Авансовый отчет для бюджетных учреждений бланк

Авансовый отчет форма 0504505 применяется для ведения учета с подотчетными лицами. форма используется для бюджетных учреждений. отчет утверждается руководителем. хозрасчетные

Авансовый отчет (форма 0504505) применяется для ведения учета с подотчетными лицами. Форма используется для бюджетных учреждений. Отчет утверждается руководителем. Хозрасчетные организации используют форму АО-1.

Подотчетное лицо на лицевой стороне формы вносит информацию о себе, а на обратной стороне заполняет 1-6 графы, в которых указывается фактически израсходованные средства и информация о подтверждающих документах, которые должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы.

Оформляет бланк отчета лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При заполнении формы вносятся сведения об учреждении, подотчетном лице и назначении аванса.

В таблице отражаются данные о полученной сумме аванса, израсходованных средствах, остатке или перерасходе. Суммы, которые были выплачены в иностранной валюте, указываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте.  Все суммы отражаются с указанием даты их получения. Целесообразность расходов подтверждает руководитель подразделения

Работник бухгалтерии вносит данные о счетах учета и сумме. Далее заполняются сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода (со ссылкой на кассовый ордер). Заполняется расписка, которую подписывает бухгалтер.

На обратной стороне отчета подотчетное лицо заполняет следующие сведения:

  • порядковый номер;
  • дата и номер документа;
  • кому и за что уплачено;
  • сумма расхода по отчету.

Бухгалтер вносит данные о:

  • сумме расхода, принятой к учету;
  • бухгалтерской записи (счета по дебету и кредиту).

В конце таблицы подводится итог общей израсходованной суммы, остатка и перерасхода. Ответственность за ведение и хранение данной формы документа возлагается на бухгалтерскую службу организации.

Документ относится к группе «Отчет». Рекомендуем сохранить ссылку на эту страницу в своем социальном профиле или скачать файл в удобном вам формате.

Приложение N 4 к Приказу Министерства финансов Российской Федерации от 15.12.2010 N 173н

                                                Утверждаю
Восемь тысяч рублей
Отчет в сумме -----------------------------
00 копеек
-------------------------------------------
(прописью)
Руководитель Иванов        И.И. Иванов
учреждения ---------- ---------------------
(подпись)  (расшифровка подписи)
16      марта      12
"--" ------------ 20-- г.
-----------
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ N ¦    10   ¦
-----------
------------
¦   КОДЫ   ¦
+----------+
Форма по ОКУД ¦  0504049 ¦
16    марта    12                 +----------+
от "--" -------- 20-- г.         Дата ¦16.03.2012¦
ГОУ "Полиграфический колледж"                        +----------+
Учреждение --------------------------------------       по ОКПО ¦ 11111111 ¦
Административно-хозяйственный         +----------+
отдел                                 ¦          ¦
Структурное подразделение -----------------------               ¦          ¦
Петров Сергей Иванович                         +----------+
Подотчетное лицо ----------------------------   Табельный номер ¦    88    ¦
+----------+
Единица измерения:                                      по ОКЕИ ¦    383   ¦
+----------+
по ОКВ ¦    643   ¦
российский рубль                                     ------------
----------------------------
(наименование валюты)
Приобретение канцелярских
Заведующий складом                    товаров
Должность ------------------- Назначение аванса ---------------------------
------------------------------------------------------------------------------------
Наименование   ¦        Сумма        ¦¦     Бухгалтерская запись     ¦  Сумма,
показателя    +---------------------++------------------------------+   руб.
¦  в рублях  ¦в валют妦    дебет   ¦      кредит     ¦
------------------+------------+--------++------------+-----------------+-----------
Предыдущий       ¦            ¦        ¦¦      1     ¦        2        ¦     3
аванс:           ¦            ¦        ¦+------------+-----------------+------------
остаток         ¦      -     ¦    -   ¦¦2 105 36 340¦   2 208 34 660  ¦  8000,00  ¦
------------------+------------+--------+¦      1     ¦        1        ¦           ¦
перерасход      ¦      -     ¦    -   ¦+------------+-----------------+-----------+
------------------+------------+--------+¦            ¦                 ¦           ¦
Получен          ¦            ¦        ¦+------------+-----------------+-----------+
аванс            ¦            ¦        ¦¦            ¦                 ¦           ¦
------------------+------------+--------+¦            ¦                 ¦           ¦
Из кассы         ¦   8000,00  ¦    -   ¦+------------+-----------------+-----------+
15.03.2012       ¦            ¦        ¦¦            ¦                 ¦           ¦
------------------+------------+--------+¦            ¦                 ¦           ¦
¦            ¦        ¦+------------+-----------------+-----------+
------------------+------------+--------+¦            ¦                 ¦           ¦
¦            ¦        ¦+------------+-----------------+-----------+
------------------+------------+--------+¦            ¦                 ¦           ¦
¦            ¦        ¦+------------+-----------------+-----------+
------------------+------------+--------+¦            ¦                 ¦           ¦
Итого         ¦   8000,00  ¦    -   ¦+------------+-----------------+-----------+
получено      ¦            ¦        ¦¦            ¦                 ¦           ¦
¦            ¦        ¦¦            ¦                 ¦           ¦
------------------+------------+--------+¦            ¦                 ¦           ¦
Израсходова-     ¦   8000,00  ¦    -   ¦+------------+-----------------+-----------+
но               ¦            ¦        ¦¦            ¦                 ¦           ¦
------------------+------------+--------+¦            ¦                 ¦           ¦
Остаток          ¦      -     ¦    -   ¦+------------+-----------------+-----------+
------------------+------------+--------+¦            ¦                 ¦           ¦
Перерасход       ¦      -     ¦    -   ¦+------------+-----------------+-----------+
------------------+------------+---------¦            ¦                 ¦           ¦
-------------+-----------------+-----------+
Итого ¦  8000,00  ¦
-------------
1                         1
Приложение: ---------- документов  на --- листах
------------
Целесообразность произведенных   Отчет проверен. К утверждению ¦  8000,00 ¦
расходов подтверждаю                             в сумме, руб. ------------
Руководитель                              Главный   Сергеева Л.И. Сергеева
структурного     Попов     К.В. Попов     бухгалтер -------- -------------
подразделения ---------- --------------             (подпись) (расшифровка
(подпись)   (расшифровка                          подписи)
подписи)                  Конева   М.А. Конева
Бухгалтер --------- -------------
(подпись) (расшифровка
подписи)
---------------------------------------------------------------------------
Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода
---------------------------------------------------------------------------
Номер счета¦  Внесение остатка   ¦  Выдача перерасхода  ¦ Кассовый ордер
бюджетного +---------------------+----------------------+-----------------
учета    ¦  в рублях  ¦в валюте¦  в рублях  ¦в валюте ¦ номер ¦  дата
------------+------------+--------+------------+---------+-------+---------
1      ¦     2      ¦   3    ¦     4      ¦    5    ¦   6   ¦    7
------------+------------+--------+------------+---------+-------+---------
¦            ¦        ¦            ¦         ¦       ¦
------------+------------+--------+------------+---------+-------+---------
¦            ¦        ¦            ¦         ¦       ¦
------------+------------+--------+------------+---------+-------+---------
¦            ¦        ¦            ¦         ¦       ¦
------------+------------+--------+------------+---------+-------+---------
Бухгалтер-кассир ___________ _________  _____________________
(должность) (подпись)  (расшифровка подписи)
от "__" __________ 20__ г.
---------------------------------------------------------------------------
линия отреза
Петрова С.И.
Расписка.   Принят к проверке от ------------------------------------------
(фамилия, имя, отчество подотчетного лица)
---------       --------------------------
авансовый отчет: номер ¦   10  ¦  дата ¦       16.03.2012       ¦
---------       --------------------------
-----------------                       ----------
на сумму, руб. ¦    8000,00    ¦ количество документов ¦    1   ¦
-----------------                       ----------
Конева         М.А. Конева       16    марта    12
Бухгалтер ---------   --------------------- "--" -------- 20-- г.
(подпись)   (расшифровка подписи)
Форма 0504049 с. 2
-----------------------------------------------------------------------------------------------
N ¦     Документ    ¦Кому, за   ¦          Сумма расхода          ¦   Бухгалтерская запись
п/п+-----------------+что и по   +---------------------------------+--------------------------
¦   дата   ¦номер ¦какому     ¦   по отчету    ¦принятая к учету¦    дебет   ¦   кредит
¦          ¦      ¦документу  +----------------+----------------+            ¦
¦          ¦      ¦уплачено   ¦в рублях¦   в   ¦  в    ¦в валюте¦            ¦
¦          ¦      ¦           ¦        ¦валюте ¦ рублях¦        ¦            ¦
----+----------+------+-----------+--------+-------+-------+--------+------------+-------------
1  ¦     2    ¦  3   ¦     4     ¦   5    ¦   6   ¦  7    ¦   8    ¦      9     ¦     10
----+----------+------+-----------+--------+-------+-------+--------+------------+-------------
1 ¦15.03.2012¦  82  ¦ООО        ¦ 8000,00¦   -   ¦8000,00¦    -   ¦2 105 36 340¦2 208 34 660
¦          ¦      ¦"Альфа", за¦        ¦       ¦       ¦        ¦      1     ¦      1
¦          ¦      ¦канцтовары,¦        ¦       ¦       ¦        ¦            ¦
¦          ¦      ¦чек ККМ    ¦        ¦       ¦       ¦        ¦            ¦
----+----------+------+-----------+--------+-------+-------+--------+------------+-------------
¦          ¦      ¦           ¦        ¦       ¦       ¦        ¦            ¦
----+----------+------+-----------+--------+-------+-------+--------+------------+-------------
¦          ¦      ¦           ¦        ¦       ¦       ¦        ¦            ¦
----+----------+------+-----------+--------+-------+-------+--------+------------+-------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------
Израсходовано, всего ¦ 8000,00¦   -   ¦8000,00¦    -   ¦2 105 36 340¦2 208 34 660
¦        ¦       ¦       ¦        ¦      1     ¦      1
+--------+-------+-------+--------+------------+-------------
¦        ¦       ¦       ¦        ¦            ¦
+--------+-------+-------+--------+------------+-------------
¦        ¦       ¦       ¦        ¦            ¦
+--------+-------+-------+--------+------------+-------------
Остаток ¦    -   ¦   -   ¦   -   ¦    -   ¦            ¦
+--------+-------+-------+--------+------------+-------------
¦        ¦       ¦       ¦        ¦            ¦
+--------+-------+-------+--------+------------+-------------
¦        ¦       ¦       ¦        ¦            ¦
+--------+-------+-------+--------+------------+-------------
Перерасход ¦    -   ¦    -  ¦   -   ¦    -   ¦            ¦
+--------+-------+-------+--------+------------+-------------
¦        ¦       ¦       ¦        ¦            ¦
+--------+-------+-------+--------+------------+-------------
¦        ¦       ¦       ¦        ¦            ¦
+--------+-------+-------+--------+------------+-------------
¦        ¦       ¦       ¦        ¦            ¦
---------+-------+-------+--------+------------+-------------
Петров         С.И. Петров
Подотчетное лицо ----------- -----------------------
(подпись)   (расшифровка подписи)

Образец заполнения авансового отчета в 2022 году

Подробнее об этом см. в статье .

    Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.

Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. .

    Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера. Утверждается руководителем. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части: Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.

Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке.

Авансовый отчет пример заполнения формы АО-1

Порядок их заполнения описан ниже.

Эту часть заполняет только бухгалтер. В ней нужно отразить такую информацию: Название компании (допускается сокращенная версия).

Коды по системе ОКУД и ОКПО. Номер и дата составления документа.

Выданная сумма цифрами и прописью. Должность, подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы) генерального директора. Структурное подразделение, где работает подотчетное лицо, которому выдаются наличные.

Фамилия, инициалы подотчетного лица, его должность. Назначение выдачи аванса – часто указывают «хозрасходы». Отметка о выдаче средств, о фактическом размере истраченных денег, а также об остатке, возвращенном в бухгалтерию. При возникновении перерасхода также указывается соответствующая сумма. Бухгалтерская запись (графы дебет и кредит).

Сумма, выданная фактически (с учетом перерасхода или неполного освоения), цифрами и прописью.

Бланк авансового отчета (форма 0504505) и образец заполнения

В 2017 году в соответствии с Положением о служебных командировках, утвержденным постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749, заполненный бланк сотрудник должен представить в бухгалтерию не позднее трех дней с момента возвращения. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Когда сотрудник получил денежные средства на хозяйственные расходы, отчитаться по ним необходимо не позднее трех дней после окончания срока, на который выдали аванс. Об этом в пункте 6.3. Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. С 26 июля главбух вправе требовать от сотрудников корректно заполненную первичку, в том числе авансовые отчеты.

Чтобы сократить число ошибок в этом документе, раздайте сотрудникам памятки о том, как его заполнить и какими документами сопроводить.

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Для бюджетников также действует общее для всех указание Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У, согласно которому выдача денег происходит по расходному кассовому ордеру, форма которого с кодом 0310002 утверждена для БУ приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

В период не позже 3 рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги, сотрудник должен отчитаться о произведенных расходах, сдав авансовый отчет (форма 0504505, утверждена тем же приказом № 52н).

К отчету прикладываются все оправдательные документы. Если сотрудник не вернул неистраченные деньги в срок, работодатель имеет право вычесть сумму задолженности из зарплаты в силу ст. 137 ТК РФ, но только в течение месяца после истечения срока, отведенного на отчетность по выданным под отчет средствам, а также при отсутствии разногласий с сотрудником по поводу оснований и размера долга.

Кроме того, нельзя забывать и о ст.

Пример заполнения авансового отчета по командировке и хозяйственным расходам в 2022 году

В случае использования документа в качестве первичного учетного (например, для подтверждения расходов при исчислении налога) его заполнение должно соответствовать правилам, предъявляемым законодательством. В том числе это касается сроков его составления и сдачи ответственным работником, требований по заполнению конкретных разделом, а также требований к прилагаемым документам.

Срок, в течение которого сотрудник организации должен осуществить действия по заполнению авансового отчета, устанавливается двумя документами:

  • Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…» (п. 6.3).
  • Положение об особенностях направления работников в , утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (п. 26);

В соответствии с указанными нормами подотчетный работник должен сдать отчет по командировке в течение 3 рабочих дней, исчисляемые со дня его возвращения на работу.

Все разделы документа поименованы и не представляют сложности при заполнении авансового отчета.

Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица

За выданные суммы сотрудник должен отчитаться в положенный срок посредством авансового отчета.

Именно поэтому служащий, получив денежные средства на нужды предприятия, называется подотчетным лицом. С 2014 года получать аванс могут не только непосредственные работники предприятия, но и внештатные служащие, которые заключили с работодателем гражданско-правовые договоры (п.

5 Указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014). Подотчетные средства могут быть переданы ответственным служащим не только в наличной форме, но также на банковскую карту путем безналичного перевода (Письмо Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.2014).

Работодатель также может определить круг подотчетных сотрудников в специальном приказе.

Работники, в свою очередь, должны выразить согласие с данным назначением. Распоряжение руководства утверждает список ответственных сотрудников, которые могут получать подотчетные средства.

Все подотчетные

Регистрация

В ситуации, когда командировки в организации – довольно частое явление, а командируемые сотрудники осуществляют свои траты по безналичному расчету – составлять авансовые отчеты удобнее в электронном виде.

Такой совет Минфин России привел в письме от 12 апреля 2013 года № 03-03-07/12250. Ведь документ в электронной форме, подписанный электронной подписью (простой или усиленной), равносилен бумажному документу. Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель организации или другой уполномоченный им сотрудник (например, руководитель подразделения).

Вместе с авансовым отчетом сотрудник должен вернуть неизрасходованную сумму подотчетных денег. Кассир, принимая деньги в кассу, должен выписать .

При оприходовании денег в кассу бухгалтер должен сделать проводку: ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных денег. Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в бюджетной организации

Форма указанного расчета не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме.Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.Иногда возникают ситуации, когда работнику, у которого не закончился срок отчета по предыдущему авансу, необходимо выдать новый.

Как быть в таких ситуациях?Работнику 03.10.2016 выдано 80 000 руб. под отчет на пять дней на приобретение запчастей.

05.10.2016 его отправили в командировку на два дня.

Вправе ли учреждение выдать ему новый аванс на командировку, если запчасти он еще не купил? Можно ли аванс на покупку запчастей зачесть как новый аванс на командировку?В данной ситуации нужно исходить из вышеуказанного требования о возможности выдачи нового аванса только после погашения старого. Исключений из этого правила нет.

Следовательно, так как работник

Отчетность казенных учреждений

Но это сведения для главных администраторов средств федерального бюджета, которые в свою очередь утверждают конкретные сроки направления отчетов для подведомственных казенных учреждений.

Важно помнить общее правило: отчитываться по итогам годауч необходимо не позже, чем за 15 дней до срока отчетности учредителя.

Обратите внимание, что в составе годовой отчетности есть и квартальная, и месячная. Их сдают обычно раньше. Направлять учредителю необходимо все формы, даже если показатели отсутствуют. При составлении и сдаче годовой отчетности за 2017 год следует учесть поправки, внесенные:

  1. .
  2. ;
  3. ;

Также помните, что главный бухгалтер обязан подписать формы только в той части, финансовые показатели в которой основаны на сведениях бухучета.

Бухгалтерам госучреждений (в том числе казенных) при составлении отчетности необходимо соблюдать две основополагающие инструкции:

Заполняем авансовый отчет

Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах. После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п.

6.3 Указания № 3210-У). Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.

Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение. В этом случае он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов. Такие расчеты бухгалтер также проводит с помощью авансового отчета.

Как заполнить авансовый отчет

6.3 Порядка № 3210-У.

Следовательно, организация может выдать подотчетные денежные средства следующими способами:

  1. безналичным переводом на банковскую карту (см. Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
  2. наличными деньгами из кассы;

Выдавать наличные деньги можно работникам, с которыми заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (см. Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859). ВАЖНО! Непосредственно перед выдачей денежных средств работнику бухгалтерии предприятия необходимо проверить наличие задолженности работника по раннее выданным авансам.

Если такой информации нет (работник не отчитался по ранее выданным денежным средствам), он не имеет права получить другие подотчетные суммы (абз. 3 п. 6.3 Порядка № 3210-У). Форма авансового отчета 2022 года осталась без изменений. Не забудьте, что к авансовому отчету в обязательном порядке должны прилагаться оправдательные документы.

Вход для клиентов

Новые аналитические счета. При выплате (возмещении) учреждением денежных средств командированным лицам они признаются подотчетными лицами.

Для отражения в бухгалтерском учете расчетов с ними предназначен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н). Поскольку применение аналитических счетов по счету 0 208 00 000 тесно связано с использованием соответствующих кодов КОСГУ, при отражении командировочных выплат:

  1. учащимся, спортсменам – аналитический счет 0 208 26 000 (вместо счета 0 208 96 000).
  2. персоналу (за исключением суточных) с 2022 года нужно применять аналитический счет 0 208 26 000 (вместо счета 0 208 12 000);

Увеличение (уменьшение) дебиторской задолженности командированных лиц (подотчетных лиц) на счете 0 208 26 000 отражается бюджетными (казенными) учреждениями с указанием в 24 – 26‑м разрядах номера соответствующего кода КОСГУ (п. 21 Инструкции № 157н).

Бюджетный учет: как правильно организовать работу с подотчетными лицами

Поэтому деньги под отчет могут быть не только выданы работнику наличными через кассу, но и перечислены на дебетовую кассу учреждения или на банковскую карту работника (письмо Минфина России ).

Конкретный порядок расчетов с подотчетными лицами регулируется внутренним положением о выдаче наличных денежных средств и бланков строгой отчетности.

Следует помнить, что выдать/перечислить работнику можно только ту сумму, которая указана в заявлении и утверждена руководителем учреждения.

Деньги выделяются на строго определенные и предусмотренные тем же заявлением цели. Выдавая или переводя на карту подотчетные средства, бухгалтер должен отслеживать два важных момента: Поскольку работник приобретает товары (оплачивает услуги) в интересах учреждения, эти сделки следует считать сделками между юридическими лицами.

Содержание

  1. Как заполнить авансовый отчет. Оформление авансового отчета
  2. Скачать авансовый отчет

Авансовый отчет — это документ, который применяется для учета денежных средств, выданных сотрудникам организации под отчет. Он является подтверждением израсходованных сумм подотчетными лицами. Выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя о направлении сотрудника в командировку, завизированного руководителем заявления на выдачу денег.

Как заполнить авансовый отчет. Оформление авансового отчета

Юридическими лицами всех форм собственности, за исключением бюджетных организаций, применяется унифицированная форма авансового отчета № АО-1 (прим. для бюджетных учреждений применяется форма № 0504505).

Сначала бланк авансового отчета заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом (не позднее трех рабочих дней с момента возвращения с командировки либо истечения срока выдачи денежных средств) и сдается на проверку в бухгалтерию и на утверждение руководителем.

При заполнении лицевой стороны бланка сотрудник, получивший деньги под отчет, указывает следующую информацию:

  • наименование организации, выдавшей деньги под отчет;
  • номер и дату документа;
  • наименование структурного подразделения, в котором он работает;
  • ФИО и должность;
  • назначение аванса (хозяйственные нужды, командировка, приобретение материальных ценностей и т.п.);
  • в таблице указываются данные о предыдущем авансе (сумма остатка либо перерасхода), если таковые имеются, сумма выданного аванса и израсходованных денег, а также их остаток либо перерасход (в руб. и коп.).

На оборотной стороне бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих расходы (чеки, квитанции, билеты, товарные накладные и т.п.), их номер и дату, а также сумму затрат на основании данных документов, внизу под таблицей ставит свою подпись.

Остальные графы формы заполняются бухгалтерией:

  • в таблице «Бухгалтерская запись» указываются бухгалтерские проводки, записываются номера счетов (субсчетов), на которых отражаются израсходованные суммы.
  • ниже указывается состав приложений к авансовому отчету — количество документов, подтверждающих расходы сотрудника и количество листов;
  • указывается прописью проверенная и утвержденная сумма израсходованных денег и подписи бухгалтера и главного бухгалтера;
  • пишется сумма внесенного остатка либо выданного перерасхода, указывается номер и дата приходного либо расходного кассового ордера и ставится подпись бухгалтера/кассира;
  • под линией отреза бланка авансового отчета расположена расписка о принятии бухгалтером к проверке документов, подтверждающих расходы сотрудника, получившего деньги под отчет. Здесь бухгалтер указывает ФИО сотрудника, ставит номер и дату авансового отчета, указывает прописью израсходованную сумму, количество документов и листов, подтверждающих расходы, ставит свою подпись, дату и отдает работнику, от которого был принят данный отчет.

Заполненный и проверенный бухгалтерией авансовый отчет утверждается подписью руководителя организации на лицевой стороне бланка.

Скачать авансовый отчет

Бланк и образец заполнения авансового отчета проверены на актуальность 10.02.2013 г.

Похожие статьи

  • Служебная запискаСлужебная записка

    Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой…

  • Анкета при приеме на работуБланк анкеты при приеме на работу

    Анкета при приеме на работу – это документ, который содержит сведения о соискателе…

  • Личная карточка работникаЛичная карточка

    Личная карточка работника – это документ, который заводит кадровая служба на…

  • Опись вложения в ценное письмоОпись вложения форма 107

    Опись вложения – это документ, который вкладывается в почтовое отправление и…

Автор admin На чтение 6 мин. Опубликовано 06.03.2019

Авансовый отчет относится к документам первичной бухгалтерской отчетности и учета и подтверждает несение организацией или индивидуальным предпринимателем хозяйственных расходов в ходе осуществления своей деятельности. Во избежание проблем с надзорными и проверяющими органами и в целях недопущения ошибок рассмотрим основные требования к документу, правила его формирования, функции бухгалтерии, а также приведем пример его заполнения.

Авансовый отчет для бюджетных учреждений бланк

Требования к документу

Распространенным случаем составления и сдачи рассматриваемого документа является отчет о командировке, поэтому здесь и далее речь будет идти именно о нем. Однако законодательство не делает никаких разграничений и устанавливает общую форму для всех случаев оформления хозяйственных расходов через сотрудника (работника) организации. Форма авансового отчета о командировочных расходах зависит от организационно-правовой формы субъекта:

  • государственные и муниципальные учреждения (органы власти) обязаны использовать форму, которая утверждена Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н;
  • организации, использующие документ в качестве первичного учетного, обязаны использовать утвержденную Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55 унифицированную форму № АО-1;
  • иные лица (как юридические, так и индивидуальные предприниматели) вправе отчет о командировке заполнять по локально (внутри организации) утвержденной форме (что нецелесообразно при наличии унифицированной формы, успешно применяемой на практике и подтвердившей удобство ее использования).

Указанным выше Постановлением Госкомстата установлены следующие основные требования к составлению отчетности:

  • заполняется подотчетным работником и бухгалтером (работником бухгалтерии);
  • составляется в 1 экземпляре;
  • может заполняться вручную или с применением различных технических средств (в том числе, заполнен на компьютере и распечатан);
  • в качестве приложений должны фигурировать все подтверждающие расходы документы.

На требованиях и правилах в отношении заполнения конкретных разделов остановимся ниже.

Авансовый отчет для бюджетных учреждений бланк

Как оформить авансовый отчет по командировке АО-1

Формой № АО-1 авансового отчета пользуются организации всех форм за исключением бюджетных, для которых утверждается отдельная форма. В случае использования документа в качестве первичного учетного (например, для подтверждения расходов при исчислении налога) его заполнение должно соответствовать правилам, предъявляемым законодательством. В том числе это касается сроков его составления и сдачи ответственным работником, требований по заполнению конкретных разделом, а также требований к прилагаемым документам.

Сроки подачи

Срок, в течение которого сотрудник организации должен осуществить действия по заполнению авансового отчета, устанавливается двумя документами:

  1. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (п. 26);
  2. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…» (п. 6.3).

В соответствии с указанными нормами подотчетный работник должен сдать отчет по командировке в течение 3 рабочих дней, исчисляемые со дня его возвращения на работу.

Авансовый отчет для бюджетных учреждений бланк

Заполнение разделов АО-1 работником

Все разделы документа поименованы и не представляют сложности при заполнении авансового отчета. Важно учитывать, какие разделы заполняются командированным сотрудником, а какие – бухгалтерской службой организации. Работник заполняет в документе:

  • название предприятия или ФИО индивидуального предпринимателя;
  • подразделение (филиал, отдел и т.д. при наличии);
  • дата формирования документа;
  • сведения о себе (ФИО и номер по табелю, занимаемую должность);
  • цель расходования полученных средств (в рассматриваемом случае – командировочные расходы или просто командировка);
  • таблицу на оборотной стороне, где по порядку перечисляются конкретно понесенные расходы с указанием обосновывающего соответствующие траты документа и точной суммы конкретных затрат.

Под таблицей работник проставляет свою подпись и расшифровывает ее. После того как отчет сдан работником, он проверяется и дозаполняется работником бухгалтерии, затем передается на утверждение руководителя. Если в организации или у предпринимателя отсутствует бухгалтер, то сотрудник должен сдать заполненный документ в те же сроки, но непосредственно руководителю.

Авансовый отчет для бюджетных учреждений бланк

Сопроводительные документы

Хотя в форме отчета по командировке отсутствует указание на наличие в ней приложений в виде подтверждающих расходы бумаг, все правила его составления и сдачи предписывают работнику их прикладывать. При отсутствии подтверждений понесенные работником расходы не компенсируются – организация не может учесть их при исчислении и уплате налога.

Каждый приложенный документ размещается в том порядке, как они прописаны в таблице. Они подлежат нумерации, как в отчете. Например, в отчет о командировке могут быть включены следующие бумаги:

  • проездные (автобусные и железнодорожные билеты, авиабилеты, чек, подтверждающий оплату проезда, квитанция на оплату постельного белья в поезде, платежные документы за услуги по оформлению самих билетов);
  • о проживании (унифицированный документ об оказании гостиничных услуг, кассовый чек об оплате жилья и др.);
  • иные согласованные с работодателем расходы (счета по оплате услуг связи, документы, подтверждающие расходы по оформлению заграничного паспорта или зарубежной визы и др.)

Перечень не является исчерпывающим и предполагает возможность приложения иных подтверждающих документов.

Авансовый отчет для бюджетных учреждений бланк

Пример заполнения авансового отчета

Для формирования отчета в первую очередь необходимо получить бланк авансового отчета. Образец авансового отчета (форма) утвержден Постановлением Госкомстата, но его заполнение не утверждается правовыми документами. На нашем сайте можно скачать проверенный образец отчета по командировке, который не содержит ошибок и поможет составить правильный документ.

Что заполняет бухгалтер

Отчет о командировке после сдачи его работником завершается бухгалтером организации, ответственным за ведение этой работы. Последним проверяются все те данные, которые внесены командированным сотрудником фирмы, и заполняются следующие разделы (в случае отсутствия ошибок):

  • порядковый номер отчета;
  • расписка о получении отчета, в которой помимо подписи бухгалтера и ее расшифровки фигурирует дата сдачи, сумма расходов и данные отчитывающегося лица;
  • сумму расходов, принятую к учету в таблице на оборотной стороне и ее последний столбец;
  • таблица с указанием размера аванса, количества израсходованных средств и суммы остатка;
  • бухгалтерская запись.

После заполнения указанных разделов документ передается на утверждение руководителю.

Проводки

Утверждение АО означает, что бухгалтерская служба предприятия должны выполнить соответствующие бухгалтерские проводки и отразить все приходные и расходные операции на соответствующих счетах. Может потребоваться не только отразить соответствующие расходы, но и удержать суммы, которые не были согласованы и приняты работодателем в качестве командировочных расходов, отразить данные по налогу на добавленную стоимость. Все расчеты в этом случае проводятся по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Авансовый отчет используется для подтверждения несения хозяйствующим субъектом расходов, связанных с осуществлением его деятельности. Он имеет утвержденную форму и устоявшиеся правила его оформления. Часть документа заполняется самим сотрудником, другая – работником бухгалтерии, утверждает его руководитель. Лишь после этого бухгалтерия может осуществить все соответствующие проводки.


Adblock
detector