Авансовый отчет бланк сфу

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк авансового отчёта .xlsСкачать образец заполнения авансового отчёта .xls

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

  • сведения об организации, выдавшей деньги,
  • сотруднике, их получившем,
  • точная сумма средств,
  • цели, на которые они были предназначены.
  • здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

  1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
  2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
  3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Образец авансового отчёта, часть 1

Далее документ содержит две таблицы.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Образец авансового отчёта, часть 2

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

  • их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
  • а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Образец авансового отчёта, часть 3

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

  • фамилия, имя, отчество работника,
  • номер и дата отчета,
  • размер выданных к расходованию средств (прописью),
  • а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.

Образец авансового отчёта, часть 4

Работая на предприятии, должностные лица, для приобретения товара в производственных целях или при поездке в командировку получают в бухгалтерии аванс, за который впоследствии требуется отчитаться, путем оформления авансового отчета (АО).

Отчет можно заполнить вручную или при помощи программных приложений, например, воспользовавшись ПО «1С».

Что такое авансовый отчет

Что такое авансовый отчетАО является первичным бухгалтерским документом, подтверждающим израсходованные финансовые средства подотчетными работниками, получившими деньги на хоз. нужды от предприятия.

В жизни, нередко работники предприятий получают наличные средства для поездки командировки, для покупки канцелярских товаров, ГСМ или для приобретения прочих материалов.

После приобретения необходимых товаров или возвращения из командировки, работник обязан отчитаться за потраченные средства, заполнив АО, и если деньги остались, то их требуется возвратить в кассу, а если их не хватило, то дополучить их в кассе.

(Видео: «Как составить авансовый отчет»)

Когда оформляется АО?

Когда оформляется АО?Сроки сдачи АО подотчетным работником регламентируются законом и зависят от задания, полученного работником от руководства предприятия. Правильно оформленный отчет становится основанием для бухгалтерии при проведении бухгалтерских проводок и списания с подотчета долга.

За выделенные финансы на расходы, требуемые для хоз. нужд фирмы, подотчетное лицо обязано отчитаться, руководствуясь п. 6.3. Инструкции «О порядке … кассовых операций…» № 3210-У от 11.03.2014 года, не позднее 3-х рабочих дней:

  1. После завершения периода, на который были выделены деньги.
  2. После появления на работе, если сотрудник отсутствовал по уважительным обстоятельствам (болезни, отпуска и т. д.).
  3. После возвращения из командировки, согласно п. 26 Постановления № 749 от 13.10.2008 года «Об особенностях … командировки».

Период, на который подотчетному работнику выдается аванс и необходимая сумма, заявляется в его ходатайстве на имя директора предприятия.

Директор, путем наложения резолюции на ходатайстве подотчетного работника, утверждает сумму и период сдачи АО.

Примечание. В своем ходатайстве, работник обязан отметить цель выделения финансовых средств, благодаря чему директору будет проще определить срок, на который можно выделить средства, а бухгалтеру — выполнить соответствующую операцию.

С 19.08.2017 деньги под отчет могут выдаваться работнику, после подачи ходатайства на имя директора, издания приказа директора. В изданном распоряжении обязана отмечаться сумма и период, на который выделяются деньги подотчетному работнику.

(Видео: «Авансовый отчет: от правил заполнения — до сроков предоставления»)

Как правильно оформить авансовый отчет в 2022 году

Как правильно оформить авансовый отчет в 2022 годуДля избегания проблем с контролирующими ведомствами и недопущения ошибок при сдаче АО, необходимо соблюдать основные требования для правильного заполнения такого бланка.

Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре подотчетным сотрудником для передачи его бухгалтеру фирмы. При оформлении данного бланка требуется руководствоваться следующими правилами:

Правило № 1: Предприятие самостоятельно утверждает шаблон бланка АО, который утверждается приказом директора, обозначающим учетную политику на предприятии. В качестве образца такого документа можно использовать унифицированный бланк № АО-1, где при потребности можно добавить строки.

Примечание. В бланке обязаны быть отображены реквизиты, отображенные в ч. 2 закона № 402-ФЗ.

Правило № 2: Директор определяет период, на который выделяются деньги, по окончанию которого – подотчетный сотрудник обязан использовать их. После их использования сотрудник обязан отчитаться в бухгалтерию не позже 3-х рабочих дней или после появления на работе (если заболел или отсутствовал по другой причине). При приобретении товаров для фирмы за наличные средства, оформление документов необходимо выполнять с учетом НДС.

Правило № 3: Директор определяет время, на протяжении которого бухгалтер обязан обеспечить проверку АО, для передачи его на утверждение — руководством предприятия.

Правило № 4: Бухгалтер подписывает отчет у директора и гл. бухгалтера предприятия, без чего документ не считается действительным, после чего осуществляется окончательный расчет с сотрудником.

Для упрощения сдачи АО, последнее время на предприятиях организовывается электронный документооборот, что особенно актуально, когда подотчетные лица и бухгалтерия трудятся в различных подразделениях.

(Видео: «Как сделать Авансовый отчёт»)

Инструкция по заполнению авансового отчета в 2022 году

Инструкция по заполнению авансового отчетаБухгалтера постоянно сталкиваются с приемом АО, составляемых подотчетными сотрудниками. Данный бланк требуется для отчета за израсходованные деньги, выданные работнику для приобретения имущества предприятию или перед поездкой в командировку.

АО заполняется в большинстве своем на бланке (форма № АО-1) в одном экземпляре. Для его заполнения понадобится выполнить следующие шаги:

Шаг 1: На титульной странице бланка АО подотчетным сотрудником отображается:

  • Название предприятия.
  • Структурный отдел, где трудится человек.
  • Ф.И.О и табельный номер.
  • Занимаемая должность.
  • Цель аванса (приобретение имущества, оплата за услуги, командировочные издержки и пр.).Авансовый отчет бланк сфу

Перед оформлением обратной страницы АО требуется приготовить удостоверяющие документы (квитанции, счета, билеты, товарные накладные, чеки и т.д.).

Примечание. Покупка товаров и услуг желательно осуществлять на фирмах и у ИП, предоставляющих полный комплект первичных документов, включая кассовые и товарные чеки, что поможет избежать замечаний от ревизоров.

Шаг 2: Обратная страница АО представлена в виде таблицы и заполнение ее осуществляется построчно в соответствующих колонках:

  • № п/п – приложенные материалы обязаны прикрепляться согласно указанным номерам.
  • Дата – отражается дата исполнения операции, за которую уплачены деньги.
  • Номер – отмечается номер документа.
  • Название документа (квитанция, чек и т.д.)
  • Сумма издержек – отмечается сумма, возмещаемая фирмой за потраченную наличку сотрудником.

Примечание. Если число удостоверяющих материалов больше числа строк в таблице, отчитываемому выдается дополнительный оборотный лист для продолжения внесения записей. При этом, в конце первой таблицы записывается: «Окончание расчета см. продолжение в №__», а вверху следующей таблицы отмечается: «Продолжение АО …. Ф.И.О. № …».

По завершению заполнения данных, АО требуется подписать автору отчета. Документ без подписи, бухгалтерией не принимается, и сотрудник остается должником фирмы до погашения полученного аванса.Инструкция по заполнению авансового отчета в 2022 году

Шаг 3: На титульной странице бланка, представлена таблица, заполняемая бухгалтером, с отображением сведений о выдаче денег, где записывается:

  • Номер и дата документа, отражающего выделение денег, и номер счета.
  • Сведения об остатке или перерасходе по предшествующему авансу.

Также, на титульной странице бланка ОА под названием «Бухгалтерская запись», бухгалтер записывает учетные суммы с обратной страницы бланка АО в соответствии с корреспондирующими счетами.

После заполнения данных, расписываются ответственные лица бухгалтерии, имеющие отношение к учету денежных средств.

Инструкция по заполнению авансового отчета в 2022 году

Шаг 4: Внизу бланка, после всех записей в таблице, заполняется раздел с распиской о приеме бухгалтером отчета, с указанием Ф.И.О. лица, сдающего отчет, номера и даты АО, суммы подтвержденных затрат (прописью), числа представленных документов, а также числа листов в них.

После принятия АО бухгалтер отрывает расписку и передает ее автору отчета.

Авансовый отчет бланк сфу

Получив отрывной лист, подотчетное лицо обязано его хранить у себя, так как данная расписка является подтверждением сданного АО.

Ниже представлен заполненный пример АО.

Образец авансового отчета 2022 года

Образец авансового отчета 2022 года

Авансовый отчет бланк сфу

Скачать

  • Бланк, doc
  • Образец, xls

Как подтверждать расходы

Как подтверждать расходыДля удостоверения затрат на хоз. нужды фирмы, требуется составлять АО с прикрепленными удостоверяющими документами, чтобы налоговые службы не взыскали дополнительные налоги.

Благодаря правильно оформленному АО расходы фирмы подтверждаются, как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

АО оформляется в соответствии п. п. 170.9.2 НК РФ, при выдаче:

  1. Аванса работнику на командировку.
  2. Под отчет на хоз. нужды.
  3. На издержки, имеющие отношение к гражданско-правовым действиям.

Предоставляя АО подотчетное лицо отчитывается о потраченных средствах с предоставлением подтверждающих материалов. К отчету требуется прикреплять оригиналы материалов, удостоверяющие затраты.

Таким образом, АО является основанием:

  • Для списания с подотчетного сотрудника денежных средств, выданных ему либо на командировку, либо для приобретения товара.
  • Компенсирования сотруднику издержек, потраченных при выполнении производственных задач.
  • Отображения в бухучете, а также в налоговой инспекции, операций, выполненных в результате исполнения служебного задания.

Для подтверждения затрат подотчетного лица, выехавшего в командировку, требуется учитывать следующие особенности:

  • Если командировочный использовал для поезди свой транспорт, то к отчету необходимо прикрепить чеки на ГСМ и путевку на поездку.
  • При использовании в командировке поезда или самолета, требуется предъявить билет и бланк, подтверждающий действительность поездки.
  • При использовании электронного билета, нужно предъявить его в распечатанном виде, плюс посадочный талон. При отсутствии талона, можно попросить у перевозчика справку, подтверждающую, что работник был в поездке.
  • Если командировочный использовал такси, то требуется предъявить чек на такое использование транспорта.

Примечание. С 1.07.2022 года в закон об онлайн – кассах внесены правки в порядок подтверждения правомерного пользования подотчетными средствами. В закон введено два основных нововведений, в отношении пользования бланками строгого учета и содержания кассовых чеков.

Ниже представлена таблица с отображением этих изменений.

Как подтверждать расходы

Что, если не подтверждать

Что, если не подтверждатьНекоторые предприятия и ИП, находящиеся на УСН, ошибочно предполагают, что нет смысла утруждать себя загромождением лишних бумажек, составляя АО. Однако, отсутствие АО может обернуться дополнительным обложением налогом.

Деньги, выданные для приобретения товаров на хоз. нужды, должны расходоваться по целевому назначению. Алгоритм использования таких средств регламентирован п. 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 года. Выдача денег в подотчет выполняется на основании письменного запроса подотчетного лица и приказа директора предприятия.

Если подотчетное лицо не отчитается перед бухгалтерией за полученный аванс, то директор фирмы имеет один месяц для принятия мер. Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель, после просроченного времени для отчета за выданные средства, получает право на удержание долга из зарплаты работника. Для этого директору понадобится:

  1. На протяжении одного месяца, после завершения времени сдачи АО, потребовать от должника объяснительную, а также заручиться его согласием на удержание долга из зарплаты.
  2. На основании объяснительной и согласия — директор обязан издать распоряжение на взыскание долга согласно ст. ст. 241 и 248 ТК РФ.
  3. Если же подотчетное лицо не желает добровольно вернуть аванс, то директор, на основании ст. 248 ТК РФ вправе подать исковой запрос в суд для взыскания долга.

Примечание. Если директор не предпримет никаких мер для погашения долга, то сумма задолженности будет облагаться налогом.

Унифицированная
форма № АО-1

Утверждена
постановлением Госкомстата России

от 01.08.2001 № 55

Код

Форма по ОКУД

0302001

по ОКПО

наименование
организации

УТВЕРЖДАЮ

Отчет
в сумме

руб.

коп.

Номер

Дата

Руководитель

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

должность

подпись

расшифровка
подписи

“   

20

  
г.

Код

Структурное
подразделение

Подотчетное
лицо

Табельный номер

фамилия,
инициалы

Профессия
(должность)

Назначение
аванса

Наименование
показателя

Сумма,
руб.коп.

Бухгалтерская
запись

Предыдущий
аванс

остаток

дебет

кредит

перерасход

счет, субсчет

сумма, руб.коп.

счет, субсчет

сумма, руб.коп.

Получен
аванс 1. из кассы

1а.
в валюте (справочно)

2.
     

Итого
получено

Израсходовано

Остаток

Перерасход

Приложение      
документов на      
листах

Отчет
проверен. К утверждению в сумме

руб

коп (

руб

коп)

сумма
прописью

Главный
бухгалтер

подпись

расшифровка
подписи

Бухгалтер

подпись

расшифровка
подписи

Остаток
внесен

в
сумме

руб

коп

по кассовому
ордеру №      
от “  ”
     
20  
г.

Перерасход
выдан

Бухгалтер
(кассир)

“  ”
     
20  
г.

подпись

расшифровка
подписи

ли н и я о т р е з а

Оборотная
сторона формы № АО-1

Номер
по
порядку

Документ,
подтверждающий
производственные
расходы

Наименование
документа
(расхода)

Сумма
расхода

Дебет
счета,
субсчета

по
отчету

принятая
к учету

дата

номер

в
руб. коп

в
валюте

в
руб. коп

в
валюте

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Итого

Подотчетное
лицо
     

подпись расшифровка
подписи

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #

Четкие указания относительно формирования авансового отчета по новой форме указаны в Постановлении Госкомстата №55 от 2001 года.

Заполнение авансового отчета

Авансовый отчет подразумевает под собой двухсторонний унифицированный бланк, который в обязательном порядке должен быть заполнен ответственным сотрудником и уполномоченном лицом бухгалтерского отдела в единственном экземпляре.

Общие правила

Общие правилаУнифицированная форма отчета относится к документации, которая подлежит строгой отчетности, предназначенная для передачи налоговому органу.

Документ может быть составлен в бумажном либо электронном виде, с обязательным заверением подписью непосредственного руководства компании.

На оборотной стороне документа уполномоченное лицо обязано отобразить разновидность назначения аванса и все исполненные расходы, которые напрямую связаны с поездкой и перечнем бумаг, способных отобразить различные операции.

Представитель бухгалтерии должен осуществить проверку целенаправленного израсходования денег, отсутствия ошибок и в дальнейшем осуществить расчет принятых и потраченных средств.

Порядок составления

Последний вариант формы отчета, утвержденный законодательством РФ, добавил в себя только строку «расписка бухгалтера, которая подтверждает факт предоставления отчета наемным рабочим». В остальном документ остался прежним и ничем, а его порядок заполнения ничем не отличается.

Порядок составленияНорма формирования авансового отчета по чекам с двух сторон заключаются в следующем:

  1. С лицевой части необходимо указывать сведения относительно наемного рабочего, а также упомянуть документ, который подтверждает предоставление наличного капитала. Дополнительно необходимо отобразить информацию относительно предыдущего выданного аванса (к примеру, есть ли задолженность, в каком размере).
  2. Обратная сторона включает в себя сведения относительно времени израсходования денежных средств, а также размер, номер и название подтверждающей документации (чеков, накладных и так далее, в строгом порядке очередности).

Вся без исключения подтверждающая документация должна находиться на хранении у наемного рабочего до момента прибытия по месту официального трудоустройства, а после их нужно вклеить отдельным листом.

Размер выплат напрямую зависит от сформированного отчета. По завершению проверки представителями бухгалтерии относительно целевого использования денежных средств и достоверности предоставленных сведений, отчет подлежит заверению руководством компании. Согласно статье 272 Налогового кодекса РФ датой финансовых затрат (внереализационных и прочих) принято считать момент подписания документации.

При обнаружении факта перерасхода, представителями бухгалтерии осуществляется возмещение из кассы компании. Если же имеется остаток, то деньги должны быть возвращены в компанию.

Пример

Как уже было отмечено раньше, отчет должен в обязательном порядке составлять наемный рабочий и уполномоченный представитель бухгалтерии.

Наемным сотрудником заполняется лицевая часть документации, в которой отображаются сведения относительно:

  • полного названия компании;
  • времени формирования документа;
  • занимаемой им должности;
  • табельного номера;
  • основания предоставления финансовых средств;
  • получения ранее денежных средств и сформированных отчетов по целенаправленному израсходованию денег (был ли остаток или перерасход).

Пример заполненияНа обратной стороне документа в первых шести строках обязательно следует отобразить сведения относительно произведенных финансовых затрат с отображением времени, номера отчета и сумм по операциям. Вся без исключения документация должна быть пронумерована в строгой очередности.

Второй столбец обязательно должен отображать дату, а третий – номер рассматриваемого документа.

Четвертый столбец отображает сведения относительно цели финансовых затрат, а пятый – сколько денег предоставлено.

Если же речь идет об иностранной валюте, то ее сумма отображается в шестом столбце.

Уполномоченный представитель бухгалтерии после принятия отчета в обязательном порядке проверяет грамотность, наличие дополнительных различных бумаг, факт целевого использования денег, а после указывает даты и нумерацию авансового отчета. В конце обязательно должна быть поставлена подпись.

Далее необходимо приступить к заполнению сведений на оборотной части. В 7 и 8 поле необходимо указать информацию относительно размера финансовых затрат, которая подлежит дальнейшему учету, в 9 поле указываются бухгалтерские проводки.

После указания всех необходимых сведений, уполномоченный представитель бухгалтерии должен вернуться к формированию лицевой части, где обязательно следует отобразить:

  • остаток либо же перерасход денежных средств по ранее предоставленному авансу;
  • полную сумму выданных денежных средств;
  • полный размер затрат;
  • полную сумму остатка либо же перерасхода относительно авансового отчета;
  • все необходимые бухгалтерские проводки.

Все необходимые сведения, которые необходимы для формирования лицевой стороны, берутся с обратной части, а именно из 9 поля.

[docs]

В обязательном порядке руководство компании должно поставить свою персональную подпись в верхней части лицевой стороны.

Необходимость

С целью недопущения бесконтрольного израсходования финансовых средств, в компаниях используется такая подобная форма контроля как авансовая отчетность.

Необходимо понимать, что это подтверждающая документация траты финансовых средств, которые были предоставлены подотчетному уполномоченному лицу. Относясь к первичной документации учета, авансовый отчет в сопровождении с иными документами подается в бухгалтерский отдел учета с целью дальнейшей проверки израсходованных средств и списанию всех затрат. После утверждения руководства компании, отчет подлежит закрытию.

Чтобы наемный рабочий имел право получить финансовые средства, на него обязательно должен быть сформирован соответствующий Приказ по компании относительно материальной ответственности за те или иные финансовые затраты.

В сформированном приказе обязательно следует отображать временные периоды предоставления подотчетных средств. Во многом это связано с тем, что время регулируются законодательством РФ.

Финансовые средства уполномоченный сотрудник должен получить в кассе компании в сопровождении с расходным ордером. В ордере обязательно предоставленные деньги должны быть расписаны четко по пунктам использования. К примеру, 1000 рублей – затраты на дорогу, 4000 рублей – на приобретение необходимого производственного оборудования и так далее.

Исходя из всего вышесказанного, можно с уверенностью говорить о том, что рассматриваемый отчет необходим с целью расчетов с непосредственными материально-ответственными лицами.

Более того, рассматриваемый отчет – это, в первую очередь, документ, который относится к обязательной отчетности.

Срок сдачи

Согласно утвержденным Указаниям Банка России №3210-У, в частности пункта 6.3, период формирования отчета относительно целенаправленного израсходования предоставленных денежных средств составляет не больше 3 календарных дней с момента прибытия на место своего официального трудоустройства.

Отчет по командировке

Отчет по командировкеВ том случае, если наемные сотрудники нередко сталкиваются с командировками, то число авансовых отчетов может быть более чем внушительным.

По причине того, что в формировании рассматриваемого отчета принимают участие и наемные сотрудники, которые мало понимают в документообороте, ошибок редко когда получается избежать.

Для возможности сократить число совершенных ошибок, включая возможность предупредить множество вопросов относительно того, как именно и куда следует заносить сведения, рекомендуется сделать небольшую инструкцию, которая позволит понять рабочим все нюансы.

Все без исключения наемные рабочие, которые сталкиваются с формированием авансового отчета, должны помнить о таких нюансах, как:

  1. Отчет должен быть предоставлен не позднее, чем по истечении 3 календарных дней с момента прибытия в свою компанию из командировки. Рекомендуется оповестить сотрудника о том, что в случае задержки предоставления рассматриваемого отчета есть большая вероятность возникновения негативных последствий. Допускается возможность повлиять на недобросовестного сотрудника в материальном плане.
  2. В зависимости от того¸ каким образом в компании организован документооборот, допускается возможность применения унифицированного бланка по форме АО-1 либо же разработать персональный образец.
  3. Отчет формируется исключительно в единственном экземпляре.

Сотрудник обязательно должен заполнять обратную сторону документа либо же те поля, которые отведены исключительно для него, если речь идет о персональном разработанном бланке компанией.

Обязательно следует дополнительно предоставить подтверждающую документацию целенаправленного израсходования денежных средств. Ею могут выступать проездные билеты, гостиничные счета и так далее.

Подтверждению не подлежат только суточные выплаты.

Как показывает практика, в составлении рассматриваемого документа нет ничего сложного. Достаточно только следить за достоверностью указанных сведений.

Все нюансы по заполнению авансового отчета в 1С представлены в данном видео.

https://youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Об авторе

Григорий Знайко

Григорий Знайко
Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Стабильная работа любой организации зависит от её автономности. Практически любой работник организации должен быть знаком с понятием авансовых денежных средств, выдаваемых под отчет. Аванс выдаётся сотрудникам для разных целей, но в основном цель выдачи – это обеспечение стабильной и бесперебойной работы организации.

Для того чтобы руководство знало, что их сотрудники не “прикарманивают” часть выданных денег и средства не уходят впустую, сотрудников обязывают составлять специальные отчеты, содержащие подробную информацию обо всех проведённых расчетах. Что это такое – авансовый отчет, читайте далее.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Определение

Авансовый отчет – это отчетный акт, который заполняется при использовании денежных средств, выдающихся организацией своему сотруднику под отчет (отчетному лицу) для каких-либо организованных трат, связанных с работой в этой организации.

Отчет поначалу оформляется данным лицом (принявшим денежные ресурсы) и отправляется в бухгалтерию для последующего оформления и передачи руководству организации, для его дальнейшего принятия и списания итоговых затрат.

Выдача наличных средств работникам под отчёт происходит по нескольким основным причинам, связанным с внутренними производственными делами организации, включая:

  1. аванс на повседневные расходы организации (например закупка канцтоваров или хоз. принадлежностей);
  2. аванс, рассматривающийся как часть оплаты будущих командировочных затрат;
  3. аванс, компенсирующий уже произведённые командировочные затраты.

При перечислении денег из кассы предприятия оформляется специальное предписание (форма №К-2 Потребляемый “Расходный кассовый ордер”, – утверждено по распоряжению Федерального Госкомстата от 18.08.98. №88).

определение отчета

В бухгалтерии компании должен находиться соответствующий указ, в котором перечислены лица, обладающие правом на приобретение отчетных средств на хоз. расходы (в том числе на расходы на ГСМ).

Надлежащим указом подтверждаются также и сроки выдачи данных денежных средств (в законодательстве тут никаких ограничений нет). Уже после составления документа, на нём ставится подпись управляющего, главбуха либо уполномоченных лиц.

Как получить денежные средства на различные нужды читайте в нашей статье.

Организация также имеет право передать денежные средства посредством безналичного перечисления – к примеру, на личный банковский счёт сотрудников. При этом, чтобы не возникло проблем со специальными органами, следует создать для подотчетных лиц индивидуальные банковские карты.

Федеральным законодательством подотчетный субъект обязуется к заполнению авансового отчёта о расходовании денежных средств, вне зависимости от того, на какие цели или при каких обстоятельствах данные средства были ему выданы.

определение авансового отчетаЛица, получившие денежные средства авансом, должны представить в бухгалтерию компании доклад об израсходованных ими материальных средствах, и осуществить итоговые расчётные вычисления по ним не позже 3-х календарных суток по истечению времени, до которого выданы, либо до дня возврата данных лиц из командировки.

Окончательный период, на который сотруднику передаются ресурсы под отчёт, устанавливается руководством компании.

Передача доступных наличных средств под отчёт может выполняться только в отношении субъектов, пребывающих с компанией в рабочих взаимоотношениях.

Выдача денег посторонним личностям запрещена.

Предоставление доступных наличных средств в отношении лица выполняется только при наличии полной отчетности соответствующего субъекта согласно прежде переданного ему аванса. Предоставление наличных средств одного физического лица другому запрещено.

Средства, уплаченные в иностранных денежных единицах, рассматриваются как в качестве иностранной валюты, так и в качестве рубля по курсу ЦБ РФ.

Закрытие задолженности в инвалюте подотчетным лицом и отображение данных средств в авансовом отчете в рублях выполняется по курсу ЦБ РБ на время принятия отчета руководством предприятия.

к содержанию ↑

Кто заполняет авансовый отчет и как правильно это сделать?

Обязательство оформления авансового отчёта возложено на подотчётное физическое лицо, которому были перечислены соответствующие денежные средства на командировку либо с целью исполнения личных гражданского правовых дел по доверенности.

кто заполняет?За счёт этого можно сделать заключение о том, что в случае если деньги подавались не под отчёт, или если сотрудник расходовал только личные ресурсы, то никаких отчётов подавать не следует.

Хотя многие сотрудники всё же делают отчёты в подобных случаях. Во-первых, потому что сами привыкли (как они, таки и проверяющие организации), а также потому, что часто стремятся вывести для себя определённую компенсацию затрат, полученных при поездке.

Сам же бланк заполняется приблизительно в равной степени работником и бухгалтером. При составлении отчета сотрудник обязан записать на лицевой стороне бланка:

  • название предприятия,
  • номер авансового отчета,
  • дату когда официально производилось его оформление (номер и дату, впрочем, обычно указывают уже после заполнения бланка, уполномоченные сотрудники),
  • свои паспортные ФИО,
  • рабочую должность на предприятии,
  • название отдела, на котором он работает,
  • табельный номер.

Далее должна быть заполнена специальная таблица, содержащая всю информацию о доступных средствах.

Последующее оформление отчета осуществляется бухгалтерией.

В графе «бух. запись» на внешней стороне бухгалтер записывает корреспонденцию счетов и учёт средств, на обратной стороне бланка расписываются суммы затрат, установленные к учету (7-9 столбец), и счета (субсчета), каковые дебетируются на данные средства (9 столбец).

Уже после проверки точности оформления формы авансового отчета со всей сопутствующей документацией, подтверждающей целесообразность расходования средств организации, бухгалтерия подписывает документы.

Таким образом она доказывает, что отчет прошёл контрольную проверку и утверждён в надлежащей форме (с цифрами и прописью), оформить расписку на внешней стороне формы и предоставить её подотчетному лицу. Наконец, бухгалтер и главный бухгалтер должны подписать бланк с основной стороны.

к содержанию ↑

Форма авансового отчета

Авансовый учет играет первостепенную роль при составлении внутренней учетной политики предприятия – неважно, коммерческим оно является, или бюджетным. Распоряжением Федерального Госкомстата от 01.08.01.№55 была утверждена стандартная форма этого отчета (форма №АО-1) для учета наличности, переданной сотрудникам на хозрасходы.

Образец бланка унифицированного авансового отчета можете скачать здесь бесплатно.

Форма № АО-1 используется с 01.01.02 юрлицами с любой формой собственности, но только кроме казенных учреждений и органов власти — для бюджетных учреждений, указом Федерального Министерства Финансов от 30 марта 2015 года N52н, была подтверждена особая форма авансового отчёта (форма №0504505).

форма

к содержанию ↑

Сроки сдачи

Подотчетное лицо обязано отчитаться перед руководством предприятия за полученные им на ведение хоз-административной деятельности средства не позже трёх рабочих дней в соответствии с ФЗ.

срокиПосле приезда из командировки сотрудник обязан написать отчет также не позже 3-х календарных дней после возвращения.

В случае нарушения сроков сдачи эпизод декламируется как нарушение по кассовой дисциплине и облагается штрафом в соответствии с текущим федеральным законодательством.

Для того, чтобы проанализировать допустимые и недопустимые случаи неисполнения сроков предоставления авансового отчета, следует обратиться к Федеральному Кодексу об Административных правонарушениях, в частности, статья 15.1 регулирует данный вопрос.

Нужно учитывать то, что прямой ответственности за нарушение авансовой отчетности на законодательном уровне не существует, однако сам факт всё равно будет зафиксирован. Таким образом, организации не следует боятся санкций от налоговых органов.

Организация должна регулярно поддерживать контроль над выделяемыми ей денежными средствами на поддержание собственной работоспособности, поэтому следить за течением этих средств – это забота именно организации, а никак не федеральных органов.

В случае если сотрудник не возвращает выданные ему авансом средства, предприятие может выписать их из зарплаты работника, однако здесь нормы регулируются законодательно (статья 137 Трудового кодекса).

Также данная ситуация может решиться судебным путём, если сотрудник не согласен с решением руководства организации-работодателя.

сроки сдачи отчетностиРуководитель организации – это лицо, фактически ответственное все за ресурсы организации, т.е. во многих случаях задолженность по невозвращению подотчетных денег может формально значиться не на счету работника, а на счету руководителя.

Денежные средства, выданные под отчет, формально будут считаться долгом перед компанией, но при этом они не будут являться его заработком и не будут облагаться налогом на доходы физлиц.

к содержанию ↑

Примеры заполнение

Командировочный отчет

Положение о служебных командировках включает в себя следующую важную информацию:

  • как вычисляется командировочный период;
  • как подтверждается реальный командировочный период;
  • сохранение уровня реальной зарплаты на время командирования и плата за трудовую деятельность в нерабочее время, осуществляемую сотрудником во время командировки;
  • начисление командировочного аванса;
  • перечень затрат, которые понесет сотрудник в командировочный период, и которые не покроет аванс.

Форма №АО-1 унифицирована, и поэтому при различном целевом расходовании средств требует лишь закрепления различной же подтверждающей документации. Однако общий принцип заполнения формы следующий:

  1. Сначала вписывается название предприятия;
  2. Дату на данном этапе записывать не стоит, так как в большинстве случаев она прописывается уже после оформления;
  3. Записывается отделение и должность сотрудника, отправляемого в командировку;
  4. Причина составления отчета (например, “должностная рабочая поездка”);
  5. Сотрудник записывает размер аванса и сумму расходов;
  6. Потом в бухгалтерии распишут учет средств по бухгалтерским законам;
  7. Теперь работнику следует на дополнительном листе в соответствующих полях изложить информацию из документов к командировочному отчету;
  8. После того, как отчет заполнен, его отправляют к бухгалтеру, который его перепроверяет;
  9. Наконец, отчет отправляется на итоговое утверждение к руководству.

командировочные

к содержанию ↑

ГСМ

Представим ситуацию, в которой сотрудник гипотетической компании Сидоров, 07.08.16. получил по кассовому ордеру наличные денежные средства в определённом размере под отчет, на приобретение горюче-смазочных материалов. При этом политика организации подразумевает, что денежные средства на ГСМ будут выделяться раз в неделю.

14.08.16 Сидоров оформил авансовый отчет, в соответствии с которым он на этой неделе три раза заправился на местной бензоколонке. Были приложены соответствующие чеки, доказывающие это. Каких-либо остаточных денежных средств по предыдущему выделенному авансу у Сидорова в наличии нет.

Данный авансовый отчет от 14.08.16 Сидоров передал бухгалтеру вместе со всей подтверждающей документацией, который затем был подписан главным бухгалтером и подтверждён руководством компании.

отчет по ГСМ

к содержанию ↑

На хознужды

Из-за того, что форма №АО-1 имеет общий стандарт для любых небюджетных организаций, заполнение авансового отчета на хознужды имеет примерно такую же последовательность действий, как и в случае с оформлением командировочного отчета и отчета по получению ГСМ.

отчет по хознуждам

Как правильно оформить авансовый отчет узнайте из ролика:


Adblock
detector