Авансовый отчет бланк пример заполнения

Зачастую в деятельности фирмы или ип возникает необходимость выдачи сотруднику денежных средств под отчет авансом на покупку канцелярских товаров, командировочные

Зачастую в деятельности фирмы или ИП возникает необходимость выдачи сотруднику денежных средств под отчет авансом на покупку канцелярских товаров, командировочные расходы и др. Как и любая другая хозяйственная операция, выдача денег подотчетным лицам должна сопровождаться оформлением необходимых документов, одним из которых является авансовый отчет.

Что такое авансовый отчет и для чего он нужен

Авансовый отчет — это документ внутреннего учета, подтверждающий целевое расходование средств, выданных сотруднику под отчет. Его отсутствие грозит организации или ИП доначислением НДФЛ и страховых взносов на сумму выданных авансом средств. Рассмотрим, что из себя представляет авансовый отчет, как правильно его заполнить и какие особенности нужно учесть при его составлении в 2019 году.

Когда необходимо составить авансовый отчет

Авансовый отчет составляется при выдаче подотчетным лицам организации или ИП денежных средств авансом.

Если сотрудник потратил собственные средства, а компания впоследствии ему их возместила, отчет составлять не нужно. Главное условие подготовки этого документа — выдача средств авансом.

К подотчетным лицам в 2019 году относятся сотрудники, работающие в организации (или у ИП):

  • по трудовому договору;
  • по гражданско-правовому договору (ГПХ).

Обязанность составления отчета в отношении внештатных сотрудников, трудящихся в организации на основании договоров ГПХ, подтверждается в том числе письмом Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Не допускается выдача или передача выданных средств иным лицам, например, сотрудникам контрагента или близким родственникам. Отчитаться за израсходованные средства обязан только тот сотрудник, которому они выданы.

Форма авансового отчета в 2019 году

Начиная с 2013 года использование унифицированных форм первичных документов не является обязательным. Поэтому составить авансовый отчет в 2019 году можно:

На индивидуально разработанном бланке

Индивидуально разработанная форма авансового отчета должна содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона № 402 от 06.12.2011«О бухгалтерском учете»:

  • наименование и дату составления отчета;
  • наименование организации (или ФИО ИП), подготовивших документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину и единицы измерения факта хозяйственной жизни;
  • должности и подписи (с указанием инициалов) лиц, совершивших сделку (операцию) и ответственных за ее оформление.

С использованием унифицированной формы АО-1

Форма АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. В большинстве случаев ее использование является самым удобным вариантом, так как типовой бланк содержит все необходимые реквизиты и данные и не требует отдельной доработки.

Применяемые формы первичных отчетных документов необходимо закрепить в учетной политике организации. Если компания составляет отчет на индивидуально разработанном бланке, то его форма должна быть приведена в приложении к учетной политике.

Скачать бланк авансового отчета АО-1, актуальный в 2019 году.

Способы составления авансового отчета

Заполнить документ, подтверждающий выдачу средств под отчет, можно двумя способами:

  • На бумаге.

В этом случае документ скрепляется подписями бухгалтера, главного бухгалтера, руководителя и лица, которому выданы средства.

  • В электронной форме.

При заполнении отчета в форме электронного документа вместо собственноручных подписей он заверяется электронной подписью. Для этого подойдет простая и (или) усиленная неквалифицированная электронная подпись. При этом подпись должна быть у всех лиц, участвующих в формировании, проверке и утверждении отчета (Письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Срок составления авансового отчета

Авансовый отчет должен быть составлен в течение 3 рабочих дней с момента:

  • Окончания срока, указанного в заявлении.

Пример 1

Средства выданы сотруднику 27 мая сроком на 3 рабочих дня (без учета дня выдачи). Данный срок истекает 30 мая. С 31 мая до 4 мая включительно (1 и 2 июня выходные дни) сотрудник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет.

  • Возвращения из командировки.

Пример 2

Сотрудник получил деньги под отчет на командировочные расходные 30 мая. Срок командировки составляет 2 недели и заканчивается в пятницу 14 июня. 17 июня (в понедельник) работник выходит на работу после командировки. Авансовый отчет он должен составить и сдать до 20 июня включительно.

  • Выхода с больничного или из отпуска.

Пример 3

20 мая сотруднику выданы средства для покупки канцелярских товаров сроком на 5 рабочих дней (включая день выдачи). Последний день указанного срока приходится на 24 мая, но сотрудник с понедельника 27 мая ушел на больничный сроком на 2 недели. 10 июня он вышел на работу. Авансовый отчет он должен подготовить до 13 июня включительно.

Сроки, на которые выдаются средства под отчет, можно закрепить в приказе или распоряжении по организации.

Порядок выдачи денег под отчет: от заявления до авансового отчета

Этап 1: получение заявления или приказа руководителя организации (ИП) на выдачу средств

Выдача средств сотруднику под отчет производится на основании следующих документов:

  • Письменного заявления сотрудника.

Заявление составляется в свободной форме с обязательным указанием суммы средств, выдаваемых под отчет, и сроке, на который они выдаются. После получения заявления руководитель ставит на нем свою подпись и дату.

  • Распорядительного документа.

Распорядительный документ составляется руководителем организации или ИП и служит основанием выдачи денег под отчет. Денежные средства могут быть выданы и без заявления сотрудника только на основании приказа руководителя (ИП). Обратите внимание, что распорядительный документ должен составляться на каждую выдачу средств под отчет.

Этап 2: выдача средств сотруднику

На основании распорядительного документа руководителя или ИП оформляется расходный кассовый ордер и выдаются средства сотруднику. Средства могут быть выданы как в виде наличных денег, так и путем перечисления на зарплатную или корпоративную карту работника.

Этап 3: получение от сотрудника авансового отчета

После получения от работника авансового отчета в срок, указанный выше, бухгалтер заполняет расписку (отрывную часть документа) и передает ее сотруднику.

Этап 4: проверка отчета

После получения авансового отчета бухгалтер проверяет корректность его заполнения, наличие подтверждающих расходы документов и целевое использование выданных средств.

Срок проверки авансового отчета законодательно не установлен и может быть прописан в локальном нормативном акте организации или ИП.

После этого бухгалтер заполняет графы 7-9 оборотной стороны отчета и лицевую сторону бланка.

Этап 5: заверение отчета главным бухгалтером и руководителем

После проверки и заполнения отчета бухгалтером он визируется главным бухгалтером и направляется на утверждение руководителю (ИП).

Проверив отчет, руководитель (ИП) ставит свою подпись в правом верхнем углу лицевой стороны бланка и возвращает документ обратно в бухгалтерию для проведения окончательного расчета с сотрудником.

Этап 6: проведение окончательных расчетов с сотрудником

Если сотрудником возвращена часть неизрасходованных средств, они оформляются приходным кассовым ордером и возвращаются в кассу. Если сотрудник потратил больше средств, чем ему выдано, то перерасход оформляется расходным кассовым ордером и выдается сотруднику.

Структура авансового отчета

Авансовый отчет условно можно разделить на три части:

Лицевая сторона (до расписки)

Авансовый отчет

Как правило, лицевая часть бланка АО-1 заполняется сотрудником бухгалтерии. Она включает в себя следующие сведения:

  • наименование организации (или ФИО ИП);
  • дату и номер документа;
  • данные о сотруднике, получившем деньги под отчет;
  • цели, на которые выданы средства;
  • данные об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
  • сумму выданного и истраченного аванса;
  • количество подтверждающих документов;
  • бухгалтерские проводки;
  • данные о внесенном остатке или выданном перерасходе по итогам проверки отчета;
  • подписи лиц, ответственных за проверку и утверждение отчета.

Расписка (отрывная часть)

Как заполнить авансовый отчет

Расписка заполняется бухгалтером и выдается сотруднику, от которого принят отчет. В ней указываются:

  • данные о работнике, сдавшем отчет;
  • реквизиты документов;
  • сумма авансового отчета;
  • количество подтверждающих документов;
  • дата, подпись и инициалы сотрудника бухгалтерии, выдавшего расписку.

Оборотная сторона

АО оборотная сторона

Оборотная сторона авансового отчета заполняется совместно сотрудником, получившим деньги под отчет и бухгалтером, проверяющим данный документ. Третья часть отчета содержит данные о подтверждающих расходы документах и сумме расходов по каждому из них. Бухгалтером в таблицу, в свою очередь, вносятся сведения о подтвержденных суммах расходов и данные счетов, на которые будут отнесены затраты.

Пошаговая инструкция по заполнению авансового отчета

Рассмотрим подробнее, как заполнить авансовый отчет в 2019 году.

Данные в отчет необходимо вносить черными или синими чернилами. Образец заполнен красным цветом для удобства работы с формой.

Лицевая сторона

Образец АО лицевая часть

Скачать образец заполнения авансового отчета в 2019 году.

Наименование организации Наименование указывается в том виде, в котором оно закреплено в учредительных документах.

Дополнительно можно указать сокращенное наименование, если оно предусмотрено уставом организации (п. 5.5 «ГОСТ Р 7.0.97-2016», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)

по ОКПО Код ОКПО берется из перечня кодов статистики, присвоенных организации или ИП при регистрации
Авансовый отчет номер/дата Указывается порядковый номер отчета и дата его составления
Поле «Утверждаю» Данное поле заполняется в самый последний момент. В нем руководитель прописью указывает подтвержденную сумму аванса, ставит свою подпись с расшифровкой и дату утверждения отчета
Структурное подразделение Указывается при его наличии
Подотчетное лицо Вносится фамилия и инициалы сотрудника, которому выдаются средства под отчет
Табельный номер Также указывается при его наличии
Профессия (должность) Отражается должность сотрудника, которому выдан аванс
Назначение аванса Одно из основных полей отчета. Его незаполнение грозит организации отказом в принятии расходов к учету и доначислением НДФЛ и страховых взносов на сумму выданного аванса.

Назначение может быть разным: «на оплату коммунальных услуг», «оплату услуг нотариуса», «покупку канцелярских товаров» и т. д.

Предыдущий аванс (остаток/перерасход) Указывается сумма задолженности сотрудника или организации по предыдущему авансу.

Раньше поле «остаток» не заполнялось, так как выдача аванса при наличии задолженности по ранее полученной сумме аванса не допускалась (абз. 3 п. 6.3 Порядка № 3210-У в ред. № 2 от 03.02.2015.). Но с 19.08.2017 абз. 3 п. 6.3 Порядка утратил силу, в связи с чем организация (или ИП) может выдавать своим сотрудникам средства под отчет, даже если у них есть задолженность по ранее выданным авансам

1а в валюте (справочно) Строка заполняется только, если аванс выдан в иностранной валюте. В остальных случаях ее следует оставить незаполненной
Итого получено Указывается полученная сотрудником сумма аванса
Израсходовано В строке отражается сумма потраченных работников средств
Остаток Заполняется, если сотрудником потрачена лишь часть выданных средств. В строке указывается остаток, который возвращается в кассу.
Перерасход Заполняется, если сотрудником средства потрачены в большем объеме, чем выданы ему под отчет. В этом случае данная сумма будет возмещена ему из кассы
Бухгалтерская запись (дебет/кредит) Последовательно отражаются проводки, проведенные по результатам утвержденного отчета. Наиболее часто используемые проводки рассмотрим ниже
Приложение __ документов на __листах Указывается количество документов (и общее количество листов), подтверждающих произведенные расходы
Отчет проверен. К утверждению в сумме Строка заполняется в последнюю очередь после проверки отчета. В ней необходимо отразить прописью сумму, подтвержденную отчетом и в скобках продублировать ее в виде числового значения
Главный бухгалтер/бухгалтер После того как отчет будет проверен, свои визы на нем ставят бухгалтер, проверивший документ и главный бухгалтер
Остаток внесен  по кассовому ордеру Заполняется, если по авансовому отчету сотрудник вернул часть неизрасходованных средств. В этом случае составляется приходный кассовый ордер и в отчете указываются его реквизиты
Перерасход выдан по кассовому ордеру Заполняется, если по отчету сотрудник потратил часть собственных средств. В этом случае составляется расходный кассовый ордер и указываются его реквизиты

Отрывная часть (расписка)

Образец АО отрывная часть

Данная часть отчета заполняется в момент представления сотрудником отчета и служит подтверждением сдачи отчета.

С заполнением расписки сложностей возникнуть не должно. В ней необходимо указать:

  • Фамилию и инициалы сотрудника, подготовившего отчет.
  • Номер и дату авансового отчета.
  • Количество приложенных к отчету подтверждающих документов.
  • Дату выдачи сотруднику расписки.

После внесения указанных сведений бухгалтер ставит свою подпись с расшифровкой и отдает расписку сотруднику.

Оборотная сторона отчета

Образец АО оборотная сторона

Оборотная сторона отчета составляется совместно сотрудником и бухгалтером. Работник, получивший средства под отчет, заполняет столбцы:

  • 1: в нем указывается порядковый номер подтверждающего документа.
  • 2-3: вносится дата составления документа и его номер.
  • 4: в данном столбе указывается наименование подтверждающего документа (кассовый чек, товарная накладная, счет на оплату услуг, проездной билет и т. д.).
  • 5-6: указывается сумма средств, подтверждаемая данным документом. Столбец 6 заполняется только, если средства выданы и истрачены в иностранной валюте.

Далее отчет оформляет сотрудник бухгалтерии. Он заполняет соответственно столбцы:

  • 7-8: указывается подтвержденная сумма расхода по каждому оправдательному документу. Если средства выданы и истрачены в иностранной валюте заполняется также столбец 8.
  • 8: вносится номер счета и субсчета на который относятся произведенные расходы.

Завершается заполнение оборотной стороны подписью сотрудника, составившего отчет.

Бухгалтерские проводки при составлении авансового отчета

Рассмотрим наиболее часто встречающие бухгалтерские проводки при составлении авансового отчета.

Проводка

Операция
Выдача средств подотчетному лицу
Дт 71 Кт 50 Аванс выдан работнику наличными из кассы
Дт 71 Кт 51 Средства перечислены на личную банковскую карту сотруднику
Дт 55 Кт 51 Аванс перечислен на корпоративную карту
Дт 71 Кт 50 Выданы проездные документы сотруднику под отчет (авиа, ж/д билеты, талоны на ГСМ и т. д.)
Отражение в учете товаров и материалов, приобретенных подотчетным лицом
Дт 10 Кт 71 Приобретение материалов для производственных нужд
Дт 41 Кт 71 Приобретение товаров
Дт 08 Кт 71 Командировочные расходы
Дт 26 КТ 71 Общехозяйственные расходы
Дт 44 Кт 71 Расходы, связанные со сбытом продукции
Возврат остатка (выплата перерасхода) после утверждения авансового отчета
Дт 50 Кт 71 Возврат остатка наличными в кассу
Дт 51 Кт 71 Перечисление остатка аванса на расчетный счет
Дт 71 Кт 51 Сотруднику возвращен перерасход наличными средствами из кассы
ДТ 71 Кт 51 Перерасход перечислен работнику на личную банковскую карту
Отражение средств, неподтвержденных авансовым отчетом
Дт 94 Кт 71 Расход, не подтвержден авансовым отчетом и не возвращен в установленный срок
Дт 70 Кт 94 Удержание неподтвержденной подотчетной суммы из зарплаты сотрудника при условии его согласия

Какими документами можно подтвердить произведенные расходы?

Перечень оправдательных документов зависит от того, на какие цели потрачены средства, выданные под отчет:

  • При приобретении товаров в магазине — кассовый и товарный чеки, БСО или иной документ, подтверждающий произведенный расчет.

Товарный чек прикладывается в том случае, если в кассовом отсутствует перечень приобретенных товаров.

БСО (иной платежный документ) прикладывается к отчету вместо кассового чека, если продавец не применяет ККТ.

Если товары приобретены оптом, необходимо приложить дополнительно товарную накладную и счет-фактуру (если в чеке или накладной выделен НДС).

  • При оплате услуг (покупке проездных билетов) — кассовый чек, БСО, акт выполненных услуг.

Если при направлении сотрудником в командировку приобретен электронный билет, подтверждением расходов будет служить маршрут/квитанция билета и посадочный талон. На посадочном талоне должен стоять штамп о досмотре. При его отсутствии расходы на авиаперелет придется подтверждать другим способом.

  • При приобретении товаров у физического лица — договор и расписка.

Расписка может быть составлена в простой письменной форме с обязательным указанием в ней даты ее составления, полученной физлицом суммы и ее назначением, ФИО и паспортных данных получателя, а также его подписи.

FAQ по вопросам составления авансового отчета

Нужно ли составлять авансовый отчет, если сотрудник вернул сумму аванса?

Нет. Если сотрудник не смог выполнить поручение, на которое ему выделены подотчетные средства, то составлять авансовый отчет не нужно. В этом случае сотрудник возвращает всю сумму полученных средств в кассу.

Нужно ли составлять авансовый отчет если сотрудник купил товары (оплатил услуги) на свои собственные средства?

Нет. Если аванс сотруднику выдан не был, и он потратил личные средства, то авансовый отчет составлять не нужно. В этом случае работнику нужно написать заявление на возмещение расходов.

Какую дату указывать в отношении проездных документов?

В данном случае лучше указать дату покупки билета, а не дату отправления. Если вместо аванса сотруднику выданы билеты их необходимо отразить и в лицевой части отчета и на оборотной.

Нужно ли прикладывать к отчету документы о снятии подотчетных средств, перечисленных на карту?

Нет, не нужно. В данном случае подтверждением расходов будут кассовые, товарные чеки, БСО и иные документы, обосновывающие правомерность понесенных затрат. Документ (чек, формируемый банкоматом при снятии средств) прикладывать к отчету не нужно, так как расход он не подтверждает.

Можно ли в отчет включить расходы на разные нужды?

Да, можно. Если сотруднику аванс выдан на различные цели, например, командировочные расходы и покупку канцтоваров, то отчет по нему можно составить один. При этом не имеет значения сколько заявлений составил работник: одно (на все нужды) или два (отдельно на командировку и покупку товаров).

Может ли филиал выдавать деньги под отчет сотрудникам, числящимся в головном отделении компании?

Да, может.

Подводим итоги

  • Авансовый отчет является документом, подтверждающим целевое расходование денежных средств, выданных сотруднику под отчет.
  • Отчет состоит из трех частей: лицевой стороны, отрывной части (расписки) и оборотной стороны.
  • Документ составляется в одном экземпляре совместно сотрудником, получившим средства под отчет, бухгалтером и главным бухгалтером.
  • После проверки отчет визируется руководителем организации или ИП.
  • К авансовому отчету в обязательном порядке должны быть прикреплены подтверждающие расходы документы.

i7.RU

Сделать сайт просто как «раз-два-три»!

Раз. Выбрать и зарегистрировать свободное доменное имя.
Два. Заказать хостинг, выбрав подходящий тарифный план или заказать установку выделенного сервера.
Три. Заказать создание сайта у нашего специалиста. Мы можем предложить вам создание сайта любой сложности.

Первый шаг вы уже сделали, зарегистрировав доменное имя. Следующими шагами будут заказ хостинга и создание сайта.

Шаг третий — создание сайта. Вы можете заказать сайт любой сложности, связавшись с нашим специалистом.

Содержание

  1. Как заполнить авансовый отчет. Оформление авансового отчета
  2. Скачать авансовый отчет

Авансовый отчет — это документ, который применяется для учета денежных средств, выданных сотрудникам организации под отчет. Он является подтверждением израсходованных сумм подотчетными лицами. Выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя о направлении сотрудника в командировку, завизированного руководителем заявления на выдачу денег.

Как заполнить авансовый отчет. Оформление авансового отчета

Юридическими лицами всех форм собственности, за исключением бюджетных организаций, применяется унифицированная форма авансового отчета № АО-1 (прим. для бюджетных учреждений применяется форма № 0504505).

Сначала бланк авансового отчета заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом (не позднее трех рабочих дней с момента возвращения с командировки либо истечения срока выдачи денежных средств) и сдается на проверку в бухгалтерию и на утверждение руководителем.

При заполнении лицевой стороны бланка сотрудник, получивший деньги под отчет, указывает следующую информацию:

  • наименование организации, выдавшей деньги под отчет;
  • номер и дату документа;
  • наименование структурного подразделения, в котором он работает;
  • ФИО и должность;
  • назначение аванса (хозяйственные нужды, командировка, приобретение материальных ценностей и т.п.);
  • в таблице указываются данные о предыдущем авансе (сумма остатка либо перерасхода), если таковые имеются, сумма выданного аванса и израсходованных денег, а также их остаток либо перерасход (в руб. и коп.).

На оборотной стороне бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих расходы (чеки, квитанции, билеты, товарные накладные и т.п.), их номер и дату, а также сумму затрат на основании данных документов, внизу под таблицей ставит свою подпись.

Остальные графы формы заполняются бухгалтерией:

  • в таблице «Бухгалтерская запись» указываются бухгалтерские проводки, записываются номера счетов (субсчетов), на которых отражаются израсходованные суммы.
  • ниже указывается состав приложений к авансовому отчету — количество документов, подтверждающих расходы сотрудника и количество листов;
  • указывается прописью проверенная и утвержденная сумма израсходованных денег и подписи бухгалтера и главного бухгалтера;
  • пишется сумма внесенного остатка либо выданного перерасхода, указывается номер и дата приходного либо расходного кассового ордера и ставится подпись бухгалтера/кассира;
  • под линией отреза бланка авансового отчета расположена расписка о принятии бухгалтером к проверке документов, подтверждающих расходы сотрудника, получившего деньги под отчет. Здесь бухгалтер указывает ФИО сотрудника, ставит номер и дату авансового отчета, указывает прописью израсходованную сумму, количество документов и листов, подтверждающих расходы, ставит свою подпись, дату и отдает работнику, от которого был принят данный отчет.

Заполненный и проверенный бухгалтерией авансовый отчет утверждается подписью руководителя организации на лицевой стороне бланка.

Скачать авансовый отчет

Бланк и образец заполнения авансового отчета проверены на актуальность 10.02.2013 г.

Похожие статьи

  • Служебная запискаСлужебная записка

    Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой…

  • Анкета при приеме на работуБланк анкеты при приеме на работу

    Анкета при приеме на работу – это документ, который содержит сведения о соискателе…

  • Личная карточка работникаЛичная карточка

    Личная карточка работника – это документ, который заводит кадровая служба на…

  • Опись вложения в ценное письмоОпись вложения форма 107

    Опись вложения – это документ, который вкладывается в почтовое отправление и…

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк авансового отчёта .xlsСкачать образец заполнения авансового отчёта .xls

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

  • сведения об организации, выдавшей деньги,
  • сотруднике, их получившем,
  • точная сумма средств,
  • цели, на которые они были предназначены.
  • здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

  1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
  2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
  3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Образец авансового отчёта, часть 1

Далее документ содержит две таблицы.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Образец авансового отчёта, часть 2

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

  • их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
  • а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Образец авансового отчёта, часть 3

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

  • фамилия, имя, отчество работника,
  • номер и дата отчета,
  • размер выданных к расходованию средств (прописью),
  • а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.

Образец авансового отчёта, часть 4

Зачем нужен авансовый отчет

Авансовый отчет выступает обязательным условием процедуры выдачи денег подотчет. Работник отчитывается о совершенных тратах в положенный срок посредством специальной отчетной формы. Ее основная цель — полный контроль над финансовыми расходами в бюджетной организации. С помощью этого документа проверяют движение расходуемых средств, выданных на исполнение потребностей учреждения, и списывают произведенные траты.

Кто является подотчетным лицом

Подотчетные средства выдаются руководителем работнику предприятия на осуществление общепроизводственных или общехозяйственных расходов. За выданные суммы сотрудник отчитывается в положенный срок посредством авансового отчета. Служащий, получив денежные средства на нужды предприятия, является подотчетным лицом.

Авансы выдают не только работникам предприятия, но и внештатным служащим, которые заключили с работодателем гражданско-правовые договоры (п. 5 указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014).

Подотчетные средства передаются ответственным сотрудникам не только в наличной форме, но и на банковскую карту путем безналичного перевода (письмо Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.2014).

Работодатель определяет круг подотчетных сотрудников в специальном приказе. Работники выражают согласие с назначением. Распоряжение руководства утверждает список ответственных сотрудников, которые получают подотчетные средства.

Все подотчетные лица обязаны отчитываться о произведенных расходах, прилагая подтвердительную документацию, и предоставлять авансовую отчетность в бухгалтерию в положенный срок.

Срок сдачи

Положения п. 6.3 указаний Центрального Банка России от 11.03.2014 № 3210-У законодательно утверждают сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом. Сдача документации в бухгалтерию производится в течение 3 дней по факту выхода сотрудника на работу.

Общие правила

Нет единого, законодательно регламентированного формального вида. Бухгалтер вправе оформлять авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или разработать персональную форму, утвердив ее приказом.

Документация ведется как в бумажном, так и в электронном виде. Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса.

Существует ряд общепринятых правил заполнения (постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):

  1. Отчет формируется в пределах трехдневного срока с момента истечения периода, на который выданы подотчетные средства (его необходимо определить приказом или распоряжением), возвращения сотрудника из командировочной поездки или выхода работника после больничного при условии, что указанный день возврата подотчета пришелся на время нетрудоспособности.
  2. При нарушении срока возвращения авансовых денег работодатель применяет к сотруднику санкции, в том числе и материальные.
  3. Бухгалтер оказывает полное содействие подотчетному лицу в заполнении.
  4. Заполненный и оформленный в соответствии со всеми правилами документ подписывается руководителем организации.
  5. К отчетности прилагается первичная документация, подтверждающая произведенные расходы (чеки, билеты, выписки, счета).

Порядок составления

Нужно отразить сведения:

  • об учреждении, номер и дату оформляемого документа;
  • о работнике, получившем авансирование;
  • величину выданных денежных средств и их целевое назначение;
  • фактические расходы (прикладываются все подтверждающие первичные документы).

В лицевой части фигурируют данные о движении и списании аванса и об аналитических счетах, отражающих учет денежных средств в организации. Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм главного бухгалтера и служащего, получившего авансовую сумму. Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов. Это подтверждает и пример заполнения авансового отчета. После оформления и отрыва расписка остается у подотчетного лица. На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.

Авансовая отчетность формируется в единственном оригинальном экземпляре. Это номенклатурный внутренний документооборот учреждения, оттиск печати ставить не обязательно.

Исправления исключены! При допущении помарок и тем более ошибок придется оформлять новый бланк.

Пошаговая инструкция

В организации заполнением авансового отчета занимаются подотчетный сотрудник и бухгалтер.

Сотрудник, получивший авансовые средства, заполняет лицевую сторону. Необходимо указать информацию:

  • краткое, полное наименование организации, ее код в соответствии с классификацией ОКПО;
  • реквизиты документа — его номер и дату;
  • далее необходимо оставить место для визирования отчетности руководителем компании — после проверки документа бухгалтером руководитель ставит свою подпись, дату и указывает подотчетную сумму прописью;
  • фамилию, имя и отчество подотчетного лица, его должность, табельный номер и структурное подразделение;
  • назначение выданной подотчет суммы.

После внесения первичной информации подотчетному служащему необходимо заполнить табличную часть отчета.

Если руководствоваться формой АО-1, то сотруднику надлежит вписывать сведения в левую и правую таблицы.

В левой таблице указываются данные об авансированных денежных средствах:

  • общая сумма;
  • денежная единица аванса — рубль или иностранная валюта;
  • остаток или перерасход (при наличии).

В правой таблице приводятся бухгалтерские сведения: счета и субсчета, по которым проводится аванс, с указанием точных размеров затрат. Эту часть заполняет бухгалтер.

Далее необходимо прописать оправдательную документацию: количество чеков и квитанций, подтверждающих расход.

В лицевой части документа отведено место для резолюции главного бухгалтера. После проверки сведений таблицы и документов, предоставленных в срок, главбух прописывает цифрами и прописью отчетную сумму.

Если по авансу образовался перерасход или, наоборот, остаток денежных средств, отразите это в отчетности. Указывается и приходный (расходный) кассовый ордер, на основании которого были произведены операции с остатками.

После табличной части ставят подписи бухгалтер, кассир и главный бухгалтер.

Авансовый отчет бланк пример заполнения

Далее заполняем оборотную сторону.

В первую очередь в таблице приводятся реквизиты и наименование всех приложений — подтвердительной документации (чеки, счета, билеты, квитанции). Прописывайте не только их номер и дату, но и точную учетную сумму и счета, субсчета, по которым будут проводиться операции. Табличную часть оборотной стороны заверяет своей подписью лицо, которое получило аванс.

В завершении оформляется расписка бухгалтера, которая отрезается и передается служащему. Отрезная часть подтверждает факт того, что сотрудник отчитался за выданный аванс и предоставил все необходимые документы. Бухгалтер под свою подпись заполняет данные: Ф.И.О. ответственного работника, реквизиты АО-1, сумму аванса прописью, количество оправдательных документов и дату, в которую отчитался служащий. Бухгалтер подписывает документ, только если отчетность предоставлена в положенный срок.

Авансовый отчет бланк пример заполнения

Как бухгалтеру проверить отчет

Авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию в положенный срок. Руководитель предприятия вправе утвердить иной срок для предоставления отчета, закрепив этот норматив в своих локальных правовых актах и в учетной политике.

После того как работник предоставил отчетность по выданному авансу в бухгалтерию, ее необходимо проверить. Бухгалтер проверяет не только корректность заполнения документации, но и правильность внесенных сумм, и их соответствие предоставленным чекам и прочим подтвердительным регистрам.

После проверки бухгалтер заполняет лицевую сторону отчета и отдает ответственному сотруднику отрывную расписку, подтверждающую сдачу авансовой отчетности.

Сроки отчета по командировке

Если работник заполняет бланк в связи с командировкой, порядок оформления остается прежним. Авансовый отчет предоставляют в трехдневный срок с момента возвращения сотрудника на рабочее место, а подтверждающими первичными документами командировки будут проездные (авиа и ж/д) билеты, счета за гостиничное обслуживание, чеки. Без подтверждения остаются только суточные.

Составляется в одном экземпляре и подписывается всеми ответственными сотрудниками.

Авансовый отчет для индивидуальных предпринимателей

Если ИП имеет возможность вести хозяйственный учет, то заполнение авансовых отчетов ему не требуется. В случае ведения хозяйственного учета ИП надлежит заполнять книгу учета доходов и расходов в соответствии с установленными правилами. ИП надлежит составлять финансовые отчеты для налоговой инспекции с целью корректной процедуры налогообложения. Вести хозяйственный учет можно, только если предприниматель оформил упрощенную систему налогообложения. В таких случаях отчеты составляются на основании фактически произведенных расходов и оформленных проводок.

Если ИП находится на основной системе налогообложения, то авансовый отчет он составляет в том же порядке и в те же сроки, что и компании. Указания ЦБ РФ № 3210-У допускают возможность формирования регистров авансирования в специализированных бухгалтерских программах.

Порядок составления авансового отчета для ИП:

  • подотчетное лицо пишет заявление о предоставлении аванса;
  • бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер;
  • подотчетное лицо отчитывается о произведенных расходах, прикладывая все чеки;
  • формируется авансовый отчет;
  • данные о затратах вносятся в книгу учета доходов и расходов.

Наличие авансового отчета подотчетного лица индивидуального предпринимателя, находящегося на УСН, не является обязательным. Законодательством не предусмотрены нормативные документы, устанавливающие обязанность и сроки подачи отчетности по авансу для ИП на упрощенке.

Аналогичной является ситуация и для индивидуальных предпринимателей на ЕНВД. Все приходные и расходные операции отражаются в книге учета доходов и расходов и подтверждаются приходными и расходными ордерами соответственно. Вся документация и отчетность подтверждаются подписью самого ИП. Реквизиты приходных и расходных ордеров вносятся в книгу учета по срокам их исполнения.


Adblock
detector