Авансовые отчеты пустой бланк

Авансовый отчет. форма ао-1 это документ первичной бухгалтерской отчетности, отображающий целевое использование подотчетных сумм денежных средств, выданных ранее авансом

Авансовый отчет. Форма АО-1 – это документ первичной бухгалтерской отчетности, отображающий целевое использование подотчетных сумм денежных средств, выданных ранее авансом с приложением документов, являющихся доказательством их расходования. Форма отчета унифицирована, утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 №55 и кодом по ОКУД 0302001. Для бюджетных организаций предусмотрена другая форма, № 0504505, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н.

Целью составления авансового отчета является последующая проверка расходования средств, выданных авансом, подтверждение руководителем организации их использования, а также последующее списание производственных расходов. Документ заполняется лицом, получившим средства авансом под отчет.

 Список лиц, имеющих право получать деньги под отчет, утверждается приказом о подотчетных лицах, который должен быть в наличии в бухгалтерии организации. Денежные средства выдаются через кассу предприятия по расходному кассовому ордеру, в котором должно быть указано целевое предназначение этой суммы. Срок, на который предоставляется аванс, также утверждается соответствующим приказом по предприятию.

Предоставление командировочных средств осуществляется на основании приказа руководителя или командировочного удостоверения. По окончании командировки, подотчетное лицо обязано предоставить отчет с приложением документов, подтверждающих целесообразность понесенных расходов. Бланк авансового отчета заполняется в одном экземпляре с обеих сторон. Лицевая сторона заполняется подотчетным лицом и содержит следующие данные:

  • наименование организации, дату заполнения отчета и его номер;
  • фамилию, имя, отчество подотчетного лица, его табельный номер (при наличии), отдел, в котором он числится.

В левом нижнем углу подотчетное лицо заполняет таблицу, которая отображает сведения о предыдущих выданных ему авансах, суммах денежных средств, полученных им в данный момент, их расходе, перерасходе, остатке. На обратной стороне бланка вносится перечень документов, подтверждающих расходование денежных средств (квитанции, чеки ККМ, транспортные документы, командировочное удостоверение и т.п.), а также суммы затрат по каждому из них (графы 1-6). Документы, служащие приложением к отчету, нумеруются в нем в порядке их записи.

В случае, когда аванс был выдан в иностранной валюте, заполняются: строка 1а лицевой стороны, а также графы 6 и 8 оборотной. После заполнения документа подотчетным лицом, он передается на проверку правильности заполнения главному бухгалтеру. Если документ заполнен правильно, бухгалтер ставит отметку, свидетельствующую о том, что отчет утвержден согласно соответствующей сумме (цифрами и прописью), а на лицевой стороне заполняет расписку и передает ее подотчетному лицу.

После проверки бухгалтером авансовый отчет передается на утверждение руководителю, после чего принимает к учету с целью списания соответствующей суммы расходов. Если подотчетное лицо имеет задолженность по ранее выданным авансам, выдача ему последующих сумм осуществлена быть не может.

Loading…

Главная → Касса, банк и валютный контроль → Авансовый отчет (форма АО-1)

Скачать бланк авансового отчета:
формат Word 2007 (docx) – скачать
формат Word 97-2003 (doc) – скачать
формат Word (rtf) – скачать
формат Excel 2007 (xlsx) – скачать
формат Excel 97-2003 (xls) – скачать
формат Adobe Acrobat (pdf) – скачать

Авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно — хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

·····

[1] Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет»»

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк авансового отчёта .xlsСкачать образец заполнения авансового отчёта .xls

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

  • сведения об организации, выдавшей деньги,
  • сотруднике, их получившем,
  • точная сумма средств,
  • цели, на которые они были предназначены.
  • здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

  1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
  2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
  3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Образец авансового отчёта, часть 1

Далее документ содержит две таблицы.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Образец авансового отчёта, часть 2

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

  • их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
  • а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Образец авансового отчёта, часть 3

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

  • фамилия, имя, отчество работника,
  • номер и дата отчета,
  • размер выданных к расходованию средств (прописью),
  • а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.

Образец авансового отчёта, часть 4


Adblock
detector