Авансовый отчет о командировочных расходах бланк

Ваш браузер устарел! для корректной работы c сайтом glavkniga.ru обновите свой браузер: google chrome яндекс.браузер safari opera mozilla firefox internet

Ваш браузер устарел!

Для корректной работы c сайтом
glavkniga.ru
обновите свой браузер:

Google Chrome

Яндекс.Браузер

Safari

Opera

Mozilla Firefox

Internet Explorer

Продолжить работу

Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Chrome/67.0.3396.87 Safari/537.36 OPR/54.0.2952.54

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно — хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

·····

[1] Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет»»

Для чего нужен авансовый отчет за командировку

Если работнику организации выдаются денежные средства подотчет, то по истечении определенного срока времени специалист обязан отчитаться, как и на какие цели потратил выделенный аванс. В основном деньги выдают сотрудникам при их командировании в служебные поездки.

Так, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить:

  1. Расходы на проезд.
  2. Затраты на аренду жилья.
  3. Суточные или траты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника вне его места проживания.
  4. Иные расходы, которые произведены с одобрения руководства компании.

Отметим, что нормативы оплаты командировочных расходов компания устанавливает самостоятельно. Подробно обо всех тонкостях ситуации читайте в статье «Как правильно оплатить командировку в 2019 году».

Следовательно, сотрудник должен отчитаться о том, как он истратил командировочные деньги. Причем для отчетности придется заполнить специальный бланк: авансовый отчет по командировке 2019 (АО).

Форма документа

Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.

Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк. На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности. Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.

Актуальный бланк

Скачать

Заполняем лицевую часть

Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа. Итак, начнем с лицевой стороны бланка:

  1. Шапка документа (верхний правый угол) заполняется в самый последний момент, только после того, как утвержден авансовый отчет по командировке, проводки зарегистрированы в бухучете и документ проверен главбухом. Следовательно, шапку АО не заполняйте.
  2. Указываем номер и дату самого документа. Затем прописываем наименование учреждения (допустим сокращенный вариант), указываем ИНН, заполняем регистрационные коды организации в таблице справа. Теперь прописываем структурное подразделение и Ф.И.О. работника, который был направлен в командировку. Указываем должность сотрудника и назначение аванса. В нашем случае — «командировочные расходы».
  3. Заполняем таблицу. Указываем, сколько денег работник получил авансом, сколько израсходовал, какой числится остаток. Бухгалтерские записи (проводки) заполняет представитель бухгалтерской службы учреждения.
  4. Остальные строки и графы должны бить заполнены соответствующими специалистами бухгалтерской службы. Подтвердить целесообразность произведенных затрат должен руководитель структурного подразделения.

Пример заполнения авансового отчета по командировке (лицевая сторона):

Заполняем оборотную часть

Переходим к заполнению оборотной части документа:

  1. В таблице поочередно следует заполнить графы 1-6. Здесь перечислите все документы, подтверждающие назначение и целесообразность произведенных затрат. В 4 графе распишите, какой документ (чек, приказ, квитанция) стал основанием для проведения расходов.

Все документы, которые подтверждают произведенные затраты в командировке, приложите к авансовому отчету. В ином случае расходы будут считаться неподтвержденными, а следовательно, деньги придется вернуть.

  1. Пустые строки зачеркните, как положено при оформлении бухгалтерской документации (показано на рисунке).
  2. Подведите итоги в нижнем разделе таблицы.
  3. Графы 7-10 заполняет бухгалтер, ответственный за отражение расчетов с подотчетными лицами.
  4. Достоверность указанных сведений внизу оборотной стороны АО подтверждает подотчетное лицо, то есть командированный сотрудник.

После внесения бухгалтерских записей документ проверяется главным бухгалтером и только после контроля подается на утверждение руководителю учреждения. Утвержденный АО вместе с подтверждающей документацией подшивается с аналогичной отчетностью и хранится в архиве организации.

Готовый образец заполнения авансового отчета по командировке будет выглядеть так:

Скачать заполненный образец

Скачать

Важное о сроках

Сдать авансовый отчет по командировке следует в течение трех рабочих дней с момента завершения командировки. Например, если сотрудник вернулся из поездки 02.07.2018, то отчитаться за аванс он должен не позднее 05.07.2018.

Если работник заболел, например, в день возвращения либо на следующие сутки, сотруднику был выписан больничный лист, то в таком случае он должен отчитаться в течение 3 рабочих дней с момента, когда листок нетрудоспособности будет закрыт официально.

В тот же срок работник должен вернуть излишки, которые не подтверждены официальными документами. Если специалист отказывается возвращать излишне полученные деньги, то можно оформить удержание из заработной платы. Как это сделать, читайте в отдельном материале: «Как удержать из зарплаты подотчетную сумму».

Ответственность

Авансовый отчет — это основной отчетный бланк, который подтверждает правильность оформления и ведения расчетов с подотчетными лицами. За нарушение действующих правил для руководителей организаций предусмотрена административная ответственность.

Напомним, что если суммы подотчет выдаются через кассу, то есть наличкой, то за нарушение кассовой дисциплины могут оштрафовать — до 50 000 рублей на юридическое лицо.

Ответственность за правильность оформления следует возложить на бухгалтера, ведущего расчеты с подотчетниками. Закрепите данное условие в его должностных инструкциях.

Об авторе статьи

Евдокимова Наталья

Бухгалтер-эксперт

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению.
Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

При служебных командировках сотрудникам начисляются денежные средства в определённом размере, предназначенные на различные траты в ходе поездки. К ним относятся съем жилья, питание, оплата топлива (при совершении поездок на личном транспортном средстве), суточные начисления и т.д. По возвращении работники обязаны отчитываться о потраченных суммах посредством составления авансового отчета.

Что такое авансовый отчет по командировке

авансовый отчет по командировке

Это документ, составляемый по окончании поездки, который предоставляется в отдел бухгалтерии компании для подтверждения расходов по выданной авансом сумме. Авансовый отчет по командировочным расходам выполняет для организации сразу два предназначения:

  • является подтверждающим расходы документом в отношении финансовых ресурсов, выданных работнику непосредственно перед его отправкой в поездку;
  • выступает как основание для компенсации личных затрат сотрудника, понесенных им в ходе выполнения служебного задания.

До 2015 года, помимо оформления авансового отчета, перечень документации, которую требовалось составлять каждый раз при оформлении поездки, был достаточно большим. В него включались удостоверение командировочного, служебное задание и т.д. С 2018 года обязателен для составления лишь отчет о тратах.

Как оформить расходы по командировке

Составление рассматриваемого документа невозможно без приложения к нему пакета подтверждающих командировочные расходы бумаг. Таковыми могут выступать:

  • билеты на наземный транспорт;
  • авиабилеты;
  • чеки и квитанции о приобретенных товарах и услугах;
  • форма командировочного удостоверения (если компания использует ее при отправке своих сотрудников);
  • договор о найме помещения для проживания или документы из гостиницы;
  • доклад о выполненных задачах.

ВАЖНО! Единственный тип выданных финансов, расходы по которым не подлежат обязательному подтверждению, это оплата командировки в виде суточных. Следовательно, в авансовом отчете их упоминание не требуется. Они могут указываться лишь в командировочном удостоверении, соответственно, если при отправлении в командировку данный документ составлялся, то упоминание суточных становится обязательным.

При поездках за пределы территории нашего государства, в связи со специфичными особенностями таких отправлений, в качестве подтверждающей затраты документации также предоставляются:

  • чек об оплате государственного налогового сбора за услугу изготовления заграничного паспорта;
  • квитанция о совершенных финансовых тратах в центре выдаче виз;
  • иная документация, подтверждающая факт трат денег на различные консульские и визовые государственные пошлины.

Помимо квитанций и чеков, при составлении акта о потраченных средствах по командировке, целью которой являлось выполнение служебных заданий за пределами нашего государства, сотруднику дополнительно потребуется предоставлять копию первой страницы загранпаспорта, а также ту страницу, на которой отмечается факт пересечения границ стран.

Инструкция по оформлению авансового отчета

Для составления отчетности действующим законодательством регламентирован унифицированный бланк, который издается под номером АО-1. На лицевой последовательно указываются следующие сведения:

  • Ф. И. О. командируемого сотрудника;
  • его табельный номер;
  • полное наименование занимаемой им должности;
  • сведения о первичном документе (в большинстве случаев таковым является кассовый ордер или выписка о подтверждении денежного перевода);
  • информация о количестве денег, оставшихся от авансовой выплаты по прошлой командировке (при наличии).

На обратной стороне листа прописываются подробные сведения о каждой проведенной трате выданных средств:

  • дата;
  • порядковый номер;
  • наименование траты;
  • сумма потраченных денег;
  • наименование и реквизиты документа, подтверждающего факт расхода финансов.

СОВЕТ! При составлении документа рекомендуется использовать пример заполнения авансового отчета. Это позволит избежать допущения ошибок и неточностей, что, в свою очередь, поможет предотвратить дальнейшие возможные проблемы с налоговой инспекцией.

На законодательном уровне регламентирован период сдачи таких отчетов. Документация должна быть предоставлена в бухгалтерский отдел предприятия в течение трех рабочих суток со дня прибытия гражданина из поездки.

При нарушении данных сроков выданные сотруднику средства будут классифицированы как задолженность. Соответственно, работодатель получит полное право взыскать недостаток из ближайшего по времени выплаты трудового вознаграждения работника.

Вам может быть интересно: Пошаговая инструкция оформления командировки

Образец заполнения

Образец заполнения авансового отчета по командировке:

Образец заполнения авансового отчета по командировке

стр. 2

стр. 3

Бланк

Форма авансового отчета по командировке АО-1, используемая для составления документа:

бланк авансового отчета по командировке

стр. 2

стр. 3

Во втором поле вносится информация о представленном готовом задании. Служебное задание необходимо для отправления работника в поездку. Помимо этого, оно считается базой при составлении итогового документа.

Документ подписывается работодателем или директором отдела, в котором работает сотрудник.

Затем утверждается работодателем компании или доверенной личностью. Отправляется в кадровый отдел для формирования приказа о направлении в командировку.

Как правильно заполнить авансовый отчет по командировке в 2018 году

При заполнении авансового отчета могут возникнуть некоторые трудности. Обычно это происходит в ситуации, когда сотрудник отправляется в служебную командировку за границу или сразу по возвращении из командировки выходит в отпуск. Реквизиты, отнесенные к иностранной валюте (строчка 1а на лицевой стороне бланка, графы шестая и восьмая на обратной стороне), заполняются в случае предоставления работнику денег в иностранной валюте, согласно определенному российским законодательством порядку.

Командировки в 2018 году: новые правила учета

Рассчитываются и выдаются суточные затраты сотруднику на все время пребывания в поездке. Руководитель предприятия (любая правовая форма) не имеет полномочий инициировать командировку (по служебным обязанностям) человека, если с гражданином не оформлены никакие трудовые отношения (не заключен контракт).

Закон запретил отправлять в поездку граждан, которые оказывают разовые или многократные услуги предприятию по гражданско-правовому контракту.

Как правильно написать отчет по командировке

нахождение работника в командировке;

  • при большом количестве структурных подразделении и сотрудников, начальник отдела в служебном задании прописывает: цель командировки, количество дней, место назначения, сотрудников (фамилия, должность).
    1. наименование организации (полное или сокращенное);
    2. номер документа и дата составления (должна совпадать с командировочным удостоверением);
    3. фамилия,

    Авансовый отчет по командировке в 2018 году (образец)

    166 Трудового кодекса РФ.

    При направлении в руководитель предоставляет сотруднику следующие гарантии: на время командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место; сохраняется зарплата в среднем размере, который рассчитывается согласно Постановлению Правительства РФ № 922 от 24.12.2007

    «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»

    ; сотруднику возмещаются затраты, понесенные в связи с командировкой, такие как найм жилья, оплата проезда и другие, согласно ст.

    Пример задания и отчета о служебной командировки

    № 3107230-16-21/11582 (его текст вместе с редакционным комментарием читайте в газете «Все о бухгалтерском учете» №71 за 2011 год на стр.

    49). В нем следует оговорить, кого и куда командируют (пункт назначения, название предприятия и т. п.). Далее, полагаем, указывают цель поездки, ее срок и другие задания, которые надо выполнить.

    Не лишним будет вписать маршрут перемещения и правила отчетности.

    Пример цели командировок для правильного оформления

    До 2013 года требовалось также готовить служебное задание и командировочное удостоверение.

    Теперь эти формы заполнять не обязательно. Трудозатраты бухгалтеров сократились, но возникли новые вопросы: чем подтвердить факт поездки по служебной надобности и как доказать, что цель командировки достигнута?

    В связи с этим во многих организациях сотрудникам продолжают оформлять командировочное удостоверение.

    Задание служебное подписывает и составляет начальник подразделения, а руководитель предприятия утверждает его. Вторая часть №Т-10а разбивается на два подраздела. В первом перечисляется содержание цели (задания) командировки, а во втором – небольшой отчет о выполнении цели.

    Если при оформлении этой части не возникло никаких проблем, то достаточно после каждой графы написать «Выполнено», а после слова «Работник» указать свои инициалы, фамилию и поставить дату.

    Служебное задание и командировочный отчёт: как оформить их по правилам 2018 года

    Во избежание спорных вопросов после возвращения сотрудника из командировки работодатель должен чётко прорабатывать все пункты служебного задания.

    Допустимо составление индивидуального графика с указанием конкретных дат исполнения поручений, которого должен придерживаться командированный сотрудник. Составлением служебных заданий на предприятии занимаются руководители подразделений, под руководством которых трудится отправляющийся в поездку работник.

    Авансовый отчет за командировку

    Авансовый отчет по средствам, потраченным работником в командировке – это документ, подтверждающий расходование работником выданного аванса. Это один из нескольких обязательных документов, подтверждающих траты во время командировки и позволяющий в случае необходимости сделать доплату или вернуть непотраченные средства, соответствующим образом оформив это в бухгалтерской документации.

    Авансовый отчет представляет собой двухсторонний документ, актуальные бланки можно скачать напрямую из приложения к Постановлению Госкомстата № 55 от 01.08.2001 или на нашем сайте, посвященном отчасти и бухгалтерской помощи.

    Авансовый отчет

    — это документ, который применяется для учета денежных средств, выданных сотрудникам организации под отчет. Он является подтверждением израсходованных сумм подотчетными лицами. Выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя о направлении сотрудника в, завизированного руководителем заявления на выдачу денег.

    Начиная с 1 января 2002 года, юридическими лицами всех форм собственности, за исключением бюджетных организаций, применяется унифицированная форма авансового отчета № АО-1 (прим.

    Документальное оформление командировок

    Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Таково требование Федерального Закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

    В настоящее время Унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление №1).

    С введением новых форм признаны утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 года №26 (пункт 3 Постановления №1).

    В соответствии с Постановлением №1 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:

    Форма Т-9 применяется для оформления и учета направления работника в командировку, а форма Т-9а применяется для оформления и учета при направлении работников в.

    Как написать отчет о командировке

    Отчет входит в состав командировочного документооборота.

    Он пристально проверяется налоговыми органами на НДФЛ и ЕСН.

    Отчет о командировке – образец

    Перед тем, как написать отчет о командировке следует позаботиться, о правильном оформлении всех бумаг входящих в данный пакет. Предприятие часть бумаг составляет само, а другую часть составляет командированный сотрудник.

    Кроме командировочного удостоверения и приказа о командировке, сотрудник должен еще получить служебное задание, которое должно быть составлено по форме №Т-10а.

    Как написать отчет

    Обычно отчет не пишут на имя руководителя. Он является отдельным документом и может быть приложением к сопроводительному письму или служебной записке. Поэтому его можно не писать на бланке предприятия, а использовать обычные листы стандартного размера писчей бумаги. Сверху или посередине, если вы решили сделать титульный лист, напишите слово «Отчет» и заголовок, который пояснит, по какому виду деятельности вы отчитываетесь.

    Если это обычный отчет о работе, то никаких вводных данных и пояснений можно не давать, суть его будет понятна из названия.

    Как писать отчет о командировке

    Командировка — это новые впечатления, эмоции, калейдоскоп лиц и информации. Но наряду с положительными моментами сложностей также немало — здесь и стресс, и нелегкие переезды, да и банальное непонимание поставленных задач. Четкое, ясное и документально подкрепленное служебное задание — вот лучший помощник. О том, как правильно его оформить, дабы потом требовать отчет о выполненной работе — сегодняшняя беседа.

    По привычке многие, отправляя работника в командировку, ограничиваются приказом.

    Как составить отчет о командировке? (1 из 2)

    Важно знать, что каждый документ, которым оформляется командировка, должен быть оформлен в соответствии с законом. Причем следует отметить, что некоторые из них должен заполнить сам командировочный, а остальные заполняет ответственное за данный участок работы лицо. Поэтому важно уточнить, как составляется отчет о командировке на конкретном предприятии, где работает служащий. Следует помнить, что прежде чем отправиться в командировку, сотрудник предприятия должен ознакомиться с приказом, на нее, а также получить на руки командировочное удостоверение и служебное задание на командировку форма №Т-10а.

    Отчёт о командировке

    Что это за документ

    Любая отчетность подразумевает некий доклад о проделанной работе. В данном случае о том, что сделано за период исполнения трудовых обязанностей за пределами офиса или производства. Отчитаться можно кратко или развернуто — конкретные требования устанавливает работодатель.

    Несколько слов о служебном задании. Оно содержит краткий перечень того, что необходимо сделать. Образец заполнения служебного задания на командировку поможет правильно составить документ и не упустить важные моменты.

    Требования и структура

    Трудовое законодательство не обязывает оформлять задание, и, соответственно, наш пример отчета о командировке носит рекомендательный характер.

    Но работодатели хотят знать, чем же сотрудник был занят, поэтому разрабатывают соответствующие локальные акты, регламентирующие процедуру оформления поездок.

    Что обычно пишут? Если есть возможность, то указывают конкретный результат — заключенный договор или накладная, подтверждающая закупку продукции. Можно использовать краткий отчет о выполнении задания командировка (пример такого есть в служебном задании). Руководитель, направивший подчиненного в деловую поездку, проверит насколько итог поездки соответствует выданному заданию.

    Скачать бланк служебного задания на командировку

    Если служебная поездка была длительной, предполагала решение нескольких вопросов, то вместо краткого лучше использовать полноценный отчет по командировке (пример написания можно скачать ниже). Допустим, сотрудник поехал в удаленный филиал, где предполагалось провести ряд обучающих семинаров, а также заключить несколько долгосрочных контрактов. По итогам он напишет, что тестирование после тренингов успешно прошли больше половины респондентов, контракты были заключены на поставку оборудования на сумму десять миллионов рублей.

    Скачать образец отчета

    Кто готовит и в какие сроки

    Готовит отчет работник.

    Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки

    Понятие командировки раскрывается в 24 главе Трудового кодекса Российской Федерации. Так, работник должен выполнить некое поручение руководства за пределами постоянной работы. Исключения — случаи, когда функционал сотрудника включает регулярные передвижения. Например, курьеры, члены выездных аварийно-ремонтных бригад, торговые представители не докладывают детали своих поездок в какой-либо форме.

    Следует отметить, что требования применимы только к тем, кто состоит в трудовых правоотношениях. Человек, оказывающий услуги или выполняющий работы по договору гражданско-правового характера, не может быть отправлен в служебную поездку.

    Срок законодательно не установлен, он определяется в локальных актах. Обычно он совпадает со сроком сдачи авансового отчета, если выдавались подотчетные денежные средства. Также сотрудник должен сдать проездные документы и командировочное удостоверение (при наличии).

    Что же такое Задание на командировку и Отчет о выполненной в поездке работе?» — поинтересуетесь вы. Действующее законодательство относительно служебных командировок работников хозрасчетных2 предприятий на необходимость их оформления даже не намекает. Но наш совет: чтобы избежать вопроса: «Почему часть поручений, данных перед поездкой, осталась без внимания?», а также облегчить работу коллегам (особенно если им предстоит посетить несколько организаций, решить различные проблемы) и т. п., лучше заранее составить для сотрудника Задание на командировку.

    Отчет по командировке образец

    Тогда, как говорят, и волки будут сыты, и овцы целы.

    НА ЗАМЕТКУ О том, что руководитель определяет задание, которое надлежит выполнить работнику во время командировки, и вправе требовать от него предоставления соответствующего отчета о выполненной в командировке работе, в свое время упоминал Минфин Украины в письме от 05.05.11 г. № 3107230-16-21/11582 (его текст вместе с редакционным комментарием читайте в газете «Все о бухгалтерском учете» №71 за 2011 год на стр. 49).

    Задание на поездку

    В нем следует оговорить, кого и куда командируют (пункт назначения, название предприятия и т. п.). Далее, полагаем, указывают цель поездки, ее срок и другие задания, которые надо выполнить. Не лишним будет вписать маршрут перемещения и правила отчетности.

    Другой важный вопрос — кому поручить составление задания? Как нам кажется, инициатору поездки (непосредственному руководителю командированного лица). То есть если в поездку направляют менеджера по сбыту, то задание напишет начальник отдела сбыта. Когда же фирма небольшая и начальники отдела не существуют в природе, то этим займется тот, на кого укажет руководитель (например, экономист или бухгалтер на основании приказа директора).

    Пора перейти к наглядному примеру, который, безусловно, вы можете перекроить под себя (см.

    образец 1).

    Отчет о служебной командировке

    По завершении поездки «турист» напишет Отчет о выполненной работе (далее — Отчет). Его форма еще произвольнее, нежели у вышеупомянутого Задания.

    Отправляя своих сотрудников в служебные командировки, каждый работодатель ставит задачи, которые необходимо выполнить во время поездки. Такие задачи закрепляются письменно в документе – служебном задании, где и описывается отчет о командировке.

    Стоит отметить, что содержание задания должен вписывать в документ сам руководитель, а по приезду работника уже оформляется вторая колонка – краткий отчет. До 2015 года составление служебного задания было обязательным, однако сейчас оно считается упраздненным, но при желании работодатели все же могут его делать по нескольким причинам:

    • Это позволяет четко сформулировать перед сотрудником поставленные задачи, которые он должен выполнить во время поездки: что он должен сделать, в какие сроки и т.д.
    • Работник будет иметь наглядное представление о том, чем ему придется заниматься в командировке, а также сможет результативно спланировать свое время.
    • Когда подчиненный вернется из поездки, работодателю будет проще понять, каких целей ему удалось достигнуть, а каких – нет, ведь зачастую многие забывают о том, какие указания давали своим работникам, например, неделю назад.

    Что это за документ?

    Исходя из вышеизложенного можно понять, что отчет о командировке является отдельной частью в служебном задании, которое, в свою очередь, ранее входило в список обязательных командировочных документов. Несмотря на то, что служебное задание на данный момент заполнять необязательно, при налоговой проверке оно также подлежит рассмотрению, поэтому бухгалтерам следует обращать внимание на правильность его оформления.

    Составлением служебного задания должны заниматься руководители, но практике все бывает иначе: они поручают это сотрудникам своих отделов кадров на основании служебной записки с резолюцией, а когда документ будет готов – ставят на нем свою подпись.

    Что касается отдельной части служебного задания – отчета о командировке, то его пишет сам командированный работник по возвращению, однако он должен быть согласован с руководителем в любом случае.

    Таким образом, отчет о командировке представляет собой письменное разъяснение целей, которые необходимо достигнуть во время поездки, а также описание результатов, полученных по окончании выполнения заданий работодателя сотрудником.

    Обязателен ли?

    Ранее, до 2015 года, на каждого командированного работника должен был быть оформлен не только Приказ о командировке и авансовый отчет, но и служебное задание. Сейчас последний документ составлять необязательно, ведь это делается на усмотрение бухгалтера и руководителя.

    Если в организации много направляемых в командировку сотрудников, то писать отчет все же рекомендуется, к тому же этот документ имеет два весомых преимущества:

    • У бухгалтера появится дополнительное подтверждение пребывания сотрудника в командировке, это влияет на размер заработной платы и порядок ее начисления.
    • Если у предприятия много филиалов и подразделений, генеральному директору будет проще понять суть командировки, ведь в этом случае заниматься заполнением служебного задания будет начальник структурного подразделения, в котором трудится работник, направляемый в командировку.

    Если же организация не слишком большая и в ней мало сотрудников, то заниматься составлением служебного задания не рекомендуется, дабы избежать огромного количества лишних бумаг, ведь всю информацию о целях командировки можно почерпнуть из приказа руководителя.

    Как составить отчет о командировке?

    Постановлением Правительства РФ №1 «Об утверждении унифицированных форм…» утверждена и форма отчета о командировке, являющегося второй частью служебного задания. Чтобы его заполнить, руководитель подразделения должен сделать следующее:

    • Указать наименование организации, номер и дату составления документа, Ф.И.О. направляемого в командировку сотрудника.
    • Вписать табельный номер работника, отдел, в котором он работает, а также сроки поездки, город, в который он должен прибыть, основание для командировки, цели и задачи.

    В течение трех дней после возвращения из командировки сотрудник должен предоставить отчет о проделанной работе. Если сразу после поездки у него по графику отпуск – документ оформляется после его окончания. Если работник уходит на больничный, то отчет заполняется также в течение трех дней после выписки.

    Как правило, служебное задание выдается сотруднику вместе с командировочным удостоверением, а в дальнейшем подшивается в архив бухгалтерии.

    Ниже приведем пример написания отчета о командировке
    :

    Таким образом, отчет о командировке должен содержать основную суть проделанной работы: не нужно писать способы достижения цели и средства, которые для этого применялись, ведь в данном документе важен только результат.

    Если же цели по каким-либо причинам не удалось достигнуть, информация об этом тоже указывается, как и причина: например, задание не удалось выполнить вследствие нехватки оборудования, несовременного технического оснащения и т.д. Стоит учитывать, что, если работник не выполнил поручение руководителя без уважительной причины, последний вправе применить к нему дисциплинарное взыскание.

    Требования к документу

    Утвержденная форма служебного задания и отчета о командировке содержится в Постановлении Госкомстата №1, однако с 2013 года руководители могут самостоятельно дополнять или сокращать по своему желанию содержание данного документа.

    Существенное требование заключается только в том, что работодатели не могут изменять основную суть служебного задания, а сам бланк отчета о командировке
    заполняется не позднее трех дней после возвращения работника.

    Форма и разделы

    Как говорилось ранее, руководители имеют право самостоятельно корректировать содержание служебного задания, не меняя при этом суть. Оно обязательно должно состоять из двух разделов:

    • Общий: название предприятия, номер и дата составления документа, Ф.И.О. командируемого сотрудника, его должность, структурное подразделение; место, дата и длительность пребывания в командировке; организация-плательщик (кто возмещает все расходы за поездку: отправляющая или принимающая сторона), а также основание (план командировок, приказ и т.д.).
    • Отчет о командировке: содержание (цель) и сам отчет о выполненных заданиях. Первую колонку заполняет работодатель, а вторую – сам работник. Внизу руководитель указывает заключение о выполнении задания, ставит свою подпись с расшифровкой. Также необходима подпись работника.

    Правила заполнения отчета о командировке

    Законодательством строгие правила заполнения служебного задания не установлены, однако руководителям и их подчиненным следует придерживаться простых рекомендаций во избежание проблем с ИФНС:

    • Цели поездки должны быть указаны начальниками отделов до отправки сотрудника в командировку.
    • Документ должен содержать три подписи: руководителя структурного подразделения, работника и генерального директора.
    • Печать организации ставить необязательно, т.к. для нее в документе место специально не отводится.
    • Если при заполнении не хватило полей, можно перенести информацию на чистый лист формата А4.
    • При невыполнении задания работник должен указать причину. Если она является неуважительной, руководитель имеет право не только применить к нему дисциплинарное взыскание, но и потребовать возместить расходы за командировку по авансовому отчету.

    Как написать правильно?

    Как правило, основной сложностью при заполнении отчета для работников является сама формулировка результатов проделанной работы. Недостаточно просто указать в документе «выполнено»: информация должна быть развернутой, но без лишних деталей.

    Кто подписывает и согласовывает отчет о командировке?

    Первым человеком, поставившим свою подпись на служебном задании, должен быть сам работник. В дальнейшем он должен отдать документ руководителю, от которого он был получен перед командировкой. Тот, в свою очередь, проверяет правильность заполнения, ставит свою подпись и отдает на резолюцию генеральному директору.

    Сроки предоставления отчета о командировке

    Вернувшись из поездки, сотрудник должен в течение трех дней предоставить своему непосредственному начальнику заполненный документ о проделанной работе. Кроме того, он должен оформить и авансовый отчет, приложив к нему все справки, подтверждающие затраты во время командировки.

    Сопроводительные документы

    Помимо служебного задания, при направлении в командировку оформляются и другие сопроводительные документы:

    • Заявление на командировку (требуется от сотрудников, воспитывающих детей до 3-х лет; занимающихся уходом за пожилыми родственниками; имеющих на иждивении детей до 5-лет при условии воспитания их в одиночку).
    • Служебное задание (графа «краткий отчет» заполняется по мере выполнения задач).
    • Приказ об отправке работника в командировку (издается руководителем).

    По возвращении из поездки сотрудник должен составить два отчета: о командировке и авансовый. К последнему документу должны прилагаться справки, подтверждающие целесообразность затрат: билеты за проезд, договор аренды квартиры, квитанция за проживание в гостинице и т.д. Служебное задание подписывается вышестоящим руководителем и направляется в бухгалтерию, где в дальнейшем хранится в архиве.

    Из этой статьи вы узнаете:

    • Что такое командировка
    • Кого можно отправлять в командировку
    • Что содержит Положение о командировках
    • Как оформить командировку
    • Как выглядит приказ на командировку
    • Как составляется отчет о командировке
    • Командировка директора — что стоит учесть
    • Документы, которые подтвердят срок и расходы в командировке
    • Как отмечается командировка в табеле учета рабочего времени
    • Как оплачивается командировка
    • Срок командировки


    Если работодатель заключил трудовой договор с сотрудником и требует от него срочно выполнить поручение в рамках установленных договором обязанностей, (не на территории предприятия) — нужно оформлять командировку. Отъезд (по служебным делам) подтверждается приказом на командировку. В документе уточняются сроки пребывания в другом городе, цель посещения конкретного предприятия. Задачи, которые необходимо выполнить работнику. После возвращения на предприятие, сотрудник обязан представить отчет о командировке, проинформировать об использованных средствах. Выходные дни в командировке учитываются как рабочие, если доказано, что в данный период специалист добирался/возвращался или выполнял поручение руководителя.

    Что такое командировка

    Служебная командировка — отъезд сотрудника в другую страну или город, инициированный работодателем для исполнения поручения не в организации, где с ним заключен трудовой договор, а на другом предприятии. Согласно п. 3 «Положение о служебных командировках» (утверждено Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 г №749), местом работы (постоянной, что отражено в договоре) нужно считать фактическое месторасположение предприятия, где с человеком оформлены трудовые отношения.

    Помните, что не любой отъезд может признаваться командировкой. Если трудовые обязанности сотрудника связаны с постоянным нахождением в ином регионе, пути и в разъездах — отсутствие специалиста нельзя оформлять, как направление работника в командировку.

    Командировка работника должна соответствовать определенным требованиям:

    Поездка инициирована руководителем, а не предпринята по собственному желанию.

    Служебное поручение нужно выполнить за пределами постоянного места работы.

    Пребывание в другом городе ограничено определенным периодом времени (указывается в приказе на командировку, заполненному по образцу).

    Специалист не может исполнять должностные обязанности непосредственно в пути, а его работа не может быть охарактеризована как разъездная.

    Командировка должна оформляться надлежащим видом. Для этого на предприятии издается приказ, составляется направление в командировку по образцу. Рассчитываются и выдаются суточные затраты сотруднику на все время пребывания в поездке.

    Отчет по командировке.

    Кого можно отправлять в командировку в 2017 году в соответствии с новыми правилами учета

    Руководитель предприятия (любая правовая форма) не имеет полномочий инициировать командировку (по служебным обязанностям) человека, если с гражданином не оформлены никакие трудовые отношения (не заключен контракт). Закон запретил отправлять в поездку граждан, которые оказывают разовые или многократные услуги предприятию по гражданско-правовому контракту.

    Если работодатель оформил направление в командировку постороннему гражданину, который не трудится на предприятии — соответствующие расходы фискальный орган не признает расходами на командировку. Запрещено отправлять в служебную поездку такие категории граждан:

    Беременных женщин. Работница должна представить медицинские заключения, справки, подтверждающие ее положение.

    Сотрудников, с которыми заключен договор (ученический), только если поездка не связана с необходимостью пройти обучение в другом регионе/стране/городе.

    Женщин, которые имеют малолетних детей (до 3 лет), отцов и матерей, воспитывающих ребенка самостоятельно без второго родителя (до 5 лет). Работодатель обязуется ознакомить сотрудницу в письменной форме о праве отказаться от поездки.

    Невозможно направление работника в командировку, если у такового оформлен статус опекуна. Граждан, на иждивении которых находятся несовершеннолетние дети, инвалиды или люди, за которыми осуществляется постоянный уход. Допускается командировка только по их письменному согласию.

    Сотрудники, не достигшие 18 лет. Исключением может стать только творческий персонал, работа которых сопряжена со средствами массовой информации, кинематографом, театром, концертами, цирками и т.д.

    В командировки не направляют инвалидов, если поездка нарушит план реабилитации.

    Кандидатов (зарегистрированных), которые баллотируются на выборные должности.

    Такие действия можно расценить, как нарушение трудовой дисциплины. Следует привлечь специалиста к дисциплинарной ответственности. Основание — нарушена обязательная для исполнения трудовая дисциплина на предприятии (отражено в локальных актах предприятия).

    Служебное задание для направления в командировку.

    Положение о командировках

    Это главный документ («Положение о служебных командировках», утвержденное Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 г №749), который регламентирует отношения работодателя и сотрудника во время служебной командировки.

    Согласно Положению, работодатель обязуется составить письменное направление в командировку (по образцу). Четко определить цели таковой и материально обеспечить работника, пока он не может исполнять обязанности на своем предприятии.

    В документе указанно, что срок командировки рассчитывается исходя из сложности и объема служебного задания. Дан полный перечень документов, которые могут подтвердить расходы во время поездки. Особое внимание уделено гарантиям, предоставляющимся работникам во время исполнения поручения работодателя (командировки). За ним сохраняется средний заработок, занимая должность на предприятии (не может быть уволен в этот период). Компенсируются расходы, связанные с проживанием, питанием, проездом к месту назначения (оплата билетов на все виды транспорта). Также компенсируются и другие расходы, которые связаны с командировкой работника при условии предоставления соответствующих документов (чеков, проездных и т.д).

    Постановление об особенностях направления работников в служебные командировки.

    Оформление командировки

    Перед тем, как будет оформлено направление работника в командировку, руководитель организации должен подготовить документы, которые отразят цель поездки и подтвердят личную инициативу руководителя поручить задание конкретному сотруднику. Для командировки нужно подготовить служебное задание (это требование не обязательное, но его составление позволит точно определить цель поездки). Составлять его можно по форме № Т-10а. Именно этот документ можно считать основанием для издания приказа на командировку в 2017 (по образцу).

    Обратите внимание, что теперь нет необходимости оформлять командировочное удостоверение.

    В служебном задании на командировку обязательно указывается:

    Наименование предприятия, где работает сотрудник (точно также, как указано в учредительных документах). Если в таковых указано и сокращенное наименование организации — дублируется в служебном задании на командировку (сразу после полного названия указать в скобках).

    Паспортные данные специалиста — Ф.И.О., занимаемая должность, а также структурное подразделение, к которому он относится.

    Начало и окончание командировки — ориентироваться на дату проездных документов.

    Основания служебной поездки — может быть распоряжение руководителя предприятия, главы структурного подразделения (служебная записка), договор с предприятием.

    Цель командировки сотрудника — кратко изложить суть поручения, обозначить инструменты для его решения (проведение переговоров, подписание контракта, проведение испытаний, изучение специфики производства и т.д.).

    После того, как сотрудник вернется из командировки, он обязуется пояснить, какой объем работы выполнен, и подписать служебное задание лично. Руководитель знакомится с пояснениями и пишет заключение, подтверждая или опровергая выполнения задания сотрудником, визирует документ, ставит дату.

    Обязательно нужно заполнить графу «отчет». Законодатель требует отчитаться за проведенную работу не позже 3 дней, после возвращения на предприятие из командировки.

    Приказ на командировку

    После оформления служебного задания, издается приказ на командировку (форма Т-9 или Т-9а, если в командировку направляются несколько сотрудников). Хоть в Положении отсутствует норма, обязывающая составлять приказ (только письменное оформление инициативы работодателя), сделать это нужно, чтобы подтвердить факт отбытия работника именно по инициативе работодателя. Без приказа отъезд сотрудника в командировку (при осуществлении ревизии) может расцениваться как прогул со всеми вытекающими последствиями.

    В документе обязательно нужно указать, кто финансирует поездку, какова цель отъезда. Фиксируются сроки пребывания в поездке. Приказ на командировку в 2017 г. заполняется по образцу с обязательным внесением личных данных работника, а также его должности и принадлежности к конкретному структурному подразделению. Нужно отразить и цель поездки, кратко описав необходимые действия работника. Например, посещение конкретного предприятия, привлечение новых клиентов, тестирование оборудования и т.д. Хранить приказ на командировку следует 75 лет.

    Приказ о направлении работника в командировку.

    Отчет о командировке

    В течение 3 дней после возвращения из командировки работник обязуется представить работодателю авансовый отчет, пояснив все расходы. К отчету нужно приложить все имеющиеся финансовые документы, связанные со служебной поездкой. Только после проверки отчета может быть произведен окончательный расчет с сотрудником. Если он затратил дополнительные личные средства помимо выданных ему авансом — разницу нужно выдать, произведя расчеты.

    Если командированный потратил меньше денежных средств, выданных ему авансом, он обязуется их вернуть в кассу предприятия.

    Также сотрудник обязуется в течение 3 дней написать отчет о командировке (по образцу либо в свободной форме). В документе работник подводит итоги поездки:

    Выполнен ли объем работы.

    Достигнуты ли главные цели.

    Какие дополнительные мероприятия проведены, затрачены необходимые ресурсы и т.д.

    В качестве примера написания отчета о командировке можно использовать приказ на командировку либо служебное задание. Именно в этих документах отражены все важные условия поездки, работник может тезисно «ответить» на вопросы, указанные в документах.

    Авансовый отчет.

    Командировка директора — что стоит учесть

    Если в служебную поездку отправляется глава предприятия, необходимо оформить все надлежащие документы, описанные выше. Но как быть с тем, что законодатель определил, что лиши директор (руководитель) имеет право установить цели и сроки командировки? Действительно, у его есть такие полномочия, и он может собственноручно подписать приказ о командировке директора. Есть и другой вариант. В случае отъезда директора нужно издать приказ о передаче полномочий заместителю или другому лицу. В документе можно указать, что полномочия передаются лишь на время отсутствия руководителя, обязательно прописать длительность замещения, действия, которые он должен выполнять в этот период. Например, намечается подписание контракта, получение оборудования от поставщика и т.д.

    Приказ о передаче полномочий генерального директора.

    Стоит учесть, что пока директор в командировке нужно оформить доверенность заместителю, которая позволит выполнять правовые действия, связанные с деятельностью организации. По прибытии из командировки директор:

    Заполняет авансовый отчет по командировке (согласно требованиям законодателя в 2017 г).

    Сдает остатки, неиспользованных средств в кассу предприятия.

    Представляет все документы, подтверждающие факт проживания, проезда в другом городе.

    Отчитывается за перерасход средств в командировке.

    Если директор организации относится к категории граждан, которые имеют право работать без командировок — для выполнения его служебных обязанностей может направляться его заместитель или другое уполномоченное лицо.

    Документы, которые подтвердят срок и расходы в командировке

    Во время командировки сотрудников им должны быть возмещены следующие расходы (при наличии подтверждающих документов):

    Проезд в обе стороны. Если возникла необходимость воспользоваться другим видом транспорта, чтобы добраться до места назначения.

    Проживание в другом городе во время командировки.

    Суточные расходы (дополнительные), которые обеспечат жизнедеятельность в условиях проживания вне места постоянного жительства.

    Иные расходы — по согласованию с работодателем.

    Суточные не выплачиваются в случае направления в командировку (заполняется по образцу, установленному в 2016 г), если поездка планируется в местность, откуда работник сможет возвращаться каждый день домой.

    После прибытия из командировки, каждый сотрудник составляет служебную записку, указывая в ней срок отсутствия на предприятии (фактический, если он не совпадает с указанным в приказе на командировку, заполненному по образцу). Записка составляется в таких случаях:

    Если сотрудник использовал транспорт, принадлежащий компании (учтен на балансе).

    Ездил на личном авто.

    До места командировки добирался на транспорте, которым управлял по доверенности.

    Служебная записка может быть составлена в свободной форме или организация имеет право разработать образец документа. Если сотрудник во время служебной поездки передвигался исключительно на общественном транспорте, срок нахождения в командировке подтверждается соответствующими проездными билетами. В случае потери таковых, обосновать сове отсутствие на рабочем месте допускается документами, подтверждающими наем жилья в другом городе.

    Обратите внимание, что с 21.10.2015 г. вступили в силу правила (новые) предоставления гостиничных услуг гражданам (Постановление Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085). Теперь временное жилье во время командировки может быть предоставлено только при заключении договора, обязательно отражается:

    Цена номера.

    Длительность проживания (в сутках).

    Отчетным документов при заключении договора станет кассовый чек об оплате услуг, он оформляется только на бланке строгой отчетности.

    Если между работодателем и командируемым достигнуто соглашение, можно во время командировки снять комнату для проживания непосредственно у собственника (физического лица). В такой ситуации подтвердить длительность поездки и расходы на проживание позволит договор аренды между двумя сторонами. К нему необходимо приложить расписку о получении всей суммы оплаты за проживание (указывается стоимость общая и за сутки).

    Если командировка работника предполагает перелет до места исполнения служебного задания самолетом, подтвердить срок пребывания и расходы позволят:

    Квитанция билета, в том числе и электронного.

    Посадочный талон.

    Багажная квитанция.

    Если документы потеряны, работник имеет право обратиться к авиаперевозчику и затребовать подтверждающий документ.

    Когда сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, он обязуется по возвращении составить служебную записку и предоставить:

    Путевой или маршрутный лист.

    Счета, кассовые чеки за приобретенное топливо.

    Другие документы, которые подтвердят соблюдение маршрута командировки — распечатки тахографа, накладные от поставщиков (с адресами) и т.д.

    Как отмечается командировка в табеле учета рабочего времени

    Исходя из нормы ч.4 ст. 91 ТК РФ, руководитель предприятия обязан вести табель учета фактически отработанного времени каждым сотрудником. Не исключением является и время командировки работника, ведь он исполняет порученные ему обязанности. Отображать все время пребывания вне предприятия, где заключен трудовой договор, необходимо обозначением «К», если кодируется цифрами — «06». Нет необходимости в соответствующих графах проставлять количество отработанных часов, так как на время командировки за человеком сохраняется его средний заработок.

    Если во время командировки сотрудник заболел (подтвердить факт нужно предоставлением больничного листа) — дни в табеле кодируем буквой «Б». В такой ситуации необходимо выплатить компенсацию по временной нетрудоспособности.

    Обратите внимание, что теперь нет необходимости
    вести на предприятии два вида журналов:

    Учет сотрудников, которые выбывают в командировку.

    Учет работников, которые приезжают на предприятие, на которое они были командированы.

    Документы упразднены постановлением Правительства РФ от 29.07.2017г № 771, оно вступило в силу 8.08. 2015г.

    Табель учета рабочего времени.

    Оплата командировки

    Расчет выплат по командировке производится с учетом оплаты среднего заработка сотрудника и суточных выплат за все дни отсутствия на рабочем месте. Обратите внимание, что оплата командировки в выходной день, а также за время в пути, праздничные даты — также предусмотрена законом. В таком случае начисляются и суточные, и средний заработок за каждый день
    .

    Например, работник отбыл в командировку в субботу, вернулся к месту постоянного проживания в воскресенье — оплатить нужно оба выходных дня.

    Если поездка планируется всего на один день (только по территории РФ) — суточные выплачивать не нужно. Но руководитель организации имеет право предусмотреть в локальных актах дополнительную компенсацию за однодневную командировку.

    Если расчет командировок по среднему заработку регламентируется законодателем (нужно выплатить сумму соответствующую отработанному фактически времени), то размер суточных можно закрепить в локальных актах предприятия. Чтобы суточные на командировку не облагались НДФЛ, рекомендовано установить размер выплат:

    700 руб. — каждые сутки по всей территории РФ.

    2500 руб. — сутки пребывания за границей России.

    Обратите внимание, что суточные могут быть выданы сотруднику перед командировкой из кассы предприятия или перечислены на банковскую карту. А расчет командировок по среднему заработку производится за последние 12 месяцев. Сумма начисляется и выплачивается в ближайший день зарплаты в организации.

    Как правильно оплатить дни командировки?

    З = Зрп/Дрп х Д ком

    С — заработок (средний) за все дни, проведенные в командировке (отработанные).

    З рп — все выплаты, которые повлияли на сумму среднего заработка (в расчетный период 12 месяцев).

    Д рп — общее количество дней, которые отработал сотрудник за расчетный период.

    Д ком — дни, которые соответствуют периоду, проведенному в командировке.

    Бухгалтерский учет оплаты командировок и командировочных расходов.

    Если ваш работник не успел отработать 12 месяцев, но уже отправлен в служебную поездку — расчетным периодом нужно считать время с первого дня исполнения трудовых обязанностей до последнего дня, перед поездкой.

    Выходные в командировке, а также праздничные дни подлежат оплате, если будет доказано, что сотрудник исполнял обязанности или был в пути к месту назначения или возвращался домой.

    Выходные дни в командировке нужно оплатить в двойном размере от дневной или часовой нормы, согласно тарифной сетке. Допускается оплата выходных в размере одинарной ставки, но тогда работнику предоставляется отгул за этот день.

    Однодневная командировка — особенности оплаты

    Законодатель не установил минимальный срок пребывания работника в командировке. Поэтому даже однодневное отсутствие придется оформлять как долгосрочную поездку:

    Издать приказ.

    Выдать задание.

    Выплатить авансовую сумму на расходы во время поездки.

    Отметить в табеле рабочего времени командировку.

    По возвращении работник должен обязательно отчитаться за проведенную работу, объяснить, куда и сколько потратил выделенных средств (сдать авансовый отчет о командировке, заполнить по образцу).

    Что касается суточных, то для однодневной поездки их выплачивать не нужно, если человек перемещается по территории России. Как поступать в таких ситуациях:

    Работодатель имеет право по собственной инициативе начислить и выплатить специалисту определенную сумму, которая компенсирует отсутствие суточных расходов на командировку.

    При поездке заграницу предприятие обязано компенсировать сотруднику сумму на поездку в размере 50% от установленных на данном предприятии суточных (для выезжающих за рубеж).

    Срок командировки

    Работодатель самостоятельно устанавливает длительность командировки, оценив объем и специфику служебного задания. Вывод — законодатель не установил предельный срок поездки, поэтому руководитель предприятия вправе сделать это самостоятельно.

    Датой отъезда нужно считать (включая выходные в командировке) время и день отправления транспорта, на котором человек следует до пункта назначения. День возвращения — прибытие транспортного средства к месту работы (город постоянного проживания).

    Стоит учесть, что если поезд или автобус отправился в путь до 24.00 — днем отъезда стоит считать текущие календарные сутки. Если отъезд запланирован на 00 часов или позже этого времени — последующие сутки.

    Если аэропорт, автовокзал, пристань расположены за пределами города, поселения, куда командирован человек — время необходимое, чтобы добраться до объекта также учитывается. Подобным образом обстоит дело и с днем прибытия из поездки.

    Рассмотрим пример:

    Сотрудник направлен в командировку (самолет) 4 ноября в 0.25. При этом ему необходимо было добраться до аэропорта, время в дороге составило 1,5 часа, еще 3 часа потребовалось для предварительной регистрации на самолет. Тогда днем начала командировки нужно считать 3 ноября, хоть в билете и указано 4 число месяца. Но для подтверждения отбытия, сотрудник должен предоставить билеты, где указана дата и место прибытия (поезд, автобус и т.д).

    Гарантии работнику во время пребывания в командировке

    Стоит отметить, что законодатель защищает права сотрудника, пока он отсутствует на рабочем месте. При наличии приказа о командировке дни отсутствия на рабочем месте не могут быть засчитаны как прогул, не подлежит такой проступок дисциплинарному взысканию. Нельзя уволить командированного. Согласно Положению о командировках (с образцом можете ознакомиться в статье) работнику гарантируется в его отсутствие:

    Начисление среднего заработка за отработанные дни — сюда нужно засчитывать как дни командировки, так и время, потраченное на дорогу, дни вынужденной остановки в пути.

    При поездке граждан, которые работают по совместительству — сохраняется средний заработок именно у того работодателя, который выдал направление в командировку (по образцу). Если оба работодателя одновременно направляют человека по единому служебному поручению — средний заработок должен быть сохранен на обеих должностях, при этом затраты на суточные и другие расходы делят пропорционально между предприятиями или по соглашению работодателей.

    Допускается привлекать сотрудника, находящегося в командировке, к исполнению служебных обязанностей в праздничные и выходные дни. В таком случае придется выплатить двойной размер ежедневной ставки, а если предоставляется отгул — в одинарном.

    Сотрудник может заболеть в период командировки, тогда ему начисляется компенсация по временной нетрудоспособности. В качестве подтверждения факта принимается больничный лист (амбулаторное или стационарное лечение). Обратите внимание!
    За весь период болезни, работодатель обязан возмещать сотруднику не только средний заработок, но и расходы на наем жилья и суточные.

    Если возникла необходимость срочно отозвать специалиста из командировки, нужно составить соответствующий приказ об отзыве. Унифицированной формы не существует, можно разработать самостоятельно, утвердить форму локальным актом на предприятии.

    Приказ об отзыве работника из командировки.

    Обратите внимание, законодатель четко не регламентирует, как оповестить сотрудника о необходимости прервать поездку. Как правило, руководитель звонит специалисту, или оповещает его письменно, заказным письмом.

    Командировка — это (согласно ТК РФ) лишь временная поездка работника, которая была инициирована работодателям. Так как направляет на служебное задание человека руководители, он и должен стать гарантом соблюдения его законных прав. Поэтому следует уделить особое внимание оформлению соответствующих документов, вовремя производить расчеты и выдавать аванс перед предстоящей командировкой. Работодатель не имеет права потребовать от некоторых категорий сотрудников выполнить служебное задание, связанное с поездкой в другой город. В случае несоблюдения требования — работник имеет право подать на предприятие в суд.

    Командировка сотрудника — действие нужное и порой очень полезное для компании. Но любая командировка подразумевает под собой затраты. Работнику по итогам командировки необходимо оформить авансовый отчет по командировке, образец 2017 года которого прилагается.

    Служебная командировка

    Командировкой считается направление сотрудника на небольшой срок на переговоры в другую организацию, филиал с проверкой и иные мероприятия, находящиеся вне расположения рабочего места, по согласованию с руководителем для выполнения определенных работ в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ . При направлении в командировку руководитель предоставляет сотруднику следующие гарантии:

    • на время командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место;
    • сохраняется зарплата в среднем размере, который рассчитывается согласно Постановлению Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
    • сотруднику возмещаются затраты, понесенные в связи с командировкой, такие как найм жилья, оплата проезда и другие, согласно ст. 168 ТК РФ .

    Авансовый отчет по командировке в 2017 году

    При направлении сотрудника в командировку наниматель обязан оформить следующие документы:

    • служебную записку работника о командировке с указанием места назначения, причин необходимости командировки, сроков и выполняемых в командировке работ;
    • приказ о направлении сотрудника в служебную командировку, оформляемый после утверждения руководителем командировки по форме Т-9 , утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004;
    • выдаваемые сотруднику вместе с приказом командировочное удостоверение по форме Т-10 и служебное задание по форме Т-10(а) .

    По возвращении из служебной командировки работник согласно п. 26 Положения об особенностях направления работника в служебную командировку, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

    В Положении по командировкам прописаны следующие моменты:

    • как исчисляется срок командировки;
    • как подтверждается фактический срок командировки;
    • сохранение заработной платы на период командировки и оплата работы в выходные дни, проведенные работником в командировке;
    • выдача аванса для оплаты командировки;
    • перечень расходов, которые возмещаются командированному работнику, такие как оплата жилья, транспортные расходы, суточные, иные расходы, понесенные работником.

    Оформление авансового отчета

    У работника, который впервые побывал в командировке, может возникнуть логичный вопрос, как оформить авансовый отчет по командировке. Это довольно просто, если разобраться, к тому же сейчас существует ряд систем, которые помогают сотрудникам оформлять документы, а бухгалтерии их проверять.

    А теперь все же разберемся с оформлением отчета:

    • как и везде, первым пишется наименование организации;
    • номер и дата документа часто проставляются после заполнения у уполномоченного сотрудника;
    • указываются структурное подразделение и должность командированного;
    • указывается причина составления отчета — «служебная командировка»;
    • сотрудник вносит показатели аванса и фактических затрат;
    • позже в бухгалтерии уже пропишут номера и суммы дебета и кредита согласно правилам ведения бухгалтерского баланса;
    • далее сотруднику необходимо на втором листе описать прилагаемые документы к авансовому отчету по командировке;
    • после заполнения отчета сотрудник передает его в бухгалтерию, где отчет проверяют и согласовывают;
    • затем отчет передается на утверждение руководителю.

    Таким образом, в заполнении авансового отчета нет ничего сложного. Главное, чтобы не были утеряны или испорчены документы, подтверждающие расходы.

    Отчетность по командировкам — это формы обязательных документов, которые составляет работник, вернувшись из деловой поездки. Отчитаться можно несколькими способами, в зависимости от утвержденных форм. Какие формы придется заполнить по возвращению из служебной поездки, в какие сроки сдать отчетность, разберемся в нашей статье.

    Что это за документ

    Любая отчетность подразумевает некий доклад о проделанной работе. В данном случае о том, что сделано за период исполнения трудовых обязанностей за пределами офиса или производства. Отчитаться можно кратко или развернуто — конкретные требования устанавливает работодатель.

    Несколько слов о служебном задании. Оно содержит краткий перечень того, что необходимо сделать. Пример составления служебного задания на командировку поможет правильно составить документ и не упустить важные моменты.

    Требования и структура

    Трудовое законодательство не обязывает оформлять задание, и, соответственно, наш пример отчета о командировке носит рекомендательный характер. Но работодатели хотят знать, чем же сотрудник был занят, поэтому разрабатывают соответствующие локальные акты, регламентирующие процедуру оформления поездок.

    Что обычно пишут? Если есть возможность, то указывают конкретный результат — заключенный договор или накладная, подтверждающая закупку продукции. Можно использовать краткий отчет о выполнении задания (командировка), пример такого есть в служебном задании. Руководитель, направивший подчиненного в деловую поездку, проверит, насколько итог поездки соответствует выданному заданию. Можете посмотреть, как выглядит отчет о командировке, пример заполнения — форма 10а.

    Если служебная поездка была длительной, предполагала решение нескольких вопросов, то вместо краткого лучше использовать полноценный отчет о командировке, пример написания в свободной форме мы составили для бюджетной организации. Допустим, сотрудник поехал в удаленный филиал, где предполагалось провести ряд обучающих семинаров, а также заключить несколько долгосрочных контрактов. По итогам он напишет, что тестирование после тренингов успешно прошли больше половины респондентов, контракты были заключены на поставку оборудования на сумму десять миллионов рублей.

    Скачать бланк служебного задания на командировку

    Кто готовит и в какие сроки

    Готовит отчет работник. Понятие командировки раскрывается в 24 главе Трудового кодекса Российской Федерации. Так, работник должен выполнить некое поручение руководства за пределами постоянной работы. Исключения — случаи, когда функционал сотрудника включает регулярные передвижения. Например, курьеры, члены выездных аварийно-ремонтных бригад, торговые представители не докладывают детали своих поездок в какой-либо форме.

    Следует отметить, что требования применимы только к тем, кто состоит в трудовых правоотношениях. Человек, оказывающий услуги или выполняющий работы по договору гражданско-правового характера, не может быть отправлен в служебную поездку.

    Срок законодательно не установлен, он определяется в локальных актах. Обычно он совпадает со сроком сдачи авансового отчета, если выдавались подотчетные денежные средства. Также сотрудник должен сдать проездные документы и командировочное удостоверение (при наличии).

    Важные условия для руководства

    Любому руководителю следует учитывать, что не всех сотрудников можно направить в командировку. Так, чиновники определили, что беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников нельзя командировать ни при каких обстоятельствах. Даже если эти работники не против поездки и выразили свое согласие в письменной форме.

    Некоторых специалистов можно направить в служебную поездку только после получения от них письменного согласия. К таковым относят:

    1. Родитель-одиночка, который воспитывает ребеночка до 5 лет.
    2. Родители деток до наступления трехлетнего возраста.
    3. Родители детей-инвалидов.
    4. Работники, ухаживающие за больными родственниками по мед. заключениям.

    Если от такого специалиста письменного согласия не получено, то представители трудовой инспекции могут наказать организацию.

    Шаблон отчетной формы

    Еще раз повторимся, что унифицированной формы (образец отчета по командировке в 2019 году) не предусмотрено на законодательном уровне. И если руководитель желает получить соответствующий отчет по результатам служебной поездки, то придется разработать и утвердить соответствующий шаблон.

    Вот так выглядит примерный образец отчета о командировке в свободной форме.

    Общие правила заполнения

    Сразу оговоримся, что алгоритм создания отчета по командировке во многом зависит от бланка, по которому требуется отчитаться. Унифицированный образец отчета о командировке (письменный) чиновниками не утвержден. Следовательно, руководство компании обязано утвердить не только форму, но и отдельные требования по ведению такого бланка.

    Данные требования по составлению отчета по командировке придется закрепить в отдельном локальном распоряжении по организации, а также ознакомить всех специалистов под подпись. Отметим, что всех работников знакомить с приказом не обязательно. Достаточно осведомить только тех сотрудников, которых планируется направлять в служебные поездки.

    Учитывайте общепринятые рекомендации. Допустимо подготовить отчет о командировке в 2019 году (бланк, образец заполнения) от руки. Для этого используйте чернила черного или синего цвета. Печатный вариант отчетности все же предпочтительней. Соблюдайте общепринятые правила деловой переписки. Избегайте сокращений в текстовой части отчетной формы. Личные обращения тоже стоит опустить. Допустимо использовать фирменный бланк организации.

    Пошаговая инструкция

    Пошаговый алгоритм составления отчета по командировке в произвольной форме.

    Шаг № 1. Указываем получателя.

    В верхнем правом углу отчетной формы укажите должность руководителя предприятия, а также полное или сокращенное наименование организации. Если создание проводится не на фирменном бланке учреждения, то допустимо указать регистрационные данные предприятия (ИНН, КПП), адрес места нахождения, регистрации, контакты для связи.

    Шаг № 2. Регистрируем данные составителя.

    Как и в обычном заявлении, необходимо указать сведения о лице, составившем отчетную форму. Пропишите занимаемую должность и Ф.И.О. Допустимо прописать табельный номер, адрес проживания и телефон для контактов. Дополнительная информация будет актуальна в крупной организации со сложной организационной структурой.

    Шаг № 3. Название документа.

    В центре новой строки пропишите «Отчет о командировке».

    Шаг № 4. Указываем период и цель командировки.

    В первую очередь укажите, когда проходила служебная поездка — конкретные даты. Затем впишите цель, с которой работник был командирован в другую местность. Например, «прохождение курсов повышения квалификации» или «участие в тренинге».

    Шаг № 5. Выражаем суть, результаты.

    Теперь подробно расписываем, каких конкретно результатов добился командированный работник. Например, целью командировки было заключение контракта на поставку товара. Результатом может быть подписание договора либо отказ от подписания. Если намеченной цели добиться не удалось, то укажите, по каким причинам. Например, контракт на поставку товаров не был заключен с поставщиком из-за несоответствия товара предъявленным качественным характеристикам.

    Скачать образцовый отчет

    Обязательный авансовый отчет

    Помимо отчетности о результатах командировки, работнику придется отчитаться и о понесенных расходах. Напомним, что при командировании специалистов работодатель обязан выплатить аванс по командировочным расходам.

    Данный аванс выплачивается на:

    1. Оплату проезда к месту выполнения служебного задания.
    2. Наем жилого помещения для проживания в командировке. Например оплата гостиничного номера или аренда комнаты, квартиры в частном секторе.
    3. Курортный сбор, если работник направляется на территории Российской Федерации, за пребывание на которых придется заплатить курортный сбор.
    4. Суточные расходы, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника за пределами основного места жительства.
    5. Иные расходы по согласованию с руководителем. Например, приобретение методических пособий, оплата сертификатов, прочих услуг.

    Отметим, что при сдаче авансового отчета в бухгалтерию придется подать и подтверждающие документы: чеки, квитанции, билет, накладные и иные документы.

    Особенности составления данной формы отчетности мы рассмотрели в материале . В данной статье представлен актуальный шаблон, пошаговая инструкция к составлению отчетной формы, а также пример заполнения документа. Все формы можно скачать бесплатно.

    Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!


    Adblock
    detector