîñòè. Ïðàâèëà ñîñòàâëåíèÿ è îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòîâ

2.1 Îðãàíèçàöèîííûå è íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêèå äîêóìåíòû îðãàíèçàöèè

Ãðàìîòíî äîêóìåíòèðîâàòü èíôîðìàöèþ è ýôôåêòèâíî âåñòè ðàáîòó ñ äîêóìåíòàìè ìîæíî òîëüêî ïðè íîðìàòèâíîé ðåãëàìåíòàöèè òåõíîëîãè÷åñêèõ ïðîöåññîâ ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè âíóòðè îðãàíèçàöèè.

Óñòàâ — ñâîä ïðàâèë, ðåãóëèðóþùèõ äåÿòåëüíîñòü îðãàíèçàöèé, ó÷ðåæäåíèé, îáùåñòâ ãðàæäàí, èõ âçàèìîîòíîøåíèÿ äðóã ñ äðóãîì, ïðàâà è îáÿçàííîñòè â ñôåðå ãîñóäàðñòâåííîé èëè õîçÿéñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè.

Ñóùåñòâóþò, íàïðèìåð óñòàâû äîáðîâîëüíûõ ñïîðòèâíûõ îáùåñòâ, àêöèîíåðíûõ îáùåñòâ, òîâàðèùåñòâ ñ îãðàíè÷åííîé îòâåòñòâåííîñòüþ, óñòàâû, îïðåäåëÿþùèå îðãàíèçàöèþ è ñôåðó äåÿòåëüíîñòè Âîîðóæåííûõ ñèë ÐÔ (Ñòðîåâîé, Äèñöèïëèíàðíûé è äð.), óñòàâû îáùåñòâåííûõ îðãàíèçàöèé è ò.ä.

Óñòàâû — ýòî ñëîæíûå äîêóìåíòû, ñòðóêòóðó è ñîäåðæàíèå êîòîðûõ îïðåäåëÿþò ñàìè ðàçðàáîò÷èêè.

Òåêñò óñòàâà ñîñòîèò èç ðàçäåëîâ:

— îáùèå ïîëîæåíèÿ (îïðåäåëÿþò çàäà÷è è öåëè ñîçäàâàåìîé îðãàíèçàöèè);

— îðãàíèçàöèîííîå åäèíñòâî (ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ, èõ âçàèìîñâÿçè);

— ðåãëàìåíò äåÿòåëüíîñòè (ôîðìû óïðàâëåíèÿ, ïðàâà è îáÿçàííîñòè äîëæíîñòíûõ ëèö);

— ôèíàíñîâî-ìàòåðèàëüíàÿ áàçà (îïðåäåëåíèå ðàçìåðîâ îñíîâíûõ îáîðîòíûõ ñðåäñòâ, èñòî÷íèêè, ïîðÿäîê ðàñïîðÿæåíèÿ ñðåäñòâ è öåííîñòÿìè);

— îò÷åòíàÿ è ðåâèçèîííàÿ äåÿòåëüíîñòü;

— ïîðÿäîê ëèêâèäàöèè è îòâåòñòâåííîñòü ïî äåëàì ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè.

Óñòàâû îáùåñòâåííûõ îðãàíèçàöèé ïî äåëàì îðãàíèçàöèè.

Îáùèå óñòàâû óòâåðæäàþò âûñøèå îðãàíû ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè. Óñòàâû îáùåñòâåííûõ ïðåäïðèÿòèé è ó÷ðåæäåíèé óòâåðæäàþò âûøåñòîÿùèå îðãàíû (ìèíèñòåðñòâà, âåäîìñòâà).

Óñòàâû ìóíèöèïàëüíûõ ïðåäïðèÿòèé óòâåðæäàþò ðàéîííûå èëè ãîðîäñêèå àäìèíèñòðàöèè.

Óñòàâ ÷àñòíûõ ïðåäïðèÿòèé óòâåðæäàþò âëàäåëüöû, êîëëåêòèâû ïðè àäìèíèñòðàöèè â îáëàñòíûõ, êðàåâûõ, ãîðîäñêèõ èëè ðàéîííûõ àäìèíèñòðàöèÿõ.

Äîëæíîñòíûå èíñòðóêöèè

Äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ — îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûé äîêóìåíò äëèòåëüíîãî èëè ïîñòîÿííîãî ñðîêà äåéñòâèÿ (äî ââåäåíèÿ íîâîé), â êîòîðîì îïðåäåëåíû íàó÷íî-òåõíè÷åñêèå, òåõíîëîãè÷åñêèå, ôèíàíñîâûå è äðóãèå ñòîðîíû äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè, åå ïîäðàçäåëåíèé è äîëæíîñòíûõ ëèö.

Âñå èíñòðóêöèè ìîæíî ðàçäåëèòü íà äâå îñíîâíûå ãðóïïû:

— èíñòðóêöèè, ðåãëàìåíòèðóþùèå ïîðÿäîê âûïîëíåíèÿ êàêîãî-ëèáî ïðîöåññà, â îñóùåñòâëåíèè êîòîðîãî ïðèíèìàþò ó÷àñòèå èñïîëíèòåëè (äîëæíîñòíûå ëèöà; ïîäðàçäåëåíèÿ);

— äîëæíîñòíûå èíñòðóêöèè, îïðåäåëÿþùèå ôóíêöèè, ïðàâà, îáÿçàííîñòè è îòâåòñòâåííîñòü äîëæíîñòíûõ ëèö.

Èíñòðóêöèÿ ñîñòîèò èç íåñêîëüêèõ ðàçäåëîâ, êàæäûé èç êîòîðûõ ÿâëÿåòñÿ ëîãè÷åñêè çàêîí÷åííîé ÷àñòüþ äîêóìåíòà.

Ðàçäåë «Îáùèå ïîëîæåíèÿ» óñòàíàâëèâàåò îáëàñòü äåÿòåëüíîñòè, êâàëèôèêàöèîííûå òðåáîâàíèÿ, ïîä÷èíåíèå, îñâîáîæäåíèå îò äîëæíîñòè è íàçíà÷åíèå íà íåå.

Ðàçäåë «Äîëæíîñòíûå îáÿçàííîñòè» îïðåäåëÿåò âèäû ðàáîò, âûïîëíÿåìûå ñîòðóäíèêîì.

Ðàçäåë «Ïðàâà» óñòàíàâëèâàåò ïðàâà ðàáîòíèêà, êîòîðûå ñïîñîáñòâóþò óñïåøíîìó âûïîëíåíèþ ðàáîòû.

Ðàçäåë «Îòâåòñòâåííîñòü» êîíêðåòíî óêàçûâàåò íà òî, çà ÷òî ðàáîòíèê íåñåò îòâåòñòâåííîñòü.

Ðàçäåëû èíñòðóêöèè ìîãóò èìåòü è äðóãèå íàçâàíèÿ.

Òåêñò èíñòðóêöèè èìååò õàðàêòåð óêàçàíèé. Ðåêîìåíäóåòñÿ ÷åòêèå ôîðìóëèðîâêè ñ ðàñïîðÿäèòåëüíûìè ñëîâàìè: «äîëæåí», «èìååò ïðàâî», «äîïóñêàåòñÿ», «çàïðåùàåòñÿ» è ò.ä. òåêñò èçëàãàþò îò òðåòüåãî ëèöà èëè â áåçëè÷íîé ôîðìå.

Ïîëîæåíèå

Ïîëîæåíèå — ïðàâîâîé àêò, îïðåäåëÿþùèé ïîðÿäîê ôîðìèðîâàíèÿ, çàäà÷è, îáÿçàííîñòè, ïðàâà, îòâåòñòâåííîñòü è îðãàíèçàöèþ ðàáîòû ïðåäïðèÿòèÿ â öåëîì è åãî ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé.

Ïîëîæåíèÿ áûâàþò:

— èíäèâèäóàëüíûå — îá îòäåëàõ, öåõàõ, óïðàâëåí÷åñêèõ ïîäðàçäåëåíèÿõ, âêëþ÷åííûõ â ñõåìó îðãàíèçàöèîííîé ñòðóêòóðû óïðàâëåíèÿ ïðåäïðèÿòèåì;

— òèïîâûå — î öåõàõ îñíîâíîãî ïðîèçâîäñòâà, ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ.

Ïîëîæåíèÿ ðàçðàáàòûâàþò ïî óêàçàíèþ ðóêîâîäèòåëåé ïðåäïðèÿòèÿ è èíèöèàòèâå ðóêîâîäèòåëåé ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé.

Èñïîëíèòåëü ñîñòàâëÿåò òåêñò ïîëîæåíèÿ. Ïîëîæåíèå ïîäïèñûâàåò ðóêîâîäèòåëü ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ (åãî äåÿòåëüíîñòü ðåãëàìåíòèðóåòñÿ âûøåñòîÿùèì ðóêîâîäèòåëåì, êîòîðîìó ïîä÷èíÿåòñÿ äàííîå ïîäðàçäåëåíèå), è ðàçðàáîò÷èê.

Ïðîåêò ïîëîæåíèÿ ñîãëàñîâûâàþò ñ þðèäè÷åñêèì îòäåëîì. Åñëè ïðîåêò âûçûâàåò âîçðàæåíèÿ è çàìå÷àíèÿ, èõ èçëàãàþò íà âòîðîì ýêçåìïëÿðå èëè íà îòäåëüíîì ëèñòå, ïðèëîæåííîì êî âòîðîìó ýêçåìïëÿðó ïðîåêòà.

Ïðîåêò ïîëîæåíèÿ ïðåäñòàâëÿþò íà óòâåðæäåíèè ðóêîâîäèòåëþ ïðåäïðèÿòèÿ.

Ïîëîæåíèå îá îðãàíèçàöèè óòâåðæäàþò ñ ïîìîùüþ ðàñïîðÿäèòåëüíîãî äîêóìåíòà âûøåñòîÿùåé îðãàíèçàöèè.

Äàòîé ïîëîæåíèÿ ÿâëÿåòñÿ äàòà óòâåðæäåíèÿ äîêóìåíòà, åñëè â òåêñòå íå óêàçàíà äðóãàÿ äàòà.

Ïîëîæåíèå ÿâëÿåòñÿ ñëîæíûì äîêóìåíòîì. Åãî ñòðóêòóðà è ñîäåðæàíèå, êàê ïðàâèëî, îïðåäåëÿåò ó÷ðåæäåíèå-ðàçðàáîò÷èê.

Òåêñò ìîæåò ñîñòîÿòü èç ñëåäóþùèõ ðàçäåëîâ: îáùèå ïîëîæåíèÿ, îñíîâíûå çàäà÷è è ôóíêöèè, ïðàâà, îðãàíèçàöèÿ ðàáîòû â öåëîì èëè îòäåëüíûõ ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé.

Øòàòíîå ðàñïèñàíèå

Øòàòíîå ðàñïèñàíèå çàêðåïëÿåò äîëæíîñòíîé è ÷èñëåííûé ñîñòàâ ïðåäïðèÿòèÿ, óêàçûâàåò ôîíä çàðàáîòíîé ïëàòû.

Îôîðìëÿþò øòàòíîå ðàñïèñàíèå íà áëàíêå ïðåäïðèÿòèÿ, óêàçûâàÿ ïåðå÷åíü äîëæíîñòåé, ñâåäåíèÿ î êîëè÷åñòâå øòàòíûõ åäèíèö, äîëæíîñòíûõ îêëàäîâ, íàäáàâêàõ è ìåñÿ÷íîì ôîíäå çàðàáîòíîé ïëàòû.

Øòàòíîå ðàñïèñàíèå ïîäïèñûâàåò çàìåñòèòåëü ðóêîâîäèòåëÿ ïðåäïðèÿòèÿ, ñîãëàñîâûâàåòñÿ îíî ñ ãëàâíûì áóõãàëòåðîì, óòâåðæäàåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì ïðåäïðèÿòèÿ.

 ãðèôå óòâåðæäåíèÿ óêàçûâàþò îáùóþ øòàòíóþ ÷èñëåííîñòü ïðåäïðèÿòèÿ è ìåñÿ÷íûé ôîíä çàðàáîòíîé ïëàòû.

Èçìåíåíèÿ â øòàòíîå ðàñïèñàíèå âíîñÿò ïðèêàçîì ðóêîâîäèòåëÿ ïðåäïðèÿòèÿ.

Ïîëîæåíèå î ñëóæáå äåëîïðîèçâîäñòâà

Ïîëîæåíèå î ñëóæáå äåëîïðîèçâîäñòâà ÎÀÎ «ÑÇÒ» ñîçäà¸òñÿ ñ òîé æå öåëüþ, ÷òî è ïîëîæåíèå î äðóãèõ ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ. Ôîðìóëÿð ïîëîæåíèÿ è ñòðóêòóðà òåêñòà óíèôèöèðîâàíû â ñîîòâåòñòâèè ñ ÓÑÎÐÄ. Ïåðâûé ïóíêò ðàçäåëà «Îáùèå ïîëîæåíèÿ» óñòàíàâëèâàåò òî÷íîå íàçâàíèå ñëóæáû äåëîïðîèçâîäñòâà, å¸ ìåñòî â îðãàíèçàöèîííîé ñòðóêòóðå îðãàíèçàöèè, ñòåïåíü ñàìîñòîÿòåëüíîñòè ñëóæáû. Äàëåå â ïîëîæåíèè óêàçûâàþòñÿ íàèìåíîâàíèå äîëæíîñòè ðóêîâîäèòåëÿ ñëóæáû — íà÷àëüíèê, çàâåäóþùèé, óïðàâëÿþùèé. Ñëåäóþùèì ïóíêòîì äà¸òñÿ ïåðå÷åíü ïðàâîâûõ, äèðåêòèâíûõ, íîðìàòèâíûõ è èíñòðóêòèâíûõ äîêóìåíòîâ, êîòîðûìè ñëóæáà äåëîïðîèçâîäñòâà ðóêîâîäñòâóåòñÿ â ñâîåé ðàáîòå. Óêàçûâàþòñÿ òàê æå «Ôóíêöèè», «Ïðàâà», «Îòâåòñòâåííîñòü», «Ðóêîâîäñòâî», «Âçàèìîîòíîøåíèÿ ñ äðóãèìè ñòðóêòóðíûìè ïîäðàçäåëåíèÿìè».

Íîìåíêëàòóðà äåë

Ïîðÿäîê ñèñòåìàòèçàöèè äîêóìåíòîâ â ÎÀÎ «ÑÇÒ» çàêðåïëÿåòñÿ â íîìåíêëàòóðå äåë, êîòîðàÿ èñïîëüçóåòñÿ ïðè ôîðìèðîâàíèè äåë, ïðîâåäåíèè ýêñïåðòèçû èõ öåííîñòè, ïåðåäà÷è íà àðõèâíîå õðàíåíèå, è ÿâëÿåòñÿ îáÿçàòåëüíûì äîêóìåíòîì äëÿ ëþáîé îðãàíèçàöèè. Îáùèå òðåáîâàíèÿ, ïðåäúÿâëÿåìûå ê íîìåíêëàòóðå äåë, çàêðåïëåíû â ÷àñòè 3.4 «Îñíîâíûõ ïðàâèë ðàáîòû àðõèâîâ îðãàíèçàöèé».

2.2 Àíàëèç áëàíêîâ äîêóìåíòîâ

Ñëóæåáíûå äîêóìåíòû ñîñòàâëÿþòñÿ íà áëàíêàõ. Ïðèìåíÿþòñÿ äâà âèäà áëàíêà äîêóìåíòîâ, ýòî ôîðìàò À4 (210×297 ìì) è À5 (148×210 ìì). Áëàíêè èçãîòàâëèâàþòñÿ íà áåëîé èëè ñâåòëîé áóìàãå.

 çàâèñèìîñòè îò ðàñïîëîæåíèÿ ðåêâèçèòîâ óñòàíàâëèâàþò äâà âàðèàíòà áëàíêîâ — óãëîâîé è ïðîäîëüíûé ( ïî âåðõíåìó ïîëþ). Áëàíêè ñ óãëîâûì ðàñïîëîæåíèåì ðåêâèçèòîâ ëó÷øå, òàê êàê ýêîíîìíî èñïîëüçóåòñÿ ñâîáîäíàÿ ïëîùàäü äîêóìåíòà. Îáùèé áëàíê èñïîëüçóþò äëÿ èçãîòîâëåíèÿ ëþáûõ âèäîâ äîêóìåíòîâ, êðîìå ïèñüìà. Äëÿ ïèñüìà èñïîëüçóåòñÿ îòäåëüíûé áëàíê.

Îáùèå áëàíêè ñîäåðæàò ñëåäóþùèå ðåêâèçèòû è èõ ïîñëåäîâàòåëüíîñòü: ãåðá èëè ýìáëåìû ðàñïîëàãàþòñÿ íàä íàçâàíèåì îðãàíèçàöèè. Ñâåäåíèÿ îá îðãàíèçàöèè, à òàêæå ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ, äàòà è íîìåð äîêóìåíòà ðàñïîëàãàþò îäíèì èç äâóõ ñïîñîáîâ: öåíòðèðîâàííûì (íà÷àëî è êîíåö êàæäîé ñòðîêè ðåêâèçèòîâ ðàâíî óäàëåíû îò ãðàíèö çîíû ðàñïîëîæåíèÿ ðåêâèçèòîâ), ëèáî ôëàãîâûì (êàæäàÿ ñòðîêà ðåêâèçèòîâ íà÷èíàåòñÿ îò ëåâîé ãðàíèöû çîíû ðàñïîëîæåíèÿ ðåêâèçèòîâ).

Îáùèé áëàíê îðãàíèçàöèè âêëþ÷àåò â ñåáÿ ýìáëåìó, íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè, äàòó è ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ èëè èçäàíèÿ äîêóìåíòà.

Áëàíê ïèñüìà âêëþ÷àåò â ñåáÿ ãåðá èëè ýìáëåìó, êîä îðãàíèçàöèè, ÎÃÐÍ þðèäè÷åñêîãî ëèöà, êîä ôîðìû äîêóìåíòà, íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè.

Åñëè äîêóìåíòû èçãîòàâëèâàþòñÿ íà äâóõ è áîëåå ñòðàíèöàõ, âòîðóþ è ñëåäóþùèå ïðîíóìåðîâûâàþò. Íîìåðà ñòðàíèö ïðîñòàâëÿþòñÿ ïîñåðåäèíå âåðõíåãî ïîëÿ ëèñòà.

Ñîñòàâ ðåêâèçèòîâ äîêóìåíòîâ

Ïðè ïîäãîòîâêå è îôîðìëåíèè äîêóìåíòîâ èñïîëüçóþò ñëåäóþùèå ðåêâèçèòû:

— ýìáëåìà îðãàíèçàöèè èëè òîâàðíûé çíàê (çíàê îáñëóæèâàíèÿ);

— êîä îðãàíèçàöèè;

— îñíîâíîé ãîñóäàðñòâåííûé ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð (ÎÃÐÍ) þðèäè÷åñêîãî ëèöà;

— èäåíòèôèêàöèîííûé íîìåð íàëîãîïëàòåëüùèêà/êîä ïðè÷èíû ïîñòàíîâêè íà ó÷åò (ÈÍÍ/ÊÏÏ);

— êîä ôîðìû äîêóìåíòà;

— íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè;

— ñïðàâî÷íûå äàííûå îá îðãàíèçàöèè;

— íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà;

— äàòà äîêóìåíòà;

— ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð äîêóìåíòà;

— ññûëêà íà ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð è äàòó äîêóìåíòà;

— ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ èëè èçäàíèÿ äîêóìåíòà;

— àäðåñàò;

— ãðèô óòâåðæäåíèÿ äîêóìåíòà;

— çàãîëîâîê ê òåêñòó;

— îòìåòêà î êîíòðîëå;

— òåêñò äîêóìåíòà;

— îòìåòêà î íàëè÷èè ïðèëîæåíèÿ;

— ïîäïèñü;

— ãðèô ñîãëàñîâàíèÿ äîêóìåíòà;

— âèçû ñîãëàñîâàíèÿ äîêóìåíòà;

— îòòèñê ïå÷àòè;

— îòìåòêà î çàâåðåíèè êîïèè;

— îòìåòêà îá èñïîëíèòåëå;

— îòìåòêà îá èñïîëíåíèè äîêóìåíòà è íàïðàâëåíèè åãî â äåëî;

— îòìåòêà î ïîñòóïëåíèè äîêóìåíòà â îðãàíèçàöèþ;

— èäåíòèôèêàòîð ýëåêòðîííîé êîïèè äîêóìåíòà.

Ýìáëåìà îðãàíèçàöèè ïîìåùàåòñÿ íà áëàíêàõ îðãàíèçàöèé â ñîîòâåòñòâèè ñ óñòàâîì (ïîëîæåíèåì îá îðãàíèçàöèè).

Êîä îðãàíèçàöèè ïðîñòàâëÿåòñÿ ïî Îáùåðîññèéñêîìó êëàññèôèêàòîðó ïðåäïðèÿòèé è îðãàíèçàöèé (ÎÊÏÎ).

Îñíîâíîé ãîñóäàðñòâåííûé ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð (ÎÃÐÍ) þðèäè÷åñêîãî ëèöà ïðîñòàâëÿþò â ñîîòâåòñòâèè ñ äîêóìåíòàìè, âûäàâàåìûìè íàëîãîâûìè îðãàíàìè.

Èäåíòèôèêàöèîííûé íîìåð íàëîãîïëàòåëüùèêà/êîä ïðè÷èíû ïîñòàíîâêè íà ó÷åò (ÈÍÍ/ÊÏÏ) ïðîñòàâëÿþò â ñîîòâåòñòâèè ñ äîêóìåíòàìè, âûäàâàåìûìè íàëîãîâûìè îðãàíàìè.

Êîä ôîðìû äîêóìåíòà ïðîñòàâëÿþòñÿ ïî Îáùåðîññèéñêîìó êëàññèôèêàòîðó óïðàâëåí÷åñêîé äîêóìåíòàöèè (ÎÊÓÄ).

Íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè, ÿâëÿþùåéñÿ àâòîðîì äîêóìåíòà, äîëæíî ñîîòâåòñòâîâàòü íàèìåíîâàíèþ, çàêðåïëåííîìó â åå ó÷ðåäèòåëüíûõ äîêóìåíòàõ.

Íàä íàèìåíîâàíèåì îðãàíèçàöèè óêàçûâàþò ñîêðàùåííîå íàèìåíîâàíèå âûøåñòîÿùåé îðãàíèçàöèè. Ñîêðàùåííîå íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè ïðèâîäÿò â òåõ ñëó÷àÿõ, êîãäà îíî çàêðåïëåíî â ó÷ðåäèòåëüíûõ äîêóìåíòàõ îðãàíèçàöèè. Ñîêðàùåííîå íàèìåíîâàíèå (â ñêîáêàõ) ïîìåùàþò íèæå ïîëíîãî èëè çà íèì.

Íàèìåíîâàíèå ôèëèàëà, òåððèòîðèàëüíîãî îòäåëåíèÿ, ïðåäñòàâèòåëüñòâà óêàçûâàþò â òîì ñëó÷àå, åñëè îíî ÿâëÿåòñÿ àâòîðîì äîêóìåíòà, è ðàñïîëàãàþò íèæå íàèìåíîâàíèÿ îðãàíèçàöèè.

Óêàçûâàþò:

— äàííûå îá îðãàíèçàöèè: ïî÷òîâûé àäðåñ; íîìåð òåëåôîíà è äðóãèå ñâåäåíèÿ ïî óñìîòðåíèþ îðãàíèçàöèè (íîìåðà ôàêñîâ, ñ÷åòîâ â áàíêå, àäðåñ ýëåêòðîííîé ïî÷òû);

— íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà, ñîñòàâëåííîãî èëè èçäàííîãî îðãàíèçàöèåé, äîëæíî áûòü îïðåäåëåíî óñòàâîì (ïîëîæåíèåì îá îðãàíèçàöèè) è äîëæíî ñîîòâåòñòâîâàòü âèäàì äîêóìåíòîâ, ïðåäóñìîòðåííûì ÎÊÓÄ (êëàññ 0200000);

— äàòîé äîêóìåíòà, ýòî äàòà åãî ïîäïèñàíèÿ èëè óòâåðæäåíèÿ, äëÿ ïðîòîêîëà — äàòà çàñåäàíèÿ (ïðèíÿòèÿ ðåøåíèÿ), äëÿ àêòà — äàòà ñîáûòèÿ;

— ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð äîêóìåíòà, ýòî åãî ïîðÿäêîâîãî íîìåðà, êîòîðûé äîïîëíÿåòñÿ ïî óñìîòðåíèþ îðãàíèçàöèè èíäåêñîì äåëà ïî íîìåíêëàòóðå äåë, èíôîðìàöèåé î êîððåñïîíäåíòå;

— ññûëêà íà ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð è äàòó äîêóìåíòà, ýòî ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð è äàòà äîêóìåíòà, íà êîòîðûé äîëæåí áûòü äàí îòâåò;

— ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ èëè èçäàíèÿ äîêóìåíòà óêàçûâàþò ñ ó÷åòîì ïðèíÿòîãî àäìèíèñòðàòèâíî-òåððèòîðèàëüíîãî äåëåíèÿ;

— àäðåñàòà — îðãàíèçàöèè, èõ ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ, äîëæíîñòíûå èëè ôèçè÷åñêèå ëèöà;

— îòìåòêà î íàëè÷èè ïðèëîæåíèÿ, íàçâàííîãî â òåêñòå ïèñüìà, îôîðìëÿåòñÿ òàê: Ïðèëîæåíèå: íà 3 ë. â 2 ýêç.;

— «ïîäïèñü» âêëþ÷àåò â ñåáÿ: íàèìåíîâàíèå äîëæíîñòè ëèöà, ëè÷íàÿ ïîäïèñü; ðàñøèôðîâêà ïîäïèñè (èíèöèàëû, ôàìèëèÿ);

— ñîãëàñîâàíèå äîêóìåíòà îôîðìëÿåòñÿ âèçîé ñîãëàñîâàíèÿ äîêóìåíòà, êîòîðàÿ âêëþ÷àåò â ñåáÿ ïîäïèñü è äîëæíîñòü âèçèðóþùåãî äîêóìåíò, ðàñøèôðîâêó ïîäïèñè è äàòó ïîäïèñàíèÿ;

— ïå÷àòü çàâåðÿåò ïîäïèñü äîëæíîñòíîãî ëèöà íà äîêóìåíòàõ, óäîñòîâåðÿåò ïðàâà ëèö, ôèêñèðóåò ôàêòû, ñâÿçàííûå ñ ôèíàíñîâûìè ñðåäñòâàìè è äðóãîå[1].

2.3 Ñèñòåìà äîêóìåíòàöèè îðãàíèçàöèè. Îñîáåííîñòè îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòîâ

Ê îðãàíèçàöèîííî-ïðàâîâûì äîêóìåíòàì îòíîñÿòñÿ: óñòàâ îðãàíèçàöèè (èëè ïîëîæåíèå îá îðãàíèçàöèè), øòàòíîå ðàñïèñàíèå, ïîëîæåíèÿ î ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ, êîëëåãèàëüíûõ è ñîâåùàòåëüíûõ îðãàíàõ, ðåãëàìåíòû ðàáîòû, ïðàâèëà, ïîëîæåíèÿ, èíñòðóêöèè, ðåãëàìåíòèðóþùèå îòäåëüíûå íàïðàâëåíèÿ äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè, äîëæíîñòíûå èíñòðóêöèè.

Íàèáîëåå ðàçíîîáðàçíóþ è íàèìåíåå ðåãëàìåíòèðîâàííóþ ãðóïïó ïðåäñòàâëÿþò ñîáîé ïðàâèëà, ïîëîæåíèÿ, èíñòðóêöèè. Ýòè äîêóìåíòû ìîãóò ðàçðàáàòûâàòüñÿ ïî ëþáîìó íàïðàâëåíèþ äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè (ïðàâèëà âíóòðåííåãî òðóäîâîãî ðàñïîðÿäêà, ïîëîæåíèå îá îïëàòå òðóäà, ïîëîæåíèå î çàùèòå ïåðñîíàëüíûõ äàííûõ ðàáîòíèêîâ, èíñòðóêöèÿ ïî äîêóìåíòàöèîííîìó îáåñïå÷åíèþ).

Ñèñòåìà îðãàíèçàöèîííî-ïðàâîâîé äîêóìåíòàöèè â ÎÀÎ ÑÇ «Òåëåêîì», ïðåäñòàâëåíà:

— Âèä äîêóìåíòà — Ðàçíîâèäíîñòè äîêóìåíòà;

— Èíñòðóêöèÿ — Èíñòðóêöèÿ ïî äîêóìåíòàöèîííîìó îáåñïå÷åíèþ óïðàâëåíèÿ;

— Èíñòðóêöèÿ ïîëüçîâàòåëÿ ÀÁÄ «Êàíöåëÿðèÿ» è äð.;

— Äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ — Äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ ñïåöèàëèñòà 2-é êàòåãîðèè;

— Äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ êàññèðà è äð.;

— Ïîëîæåíèå — Ïîëîæåíèå îá îòäåëå;

— Ïîëîæåíèå î ñîâåòå äèðåêòîðîâ è äð.;

— Ðåãëàìåíò — Ðåãëàìåíò êîëëåãèè;

— Ðåãëàìåíò ðàáîòû ðóêîâîäñòâà è äð.

Ñèñòåìà ïëàíîâîé äîêóìåíòàöèè

Îáùèì íàçíà÷åíèåì ïëàíîâîé äîêóìåíòàöèè ÿâëÿåòñÿ óñòàíîâëåíèå öåëåé è çàäà÷ äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè, îïðåäåëåíèå íåîáõîäèìûõ ðåñóðñîâ è ðàñïðåäåëåíèå èõ ïî öåëÿì è çàäà÷àì. Ïëàíîâûå äîêóìåíòû — ýòî ïðîãðàììû, ïëàíû, ãðàôèêè. Ïëàíèðîâàòüñÿ ìîæåò äåÿòåëüíîñòü îðãàíèçàöèè â öåëîì, ïî îòäåëüíûì íàïðàâëåíèÿì äåÿòåëüíîñòè è ïîäðàçäåëåíèÿì.

Ïëàíîâûå äîêóìåíòû ìîãóò èìåòü ðàçíóþ ïåðèîäè÷íîñòü: ãîä, ïîëãîäà, êâàðòàë, ìåñÿö. Êàê ïðàâèëî, ïëàíîâûå äîêóìåíòû, óñòàíàâëèâàþùèå îáùèå ïîêàçàòåëè ïî îðãàíèçàöèè â öåëîì è ïî îïðåäåëåííûì íàïðàâëåíèÿì äåÿòåëüíîñòè, óòâåðæäàþòñÿ ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè èëè êîëëåãèàëüíûì îðãàíîì (ñîâåòîì, ñîáðàíèåì è äð.). Ïëàíû, ãîòîâÿùèåñÿ íà èõ îñíîâå, íàïðèìåð ïëàíû ðàáîòû ïîäðàçäåëåíèé, íå íóæäàþòñÿ â óòâåðæäåíèè.

Ñèñòåìà ïëàíîâîé äîêóìåíòàöèè â ÎÀÎ ÑÇ «Òåëåêîì», ïðåäñòàâëåíà:

— Âèä äîêóìåíòà — Ðàçíîâèäíîñòè äîêóìåíòà;

— Ïëàí — Ïëàí ìåðîïðèÿòèé ïî âûïîëíåíèþ ïîñòàíîâëåíèÿ;

— Ïëàí ñîöèàëüíî-ýêîíîìè÷åñêîãî ðàçâèòèÿ êîëëåêòèâà îðãàíèçàöèè;

— Ïëàí ðàáîòû ñîâåòà äèðåêòîðîâ;

— Áèçíåñ-ïëàí;

— Ïëàí ðàáîòû îòäåëà;

— Èíäèâèäóàëüíûé ïëàí ðàáîòû è äð.

Ñèñòåìà ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè

Ñèñòåìà ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ ïðèçâàíà ðåãóëèðîâàòü äåÿòåëüíîñòü îðãàíèçàöèè. Ðåãóëèðîâàíèå äåÿòåëüíîñòè íåîáõîäèìî äëÿ âûïîëíåíèÿ ïîñòàâëåííûõ çàäà÷ (ïðîãðàìì, ïëàíîâ). Äåÿòåëüíîñòü ïî ðåãóëèðîâàíèþ íåîáõîäèìà äëÿ óñòðàíåíèÿ âîçíèêàþùèõ ïîìåõ, îòêëîíåíèé îò ïàðàìåòðîâ, çàäàííûõ ïëàíîâûìè äîêóìåíòàìè. Ãëàâíàÿ çàäà÷à ðåãóëèðîâàíèÿ — îáåñïå÷åíèå ñîãëàñîâàííîñòè â äåÿòåëüíîñòè ïîäðàçäåëåíèé è äîëæíîñòíûõ ëèö îðãàíèçàöèè.

Ðåøåíèÿ, ïðèíèìàåìûå â ïðîöåññå ðåãóëèðîâàíèÿ, ôèêñèðóþòñÿ â äîêóìåíòàõ, ñîñòàâëÿþùèõ ñèñòåìó ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè. Ýòî äîêóìåíòû ñëåäóþùèõ âèäîâ: ïîñòàíîâëåíèÿ, ðåøåíèÿ, ïðèêàçû, ðàñïîðÿæåíèÿ, óêàçàíèÿ.

Ðàñïîðÿäèòåëüíûå äîêóìåíòû â ÎÀÎ ÑÇ «Òåëåêîì», ïðåäñòàâëåíû:

— Âèä äîêóìåíòà — Ðàçíîâèäíîñòè äîêóìåíòà;

— Ïðèêàç — Ïðèêàç î ðàñïðåäåëåíèè îáÿçàííîñòåé ìåæäó ðóêîâîäñòâîì;

— Ïðèêàç î ñîçäàíèè ôèëèàëà (îòäåëåíèÿ, ïðåäñòàâèòåëüñòâà);

— Ïðèêàç îá óòâåðæäåíèè (ïîëîæåíèÿ, ïðàâèë, èíñòðóêöèè);

— Ïðèêàç î ôèíàíñèðîâàíèè ðàáîò;

— Ïðèêàç î ïðèåìå íà ðàáîòó;

— Ïðèêàç î êîìàíäèðîâàíèè è äð.

Ñèñòåìà îò÷åòíîé äîêóìåíòàöèè

Äîêóìåíòû, âõîäÿùèå â ñèñòåìó îò÷åòíîé äîêóìåíòàöèè, — ýòî äîêóìåíòû, ñ ïîìîùüþ êîòîðûõ ðåàëèçóåòñÿ óïðàâëåí÷åñêàÿ ôóíêöèÿ êîíòðîëÿ çà äåÿòåëüíîñòüþ. Êîíòðîëü êàê ôóíêöèÿ óïðàâëåíèÿ çàêëþ÷àåòñÿ â êîëè÷åñòâåííîé è êà÷åñòâåííîé îöåíêå ðåçóëüòàòîâ äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè. Èìåííî êîíòðîëü ïîçâîëÿåò ñóáúåêòó óïðàâëåíèÿ ñðàâíèâàòü ïîëó÷åííûå ðåçóëüòàòû ñ ïîêàçàòåëÿìè, îïðåäåëåííûìè ïëàíîì èëè ïðîãðàììîé. Êîíòðîëüíàÿ äåÿòåëüíîñòü ïîçâîëÿåò íàëàäèòü ñâîåãî ðîäà îáðàòíóþ ñâÿçü â ñèñòåìå óïðàâëåíèÿ, ÷òî ïîçâîëÿåò êîððåêòèðîâàòü ðàíåå ïðèíÿòûå ðåøåíèÿ, èñïîëüçîâàòü ðåçóëüòàòû êîíòðîëÿ ïðè ïëàíèðîâàíèè.

Ñèñòåìà îò÷åòíîé äîêóìåíòàöèè ïðåäñòàâëåíà òàêèìè âèäàìè äîêóìåíòîâ êàê îò÷åò, ñïðàâêà (îò÷åòíîãî õàðàêòåðà). Áóõãàëòåðñêèå îò÷åòû ïðèíÿòî íàçûâàòü áàëàíñîì. Íåñìîòðÿ íà òàêóþ áåäíîñòü â âèäîâîì îòíîøåíèè, ñèñòåìà îò÷åòíîé äîêóìåíòàöèè ÿâëÿåòñÿ âåñüìà ñëîæíîé ïî ñîñòàâó — âêëþ÷àåò, ïî ìåíüøåé ìåðå, òðè ñàìîñòîÿòåëüíûõ êëàññà ñèñòåì: ñèñòåìó ãîñóäàðñòâåííîé ñòàòèñòè÷åñêîé îò÷åòíîñòè, ñèñòåìû âåäîìñòâåííîé îò÷åòíîñòè è âíóòðèó÷ðåæäåí÷åñêóþ îò÷åòíîñòü. Ñèñòåìà îò÷åòíîé äîêóìåíòàöèè â ÎÀÎ ÑÇ «Òåëåêîì», ïðåäñòàâëåíà:

— Âèä äîêóìåíòà — Ðàçíîâèäíîñòè äîêóìåíòà;

— Îò÷åò — Îò÷åò î íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêîé ðàáîòå;

— Îò÷åò î êîìàíäèðîâêå;

— Îò÷åò î ðàáîòå ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ;

— Îò÷åò î ïðîâåäåíèè ðåêëàìíîé êàìïàíèè è äð.

Ñèñòåìà èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íîé äîêóìåíòàöèè

Óïðàâëåí÷åñêèå ôóíêöèè ðåàëèçóþòñÿ â äåÿòåëüíîñòè ó÷ðåæäåíèÿ ÷åðåç ïðîöåññ ïðèíÿòèÿ ðåøåíèÿ. Ðàññìîòðåííûå ñèñòåìû óïðàâëåí÷åñêîé äîêóìåíòàöèè âêëþ÷àþò òîëüêî òå äîêóìåíòû, êîòîðûå ôèêñèðóþò óïðàâëåí÷åñêèå ðåøåíèÿ: ñèñòåìà îðãàíèçàöèîííîé äîêóìåíòàöèè âêëþ÷àåò äîêóìåíòû, ñîäåðæàùèå ðåøåíèÿ îðãàíèçàöèîííîãî òèïà, ñèñòåìà ïëàíîâîé äîêóìåíòàöèè ñîñòîèò èç äîêóìåíòîâ, ñîäåðæàùèõ ïëàíîâûå ðåøåíèÿ, è ò.ä. Ïðîöåññ ïðèíÿòèÿ ðåøåíèÿ â ñàìîì îáùåì âèäå ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ïðåîáðàçîâàíèå íåêîòîðîé èñõîäíîé èíôîðìàöèè.  ýòîì ïðîöåññå âûäåëÿåòñÿ äâà îñíîâíûõ ýòàïà: èíôîðìàöèîííàÿ ïîäãîòîâêà ðåøåíèÿ (ñòàäèÿ «ïðåäðåøåíèÿ»), ñîñòîÿùàÿ èç ñáîðà èíôîðìàöèè, åå àíàëèçà, êëàññèôèêàöèè, îáîáùåíèÿ, ïîèñêà àëüòåðíàòèâ, è ñîáñòâåííî ïðèíÿòèå ðåøåíèÿ. Èíôîðìàöèÿ î ïîëîæåíèè äåë â ñèñòåìå óïðàâëåíèÿ è î íåîáõîäèìîñòè ïðèíÿòèÿ ðåøåíèé òîãî èëè èíîãî òèïà ïîñòóïàåò â óïðàâëÿþùèé îðãàí â âèäå äîêóìåíòîâ îñîáîãî òèïà, îòëè÷íûõ îò ðàññìîòðåííûõ âûøå. Ýòî äîêóìåíòû, êîòîðûå â ïðàêòèêå óïðàâëåíèÿ ïðèíÿòî íàçûâàòü ñïðàâî÷íûìè, èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íûìè, àíàëèòè÷åñêèìè èëè èíôîðìàöèîííî-àíàëèòè÷åñêèìè.

Îáùåå íàçíà÷åíèå ýòèõ äîêóìåíòîâ — äîñòàâëÿòü â îðãàí óïðàâëåíèÿ èíôîðìàöèþ î ôàêòè÷åñêîì ïîëîæåíèè äåë â ñèñòåìå, î ñáîÿõ â ñèñòåìå, î ñèòóàöèÿõ, íóæäàþùèõñÿ â êîððåêòèðîâêå ïîñðåäñòâîì ïðèíÿòèÿ ðåøåíèÿ. Èíôîðìàöèÿ î ïîëîæåíèè äåë â ñèñòåìå ìîæåò ïîñòóïàòü èç ðàçëè÷íûõ èñòî÷íèêîâ: îò ïîäðàçäåëåíèé, îòäåëüíûõ ðàáîòíèêîâ, ïîäâåäîìñòâåííûõ è ñòîðîííèõ îðãàíèçàöèé, îò ñïåöèàëüíî ñîçäàííûõ ñ ðàçëè÷íûìè öåëÿìè êîìèññèé è äðóãèõ èñòî÷íèêîâ. Îòñþäà áîëüøîå âèäîâîå ðàçíîîáðàçèå ýòèõ äîêóìåíòîâ: äîêëàäíûå, ñëóæåáíûå, àíàëèòè÷åñêèå çàïèñêè, ñëóæåáíûå ïèñüìà, ñïðàâêè (èíôîðìàöèîííîãî è àíàëèòè÷åñêîãî õàðàêòåðà), ñâîäêè, àêòû, ïðîòîêîëû è äð. Îñîáåííîñòü èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íûõ äîêóìåíòîâ ñîñòîèò â òîì, ÷òî îíè îáñëóæèâàþò âñå ôóíêöèè óïðàâëåíèÿ, íà íèõ îñíîâûâàåòñÿ ëþáîå ðåøåíèå, ïî êàêîìó áû âîïðîñó äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè îíî íè ïðèíèìàëîñü. Ñòðîãî ãîâîðÿ, ýòîò êîìïëåêñ äîêóìåíòîâ ñëåäîâàëî áû âêëþ÷èòü êàê ñîñòàâíóþ ÷àñòü â êàæäóþ èç ðàññìîòðåííûõ ñèñòåì äîêóìåíòàöèè, íî ïîñêîëüêó îáùåå íàçíà÷åíèå ýòèõ äîêóìåíòîâ îäèíàêîâî (íåçàâèñèìî îò òîãî, ïðè ðåàëèçàöèè êàêîé ôóíêöèè óïðàâëåíèÿ îíè ñîçäàþòñÿ), áîëåå öåëåñîîáðàçíûì, íà íàø âçãëÿä, ÿâëÿåòñÿ âûäåëåíèå èõ â ñàìîñòîÿòåëüíóþ ñèñòåìó äîêóìåíòàöèè.

Èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íûå äîêóìåíòû â ÎÀÎ ÑÇ «Òåëåêîì», ïðåäñòàâëåíû:

— Âèä äîêóìåíòà — Ðàçíîâèäíîñòè äîêóìåíòà;

— Àêò — Àêò ðåâèçèè;

— Àêò ïðîâåðêè ôèíàíñîâî-õîçÿéñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè;

— Àêò ïðèåìà-ïåðåäà÷è äåë;

— Àêò ýêñïåðòèçû è äð.;

— Ïèñüìî — Ïèñüìî (íàïîìèíàíèå) î ïðèáëèæåíèè ñðîêîâ èñïîëíåíèÿ äîãîâîðà;

— Ïèñüìî (ïðåòåíçèÿ) î íàðóøåíèè óñëîâèé äîãîâîðà;

— Ïèñüìî (ïðåäëîæåíèå) îá îêàçàíèè óñëóã (ïîñòàâêå òîâàðà);

— Ïèñüìî (ïðèãëàøåíèå) îá ó÷àñòèè â âûñòàâêå è äð.

Ñèñòåìà äîãîâîðíîé äîêóìåíòàöèè.

 ïðîöåññå îñóùåñòâëåíèÿ ñâîåé äåÿòåëüíîñòè ëþáàÿ îðãàíèçàöèÿ âñòóïàåò âî âçàèìîîòíîøåíèÿ ñ äðóãèìè îðãàíèçàöèÿìè è ëèöàìè. Ýòè âçàèìîîòíîøåíèÿ íåîáõîäèìû, ïðåæäå âñåãî, äëÿ ðåàëèçàöèè öåëåé è çàäà÷ îðãàíèçàöèè. Åå âçàèìîîòíîøåíèÿ ñ âíåøíèìè êîíòðàãåíòàìè (îðãàíèçàöèÿìè, ëèöàìè) îñóùåñòâëÿåòñÿ ñ ïîìîùüþ äîãîâîðîâ. Äîãîâîðû ìîãóò çàêëþ÷àòüñÿ ïî ëþáîìó íàïðàâëåíèþ äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè. Ðåøåíèå î çàêëþ÷åíèè äîãîâîðà ïðèíèìàåò ðóêîâîäèòåëü (ïîäïèñûâàåò äîãîâîð òîæå ðóêîâîäèòåëü èëè óïîëíîìî÷åííîå èì äîëæíîñòíîå ëèöî). Äîêóìåíòû äîãîâîðíîãî òèïà íàçûâàþò äîãîâîðàìè, êîíòðàêòàìè, ñîãëàøåíèÿìè. Èñïîëüçîâàíèå òîãî èëè èíîãî íàçâàíèÿ â êîíêðåòíîé ñèòóàöèè çàêðåïëåíî íîðìàòèâíûìè äîêóìåíòàìè èëè ñëîæèâøèìèñÿ â óïðàâëåí÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè òðàäèöèÿìè. Çàêîíîäàòåëüñòâî âûäåëÿåò äâà îñíîâíûõ âèäà äîãîâîðîâ: ãðàæäàíñêî-ïðàâîâûå äîãîâîðû è äîãîâîðû â ñôåðå òðóäîâûõ îòíîøåíèé. Íàèáîëåå áîãàòû â âèäîâîì îòíîøåíèè ãðàæäàíñêî-ïðàâîâûå äîãîâîðû.

Ñèñòåìà äîãîâîðíîé äîêóìåíòàöèè â ÎÀÎ ÑÇ «Òåëåêîì», ïðåäñòàâëåíà:

— Âèä äîêóìåíòà — Ðàçíîâèäíîñòè äîêóìåíòà;

— Äîãîâîð — Äîãîâîð êóïëè-ïðîäàæè;

— Äîãîâîð ïîñòàâêè;

— Äîãîâîð àðåíäû (äîãîâîð ñóáàðåíäû);

— Äîãîâîð ïîäðÿäà (äîãîâîð ñóáïîäðÿäà);

— Äîãîâîð êîìèññèè;

— Äîãîâîð ïåðåâîçêè è äð.

3. Îñîáåííîñòè îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòîâ

Ïðè îôîðìëåíèè äîêóìåíòîâ â ÎÀÎ «ÑÇÒ» ñîáëþäàþòñÿ ïðàâèëà, îáåñïå÷èâàþùèå:

1) èõ þðèäè÷åñêóþ ñèëó;

2) îïåðàòèâíîå è êà÷åñòâåííîå èõ èñïîëíåíèå è ïîèñê;

3) âîçìîæíîñòü àâòîìàòèçèðîâàííîé îáðàáîòêè äîêóìåíòîâ.

Äëÿ îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòîâ â ÎÀÎ «ÑÇÒ» èñïîëüçóþò ñòàíäàðòíûå âîçìîæíîñòè òåêñòîâîãî ðåäàêòîðà Word, ðàçìåð êåãëÿ 12 (äëÿ îôîðìëåíèÿ òàáëè÷íûõ ìàòåðèàëîâ), 13, 14, 15, Òimes New Roman ðàçìåðîì 12, 13, 14 ÷åðåç 1—2 èíòåðâàëà. Îáåñïå÷åíèå ïåðå÷èñëåííûõ óñëîâèé íå â ïîñëåäíþþ î÷åðåäü äîñòèãàåòñÿ ïóòåì íåóêîñíèòåëüíîãî ñîáëþäåíèÿ óñòàíîâëåííûõ òðåáîâàíèé ê íîñèòåëþ (áëàíêàì, ëèñòàì ïèñ÷åé áóìàãè)* è ðåêâèçèòàì äîêóìåíòà.

Óíèôèöèðîâàííûõ ôîðìû äîêóìåíòîâ ïðèìåíÿþò áóìàãó ôîðìàòîâ: À3 — 297 õ 420ìì, À4 — 210 õ 297ìì, À5 — 148 õ 210ìì, À6 — 150 õ 148ìì. Îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûå äîêóìåíòû îôîðìëÿþòñÿ íà áóìàãå ôîðìàòîì À4, À5.

Âñå äîêóìåíòû çàâåðÿþòñÿ ïå÷àòüþ îðãàíèçàöèè.

— Ïðè çàâåðåíèè ñîîòâåòñòâèÿ êîïèè äîêóìåíòà, ïîäëèííèêó íèæå ðåêâèçèòà «Ïîäïèñü» ïðîñòàâëÿþò íàäïèñü: «Âåðíî»; äîëæíîñòü ëèöà, çàâåðèâøåãî êîïèþ; ëè÷íóþ ïîäïèñü, ðàñøèôðîâêó ïîäïèñè è äàòó çàâåðåíèÿ;

— îòìåòêà îá èñïîëíèòåëå ñîäåðæèò èíôîðìàöèþ î èñïîëíèòåëå äîêóìåíòà. Îòìåòêó îá èñïîëíèòåëå ðàñïîëàãàþò íà ëèöåâîé èëè îáîðîòíîé ñòîðîíå ïîñëåäíåãî ëèñòà äîêóìåíòà â ëåâîì íèæíåì óãëó;

— îòìåòêà îá èñïîëíåíèè äîêóìåíòà è íàïðàâëåíèè åãî â äåëî ñîäåðæèò â ñåáÿ òàêèå äàííûå, êàê äàòó è íîìåð äîêóìåíòà, ñâèäåòåëüñòâóþùåãî î åãî èñïîëíåíèè, èëè ïðè îòñóòñòâèè òàêîãî äîêóìåíòà êðàòêèå ñâåäåíèÿ îá èñïîëíåíèè; ñëîâà «Â äåëî»; íîìåð äåëà, â êîòîðîì áóäåò õðàíèòüñÿ äîêóìåíò;

— îòìåòêà î ïîñòóïëåíèè äîêóìåíòà â îðãàíèçàöèþ âêëþ÷àåò â ñåáÿ î÷åðåäíîé ïîðÿäêîâûé íîìåð è äàòó ïîñòóïëåíèÿ äîêóìåíòà;

— èäåíòèôèêàòîðîì ýëåêòðîííîé êîïèè äîêóìåíòà ñëóæèò îòìåòêà (êîëîíòèòóë), êîòîðàÿ ïðîñòàâëÿåòñÿ â ëåâîì íèæíåì óãëó êàæäîé ñòðàíèöû äîêóìåíòà è ñîäåðæèò íàèìåíîâàíèå ôàéëà íà ìàøèííîì íîñèòåëå, äàòó è äðóãèå ïîèñêîâûå äàííûå, óñòàíàâëèâàåìûå â îðãàíèçàöèè[2].

3.1 Îñîáåííîñòè îôîðìëåíèÿ ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ

Ðàñïîðÿäèòåëüíûå äîêóìåíòû íîñÿò àäìèíèñòðàòèâíûé õàðàêòåð. Îíè îáðàùåíû ê íèæåñòîÿùèì èëè ïîä÷èíåííûì îðãàíèçàöèÿì; ãðóïïàì èëè îòäåëüíûì äîëæíîñòíûì ëèöàì.

Ê ðàñïîðÿäèòåëüíûì äîêóìåíòàì îòíîñÿòñÿ: ïîñòàíîâëåíèÿ, óêàçàíèÿ, ïðèêàçû, ðåøåíèÿ, ðàñïîðÿæåíèÿ.

Ñõåìà ïîäãîòîâêè ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ:

— âñåñòîðîííå èçó÷åíèå âîïðîñà, ïîäãîòîâêà ïðîåêòà äîêóìåíòà;

— ñîãëàñîâàíèå òåêñòà, åãî ïîäïèñàíèå (ðàñïîðÿæåíèå, óêàçàíèå, ïðèêàç);

— îáñóæäåíèå è ïðèíÿòèå äîêóìåíòà íà çàñåäàíèè êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà (ïîñòàíîâëåíèå, ðåøåíèå).

Ïðîåêò ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ ìîæåò áûòü ïîäãîòîâëåí ñòðóêòóðíûìè ïîäðàçäåëåíèÿìè èëè îòäåëüíûìè ñïåöèàëèñòàìè, à òàêæå ðàáî÷åé ãðóïïîé.

Äëÿ ïîäãîòîâêè ïðîåêòà äîêóìåíòà íàäî èçó÷èòü ñóùåñòâî âîïðîñà, ïðîñìîòðåòü ïðåäûäóùèå äîêóìåíòû ïî äàííîìó âîïðîñó, ó÷åñòü ðàçëè÷èÿ ìíåíèé è íàïèñàòü ïðîåêò. Ïðîåêò îáñóæäàþò è ïðèíèìàþò íà çàñåäàíèè êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà èëè ñîãëàñîâûâàþò è ïîäïèñûâàþò ó ðóêîâîäèòåëÿ îðãàíèçàöèè. Ïîäãîòîâëåííûé äîêóìåíò äîâîäÿò äî ñâåäåíèÿ çàèíòåðåñîâàííûõ ñòîðîí.

3.2 Îñîáåííîñòè îôîðìëåíèÿ èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íûõ äîêóìåíòîâ

Ýòè äîêóìåíòû ñîäåðæàò èíôîðìàöèþ î ôàêòè÷åñêîì ïîëîæåíèè äåë, ÷òî ñëóæèò îñíîâàíèåì äëÿ ïðèíÿòèÿ ðåøåíèé è èçäàíèÿ ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ.

Ê èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íûì äîêóìåíòàì îòíîñÿòñÿ: ñïðàâêè, äîêëàäíûå è îáúÿñíèòåëüíûå çàïèñêè, àêòû, ïèñüìà, òåëåãðàììû è äð. Îíè íîñÿò âñïîìîãàòåëüíûé õàðàêòåð ïî îòíîøåíèþ ê îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè è íå ÿâëÿþòñÿ îáÿçàòåëüíûìè äëÿ èñïîëíåíèÿ. Èíôîðìàöèÿ, ñîäåðæàùàÿñÿ â íèõ, ìîæåò ïîáóæäàòü ê äåéñòâèþ, íî ìîæåò áûòü òîëüêî ïðèíÿòà ê ñâåäåíèþ[3].

3.3 Îñîáåííîñòè îôîðìëåíèÿ îðãàíèçàöèîííûõ äîêóìåíòîâ

Äåÿòåëüíîñòü ó÷ðåæäåíèé ôèêñèðóåòñÿ â äîêóìåíòàõ ðàçíîãî âèäà. Ñîãëàñíî äåéñòâóþùåìó çàêîíîäàòåëüñòâó îðãàíû çàêîíîäàòåëüíîé è èñïîëíèòåëüíîé âëàñòè Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè èçäàþò òàêèå äîêóìåíòû, êàê ðåøåíèÿ, óêàçû, ðàñïîðÿæåíèÿ, ïîñòàíîâëåíèÿ, ïðèêàçû, óêàçàíèÿ, èíñòðóêöèè.

Îðãàíèçàöèè, ó÷ðåæäåíèÿ, ÷àñòíûå ïðåäïðèÿòèÿ ñîçäàþò óñòàâû, ïîëîæåíèÿ, èíñòðóêöèè è ò.ä.

3.4 Îñîáåííîñòè îôîðìëåíèÿ ñëóæåáíûõ ïèñåì

Ïèñüìî èñïîëüçóþò â òîì ñëó÷àå, êîãäà íåâîçìîæíî ðåøèòü âîïðîñ äðóãèìè ñðåäñòâàìè (ëè÷íàÿ áåñåäà, òåëåôîííûé ðàçãîâîð).

Ñóùåñòâóåò ìíîãî âèäîâ ïèñåì: ïèñüìà, ñîäåðæàùèå ïðîñüáó, ïðåäëîæåíèå, ïðåòåíçèþ, çàïðîñ, òðåáóþùèå îòâåòà. Åñòü ïèñüìà, êîòîðûå ñîäåðæàò èçâåùåíèå, èíôîðìàöèþ, îòêàç, íàïîìèíàíèå è íå òðåáóþò îòâåòà.

Ïèñüìà îôîðìëÿþò íà ñïåöèàëüíûõ áëàíêàõ äëÿ ïèñåì ôîðìàòà À4 è À5, â çàâèñèìîñòè îò îáúåìà ïèñüìà. Åñëè ïèñüìî íå ïðåâûøàåò äåñÿòè ñòðîê, åãî îôîðìëÿþò íà áëàíêå ôîðìàòà À5 (çàãîëîâîê íå ïèøóò, òåêñò ìîæíî ïå÷àòàòü ÷åðåç 1, 5 èëè 1 èíòåðâàë). Íàçâàíèå âèäà äîêóìåíòà — ïèñüìî — íå ïèøóò.

Ïðèìåíåíèå áëàíêîâ ñ ïðîäîëüíûì ðàñïîëîæåíèåì ðåêâèçèòîâ äëÿ îôîðìëåíèÿ ïèñåì íå ðåêîìåíäóåòñÿ.

Ïèñüìà ìîãóò áûòü àäðåñîâàíû â îðãàíèçàöèþ, åå ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå, êîíêðåòíîìó äîëæíîñòíîìó ëèöó, ðóêîâîäèòåëþ îðãàíèçàöèè.

Ðåêâèçèò «Àäðåñàò» îôîðìëÿþò ñ 4-ãî ïîëîæåíèÿ òàáóëÿòîðà (32 ïå÷àòíûõ çíàêà îò ëåâîãî ïîëÿ). Åñëè ïèñüìî àäðåñîâàíî îðãàíèçàöèÿì èëè â åå ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå, òî èõ íàçâàíèå ïèøóò â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå.

Ïðè íàïðàâëåíèè êîíêðåòíîìó äîëæíîñòíîìó ëèöó íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè ïèøóò â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå, íàçâàíèå äîëæíîñòè, Ô.È.Î. — â äàòåëüíîì.

Åñëè ïèñüìî àäðåñîâàíî ðóêîâîäèòåëþ ïðåäïðèÿòèÿ, òî ïîñëå íàçâàíèÿ äîëæíîñòè óêàçûâàþò íàèìåíîâàíèå ïðåäïðèÿòèÿ.

 ðåêâèçèò «Àäðåñàò» ìîæåò âõîäèòü è ïî÷òîâûé àäðåñ îðãàíèçàöèè.

Ïðè îòïðàâëåíèè ïèñüìà ÷àñòíîìó ëèöó âíà÷àëå ïèøóò àäðåñ, ôàìèëèþ, èíèöèàëû (èëè èìÿ, îò÷åñòâî ïîëíîñòüþ).

Ýëåìåíòû ðåêâèçèòà «Àäðåñàò» îòäåëÿþò äðóã îò äðóãà 1, 5-2 èíòåðâàëàìè.

Àäðåñóÿ ïèñüìî íåñêîëüêèì ïîëó÷àòåëÿì, àäðåñ îñíîâíîé îðãàíèçàöèè ïèøóò ïåðâûì, çàòåì óêàçûâàþò îñòàëüíûå. Åñëè äîêóìåíò, íàïðàâëÿþò áîëåå ÷åì â ÷åòûðå îðãàíèçàöèè, òî ñîñòàâëÿþò ñïèñîê ðàññûëêè, íà êàæäîì ýêçåìïëÿðå óêàçûâàþò îäèí àäðåñàò, êîòîðîìó íàïðàâëÿåòñÿ êîíêðåòíûé ýêçåìïëÿð.

Ïèñüìî ìîæåò áûòü àäðåñîâàíî îäíîðîäíûì îðãàíèçàöèÿì.  ýòîì ñëó÷àå àäðåñ óêàçûâàþò îáîáùåííî.

Òåêñò ïèñüìà äîëæåí áûòü ïðîñòûì, ëàêîíè÷íûì, ïîñëåäîâàòåëüíûì, óáåäèòåëüíûì è êîððåêòíûì.

Ïèñüìî îñâåùàåò îäèí âîïðîñ. Ýòî óïðîùàåò ðàáîòó ñ äîêóìåíòîì (ðåãèñòðàöèÿ, èñïîëíåíèå, êîíòðîëü). Íåñêîëüêî âîïðîñîâ èçëàãàþò â îäíîì ïèñüìå òîëüêî, åñëè îíè âçàèìîñâÿçàíû.

Ôàêò, ñîáûòèÿ èçëàãàþò îáúåêòèâíî, ïîëíî, ÿñíî. Íåòî÷íîñòè, äîïóùåííûå â èçëîæåíèè è îôîðìëåíèè òåêñòà, ìîãóò ëèøèòü äîêóìåíò þðèäè÷åñêîé ñèëû.

Òåêñò ïèñüìà ñîñòîèò èç ââîäíîé è îñíîâíîé ÷àñòåé.

Âî ââîäíîé ÷àñòè óêàçûâàþòñÿ ïðè÷èíû, ïîñëóæèâøèå îñíîâàíèåì äëÿ ñîñòàâëåíèÿ ïèñüìà, ïðèâîäÿò ññûëêè íà ôàêòû, äîêóìåíòû è ò.ä.

 îñíîâíîé ÷àñòè ïèñüìà èçëàãàþò öåëü: ïðîñüáó, ïðåäëîæåíèå, ñîîáùåíèå, îòêàç è ò.ä. Ïèñüìî ìîæåò ñîñòîÿòü òîëüêî èç îñíîâíîé ÷àñòè (íàïðèìåð: ïðîñèì âûäåëèòü 4 ìàøèíû äëÿ îáñëóæèâàíèÿ ãîñòåé ôåñòèâàëÿ).

Âñå ëîãè÷åñêèå ýëåìåíòû ïèñüìà âûäåëÿþò àáçàöàìè.  òåêñòå íå äîëæíî áûòü ëèøíèõ ñëîâ, çàòðóäíÿþùèõ ÷òåíèå. Ñëåäóåò èçáåãàòü íåíóæíûõ ñîêðàùåíèé.

Òåêñò, êàê ïðàâèëî, èçëàãàåòñÿ: îò òðåòüåãî ëèöà åäèíñòâåííîãî ÷èñëà — «Îðãàíèçàöèÿ ñîîáùàåò…», îò òðåòüåãî ëèöà ìíîæåñòâåííîãî ÷èñëà — «Ïåäàãîãè÷åñêèé êîëëåêòèâ è ó÷åíèêè øêîëû ïðèãëàøàþò…», îò ïåðâîãî ëèöà åäèíñòâåííîãî ëèöà — «Ïðîøó…», îò ïåðâîãî ëèöà ìíîæåñòâåííîãî ÷èñëà — «Ïðîñè셻.

Ïèñüìî îôîðìëÿþò â äâóõ ýêçåìïëÿðàõ (ôàêñ — â îäíîì). Ïåðâûé ýêçåìïëÿð ïîäãîòàâëèâàþò íà áëàíêå è îòïðàâëÿþò àäðåñàòó, âòîðîé — íàïðàâëÿþò â äåëî.

Ê òåêñòó ïèñüìà ìîãóò ïðèëàãàòüñÿ äîêóìåíòû.  ýòîì ñëó÷àå ïîñëå òåêñòà (÷åðåç 1, 5-2 èíòåðâàëà) ïèøóò ñëîâî Ïðèëîæåíèå (îò íà÷àëüíîãî ïîëÿ, ñ áîëüøîé áóêâû).

Òåêñò ïðèëîæåíèÿ ïèøóò ñòîëáèêîì, ÷åðåç 1 èíòåðâàë. Åñëè ïðèëîæåíèé íåñêîëüêî, òî èõ íóìåðóþò àðàáñêèìè öèôðàìè, îòäåëÿÿ äðóã îò äðóãà äâóìÿ èíòåðâàëàìè.

Èñõîäÿùèå ïèñüìà äîëæíû áûòü çàâèçèðîâàíû çàèíòåðåñîâàííûìè äîëæíîñòíûìè ëèöàìè. Âèçû ïðîñòàâëÿþò íà ëèöåâîé ñòîðîíå ïîñëåäíåãî ëèñòà êîïèè ïèñüìà, êîòîðàÿ îñòàåòñÿ íà ïðåäïðèÿòèè. Âèçà ñîñòîèò ñëåäóþùèõ ýëåìåíòîâ: íàçâàíèå äîëæíîñòè (îò ïîëÿ), ëè÷íàÿ ïîäïèñü (îò ëåâîãî ïîëÿ), ðàñøèôðîâêà ïîäïèñè (èíèöèàëû, ôàìèëèÿ — 2-å ïîëîæåíèå òàáóëÿòîðà èëè ïå÷àòíûõ 16 ïå÷àòíûõ çíàêîâ îò ëåâîãî ïîëÿ), äàòà (îò ëåâîãî ïîëÿ). Ýëåìåíòû âèçû îòäåëÿþò äðóã îò äðóãà 1, 5-2 èíòåðâàëàìè.

Íà âõîäÿùèõ ïèñüìàõ ñòàâÿò îòìåòêó î ïîñòóïëåíèè â îðãàíèçàöèþ è ðåçîëþöèþ ðóêîâîäèòåëÿ.

Îòìåòêà î ïîñòóïëåíèè äîêóìåíòà â îðãàíèçàöèþ ñîñòîèò èç ñëåäóþùèõ ýëåìåíòîâ: äàòà ïîñòóïëåíèÿ, ïîðÿäêîâûé ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð. Ïðîñòàâëÿþò îòìåòêó â ïðàâîì íèæíåì óãëó äîêóìåíòà.

Ðåçîëþöèÿ âêëþ÷àåò â ñåáÿ ôàìèëèþ è èíèöèàëû èñïîëíèòåëÿ, ñîäåðæàíèå ïîðó÷åíèÿ è ñðîê èñïîëíåíèÿ, ïîäïèñü ðóêîâîäèòåëÿ è äàòó íàïèñàíèÿ ðåçîëþöèè. Åñëè èñïîëíèòåëåé äîêóìåíòà íåñêîëüêî, èõ ïåðå÷èñëÿþò. Îòâåòñòâåííûì çà èñïîëíåíèå ñ÷èòàåòñÿ òî, ÷üÿ ôàìèëèÿ óêàçàíà ïåðâîé. Ðåçîëþöèþ ïèøóò ìåæäó ðåêâèçèòàìè «Àäðåñàò» è «Òåêñò» èëè íà ëþáîì ñâîáîäíîì ìåñòå ëèöåâîé ñòîðîíû äîêóìåíòà.

Ïèñüìà ïîäïèñûâàþò ðóêîâîäèòåëè ïðåäïðèÿòèé, ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé. Ðåêâèçèò «Ïîäïèñü» èìååò ñëåäóþùèå ýëåìåíòû: íàèìåíîâàíèå äîëæíîñòè, ïîäïèñûâàþùåãî äîêóìåíò, ïîäïèñü, Ô.È.Î.

Çàêëþ÷åíèå

Ó÷åáíàÿ ïðàêòèêà ïðîõîäèëà â ñîîòâåòñòâèè ñ ïðîãðàììîé è òåìàòè÷åñêèì ïëàíîì ó÷åáíîé ïðàêòèêè. Ìíå ïðàêòèêà ïîìîãëà íàó÷èòüñÿ ñàìîñòîÿòåëüíî ðåøàòü îïðåäåëåííûé êðóã çàäà÷, âîçíèêàþùèõ â õîäå ðàáîòû â ÎÀÎ Ñåâåðî-Çàïàäíûé «Òåëåêîì».

ß ïîíÿëà, ÷òî íà ïðàêòèêå áóäåò âîñòðåáîâàíà îñíîâíàÿ ÷àñòü çíàíèé, ïîëó÷åííûõ ìíîé íà çàíÿòèÿõ. ß îñîçíàëà, ÷òî â íàñòîÿùèé ìîìåíò, âðåìÿ áûñòðîãî îáíîâëåíèÿ çàêîíîäàòåëüíîé áàçû, íåëüçÿ íåäîîöåíèâàòü çíà÷åíèÿ ýëåêòðîííûõ èíôîðìàöèîííûõ ñèñòåì, òàêèõ êàê ïðàâîâàÿ ñèñòåìà «Ãàðàíò». Òàêæå áîëüøóþ ïîìîùü â ðåøåíèè ïîñòàâëåííûõ çàäà÷ îêàçàëà ìèðîâàÿ ñåòü Èíòåðíåò, â êîòîðîé ìîæíî â íàñòîÿùåå âðåìÿ íàéòè ìíîæåñòâî ïîëåçíîé èíôîðìàöèè â äîêóìåíòîîáîðîòà, à òàêæå, êîòîðàÿ ÿâëÿåòñÿ ñðåäñòâîì äåëîâîé ýëåêòðîííîé ïåðåïèñêè.

Èç âñåé ïðîäåëàííîé ðàáîòû ìîæíî ñäåëàòü îáúåêòèâíî âåðíûé âûâîä î íåîáõîäèìîñòè ïðîâåäåíèÿ âïðåäü ïðàêòè÷åñêèõ ðàáîò ñòóäåíòîâ. Äàííûé ìåòîä ïîäà÷è çíàíèé îòëè÷àåòñÿ íàãëÿäíîñòüþ è âûñîêîé ñòåïåíüþ óñâîåíèÿ ìàòåðèàëà. Ñòóäåíò íà ïðàêòèêå ïîëó÷àåò îïðåäåë¸ííûå íàâûêè ðàáîòû è âïèòûâàåò â ñåáÿ îïûò è çíàíèÿ óæå â äîëæíîé ñòåïåíè êâàëèôèöèðîâàííûõ ñïåöèàëèñòîâ. Ðóêîâîäèòåëè ïðàêòèêè íàïðàâëÿþò â íóæíîå ðóñëî ñèëû ñòóäåíòîâ-ïðàêòèêàíòîâ, óêàçûâàþò èì íàèáîëåå áëàãîïðèÿòíûå äëÿ ïîëó÷åíèÿ íîâûõ çíàíèé íàïðàâëåíèÿ ðàáîòû.  ðåçóëüòàòå ñîâìåñòíîãî òðóäà ðóêîâîäèòåëåé ïðàêòèêè îò êàôåäðû è îðãàíèçàöèè çíà÷èòåëüíî ïîâûøàåòñÿ ñòåïåíü îáðàçîâàííîñòè è êà÷åñòâî çíàíèé ñòóäåíòà-ïðàêòèêàíòà. Âî âðåìÿ ðàáîòû â ÎÀÎ ÑÇ «Òåëåêîì» ÿ ïðèîáðåëà îïðåäåëåííûé ïðàêòè÷åñêèé îïûò â îðãàíèçàöèè è óïðàâëåíèÿ äåëîïðîèçâîäñòâîì è ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè, çàêðåïèëà è óãëóáèëà òåîðåòè÷åñêèå çíàíèÿ, ïîëó÷åííûå ïðè îáó÷åíèè â àêàäåìèè, îïûò ðàáîòû ïî îôîðìëåíèþ è çàïîëíåíèþ ðàçëè÷íîé äîêóìåíòàöèè, ïðèîáðåëà îïðåäåëåííûå íàâûêè ðàáîòû ñ íîðìàòèâíûìè è ìåòîäè÷åñêèìè ìàòåðèàëàìè. Ïðèîáðåëà íàâûêè äëÿ ðåøåíèÿ çàäà÷, ñâÿçàííûõ ñ ýôôåêòèâíûì èñïîëüçîâàíèåì ñèñòåì ýëåêòðîííîãî äîêóìåíòîîáîðîòà.

ß ñ÷èòàþ, ÷òî â öåëîì ó÷åáíàÿ ïðàêòèêà ïðîøëà óñïåøíî, è, ÷òî öåëè è çàäà÷è, ïîñòàâëåííûå ïåðåä âûõîäîì íà ó÷åáíóþ ïðàêòèêó, äîñòèãíóòû.

Ñïèñîê ëèòåðàòóðû

1. Àíäðååâà Â.È. Äåëîïðîèçâîäñòâî. Òðåáîâàíèÿ ê äîêóìåíòîîáîðîòó ôèðìû (íà îñíîâå ÃÎÑÒîâ ÐÔ). 3-å èçä., ïåðåðàá. è äîï.-Ì., 2005. — 272 ñ.

2. Àíäðåÿíîâà Â.Â. Êàê ïðàâèëüíî ïîäãîòîâèòü è îôîðìèòü ïðèêàç.- Ì., ÈÍÔÐÀ-Ì, 2004. — 36 ñ.

3. Áûêîâà Ò.À. Ïðàâîâûå òðåáîâàíèÿ ê âíóòðåííèì äîêóìåíòàì ôèðìû//Ñåêðåòàðñêîå äåëî 2003. ¹2. Ñ. 21-25.

4. Ãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ. Îñíîâíûå ïîëîæåíèÿ, Îáùèå òðåáîâàíèÿ ê äîêóìåíòàì è ñëóæáàì äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ. — Ì., ÂÍÈÈÄÀÄ, 2002. — 194 ñ.

5. Äåëîïðîèçâîäñòâî è îñíîâíûå íîðìàòèâíûå òðåáîâàíèÿ ê äîêóìåíòàì. Ì.: Èçä-âî «Þðèäè÷åñêèé êîëëåäæ ÌÃÓ», 2004. — 285 ñ.

6. Äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè. Ó÷åáíîå ïîñîáèå. — Ì.: Àññîöèàöèÿ àâòîðîâ è èçäàòåëåé «Òàíäåì». Èçäàòåëüñòâî ÝÊÌÎÑ, 2003. — 208 ñ.

7. Êóðñ äåëîïðîèçâîäñòâà: Äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå óïðàâëåíèÿ: Ó÷åáíîå ïîñîáèå. — 2-å èçä. — Ì.: ÈÍÔÐÀ-Ì, 2008. — 271 ñ.

8. Êóçíåöîâà Ò.Â. Ñåêðåòàðñêîå äåëî. Èçä. 2-å, èñïð. è äîï. — Ì.; ÇÀÎ «Áèçíåñ — øêîëà», «Èíòåë-Ñèíòåç», 2004. — 226 ñ.

9. Êóçíåöîâà Ò.Â. Äåëîïðîèçâîäñòâî (äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå óïðàâëåíèÿ) — Ì.: ÇÀÎ. Áèçíåñ-øêîëà. «Èíòåë-Ñèíòåç», 2006. — 365 ñ.

10. Îðãàíèçàöèÿ ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè: ó÷åáíèê/ Â.À. Êóäðÿåâ è äð. — Ì.: ÈÍÔÐÀ-Ì, 2006, — 575 ñ.

11. Äåëîïðîèçâîäñòâî è îñíîâíûå íîðìàòèâíûå òðåáîâàíèÿ ê äîêóìåíòàì. Ì.: Èçä-âî «Þðèäè÷åñêèé êîëëåäæ ÌÃÓ», 2004. 45-47 ñ.

12. Äåëîïðîèçâîäñòâî è îñíîâíûå íîðìàòèâíûå òðåáîâàíèÿ ê äîêóìåíòàì. Ì.: Èçä-âî “Þðèäè÷åñêèé êîëëåäæ ÌÃÓ», 2004. -72-75 ñ.

13. Êóðñ äåëîïðîèçâîäñòâà: Äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå óïðàâëåíèÿ: Ó÷åáíîå ïîñîáèå. — 2-å èçä. — Ì.: ÈÍÔÐÀ-Ì, 2008. Ñ. 55. Ðàçìåùåíî íà Allbest.ru

Тема 4. Анализ документирования управленческой деятельности организации (ПКВ-4, ПКВ-10)

Изучение, анализ применяемых в учреждении бланков документов, видов и разновидностей организационных документов, информационно-справочных документов (писем, докладных и объяснительных записок, справок, протоколов, актов, обзоров, отчетов, списков, перечней), распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, указаний). Изучение реквизитов документов, особенностей их оформления в сравнении с ГОСТом на ОРД. Самостоятельное составление писем, докладных и объяснительных записок, протоколов, справок, актов, отчетов, проектов приказов.

Классификация документов учреждения по основным признакам, группы, виды, разновидности организационно-распорядительных документов, их авторов, основные вопросы содержания, соответствие оформления требованиям ГОСТов на организационно-распорядительную документацию. Умение различать степень подлинности, определять необходимый состав удостоверения документов.

Изучая бланки организации, студенты выявляют их виды, назначение, правила использования и хранения.

Анализ самих бланков организации студенты проводят с точки зрения соответствия состава и расположения реквизитов бланка установленным требованиям, обращая внимание на:

· соответствие наименования организации требованиям ГОСТ и законодательства;

· состав реквизитов каждого вида бланков;

· их расположение;

· применяемые шрифты.

Особое внимание обращается на должностные бланки, бланки совместных предприятий, бланки писем для переписки с зарубежными партнерами.

Выявленные отклонения от существующих требований отмечаются в дневнике практики.

При анализе документов следует обратить особое внимание на:

· оформление и использование бланков;

· способы создания документов;

· оформление документов;

· способы их передачи.

Изучая процесс составления и оформления документов, проверяют наличие:

· заголовка к тексту;

· даты;

· индекса;

· отметки об исполнителе и т.п.

Следует проверить также правильность адресования. Особое внимание обращается на порядок внутреннего и внешнего согласования документов, подписания, утверждения. Следует отметить документы, на которые в организации ставится печать.

Анализируя способы создания документов, студенты отмечают, кто изготавливает документы: специалисты, технические исполнители, секретари, какой способ создания документов наиболее распространен в организации.

При наличии компьютеров отмечают, какие программные средства применяются, каковы их функциональные возможности; используются ли какие-либо базы данных при составлении документов (законодательные, по документам организации, адресные и другие); используются ли трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений и при составлении каких документов их применяют.

Особо следует отметить требования к заполнению унифицированных форм документов, в том числе по личному составу.

Собранные данные студенты фиксируют в дневнике практики, указывая выявленные особенности оформления по каждому виду документов. Отдельно студент отмечает навыки, полученные им в процессе практики. Обобщение собранных данных студенты проводят после беседы с руководителем практики от организации.

Тема 5. Анализ организации работы с документами (ПК-25, ПК-26, ПКВ-3, ПКВ-9)

Участие в приеме, первоначальной обработке, передаче на исполнение документов. Выполнение комплекса операций по отправке корреспонденции, регистрация. Группировка исполненных документов в дела.

Знакомство с системой контроля исполнения документов в учреждении. Изучение комплекса документов, создаваемых в процессе контроля исполнения: перечня документов, подлежащих контролю, сводок, перечней неисполненных документов, аналитических справок по результатам контроля.

Анализируется порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами, способы их получения, отправки, регистрации. Составляются схемы маршрутов документов, подсчитывается объем документооборота структурного подразделения или организации. Студенты выясняют перечень нерегистрируемых документов, изучают регистрационные формы. практиканты обращают внимание на справочно-информационный фонд и оперативность поиска необходимых документов.

Тема 6. Организация работы с документами по личному составу и обращениями граждан (ПК-25, ПК-26)

Определениеразновидностей документов по личному составу, обращений граждан. Регистрация, учет обращений граждан. Ведение контроля исполнения обращений; составление, оформление приказов по личному составу, формирование личных дел.


Изучение конкретной номенклатуры дел учреждения, ведомственного перечня или примерных (типовых) номенклатур как основы для ее составления. Анализ конкретной номенклатуры дел – проверка правильности применения, анализ затруднений при группировке документов в дела.

Тема 7. Подготовка дел к передаче в ведомственный архив (ПК-25, ПК-26)

Овладение методикой проведения экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства. Организация работ по экспертизе ценности документов. Приказ о создании ЭК (экспертной комиссии), положение об ЭК. Описи на дела структурных подразделений, акты на уничтожение дел.

Сверка соответствия заголовков дел содержанию документов в делах. Отбор дел на постоянное, долговременное, хранение и на уничтожение. Составление описей постоянного хранения дел по личному составу. Составление акта о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Подготовка дел для передачи в ведомственный архив.

В результате освоения тем 3-го раздела студенты должны:

знать:

· классификацию документов;

· характеристику унифицированных систем документации;

· структуру документа;

· понятие «комплексы документов», «архив», «номенклатура дел».

· закономерности документообразования;

· возможности и условия регулирования процесса документообразования;

· организацию служб документационного обеспечения управления;

· порядок обработки входящих, исходящих и внутренних документов;

уметь:

· классифицировать документы в соответствии с поставленными задачами;

· составлять и оформлять организационно- распорядительную документацию;

· составлять должностную инструкцию служащего службы ДОУ, архивного работника;

· составлять оперограммы движения документов;

· под руководством работника службы ДОУ осуществлять операции по приему и обработке входящих (исходящих, внутренних) документов;

выполнять:

· анализ системы документации, применяемые в учреждении, организации, на предприятии;

· регламентацию состава, видов и разновидностей документов определенного комплекса по функциям и задачам управления;

· анализ формуляра текстового документа, электронного документа;

· маршрутно-технологическую карту движения входящих (исходящих, внутренних) документов;

· анализ комплексы документов конкретного учреждения, организации и структурных подразделений;

· проект «Положения о службе ДОУ»;

· проект должностной инструкции служащего службы ДОУ;

· проект должностной инструкции архивного работника.

3-й этап — Подготовка и оформление отчетных документов о прохождении практики.К отчетным документам о прохождении практики относятся:

1. дневник практики,

2. характеристика работы студента в период практики,

3. отчет о прохождении практики.

Доцент кафедры Л.Б.Егорова

Читайте также:



Adblock
detector