Автоматизированная система учета бланк

Особое место в бухгалтерских расчетах занимает автоматизированная форма учета. применение средств автоматизации для ведения бухгалтерского учета не приводит к образованию

Особое место в бухгалтерских расчетах занимает автоматизированная форма учета. Применение средств автоматизации для ведения бухгалтерского учета не приводит к образованию новой формы учета. По существу, автоматизированная форма – это целая совокупность разнообразных видов учета.

Использование компьютеров привело к созданию и распространению различных бухгалтерских программ. В настоящее время используются комплексные программы по учету, так и программы по учету отдельных объектов. Современные рабочие места бухгалтеров оснащены персональными компьютерами, и на их основе созданы автоматизированные рабочие места бухгалтера. Они позволяют автоматически формировать первичные документы и машинограммы по различным участкам учета и передавать полученные результаты в вычислительный центр, чтобы составлять сводные регистры бухгалтерского учета и отчетности. Их внедрение помогает решить проблему полной и комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета продолжает развиваться в связи с множеством типов ЭВМ и других средств оргтехники, а также программного обеспечения.

Бухгалтерский учет с применением автоматизированной формы строится следующим образом. Первичные документы обрабатываются по мере их поступления в бухгалтерию.

Затем данные вводятся в персональный компьютер на технические носители информации. Ввод производится вручную с клавиатуры. Дальнейшие операции обработки информации имеют самую разную степень автоматизации. Журнал достаточно легко может быть обработан, и на печать могут быть выведены всевозможные промежуточные данные, в том числе: журналы-ордера, мемориальные ордера, шахматная ведомость, оборотно-сальдовая ведомость и прочее.

Расчет бухгалтерской отчетности легко стыкуется в компьютере с программами анализа хозяйственной деятельности, а также с программами перевода отчетности на дискету с автоматической проверкой и сдачей их в налоговую инспекцию на техническом носителе. Основные отличительные черты (преимущества) данной формы приведены на рисунке 4.3.

В целях внедрения автоматизированной формы бухгалтерского учета было разработано большое количество компьютерных программ. Наиболее распространенными являются:

— 1С:Бухгалтерия – ведение бухгалтерского и налогового учета;

— Инфо-Предприятие – ведение бухгалтерского учета;

— Инфо-Бухгалтер – ведение бухгалтерского и налогового учёта;

— Турбо Бухгалтер – ведение бухгалтерского и налогового учёта;

— Система «Интегратор» (Инфософт) – ведение бухгалтерского и налогового учёта;

— Парус (серия программ) – ведение бухгалтерского и налогового учёта;

— Бух Софт (серия программ) – ведение бухгалтерского учета;

— БЭСТ – ведение бухгалтерского и налогового учёта.

Преимущества автоматизированной формы
позволяет автоматизировать большое число функций ведения бухгалтерского учета
возможность диалогового режима работы с ЭВМ
возможность применения вычислительной техники не только для обработки бухгалтерских данных, но и для их сбора, регистрации, передачи и систематизации
осуществление программной группировки дебетовых и кредитовых оборотов по счетам на основе принципа двойной записи
автоматизация логических операций бухгалтерского учета
на печать могут выводиться различные промежуточные данные — журналы-ордера, мемориальные ордера, ведомости различные справки и другие регистры и документы
получение выходной информации в виде печатных регистров
возможность получения расшифровки печатных показателей по запросам пользователей
использование, кроме обычных носителей бухгалтерской информации, машинных носителей — магнитных лент, магнитных дисков
возможность выдачи информации по запросу
освобождение времени учетного персонала для усиления контрольно-аналитических функций
обеспечивает высокую точность и оперативность учетного процесса, достоверность учетных данных, повышение производительности труда работников бухгалтерии, увязку всех видов учета и планирования

Рисунок 4.3 — Преимущества автоматизированной формыбухгалтерского учета

Особое место в бухгалтерских расчетах занимает автоматизированная форма учета. Применение средств автоматизации для ведения бухгалтерского учета не приводит к образованию новой формы учета. По существу, автоматизированная форма – это целая совокупность разнообразных видов учета.

Использование компьютеров привело к созданию и распространению различных бухгалтерских программ. В настоящее время используются комплексные программы по учету, так и программы по учету отдельных объектов. Современные рабочие места бухгалтеров оснащены персональными компьютерами, и на их основе созданы автоматизированные рабочие места бухгалтера. Они позволяют автоматически формировать первичные документы и машинограммы по различным участкам учета и передавать полученные результаты в вычислительный центр, чтобы составлять сводные регистры бухгалтерского учета и отчетности. Их внедрение помогает решить проблему полной и комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета продолжает развиваться в связи с множеством типов ЭВМ и других средств оргтехники, а также программного обеспечения.

Бухгалтерский учет с применением автоматизированной формы строится следующим образом. Первичные документы обрабатываются по мере их поступления в бухгалтерию.

Затем данные вводятся в персональный компьютер на технические носители информации. Ввод производится вручную с клавиатуры. Дальнейшие операции обработки информации имеют самую разную степень автоматизации. Журнал достаточно легко может быть обработан, и на печать могут быть выведены всевозможные промежуточные данные, в том числе: журналы-ордера, мемориальные ордера, шахматная ведомость, оборотно-сальдовая ведомость и прочее.

Расчет бухгалтерской отчетности легко стыкуется в компьютере с программами анализа хозяйственной деятельности, а также с программами перевода отчетности на дискету с автоматической проверкой и сдачей их в налоговую инспекцию на техническом носителе. Основные отличительные черты (преимущества) данной формы приведены на рисунке 4.3.

В целях внедрения автоматизированной формы бухгалтерского учета было разработано большое количество компьютерных программ. Наиболее распространенными являются:

— 1С:Бухгалтерия – ведение бухгалтерского и налогового учета;

— Инфо-Предприятие – ведение бухгалтерского учета;

— Инфо-Бухгалтер – ведение бухгалтерского и налогового учёта;

— Турбо Бухгалтер – ведение бухгалтерского и налогового учёта;

— Система «Интегратор» (Инфософт) – ведение бухгалтерского и налогового учёта;

— Парус (серия программ) – ведение бухгалтерского и налогового учёта;

— Бух Софт (серия программ) – ведение бухгалтерского учета;

— БЭСТ – ведение бухгалтерского и налогового учёта.

Преимущества автоматизированной формы
позволяет автоматизировать большое число функций ведения бухгалтерского учета
возможность диалогового режима работы с ЭВМ
возможность применения вычислительной техники не только для обработки бухгалтерских данных, но и для их сбора, регистрации, передачи и систематизации
осуществление программной группировки дебетовых и кредитовых оборотов по счетам на основе принципа двойной записи
автоматизация логических операций бухгалтерского учета
на печать могут выводиться различные промежуточные данные — журналы-ордера, мемориальные ордера, ведомости различные справки и другие регистры и документы
получение выходной информации в виде печатных регистров
возможность получения расшифровки печатных показателей по запросам пользователей
использование, кроме обычных носителей бухгалтерской информации, машинных носителей — магнитных лент, магнитных дисков
возможность выдачи информации по запросу
освобождение времени учетного персонала для усиления контрольно-аналитических функций
обеспечивает высокую точность и оперативность учетного процесса, достоверность учетных данных, повышение производительности труда работников бухгалтерии, увязку всех видов учета и планирования

Рисунок 4.3 — Преимущества автоматизированной формыбухгалтерского учета

Автоматизация
бухгалтерского учета основывается на
едином взаимосвязанном технологическом
процессе обработки документации по
всем разделам учета, начиная от сбора
первичных учетных данных до получения
бухгалтерской отчетности. Современная
вычислительная техника обеспечивает
автоматизацию полного комплекса учетных
задач, создает возможность автоматизации
процессов сбора, регистрации первичной
информации и передачи ее по каналам
связи (или другими способами) в персональный
компьютер (ПК). Все это ведет к созданию
автоматизированных рабочих мест
бухгалтеров, включающих использование
персональных компьютеров и другой
периферийной техники (сканеры, принтеры
и др.).

В
настоящее время основная часть
коммерческих предприятий ведет учет с
использованием вычислительной техники
на основе различных пакетов прикладных
программ (ППП) по бухгалтерскому учету.
Разработчиками программных средств
выпущено на рынок достаточно большое
количество ППП по бухгалтерскому учету:
«1С:Бухгалтерия»,
«Инфобухгалтер», «Турбо-бухгалтер»,
«БЭСТ», «Галактика», «Парус» и
др. Также на предприятиях создаются
собственные программы, учитывающие
специфику конкретного производства.

При автоматизированной
форме учета для организации комплексной
системы обработки информации по всем
разделам и счетам бухгалтерского учета:

— используются
персональные компьютеры и другие
технические средства;

— используется
универсальная документация и машиночитаемые
носители информации;

— применяется
система классификаторов;

— сохраняется
принцип двойной записи;

— автоматизируются
логические операции по ведению учета;

— применяются
системы регистров определенной
последовательности их изготовления и
способов записи;

— хранение первичной
информации и регистров применяется с
использованием возможности запросного
режима.

Полной
автоматизации подлежат такие операции,
как вычислительная обработка, сортировка
информации, печать регистров. Вычислительная
техника позволяет не только выполнять
работы, ранее производимые вручную, но
и сокращает (благодаря хранению
нормативно-справочной информации в
памяти ПК) трудоемкость заполнения
первичной документации и снижает затраты
на подготовку бумажных носителей
информации.

Информация
справочного характера вводится в
персональный компьютер в начале работы.
Текущая учетная информация – с первичных
документов либо со специальных
регистраторов учетных данных –
производится по специальным программам,
в соответствии с которыми полученная
учетная информация может храниться,
поступать в обработку, выдаваться на
экран или печать по запросу.

В
условиях комплексной автоматизации
бухгалтерского учета данные синтетического
и аналитического учета формируются в
базах данных используемого ППП и
ежемесячно выводятся на бумажные
носители – выходные формы документов
(мемориальные ордера, карточки, ведомости,
главная книга, отчет и т.п.). Учетным
регистром, получаемым с ПК, может быть
любой документ, содержащий систематическую
или хронологическую запись. При этом
содержание показателей в выходных
формах документов должно соответствовать
требованиям, предусмотренным
законодательством для регистров
бухгалтерского учета.

Наряду
с выпуском полного комплекта бухгалтерской
и налоговой отчетности, одной из важнейших
задач автоматизированной системы
бухгалтерского учета является максимальная
автоматизация расчетных процедур,
решающих возникающие проблемы.

Автоматизация
бухгалтерского учета – объективная
необходимость. Работа бухгалтера все
больше становится творческой, и внедрение
компьютерных технологий повышает
эффективность, беря на себя, кроме всего
прочего, всю рутинную работу. Однако
автоматизация вызывает необходимость
построения технологии решения
бухгалтерских задач с учетом ряда
следующих требований:

— ограничение
допуска к первичной и систематизированной
информации путем введения паролей
(ключей секретности) и недопущения
несанкционированного доступа;

— сохранности
учетной информации на необходимый срок;

— диалогового
(запросного) режима работы пользователей
с вычислительными техническими
средствами;

— возможности
выдачи информации фрагментно, то есть
в любом сочетании, удобном для пользователя;


возможности принудительного ввода
данных для оперативного управления
и обеспечения при этом автоматического
контроля за выполнением управленческих
решений.

Первичные
документы

Ввод данных в ЭВМ

Машинная
обработка
данных

Баланс
и отчеты

Результатная
информация
в требуемых системой

учета разрезах

Рис. 6. Схема
автоматизированной формы бухгалтерского
учета

Из
всего сказанного можно сделать вывод,
что все предприятия обязаны вести
бухгалтерский учет своего имущества и
хозяйственных процессов в обобщенном
денежном выражении путем сплошного,
непрерывного, документального и
взаимосвязанного их отражения. Но при
этом следует отметить, что предприятию
при организации и осуществлении
бухгалтерского учета разрешается:

  • вносить в
    рекомендуемые Минфином РФ регистры
    бухгалтерского учета и методы его
    ведения изменения, исходя из конкретных
    условий хозяйствования, при соблюдении
    общих методологических принципов;

  • устанавливать
    формы организации бухгалтерской работы;

  • разрабатывать
    систему внутрипроизводственного учета
    и контроля;

  • вводить отчетность,
    необходимую предприятию.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #



Мы поможем в написании ваших работ!

ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Автоматизированная форма учета — это учет, основанный на значительном применении технических электронных средств, когда большая часть учетных работ выполняется с использованием ЭВМ (рисунок 1.7).

ВВОД

Входная информация

Нормативная и справочная

Оперативная

ОБРАБОТКА

Обработка входных данных на ЭВМ.

Формирование базы данных

бухгалтерской информации

 

ВЫВОД

 

Формирование и выпуск

выходных документов

(человекочитаемых и иных)

 
   
 

Первичные документы (или их

копии)

Книги, журналы, ведомости и другие бухгалтерские регистры

Главная

книга

Баланс и

отчетность

 
                                                                             

Рисунок 1.7 – Схема автоматизированной формы бухгалтерского учета

В теории бухгалтерского учета применяются аналогичные понятия-синонимы: машинноориентированная или компьютерная форма учета.

Анализ схемы, представленной на рис. 1.7, показывает, что автоматизированная форма учета строится по принципу машинной информационной системы: имеется блок ввода данных, затем идут блоки обработки и вывода результирующих сведений. Это обуславливает специфику автоматизированной формы учета.

Отличительные особенности автоматизированной формы учета:

— компьютеры, а не регистры ручного учета, являются основными инструментами обработки учетных сведений;

— велика зависимость бухгалтерского учета от состояния технического и программного обеспечения ЭВМ;

— появление в технологии бухгалтерского учета и в работе бухгалтера дополнительных функций, связанных с обслуживанием АРМ бухгалтера;

— сокрытие в компьютерной системе многих операций по обработке данных, отстранение бухгалтера от их выполнения;

— часть бухгалтерской документации перестаёт существовать в бумажной форме;

— последовательность составления документов теряет свою технологическую роль в бухгалтерской обработке данных, компьютерной системе учета равнодоступно формирование как первичного документа так и сводного, при достаточно полной базе данных (БД).

Конкретные формы организации компьютерной бухгалтерии специфичны на каждом отдельном предприятии. Это обусловлено отраслевыми особенностями предприятия, традициями ведения ручного бухгалтерского учета, количеством учетных работников и количеством участков учета, степенью внедрения ЭВМ и целями автоматизации учета.

На каждом предприятии организуется бухгалтерская служба в соответствии с объемом и спецификой учетных работ необходимых данному предприятию. Определенным об-разом производится распределение обязанностей между работниками бухгалтерии. Складывается система участков учетных работ. Как правило, сложившаяся система учета не подвергается коренной ломке (это может полностью парализовать деятельность всей системы управления предприятием), а воспроизводится с теми или иными улучшениями на новой компьютерной основе. Сложившаяся на практике система участков учетных работ, система распределения обязанностей между работниками бухгалтерии интерпретируется в систему функций автоматизированной системы учета.

Исторически сложились две основных формы применения компьютерной техники для обработки учетной информации: централизованная, где превалирует обработка информации на вычислительных центрах (ВЦ), и децентрализованная (обработка данных на АРМ бухгалтера). Сейчас складывается третья – комплексная (разумное сочетание централизации и централизации).

                                          Схемы обработки информации

                         на ВЦ                                                                           на АРМ

      (централизованная форма)                                  (децентрализованная форма)

Сбор первичной

документации

       

Обработка

бухгалтерских

документов на ЭВМ

       

Кодирование

       
       

Вывод

результирующих

данных

Ввод, обработка и вывод результатных данных на ВЦ

       
       
 

Исправление ошибок

 

Использование

данных в

бухгалтерском учете

Проверка

       
       
       

Использование данных в бухгалтерском учете

       
       
               

Рисунок 1.8 – Формы применения компьютерной техники в бухгалтерии

Централизованная обработка информации на ЭВМ предусматривает концентрацию учетных работ, выполняемых с помощью ЭВМ, в специальных вычислительных подразделениях — вычислительных центрах, как собственных так и сторонних, привлекаемых на договорной основе. При этом структура самой бухгалтерии, количество участков учетных работ, количество работников, их функциональные обязанности практически не менялись.

Централизованная обработка учетной информации на вычислительном центре — это более ранняя форма организации вычислительных работ. Первые модели вы-числительной техники были довольно дорогими, занимали много места и требовали больших усилий по своему обслуживанию. Поэтому создавались крупные вычислительные предприятия (вычислительные центры) коллективного пользования, оснащенные большими ЭВМ. Применение таких ЭВМ позволяло обрабатывать большие массивы входной информации и получать на этой основе различные виды информационной продукции, которая затем передавалась пользователям.

Достоинством использования услуг вычислительных центров для обработки учетной информации является то, что бухгалтерский аппарат сразу освобождается от большого объема рутинной технической работы, связанной с математическими вычислениями, с оформлением бухгалтерских регистров. Бухгалтерские работники кодируют первичную документацию и передают ее на вычислительный центр, а через некоторое время получает уже готовые обработанные данные. Централизация информационного обслуживания позволяет использовать типовые проектные решения, унифицировать документацию, внедрять единую систему кодирования информации, что является, несомненно, положительным в развитии компьютерного бухгалтерского учета. Вместе с тем, обработка информации на вычисли-тельных центрах имеет и свои недостатки:

• в технологии учета появились новые довольно объемные виды работ связанные с кодированием первичных данных, их подготовкой для обработки на вычислительном центре, а также работы связанные с перепроверкой полученной результатной информации;

• персонал вычислительного предприятия, как правило, обладая низкой бухгалтерской подготовкой, не способен обеспечить высокую точность ввода данных и оперативное устранение ошибок, неизбежно возникающих на многих этапах машинной обработки информации, что часто усугубляется низкой заинтересованностью и ответственностью персонала вычислительного центра;

• информация, накапливаемая на вычислительном предприятии, как правило, доступна к использованию только для его персонала, многие информационные массивы (по которым не делаются распечатки) остаются не доступными для бухгалтерского учета;

• бухгалтерский работник оказывается оторванным от процесса обработки информации, не имеет возможности оперативно на него влиять, что замедляет учетные процедуры;

• стоимость обработки информации с использованием услуг вычислительных центров в рыночных условиях оказалась несопоставимо высокой.

Децентрализованная обработка информации связана с появлением в 80-х гг. ХХ века персональных компьютеров и развитием средств телекоммуникаций. Появилась возможность оснащать компьютерной техникой рабочие места специалистов-бухгалтеров и формировать, таким образом, автоматизированные рабочие места бухгалтерских работников (АРМ бухгалтера), а также создавать автоматизированные системы бухгалтерского учета на базе сети АРМ-ов бухгалтера (АРМ-вый подход).

АРМ – это автоматизированное рабочее место, где задачи, поставленные перед специалистом, он решает с помощью ЭВМ, непосредственно на своем рабочем месте. АРМ бухгалтера оснащается компьютерной техникой и специальным бухгалтерским программным обеспечением (часто бухгалтерские компьютерные программы, предназначенные для от-дельных участков учета, тоже называют АРМами, например, «АРМ КАССА» – программа для организации учета кассовых операций).

АРМ-вый подход оказал значительное влияние на структуру бухгалтерии. Принципиально она не изменилась: центральным лицом продолжает оставаться главный бухгалтер, сохранилось разбиение на участки учета, функции бухгалтерии в основном теже. Однако штат бухгалтерий начал сокращаться, взаимосвязанные участки учета стали объединяться, у бухгалтеров появились новые функциональные обязанности. Например, взаимодействие с банком через систему «Клиент-банк», тут фактически один бухгалтер ведет обработку данных сразу в интересах нескольких организаций.

АРМ позволяет активнее включить бухгалтера в процесс обработки информации, устранить излишние операции, ускорить обработку и использование учетных данных. В тоже время, компьютеризация рабочих мест потребовала от бухгалтера более высокой профессиональной подготовки, преодоления некоторых укоренившихся стереотипов и психологических барьеров. Однако технология обработки учетной информации с использованием АРМ бухгалтера (децентрализованная) сразу показала свою более высокую эффективность и очень быстро начала вытеснять централизованную.

Использование АРМ позволяет максимально поставить процесс обработки информации под контроль бухгалтера, тем самым повысить ее надежность и качество. Также удается приблизить учетную информацию к ее потребителям. Все это повышает эффективность использования техники и труда специалистов.

Следует сказать, что ВЦ как коллективы высоко профессиональных специалистов так-же нашли себя в новых условиях организации информационных технологий. В последнее время вычислительные центры (крупных предприятий, ведомств и учреждений) перепрофилируют свою деятельность с услуг по обработке информации на услуги по обслуживанию растущего парка персональных ЭВМ, а также на развитие и обслуживание сложных сетевых информационных систем предприятий. Вычислительные центры становятся центрами распространения компьютерных технологий на рабочие места специалистов. При такой постановке дела наличие вычислительного центра (с сохранившимся штатом квалифицированных кадров) становится преимуществом, перед простым набором АРМ-ов бухгалтера. Как правило, развивающаяся компьютерная информационная система на крупном предприятии требует создания специализированного вычислительного подразделения, решающего задачи информатизации в целом.

На этой основе возникла идея разумного сочетания децентрализации и централизации. Вычислительный центр должен отвечать за выработку общей стратегии развития компьютерной информационной технологии учета; заниматься обслуживанием компьютерной системы; помогать пользователям, как в работе, так и в обучении; устанавливать стандарты и определять политику применения программных и технических средств. Персонал, использующий информационную технологию, должен придерживаться указаний вычислительного центра, осуществлять разработку своих локальных систем и технологий в соответствии с общим планом информатизации предприятия. Рациональное сочетание децентрализации и централизации позволяет достигать большей гибкости системы, поддерживать общие стандарты, обеспечивать совместимость локальных информационных продуктов, устранять дублирование деятельности, сокращать затраты на информатизацию.

Организация компьютерной технологии учета характеризуется определенным уровнем применения компьютерной техники и получаемым при этом эффектом.

Уровень компьютерной технологии учета оценивается по степени внедрения и использования ЭВМ в бухгалтерии. При этом традиционно используются следующие три градации оценок:

• механизация учета (низкий уровень),

• автоматизация учета (средний уровень),

• комплексная автоматизация учета (высокий уровень).

Терминологическое обозначение этих градаций не совсем корректно, так как термины «механизация» и «автоматизация» используются в анализе особенностей замещения процессов человеческой деятельности процессами технических устройств. Этот анализ опирается на объективные показатели. В то время как оценки уровня компьютеризации учета во многом условны и субъективны. То, что считалось вершинами комплексной автоматизации учета 20 лет назад, сейчас оценивается как примитивнейшая механизация.

Учитывая исторический контекст, сегодня уровни компьютеризации учета характеризуются следующим образом.

Механизация учета — это начальный этап компьютеризации учета. Механизация учета предусматривает простейшую обработку информации, на маломощной технике, на узком участке учетных работ. Например, выписка на ЭВМ товарно-транспортной накладной с автоматическим подсчетом итогов, возможно с занесением ее в базу данных.

Автоматизация учета основывается на достаточно мощных компьютерных средствах, которые применяются в комплексе, и охватывают целые направления учетных работ. Автоматизированные системы бухгалтерского учета не только производят первичную обработку информации, но формируют сложные массивы информации, обеспечивают ее компоновку в нужных разрезах и позволяют получать результатные данные по целому кругу учетных вопросов (по учету денежных средств, по учету издержек, по зарплате и т.п.). Примером автоматизации учета может служить автоматизированное рабочее место бухгалтера на отдельном конкретном участке учетных работ.

Если на конкретном участке (направлении) учетных работ все операции по обработке бухгалтерской информации (от первичного документа до сводного) выполняются с помощью компьютерной техники, то говорят о комплексной автоматизации на данном участке (направлении) учета.

Комплексная автоматизация учета в целом предусматривает, что все участки учетных работ автоматизированы и увязаны в единое целое — автоматизированную систему бухгалтерского учета (АСБУ). Комплексная АСБУ на сегодняшний день является высшей ступенью компьютеризации учета.

Результаты компьютеризации учета в значительной степени зависят от тех подходов, которые были выбраны при проведении работ по информатизации бизнес-процессов на предприятии. Анализ практики автоматизации задач организационного управления в экономике (в том числе бухгалтерского учета) позволяет выделить несколько характерных подходов к осуществлению подобных проектов.

Кусочная (хаотичная) автоматизация. Хаотичная автоматизация является одним из наиболее распространенных и наименее эффективных видов инвестирования средств в развитие информационных систем предприятия. Под хаотичностью процесса в данном случае понимается нарушение ряда основополагающих принципов развития информационных систем на предприятии: принципа системности, плановости, принципа «первого лица», принципа типизации внедряемых решений, их документирования, и других. Характерная особенность хаотичной автоматизации – отсутствие стратегического плана информатизации предприятия (и вообще какой-либо документации по этому вопросу), проведение работ по принципу разовой компании с неясными целями и перспективами. Во главу угла такой компании ставится задача минимизации затрат на информатизацию. При таком подходе ведется поиск (как правило, не профессиональный) инструментальных средств, которые вроде бы дают какой-то результат и, как кажется, достаточно быстро и без особых затрат (инструментальный подход). Часто инвестиции в создаваемую систему прекращаются сразу после закупки таких инструментальных средств (технических и программных). Внедрение закупленных инструментов, разработка методики применения их для решения конкретных управленческих задач отдается на откуп рядовым сотрудникам.

В результате автоматизация ограничивается сиюминутными локальными задачами, а не реальными потребностями бизнеса. Локальная задача при этом может решаться наилучшим образом, но результат не может быть интегрирован в общую информационную систему. Он может оказаться вовсе не нужным в управлении данным предприятием. Попытки развивать систему, привязанную к конкретному инструменту (как правило, в условиях отсутствия авторского сопровождения), практически невозможны. При инструментальном подходе предприятие в лучшем случае получает разрозненные, консервативные, узко прикладные системы, стоимость интеграции которых сравнима с общей стоимостью комплексного решения. Отсутствие увязки информационных потоков приводит к дублированию функций, рассогласованности, путанице и ошибкам. Узкие места информационной системы «расшиваются» традиционным способом – путем применения титанического по масштабам ручного труда рядовых сотрудников.

Островки новых информационных технологий тонут в море неорганизованности и хаоса. Часто предприятие вынуждено тратить дополнительные средства на поддержание работоспособности таких островков (образцово-показательные участки) или вовсе отказаться от компьютеризации, так как главная цель (экономия) при хаотичной автоматизации достигнута быть не может. Созданная на основе кусочного хаотичного подхода система поддается только одному способу совершенствования – полной замене.

Автоматизация по участкам. Автоматизация по участкам внешне мало чем отличается от кусочной автоматизации. Автоматизируются разрозненные локальные участки работ, как правило, в условиях ограниченности инвестиционных ресурсов. Однако, имеется одно коренное отличие – существует стратегический план информатизации предприятия (стратегический подход). Цели и задачи информатизации исследованы и определены, в первую очередь, с позиций нужд первого руководителя, который и является истинным выразителем интересов предприятия в целом. При этом создаётся техническая документация по формируемой автоматизированной системе, гарантирующей, что «секреты» системы не будут потеряны в случае ухода разработчиков и система сможет развиваться новой командой. Даже если план и документация не очень профессиональны и не совсем хороши, это лучше бессистемных усилий по проталкиванию отдельных решений (только потому, что они дешевы). Закладываются основы преемственной технической политики, а также стандарты корпоративной информационной культуры. Руководство предприятия не считает зазорным обращаться к системным аналитикам и интеграторам, а также тратиться на услуги консультантов в области экономической и учетной информатики, хотя профессиональная команда привлекается редко (слишком дорого). В условиях автоматизации по участкам присутствует ясное понимание, что достигнуть коренного прорыва в информатизации предприятия вряд ли удастся, но заложить основы – можно. Масштабные цели не ставятся осознано, решаются наиболее острые проблемы на отдельных участках. Но внедряемые решения подбираются в русле единой технической политики предприятия, опираются на перспективные стандарты и разработки.

Применение принципа автоматизации по участкам для ряда предприятий единственно возможный способ повысить эффективность системы управления в условиях ограниченных инвестиционных ресурсов. Автоматизация по участкам предполагает дальнейшее ее совершенствование и развитие. Отход от инструментального подхода позволяет использовать эволюционный путь развития, а не коренную ломку старого. Стратегический план автоматизации должен периодически (хотя бы раз в год) пересматриваться и уточняться. При ревизиях стратегического плана целесообразно особенное внимание уделить вопросам преемственности комплекса стандартов на информационные технологии, поддерживаемые на предприятии.

Автоматизация по направлениям. Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию взаимосвязанных комплексов управленческих задач, вне зависимости от существующей системы распределения обязанностей между отделами, участками или сотрудниками.

Подход, связанный с автоматизацией по направлениям, в принципе нельзя рассматривать как локальный. Имеющиеся локальные решения в обязательном порядке интегрируются в единую систему, не охваченные автоматизацией второстепенные участки теперь автоматизируются в обязательном порядке. Эффективность вложения средств оценивается не по локальному результату, а по их необходимости для развития всего направления автоматизации. На данном этапе начинают решаться отдельные проблемы информационного обеспечения бизнеса в масштабах всего предприятия. Решение этих проблем опирается на глубокий системный анализ деятельности предприятия, выяснение закономерностей управления отдельными бизнес-процессами и формирование моделей этих процессов. Автоматизация по направлениям является логическим продолжением автоматизации по участкам и опирается на все достоинства стратегического планирования, типизации, стандартизации и унификации. Автоматизация по направлениям в свою очередь является промежуточным этапом на пути к полной автоматизации предприятия.

Полная или комплексная автоматизация управления предприятием. Полная автоматизация предполагает достижение конечных стратегических целей информатизации бизнеса. Комплексная автоматизированная система управления предприятием должна решить его информационные проблемы, как на отдельных участках, так и в целом по предприятию (в первую очередь проблемы информационного обеспечения первого руководителя пред-приятия). Экономия средств на системе управления не рассматривается как важная задача, во внимание принимается лишь положительное соотношение «результаты-затраты» в целом по предприятию. Предприятие рассматривается как единое целое. Формируется информационная модель предприятия. Проводятся дорогостоящие исследования по ее оптимизации и реинжинирингу бизнес-процессов. В результате происходит систематизация всей управленческой информации на предприятии в электронной форме. При этом не имеет принципиального значения инструментальная среда реализации созданной информационной модели предприятия. Важным является функциональное соответствие использующихся инструментов задачам управления. Замена устаревающих инструментов на новые происходит естественным образом, так как опирается на документированность существующих технических решений и четкий план их модернизации. Эффект от внедрения полной комплексной автоматизированной системы управления особенно ощутим, когда новая система приходит на смену десяткам старых локальных инструментов. Практическим результатом перехода к новой системе становится единый для всего предприятия стандарт на способы поведения сотрудников в информационной среде предприятия. Упорядоченность системы начинает поддерживаться ей самой. Открывается принципиальная возможность интеграции информационной системы предприятия с другими такими же упорядоченными системами (других предприятий, банков, гоструктур и так далее).

Особенности проявления того или иного подхода к информатизации бизнеса в учетных системах предприятия проиллюстрируем данными таблицы 1.3.

Таблица 1.3 – Характеристика отдельных подходов к автоматизации бухгалтерского учета

Цель и
заинтересованное лицо
Характерные черты

Результаты

Самым перспективным и современным направлением развития бухгалтерского учета в настоящее время является автоматизированная форма. Это значит, что требований к ручной работе становится меньше, а на помощь приходит ЭВМ - электронно-вычислительная машина. Итак, что это такое, как развивается и какие особенности существуют в автоматизированной форме бухучета?

Сущность автоматизированной формы учета

Прежде всего, стоит сказать, что автоматизация бухгалтерского учета основывается на одном взаимосвязанном технологическом процессе. Он служит для обработки документов по всем разделам учетных данных и получения бухгалтерской отчетности. Самая современная вычислительная техника должна обеспечить полный комплект учетных задач, возможность автоматизации процессов сбора информации, передачи ее по каналам связи (или другими способами) в ПК.

Сейчас большая часть коммерческих предприятий ведет свой учет с помощью вычислительной техники на основе пакетов прикладных программ (ППП - пакет прикладных программ). На рынок выпущено и выпускается уже довольно большое количество ППП по бухгалтерскому учету. Например: «1С: Бухгалтерия», «Турбо-бухгалтер», «БЭСТ», «Галактика», «Парус», «Инфобухгалтер», «Парус». Создаются программы, которые учитывают специфику самого предприятия.

При автоматизированной форме ведения учета для комплексной системы информации по всем разделам бухучета используются:

  1. Различные технические средства, такие как: персональные компьютеры и др.
  2. Универсальная документация и машиночитаемые носители информации.
  3. Принцип двойной записи и система классификаторов.
  4. Системы регистров с определенной последовательностью их создания и применения способов записи.

Такие операции, как печать регистров, вычислительная обработка и сортировка информации подлежат полной автоматизации. Вычислительная техника сокращает трудоемкость, позволяет выполнять работы, которые ранее выполнялись только вручную. Также она снижает затраты на подготовку бумажных носителей информации.

Можно сказать, что автоматизация бухгалтерского учета в наше время – сущая необходимость. Помощь современных технологий не только повышает работоспособность, но и облегчает труд бухгалтеров, освобождая от множества рутинной работы.

Особенности автоматизированной формы учета

Особенностей у данной формы много. К ним относятся:

  1. Существенное снижение трудоемкости (при многократном использовании ввод данных происходит однократно)
  2. Автоматизация учетного процесса (обработки, сбора и передаче информации).
  3. Моментальное формирование учетных регистров на выходе.
  4. Предоставление возможности детализировать данные при пользовательском запросе.

В современном мире огромное количество программ могут предоставить решение различных задач. Новые технологии автоматизированной формы вывели эту помощь на новый уровень.

Развитие автоматизированной формы учета

Новая автоматизированная форма бухгалтерского учета до сих пор продолжает развиваться из-за появления новых типов ЭВМ, различной оргтехники и программного обеспечения.

Стоит упомянуть, что новой ступенькой в совершенствовании автоматизированной формы стала новая версия программы «1-С: Бухгалтерия 7.7». С помощью нее стал возможным многоуровневый и многомерный аналитический учет.

Наконец-то решена задача с несколькими планами счетов, что в период реформирования отчетности имеет огромную актуальность. Множество наборов учетных функций, которые заложены в алгоритмы новых программ, смогут позволить реализовать основные учетные процедуры: ведения счетов, соблюдение принципа сбалансирования или двойной записи.


Adblock
detector