Авансовый отчет бланк простая форма

Зачастую в деятельности фирмы или ип возникает необходимость выдачи сотруднику денежных средств под отчет авансом на покупку канцелярских товаров, командировочные

Зачастую в деятельности фирмы или ИП возникает необходимость выдачи сотруднику денежных средств под отчет авансом на покупку канцелярских товаров, командировочные расходы и др. Как и любая другая хозяйственная операция, выдача денег подотчетным лицам должна сопровождаться оформлением необходимых документов, одним из которых является авансовый отчет.

Что такое авансовый отчет и для чего он нужен

Авансовый отчет — это документ внутреннего учета, подтверждающий целевое расходование средств, выданных сотруднику под отчет. Его отсутствие грозит организации или ИП доначислением НДФЛ и страховых взносов на сумму выданных авансом средств. Рассмотрим, что из себя представляет авансовый отчет, как правильно его заполнить и какие особенности нужно учесть при его составлении в 2019 году.

Когда необходимо составить авансовый отчет

Авансовый отчет составляется при выдаче подотчетным лицам организации или ИП денежных средств авансом.

Если сотрудник потратил собственные средства, а компания впоследствии ему их возместила, отчет составлять не нужно. Главное условие подготовки этого документа — выдача средств авансом.

К подотчетным лицам в 2019 году относятся сотрудники, работающие в организации (или у ИП):

  • по трудовому договору;
  • по гражданско-правовому договору (ГПХ).

Обязанность составления отчета в отношении внештатных сотрудников, трудящихся в организации на основании договоров ГПХ, подтверждается в том числе письмом Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Не допускается выдача или передача выданных средств иным лицам, например, сотрудникам контрагента или близким родственникам. Отчитаться за израсходованные средства обязан только тот сотрудник, которому они выданы.

Форма авансового отчета в 2019 году

Начиная с 2013 года использование унифицированных форм первичных документов не является обязательным. Поэтому составить авансовый отчет в 2019 году можно:

На индивидуально разработанном бланке

Индивидуально разработанная форма авансового отчета должна содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона № 402 от 06.12.2011«О бухгалтерском учете»:

  • наименование и дату составления отчета;
  • наименование организации (или ФИО ИП), подготовивших документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину и единицы измерения факта хозяйственной жизни;
  • должности и подписи (с указанием инициалов) лиц, совершивших сделку (операцию) и ответственных за ее оформление.

С использованием унифицированной формы АО-1

Форма АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. В большинстве случаев ее использование является самым удобным вариантом, так как типовой бланк содержит все необходимые реквизиты и данные и не требует отдельной доработки.

Применяемые формы первичных отчетных документов необходимо закрепить в учетной политике организации. Если компания составляет отчет на индивидуально разработанном бланке, то его форма должна быть приведена в приложении к учетной политике.

Скачать бланк авансового отчета АО-1, актуальный в 2019 году.

Способы составления авансового отчета

Заполнить документ, подтверждающий выдачу средств под отчет, можно двумя способами:

  • На бумаге.

В этом случае документ скрепляется подписями бухгалтера, главного бухгалтера, руководителя и лица, которому выданы средства.

  • В электронной форме.

При заполнении отчета в форме электронного документа вместо собственноручных подписей он заверяется электронной подписью. Для этого подойдет простая и (или) усиленная неквалифицированная электронная подпись. При этом подпись должна быть у всех лиц, участвующих в формировании, проверке и утверждении отчета (Письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Срок составления авансового отчета

Авансовый отчет должен быть составлен в течение 3 рабочих дней с момента:

  • Окончания срока, указанного в заявлении.

Пример 1

Средства выданы сотруднику 27 мая сроком на 3 рабочих дня (без учета дня выдачи). Данный срок истекает 30 мая. С 31 мая до 4 мая включительно (1 и 2 июня выходные дни) сотрудник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет.

  • Возвращения из командировки.

Пример 2

Сотрудник получил деньги под отчет на командировочные расходные 30 мая. Срок командировки составляет 2 недели и заканчивается в пятницу 14 июня. 17 июня (в понедельник) работник выходит на работу после командировки. Авансовый отчет он должен составить и сдать до 20 июня включительно.

  • Выхода с больничного или из отпуска.

Пример 3

20 мая сотруднику выданы средства для покупки канцелярских товаров сроком на 5 рабочих дней (включая день выдачи). Последний день указанного срока приходится на 24 мая, но сотрудник с понедельника 27 мая ушел на больничный сроком на 2 недели. 10 июня он вышел на работу. Авансовый отчет он должен подготовить до 13 июня включительно.

Сроки, на которые выдаются средства под отчет, можно закрепить в приказе или распоряжении по организации.

Порядок выдачи денег под отчет: от заявления до авансового отчета

Этап 1: получение заявления или приказа руководителя организации (ИП) на выдачу средств

Выдача средств сотруднику под отчет производится на основании следующих документов:

  • Письменного заявления сотрудника.

Заявление составляется в свободной форме с обязательным указанием суммы средств, выдаваемых под отчет, и сроке, на который они выдаются. После получения заявления руководитель ставит на нем свою подпись и дату.

  • Распорядительного документа.

Распорядительный документ составляется руководителем организации или ИП и служит основанием выдачи денег под отчет. Денежные средства могут быть выданы и без заявления сотрудника только на основании приказа руководителя (ИП). Обратите внимание, что распорядительный документ должен составляться на каждую выдачу средств под отчет.

Этап 2: выдача средств сотруднику

На основании распорядительного документа руководителя или ИП оформляется расходный кассовый ордер и выдаются средства сотруднику. Средства могут быть выданы как в виде наличных денег, так и путем перечисления на зарплатную или корпоративную карту работника.

Этап 3: получение от сотрудника авансового отчета

После получения от работника авансового отчета в срок, указанный выше, бухгалтер заполняет расписку (отрывную часть документа) и передает ее сотруднику.

Этап 4: проверка отчета

После получения авансового отчета бухгалтер проверяет корректность его заполнения, наличие подтверждающих расходы документов и целевое использование выданных средств.

Срок проверки авансового отчета законодательно не установлен и может быть прописан в локальном нормативном акте организации или ИП.

После этого бухгалтер заполняет графы 7-9 оборотной стороны отчета и лицевую сторону бланка.

Этап 5: заверение отчета главным бухгалтером и руководителем

После проверки и заполнения отчета бухгалтером он визируется главным бухгалтером и направляется на утверждение руководителю (ИП).

Проверив отчет, руководитель (ИП) ставит свою подпись в правом верхнем углу лицевой стороны бланка и возвращает документ обратно в бухгалтерию для проведения окончательного расчета с сотрудником.

Этап 6: проведение окончательных расчетов с сотрудником

Если сотрудником возвращена часть неизрасходованных средств, они оформляются приходным кассовым ордером и возвращаются в кассу. Если сотрудник потратил больше средств, чем ему выдано, то перерасход оформляется расходным кассовым ордером и выдается сотруднику.

Структура авансового отчета

Авансовый отчет условно можно разделить на три части:

Лицевая сторона (до расписки)

Авансовый отчет

Как правило, лицевая часть бланка АО-1 заполняется сотрудником бухгалтерии. Она включает в себя следующие сведения:

  • наименование организации (или ФИО ИП);
  • дату и номер документа;
  • данные о сотруднике, получившем деньги под отчет;
  • цели, на которые выданы средства;
  • данные об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
  • сумму выданного и истраченного аванса;
  • количество подтверждающих документов;
  • бухгалтерские проводки;
  • данные о внесенном остатке или выданном перерасходе по итогам проверки отчета;
  • подписи лиц, ответственных за проверку и утверждение отчета.

Расписка (отрывная часть)

Как заполнить авансовый отчет

Расписка заполняется бухгалтером и выдается сотруднику, от которого принят отчет. В ней указываются:

  • данные о работнике, сдавшем отчет;
  • реквизиты документов;
  • сумма авансового отчета;
  • количество подтверждающих документов;
  • дата, подпись и инициалы сотрудника бухгалтерии, выдавшего расписку.

Оборотная сторона

АО оборотная сторона

Оборотная сторона авансового отчета заполняется совместно сотрудником, получившим деньги под отчет и бухгалтером, проверяющим данный документ. Третья часть отчета содержит данные о подтверждающих расходы документах и сумме расходов по каждому из них. Бухгалтером в таблицу, в свою очередь, вносятся сведения о подтвержденных суммах расходов и данные счетов, на которые будут отнесены затраты.

Пошаговая инструкция по заполнению авансового отчета

Рассмотрим подробнее, как заполнить авансовый отчет в 2019 году.

Данные в отчет необходимо вносить черными или синими чернилами. Образец заполнен красным цветом для удобства работы с формой.

Лицевая сторона

Образец АО лицевая часть

Скачать образец заполнения авансового отчета в 2019 году.

Наименование организации Наименование указывается в том виде, в котором оно закреплено в учредительных документах.

Дополнительно можно указать сокращенное наименование, если оно предусмотрено уставом организации (п. 5.5 «ГОСТ Р 7.0.97-2016», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)

по ОКПО Код ОКПО берется из перечня кодов статистики, присвоенных организации или ИП при регистрации
Авансовый отчет номер/дата Указывается порядковый номер отчета и дата его составления
Поле «Утверждаю» Данное поле заполняется в самый последний момент. В нем руководитель прописью указывает подтвержденную сумму аванса, ставит свою подпись с расшифровкой и дату утверждения отчета
Структурное подразделение Указывается при его наличии
Подотчетное лицо Вносится фамилия и инициалы сотрудника, которому выдаются средства под отчет
Табельный номер Также указывается при его наличии
Профессия (должность) Отражается должность сотрудника, которому выдан аванс
Назначение аванса Одно из основных полей отчета. Его незаполнение грозит организации отказом в принятии расходов к учету и доначислением НДФЛ и страховых взносов на сумму выданного аванса.

Назначение может быть разным: «на оплату коммунальных услуг», «оплату услуг нотариуса», «покупку канцелярских товаров» и т. д.

Предыдущий аванс (остаток/перерасход) Указывается сумма задолженности сотрудника или организации по предыдущему авансу.

Раньше поле «остаток» не заполнялось, так как выдача аванса при наличии задолженности по ранее полученной сумме аванса не допускалась (абз. 3 п. 6.3 Порядка № 3210-У в ред. № 2 от 03.02.2015.). Но с 19.08.2017 абз. 3 п. 6.3 Порядка утратил силу, в связи с чем организация (или ИП) может выдавать своим сотрудникам средства под отчет, даже если у них есть задолженность по ранее выданным авансам

1а в валюте (справочно) Строка заполняется только, если аванс выдан в иностранной валюте. В остальных случаях ее следует оставить незаполненной
Итого получено Указывается полученная сотрудником сумма аванса
Израсходовано В строке отражается сумма потраченных работников средств
Остаток Заполняется, если сотрудником потрачена лишь часть выданных средств. В строке указывается остаток, который возвращается в кассу.
Перерасход Заполняется, если сотрудником средства потрачены в большем объеме, чем выданы ему под отчет. В этом случае данная сумма будет возмещена ему из кассы
Бухгалтерская запись (дебет/кредит) Последовательно отражаются проводки, проведенные по результатам утвержденного отчета. Наиболее часто используемые проводки рассмотрим ниже
Приложение __ документов на __листах Указывается количество документов (и общее количество листов), подтверждающих произведенные расходы
Отчет проверен. К утверждению в сумме Строка заполняется в последнюю очередь после проверки отчета. В ней необходимо отразить прописью сумму, подтвержденную отчетом и в скобках продублировать ее в виде числового значения
Главный бухгалтер/бухгалтер После того как отчет будет проверен, свои визы на нем ставят бухгалтер, проверивший документ и главный бухгалтер
Остаток внесен  по кассовому ордеру Заполняется, если по авансовому отчету сотрудник вернул часть неизрасходованных средств. В этом случае составляется приходный кассовый ордер и в отчете указываются его реквизиты
Перерасход выдан по кассовому ордеру Заполняется, если по отчету сотрудник потратил часть собственных средств. В этом случае составляется расходный кассовый ордер и указываются его реквизиты

Отрывная часть (расписка)

Образец АО отрывная часть

Данная часть отчета заполняется в момент представления сотрудником отчета и служит подтверждением сдачи отчета.

С заполнением расписки сложностей возникнуть не должно. В ней необходимо указать:

  • Фамилию и инициалы сотрудника, подготовившего отчет.
  • Номер и дату авансового отчета.
  • Количество приложенных к отчету подтверждающих документов.
  • Дату выдачи сотруднику расписки.

После внесения указанных сведений бухгалтер ставит свою подпись с расшифровкой и отдает расписку сотруднику.

Оборотная сторона отчета

Образец АО оборотная сторона

Оборотная сторона отчета составляется совместно сотрудником и бухгалтером. Работник, получивший средства под отчет, заполняет столбцы:

  • 1: в нем указывается порядковый номер подтверждающего документа.
  • 2-3: вносится дата составления документа и его номер.
  • 4: в данном столбе указывается наименование подтверждающего документа (кассовый чек, товарная накладная, счет на оплату услуг, проездной билет и т. д.).
  • 5-6: указывается сумма средств, подтверждаемая данным документом. Столбец 6 заполняется только, если средства выданы и истрачены в иностранной валюте.

Далее отчет оформляет сотрудник бухгалтерии. Он заполняет соответственно столбцы:

  • 7-8: указывается подтвержденная сумма расхода по каждому оправдательному документу. Если средства выданы и истрачены в иностранной валюте заполняется также столбец 8.
  • 8: вносится номер счета и субсчета на который относятся произведенные расходы.

Завершается заполнение оборотной стороны подписью сотрудника, составившего отчет.

Бухгалтерские проводки при составлении авансового отчета

Рассмотрим наиболее часто встречающие бухгалтерские проводки при составлении авансового отчета.

Проводка

Операция
Выдача средств подотчетному лицу
Дт 71 Кт 50 Аванс выдан работнику наличными из кассы
Дт 71 Кт 51 Средства перечислены на личную банковскую карту сотруднику
Дт 55 Кт 51 Аванс перечислен на корпоративную карту
Дт 71 Кт 50 Выданы проездные документы сотруднику под отчет (авиа, ж/д билеты, талоны на ГСМ и т. д.)
Отражение в учете товаров и материалов, приобретенных подотчетным лицом
Дт 10 Кт 71 Приобретение материалов для производственных нужд
Дт 41 Кт 71 Приобретение товаров
Дт 08 Кт 71 Командировочные расходы
Дт 26 КТ 71 Общехозяйственные расходы
Дт 44 Кт 71 Расходы, связанные со сбытом продукции
Возврат остатка (выплата перерасхода) после утверждения авансового отчета
Дт 50 Кт 71 Возврат остатка наличными в кассу
Дт 51 Кт 71 Перечисление остатка аванса на расчетный счет
Дт 71 Кт 51 Сотруднику возвращен перерасход наличными средствами из кассы
ДТ 71 Кт 51 Перерасход перечислен работнику на личную банковскую карту
Отражение средств, неподтвержденных авансовым отчетом
Дт 94 Кт 71 Расход, не подтвержден авансовым отчетом и не возвращен в установленный срок
Дт 70 Кт 94 Удержание неподтвержденной подотчетной суммы из зарплаты сотрудника при условии его согласия

Какими документами можно подтвердить произведенные расходы?

Перечень оправдательных документов зависит от того, на какие цели потрачены средства, выданные под отчет:

  • При приобретении товаров в магазине — кассовый и товарный чеки, БСО или иной документ, подтверждающий произведенный расчет.

Товарный чек прикладывается в том случае, если в кассовом отсутствует перечень приобретенных товаров.

БСО (иной платежный документ) прикладывается к отчету вместо кассового чека, если продавец не применяет ККТ.

Если товары приобретены оптом, необходимо приложить дополнительно товарную накладную и счет-фактуру (если в чеке или накладной выделен НДС).

  • При оплате услуг (покупке проездных билетов) — кассовый чек, БСО, акт выполненных услуг.

Если при направлении сотрудником в командировку приобретен электронный билет, подтверждением расходов будет служить маршрут/квитанция билета и посадочный талон. На посадочном талоне должен стоять штамп о досмотре. При его отсутствии расходы на авиаперелет придется подтверждать другим способом.

  • При приобретении товаров у физического лица — договор и расписка.

Расписка может быть составлена в простой письменной форме с обязательным указанием в ней даты ее составления, полученной физлицом суммы и ее назначением, ФИО и паспортных данных получателя, а также его подписи.

FAQ по вопросам составления авансового отчета

Нужно ли составлять авансовый отчет, если сотрудник вернул сумму аванса?

Нет. Если сотрудник не смог выполнить поручение, на которое ему выделены подотчетные средства, то составлять авансовый отчет не нужно. В этом случае сотрудник возвращает всю сумму полученных средств в кассу.

Нужно ли составлять авансовый отчет если сотрудник купил товары (оплатил услуги) на свои собственные средства?

Нет. Если аванс сотруднику выдан не был, и он потратил личные средства, то авансовый отчет составлять не нужно. В этом случае работнику нужно написать заявление на возмещение расходов.

Какую дату указывать в отношении проездных документов?

В данном случае лучше указать дату покупки билета, а не дату отправления. Если вместо аванса сотруднику выданы билеты их необходимо отразить и в лицевой части отчета и на оборотной.

Нужно ли прикладывать к отчету документы о снятии подотчетных средств, перечисленных на карту?

Нет, не нужно. В данном случае подтверждением расходов будут кассовые, товарные чеки, БСО и иные документы, обосновывающие правомерность понесенных затрат. Документ (чек, формируемый банкоматом при снятии средств) прикладывать к отчету не нужно, так как расход он не подтверждает.

Можно ли в отчет включить расходы на разные нужды?

Да, можно. Если сотруднику аванс выдан на различные цели, например, командировочные расходы и покупку канцтоваров, то отчет по нему можно составить один. При этом не имеет значения сколько заявлений составил работник: одно (на все нужды) или два (отдельно на командировку и покупку товаров).

Может ли филиал выдавать деньги под отчет сотрудникам, числящимся в головном отделении компании?

Да, может.

Подводим итоги

  • Авансовый отчет является документом, подтверждающим целевое расходование денежных средств, выданных сотруднику под отчет.
  • Отчет состоит из трех частей: лицевой стороны, отрывной части (расписки) и оборотной стороны.
  • Документ составляется в одном экземпляре совместно сотрудником, получившим средства под отчет, бухгалтером и главным бухгалтером.
  • После проверки отчет визируется руководителем организации или ИП.
  • К авансовому отчету в обязательном порядке должны быть прикреплены подтверждающие расходы документы.

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк авансового отчёта .xlsСкачать образец заполнения авансового отчёта .xls

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

  • сведения об организации, выдавшей деньги,
  • сотруднике, их получившем,
  • точная сумма средств,
  • цели, на которые они были предназначены.
  • здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

  1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
  2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
  3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Образец авансового отчёта, часть 1

Далее документ содержит две таблицы.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Образец авансового отчёта, часть 2

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

  • их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
  • а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Образец авансового отчёта, часть 3

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

  • фамилия, имя, отчество работника,
  • номер и дата отчета,
  • размер выданных к расходованию средств (прописью),
  • а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.

Образец авансового отчёта, часть 4

Авансовый отчет — образец заполнения его рассмотрен в настоящей статье. Это документ, составляемый работником, получившим наличные деньги для расходов, совершенных в интересах организации. Далее мы расскажем, в какой срок, на каком бланке должен быть составлен авансовый отчет и какие документы к нему необходимо приложить.

Для чего составляется авансовый отчет

Авансовый отчет является документом, который подтверждает правомерность расходования ранее полученных сумм и полноту расчетов по ним работника организации или ИП.

Он должен быть составлен не позже 3 дней (п. 6.3 указания ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У):

  • после окончания срока, на который выдается подотчетная сумма;
  • выхода на работу по окончании командировки или периода нетрудоспособности и отпуска (если последний день отчета пришелся на их срок).

К авансовому отчету прилагаются:

  • чеки;
  • товарные чеки;
  • документы, выданные гостиницами;
  • бланки строгой отчетности;
  • товарные накладные;
  • счета-фактуры.

А также прочие документы, которые подтверждают расходы, совершенные отчитывающимся лицом.

На каком бланке составляется авансовый отчет

Бланк авансового отчета (АО-1) был утвержден постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. В постановлении дана краткая инструкция, как заполнить бланк авансового отчета.

В настоящее время этот бланк не является обязательным, и каждая организация или ИП вправе самостоятельно разработать свой бланк авансового отчета, утвердив его в учетной политике. Такая же позиция подтверждена в письме Минфина РФ от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700.

Однако многие организации все равно продолжают использовать для заполнения авансового отчета бланк этого образца. Он же реализован в большинстве бухгалтерских программ.

Образец заполнения авансового отчета можно скачать выше.

Порядок и цели выдачи подотчетных средств

П. 2 указания ЦБ РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У разрешает организациям и предпринимателям выдавать наличные деньги, поступившие в их кассу, под отчет для оплаты:

  • канцтоваров,
  • почтовых расходов;
  • услуг связи;
  • хозяйственного инвентаря;
  • представительских и командировочных расходов.

Подотчетные суммы выдаются по расходному кассовому ордеру.

Список сотрудников, получающих деньги под отчет систематически, утверждается приказом руководителя, копия которого передается в кассу предприятия или ИП. Разовые подотчетники для получения денег пишут заявление, в котором указывают нужную сумму и срок, на который она должна быть выдана. Заявление подписывается руководителем.

Подотчетные деньги могут быть выданы только работникам организации. Причем для того, чтобы получить на расходы новую подотчетную сумму, работнику уже не обязательно полностью отчитываться за ранее полученные деньги.

Сумма, которая может быть разово выдана подотчетнику, законодательно не ограничена (п. 6 указания № 3073-У).

Обратите внимание!

Законодательство не запрещает перечислять подотчетные деньги на корпоративные или дебетовые пластиковые карты (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). В этом случае порядок перечисления сумм и отчетность за них должны быть определены во внутренних документах организации.

Как заполняется лицевая сторона документа

Авансовый отчет заполняется как от руки, так и с применением компьютерных средств. Он утверждается руководителем предприятия.

В шапке документа указываются:

  • наименование и ОКПО предприятия или ИП;
  • порядковый номер отчета и дата его составления;
  • структурное подразделение организации (при его наличии);
  • Ф. И. О. отчитывающегося лица;
  • профессия, должность и табельный номер отчитывающегося сотрудника.

Табличная часть документа состоит из двух частей:

  • В левой выводится остаток либо перерасход денежных средств. При заполнении от руки это может сделать сам подотчетник.
  • В правой делаются бухгалтерские записи, отражающие затраты подотчетника и расчеты с ним.

Ниже указывается количество документов, приложенных к отчету, и общая сумма утвержденного отчета прописью и цифрами.

Верность заполнения отчета подтверждается подписью бухгалтера, принявшего авансовый отчет, и главного бухгалтера, проверившего его.

Далее приводится информация о выведенном остатке подотчетных сумм и кассовом ордере, по которому этот остаток денег был внесен в кассу либо получен перерасчет. Правильность оформления этой операции подтверждается подписью кассира.

В расписке указываются:

  • дата принятия документа;
  • порядковый номер и дата составления отчета;
  • истраченная сумма;
  • количество приложенных к отчету документов.

Расписка подписывается бухгалтером, принявшим отчет, отделяется по линии отреза от основного документа и передается подотчетнику.

Как заполнить оборотную сторону отчета

При заполнении этой части отчета вручную отчитывающийся сотрудник заполняет столбцы таблицы с 1 по 6.

Им указываются дата и номер документа, полученного подотчетным лицом от продавца, назначение затрат, потраченная сумма и валюта, в которой была совершена покупка.

Информация о каждом расходе записывается подотчетником с новой строки. В том случае, если информация об оплаченной услуге или описание покупки занимает несколько строк, информация о следующей покупке заносится на строку ниже.

Все сделанные подотчетником записи нумеруются по порядку, а затраты суммируются.

Столбцы 7, 8 и 9 заполняются бухгалтером организации по каждой сделанной подотчетником покупке.

При компьютерном заполнении вся таблица формируется в бухгалтерской или аналогичной программе.

Правильность записей подтверждается подписью подотчетника.

Пример заполнения авансового отчета

Теперь посмотрим, как заполнить авансовый отчет и образец заполнения отчета в конкретной ситуации.

Пример


Приведем пример заполнения авансового отчета работником ООО «Новый дом» Чановым И. И., получившим 02.07.2018 на приобретение ТМЦ для нужд автохозяйства организации 3600 руб.

06.07.2018 завхоз Чанов И. И. составил авансовый отчет о потраченных деньгах в сумме 3540 руб. и представил 2 документа.

05.07.2018 им были приобретены:

  • Набор отверток и ключей на сумму 1200 руб. по товарной накладной № 14.
  • Набор слесарных инструментов на сумму 2340 руб. по товарной накладной № АТ002/1.

К обеим накладным были приложены кассовые чеки.

Оставшиеся на руках 60 руб. Чанов И. И. вернул 06.07.2018 в кассу организации.

Образец заполнения авансового отчета в 2018 году для скачивания был представлен в нашей статье выше.

Авансовый отчет представляется работником предприятия или ИП не позднее установленного срока на бланке, установленном Госкомстатом РФ, или по самостоятельно разработанной форме. Он заполняется от руки или с использованием компьютера и передается в бухгалтерию вместе с подтверждающими документами.

Работник фирмы может получить в кассе предприятия в подотчет денежные средства, которые он должен тратить на цели, указанные в заявлении на выдачу. В трехдневный срок после окончания периода осуществления расходов (он указывается в заявлении) сотрудник должен отчитаться. С этой целью он оформляет авансовый отчет, данные которого нужно подтвердить соответствующими документами.

Авансовый отчет представляет собой документ, который оформляет подотчетное лицо для того, чтобы отчитаться за ранее полученные на строго определенные цели средства предприятия.

Подотчетными лицами могут быть только работники предприятия. Их перечень , в котором также указывается: на какие цели могут выдаваться денежные средства, максимальный период произведения расходов, время, в течение которого необходимо представить отчет в бухгалтерию.

Новым порядком ведения операций по кассе определен перечень расходов, на которые выдаются в подотчет наличные деньги. Это покупка канцелярских, хозяйственных товаров, ГСМ, командировочные, общехозяйственные, представительские расходы и др.

Средства могут быть получены подотчетным лицом безналичным путем на его карточку. В этом случае он также должен представлять в установленные сроки в бухгалтерию авансовый отчет.

После осуществления расходов сотруднику нужно прийти в бухгалтерию и составить данный документ. Он это может сделать вручную, заполнив типографский бланк, либо отдать все подтверждающие документы бухгалтеру, который в его присутствии оформит авансовый документ в специализированной программе. В последнем случае, после выписки документа подотчетное лицо проверяет соответствие отчета предъявленным документа и подписывает его.

На предприятии используется унифицированная форма авансового отчета АО-1 или разработанный на ее основе собственный бланк компании.

Если расходование средств осуществлялось с целью приобретения материальных ценностей, к подтверждающим документам должна быть приложены приходные накладные (приходный ордер) на материалы, с отметкой о сдаче их на склад.

Авансовый отчет проверяется главным бухгалтером фирмы и утверждается директором.

После отчета остаток неизрасходованных средств должен быть внесен в кассу по , а утвержденный руководителем перерасход денег – компенсирован работнику по .

Авансовый отчет образец заполнения

Рассмотрим подробнее как заполнить авансовый отчет.

Вверху документа записывается название предприятия, на котором оформлено подотчетное лицо, его код , ниже наименование структурного подразделения. Работник должен обязательно указать свои личные данные, должность, табельный номер. Также здесь же необходимо заполнить строку, которая содержит информацию о назначение ранее полученного аванса.

В табличной части указывается остаток или перерасход по подотчету, если таковые есть у данного сотрудника. Однако, необходимо помнить, что выдавать наличные в подотчет не разрешается, если работник ранее не отчитался за выданные средства. То есть наличие остатка денежных средств в подотчете у этого лица говорит о нарушении порядка ведения операций по кассе.

Ниже работник заполняет информацию о получившемся остатке или перерасходе подотчетных средств. Он должен указать количество подтверждающих документов и число листов, на которых они находятся.

На оборотной стороне сотрудник должен записать информацию о каждом подтверждающем документе с указанием его номера, даты составления, наименования и общей суммы.

Затем подотчетное лицо подписывает свой отчет.

В бухгалтерии авансовому отчету присваивается номер по порядку, и проставляется дата его составления.

Раздел «Бухгалтерские записи» оформляется бухгалтером, который распределяет произведенные расходы между счетами бухгалтерского учета. Эта информация должна соответствовать данным с оборотной стороны.

Сзади документа сотрудник бухгалтерии заполняет свою сторону отчета («Принятая к учету»), и данные аналитического учета по каждому подтверждающему документу.

После проверки счетный работник должен сделать запись о его проведении и указать прописью сумму к утверждению.

Авансовый отчет подписывается главным бухгалтером компании, который осуществляет контроль за правильностью оформления и целенаправленностью расходования средств.

Если по итогам данного отчета возвращались или выдавались денежные средства, кассир также расписывается в нем, заполняя данные по кассовым ордерам.

Нижняя часть документа содержит расписку, которую бухгалтер должен отделить и вручить работнику при приеме его на проверку. Она включает реквизиты авансового отчета, его сумму, количество предоставленных подтверждающих бланков.

При утверждении авансового отчета руководитель должен в верхней правой части документа сделать соответствующую запись, расписав прописью общую сумму документа.

Нюансы

Денежные средства в подотчет могут выдаваться в иностранной валюте. В этом случае в авансовом отчете заполняется справочно действующий курс, а на оборотной стороне нужно оформлять записи по суммовым показателям в иностранной валюте и ее рублевом эквиваленте, который рассчитывается по курсу, указанному на первой странице.

В бухгалтерском делопроизводстве. Главным его назначением является подтверждение израсходованной подотчетным лицом суммы.

Двухсторонняя унифицированная форма № АО-1 — единый бланк для каждого юридического лица любой формы собственности. Исключением являются только бюджетники, пользующиеся с 2002 года специальным бланком «0504049».

Обязанность по оформлению авансового отчета ложится на каждого работника, получившего денежные средства для командировки или приобретения какого-либо материала или товара (например, канцелярские товары или продукты питания).

Авансовый отчет командированного сотрудника

Как правильно оформлять авансовый отчет, если сотрудник направлялся организацией для выполнения какого-либо задания в другой город?

Командировкой называют поездку работника с целью выполнения своих должностных обязанностей вне места расположения компании. Она никогда не обходится без расходов, которые подлежат компенсации сотруднику в соответствии с действующим законодательством.

К командировочным тратам можно относить:

  • Проезд туда и обратно, но только в том случае, если работник располагает билетами.
  • Аренду жилплощади (чеки или квитанции обязательны к предъявлению).
  • Дополнительные траты, входящие в состав суточных.
  • Телефонные переговоры, почтовые отправления, обмен валюты, транзитный и комиссионный сбор, багажный билет и любое другое мероприятие, без выполнения которого не будет достигнута основная цель поездки.

Все вышеназванные расходы должны подтверждаться документально. Если говорить о суточных, то их размер обычно оговаривается в приказе или в положении о командировке, издаваемых на каждом предприятии. Сумма может отличаться в зависимости от того, куда поехал сотрудник: внутри региона, в другой субъект Российской Федерации или за границу.

Законодательство не устанавливает предельный размер суточных, но если их величина внутри страны превышает 700 руб., а за ее пределами — 2500 руб., то они должны облагаться НДФЛ. Проблемы с тем, как правильно оформлять авансовый отчет после возвращения из командировки, не должны возникать. Срок сдачи документа — не более трех дней с момента прибытия. Если подотчетная сумма была потрачена не полностью, то разницу необходимо вернуть в кассу посредством приходного кассового ордера, а если, наоборот, произошел перерасход, то работнику компенсируется все при помощи расходного кассового ордера.

Какие последствия влечет неправильно оформленный авансовый отчет?

Правильно оформить работник должен в течение трех дней, в противном случае контролирующий орган может рассмотреть эту сумму как доход, на который должен быть начислен НДФЛ и страховые взносы.

Кстати, принятие новой редакции закона № 290-ФЗ от 03 июля 2016 года, вводит некоторые корректировки, например, серьезный штраф за предоставление ненадлежащего чека. Также планируется начать использовать для оплаты командировочных расходов специальные банковские карты, соответствующие международному стандарту Visa и MasterCard.

Общие правила

Как правильно оформлять авансовый отчет? Нужно просто соблюдать каждый из следующих пунктов:

1. Отчет должен быть составлен не позднее трех рабочих дней с того момента, как:

  • истек срок, указанный работников в заявлении о выдаче денежных средств;
  • сотрудник вышел на работу, если истечение периода, на который выдавались деньги, пришлось на отпуск или болезнь;
  • работник вернулся из командировки.

2. Для оформления отчета следует использовать унифицированную форму № АО-1 или форму, принятую предприятием.

3. Работник, совместно с бухгалтером, которому известно, как правильно оформлять авансовые отчеты (пример однозначно имеется в используемой программе), должны заполнить документ.

4. За утверждение отчетной бумаги отвечает руководитель.

5. Любой авансовый документ должны сопровождать чеки, счета, билеты и другие бумаги, которые подтверждают, что человек действительно потратил подотчетные средства.

Порядок заполнения

Как правильно оформлять авансовый отчет?

Первая или лицевая часть должна быть заполнена бухгалтером. Нельзя обойтись без указания реквизитов документа (номера и даты), сведений о предприятии и подотчетных лицах, о сумме выданного аванса, сводной информации: израсходованные средства и бухгалтерские счета, на основании которых можно судить о движении и списании. Кроме того, здесь следует указать перерасход или возвернутый неиспользованный аванс.

Вторая часть представляет собой отрывную расписку о том, что авансовый отчет принят на проверку. После заполнения бухгалтер должен отрезать ее и выдать подотчетному сотруднику.

Третью часть (оборотную сторону формы АО-1) необходимо заполнять коллективно. Задача подоотчетного работника — отразить реквизиты и приложить каждый правильно оформленный товарный чек для авансового отчета. Бухгалтеру останется заполнить сумму и бухгалтерский счет, на котором отразятся израсходованные деньги.

На документе должны стоять подписи работника, бухгалтера и главного бухгалтера. Только после этого его может утвердить руководитель.

Обоснованный перерасход

Как правильно оформить перерасход по авансовому отчету? Для начала нужно убедиться в его обоснованности:

  • траты средств выше выделенных потребовало выполнение задания по поручению начальства;
  • сотрудник располагает подтверждающими бумагами.

Если хотя бы одно условие не соблюдено, то денежная сумма не подлежит возмещению.

Порядок компенсации перерасхода по кассе

В случае перерасхода средств перед бухгалтером встает вопрос: авансовый отчет — как правильно оформить. формы № КО-2 легко можно найти на бескрайних просторах интернета. Реквизиты данного документа необходимо указать в отчете — строка «Перерасход выдан по кассовому ордеру».

Срок компенсации перерасходованных сотрудником средств не установлен законодательством. Следовательно, если бухгалтер не указал сразу сведения о расходном ордере в авансовом отчете, это не повлечет никаких штрафных санкций.

Условия компенсации перерасхода на зарплатную карту

В настоящее время практически все организации перечисляют сотрудникам заработную плату на банковскую карту. А можно ли перерасходованную по авансовому отчету сумму вернуть сотруднику таким же способом?

Законодательство не располагает однозначным ответом. Сам документ предполагает только одну форму возмещения перерасходованной подотчетной суммы — наличные деньги.

Таким же мнением в 2006 году поделился Центральный банк России в своем письме № 36-3/2408. При этом его же письмо, но от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 содержит информацию о том, вопрос: можно ли использовать банковскую карту для расчета по подотчетной сумме не является компетенцией Центрального Банка. То сеть предприятие должно самостоятельно разбираться со своими проблемами в данном случае. А чтобы у контролирующего ведомства не возникали лишние вопросы, рекомендуется пользоваться кассой.

Как компенсировать личные деньги сотрудника?

Работник организации может сам отправиться за приобретением необходимых товаров (работ, услуг) за свои собственные средства. В данном случае нет необходимости заполнять авансовый отчет. Как правильно оформить вышеописанные действия?

Вполне достаточно будет заявления и подтверждающих покупку чеков, накладных, бланков строгой отчетности, проездных документов и т. д.).

Оформление авансового отчета в 1С

Каждый бухгалтер должен быть знаком с таким документом, как авансовый отчет. Как правильно оформить в 1С? Местом расположения документа в программе является раздел «Банк и касса».

В созданном окне следует сначала указать информацию об организации и подотчетных лицах. Кнопка «Добавить» сделает доступной таблицу, в которой необходимо отразить всю информацию о выданных средствах.

Аванс бывает трех видов:

  • При этом учитываются авиа- и железнодорожные билеты, путевки, почтовые марки и прочее.
  • Наличные средства. Основной целью документа является списание наличной денежной суммы.
  • Расчетный счет. Документ необходим для того, чтобы учесть списание безналичной денежной суммы с расчетного счета компании.

Чтобы сформировать сведения о выдаче наличных, необходимо начать с создания нового расходного кассового ордера. После заполнения документ следует распечатать и передать подотчетному лицу, чтобы последний заполнил строку о получении денежных средств и расписался. Только после этого можно сохранить и провести документ.

В табличной части расходного кассового ордера следует указать информацию о товарах и материалах, приобретенных подотчетным лицом. Если покупка товара сопровождалась выдачей счет-фактуры, то необходимо поставить флаг СФ, выбрать Поставщика и заполнить его реквизиты.

Раздел «Возвратная тара» требует заполнения информации о таре, которую Поставщик ждет назад.

Раздел «Оплата» фиксирует суммы, уплаченные поставщику за ранее приобретенный товар. Выданный аванс отражается проводкой Д 60.02 К 71.01.

Закладка «Прочее» предназначена для учета других расходов подотчетного лица (командировка, проезд, топливные расхода и т. д.).

Авансовый отчет применяется для подтверждения расходования сумм подотчетными лицами по ранее выданным им авансам на определенные цели. Основанием для выдачи авансовых сумм является , изданный руководителем, в нем перечисляются кадры, сроки, цели и размеры выдаваемых средств. Основанием выдачи денег командируемому является . Для подтверждения совершенных расходов сотрудником применяется унифицированная форма №АО-1 – заполняется как подотчетным лицом, так и работниками бухгалтерии.

Рассмотрим образец заполнения авансового отчета.

Заполнение бланка авансового отчета подотчетным лицом

Заполнение авансового отчета по форме № АО-1 подотчетным лицом начинается с лицевой стороны. Первым делом вносятся следующие данные: наименование организации, фамилия и инициалы сотрудника, его должность или профессия, табельный номер, дата составления документа, графа назначение аванса (представительские либо хозяйственные расходы).

Далее на оборотной стороне унифицированной формы АО-1 указываются документы, которые подтверждают произведенные расходы, в графах 1-6, также вносятся сумма понесенных затрат по ним. К отчету прикладываются все подтверждающие документы, их необходимо пронумеровать в том же порядке, как они занесены в ведомость.

В графе 1 указывается номер по каждому оправдательному документу, присваивается по порядку.

В строке 2 необходимо писать дату, когда был составлен документ, а в графе 3 вносится его номер.

В графе 4 необходимо указать виды произведенного расхода (к примеру, это могут быть канцелярские затраты).

В строке 5 вносится сумма расхода денежных финансов, если она производилась в рублях, а коль она была в иностранной валюте, то данные о средствах заносятся в графу 6.

В конце указывается итоговая сумма, израсходованная подотчетным лицом, в зависимости от типа валюты, либо в “Итого” Графы 5 (в рублях), либо Строки 6 (в валюте).

Заполнение бухгалтером организации – инструкция

После заполнения подотчетным лицом своей части документа, он передает его вместе со всеми оправдательными бумагами в бухгалтерию. Бухгалтер получает авансовый отчет по форме № АО-1 от подотчетного лица, расписывается в принятии бланка, проставляет его номер и дату, итоговую сумму расходования денежных средств и указывает количество подтверждающих произведенные затраты документов. В конце отчета ставится дата предоставления документа, после этого подотчетному лицу передается расписка бухгалтера.

После проверки правильного оформления документов и расходования денег, сцетовод на оборотной стороне заполняет строки 7-8, где указывает суммы затрат, которые будут приняты к бухгалтерскому учету, а в графе 9 вносятся данные по дебетуемым бухгалтерским счетам, куда относятся суммы расходов.

Далее на лицевой стороне формы указывается: остаток денежных средств (или сумма перерасхода) от предыдущего аванса, сумма полученного аванса из кассы организации, сумма израсходованных по нему денег, остаток авансовых сумм или величина перерасхода, бухгалтерская запись отражения хозяйственных операций с отнесением их на соответствующие счета учета. Графа “Бухгалтерская запись” заполняется на основании данных из оборотной стороны графы 9.

После этого проводится проверка правильного оформления документа, арифметического соответствия всех сумм отчета и факт расходования денег по назначению. Если все нормально и не выявлено никаких ошибок, отчетность передается руководителю организации на утверждение. После утверждения руководителем производится списание подотчетных сумм, а также окончательные взаиморасчеты с подотчетным лицом.

В случае неполного расходования авансовых сумм подотчетное лицо должно вернуть остаток денежных средств в кассу организации на основании , а если был произведен перерасход авансовых сумм, то выплачивается разница сотруднику по

Приложение

Перечень документов для сдачи авансовых отчетов

Оплата льготного проезда

1. Форма АО-1 двухсторонняя.
Заполнение документа производиться в единственном экземпляре, в срок не позднее трех рабочих дней с момента окончания срока отпуска. В авансовом отчете указать следующие реквизиты: название организации, подпись руководителя организации (директор, заведующего), должность подотчетного лица, ФИО подотчетного лица, целевое назначение выданных средств, на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расход (билеты, чеки, квитанции и прочие), указывает их даты, номера и суммы, .

2.
Приказ
о предоставлении льготного отпуска сотруднику
. Оформление приказа о предоставлении отпуска производится с применением унифицированных форм № Т-6 и Т-6а (обязательно наличие всех реквизитов: дата документа, номер документа, основание, расчетный период, льготный период , количество человек (отдельно взрослых и детей), которым оплачивается льготный проезд.

3. Заявление на выдачу аванса.
Заявление пишется на имя директора (заведующей) и визируется им. В заявлении сотрудник указывает сумму аванса. Правом оплаты проезда в отпуск обладают: неработающие супруг (супруга), несовершеннолетние дети до 18 лет (родные, усыновленные), дети (родные, усыновленные), не достигшие возраста 23 лет, осваивающие образовательные программы основного общего и (или) среднего общего образования, а также начального, среднего и высшего профессионального образования по очной форме обучения в образовательных учреждениях, имеющих государственную аккредитацию . Для оплаты проезда несовершеннолетних детей кроме проездных документов (билетов, квитанций, чеков) прикладывается свидетельство о рождении. Если же ребенок старше 18-ти лет и является студентом помимо вышеперечисленных документов обязательно необходимы: справка, подтверждающая факт обучения физического лица по очной форме обучения на дату проезда, копия свидетельства лицензии и государственной аккредитации учебного заведения.

4. Заявление от сотрудника об оплате льготного проезда.
Заявление пишется на имя директора (заведующей). В заявлении сотрудник обязательно указывает место отдыха (конечная точка), маршрут к месту отдыха, перечислить ФИО, даты рождения, родственную принадлежность членов семьи, которым может быть оплачен проезд к месту отдыха сотрудника. Подпись и дата.

5. Билеты.
Оплата стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно по фактическим расходам, подтвержденные проездными документами (билетами), а также документами об оплате услуг (сборов) по оформлению проездных документов, предоставления в поездах постельных принадлежностей и другие услуги, включенные в стоимость билета, но не выше стоимости проезда:

8. Билеты.
Оплата стоимости проезда к месту использования учебного отпуска и обратно по фактическим расходам, подтвержденные проездными документами (билетами), а также документами об оплате услуг (сборов) по оформлению проездных документов, предоставления в поездах постельных принадлежностей и другие услуги, включенные в стоимость билета, но не выше стоимости проезда:

Железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

Водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

Воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

Автомобильным транспортом – в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии – в автобусах с мягкими откидными сиденьями.

В случае если представленные работником документы подтверждают произведенные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено, компенсация расходов производится на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику соответствующей транспортной организацией, осуществляющей перевозку, или ее уполномоченным агентом (далее – транспортная организация), на дату приобретения билета. Расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат.

Оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы.

Если стоимость проездных документов (с учетом взимаемых при продаже проездных документов обязательных платежей) указана в иностранной валюте, то оплата производится из курса валюты, установленного Центральным банком России на день приобретения указанных документов.

Авиабилеты:

Ж/д билеты:

При проезде за пределы РФ оплата производится только до границы РФ, поэтому необходимо предоставить справку о стоимость проезда до ближайшего к границе населенного пункта в пределах РФ.

Дата билетов может быть раньше даты начала отпуска или позже окончания только в том случае, если это были выходные или праздничные дни, а так же если есть приказ об отпуске без сохранения заработной платы на этот период.

В случае утери билетов предоставляется справка о стоимости проезда ж/д транспортом в плацкартном вагоне на дату проезда. В этом случае необходима справка с места отдыха о том, что сотрудник действительно там был.

Проезд автобусом оплачивается при наличии контрольно-кассового чека.

Проезд автомобилем:

Маршрутный лист с печатями и датами выбытия и прибытия в г. Новый Уренгой, прибытия и убытия из места отдыха;

Автомобиль должен быть зарегистрирован на сотрудника, который сдает авансовый отчет или на супруга (супругу) (в этом случае должно быть предоставлено свидетельство о браке), или если есть доверенность владельца автомобиля на сотрудника который сдает авансовый отчет (дата доверенности должна быть раньше даты начала отпуска или даты начала передвижения).

Оплата первичного медосмотра

1. Форма АО-1 двухсторонняя.
обязательно ставит свою подпись
.

2. Приказ об устройстве на работу.
Копия, заверенная отделом кадров учреждения.

3. Заявление от сотрудника об оплате первичного медосмотра.
Заявление пишется на имя директора (заведующей). Подпись и дата.

4. Договор о предоставлении медицинских услуг.
Оригинал. Обязательное заполнение реквизитов стороны оказание суммы предоставленных услуг.

7. Чеки.
В чеке указывается наименование медицинского учреждения, сумма.

Оплата расходов, связанных с переездом работников

из районов Крайнего Севера

1. Форма АО-1 двухсторонняя.
Заполнение документа производиться в единственном экземпляре, в срок не позднее трех рабочих дней с момента окончания срока отпуска. В авансовом отчете указать следующие реквизиты: название организации, подпись руководителя организации (директор, заведующего), должность подотчетного лица, ФИО подотчетного лица, целевое назначение выданных средств, на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расход (билеты, чеки, квитанции и прочие), указывает их даты, номера и суммы, обязательно ставит свою подпись
.

2. Приказ об увольнении работника.

3. Заявление на имя директора (заведующей)
с просьбой оплатить проезд и провоз багажа в связи с выездом из РКС с визой.

4. Билеты.

Авиабилеты:

электронный билет, посадочный талон. Номера электронного билета и посадочного талона должны совпадать. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачиваются авиабилеты только эконом класса. Если билет бизнес класса необходимо предоставить справку о стоимости билета эконом класса на эту дату, на этот рейс. При утере посадочного талона необходимо взять справку в аэропорту о том, что этот сотрудник действительно летел этим рейсом. В справке должны быть указаны номер рейса, дата рейса и Ф. И.О. пассажира. Страховая квитанция не оплачивается, поэтому её не надо прикладывать.

Ж/д билеты:

обязательно Ф. И.О. на билете должно совпадать с Ф. И.О. сотрудника. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачивается проезд только в вагонах плацкарт и купе. При наличии электронного ж/д билета (маршрут/квитанции) обязательно необходимо предоставить билет установленного образца (выдается в терминалах на ж/д вокзале в пункте отправления.

Проезд автомобилем:

Заявление от сотрудника на оплату проезда личным автотранспортом с визой директора;

ПТС, тех паспорт, справка о расходе топлива. При проезде за границу РФ к учету будут приниматься только чеки ближайшей к границе РФ АЗС.

В чеках с АЗС должна быть обязательно указана марка топлива, стоимость 1 литра и др. реквизиты. Чеки с нечетко (смазано) прописанными данными к учету не принимаются.

5. Оплата контейнера
: договор, акт выполненных работ, счет-фактура
в которой будет указан вес вывозимых вещей (до 5 тонн), квитанция об оплате.

6. Справка с ЖЭУ (РЭУ)
о снятии с регистрационного учета (выписке из города) или штамп в паспорте о выписке (ксерокопия).

7.
Трудовая книжка
(стаж работы не менее 3-х лет) все страницы заверенные специалистом ОК организации (копия).

Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа членов семьи сохраняется в течение одного года со дня расторжения работником трудового договора с организацией, финансируемой из бюджета муниципального образования город Новый Уренгой.

Так же сотрудник имеет право оплачивать проезд неработающему супругу (супруге). В этом случае должна быть предоставлена трудовая книжка, в которой отсутствует запись о работе в настоящее время и свидетельство о браке заверенная отделом кадров. Уволенным работникам в связи с выходом на пенсию проезд не оплачивается.

1. Форма АО-1 двухсторонняя.
Заполнение документа производиться в единственном экземпляре, в срок не позднее трех рабочих дней с момента окончания срока отпуска. В авансовом отчете указать следующие реквизиты: название организации, подпись руководителя организации (директор, заведующего), должность подотчетного лица, ФИО подотчетного лица, целевое назначение выданных средств, на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расход (билеты, чеки, квитанции и прочие), указывает их даты, номера и суммы, обязательно ставит свою подпись
.

2.
Приказ о командировании работника
должен быть заранее принесен специалистом ОК для своевременной выдачи аванса на командировочные расходы.

3.
Командировочное удостоверение
обязательно должно содержать все необходимые реквизиты: дату документа, номер документа, количество дней нахождения в командировке, номер приказа о командировании сотрудника, паспортные данные, печати прибытия к месту командировки и выбытия из места командировки с датами прибытия и убытия.

4.
Служебное задание
обязательно должно содержать все необходимые реквизиты: номер документа, дату документа, даты начала и конца командировки, место командировки, цели и конкретно выполненную в командировке работу или задачи, обязательна отметка о выполнении (невыполнении) задания, виза руководителя организации, подпись подотчетного лица.

5.
Смета расходов.
Если целью командировки является сопровождение детей, то необходима ведомость на питание, в которой указываются суточные на детей. Сумма суточных определяется сметой составленной организацией, которое отправляет детей.

6. Билеты.

Авиабилеты:

электронный билет, посадочный талон. Номера электронного билета и посадочного талона должны совпадать. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачиваются авиабилеты только эконом класса. Если билет бизнес класса необходимо предоставить справку о стоимости билета эконом класса на эту дату, на этот рейс. При утере посадочного талона необходимо взять справку в аэропорту о том, что этот сотрудник действительно летел этим рейсом. В справке должны быть указаны номер рейса, дата рейса и Ф. И.О. пассажира.

Ж/д билеты:

обязательно Ф. И.О. на билете должно совпадать с Ф. И.О. сотрудника. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачивается проезд только в вагонах плацкарт и купе. При наличии электронного ж/д билета (маршрут/квитанции) обязательно необходимо предоставить билет установленного образца (выдается в терминалах на ж/д вокзале в пункте отправления.

В проезде за пределы РФ оплата производится только до границы РФ, поэтому необходимо предоставить справку о стоимость проезда до ближайшего к границе населенного пункта в пределах РФ.

Проезд автомобилем:

Заявление от сотрудника на оплату проезда личным автотранспортом с визой директора;

Маршрутный лист с печатями и датами выбытия из г. Новый Уренгой;

ПТС, тех паспорт, справка о расходе топлива. При проезде за границу РФ к учету будут приниматься только чеки ближайшей к границе РФ АЗС.

В чеках с АЗС должна быть обязательно указана марка топлива, стоимость 1 литра и др. реквизиты. Чеки с нечетко (смазано) прописанными данными к учету не принимаются.

Автомобиль должен быть зарегистрирован на сотрудника, который сдает авансовый отчет или на супруга (супругу) (в этом случае должно быть предоставлено свидетельство о браке), или если есть доверенность владельца автомобиля на сотрудника который сдает авансовый отчет (дата доверенности должна быть раньше даты начала передвижения).

По всем интересующим вопросам обращаться по телефонам:

Унифицированный бланк авансового отчета (АО, ф. АО-1), новый образец которого бесплатно мы предлагаем скачать в Word или Excel на этой странице, позволит правильно организовать подтверждение расходования подотчетных денег в компании. Заполнив предложенную форму для бюджетных организаций 0504505 взамен старого аналога 0504049, получивший наличность сотрудник сможет представить в бухгалтерию вместе с оправдательными документами доказательство целевой траты средств.

Особенности заполнения авансового отчета получателем

Типовой авансовый отчет выполнен в виде двухстороннего первичного документа. Помимо номера и даты заполнения, на его лицевой части (гр. 1-6) пишется название компании, данные получателя наличности (ФМО, табельный номер, должность и пр.), а также сумма и назначение выделенных средств. В таблицу, расположенную слева, заносится информация о предыдущем авансе и вновь полученных деньгах с указанием их остатка (расхода или перерасхода).
С обратной стороны АО-1 следует перечислить все документы, подтверждающие расходование полученных средств, указав соответствующие затраты по каждому наименованию:

  • командировочное удостоверение;
  • проездные билеты;
  • квитанции об уплате;
  • товарные чеки и пр.

Подтверждающие документы также нумеруются согласно очередности записи. Если подотчетные средства были получены в иностранной валюте, заполняются соответствующие строки: 1а (лицевая сторона), 6 и 8 (обратная сторона).
Дальнейшее оформление авансовых отчетов (гр. 7–10) возложено на сотрудников бухгалтерии. А утверждение предварительно проверенных документов производится директором компании (ИП).

Когда оформляется АО?

Наличные деньги разрешается выдавать только лицам, заключившим трудовые договоры с компанией (ИП), в следующих случаях:

  • хозяйственно-оперативные нужды;
  • аванс на командировочные расходы;
  • возмещение командировочных расходов.

При этом если имеется задолженность по отчету за предыдущий аванс, очередная выдача наличности этому сотруднику, как правило, не производится. Также запрещается передавать эти деньги другим лицам, включая близких родственников.
Сотрудник, получивший подотчетные средства, обязан в течение трех рабочих дней после завершения периода, на который выдавались указанная сумма (после прибытия из командировки), предоставить документальное подтверждение их расходования.

Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему
— обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ
.

Это быстро и БЕСПЛАТНО
!

Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.

Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.

Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.

Обязателен ли?

Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.

Правовые акты:

  • Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
  • Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:

  • перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
  • подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.

Как заполнить авансовый отчет о командировке 2019?

Отчет о командировке — это завершающий этап всей процедуры: от составления до возвращения сотрудника.

Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.

На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.

Требования к документу

Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?

Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.

Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.

Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.

Форма и разделы

Как правильно заполнить:

  • Лицевая сторона:
    заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
  • Оборотная сторона:
    указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.

Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

Образец заполнения (пример)

Пример оформления авансового отчета по командировке 2019:

Пример заполнения авансового отчета

Кто подписывает и согласовывает?

Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.

Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.

Сроки сдачи

После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.

Сопроводительные документы

Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:

  • Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
  • Чеки, квитанции, подтверждающие .
  • Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
  • , утвержденный руководителем.
  • Другие расходы, связанные с командировкой.

Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.

При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.

Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.

Наиболее часто встречающийся – кассовый чек.

Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.

Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:

  • Кассовый чек
    — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
  • Товарный чек
    – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
  • Бланки строгой отчетности
    . На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.

Проводки

  • 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
  • 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
  • 51 – «расчетный счет»;
  • 50 – «касса»;
  • 94 – «недостачи и потери предприятия».

Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:

  • При выдаче аванса:
    бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
  • При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника:
    составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
  • Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму.
    Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
  • Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу.
    Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
  • При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы.
    Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
  • В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка:
    Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.

Нюансы составления при командировке за границу

Оформление сотрудника в процедура несколько сложнее, чем по России.

Основные расходы при командировке за границу:

  • . Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
  • Расходы на проезд
    – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
  • Расходы на проживание
    – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
  • Оформление загранпаспорта и визы
    — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
  • Прочие расходы:
    сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

  1. Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с момента:
  • истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
  • выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
  • возвращения работника из командировки.

За нарушение срока работника можно наказать материально.


«Работник опять задержал первичку? Накажите рублем»

.

  1. Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.

Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см.

«Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)»

.

  1. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
  2. Утверждается руководителем.
  3. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Как правильно заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:

  • Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
  • Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
  • Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

Подробнее об этом см. в статье

«Авансовый отчет можно подписать электронной подписью»

.

Авансовые отчеты в 2019 году: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

Изменений по авансовым отчетам в 2019 году (равно как и в 2017-2018 гг.) не было — этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

Допустим, 21.01.2019 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.

Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.

В бухгалтерском делопроизводстве. Главным его назначением является подтверждение израсходованной подотчетным лицом суммы.

Двухсторонняя унифицированная форма № АО-1 — единый бланк для каждого юридического лица любой формы собственности. Исключением являются только бюджетники, пользующиеся с 2002 года специальным бланком «0504049».

Обязанность по оформлению авансового отчета ложится на каждого работника, получившего денежные средства для командировки или приобретения какого-либо материала или товара (например, канцелярские товары или продукты питания).

Авансовый отчет командированного сотрудника

Как правильно оформлять авансовый отчет, если сотрудник направлялся организацией для выполнения какого-либо задания в другой город?

Командировкой называют поездку работника с целью выполнения своих должностных обязанностей вне места расположения компании. Она никогда не обходится без расходов, которые подлежат компенсации сотруднику в соответствии с действующим законодательством.

К командировочным тратам можно относить:

  • Проезд туда и обратно, но только в том случае, если работник располагает билетами.
  • Аренду жилплощади (чеки или квитанции обязательны к предъявлению).
  • Дополнительные траты, входящие в состав суточных.
  • Телефонные переговоры, почтовые отправления, обмен валюты, транзитный и комиссионный сбор, багажный билет и любое другое мероприятие, без выполнения которого не будет достигнута основная цель поездки.

Все вышеназванные расходы должны подтверждаться документально. Если говорить о суточных, то их размер обычно оговаривается в приказе или в положении о командировке, издаваемых на каждом предприятии. Сумма может отличаться в зависимости от того, куда поехал сотрудник: внутри региона, в другой субъект Российской Федерации или за границу.

Законодательство не устанавливает предельный размер суточных, но если их величина внутри страны превышает 700 руб., а за ее пределами — 2500 руб., то они должны облагаться НДФЛ. Проблемы с тем, как правильно оформлять авансовый отчет после возвращения из командировки, не должны возникать. Срок сдачи документа — не более трех дней с момента прибытия. Если подотчетная сумма была потрачена не полностью, то разницу необходимо вернуть в кассу посредством приходного кассового ордера, а если, наоборот, произошел перерасход, то работнику компенсируется все при помощи расходного кассового ордера.

Какие последствия влечет неправильно оформленный авансовый отчет?

Правильно оформить работник должен в течение трех дней, в противном случае контролирующий орган может рассмотреть эту сумму как доход, на который должен быть начислен НДФЛ и страховые взносы.

Кстати, принятие новой редакции закона № 290-ФЗ от 03 июля 2016 года, вводит некоторые корректировки, например, серьезный штраф за предоставление ненадлежащего чека. Также планируется начать использовать для оплаты командировочных расходов специальные банковские карты, соответствующие международному стандарту Visa и MasterCard.

Общие правила

Как правильно оформлять авансовый отчет? Нужно просто соблюдать каждый из следующих пунктов:

1. Отчет должен быть составлен не позднее трех рабочих дней с того момента, как:

  • истек срок, указанный работников в заявлении о выдаче денежных средств;
  • сотрудник вышел на работу, если истечение периода, на который выдавались деньги, пришлось на отпуск или болезнь;
  • работник вернулся из командировки.

2. Для оформления отчета следует использовать унифицированную форму № АО-1 или форму, принятую предприятием.

3. Работник, совместно с бухгалтером, которому известно, как правильно оформлять авансовые отчеты (пример однозначно имеется в используемой программе), должны заполнить документ.

4. За утверждение отчетной бумаги отвечает руководитель.

5. Любой авансовый документ должны сопровождать чеки, счета, билеты и другие бумаги, которые подтверждают, что человек действительно потратил подотчетные средства.

Порядок заполнения

Как правильно оформлять авансовый отчет?

Первая или лицевая часть должна быть заполнена бухгалтером. Нельзя обойтись без указания реквизитов документа (номера и даты), сведений о предприятии и подотчетных лицах, о сумме выданного аванса, сводной информации: израсходованные средства и бухгалтерские счета, на основании которых можно судить о движении и списании. Кроме того, здесь следует указать перерасход или возвернутый неиспользованный аванс.

Вторая часть представляет собой отрывную расписку о том, что авансовый отчет принят на проверку. После заполнения бухгалтер должен отрезать ее и выдать подотчетному сотруднику.

Третью часть (оборотную сторону формы АО-1) необходимо заполнять коллективно. Задача подоотчетного работника — отразить реквизиты и приложить каждый правильно оформленный товарный чек для авансового отчета. Бухгалтеру останется заполнить сумму и бухгалтерский счет, на котором отразятся израсходованные деньги.

На документе должны стоять подписи работника, бухгалтера и главного бухгалтера. Только после этого его может утвердить руководитель.

Обоснованный перерасход

Как правильно оформить перерасход по авансовому отчету? Для начала нужно убедиться в его обоснованности:

  • траты средств выше выделенных потребовало выполнение задания по поручению начальства;
  • сотрудник располагает подтверждающими бумагами.

Если хотя бы одно условие не соблюдено, то денежная сумма не подлежит возмещению.

Порядок компенсации перерасхода по кассе

В случае перерасхода средств перед бухгалтером встает вопрос: авансовый отчет — как правильно оформить. формы № КО-2 легко можно найти на бескрайних просторах интернета. Реквизиты данного документа необходимо указать в отчете — строка «Перерасход выдан по кассовому ордеру».

Срок компенсации перерасходованных сотрудником средств не установлен законодательством. Следовательно, если бухгалтер не указал сразу сведения о расходном ордере в авансовом отчете, это не повлечет никаких штрафных санкций.

Условия компенсации перерасхода на зарплатную карту

В настоящее время практически все организации перечисляют сотрудникам заработную плату на банковскую карту. А можно ли перерасходованную по авансовому отчету сумму вернуть сотруднику таким же способом?

Законодательство не располагает однозначным ответом. Сам документ предполагает только одну форму возмещения перерасходованной подотчетной суммы — наличные деньги.

Таким же мнением в 2006 году поделился Центральный банк России в своем письме № 36-3/2408. При этом его же письмо, но от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 содержит информацию о том, вопрос: можно ли использовать банковскую карту для расчета по подотчетной сумме не является компетенцией Центрального Банка. То сеть предприятие должно самостоятельно разбираться со своими проблемами в данном случае. А чтобы у контролирующего ведомства не возникали лишние вопросы, рекомендуется пользоваться кассой.

Как компенсировать личные деньги сотрудника?

Работник организации может сам отправиться за приобретением необходимых товаров (работ, услуг) за свои собственные средства. В данном случае нет необходимости заполнять авансовый отчет. Как правильно оформить вышеописанные действия?

Вполне достаточно будет заявления и подтверждающих покупку чеков, накладных, бланков строгой отчетности, проездных документов и т. д.).

Оформление авансового отчета в 1С

Каждый бухгалтер должен быть знаком с таким документом, как авансовый отчет. Как правильно оформить в 1С? Местом расположения документа в программе является раздел «Банк и касса».

В созданном окне следует сначала указать информацию об организации и подотчетных лицах. Кнопка «Добавить» сделает доступной таблицу, в которой необходимо отразить всю информацию о выданных средствах.

Аванс бывает трех видов:

  • При этом учитываются авиа- и железнодорожные билеты, путевки, почтовые марки и прочее.
  • Наличные средства. Основной целью документа является списание наличной денежной суммы.
  • Расчетный счет. Документ необходим для того, чтобы учесть списание безналичной денежной суммы с расчетного счета компании.

Чтобы сформировать сведения о выдаче наличных, необходимо начать с создания нового расходного кассового ордера. После заполнения документ следует распечатать и передать подотчетному лицу, чтобы последний заполнил строку о получении денежных средств и расписался. Только после этого можно сохранить и провести документ.

В табличной части расходного кассового ордера следует указать информацию о товарах и материалах, приобретенных подотчетным лицом. Если покупка товара сопровождалась выдачей счет-фактуры, то необходимо поставить флаг СФ, выбрать Поставщика и заполнить его реквизиты.

Раздел «Возвратная тара» требует заполнения информации о таре, которую Поставщик ждет назад.

Раздел «Оплата» фиксирует суммы, уплаченные поставщику за ранее приобретенный товар. Выданный аванс отражается проводкой Д 60.02 К 71.01.

Закладка «Прочее» предназначена для учета других расходов подотчетного лица (командировка, проезд, топливные расхода и т. д.).

Порядок заполнения авансового отчёта.

Авансовый отчёт – один из документов, который входит в бухгалтерскую отчётность. Он нужен для подтверждения расходования денежных средств, которые выдаются сотрудникам в виде аванса. Но на этом правила и особенности документа не заканчиваются.

Сам авансовый отчёт имеет форму бланка, заполняемого с лицевой и оборотной сторон.
В заполнении должны принимать участие два подотчётных лица: бухгалтер и второй сотрудник.

Унифицированная форма бланков содержит поля, где проставляет подписи каждый из ответственных сотрудников.

Закрепляет всё руководитель. Эти поля надо предусмотреть даже тем, кто занимается разработкой собственных форм.

Сотрудник должен прикладывать к отчёту все документы, способные служить доказательствами и оправданиями. Рекомендуется наклеить их на плотный лист картона, тогда хранения будет более удобным.

Где можно скачать бесплатный образец в формате word?

Скачать бесплатный образец авансового отчёта в формате word можно .

Напротив итоговой строки пишут суммы как в российской валюте, так и в зарубежных.

Каких правил должен придерживаться бухгалтер?

Бухгалтер должен составить расписку о принятом пакете документов в присутствии подотчётного лица. Это делается сразу после оформления отчёта первым. В расписке надо обязательно указать дату, когда документы были получены бухгалтером.

На утверждение руководству документ передаётся только после тщательной проверки. И согласия с тем, что ошибки отсутствуют.

Руководитель знакомится с содержанием документа. Если ничего не вызывает сомнений, он ставит свою подпись, подтверждая факт наличия самих расходов, а так же их соответствия закону.

Открытие цветочного магазина – хорошая идея собственного бизнеса. смотрите по ссылке.

Что нужно знать, чтобы заполнить этот документ?

Бухгалтер должен выполнить ряд определённых действий после получения отчёта с подписью руководителя
.

  • Требуется заполнить поле, где написано «Израсходовано».
    Здесь указывается сумма по расходам, которые официально утверждены руководством, основываются на приложенных документах.
  • Отдельно заполняется графа «ОстатокПерерасход».
    Используют несложную формулу для того, чтобы заполнять это поле. Для чего пользуются так же авансовым отчётом, составленным в предыдущий раз. Ставится знак с плюсиком, если сотрудник потратил не все деньги, которые ему были предоставлены. Отрицательное значение у числе будет в том случае, если ответственное лицо осталось должно руководству.
  • Есть раздел так называемого «Документального дополнения».
    Здесь пишут, сколько документов послужили приложением к отчёту для доказательства по израсходованным суммам.
  • Значения рассчитываются для графы, которая называется «Остаток внесёнПерерасход компенсирован».
    Это необходимо для определения самого факта внесения остатка, средств, которые не были израсходованы. Принимают их в кассе. Кассир отвечает за проверку того, насколько правильно заполнен пункт. Его подпись подтвердит отсутствие ошибок.

Бланк можно оформлять не только на бумаге, но и с использованием программы 1C, в электронном виде.

В какие сроки ответственное лицо должно подать правильный авансовый отчёт?

Предельный срок подачи отчёта равен 5 дням, если подотчётному лицу выдавались именно наличные средства, и если это произошло в кассе предприятия. Срок отсчитывается с того дня, когда у работника закончилась командировка.

Другое дело – если произошла выдача средств в виде корпоративного электронного платёжного устройства.

  • Когда форма расчётов безналичная, сдача отчёта происходит до окончания десятого банковского дня.
  • С наличными средствами время сокращается до конца 3 банковского дня, следующего за последним командировочным днём.

Использование личных платёжных средств приводит к тому, что правила становятся одинаковыми, для наличного и безналичного расчёта.

Бухгалтер должен получить отчёты максимум за три дня.

Какие документы могут играть роль приложения?

Без подтверждающих документов отчёт просто не будут принимать. От вида первичных документов зависит и то, сможет ли бухгалтер принять к вычету «входные» разновидности НДС.

Открыть свой бизнес по франшизе намного проще, чем с нуля. Всё – по ссылке.

Есть несколько видов документов, которые прилагаются к авансовому отчёту:

  1. При покупки мелочёвки в магазинах.
    Можно обратиться в обычные магазины, чтобы приобрести канцтовары, другие подобные мелочи. Тогда покупателям выдаются чеки, кассовый с товарным. От продавца не обязательно требовать предоставления товарного чека, если в кассовом уже пишут о наименовании с количеством и стоимостью. Но в этом случае бухгалтера не принимают «входной» НДС. В данном случае требуется получение счёта-фактуры.
  2. Мелкие оптовые приобретения за наличные средства.
    В этом случае сотрудники не покупают что-то в розницу. Тогда его просят предоставить доверенность, выданную руководством предприятия. Представителю надо сказать, чтобы он требовал от продавца такие бумаги: квитанция к приходному ордеру; накладная; счёт-фактура. Это особенно важно для ценностей, которые облагаются НДС.
  3. Приобретение ГСМ.
    Актуальна для водителей, которые приобретают что-то на газозаправочных станциях. Правила для них действуют такие же, что и при приобретении в розницу. Водителям отдают кассовые чеки на самих заправках. В этом документе описывают сумму с ценами, количество литров вместе с разновидностью используемого топлива. При этом отсутствует счёт-фактура. В затраты без выделения НДС включается вся сумма, потраченная на приобретение бензина.

В расчётный день поставщик передаёт отчёт о выборке топлива вместе со счёт-фактурой, если организация заключает договор с топливной компанией, вносит аванс за ГСМ по безналичному расчёту.

При каждой заправке водителю тогда просто выдают чек, подтверждающий, что топливо было получено. Работник должен отчитаться не за полученные средства, а за то, какое количество топлива пришлось использовать.

Без авансовых отчётов водителей взаиморасчёты с поставщиками усложняются.

Авансовый отчёт – документ, облегчающий взаимодействие не только между сотрудниками, но и с поставщиками различных товаров.

Как вести журнал учёта рабочего времени? Образец и правила заполнения вы найдёте .

Благодаря этому документу у руководства на счету будет буквально каждая копейка. А сотрудники будут более ответственно относиться к денежным средствам, полученным на текущие расходы.

О порядке заполнения авансового отчёта в 1С Бухгалтерия вы узнаете из данного видео:

Авансовый отчет. Форма АО-1 – это документ первичной бухгалтерской отчетности, отображающий целевое использование подотчетных сумм денежных средств, выданных ранее авансом с приложением документов, являющихся доказательством их расходования. Форма отчета унифицирована, утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 №55 и кодом по ОКУД 0302001. Для бюджетных организаций предусмотрена другая форма, № 0504505, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н.

Целью составления авансового отчета является последующая проверка расходования средств, выданных авансом, подтверждение руководителем организации их использования, а также последующее списание производственных расходов. Документ заполняется лицом, получившим средства авансом под отчет.

 Список лиц, имеющих право получать деньги под отчет, утверждается приказом о подотчетных лицах, который должен быть в наличии в бухгалтерии организации. Денежные средства выдаются через кассу предприятия по расходному кассовому ордеру, в котором должно быть указано целевое предназначение этой суммы. Срок, на который предоставляется аванс, также утверждается соответствующим приказом по предприятию.

Предоставление командировочных средств осуществляется на основании приказа руководителя или командировочного удостоверения. По окончании командировки, подотчетное лицо обязано предоставить отчет с приложением документов, подтверждающих целесообразность понесенных расходов. Бланк авансового отчета заполняется в одном экземпляре с обеих сторон. Лицевая сторона заполняется подотчетным лицом и содержит следующие данные:

  • наименование организации, дату заполнения отчета и его номер;
  • фамилию, имя, отчество подотчетного лица, его табельный номер (при наличии), отдел, в котором он числится.

В левом нижнем углу подотчетное лицо заполняет таблицу, которая отображает сведения о предыдущих выданных ему авансах, суммах денежных средств, полученных им в данный момент, их расходе, перерасходе, остатке. На обратной стороне бланка вносится перечень документов, подтверждающих расходование денежных средств (квитанции, чеки ККМ, транспортные документы, командировочное удостоверение и т.п.), а также суммы затрат по каждому из них (графы 1-6). Документы, служащие приложением к отчету, нумеруются в нем в порядке их записи.

В случае, когда аванс был выдан в иностранной валюте, заполняются: строка 1а лицевой стороны, а также графы 6 и 8 оборотной. После заполнения документа подотчетным лицом, он передается на проверку правильности заполнения главному бухгалтеру. Если документ заполнен правильно, бухгалтер ставит отметку, свидетельствующую о том, что отчет утвержден согласно соответствующей сумме (цифрами и прописью), а на лицевой стороне заполняет расписку и передает ее подотчетному лицу.

После проверки бухгалтером авансовый отчет передается на утверждение руководителю, после чего принимает к учету с целью списания соответствующей суммы расходов. Если подотчетное лицо имеет задолженность по ранее выданным авансам, выдача ему последующих сумм осуществлена быть не может.


Adblock
detector