Авансовый отчет бланк как правильно заполнить

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк авансового отчёта .xlsСкачать образец заполнения авансового отчёта .xls

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

  • сведения об организации, выдавшей деньги,
  • сотруднике, их получившем,
  • точная сумма средств,
  • цели, на которые они были предназначены.
  • здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

  1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
  2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
  3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Образец авансового отчёта, часть 1

Далее документ содержит две таблицы.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Образец авансового отчёта, часть 2

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

  • их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
  • а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Образец авансового отчёта, часть 3

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

  • фамилия, имя, отчество работника,
  • номер и дата отчета,
  • размер выданных к расходованию средств (прописью),
  • а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.

Образец авансового отчёта, часть 4

«Áóõãàëòåðñêèé ó÷åò â áþäæåòíûõ è íåêîììåð÷åñêèõ îðãàíèçàöèÿõ», 2009, N 11

 êàæäîì áþäæåòíîì ó÷ðåæäåíèè ðåãóëÿðíî âûäàþòñÿ ñðåäñòâà â ïîäîò÷åò. Öåëè ïîëó÷åíèÿ ñðåäñòâ â ïîäîò÷åò ìîãóò áûòü ðàçëè÷íû. Íàïðèìåð, ïîåçäêà ïåðñîíàëà â êîìàíäèðîâêè, ïðèîáðåòåíèå òîâàðîâ, ðàáîò, óñëóã äëÿ íóæä ó÷ðåæäåíèÿ. Çàäà÷åé ñîòðóäíèêîâ áóõãàëòåðèè â äàííîì ñëó÷àå ÿâëÿåòñÿ êîíòðîëü çà ïîäîò÷åòíûìè ëèöàìè â ñâîåâðåìåííîñòè îò÷åòà ïî ïîëó÷åííûì äåíåæíûì ñðåäñòâàì è ñäà÷å ïðàâèëüíî çàïîëíåííûõ àâàíñîâûõ îò÷åòîâ.

Ó÷ðåæäåíèå âûäàåò íàëè÷íûå äåíüãè èç êàññû íà õîçÿéñòâåííûå íóæäû è íà ðàñõîäû, ñâÿçàííûå ñ êîìàíäèðîâêàìè ñâîèõ ñîòðóäíèêîâ. Äëÿ âûäà÷è èç êàññû çàïîëíÿåòñÿ ðàñõîäíûé êàññîâûé îðäåð (ôîðìà N ÊÎ-2 «Ðàñõîäíûé êàññîâûé îðäåð»). Ïîñëå îôîðìëåíèÿ äîêóìåíò ïîäïèñûâàåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì, ãëàâíûì áóõãàëòåðîì èëè óïîëíîìî÷åííûìè ëèöàìè.

Ó÷ðåæäåíèå ìîæåò ïåðå÷èñëèòü ñðåäñòâà è áåçíàëè÷íî: ïóòåì ïåðå÷èñëåíèÿ, íàïðèìåð, íà ñ÷åò, îòêðûòûé ðàáîòíèêó â áàíêå â ðàìêàõ «çàðïëàòíîãî ïðîåêòà».

Ïîäîò÷åòíîå ëèöî ïðè âñåõ âàðèàíòàõ âûäà÷è åìó äåíåæíûõ ñðåäñòâ (íà õîçÿéñòâåííûå íóæäû, íà ïðèîáðåòåíèå ìàòåðèàëüíûõ öåííîñòåé, ïðè íàïðàâëåíèè â ñëóæåáíóþ êîìàíäèðîâêó è äðóãèå) îáÿçàíî çàïîëíèòü àâàíñîâûé îò÷åò îá èçðàñõîäîâàííûõ äåíåæíûõ ñðåäñòâàõ. Ñîãëàñíî ï. 11 Ïîðÿäêà âåäåíèÿ êàññîâûõ îïåðàöèé â Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè, óòâåðæäåííîãî Ðåøåíèåì Ñîâåòà äèðåêòîðîâ ÖÁ ÐÔ îò 22.09.1993 N 40, ëèöà, ïîëó÷èâøèå íàëè÷íûå äåíüãè ïîä îò÷åò, îáÿçàíû íå ïîçäíåå òðåõ ðàáî÷èõ äíåé ïî èñòå÷åíèè ñðîêà, íà êîòîðûé îíè âûäàíû, èëè ñî äíÿ âîçâðàùåíèÿ ýòèõ ëèö èç êîìàíäèðîâêè ïðåäúÿâèòü â áóõãàëòåðèþ îðãàíèçàöèè îò÷åò îá èçðàñõîäîâàííûõ ñóììàõ è ïðîèçâåñòè îêîí÷àòåëüíûé ðàñ÷åò ïî íèì. Ïðè ýòîì ñðîê, íà êîòîðûé âûäàþòñÿ äåíåæíûå ñðåäñòâà ïîä îò÷åò, îïðåäåëÿåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè. Äëÿ áþäæåòíûõ ó÷ðåæäåíèé äàííûé ñðîê, êàê ïðàâèëî, îïðåäåëåí ïðàâèëàìè âåäåíèÿ áþäæåòíîãî ó÷åòà, óòâåðæäåííûìè âûøåñòîÿùèì ðàñïîðÿäèòåëåì, ñàìèì áþäæåòíûì ó÷ðåæäåíèåì.

Âûäà÷à íàëè÷íûõ äåíåã ïîä îò÷åò ïðîèçâîäèòñÿ òîëüêî ëèöó, íàõîäÿùåìóñÿ ñ îðãàíèçàöèåé â òðóäîâûõ îòíîøåíèÿõ. Âûäà÷à èíûì ëèöàì çàïðåùàåòñÿ. Âûäà÷à íàëè÷íûõ äåíåã ïðîèçâîäèòñÿ ïðè óñëîâèè ïîëíîãî îò÷åòà êîíêðåòíîãî ïîäîò÷åòíîãî ëèöà ïî ðàíåå âûäàííîìó åìó àâàíñó. Ïåðåäà÷à âûäàííûõ ïîä îò÷åò äåíåã îäíèì ëèöîì äðóãîìó çàïðåùàåòñÿ.

Èòàê, ðàáîòíèêè, ïîëó÷èâøèå íàëè÷íûå äåíüãè ïîä îò÷åò, îáÿçàíû íå ïîçäíåå òðåõ ðàáî÷èõ äíåé ïî èñòå÷åíèè ñðîêà, íà êîòîðûé îíè âûäàíû, èëè ñî äíÿ âîçâðàùåíèÿ èç êîìàíäèðîâêè ïðåäúÿâèòü â áóõãàëòåðèþ ïðåäïðèÿòèÿ îò÷åò îá èçðàñõîäîâàííûõ ñóììàõ è ïðîèçâåñòè ïî íèì îêîí÷àòåëüíûé ðàñ÷åò.

Äëÿ ó÷åòà äåíåæíûõ ñðåäñòâ, âûäàííûõ ïîäîò÷åòíûì ëèöàì, ïðèìåíÿåòñÿ àâàíñîâûé îò÷åò. Ïîñòàíîâëåíèåì Ãîñêîìñòàòà Ðîññèè îò 01.08.2001 N 55 óòâåðæäåíà ôîðìà àâàíñîâîãî îò÷åòà (ôîðìà N ÀÎ-1) äëÿ ó÷åòà äåíåæíûõ ñðåäñòâ, âûäàííûõ ïîä îò÷åò íà àäìèíèñòðàòèâíî-õîçÿéñòâåííûå ðàñõîäû. Ôîðìà N ÀÎ-1 ïðèìåíÿåòñÿ ñ 1 ÿíâàðÿ 2002 ã. þðèäè÷åñêèìè ëèöàìè âñåõ ôîðì ñîáñòâåííîñòè, êðîìå áþäæåòíûõ ó÷ðåæäåíèé.

Ôîðìà àâàíñîâîãî îò÷åòà äëÿ áþäæåòíûõ ó÷ðåæäåíèé óòâåðæäåíà Ïðèêàçîì Ìèíèñòåðñòâà ôèíàíñîâ ÐÔ îò 23.09.2005 N 123í. Òàêèì îáðàçîì, äëÿ áþäæåòíûõ ó÷ðåæäåíèé ïðèìåíÿåòñÿ Àâàíñîâûé îò÷åò — ôîðìà 0504049.  äàííîé ñòàòüå ïîéäåò ðå÷ü î çàïîëíåíèè àâàíñîâîãî îò÷åòà áþäæåòíûìè ó÷ðåæäåíèÿìè.

Àâàíñîâûé îò÷åò ïðèìåíÿåòñÿ äëÿ ó÷åòà ðàñ÷åòîâ ñ ïîäîò÷åòíûìè ëèöàìè. Áëàíê àâàíñîâîãî îò÷åòà ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé äâóñòîðîííèé äîêóìåíò. Ïîäîò÷åòíûå ëèöà ïðèâîäÿò ñâåäåíèÿ î ñåáå íà ëèöåâîé ñòîðîíå àâàíñîâîãî îò÷åòà è çàïîëíÿþò ãðàôû 1 — 6 íà îáîðîòíîé ñòîðîíå àâàíñîâîãî îò÷åòà î ôàêòè÷åñêè èçðàñõîäîâàííûõ ñóììàõ ñ ïðèëîæåíèåì äîêóìåíòîâ, ïîäòâåðæäàþùèõ ïðîèçâåäåííûå ðàñõîäû.  áóõãàëòåðèè àâàíñîâûå îò÷åòû ïðîâåðÿþòñÿ íà ïðåäìåò ïðàâèëüíîñòè îôîðìëåíèÿ è íàëè÷èÿ äîêóìåíòîâ, ïîäòâåðæäàþùèõ ïðîèçâåäåííûå ðàñõîäû, öåëåâîãî ðàñõîäîâàíèÿ ñðåäñòâ, è çàïîëíÿþòñÿ ãðàôû 7 — 10 îáîðîòíîé ñòîðîíû àâàíñîâîãî îò÷åòà, ñîäåðæàùèå ñâåäåíèÿ î ðàñõîäàõ, ïðèíèìàåìûõ áóõãàëòåðèåé ê ó÷åòó. Ïðîâåðåííûå àâàíñîâûå îò÷åòû óòâåðæäàþòñÿ ðóêîâîäèòåëåì ó÷ðåæäåíèÿ.

Ñóììû, âûïëà÷åííûå â èíîñòðàííîé âàëþòå, ó÷èòûâàþòñÿ êàê â èíîñòðàííîé âàëþòå, òàê è â ðóáëÿõ ïî êóðñó Öåíòðàëüíîãî áàíêà ÐÔ. Ïîãàøåíèå ñóììû çàäîëæåííîñòè â èíîñòðàííîé âàëþòå ïîäîò÷åòíûìè ëèöàìè è îòðàæåíèå ýòîé ñóììû â àâàíñîâîì îò÷åòå â ðóáëåâîì ýêâèâàëåíòå ïðîèçâîäÿòñÿ ïî êóðñó Öåíòðàëüíîãî áàíêà ÐÔ íà äàòó óòâåðæäåíèÿ àâàíñîâîãî îò÷åòà ðóêîâîäèòåëåì ó÷ðåæäåíèÿ.

Ñóììû ïîëó÷åííîãî àâàíñà ïðèâîäÿòñÿ ñ óêàçàíèåì äàòû ïîëó÷åíèÿ è êîäîâ ñîîòâåòñòâóþùèõ àíàëèòè÷åñêèõ ñ÷åòîâ áþäæåòíîãî ó÷åòà.

Îñíîâàíèåì äëÿ âûäà÷è äåíåã ïîä îò÷åò â ëþáîì ñëó÷àå ÿâëÿåòñÿ çàÿâëåíèå íà âûäà÷ó äåíåã.  çàÿâëåíèè ïîäîò÷åòíîå ëèöî îáÿçàíî óêàçàòü êîíêðåòíóþ öåëü ïîëó÷åíèÿ àâàíñà, ñðîê ïîëó÷åíèÿ äåíåã. Çàÿâëåíèå íàïðàâëÿåòñÿ ðóêîâîäèòåëþ ó÷ðåæäåíèÿ. Ïîñëå ñîîòâåòñòâóþùåãî âèçèðîâàíèÿ ðóêîâîäèòåëåì çàÿâëåíèå ïîñòóïàåò â áóõãàëòåðèþ äëÿ âûäà÷è äåíåã. Ïðè ýòîì áóõãàëòåð îáÿçàí ïðîâåðèòü îòñóòñòâèå îñòàòêà ïî ïðåäûäóùåìó àâàíñó (î ÷åì íà çàÿâëåíèè ïðîñòàâëÿåòñÿ ñîîòâåòñòâóþùàÿ îòìåòêà) è ïðîñòàâèòü ñîîòâåòñòâóþùèé ñ÷åò àíàëèòè÷åñêîãî ó÷åòà ñ÷åòà 20800.

Ïðè íàïðàâëåíèè â êîìàíäèðîâêó îñíîâàíèåì äëÿ âûäà÷è äåíåã ÿâëÿåòñÿ ïðèêàç ðóêîâîäèòåëÿ îðãàíèçàöèè î íàïðàâëåíèè ðàáîòíèêà îðãàíèçàöèè â ñëóæåáíóþ êîìàíäèðîâêó. Ïîñëå îçíàêîìëåíèÿ ñ ïðèêàçîì ðàáîòíèê ñîñòàâëÿåò çàÿâëåíèå ñ ïðåäâàðèòåëüíûì ðàñ÷åòîì ñðåäñòâ, êîòîðûå ïîíàäîáÿòñÿ åìó â êîìàíäèðîâêå.

Ñóùåñòâóþò òàêæå îñîáåííîñòè ñîñòàâëåíèÿ çàÿâëåíèé ïðè ðàçëè÷íûõ ñèòóàöèÿõ. Íàïðèìåð, ïðè ïîëó÷åíèè ñðåäñòâ íà êîìïåíñàöèþ íà ïðîåçä â îòïóñê.

Ïî âîçâðàùåíèè ñîòðóäíèêà èç êîìàíäèðîâêè (èëè ïîñëå ïðèîáðåòåíèÿ òîâàðíî-ìàòåðèàëüíûõ öåííîñòåé, ïîëó÷åíèÿ óñëóã è ïðî÷åå) èì ñîñòàâëÿåòñÿ àâàíñîâûé îò÷åò ïî óíèôèöèðîâàííîé ôîðìå. Îò÷åò ñäàåòñÿ â áóõãàëòåðèþ. Íàïîìèíàåì, ÷òî ýòî íåîáõîäèìî ñäåëàòü íå ïîçäíåå òðåõ äíåé ïîñëå âîçâðàùåíèÿ èç êîìàíäèðîâêè.

Åñëè áûëî ïîòðà÷åíî ìåíüøå, ÷åì ïîëó÷åíî, òî îñòàòîê íåèçðàñõîäîâàííûõ ñóìì âîçâðàùàåòñÿ â êàññó ïî ïðèõîäíîìó êàññîâîìó îðäåðó.

Åñëè áûëî ïîòðà÷åíî áîëüøå, ÷åì ïîëó÷åíî, òî ïåðåðàñõîä ïî àâàíñîâîìó îò÷åòó âûäàåòñÿ ñîòðóäíèêó ïî ðàñõîäíîìó êàññîâîìó îðäåðó.

Áóõãàëòåð ïðîâåðÿåò öåëåâîå ðàñõîäîâàíèå ñðåäñòâ, âûäàííûõ ðàáîòíèêó.

Ïðîâåðåííûé àâàíñîâûé îò÷åò óòâåðæäàåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì èëè óïîëíîìî÷åííûì íà ýòî ëèöîì.

 ñîîòâåòñòâèè ñî ñò. 9 Ôåäåðàëüíîãî çàêîíà îò 21.11.1996 N 129-ÔÇ «Î áóõãàëòåðñêîì ó÷åòå» (äàëåå — Ôåäåðàëüíûé çàêîí N 129-ÔÇ) âñå õîçÿéñòâåííûå îïåðàöèè, îñóùåñòâëÿåìûå îðãàíèçàöèåé, äîëæíû îôîðìëÿòüñÿ îïðàâäàòåëüíûìè äîêóìåíòàìè. Ýòè äîêóìåíòû ñëóæàò ïåðâè÷íûìè ó÷åòíûìè äîêóìåíòàìè, íà îñíîâàíèè êîòîðûõ âåäåòñÿ áóõãàëòåðñêèé ó÷åò. Ïåðâè÷íûå ó÷åòíûå äîêóìåíòû ïðèíèìàþòñÿ ê ó÷åòó, åñëè îíè ñîñòàâëåíû ïî ôîðìå, ñîäåðæàùåéñÿ â àëüáîìàõ óíèôèöèðîâàííûõ ôîðì ïåðâè÷íîé äîêóìåíòàöèè. Äîêóìåíòû, ôîðìà êîòîðûõ íå ïðåäóñìîòðåíà â ýòèõ àëüáîìàõ, äîëæíû ñîäåðæàòü îáÿçàòåëüíûå ðåêâèçèòû, ïåðå÷èñëåííûå â ï. 2 ñò. 9 Ôåäåðàëüíîãî çàêîíà N 129-ÔÇ. Ïî èñòå÷åíèè óñòàíîâëåííîãî ñðîêà ñîòðóäíèê îðãàíèçàöèè, ïîëó÷èâøèé äåíåæíûå ñðåäñòâà ïîä îò÷åò, îáÿçàí ïðåäñòàâèòü â áóõãàëòåðèþ àâàíñîâûé îò÷åò ñ ïðèëîæåíèåì âñåõ îïðàâäàòåëüíûõ äîêóìåíòîâ, ïîäòâåðæäàþùèõ ïðîèçâåäåííûå ðàñõîäû.

Ïðèëîæåííûå ê àâàíñîâîìó îò÷åòó ïîäòâåðæäàþùèå äîêóìåíòû äîëæíû îòâå÷àòü ñëåäóþùèì îñíîâíûì òðåáîâàíèÿì:

  • ïîäòâåðæäàþùèå äîêóìåíòû ïîäàþòñÿ â îðèãèíàëå;
  • ïî ôîðìå îíè äîëæíû ñîîòâåòñòâîâàòü ïðèíÿòûì òðåáîâàíèÿì äëÿ îôîðìëåíèÿ è çàïîëíåíèÿ ïåðâè÷íûõ äîêóìåíòîâ;
  • ïî õàðàêòåðó îïåðàöèé äîëæíà áûòü óñòàíîâëåíà ñâÿçü ïîäòâåðæäàþùèõ äîêóìåíòîâ ñ öåëåâûì íàçíà÷åíèåì âûäàííîãî ïîäîò÷åòíîìó ëèöó äåíåæíîãî àâàíñà.

Êàê ìû ïèñàëè âûøå, åñëè ñîòðóäíèêîì áûëî ïîòðà÷åíî ìåíüøå, ÷åì ïîëó÷åíî, òî îñòàòîê íåèçðàñõîäîâàííûõ ñóìì îí äîëæåí âåðíóòü â êàññó ó÷ðåæäåíèÿ ïî ïðèõîäíîìó êàññîâîìó îðäåðó.

Ïî òîé èëè èíîé ïðè÷èíå ñîòðóäíèê ìîæåò çàäåðæàòü âîçâðàò îñòàâøèõñÿ ó íåãî ñóìì, à òî è íå âåðíóòü èõ âîâñå.  ñëó÷àå åñëè ðàáîòíèê ñâîåâðåìåííî íå âåðíóë â êàññó îñòàòîê íåèñïîëüçîâàííûõ ñðåäñòâ, ñëåäóåò ðóêîâîäñòâîâàòüñÿ ñò. 137 Òðóäîâîãî êîäåêñà ÐÔ, êîòîðîé ïðåäóñìîòðåíû ñëó÷àè óäåðæàíèÿ èç çàðàáîòíîé ïëàòû ðàáîòíèêà äëÿ ïîãàøåíèÿ åãî çàäîëæåííîñòè ðàáîòîäàòåëþ.

 äàííîé ñòàòüå ïðåäóñìîòðåíû ñëó÷àè, êîãäà èç çàðàáîòíîé ïëàòû ðàáîòíèêà ìîãóò áûòü óäåðæàíû ñðåäñòâà äëÿ ïîãàøåíèÿ åãî çàäîëæåííîñòè ó÷ðåæäåíèþ.  ÷àñòíîñòè, óäåðæàíèÿ èç çàðàáîòíîé ïëàòû ðàáîòíèêà ìîãóò ïðîèçâîäèòüñÿ äëÿ ïîãàøåíèÿ íåèçðàñõîäîâàííîãî è ñâîåâðåìåííî íå âîçâðàùåííîãî àâàíñà, âûäàííîãî â ñâÿçè ñî ñëóæåáíîé êîìàíäèðîâêîé.

Ïðè ýòîì ðàáîòîäàòåëü âïðàâå ïðèíÿòü ðåøåíèå îá óäåðæàíèè èç çàðàáîòíîé ïëàòû ðàáîòíèêà íå ïîçäíåå îäíîãî ìåñÿöà ñî äíÿ îêîí÷àíèÿ ñðîêà, óñòàíîâëåííîãî äëÿ âîçâðàùåíèÿ àâàíñà, è ïðè óñëîâèè, åñëè ðàáîòíèê íå îñïàðèâàåò îñíîâàíèé è ðàçìåðîâ óäåðæàíèÿ.

Ðåøåíèÿ ðàáîòîäàòåëü ïðèíèìàåò è îôîðìëÿåò, êàê ïðàâèëî, â ôîðìå ïðèêàçà èëè ðàñïîðÿæåíèÿ, õîòÿ óíèôèöèðîâàííîé ôîðìû òàêîãî ïðèêàçà íîðìàòèâíûìè ïðàâîâûìè àêòàìè íå óñòàíîâëåíî. Ïðè ýòîì ïåðâîíà÷àëüíî ó÷ðåæäåíèå äîëæíî ïîëó÷èòü ñîãëàñèå ðàáîòíèêà íà óäåðæàíèå ñóìì èç çàðàáîòíîé ïëàòû. Òàêîå ñîãëàñèå äîëæíî áûòü îôîðìëåíî â ïèñüìåííîé ôîðìå. Îáùàÿ ñóììà óäåðæàíèÿ íå äîëæíà ïðåâûøàòü 20% îò ñóììû ïðè÷èòàþùåéñÿ ðàáîòíèêó çàðàáîòíîé ïëàòû (ïîñëå óäåðæàíèÿ íàëîãà íà äîõîäû ôèçè÷åñêèõ ëèö).

Àâàíñîâûé îò÷åò ñîñòàâëÿåòñÿ â îäíîì ýêçåìïëÿðå ïîäîò÷åòíûì ëèöîì.

Íà òèòóëüíîé ÷àñòè áëàíêà àâàíñîâîãî îò÷åòà ïîäîò÷åòíîå ëèöî óêàçûâàåò:

  • íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè, íàïðàâèâøåé åãî â êîìàíäèðîâêó;
  • ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå (îòäåë, ñåêòîð), â êîòîðîì ðàáîòàåò ñîòðóäíèê;
  • ñâîþ ôàìèëèþ, èìÿ è îò÷åñòâî (ãðàôà «Ïîäîò÷åòíîå ëèöî»);
  • äîëæíîñòü;
  • íàçíà÷åíèå àâàíñà (ïðèîáðåòåíèå öåííîñòåé, îïëàòà óñëóã, êîìàíäèðîâî÷íûå ðàñõîäû è äðóãîå).

Áóõãàëòåð äëÿ îñóùåñòâëåíèÿ êîíòðîëÿ óêàçûâàåò íà òèòóëüíîé ÷àñòè áëàíêà àâàíñîâîãî îò÷åòà èíôîðìàöèþ î âûäà÷å äåíåã (óêàçûâàåò N è äàòó äîêóìåíòà, ïî êîòîðîìó âûäàíû äåíüãè, è ñîîòâåòñòâóþùèé íîìåð ñ÷åòà) è äàííûå î íàëè÷èè îñòàòêà èëè ïåðåðàñõîäà ïî ïðåäûäóùåìó àâàíñó.

Íà òèòóëüíîé ÷àñòè áëàíêà àâàíñîâîãî îò÷åòà òàêæå åñòü òàáëèöà «Áóõãàëòåðñêàÿ çàïèñü», â êîòîðóþ áóõãàëòåð ïåðåíîñèò ñóììû ê ó÷åòó ñ îáîðîòíîé ñòîðîíû àâàíñîâîãî îò÷åòà ïî ñîîòâåòñòâóþùåé êîððåñïîíäåíöèè ñ÷åòîâ.

Âíèçó àâàíñîâîãî îò÷åòà èìååòñÿ ðàçäåë — ðàñïèñêà áóõãàëòåðà â òîì, ÷òî îò÷åò ïðèíÿò ê ïðîâåðêå ñî âñåìè ïðèëàãàåìûìè äîêóìåíòàìè.  ðàñïèñêå óêàçûâàþòñÿ ôàìèëèÿ, èìÿ, îò÷åñòâî ïîäîò÷åòíîãî ëèöà, íîìåð è äàòà àâàíñîâîãî îò÷åòà, ïðîïèñüþ ñóììà äîêóìåíòàëüíî ïîäòâåðæäåííûõ ðàñõîäîâ, êîëè÷åñòâî ïðèëàãàåìûõ äîêóìåíòîâ, à òàêæå êîëè÷åñòâî ëèñòîâ â ýòèõ äîêóìåíòàõ. Ïîñëå çàïîëíåíèÿ âñåãî îò÷åòà áóõãàëòåð îòðûâàåò ðàñïèñêó ïî ëèíèè îòðåçà è îòäàåò ïîäîò÷åòíîìó ëèöó.

Ïåðåä çàïîëíåíèåì îáîðîòíîé ñòîðîíû àâàíñîâîãî îò÷åòà ïîäîò÷åòíîå ëèöî äîëæíî ñèñòåìàòèçèðîâàòü ïåðâè÷íûå äîêóìåíòû (áèëåòû, òðàíñïîðòíûå ñ÷åòà, áàãàæíûå êâèòàíöèè, ñ÷åòà èç ãîñòèíèö èëè îò èíûõ ëèö, ïðåäîñòàâëÿþùèõ óñëóãè ïî ðàçìåùåíèþ è ïðîæèâàíèþ ôèçè÷åñêîãî ëèöà, àêòû çàêóïêè, ñ÷åòà-ôàêòóðû, òîâàðíûå íàêëàäíûå è ò.ä.). Äîêóìåíòû íóæíî ñôîðìèðîâàòü â õðîíîëîãè÷åñêîì ïîðÿäêå, ïðîíóìåðîâàòü èõ. Êàê ïðàâèëî, äîêóìåíòû íåáîëüøîãî ðàçìåðà (íàïðèìåð, áèëåò â ýëåêòðè÷êå) íóæíî íàêëåèòü íà ëèñò ôîðìàòà À4.

Îáîðîòíàÿ ñòîðîíà àâàíñîâîãî îò÷åòà çàïîëíÿåòñÿ â ñëåäóþùåì ïîðÿäêå, ïî ãðàôàì:

 

«N ï/ï»

Óêàçûâàåòñÿ íîìåð äîêóìåíòà ïî ïîðÿäêó, â çàâèñèìîñòè

îò òîãî, êàê èõ ïîäîò÷åòíîå ëèöî ïðîíóìåðîâàëî è

ñèñòåìàòèçèðîâàëî. Äîêóìåíòû ïðèêëàäûâàþòñÿ ê àâàíñîâîìó

îò÷åòó ïî ïîðÿäêó

«Äàòà»

Óêàçûâàåòñÿ äàòà âûïîëíåíèÿ õîçÿéñòâåííîé îïåðàöèè,

ñîïðîâîæäàþùåéñÿ óïëàòîé äåíåæíûõ ñðåäñòâ, óêàçàííàÿ

íà äîêóìåíòå. Òî åñòü äàòà äîêóìåíòà. Îòíîñèòåëüíî ñóòî÷íûõ

ïî ñëóæåáíîé êîìàíäèðîâêå ìîæåò óêàçûâàòüñÿ äàòà îôîðìëåíèÿ

ïðèêàçà ðóêîâîäèòåëÿ íà êîìàíäèðîâêó

«Íîìåð»

Óêàçûâàåòñÿ íîìåð äîêóìåíòà (íîìåð êàññîâîãî ÷åêà, íîìåð

áèëåòà è ò.ä.)

«Êîìó, çà ÷òî

è ïî êàêîìó

äîêóìåíòó

óïëà÷åíî»

Óêàçûâàåòñÿ ïîëó÷àòåëü äåíåæíûõ ñðåäñòâ, ñîäåðæàíèå

îïåðàöèè (îïëàòà ïðîåçäà, ïîêóïêà òîâàðà, îïëàòà ïîñòåëüíûõ

ïðèíàäëåæíîñòåé, ñóòî÷íûå è ò.ä.), íàçâàíèå äîêóìåíòà

(áèëåò, êâèòàíöèÿ, àêò çàêóïêè, íàêëàäíàÿ, êîìàíäèðîâî÷íîå

óäîñòîâåðåíèå è ò.ä.)

«Ñóììà

ðàñõîäà»

Óêàçûâàåòñÿ ñóììà äåíåæíûõ ñðåäñòâ, ïîäëåæàùàÿ âîçìåùåíèþ

ïðåäïðèÿòèåì çà èçðàñõîäîâàííûå ïîäîò÷åòíûì ëèöîì äåíåæíûå

ñðåäñòâà

Åñëè êîëè÷åñòâî ïîäòâåðæäàþùèõ äîêóìåíòîâ ïðåâûøàåò êîëè÷åñòâî ñòðîê â áëàíêå ôîðìû àâàíñîâîãî îò÷åòà, ïîäîò÷åòíîå ëèöî ïîëó÷àåò âòîðîé îáîðîòíûé ëèñò áëàíêà, ïðè íåîáõîäèìîñòè — è òðåòèé è ò.ä. áëàíêè îò÷åòà è ñîñòàâëÿåò àâàíñîâûé îò÷åò íà íåñêîëüêèõ áëàíêàõ.  êîíöå ïåðâîãî áëàíêà îò÷åòà óêàçûâàåòñÿ: «Îêîí÷àíèå ðàñ÷åòà ñì. â ïðîäîëæåíèè (ïðîäîëæåíèÿõ N) àâàíñîâîãî îò÷åòà».  âåðõíåé ÷àñòè âòîðîãî è ïîñëåäóþùèõ áëàíêîâ îò÷åòîâ óêàçûâàåòñÿ: «Ïðîäîëæåíèå àâàíñîâîãî îò÷åòà… Ô.È.Î. N…».

Çàïîëíåííûé áëàíê àâàíñîâîãî îò÷åòà äîëæåí áûòü ïîäïèñàí ïîäîò÷åòíûì ëèöîì.

Àâàíñîâûé îò÷åò ïîäîò÷åòíîãî ëèöà, íå ñîîòâåòñòâóþùèé óêàçàííûì âûøå òðåáîâàíèÿì, áóõãàëòåðèåé ê ïðîâåðêå è ó÷åòó íå ïðèíèìàåòñÿ. Ïîäîò÷åòíîå ëèöî â òàêîì ñëó÷àå îñòàåòñÿ äîëæíèêîì ïðåäïðèÿòèÿ íà ñóììó ïîëó÷åííûõ ïîä îò÷åò äåíåæíûõ ñðåäñòâ äî ïîãàøåíèÿ ñóììû ýòèõ ñðåäñòâ.

Ïðîâåðåííûé àâàíñîâûé îò÷åò äîëæåí áûòü ïîäïèñàí (ñ ðàñøèôðîâêîé) ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè èëè óïîëíîìî÷åííûì íà ýòî ëèöîì, äëÿ ÷åãî â âåðõíåé ÷àñòè ëèöåâîé ñòîðîíû áëàíêà àâàíñîâîãî îò÷åòà ïðåäóñìîòðåíà ñîîòâåòñòâóþùàÿ ñòðîêà. Ïîñëå óòâåðæäåíèÿ äîêóìåíò ïðèíèìàåòñÿ ê ó÷åòó äëÿ ñïèñàíèÿ ïîäîò÷åòíûõ äåíåæíûõ ñðåäñòâ. Îñòàòîê íåèñïîëüçîâàííîãî àâàíñà äîëæåí áûòü îïðèõîäîâàí â êàññó, ïåðåðàñõîäîâàííàÿ ñóììà âûäàíà ïîäîò÷åòíîìó ëèöó â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå.

Ï.Ï.Øâåöîâ

Ê. ý. í.,

ýêñïåðò ïî íàëîãîîáëîæåíèþ

Авансовый отчет — это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетных сумм с приложением оправдательных документов. Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным (получившим наличные средства) лицом и представляется им в бухгалтерию для дальнейшей проверки, утверждения руководителем и списания произведенных расходов. Бланк авансового отчета находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств под названием — форма № АО-1.

Образец авансового отчета
Выдача наличных денег под отчет производится через кассу организации по расходному кассовому ордеру, в котором указывается целевое назначение данной суммы. В бухгалтерии организации должен иметься приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет на хозяйственные расходы (включая приобретение горюче-смазочных материалов). Соответствующим приказом должны быть утверждены и сроки, на которые выдаются такие авансы (законодательно они не ограничены). Основанием для выдачи средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную командировку.

Не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который выдан аванс, или возвращения из командировки, подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов и произвести окончательный расчет. Форма авансового отчета составляется в единственном экземпляре.

Бланк авансового отчета двухсторонний. На лицевой стороне подотчетное лицо должно указать наименование организации, номер авансового отчета и дату его заполнения, свои ФИО, отдел, в котором он числится, и табельный номер, если таковой имеется, а также свою должность и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе, перерасходе или остатке.

На оборотной стороне формы АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются в порядке их записи в отчете. Строка 1а лицевой стороны, формы и графы 6 и 8 оборотной стороны бланка авансового отчета заполняются в случае, если аванс был выдан в иностранной валюте (например, на загранкомандировку), согласно правилам и действующему законодательству.

Дальнейшее оформление авансового отчета осуществляет бухгалтер. В таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне он вносит номера корреспондирующих счетов и суммы, на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). После проверки правильности заполнения авансового отчета, оформления оправдательных документов и целевого расходования средств, бухгалтер должен поставить отметку о том, что отчет проверен и утвержден в соответствующей сумме (цифрами и прописью), заполнить расписку на лицевой стороне бланка и передать ее подотчетному лицу. Далее на лицевой части бланка авансового отчета ставятся подписи бухгалтера и главного бухгалтера с их расшифровками, при необходимости, вносятся суммы остатка или перерасхода и реквизиты расходных или приходных кассовых ордеров, по которым производится окончательный расчет.

Проверенный авансовый отчет должен быть подписан (с расшифровкой) руководителем организации или уполномоченным на это лицом, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса должен быть оприходован в кассу, перерасходованная сумма выдана подотчетному лицу в установленном порядке.

Не допускается — выдача наличных средств подотчетному лицу, имеющему задолженность по предыдущему авансу, и передача выданных под отчет наличных денег другому лицу.

См. также:

Стабильная работа любой организации зависит от её автономности. Практически любой работник организации должен быть знаком с понятием авансовых денежных средств, выдаваемых под отчет. Аванс выдаётся сотрудникам для разных целей, но в основном цель выдачи – это обеспечение стабильной и бесперебойной работы организации.

Для того чтобы руководство знало, что их сотрудники не “прикарманивают” часть выданных денег и средства не уходят впустую, сотрудников обязывают составлять специальные отчеты, содержащие подробную информацию обо всех проведённых расчетах. Что это такое – авансовый отчет, читайте далее.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Определение

Авансовый отчет – это отчетный акт, который заполняется при использовании денежных средств, выдающихся организацией своему сотруднику под отчет (отчетному лицу) для каких-либо организованных трат, связанных с работой в этой организации.

Отчет поначалу оформляется данным лицом (принявшим денежные ресурсы) и отправляется в бухгалтерию для последующего оформления и передачи руководству организации, для его дальнейшего принятия и списания итоговых затрат.

Выдача наличных средств работникам под отчёт происходит по нескольким основным причинам, связанным с внутренними производственными делами организации, включая:

  1. аванс на повседневные расходы организации (например закупка канцтоваров или хоз. принадлежностей);
  2. аванс, рассматривающийся как часть оплаты будущих командировочных затрат;
  3. аванс, компенсирующий уже произведённые командировочные затраты.

При перечислении денег из кассы предприятия оформляется специальное предписание (форма №К-2 Потребляемый “Расходный кассовый ордер”, – утверждено по распоряжению Федерального Госкомстата от 18.08.98. №88).

определение отчета

В бухгалтерии компании должен находиться соответствующий указ, в котором перечислены лица, обладающие правом на приобретение отчетных средств на хоз. расходы (в том числе на расходы на ГСМ).

Надлежащим указом подтверждаются также и сроки выдачи данных денежных средств (в законодательстве тут никаких ограничений нет). Уже после составления документа, на нём ставится подпись управляющего, главбуха либо уполномоченных лиц.

Как получить денежные средства на различные нужды читайте в нашей статье.

Организация также имеет право передать денежные средства посредством безналичного перечисления – к примеру, на личный банковский счёт сотрудников. При этом, чтобы не возникло проблем со специальными органами, следует создать для подотчетных лиц индивидуальные банковские карты.

Федеральным законодательством подотчетный субъект обязуется к заполнению авансового отчёта о расходовании денежных средств, вне зависимости от того, на какие цели или при каких обстоятельствах данные средства были ему выданы.

определение авансового отчетаЛица, получившие денежные средства авансом, должны представить в бухгалтерию компании доклад об израсходованных ими материальных средствах, и осуществить итоговые расчётные вычисления по ним не позже 3-х календарных суток по истечению времени, до которого выданы, либо до дня возврата данных лиц из командировки.

Окончательный период, на который сотруднику передаются ресурсы под отчёт, устанавливается руководством компании.

Передача доступных наличных средств под отчёт может выполняться только в отношении субъектов, пребывающих с компанией в рабочих взаимоотношениях.

Выдача денег посторонним личностям запрещена.

Предоставление доступных наличных средств в отношении лица выполняется только при наличии полной отчетности соответствующего субъекта согласно прежде переданного ему аванса. Предоставление наличных средств одного физического лица другому запрещено.

Средства, уплаченные в иностранных денежных единицах, рассматриваются как в качестве иностранной валюты, так и в качестве рубля по курсу ЦБ РФ.

Закрытие задолженности в инвалюте подотчетным лицом и отображение данных средств в авансовом отчете в рублях выполняется по курсу ЦБ РБ на время принятия отчета руководством предприятия.

к содержанию ↑

Кто заполняет авансовый отчет и как правильно это сделать?

Обязательство оформления авансового отчёта возложено на подотчётное физическое лицо, которому были перечислены соответствующие денежные средства на командировку либо с целью исполнения личных гражданского правовых дел по доверенности.

кто заполняет?За счёт этого можно сделать заключение о том, что в случае если деньги подавались не под отчёт, или если сотрудник расходовал только личные ресурсы, то никаких отчётов подавать не следует.

Хотя многие сотрудники всё же делают отчёты в подобных случаях. Во-первых, потому что сами привыкли (как они, таки и проверяющие организации), а также потому, что часто стремятся вывести для себя определённую компенсацию затрат, полученных при поездке.

Сам же бланк заполняется приблизительно в равной степени работником и бухгалтером. При составлении отчета сотрудник обязан записать на лицевой стороне бланка:

  • название предприятия,
  • номер авансового отчета,
  • дату когда официально производилось его оформление (номер и дату, впрочем, обычно указывают уже после заполнения бланка, уполномоченные сотрудники),
  • свои паспортные ФИО,
  • рабочую должность на предприятии,
  • название отдела, на котором он работает,
  • табельный номер.

Далее должна быть заполнена специальная таблица, содержащая всю информацию о доступных средствах.

Последующее оформление отчета осуществляется бухгалтерией.

В графе «бух. запись» на внешней стороне бухгалтер записывает корреспонденцию счетов и учёт средств, на обратной стороне бланка расписываются суммы затрат, установленные к учету (7-9 столбец), и счета (субсчета), каковые дебетируются на данные средства (9 столбец).

Уже после проверки точности оформления формы авансового отчета со всей сопутствующей документацией, подтверждающей целесообразность расходования средств организации, бухгалтерия подписывает документы.

Таким образом она доказывает, что отчет прошёл контрольную проверку и утверждён в надлежащей форме (с цифрами и прописью), оформить расписку на внешней стороне формы и предоставить её подотчетному лицу. Наконец, бухгалтер и главный бухгалтер должны подписать бланк с основной стороны.

к содержанию ↑

Форма авансового отчета

Авансовый учет играет первостепенную роль при составлении внутренней учетной политики предприятия – неважно, коммерческим оно является, или бюджетным. Распоряжением Федерального Госкомстата от 01.08.01.№55 была утверждена стандартная форма этого отчета (форма №АО-1) для учета наличности, переданной сотрудникам на хозрасходы.

Образец бланка унифицированного авансового отчета можете скачать здесь бесплатно.

Форма № АО-1 используется с 01.01.02 юрлицами с любой формой собственности, но только кроме казенных учреждений и органов власти — для бюджетных учреждений, указом Федерального Министерства Финансов от 30 марта 2015 года N52н, была подтверждена особая форма авансового отчёта (форма №0504505).

форма

к содержанию ↑

Сроки сдачи

Подотчетное лицо обязано отчитаться перед руководством предприятия за полученные им на ведение хоз-административной деятельности средства не позже трёх рабочих дней в соответствии с ФЗ.

срокиПосле приезда из командировки сотрудник обязан написать отчет также не позже 3-х календарных дней после возвращения.

В случае нарушения сроков сдачи эпизод декламируется как нарушение по кассовой дисциплине и облагается штрафом в соответствии с текущим федеральным законодательством.

Для того, чтобы проанализировать допустимые и недопустимые случаи неисполнения сроков предоставления авансового отчета, следует обратиться к Федеральному Кодексу об Административных правонарушениях, в частности, статья 15.1 регулирует данный вопрос.

Нужно учитывать то, что прямой ответственности за нарушение авансовой отчетности на законодательном уровне не существует, однако сам факт всё равно будет зафиксирован. Таким образом, организации не следует боятся санкций от налоговых органов.

Организация должна регулярно поддерживать контроль над выделяемыми ей денежными средствами на поддержание собственной работоспособности, поэтому следить за течением этих средств – это забота именно организации, а никак не федеральных органов.

В случае если сотрудник не возвращает выданные ему авансом средства, предприятие может выписать их из зарплаты работника, однако здесь нормы регулируются законодательно (статья 137 Трудового кодекса).

Также данная ситуация может решиться судебным путём, если сотрудник не согласен с решением руководства организации-работодателя.

сроки сдачи отчетностиРуководитель организации – это лицо, фактически ответственное все за ресурсы организации, т.е. во многих случаях задолженность по невозвращению подотчетных денег может формально значиться не на счету работника, а на счету руководителя.

Денежные средства, выданные под отчет, формально будут считаться долгом перед компанией, но при этом они не будут являться его заработком и не будут облагаться налогом на доходы физлиц.

к содержанию ↑

Примеры заполнение

Командировочный отчет

Положение о служебных командировках включает в себя следующую важную информацию:

  • как вычисляется командировочный период;
  • как подтверждается реальный командировочный период;
  • сохранение уровня реальной зарплаты на время командирования и плата за трудовую деятельность в нерабочее время, осуществляемую сотрудником во время командировки;
  • начисление командировочного аванса;
  • перечень затрат, которые понесет сотрудник в командировочный период, и которые не покроет аванс.

Форма №АО-1 унифицирована, и поэтому при различном целевом расходовании средств требует лишь закрепления различной же подтверждающей документации. Однако общий принцип заполнения формы следующий:

  1. Сначала вписывается название предприятия;
  2. Дату на данном этапе записывать не стоит, так как в большинстве случаев она прописывается уже после оформления;
  3. Записывается отделение и должность сотрудника, отправляемого в командировку;
  4. Причина составления отчета (например, “должностная рабочая поездка”);
  5. Сотрудник записывает размер аванса и сумму расходов;
  6. Потом в бухгалтерии распишут учет средств по бухгалтерским законам;
  7. Теперь работнику следует на дополнительном листе в соответствующих полях изложить информацию из документов к командировочному отчету;
  8. После того, как отчет заполнен, его отправляют к бухгалтеру, который его перепроверяет;
  9. Наконец, отчет отправляется на итоговое утверждение к руководству.

командировочные

к содержанию ↑

ГСМ

Представим ситуацию, в которой сотрудник гипотетической компании Сидоров, 07.08.16. получил по кассовому ордеру наличные денежные средства в определённом размере под отчет, на приобретение горюче-смазочных материалов. При этом политика организации подразумевает, что денежные средства на ГСМ будут выделяться раз в неделю.

14.08.16 Сидоров оформил авансовый отчет, в соответствии с которым он на этой неделе три раза заправился на местной бензоколонке. Были приложены соответствующие чеки, доказывающие это. Каких-либо остаточных денежных средств по предыдущему выделенному авансу у Сидорова в наличии нет.

Данный авансовый отчет от 14.08.16 Сидоров передал бухгалтеру вместе со всей подтверждающей документацией, который затем был подписан главным бухгалтером и подтверждён руководством компании.

отчет по ГСМ

к содержанию ↑

На хознужды

Из-за того, что форма №АО-1 имеет общий стандарт для любых небюджетных организаций, заполнение авансового отчета на хознужды имеет примерно такую же последовательность действий, как и в случае с оформлением командировочного отчета и отчета по получению ГСМ.

отчет по хознуждам

Как правильно оформить авансовый отчет узнайте из ролика:

Автор admin На чтение 6 мин. Опубликовано 06.03.2019

Авансовый отчет относится к документам первичной бухгалтерской отчетности и учета и подтверждает несение организацией или индивидуальным предпринимателем хозяйственных расходов в ходе осуществления своей деятельности. Во избежание проблем с надзорными и проверяющими органами и в целях недопущения ошибок рассмотрим основные требования к документу, правила его формирования, функции бухгалтерии, а также приведем пример его заполнения.

Авансовый отчет бланк как правильно заполнить

Требования к документу

Распространенным случаем составления и сдачи рассматриваемого документа является отчет о командировке, поэтому здесь и далее речь будет идти именно о нем. Однако законодательство не делает никаких разграничений и устанавливает общую форму для всех случаев оформления хозяйственных расходов через сотрудника (работника) организации. Форма авансового отчета о командировочных расходах зависит от организационно-правовой формы субъекта:

  • государственные и муниципальные учреждения (органы власти) обязаны использовать форму, которая утверждена Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н;
  • организации, использующие документ в качестве первичного учетного, обязаны использовать утвержденную Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55 унифицированную форму № АО-1;
  • иные лица (как юридические, так и индивидуальные предприниматели) вправе отчет о командировке заполнять по локально (внутри организации) утвержденной форме (что нецелесообразно при наличии унифицированной формы, успешно применяемой на практике и подтвердившей удобство ее использования).

Указанным выше Постановлением Госкомстата установлены следующие основные требования к составлению отчетности:

  • заполняется подотчетным работником и бухгалтером (работником бухгалтерии);
  • составляется в 1 экземпляре;
  • может заполняться вручную или с применением различных технических средств (в том числе, заполнен на компьютере и распечатан);
  • в качестве приложений должны фигурировать все подтверждающие расходы документы.

На требованиях и правилах в отношении заполнения конкретных разделов остановимся ниже.

Авансовый отчет бланк как правильно заполнить

Как оформить авансовый отчет по командировке АО-1

Формой № АО-1 авансового отчета пользуются организации всех форм за исключением бюджетных, для которых утверждается отдельная форма. В случае использования документа в качестве первичного учетного (например, для подтверждения расходов при исчислении налога) его заполнение должно соответствовать правилам, предъявляемым законодательством. В том числе это касается сроков его составления и сдачи ответственным работником, требований по заполнению конкретных разделом, а также требований к прилагаемым документам.

Сроки подачи

Срок, в течение которого сотрудник организации должен осуществить действия по заполнению авансового отчета, устанавливается двумя документами:

  1. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (п. 26);
  2. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…» (п. 6.3).

В соответствии с указанными нормами подотчетный работник должен сдать отчет по командировке в течение 3 рабочих дней, исчисляемые со дня его возвращения на работу.

Авансовый отчет бланк как правильно заполнить

Заполнение разделов АО-1 работником

Все разделы документа поименованы и не представляют сложности при заполнении авансового отчета. Важно учитывать, какие разделы заполняются командированным сотрудником, а какие – бухгалтерской службой организации. Работник заполняет в документе:

  • название предприятия или ФИО индивидуального предпринимателя;
  • подразделение (филиал, отдел и т.д. при наличии);
  • дата формирования документа;
  • сведения о себе (ФИО и номер по табелю, занимаемую должность);
  • цель расходования полученных средств (в рассматриваемом случае – командировочные расходы или просто командировка);
  • таблицу на оборотной стороне, где по порядку перечисляются конкретно понесенные расходы с указанием обосновывающего соответствующие траты документа и точной суммы конкретных затрат.

Под таблицей работник проставляет свою подпись и расшифровывает ее. После того как отчет сдан работником, он проверяется и дозаполняется работником бухгалтерии, затем передается на утверждение руководителя. Если в организации или у предпринимателя отсутствует бухгалтер, то сотрудник должен сдать заполненный документ в те же сроки, но непосредственно руководителю.

Авансовый отчет бланк как правильно заполнить

Сопроводительные документы

Хотя в форме отчета по командировке отсутствует указание на наличие в ней приложений в виде подтверждающих расходы бумаг, все правила его составления и сдачи предписывают работнику их прикладывать. При отсутствии подтверждений понесенные работником расходы не компенсируются – организация не может учесть их при исчислении и уплате налога.

Каждый приложенный документ размещается в том порядке, как они прописаны в таблице. Они подлежат нумерации, как в отчете. Например, в отчет о командировке могут быть включены следующие бумаги:

  • проездные (автобусные и железнодорожные билеты, авиабилеты, чек, подтверждающий оплату проезда, квитанция на оплату постельного белья в поезде, платежные документы за услуги по оформлению самих билетов);
  • о проживании (унифицированный документ об оказании гостиничных услуг, кассовый чек об оплате жилья и др.);
  • иные согласованные с работодателем расходы (счета по оплате услуг связи, документы, подтверждающие расходы по оформлению заграничного паспорта или зарубежной визы и др.)

Перечень не является исчерпывающим и предполагает возможность приложения иных подтверждающих документов.

Авансовый отчет бланк как правильно заполнить

Пример заполнения авансового отчета

Для формирования отчета в первую очередь необходимо получить бланк авансового отчета. Образец авансового отчета (форма) утвержден Постановлением Госкомстата, но его заполнение не утверждается правовыми документами. На нашем сайте можно скачать проверенный образец отчета по командировке, который не содержит ошибок и поможет составить правильный документ.

Что заполняет бухгалтер

Отчет о командировке после сдачи его работником завершается бухгалтером организации, ответственным за ведение этой работы. Последним проверяются все те данные, которые внесены командированным сотрудником фирмы, и заполняются следующие разделы (в случае отсутствия ошибок):

  • порядковый номер отчета;
  • расписка о получении отчета, в которой помимо подписи бухгалтера и ее расшифровки фигурирует дата сдачи, сумма расходов и данные отчитывающегося лица;
  • сумму расходов, принятую к учету в таблице на оборотной стороне и ее последний столбец;
  • таблица с указанием размера аванса, количества израсходованных средств и суммы остатка;
  • бухгалтерская запись.

После заполнения указанных разделов документ передается на утверждение руководителю.

Проводки

Утверждение АО означает, что бухгалтерская служба предприятия должны выполнить соответствующие бухгалтерские проводки и отразить все приходные и расходные операции на соответствующих счетах. Может потребоваться не только отразить соответствующие расходы, но и удержать суммы, которые не были согласованы и приняты работодателем в качестве командировочных расходов, отразить данные по налогу на добавленную стоимость. Все расчеты в этом случае проводятся по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Авансовый отчет используется для подтверждения несения хозяйствующим субъектом расходов, связанных с осуществлением его деятельности. Он имеет утвержденную форму и устоявшиеся правила его оформления. Часть документа заполняется самим сотрудником, другая – работником бухгалтерии, утверждает его руководитель. Лишь после этого бухгалтерия может осуществить все соответствующие проводки.


Adblock
detector