Автоматизированные бланки документов это

Автоматизированная электронная форма регистрации документов автоматизированная электронная форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

  • быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
  • автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
  • автоматический контроль за исполнением документа;
  • возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
  • возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

Организация движения документов внутри организации

Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов, например через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления.

При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителей структурных подразделений.

При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

Необходимо отметить, что на практике значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, можно отметить, что согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастающей иерархической последовательности. При этом передача проектов осуществляется, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба документационного обучения управления (ДОУ) только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Сегодня многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших технологий, к которым можно отнести и АСДОУ.

Контроль исполнения документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. 1

В контроле исполнения документов можно выделить:

  • контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
  • контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов».

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

  • отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;
  • обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
  • выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

  • постановку документов на контроль;
  • проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
  • предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
  • снятие документов с контроля;
  • учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. 7 Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Ïîíÿòèå è çíà÷åíèå, à òàêæå îñîáåííîñòè ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ íà ðàçíûõ èñòîðè÷åñêèõ ýòàïàõ, ðîëü â óïðàâëåíèè. Âíóòðåííÿÿ ñòðóêòóðà è îáùèå ôóíêöèè àâòîìàòèçèðîâàííûõ ñèñòåì îáðàáîòêè è ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ, ïðåèìóùåñòâà è íåäîñòàòêè âíåäðåíèÿ.

Ñòóäåíòû, àñïèðàíòû, ìîëîäûå ó÷åíûå, èñïîëüçóþùèå áàçó çíàíèé â ñâîåé ó÷åáå è ðàáîòå, áóäóò âàì î÷åíü áëàãîäàðíû.

Ðàçìåùåíî íà http://www.allbest.ru/

Ðàçìåùåíî íà http://www.allbest.ru/

ÊÓÐÑÎÂÀß ÐÀÁÎÒÀ

Àâòîìàòèçèðîâàííûå ñèñòåìû ðåãèñòðàöèé äîêóìåíòîâ

àâòîìàòèçèðîâàííûé äîêóìåíò óïðàâëåíèå

 ëþáîé ñôåðå îáùåñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè îñîáîå çíà÷åíèå äëÿ öåëåé óïðàâëåíèÿ èìååò èíôîðìàöèÿ, íîñèòåëåì êîòîðîé ÿâëÿåòñÿ äîêóìåíò, è òî, íàñêîëüêî îíà îïåðàòèâíî îôîðìëÿåòñÿ è ïåðåðàáàòûâàåòñÿ.

Ñèñòåìà äîêóìåíòîîáîðîòà ÿâëÿåòñÿ òåõíîëîãè÷åñêîé îñíîâîé äåÿòåëüíîñòè êîìïàíèè ïî ïðèíÿòèþ è èñïîëíåíèþ ðåøåíèé. Ïîýòîìó âñÿêîå ïîâûøåíèå ýôôåêòèâíîñòè ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè íåïîñðåäñòâåííî ñêàçûâàåòñÿ íà ýôôåêòèâíîñòè âûïîëíåíèÿ îðãàíèçàöèåé ñâîèõ ôóíêöèé, áóäü òî óëó÷øåíèå îáñëóæèâàíèÿ ãðàæäàí ãîñóäàðñòâåííûì ëèáî ìóíèöèïàëüíûì ó÷ðåæäåíèåì èëè ïîâûøåíèå êîíêóðåíòîñïîñîáíîñòè êîììåð÷åñêîãî ïðåäïðèÿòèÿ.

Ñåãîäíÿ îðãàíèçàöèÿ, êîòîðàÿ õî÷åò ïîëó÷èòü ñîâðåìåííîå ðåøåíèå äëÿ ñîçäàíèÿ àâòîìàòèçèðîâàííîé òåõíîëîãèè äîêóìåíòîîáîðîòà, èìååò äîñòàòî÷íî øèðîêèé âûáîð — îò îòäåëüíûõ ÷àñòíûõ òåõíîëîãèé äî ãîòîâûõ êîìïëåêñíûõ ñèñòåì.

Îòå÷åñòâåííàÿ ïðàêòèêà ïðåäïîëàãàåò îáÿçàòåëüíóþ ðåãèñòðàöèþ êàæäîãî äîêóìåíòà ñ ìîìåíòà åãî ïîÿâëåíèÿ â îðãàíèçàöèè, à òàêæå ðåãëàìåíòèðîâàííîå (è êîíòðîëèðóåìîå) äâèæåíèå äîêóìåíòà âïëîòü äî åãî èñïîëíåíèÿ. Ñàìà èäåÿ ïîäîáíîãî ó÷åòà, ðåãëàìåíòàöèè è öåíòðàëèçîâàííîãî êîíòðîëÿ âïîëíå àäåêâàòíà ñîâðåìåííûì ìèðîâûì ðåàëèÿì óïðàâëåíèÿ ñ èñïîëüçîâàíèåì êîìïüþòåðíûõ ñåòåé.

Èñïîëüçîâàíèå êîìïüþòåðíûõ òåõíîëîãèé óñêîðÿåò äîêóìåíòîîáîðîò, ïîâûøàåò èñïîëíèòåëüñêóþ äèñöèïëèíó ñîòðóäíèêîâ, ñîâåðøåíñòâóåò óïðàâëåíèå îðãàíèçàöèè â öåëîì.

Êîìïüþòåðèçàöèÿ äåëîïðîèçâîäñòâåííûõ ïðîöåññîâ ïîçâîëÿåò îòêàçàòüñÿ îò ðó÷íûõ ôîðì ó÷åòà è ïåðåéòè íà ñîâðåìåííóþ ôîðìó ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ ñ ïîìîùüþ ÏÝÂÌ. Òåì áîëåå ÷òî ïîñòîÿííî âîçðàñòàåò îáúåì ðåãèñòðèðóåìûõ äîêóìåíòîâ íà ëþáûõ ïðåäïðèÿòèÿõ, âíåäðÿþòñÿ ñèñòåìû àâòîìàòèçàöèè â ñìåæíûõ îáëàñòÿõ, è â ñâÿçè ñ ýòèì öåëåñîîáðàçíî èñïîëüçîâàòü íîâûå òåõíîëîãèè äëÿ àâòîìàòèçàöèè ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ.

Öåëü äàííîãî èññëåäîâàíèÿ — èçó÷èòü ïðîãðàììíîå îáåñïå÷åíèå, ïðåäíàçíà÷åííîå äëÿ àâòîìàòèçàöèè ïðîöåññîâ äåëîïðîèçâîäñòâà.

Îáúåêò èññëåäîâàíèÿ — àâòîìàòèçèðîâàííûå ñèñòåìû, îñóùåñòâëÿþùèå ðåãèñòðàöèþ äîêóìåíòîâ, à òàêæå ñèñòåìû, âêëþ÷àþùèå â ñåáÿ ýòó ôóíêöèþ.

Çàäà÷è èññëåäîâàíèÿ: àíàëèç ó÷åáíîé ëèòåðàòóðû, ïåðèîäè÷åñêèõ èçäàíèé ïî ïðîáëåìå àâòîìàòèçàöèè äåëîïðîèçâîäñòâà.

 âûáîðî÷íóþ ñîâîêóïíîñòü âîøëè æóðíàëû «Äåëîïðîèçâîäñòâî» è «Ñåêðåòàðñêîå äåëî», à òàêæå áûëè èçó÷åíû ó÷åáíèêè äëÿ âûñøèõ ó÷åáíûõ çàâåäåíèé è ó÷ðåæäåíèé íà÷àëüíîãî è ïðîôåññèîíàëüíîãî îáðàçîâàíèÿ.

1. Ðåãèñòðàöèÿ êàê íåîáõîäèìûé ýòàï äîêóìåíòîîáîðîòà

1.1 Îñîáåííîñòè ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ íà ðàçíûõ èñòîðè÷åñêèõ ýòàïàõ

Ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ âî âñå âðåìåíà óäåëÿëîñü áîëüøîå âíèìàíèå. Ýòî îáúÿñíÿåòñÿ òåì, ÷òî ðåãèñòðàöèåé ñâÿçàíî ðåøåíèå íåñêîëüêèõ çàäà÷:

· îáåñïå÷åíèå îõðàíû äîêóìåíòîâ, óäîñòîâåðÿþùèå ðàçëè÷íûå óïðàâëåí÷åñêèå äåéñòâèÿ, â òîì ÷èñëå êàñàþùèåñÿ èìóùåñòâåííûõ âîïðîñîâ;

· ïðèäàíèå äîêóìåíòó þðèäè÷åñêîé ñèëû, ôèêñèðóÿ ôàêò åãî ñîçäàíèÿ, ïîëó÷åíèÿ, îòïðàâëåíèÿ;

· ïîëó÷åíèå ñïðàâîê î âðåìåíè åãî ñîñòàâëåíèÿ, åãî ñîäåðæàíèÿ è ìåñòîíàõîæäåíèÿ.

Ðåãèñòðèðîâàòü äîêóìåíòû â ïðÿìîì ñìûñëå ýòîãî ïîíÿòèÿ íà÷àëè, âåðîÿòíî, â ïåðèîä ðîñòà ôåîäàëüíîãî çåìëåâëàäåíèÿ è îáîñòðåíèÿ áîðüáû çà çåìëþ, êîãäà áîëüøîå çíà÷åíèå ïðèîáðåëî äîêóìåíòèðîâàíèå âëàäåëü÷åñêèõ ïðàâ íà çåìëþ è êðåñòüÿí.

 XVI-XVII âåêà ðåãèñòðàöèÿ â îñíîâíîì ïðåñëåäîâàëà îäíó ãëàâíóþ öåëü — îáåñïå÷åíèå çåìëåâëàäåëüöàì ñîõðàíåíèå ïðàâ ñîáñòâåííîñòè íà çåìëþ è íà ðàáîòíèêîâ. Îíà íå áûëà ñàìîñòîÿòåëüíîé äåëîïðîèçâîäñòâåííîé îïåðàöèåé. Âîò ïî÷åìó ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ ðàññìàòðèâàåòñÿ íå â ñïåöèàëüíûõ, à â îáùèõ çàêîíîäàòåëüíûõ àêòàõ.

XVIII âåê — ýòî âðåìÿ ðàäèêàëüíûõ ïåðåìåí â îðãàíèçàöèè äåëîïðîèçâîäñòâà. Ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ ðàññìàòðèâàåòñÿ êàê îäèí èç îñíîâíûõ åãî ýòàïîâ. Ðàçðàáàòûâàåòñÿ öåëàÿ ñèñòåìà íîðì, ðåãóëèðóþùèõ ðåãèñòðàöèîííûé ïðîöåññ.  ýòî âðåìÿ íà÷èíàåòñÿ çàêîíîäàòåëüíîå çàêðåïëåíèå íîðì âñåãî äåëîïðîèçâîäñòâà, òàê êàê ýòî òðåáîâàëè èíòåðåñû ðàçðîñøåéñÿ ãîñóäàðñòâåííîé ìàøèíû.

Íà÷èíàÿ ñ òîãî ïåðèîäà, íà äîêóìåíòàõ ïîÿâëÿþòñÿ âõîäÿùèå è èñõîäÿùèå íîìåðà.

Íà ïîñòóïèâøèõ äîêóìåíòàõ ïðîñòàâëÿëàñü íîìåð è äàòà ïîëó÷åíèÿ, â îáùåì æóðíàëå («ïîâñåäíåâíàÿ çàïèñêà») èçëàãàëîñü ñîäåðæàíèå äîêóìåíòà ñ óêàçàíèåì, êîìó ïîñëàíî íà èñïîëíåíèå.

Ïðàâèëà ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ â ó÷ðåæäåíèÿõ XIX âåêà îïðåäåëÿëèñü «Îáùèì ïîëîæåíèåì ó÷ðåæäåíèé ìèíèñòåðñòâ» 1811 ãîäà. Ïðîöåññ ðåãèñòðàöèè áûë ñëîæíûì, ïîñòóïàâøèå äîêóìåíòû ðåãèñòðèðîâàëèñü íà âñåõ ñòóïåíÿõ äâèæåíèÿ: â êàíöåëÿðèè ìèíèñòåðñòâà, â äåïàðòàìåíòå, îòäåëåíèè.

 êàíöåëÿðèè ìèíèñòåðñòâ âåëñÿ îáùèé æóðíàë ïîñòóïèâøèõ äîêóìåíòîâ, â êîòîðûõ èçëàãàëîñü åãî êðàòêîå ñîäåðæàíèå, óêàçûâàëèñü íîìåð, ó÷ðåæäåíèå èëè ëèöî, îò êîòîðîãî äîêóìåíò ïîëó÷åí, äàòà ïîëó÷åíèÿ. Êðîìå òîãî, êàæäîå îòäåëåíèå êàíöåëÿðèè èìåëî ñâîé ÷àñòíûé æóðíàë âõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ, ãäå ðåãèñòðèðîâàëèñü òå èç íèõ, êîòîðûå ðàññìàòðèâàëèñü ñàìîé êàíöåëÿðèåé è íå îòíîñèëèñü ê âåäåíèþ äåïàðòàìåíòîâ.

 êàíöåëÿðèè ìèíèñòðà è äåïàðòàìåíòàõ áûëî ïî äâà æóðíàë èñõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ:

· îáùèé æóðíàë, â íåãî âíîñèëèñü âñå äîêóìåíòû ñ «ñàìûì êðàòêèì çíà÷åíèåì èõ ñîäåðæàíèÿ»;

· ÷àñòíûé æóðíàë, â íåãî çàïèñûâàëèñü äîêóìåíòû âî âñåì èõ ïðîñòðàíñòâå (îò ñëîâà äî ñëîâà)»

Çíà÷åíèå, êîòîðîå ïðèäàâàëîñü ðåãèñòðàöèè, ñâèäåòåëüñòâóåò òîò ôàêò, ÷òî ïðè îïðåäåëåíèè ñîñòàâà äîêóìåíòîâ ïîëêîâûõ êàíöåëÿðèé «Ïîëîæåíèåì î ñîêðàùåíèè ïåðåïèñêè â âîéñêàõ» 1834 ãîäà ïåðâûìè íàçâàíû æóðíàëû âõîäÿùèõ è èñõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ.

 íà÷àëå XX âåêà ïîÿâëÿåòñÿ ìíîãî íàó÷íûõ ðàáîò, â êîòîðûõ àâòîðû ïðåäëàãàëè öåíòðàëèçîâàòü ðàáîòó ïî ðåãèñòðàöèè, êëàññèôèêàöèè è àðõèâíîìó õðàíåíèþ äîêóìåíòîâ.  ÷àñòíîñòè áûëî ïðåäëîæåíî ïðîõîæäåíèå äîêóìåíòîì äâå èíñòàíöèè: öåíòð (ðåãèñòðàöèÿ) è îòäåë (èñïîëíåíèå). Îäíàêî, ýòè èäåè ïðîòèâîðå÷èëè «Îáùåìó ó÷ðåæäåíèþ ìèíèñòåðñòâ» 1811 ãîäà.

Îäíàêî îáùàÿ ïðàêòèêà ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ îñòàâàëàñü ïðåæíåé. Ìíîãîêðàòíîñòü ðåãèñòðàöèè îäíîãî è òîãî æå äîêóìåíòà íà ïóòè åãî äâèæåíèÿ ê èñïîëíåíèþ íå ñïîñîáñòâîâàëà áûñòðîìó ðåøåíèþ âîïðîñîâ.

Ïîÿâèâøèñü â îäíîì èç ðàííèõ ïåðèîäîâ äîêóìåíòèðîâàíèÿ, ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ ñîõðàíèëà ñâîå íàçíà÷åíèå íà ïðîòÿæåíèè ìíîãèõ ëåò âïëîòü äî íàñòîÿùåãî âðåìåíè. Ñóòü îñòàâàëàñü èçíà÷àëüíîé: ðåãèñòðàöèÿ óêðåïëÿëà ñòàòóñ îôèöèàëüíîãî äîêóìåíòà — áûòü ïîäëèííûì äîêàçàòåëüñòâîì çàêðåïëåííîé â íåì èíôîðìàöèè.

 îðãàíèçàöèè ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè âåäóùåå ìåñòî çàíèìàåò ïîñòàíîâêà ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ. Èìåííî îòëàæåííîñòü ýòîãî ó÷àñòêà ðàáîòû ïðåäîïðåäåëÿåò â äàëüíåéøåì áûñòðûé ïîèñê èíôîðìàöèè è äîêóìåíòîâ è îòñþäà — îáåñïå÷åíèå îïåðàòèâíîãî ðåøåíèÿ óïðàâëåí÷åñêèõ çàäà÷.

1.2 Ïîíÿòèå è íàçíà÷åíèå ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ

 îðãàíèçàöèè ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè âåäóùåå ìåñòî çàíèìàåò ïîñòàíîâêà ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ. Èìåííî îòëàæåííîñòü ýòîãî ó÷àñòêà ðàáîòû ïðåäîïðåäåëÿåò â äàëüíåéøåì áûñòðûé ïîèñê èíôîðìàöèè è äîêóìåíòîâ è îòñþäà — îáåñïå÷åíèå îïåðàòèâíîãî ðåøåíèÿ óïðàâëåí÷åñêèõ çàäà÷.

Ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ — ôèêñàöèÿ ôàêòà ñîçäàíèÿ èëè ïîñòóïëåíèÿ äîêóìåíòà ïóòåì ïðîñòàâëåíèÿ íà íåì äàòû è ðåãèñòðàöèîííîãî èíäåêñà ñ ïîñëåäóþùåé çàïèñüþ íåîáõîäèìûõ ñâåäåíèé î äîêóìåíòå â ðåãèñòðàöèîííîé ôîðìå èëè âõîäíîì ôîðìàòå.

Íà ïðàêòèêå â íàñòîÿùåå âðåìÿ íàõîäÿò ïðèìåíåíèå òðè ñèñòåìû ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ:

· Öåíòðàëèçîâàííàÿ;

· Äåöåíòðàëèçîâàííàÿ;

· Ñìåøàííàÿ

Ïðè öåíòðàëèçîâàííîé ôîðìå âñå äîêóìåíòû ðåãèñòðèðóþòñÿ â îäíîì ìåñòå. Òàêàÿ ôîðìà

õàðàêòåðíà äëÿ ñðàâíèòåëüíî íåáîëüøèõ ó÷ðåæäåíèé èëè ôèðì, â êîòîðûõ ðåãèñòðàöèåé

çàíèìàåòñÿ ñåêðåòàðü ðóêîâîäèòåëÿ èëè äîëæíîñòíîå ëèöî â ñåêðåòàðèàòå èëè â êàíöåëÿðèè.

 êðóïíûõ ó÷ðåæäåíèÿõ èëè êîìïàíèÿõ, à òàê æå â îðãàíèçàöèÿõ ñ òåððèòîðèàëüíî ðàçîáùåííûìè

ñòðóêòóðíûìè ïîäðàçäåëåíèÿìè ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ âåäåòñÿ äåöåíòðàëèçîâàíî.

Äåöåíòðàëèçîâàííàÿ ôîðìà ðåãèñòðàöèè ïðåäïîëàãàåò íàëè÷èå ìíîãèõ ïóíêòîâ

ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ: êàíöåëÿðèè, ñåêðåòàðåé ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé è ò.ä. Â ãðóïïå

ðåãèñòðàöèè êàíöåëÿðèè ðåãèñòðèðóþòñÿ äîêóìåíòû, àäðåñîâàííûå ðóêîâîäñòâó ó÷ðåæäåíèÿ

èëè ïðåäïðèÿòèÿ, è âàæíåéøèå âíóòðåííèå äîêóìåíòû, íàïðèìåð ïðèêàçû. Âñå îñòàëüíûå ä

äîêóìåíòû ðåãèñòðèðóþòñÿ â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ

ðàáîòíèêàìè, îòâå÷àþùèìè çà äåëîïðîèçâîäñòâî.

Íî, ïðàêòèêà ïîêàçûâàåò, ÷òî íàèáîëåå ýôôåêòèâíîé ñðåäè ñèñòåì ðåãèñòðàöèè, ÿâëÿåòñÿ

ïîñëåäíÿÿ, ñìåøàííàÿ ñèñòåìà. Ïðè ýòîì öåíòðàëèçîâàíî ðåãèñòðèðóåòñÿ äîêóìåíòàöèÿ,

ïîñòóïàþùàÿ èç ôåäåðàëüíûõ è ìåñòíûõ îðãàíîâ âëàñòè, èëè íàïðàâëÿåìûå â èõ àäðåñ

âàæíåéøèå âíóòðåííèå äîêóìåíòû (ïðèêàçû ïî îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè è ëè÷íîìó ñîñòàâó,

ïðîòîêîëû, àêòû, äîêëàäíûå çàïèñêè è äð.), à òàê æå ïðåäëîæåíèÿ è æàëîáû ãðàæäàí.

 ñîîòâåòñòâèè ñ ÃÑÄÎÓ ðåãèñòðàöèè ïîäëåæàò âñå äîêóìåíòû, òðåáóþùèå èñïîëíåíèÿ, ó÷åòà è ïîñëåäóþùåãî èñïîëüçîâàíèÿ â ñïðàâî÷íûõ öåëÿõ: ðàñïîðÿäèòåëüíûå, êàäðîâûå, ïëàíîâûå, îò÷åòíûå, óñòíî-ñòàòèñòè÷åñêèå, ó÷åáíûå, ôèíàíñîâûå, áóõãàëòåðñêèå è äð. Ðåãèñòðèðóþòñÿ êàê äîêóìåíòû, èñïîëüçóåìûå âíóòðè èëè íàïðàâëÿåìûå â äðóãèå îðãàíèçàöèè, òàê è ïîñòóïàþùèå èç âûøåñòîÿùèõ, ïîäâåäîìñòâåííûõ è ñòîðîííèõ îðãàíèçàöèé èëè ÷àñòíûõ ëèö.

Íå ïîäëåæàò ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòû, ïðèñëàííûå äëÿ ñâåäåíèÿ è íå òðåáóþùèå îòâåòà.

Íå ðåãèñòðèðóåìûå äîêóìåíòû ñðàçó æå ïåðåäàþòñÿ â ñîîòâåòñòâóþùèå ñëóæáû, ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ èëè êîíêðåòíûì ëèöàì.

Âõîäÿùèå äîêóìåíòû ðåãèñòðèðóþòñÿ â äåíü ïîñòóïëåíèÿ, èñõîäÿùèå è âíóòðåííèå — â äåíü ïîäïèñàíèÿ. Ïðè ïåðåäà÷å çàðåãèñòðèðîâàííîãî äîêóìåíòà èç îäíîãî ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ â äðóãîé îí ïîâòîðíî íå ðåãèñòðèðóåòñÿ

Ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ ïðîèçâîäèòñÿ â ïðåäåëàõ ãðóïï â çàâèñèìîñòè îò èõ âèäà, àâòîðà è ñîäåðæàíèÿ. Íàïðèìåð, îòäåëüíî ðåãèñòðèðóþòñÿ ïðèêàçû ïî îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè è ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó, ñëóæåáíàÿ ïåðåïèñêà, àêòû, îáðàùåíèÿ ãðàæäàí è ò.ä.

Ïîðÿäêîâûå ðåãèñòðàöèîííûå íîìåðà ïðèñâàèâàþòñÿ äîêóìåíòàì îòäåëüíî â ïðåäåëàõ êàæäîé ãðóïïû. Äàííûå íà âõîäÿùèå, èñõîäÿùèå è âíóòðåííèå äîêóìåíòû çàíîñÿòñÿ â ðàçäåëüíûå ðåãèñòðàöèîííûå ôîðìû.

Íåçàâèñèìî ïîäëåæàò ëè ðåãèñòðàöèè äîêóìåíò èëè íåò, íà êàæäîì äîêóìåíòå, ïîñòóïèâøèì â îðãàíèçàöèþ ñòàâèòüñÿ øòàìï ñ äàòîé ïîñòóïëåíèÿ. Ãëàâíîå íàçíà÷åíèå ðåãèñòðàöèè:

· ïðèäàíèå äîêóìåíòó þðèäè÷åñêîé ñèëû;

· ïîäòâåðæäåíèå ôàêòà åãî ñîçäàíèÿ èëè ïîñòóïëåíèÿ;

· ïîäòâåðæäåíèå ôàêòîâ ïîëó÷åíèÿ èëè îòïðàâêè

· Ñîçäàíèå ðåãèñòðàöèîííî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà

· äàâàòü êîëè÷åñòâåííûå õàðàêòåðèñòèêè äîêóìåíòàì

Òàêèì îáðàçîì ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ — ýòî âàæíåéøèé ýòàï ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè è îïðåäåëÿåòñÿ êàê «Çàïèñü ó÷åòíûõ äàííûõ î äîêóìåíòå ïî óñòàíîâëåííîé ôîðìå, ôèêñèðóþùàÿ ôàêò åãî ñîçäàíèÿ, îòïðàâëåíèÿ èëè ïîëó÷åíèÿ»

1.3 Ôîðìû ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ

Áóìàæíûìè äîêóìåíòàìè ìîæíî ýôôåêòèâíî óïðàâëÿòü, ò.å.: ðåãèñòðèðîâàòü, íàõîäèòü, îáðàáàòûâàòü è âîçâðàùàòü òî÷íî íà îïðåäåë¸ííîå ìåñòî ïðîñòî è áûñòðî. Áóìàæíûå äîêóìåíòû ìîæíî õðàíèòü êîìïàêòíî è ñ ìèíèìàëüíûìè ýêñïëóàòàöèîííûìè ðàñõîäàìè. Áóìàæíàÿ ÷àñòü äîêóìåíòîîáîðîòà ìîæåò ýôôåêòèâíî âçàèìîäåéñòâîâàòü ñ ýëåêòðîííîé.

Ôîðìû ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ ìîãóò áûòü òðåõ âèäîâ: æóðíàëüíàÿ, êàðòî÷íàÿ è àâòîìàòèçèðîâàííàÿ ýëåêòðîííàÿ (íà ÏÝÂÌ).

Æóðíàëüíàÿ ñèñòåìà ðåãèñòðàöèè íóæíà òîãäà, êîãäà ó÷åò äîêóìåíòîâ âûñòóïàåò íà ïåðâîå ìåñòî, ïðåäîòâðàùàåò ïðåòåíçèè ñî ñòîðîíû ãðàæäàí, êîíôëèêòíûå ñèòóàöèè è ò.ï., íàïðèìåð, ïðè âûäà÷å äîêóìåíòîâ îá îáðàçîâàíèè, òðóäîâûõ êíèæåê, ïðîïóñêîâ. Ýòî, êàê ïðàâèëî, äîêóìåíòû, ðåãèñòðàöèîííûé èíäåêñ êîòîðûõ ñîñòîèò èç ïîðÿäêîâîãî íîìåðà. Áàíêè, íàïðèìåð, âåäóò æóðíàëû ó÷åòà äîãîâîðîâ î äåïîçèòíîì âêëàäå, ñ÷åòîâ ôèðìû è ò.ä. Æóðíàëüíàÿ ñèñòåìà ðåãèñòðàöèè èñïîëüçóåòñÿ â ðàáîòå ñ äîêóìåíòàìè îãðàíè÷åííîãî äîñòóïà: ñåêðåòíûìè, êîíôèäåíöèàëüíûìè. Äëÿ êàæäîé êàòåãîðèè äîêóìåíòîâ îáû÷íî ðàçðàáàòûâàåòñÿ ñâîÿ ôîðìà æóðíàëà ñ ðàçíîé ñòåïåíüþ äðîáíîñòè ñâåäåíèé î äîêóìåíòå.

Æóðíàëüíàÿ ñèñòåìà óäîáíà è â òîì ñëó÷àå, êîãäà â îðãàíèçàöèþ ïîñòóïàåò î÷åíü íåçíà÷èòåëüíîå êîëè÷åñòâî äîêóìåíòîâ (ïðèëîæåíèå 1).

Äëÿ îðãàíèçàöèé, èìåþùèõ çíà÷èòåëüíûé äîêóìåíòîîáîðîò, æóðíàëüíàÿ ôîðìà ðåãèñòðàöèè â íàñòîÿùåå âðåìÿ íå ïðèìåíÿåòñÿ (óñòàðåëà), òàê êàê èìååò ðÿä ñóùåñòâåííûõ íåäîñòàòêîâ:

· ïîñêîëüêó çàïèñü â æóðíàë âåäåòñÿ â ïîñëåäîâàòåëüíîñòè ïîñòóïëåíèÿ äîêóìåíòîâ, ðåãèñòðàöèþ ìîæåò âåñòè òîëüêî îäèí ÷åëîâåê. Ïîýòîìó ïðè áîëüøîì êîëè÷åñòâå ïîñòóïèâøèõ äîêóìåíòîâ ïðîöåññ ðåãèñòðàöèè çàíèìàåò çíà÷èòåëüíîå âðåìÿ, ÷òî åñòåñòâåííî ïðèâîäèò ê çàäåðæêå äàëüíåéøåé ðàáîòû ñ äîêóìåíòîì;

· æóðíàëüíàÿ ñèñòåìà ðåãèñòðàöèè íåèçáåæíî ïðèâîäèò ê äóáëèðîâàíèþ ýòîé îïåðàöèè, òàê êàê äàííûå î äîêóìåíòå íóæíû íå òîëüêî â êàíöåëÿðèè, íî è â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ, êóäà îí ïåðåäàåòñÿ äëÿ èñïîëíåíèÿ, è äîêóìåíò ðåãèñòðèðóåòñÿ ïîâòîðíî âî âñåõ îòäåëàõ, ÷åðåç êîòîðûå ïðîõîäèò.  ðåçóëüòàòå ðàíåå â êðóïíûõ ó÷ðåæäåíèÿõ äîêóìåíò ðåãèñòðèðîâàëñÿ òðè-ïÿòü ðàç â ðàçëè÷íûõ ôîðìàõ æóðíàëîâ;

· æóðíàëüíàÿ ñèñòåìà ðåãèñòðàöèè äåëàåò ïðàêòè÷åñêè íåâîçìîæíîé ñïðàâî÷íóþ ðàáîòó ïî äîêóìåíòàì, òàê êàê ïðè õðîíîëîãè÷åñêîé çàïèñè äîêóìåíòîâ äëÿ èõ ïîèñêà íàäî çíàòü õîòÿ áû ïðèáëèçèòåëüíî äàòó ïîëó÷åíèÿ äîêóìåíòà;

· ïðè æóðíàëüíîé ñèñòåìå ðåãèñòðàöèè íåâîçìîæíî âåñòè ñðîêîâûé êîíòðîëü çà èñïîëíåíèåì äîêóìåíòîâ, òàê êàê äîêóìåíòû èìåþò ðàçíûå ñðîêè èñïîëíåíèÿ è äëÿ âûÿâëåíèÿ äîêóìåíòîâ, ñðîê èñïîëíåíèÿ êîòîðûõ èñòåêàåò íà îïðåäåëåííóþ äàòó, íàäî ïðîñìàòðèâàòü âñå çàïèñè â æóðíàëå.  ñâÿçè ñ ýòèì íà äîêóìåíòû, òðåáóþùèå êîíòðîëÿ, â îðãàíèçàöèÿõ îáû÷íî çàïîëíÿëè äîïîëíèòåëüíûå êîíòðîëüíûå êàðòî÷êè, ò.å. îïåðàöèÿ ðåãèñòðàöèè äóáëèðîâàëàñü.

Óêàçàííûå íåäîñòàòêè æóðíàëüíîé ñèñòåìû ðåãèñòðàöèè ïîçâîëÿåò ïðåîäîëåòü êàðòî÷íàÿ ñèñòåìà ðåãèñòðàöèè. Îíà ïîÿâëÿåòñÿ â íà÷àëå XX â. è íàõîäèò øèðîêîå ðàñïðîñòðàíåíèå â ñòðàíàõ Åâðîïû.  íàøåé ñòðàíå ïîïûòêè âíåäðèòü êàðòî÷íóþ ñèñòåìó ðåãèñòðàöèè áûëè ïðåäïðèíÿòû â 1920_å ãîäû, íî, ê ñîæàëåíèþ, ýòà ïðîãðåññèâíàÿ äëÿ òîãî âðåìåíè ôîðìà ðåãèñòðàöèè íå óäåðæàëàñü â ñîâåòñêèõ ó÷ðåæäåíèÿõ. Àêòèâíî êàðòî÷íàÿ ñèñòåìà ñòàëà âíåäðÿòüñÿ â äåëîïðîèçâîäñòâî ñ ðàçðàáîòêîé ÅÃÑÄ.

Ïðåèìóùåñòâî êàðòî÷íîé ñèñòåìû ðåãèñòðàöèè çàêëþ÷àåòñÿ â ñëåäóþùåì:

· ðåãèñòðàöèåé îäíîâðåìåííî ìîãóò çàíèìàòüñÿ íåñêîëüêî ðàáîòíèêîâ;

· êàðòî÷êè ìîæíî èçãîòîâèòü â íåîáõîäèìîì êîëè÷åñòâå ýêçåìïëÿðîâ è, ñëåäîâàòåëüíî, îòïàäàåò íåîáõîäèìîñòü â ïîâòîðíîé ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ;

· êàðòî÷êè «ïîäâèæíû», èõ ìîæíî ñèñòåìàòèçèðîâàòü ïî, ðàçëè÷íûì ïðèçíàêàì è ñîçäàâàòü êàðòîòåêè. Òàêèì îáðàçîì, êàðòî÷íàÿ ñèñòåìà ðåãèñòðàöèè îáåñïå÷èâàåò èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íóþ ðàáîòó;

· êàðòî÷íàÿ ñèñòåìà ðåãèñòðàöèè ïîçâîëÿåò ñðàçó æå îäèí ýêçåìïëÿð êàðòî÷êè ïåðåäàòü â ñðîêîâóþ êàðòîòåêó äëÿ êîíòðîëÿ çà èñïîëíåíèåì äîêóìåíòîâ.

Ïðåèìóùåñòâà êàðòî÷íîé ñèñòåìû ðåãèñòðàöèè ïîçâîëÿþò çíà÷èòåëüíî ïîäíÿòü óðîâåíü îðãàíèçàöèè äåëîïðîèçâîäñòâåííîãî îáñëóæèâàíèÿ â ó÷ðåæäåíèè.

Ôîðìà êàðòî÷êè (ÐÊÊ — ðåãèñòðàöèîííî-êîíòðîëüíîé êàðòî÷êè) è ðàñïîëîæåíèå â íåé ðåêâèçèòîâ ìîãóò áûòü îïðåäåëåíû â ñàìîì ó÷ðåæäåíèè è çàïèñàíû â èíñòðóêöèþ ïî äåëîïðîèçâîäñòâó.

Âû÷åðòèâ íà ôîðìàòå À5 èëè À6 òàêóþ ôîðìó êàðòî÷êè, åå ðàçìíîæàþò íà êñåðîêñå, âûáðàâ äîñòàòî÷íî ïëîòíóþ áóìàãó. Äëÿ ðàçëè÷íûõ ðåãèñòðèðóåìûõ ãðóïï äîêóìåíòîâ ìîæíî èñïîëüçîâàòü êàðòî÷êè ðàçíûõ öâåòîâ, öâåòîâûå ïîëîñû ïî âåðõíåìó ïîëþ èëè ïî äèàãîíàëè.

Äëÿ âåäåíèÿ êàðòî÷íîé ñèñòåìû ðåãèñòðàöèè â ðó÷íîì ðåæèìå íåîáõîäèìî èìåòü òèðàæ êàðòî÷åê íà ãîä è, êàê ìèíèìóì, äâà êàðòîòå÷íûõ ÿùèêà äëÿ õðàíåíèÿ êàðòî÷åê: â ñðîêîâîé êîíòðîëüíîé êàðòîòåêå è ñïðàâî÷íîé êàðòîòåêå.

Êîëè÷åñòâî ýêçåìïëÿðîâ çàïîëíÿåìûõ ðåãèñòðàöèîííûõ êàðòî÷åê îïðåäåëÿåòñÿ ó÷ðåæäåíèåì. Êàê ïðàâèëî, òàêèõ êàðòî÷åê çàïîëíÿåòñÿ, êàê ìèíèìóì, äâå. Çàïîëíèâ êàðòî÷êó, îäíó èç íèõ ïîìåùàþò â ñðîêîâóþ êàðòîòåêó, äðóãóþ — â èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íóþ, à äîêóìåíò ïåðåäàþò èñïîëíèòåëþ äëÿ ðàáîòû ñ íèì. Íî ÷àùå èçãîòàâëèâàþò òðè ýêçåìïëÿðà êàðòî÷êè. Èç íèõ äâà ñòàâÿò â êàðòîòåêè (ñïðàâî÷íóþ è êîíòðîëüíóþ), à òðåòèé ýêçåìïëÿð ïåðåäàþò ñ äîêóìåíòîì èñïîëíèòåëþ. Åñëè ñïðàâî÷íûå êàðòîòåêè ñòðîÿò ïî ðàçëè÷íûì ïðèçíàêàì, íàïðèìåð, ïî êîððåñïîíäåíòàì, ðåãèîíàì èëè ïî âîïðîñàì, òî ñîîòâåòñòâåííî óâåëè÷èâàþò êîëè÷åñòâî êàðòî÷åê, ÷òîáû ýêçåìïëÿðîâ õâàòèëî äëÿ êàæäîé êàðòîòåêè.  ýòîì ñëó÷àå êîëè÷åñòâî ýêçåìïëÿðîâ êàðòî÷êè â êðóïíûõ ó÷ðåæäåíèÿõ âîçðàñòåò äî ïÿòè-øåñòè. Åñòåñòâåííî, ÷òî ñîçäàíèå è âåäåíèå áîëüøèõ êàðòîòåê — ýòî òðóäîåìêàÿ ðàáîòà è îíà áûëà ïîñòàâëåíà ëèøü â îòäåëüíûõ ó÷ðåæäåíèÿõ, èìåþùèõ õîðîøî îðãàíèçîâàííóþ äåëîïðîèçâîäñòâåííóþ ñëóæáó. Èçáàâèòüñÿ îò ãðîìîçäêèõ êàðòîòåê è îðãàíèçîâàòü òðóäîåìêóþ èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íóþ ðàáîòó ïðàêòè÷åñêè â ëþáîì ó÷ðåæäåíèè ïîçâîëèëî âíåäðåíèå êîìïüþòåðíûõ òåõíîëîãèé.

Äîêóìåíòû ýëåêòðîííûå óæå ñóùåñòâóþò â ôîðìå, äîñòóïíîé äëÿ êîìïüþòåðíîé îáðàáîòêè. Äîêóìåíòû, ïîñòóïèâøèå â âèäå áóìàæíûõ êîïèé, ïîäâåðãàþò ñêàíèðîâàíèþ è îáðàáîòêå ñ ïîìîùüþ ïðîãðàìì îïòè÷åñêîãî ðàñïîçíàâàíèÿ ñèìâîëîâ. Ñêîðîñòü ïðîõîæäåíèÿ ïîòîêîâ ýëåêòðîííûõ äîêóìåíòîâ â âèäå ôàéëîâ ñóùåñòâåííî âûøå, ÷åì ó áóìàæíûõ êîïèé.  íåêîòîðûõ ñëó÷àÿõ ïîìèìî ýëåêòðîííîãî äîêóìåíòà ïðèíöèïèàëüíî îãîâàðèâàåòñÿ ïîñëåäóþùàÿ ïåðåäà÷à è áóìàæíîãî âàðèàíòà.

Ñêàíåðû è ñèñòåìû ðàñïîçíàâàíèÿ òåêñòîâ ñîçäàþò ýëåêòðîííóþ êîïèþ â âèäå èçîáðàæåíèÿ, êîòîðîå ìîæíî àðõèâèðîâàòü èëè â ðåçóëüòàòå ðàñïîçíàâàíèÿ ïðåîáðàçîâàòü â òåêñòîâûå ôàéëû, ïðèãîäíûå äëÿ ðåäàêòèðîâàíèÿ.

Ïîëíîñòüþ ïåðåéòè íà áåçáóìàæíóþ òåõíîëîãèþ äîêóìåíòîîáîðîòà âîçìîæíî òîãäà, êîãäà îáðàáîòêà äîêóìåíòîâ è îáìåí èìè îñóùåñòâëÿåòñÿ òîëüêî â ýëåêòðîííîì âèäå — êàê ìåæäó ñîòðóäíèêàìè äàííîé îðãàíèçàöèè, òàê è ðàçëè÷íûìè îðãàíèçàöèÿìè.

Îäíîé èç ñîâðåìåííûõ ôîðì ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ ñ÷èòàåòñÿ áîëåå ïðîãðåññèâíîé àâòîìàòèçèðîâàííàÿ ôîðìà. (Ïðèëîæåíèå 3)

Àâòîìàòèçèðîâàííàÿ (ýëåêòðîííàÿ) ôîðìà ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ âåäåòñÿ ñ ïîìîùüþ ñïåöèàëüíîãî ïðîãðàììíîãî îáåñïå÷åíèÿ, êîòîðîå óñòàíàâëèâàåòñÿ íà ïåðñîíàëüíûé êîìïüþòåð (èëè íà ñåðâåð è ïåðñîíàëüíûå êîìïüþòåðû, îáúåäèíåííûå â ñåòü).

Ïðè èñïîëüçîâàíèè àâòîìàòèçèðîâàííîé ôîðìû ðåãèñòðàöèè ñâåäåíèÿ î äîêóìåíòå ââîäÿòñÿ â ýëåêòðîííóþ ðåãèñòðàöèîííî-êîíòðîëüíóþ êàðòî÷êó, ñîõðàíÿåìóþ â áàçå äàííûõ. Ñîâîêóïíîñòü ðåêâèçèòîâ è âèä ðåãèñòðàöèîííî-êîíòðîëüíîé êàðòî÷êè â ðàçíûõ ïðîãðàììíûõ ñèñòåìàõ ìîãóò áûòü ðàçíûìè. Îäíîâðåìåííî ìîæåò èçãîòàâëèâàòüñÿ îäèí ýêçåìïëÿð ðåãèñòðàöèîííîé ôîðìû â êà÷åñòâå ñòðàõîâîãî ìàññèâà (ïå÷àòü ðåãèñòðàöèîííî-êîíòðîëüíîé êàðòî÷êè).

Àâòîìàòèçèðîâàííàÿ ôîðìà ðåãèñòðàöèè â íàñòîÿùåå âðåìÿ øèðîêî ïðèìåíÿåòñÿ âî ìíîãèõ îðãàíèçàöèÿõ, ò.ê. îíà èìååò ðÿä ñóùåñòâåííûõ ïðåèìóùåñòâ ïî ñðàâíåíèþ ñ æóðíàëüíîé è êàðòî÷íîé ôîðìàìè ðåãèñòðàöèè, à èìåííî:

· áûñòðûé ïîèñê äîêóìåíòîâ ïî ëþáîìó ðåêâèçèòó èëè ðåêâèçèòàì ðåãèñòðàöèîííî-êîíòðîëüíîé êàðòî÷êè;

· àâòîìàòè÷åñêîå ôîðìèðîâàíèå îò÷åòîâ, ñâîäîê, âåäåíèå ñïðàâî÷íî-àíàëèòè÷åñêîé ðàáîòû ïî äîêóìåíòàì;

· àâòîìàòè÷åñêèé êîíòðîëü çà èñïîëíåíèåì äîêóìåíòà;

· âîçìîæíîñòü îäíîâðåìåííî ðåãèñòðèðîâàòü äîêóìåíòû íà íåñêîëüêèõ ðàáî÷èõ ìåñòàõ;

· âîçìîæíîñòü îðãàíèçàöèè äåöåíòðàëèçîâàííîé ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ ñ îáúåäèíåíèåì ñâåäåíèé î âñåõ äîêóìåíòàõ â îäíîé áàçå è äðóãèå.

Îðãàíèçàöèÿ ìîæåò ñàìîñòîÿòåëüíî ðàçðàáîòàòü ïðîãðàììó äëÿ ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ, íî ÷àùå âñåãî èñïîëüçóþòñÿ ãîòîâûå ïðîãðàììíûå ïðîäóêòû — ñèñòåìû ýëåêòðîííîãî äîêóìåíòîîáîðîòà, ïîçâîëÿþùèå àâòîìàòèçèðîâàòü âñþ ðàáîòó ñ äîêóìåíòàìè, íà÷èíàÿ ñ ñîçäàíèÿ ïðîåêòà èëè ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòà è çàêàí÷èâàÿ çàâåðøåíèåì èñïîëíåíèÿ èëè îòïðàâëåíèåì äîêóìåíòà â äðóãóþ îðãàíèçàöèþ.

2. Îñîáåííîñòè ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ ðàçëè÷íûõ äîêóìåíòîïîòîêîâ

2.1 Îáùèå ôóíêöèè àâòîìàòèçèðîâàííûõ ñèñòåì îáðàáîòêè è ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ

Îïðåäåëèì òîò íåîáõîäèìûé óðîâåíü ôóíêöèîíàëüíûõ âîçìîæíîñòåé, êîòîðîìó äîëæíà ñîîòâåòñòâîâàòü ñîâðåìåííàÿ ñèñòåìà àâòîìàòèçàöèè äåëîïðîèçâîäñòâà. Ëþáàÿ ñèñòåìà äîëæíà ïîääåðæèâàòü ïîëíûé æèçíåííûé öèêë äîêóìåíòà â îðãàíèçàöèè — îò åãî ïåðâè÷íîé ðåãèñòðàöèè äî ñïèñàíèÿ â äåëî.

 òîì ñëó÷àå åñëè äîêóìåíò íàõîäèòñÿ íà ñòàäèè ðàçðàáîòêè, òî îí ñ÷èòàåòñÿ íåîïóáëèêîâàííûì, è ïðàâà íà äîêóìåíò îïðåäåëÿþòñÿ ïðàâàìè äîñòóïà êîíêðåòíîãî ïîëüçîâàòåëÿ.

2. Ñòàäèÿ îïóáëèêîâàííîãî äîêóìåíòà, êîòîðàÿ ìîæåò âêëþ÷àòü: àêòèâíûé äîñòóï;

· àðõèâíûé äîêóìåíò: êðàòêîñðî÷íîãî õðàíåíèÿ; äîëãîñðî÷íîãî õðàíåíèÿ;

· óíè÷òîæåíèå äîêóìåíòà.

Êîãäà äîêóìåíò ïåðåõîäèò íà âòîðóþ ñòàäèþ, îí ñ÷èòàåòñÿ îïóáëèêîâàííûì, òîãäà ïðàâà íà äîêóìåíò îñòàþòñÿ òîëüêî îäíè — äîñòóï íà ÷òåíèå.  êà÷åñòâå ïðèìåðà îïóáëèêîâàííîãî äîêóìåíòà ìîæíî ïðèâåñòè øàáëîí ñòàíäàðòíîãî áëàíêà ïðåäïðèÿòèÿ.

Îðãàíèçàöèÿ ðàáîòû ñîâðåìåííîãî îôèñà ïðåäïîëàãàåò îïåðàòèâíîå èíôîðìàöèîííîå îáñëóæèâàíèå. Ñðîêè ïîäáîðà âñåõ äîêóìåíòîâ ïî çàïðîøåííîìó ðóêîâîäñòâîì âîïðîñó íå äîëæíû ïðåâûøàòü íåñêîëüêèõ ÷àñîâ.  òî æå âðåìÿ ìíîãèå äîêóìåíòû (äîêëàäíûå, àíàëèòè÷åñêèå çàïèñêè, îò÷¸òû, ñòåíîãðàììû çàñåäàíèé è ò.ï.) ñîäåðæàò èíôîðìàöèþ î ìíîæåñòâå âîïðîñîâ, íå îòðàæ¸ííûõ â çàãîëîâêàõ. Ïîýòîìó îïåðàòèâíóþ è ìàêñèìàëüíî ïîëíóþ ïîäáîðêó ìîæíî ïîëó÷èòü òîëüêî èñïîëüçóÿ êîìïüþòåðíûé ïîèñê ïî òåêñòàì äîêóìåíòîâ â ýëåêòðîííîé ôîðìå. Äëÿ ýòîãî â ÑÓÄ ïðåäóñìîòðåíà îðãàíèçàöèÿ ýëåêòðîííîãî àðõèâà, ò.å., ïðîñòûìè ñëîâàìè, íå íàäî èäòè â õðàíèëèùå, èñêàòü äåëî, çàïîëíÿòü ëèñò-çàìåñòèòåëü, ïðè íåîáõîäèìîñòè — èçãîòàâëèâàòü êîïèþ äîêóìåíòîâ, ïðè âîçâðàòå äåëà — îñóùåñòâëÿòü ïîëèñòíûé ïðîñìîòð, ðàñêëàäêó íà ìåñòî è ò.ï. — âñå ïðîöåäóðû àâòîìàòèçèðóþòñÿ.

Ýëåêòðîííûé àðõèâ ïðåäïðèÿòèÿ — ýòî êîìïëåêñ ïðîãðàììíîãî è àïïàðàòíîãî îáåñïå÷åíèÿ, ïðåäíàçíà÷åííûé äëÿ ðåøåíèÿ ñëåäóþùèõ çàäà÷:

· Îðãàíèçàöèÿ õðàíåíèÿ ýëåêòðîííûõ äîêóìåíòîâ.

Íåîáõîäèìî îáåñïå÷èâàòü õðàíåíèå ïðîèçâîëüíîãî êîëè÷åñòâà ýëåêòðîííûõ äîêóìåíòîâ íà ðàçíîîáðàçíûõ íîñèòåëÿõ. Íîñèòåëè ýëåêòðîííûõ äîêóìåíòîâ õàðàêòåðèçóþòñÿ äâóìÿ îñíîâíûìè ïàðàìåòðàìè, ñòîèìîñòüþ õðàíåíèÿ îäíîãî ìåãàáàéòà èíôîðìàöèè è ñêîðîñòüþ äîñòóïà ê èíôîðìàöèè. Ïðè÷åì ýòè äâà ïàðàìåòðà îáðàòíî ïðîïîðöèîíàëüíû äðóã äðóãó — â çàâèñèìîñòè îò ðåøàåìûõ çàäà÷, íåîáõîäèìî íàõîäèòü îïòèìàëüíîå ñîîòâåòñòâèå è âûáèðàòü îïðåäåëåííûé íîñèòåëü èíôîðìàöèè. Òàêæå íà âûáîð íîñèòåëÿ âëèÿåò ñðîê õðàíåíèÿ èíôîðìàöèè. Èíîãäà äëÿ ðÿäà çàäà÷ íåîáõîäèìî ñîçäàâàòü ñèñòåìó õðàíåíèÿ, êîòîðàÿ ñîñòîèò èç ðàçíîòèïíûõ íîñèòåëåé. Íàïðèìåð, äëÿ îïåðàòèâíîãî äîñòóïà òðåáóåòñÿ ïðèìåíåíèå âûñîêîñêîðîñòíûõ æåñòêèõ äèñêîâ, à äëÿ àðõèâíîãî õðàíåíèÿ äîñòàòî÷íî ðîáîòèçèðîâàííûõ áèáëèîòåê îïòè÷åñêèõ äèñêîâ. Ñîîòâåòñòâåííî äëÿ òàêèõ ñèñòåì õðàíåíèÿ íåîáõîäèìî ðåøàòü çàäà÷è íå òîëüêî ñîâìåñòíîé ðàáîòû äàííûõ íîñèòåëåé èíôîðìàöèè, íî è îáåñïå÷èâàòü ìèãðàöèþ äîêóìåíòîâ ìåæäó íîñèòåëÿìè. Ýòà ìèãðàöèÿ ìîæåò îñóùåñòâëÿòüñÿ ëèáî ïóòåì íàñòðîéêè ñèñòåìû àäìèíèñòðàòîðîì (íàïðèìåð ïîñëå èñòå÷åíèÿ 90 äíåé ñî äíÿ ñîçäàíèÿ äîêóìåíòà îí äîëæåí àâòîìàòè÷åñêè ïåðåìåñòèòüñÿ íà áîëåå ìåäëåííûé è äåøåâûé íîñèòåëü èíôîðìàöèè), ëèáî àâòîìàòè÷åñêè â çàâèñèìîñòè îò ÷àñòîòû îáðàùåíèÿ ïîëüçîâàòåëåé ê òîìó èëè èíîìó äîêóìåíòó.

· Îðãàíèçàöèÿ ó÷åòà áóìàæíûõ è ìèêðîãðàôè÷åñêèõ äîêóìåíòîâ.

Àðõèâíàÿ ñèñòåìà êðîìå ðàáîòû ñ ýëåêòðîííûìè äîêóìåíòàìè äîëæíà ó÷èòûâàòü áóìàæíûå è ìèêðîãðàôè÷åñêèå äîêóìåíòû — ñèñòåìà äîëæíà õðàíèòü òîëüêî ýëåêòðîííóþ êàðòî÷êó íà äîêóìåíò äàííîãî òèïà è ïîääåðæèâàòü êîíòðîëü ñòàíäàðòíûõ àðõèâíûõ îïåðàöèé: âûäà÷à äîêóìåíòà, âîçâðàò äîêóìåíòà è ò.ï.

· Îðãàíèçàöèÿ ïîèñêà äîêóìåíòîâ.

Íàðÿäó ñ îðãàíèçàöèåé õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ íåîáõîäèìî èõ áûñòðî è ýôôåêòèâíî èñêàòü. Åñëè ñî ñêîðîñòüþ ïîèñêà âñå ïîíÿòíî, òî äëÿ ïîÿñíåíèÿ ïîíÿòèÿ ýôôåêòèâíîñòè ïîèñêà êîðîòêî ðàññìîòðèì ìîäåëè ïîèñêà. Ñóùåñòâóåò äâà ïîäõîäà ê ïîèñêó äîêóìåíòîâ. Ïåðâûé ïîäõîä ñîñòîèò â òîì, ÷òî â ïðîöåññå ïîèñêà èùåòñÿ äîêóìåíò, êîòîðûé òî÷íî ñóùåñòâóåò â ñèñòåìå, è çàäà÷à ñîñòîèò â òîì, ÷òîáû ïðîöåññ ïîèñêà ñâåëñÿ ê íàõîæäåíèþ òðåáóåìîãî äîêóìåíòà èëè äîêóìåíòîâ. Ýòîò ïîäõîä ïðèìåíÿòñÿ â 90% âñåõ ñëó÷àåâ ïîèñêà. Âòîðîé ïîäõîä ñîñòîèò â òîì, ÷òî èùóòñÿ âñå äîêóìåíòû ïî èíòåðåñóþùåìó âîïðîñó. Äëÿ ýòîãî ïîäõîäà ïðèñóùè òàêèå ïîíÿòèÿ, êàê ïîëíîòà — ñîîòâåòñòâèå ìåæäó íàéäåííûìè äîêóìåíòàìè ïî äàííîìó çàïðîñó è äåéñòâèòåëüíîìó ñïèñêó äîêóìåíòîâ è øóì — ñîîòâåòñòâèå äîêóìåíòîâ, îòâå÷àþùèõ çàïðîñó è äîêóìåíòîâ, íåðåëåâàíòíûõ åìó.

· Ïîääåðæêà çàùèòû äîêóìåíòîâ îò íåñàíêöèîíèðîâàííîãî äîñòóïà è àóäèòà ðàáîòû.

Àðõèâíàÿ ñèñòåìà äîëæíà èìåòü çàùèòó íà óðîâíå äîêóìåíòà — êàæäûé äîêóìåíò äîëæåí èìåòü àññîöèèðîâàííûé ñ íèì ñïèñîê ïîëüçîâàòåëåé, èìåþùèõ ïðàâî ñîâåðøàòü ñ íèì îïðåäåëåííûå îïåðàöèè. Êàê ïðàâèëî, îïðåäåëÿþòñÿ ñëåäóþùèå âèäû äîñòóïà ïîëíûé êîíòðîëü íàä äîêóìåíòîì;

ïðàâî ðåäàêòèðîâàòü, íî íå óíè÷òîæàòü äîêóìåíò;

ïðàâî ñîçäàâàòü íîâûå âåðñèè äîêóìåíòà, íî íå ðåäàêòèðîâàòü åãî;

ïðàâî àííîòèðîâàòü äîêóìåíò, íî íå ðåäàêòèðîâàòü è íå ñîçäàâàòü íîâûå âåðñèè;

ïðàâî ÷èòàòü äîêóìåíò, íî íå ðåäàêòèðîâàòü;

ïðàâî äîñòóïà ê êàðòî÷êå, íî íå ê ñîäåðæèìîìó äîêóìåíòà;

ïîëíîå îòñóòñòâèå ïðàâ äîñòóïà ê äîêóìåíòó;

· Ïîääåðæêà ïðîñìîòðà äîêóìåíòîâ áåç çàãðóçêè ïðèëîæåíèé, êîòîðûå ïîðîæäàþò äîêóìåíò.

Àðõèâíàÿ ñèñòåìà äîëæíà ïîääåðæèâàòü ñïåöèàëüíûå ïðîãðàììû ïðîñìîòðà, ïîçâîëÿþùèå ïîëó÷èòü äîñòóï ê äîêóìåíòàì ðàçíîîáðàçíûõ ôîðìàòîâ áåç çàãðóçêè ðåñóðñî¸ìêèõ ïðèëîæåíèé.

· Ïîääåðæêà àííîòèðîâàíèÿ äîêóìåíòà.

Èíîãäà äëÿ îáåñïå÷åíèÿ êîëëåêòèâíîé ðàáîòû ñ äîêóìåíòîì íåîáõîäèìî ïîçâîëÿòü íàíîñèòü êîììåíòàðèè íà äîêóìåíò, íå èçìåíÿÿ åãî îñíîâíîãî ñîäåðæàíèÿ. Êîììåíòàðèè (çíàêè, òåêñò, öâåòíûå ïîìåòêè) õðàíÿòñÿ â ñëîÿõ, êîòîðûå ìîãóò áûòü ïðèâÿçàíû ê èìåíè àâòîðà, ñîçäàâøåãî ýòè êîììåíòàðèè.

· Ïîääåðæêà êîëëåêòèâíîé ðàáîòû ñ äîêóìåíòîì.

Âûðàæàåòñÿ â ïîääåðæêå öåëîñòíîñòè äîêóìåíòîâ, äëÿ ýòîãî äîëæíû áûòü ðåàëèçîâàíû áèáëèîòå÷íûå ôóíêöèè âûïèñêè è âîçâðàòà äîêóìåíòîâ íà/c ðåäàêòèðîâàíèÿ, ÷òî ïðåäîòâðàùàåò îäíîâðåìåííîå ðåäàêòèðîâàíèå îäíîãî äîêóìåíòà íåñêîëüêèìè ïîëüçîâàòåëÿìè, óñòðàíÿÿ òåì ñàìûì âîçìîæíûå êîíôëèêòû. Äëÿ òîãî ÷òîáû ïîçâîëèòü â ðàìêàõ îäíîãî äîêóìåíòà ðàáîòàòü îäíîâðåìåííî íåñêîëüêèì ïîëüçîâàòåëÿì, ââîäèòñÿ ïîíÿòèå âåðñèè è ïîäâåðñèè äîêóìåíòà — îäèí äîêóìåíò ìîæåò ñîäåðæàòü íåñêîëüêî âåðñèé, à êàæäàÿ âåðñèÿ — íåñêîëüêî ïîäâåðñèé. Êðîìå òîãî, â ðàìêàõ îäíîãî äîêóìåíòà è îäíîé âåðñèè (ïîäâåðñèè) äîêóìåíòà ìîæåò ñóùåñòâîâàòü íåñêîëüêî ïðåäñòàâëåíèé äîêóìåíòîâ (â ðàçíûõ ôîðìàòàõ).

· Ïîääåðæêà ñîñòàâíûõ äîêóìåíòîâ.

Êàæäûé äîêóìåíò ìîæåò ïðåäñòàâëÿòü ñîáîé ñîâîêóïíîñòü äðóãèõ äîêóìåíòîâ. Òàêîé äîêóìåíò íîñèò íàçâàíèå ñîñòàâíîãî èëè êîíòåéíåðà, à â äåëîïðîèçâîäñòâå òàêîé äîêóìåíò íîñèò íàçâàíèå «äåëî», ïî ñâîèì õàðàêòåðèñòèêàì îí àíàëîãè÷åí ïðîñòîìó äîêóìåíòó. Äîêóìåíòû ìîãóò áûòü îáúåäèíåíû â ñîñòàâíîé äîêóìåíò ñ ïîìîùüþ íåñêîëüêèõ òèïîâ ñâÿçåé. Ýòè ñâÿçè îïðåäåëÿþò, êàêèå âåðñèè îáúåäèíÿþòñÿ â êîíòåéíåð, íàïðèìåð, ïîñëåäíÿÿ ïî äàòå, ïîñëåäíÿÿ îòðåäàêòèðîâàííàÿ, ñòàðøàÿ âåðñèÿ è ò.ï. Ýòè ñâÿçè îïðåäåëÿþò, êàê áóäåò îñóùåñòâëÿòüñÿ ñáîðêà äîêóìåíòà â ñîñòàâíîé äîêóìåíò. Äëÿ ñîñòàâíûõ äîêóìåíòîâ äîëæíî ñóùåñòâîâàòü ïðèëîæåíèå, êîòîðîå áóäåò îñóùåñòâëÿòü îêîí÷àòåëüíóþ ñáîðêó òàêîãî äîêóìåíòà.

· Ïîääåðæêà ðàñïðîñòðàíåíèÿ îïóáëèêîâàííûõ äîêóìåíòîâ.

Êàê òîëüêî äîêóìåíò ïóáëèêóåòñÿ åãî èíîãäà íåîáõîäèìî ðàñïðîñòðàíÿòü. Ýòî ïðîèñõîäèò äâóìÿ îñíîâíûìè ïóòÿìè, ëèáî ÷åðåç ñèñòåìó ýëåêòðîííîé ïî÷òû, ïóòåì ðàññûëêè, ëèáî ÷åðåç Internet, ïóòåì ïóáëèêàöèè íà Web_ñåðâåðå.

Êðîìå áàçîâûõ àðõèâíûõ çàäà÷ ñóùåñòâóåò ðÿä ïîãðàíè÷íûõ ôóíêöèé, ñâÿçàííûõ ñ äîêóìåíòàìè ðàçíûõ òèïîâ (ýëåêòðîííûõ, áóìàæíûõ, ìèêðîãðàôè÷åñêèõ) è ïåðåâîäîì èõ èç îäíîãî òèïà â äðóãîé. Äàííàÿ ïðîáëåìà ïîäðàçäåëÿåòñÿ íà äâà îñíîâíûõ êëàññà.

· Ïåðñîíàëüíûé ââîä áóìàæíûõ äîêóìåíòîâ.

Ââîä íåáîëüøîãî êîëè÷åñòâà ðàçíîòèïíûõ áóìàæíûõ äîêóìåíòîâ îñóùåñòâëÿåòñÿ ñ ïîìîùüþ ïëàíøåòíûõ èëè ïåðñîíàëüíûõ ñêàíåðîâ. Ïîñëå îïåðàöèè ñêàíèðîâàíèÿ äîêóìåíò âðó÷íóþ èíäåêñèðóåòñÿ ïóòåì çàïîëíåíèÿ êàðòî÷êè äîêóìåíòà.

· Ìàññîâûé (ïîòî÷íûé) ââîä áóìàæíûõ äîêóìåíòîâ.

Îñíîâíîå îòëè÷èå îò ïðåäûäóùåãî ñîñòîèò â òîì, ÷òî îáðàáàòûâàåòñÿ áîëüøîå êîëè÷åñòâî îäíîòèïíûõ äîêóìåíòîâ.  êà÷åñòâå ïðèìåðîâ ïðèëîæåíèé äàííîé òåõíîëîãèè â êîíêðåòíûõ ïðåäìåòíûõ îáëàñòÿõ ìîæíî ïðèâåñòè: ñèñòåìó ââîäà è õðàíåíèÿ ïëàòåæíûõ ïîðó÷åíèé â áàíêå, ñèñòåìó îáðàáîòêè àíêåò îïðîñà íàñåëåíèÿ, ñèñòåìó îáðàáîòêè ðåçóëüòàòîâ ãîëîñîâàíèÿ.

Ïðè ðåàëèçàöèè òåõíîëîãèè ìàññîâîãî ââîäà äîêóìåíòîâ ìîæíî ðàññìàòðèâàòü äâà îñíîâíûõ êëàññà çàäà÷.

Çàäà÷à èçâëå÷åíèÿ äàííûõ èç áóìàæíûõ äîêóìåíòîâ. Íàïðèìåð, èìååòñÿ ôîðìà ñ ðåçóëüòàòàìè îïðîñà íàñåëåíèÿ. Íåîáõîäèìî ââåñòè áîëüøîå êîëè÷åñòâî àíêåò, èçâëå÷ü èç íèõ äàííûå è çàãðóçèòü â íåêîòîðóþ áàçó.  ýòîì ñëó÷àå íàñ èíòåðåñóþò òîëüêî èçâëå÷åííûå ñòðóêòóðèðîâàííûå äàííûå, à íå ñàìè èçîáðàæåíèÿ äîêóìåíòîâ.

Çàäà÷à èçâëå÷åíèÿ äàííûõ èç áóìàæíûõ äîêóìåíòîâ ñ ñîõðàíåíèåì èçîáðàæåíèÿ äîêóìåíòà. Åñëè âû îáðàáàòûâàåòå íå ôîðìó ñ îïðîñàìè íàñåëåíèÿ, à ïëàòåæíîå ïîðó÷åíèå êëèåíòà, òî èìååò ñìûñë ïîñëå èçâëå÷åíèÿ äàííûõ ñîõðàíèòü èçîáðàæåíèå äîêóìåíòà äëÿ òîãî ñëó÷àÿ, êîãäà ïîòðåáóåòñÿ àíàëèç èñõîäíîãî äîêóìåíòà.

Ïðè îðãàíèçàöèè ñèñòåì äîêóìåíòîîáîðîòà îäíîé èç îñíîâíûõ ñîñòàâëÿþùèõ ÿâëÿþòñÿ ñèñòåìû ìàðøðóòèçàöèè è êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ, êîòîðûå îïåðèðóþò äîêóìåíòàìè, õðàíÿùèìèñÿ â àðõèâå.

· Ñâîáîäíàÿ ìàðøðóòèçàöèÿ.

Âûäåëÿåòñÿ äâà îñíîâíûõ òèïîâ ìàðøðóòîâ äîêóìåíòîâ. Ïîñëåäîâàòåëüíàÿ ìàðøðóòèçàöèÿ — äîêóìåíò ïîñëåäîâàòåëüíî ïðîõîäèò îäíîãî èñïîëíèòåëÿ çà äðóãèì. Ïåðåäà÷à äîêóìåíòà îò îäíîãî ïîëüçîâàòåëÿ ê äðóãîìó ìîæåò ïðîèñõîäèòü ïî èñòå÷åíèè êîíòðîëüíîãî âðåìåíè, ëèáî ïîñëå çàâåðøåíèÿ ðàáîòû îäíèì èç íèõ. Ïàðàëëåëüíàÿ ìàðøðóòèçàöèÿ — äîêóìåíò îäíîâðåìåííî ïîñòóïàåò âñåì èñïîëíèòåëÿì, à çàâåðøåíèå ìàðøðóòà ïðîèñõîäèò, êîãäà îäèí ëèáî âñå ïîëüçîâàòåëè çàâåðøàò ðàáîòó ñ äîêóìåíòîì.

· Ñèñòåìû ýëåêòðîííîé ïî÷òû.

Ìèíèìàëüíîé äîñòàòî÷íîé ñèñòåìîé, îáåñïå÷èâàþùåé ìàðøðóòèçàöèþ äîêóìåíòîâ ÿâëÿåòñÿ ñèñòåìà ýëåêòðîííîé ïî÷òû, êîòîðàÿ îñóùåñòâëÿåò ïàðàëëåëüíîå ðàñïðîñòðàíåíèå äîêóìåíòîâ (ìàðøðóòèçàöèÿ îòëè÷àåòñÿ îò ðàñïðîñòðàíåíèÿ èëè ðàññûëêè òåì, ÷òî ìàðøðóòèçèðóåìûé äîêóìåíò âîçâðàùàåòñÿ â íà÷àëî ìàðøðóòà, íàïðèìåð ê èíèöèàòîðó, à ðàññûëàåìûé äîêóìåíò óõîäèò ê èñïîëíèòåëþ áåç êîíòðîëÿ ôàêòà âîçâðàòà). Ñ ïîìîùüþ äîïîëíèòåëüíûõ ïðèëîæåíèé ñèñòåìà ýëåêòðîííîé ïî÷òû ìîæåò îáåñïå÷èâàòü ïîñëåäîâàòåëüíóþ ìàðøðóòèçàöèþ äîêóìåíòîâ.

Ñâîáîäíàÿ ìàðøðóòèçàöèÿ äîêóìåíòîâ ñ êîíòðîëåì èñïîëíåíèÿ.

Ïîä êîíòðîëåì èñïîëíåíèÿ ïîíèìàåòñÿ ñëåäóþùàÿ ôóíêöèîíàëüíîñòü:

Êîíòðîëü äîñòàâêè çàäàíèÿ — èíèöèàòîðó âûäàåòñÿ èíôîðìàöèÿ î òîì, ÷òî åãî çàäàíèå äîñòèãëî ìåñòà íàçíà÷åíèÿ (èñïîëíèòåëÿ).

Êîíòðîëü ïðî÷òåíèÿ çàäàíèÿ — èíèöèàòîðó âûäàåòñÿ èíôîðìàöèÿ î òîì, ÷òî ñ åãî çàäàíèåì îçíàêîìèëèñü ñîòðóäíèêè äëÿ êîòîðûõ ýòî çàäàíèå áûëî ïðåäíàçíà÷åíî.

Êîíòðîëü âûïîëíåíèÿ — èíèöèàòîðó âûäàåòñÿ èíôîðìàöèÿ î òîì, ÷òî çàäàíèå âûïîëíåíî.

Ìîíèòîðèíã çàäàíèÿ — èíèöèàòîð âñåãäà ìîæåò ïîñìîòðåòü, êòî è ÷òî ñåé÷àñ äåëàåò ñ åãî çàäàíèåì.

Èçâåùåíèå î íàðóøåíèè ñðîêîâ èñïîëíåíèÿ — ñèñòåìà äîêóìåíòîîáîðîòà ìîæåò èçâåñòèòü èíèöèàòîðà î òîì, ÷òî ïîñëàííîå èì çàäàíèå ïðîñðî÷åíî êîíêðåòíûì ñîòðóäíèêîì.

2.2 Àâòîìàòèçèðîâàííûå ñèñòåìû ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ

Ñåãîäíÿ ðó÷íàÿ êàðòî÷íàÿ ñèñòåìà ðåãèñòðàöèè ïîâñåìåñòíî çàìåíÿåòñÿ íàèáîëåå ðàöèîíàëüíîé ðåãèñòðàöèåé äîêóìåíòîâ íà êîìïüþòåðå. Íî è â ýòîì ñëó÷àå íà ýêðàí âûâîäèòñÿ ðåãèñòðàöèîííàÿ ôîðìà.

Ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ íà êîìïüþòåðå ïîçâîëÿåò:

— ðåãèñòðèðîâàòü äîêóìåíòû íà ðàçëè÷íûõ ðàáî÷èõ ìåñòàõ;

— îðãàíèçîâàòü äåöåíòðàëèçîâàííóþ ðåãèñòðàöèþ äîêóìåíòîâ â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ ñ îáúåäèíåíèåì ñâåäåíèé î äîêóìåíòàõ (êàê âíóòðåííèõ, òàê è ïîñòóïèâøèõ) â åäèíîé áàçå äàííûõ îðãàíèçàöèè;

— íà îñíîâå áàçû äàííûõ îðãàíèçîâàòü èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íóþ ðàáîòó;

— îðãàíèçîâàòü êîíòðîëü çà èñïîëíåíèåì äîêóìåíòîâ.

Äëÿ âîçìîæíîãî ìíîãîàñïåêòíîãî ïîèñêà â ðåãèñòðàöèîííóþ êàðòî÷êó ìîæíî âíåñòè çíà÷èòåëüíî áîëüøå ñâåäåíèé î äîêóìåíòå, à èìåííî:

— Äàòà ïîëó÷åíèÿ (ðåãèñòðàöèè) äîêóìåíòà.

— Íîìåð ðåãèñòðèðóåìîãî äîêóìåíòà ïî ïîðÿäêó (ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð).

— Íàèìåíîâàíèå êîððåñïîíäåíòà.

— Äàòà äîêóìåíòà.

— Íîìåð äîêóìåíòà.

— Êðàòêîå ñîäåðæàíèå.

— Àâòîð ðåçîëþöèè.

— Òåêñò ðåçîëþöèè.

— Íàèìåíîâàíèå èñïîëíèòåëåé.

— Ñðîê èñïîëíåíèÿ (êîãäà äîêóìåíò äîëæåí áûòü èñïîëíåí).

— Õîä èñïîëíåíèÿ.

— Äàòà èñïîëíåíèÿ (êîãäà äîêóìåíò ôàêòè÷åñêè áûë èñïîëíåí).

— Íîìåð äåëà (â êîòîðîå ïîäøèò èñïîëíåííûé äîêóìåíò).

Äëÿ óäîáñòâà ïîèñêà äîêóìåíòîâ, ñòàòèñòè÷åñêîãî ó÷åòà â ðåãèñòðàöèîííóþ êàðòî÷êó äîáàâëÿåòñÿ:

— Íàçâàíèå ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ.

— Êîëè÷åñòâî ëèñòîâ â äîêóìåíòå.

— Êîëè÷åñòâî ëèñòîâ ïðèëîæåíèé.

— Âèä äîêóìåíòà (ïðèêàç, àêò, äîãîâîð è ò.ï.).

— Íàçâàíèÿ ñâÿçàííûõ äîêóìåíòîâ.

Ñîçäàíèå ðåãèñòðàöèîííîé ôîðìû è áàçû äàííûõ î äîêóìåíòàõ îðãàíèçàöèè â öåëîì, òàê æå êàê çàïîëíåíèå ðåãèñòðàöèîííîé êàðòî÷êè, íà ýêðàíå êîìïüþòåðà èìååò ñâîè îñîáåííîñòè ïî ñðàâíåíèþ ñ òðàäèöèîííîé áóìàæíîé êàðòîòåêîé.

Ïðèíöèï ðàáîòû ýëåêòðîííîé êàðòîòåêè (áàçû äàííûõ) — â îäíîêðàòíîñòè ââîäà ïîâòîðÿþùåéñÿ èíôîðìàöèè è âîçìîæíîñòè èñïîëüçîâàíèÿ îäíîé èíôîðìàöèè â ðàçëè÷íûõ ôîðìàõ è äàæå ðàçëè÷íûõ áàçàõ äàííûõ.

Çàïîëíÿåìàÿ ðåãèñòðàöèîííàÿ ôîðìà äëÿ âõîäÿùèõ, èñõîäÿùèõ è âíóòðåííèõ äîêóìåíòîâ èìååò íåáîëüøèå îòëè÷èÿ, íî âíîñèìûå â îáùóþ áàçó äàííûõ ñâåäåíèÿ ïîçâîëÿþò îñóùåñòâëÿòü îáîáùåííûé ïîèñê ïî âñåì äîêóìåíòàì îðãàíèçàöèè.

Ôîðìà ðåãèñòðàöèîííîé êàðòî÷êè, êàê ïðàâèëî, ñîäåðæèò ïîëÿ, çàïîëíÿåìûå âðó÷íóþ (íàïðèìåð, íîìåð è äàòà âõîäÿùåãî äîêóìåíòà, êðàòêîå ñîäåðæàíèå, òåêñò ðåçîëþöèè); ïîëÿ, ñâåäåíèÿ â êîòîðûå ââîäÿòñÿ àâòîìàòè÷åñêè (äàòà ðåãèñòðàöèè, ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð äîêóìåíòà), è ïîëÿ, ñâåäåíèÿ â êîòîðûå ââîäÿòñÿ ïóòåì âûáîðà èíôîðìàöèè èç ðàñêðûâàþùèõñÿ ñïèñêîâ. Òàêîé ââîä èíôîðìàöèè íå òîëüêî óñêîðÿåò ïðîöåäóðó çàïîëíåíèÿ ðåãèñòðàöèîííîé êàðòî÷êè, íî è, ÷òî îñîáåííî âàæíî, ïîçâîëÿåò èçáåæàòü îïå÷àòîê è ðàçíî÷òåíèé, êîòîðûå ìîãóò çíà÷èòåëüíî çàòðóäíèòü èëè äàæå ñäåëàòü íåâîçìîæíûì àâòîìàòèçèðîâàííûé ïîèñê èíôîðìàöèè î äîêóìåíòå.

 âèäå ïîïîëíÿåìîãî ñïèñêà âûïîëíÿåòñÿ ïîëå «êîððåñïîíäåíò». Îðãàíèçàöèè, ñ êîòîðûìè ïîääåðæèâàåòñÿ ïîñòîÿííàÿ ïåðåïèñêà, âûáèðàþòñÿ èç ñïèñêà.  ñëó÷àå ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòà, ïîñòóïèâøåãî / îòïðàâëÿåìîãî íîâîìó êîððåñïîíäåíòó, ñâåäåíèÿ î íåì çàíîñÿòñÿ â ñïèñîê. Ñâåäåíèÿ î êîððåñïîíäåíòàõ ìîãóò â äàëüíåéøåì èñïîëüçîâàòüñÿ â ñïðàâî÷íîé ðàáîòå, äëÿ ôîðìèðîâàíèÿ ñïèñêîâ íà ðàññûëêó è ò.ï.

Åñëè â îðãàíèçàöèè èñïîëüçóåòñÿ ñèñòåìà êîìïëåêñíîé àâòîìàòèçàöèè äåëîïðîèçâîäñòâà, äàííûå îá èñïîëíèòåëÿõ è ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ áåðóòñÿ èç áàçû äàííûõ êàäðîâîé ñëóæáû, ñïèñîê îðãàíèçàöèé — èç àäðåñíîé êíèãè.  ñëó÷àå àâòîìàòèçàöèè òîëüêî ôóíêöèé ðåãèñòðàöèè è êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ, à òàêæå â ñëó÷àå èñïîëüçîâàíèÿ ñèñòåìû íà îäíîé ëîêàëüíîé ìàøèíå ñîîòâåòñòâóþùèå ñïèñêè ñîçäàþòñÿ ïåðåä íà÷àëîì ðàáîòû ñèñòåìû è âïîñëåäñòâèè ðåãóëÿðíî ïîïîëíÿþòñÿ è êîððåêòèðóþòñÿ. Òàê æå ââîäèòñÿ â êîìïüþòåð íîìåíêëàòóðà äåë îðãàíèçàöèè.

Çàòðàòèâ îäèí ðàç âðåìÿ íà ñîçäàíèå òàêèõ ñïèñêîâ, äîñòèãàþò çíà÷èòåëüíîé ýêîíîìèè âðåìåíè â ïðîöåññå äàëüíåéøåé ðàáîòû. Çàïîëíåíèå ðåãèñòðàöèîííîé êàðòî÷êè íà ýêðàíå êîìïüþòåðà âî ìíîãîì àíàëîãè÷íî çàïîëíåíèþ òðàäèöèîííîé áóìàæíîé êàðòî÷êè.

Äàëüíåéøèå äåéñòâèÿ çàâèñÿò îò ïðèíÿòîé â îðãàíèçàöèè ñõåìû îáðàáîòêè äîêóìåíòîâ. Çà÷àñòóþ âñÿ ïîñòóïèâøàÿ êîððåñïîíäåíöèÿ ïåðåäàåòñÿ ðóêîâîäèòåëþ, êîòîðûé ïðîñòàâëÿåò ðåçîëþöèè ñ óêàçàíèåì êîíêðåòíûõ èñïîëíèòåëåé ïî êàæäîìó äîêóìåíòó. Ïðè îïòèìàëüíîé ïîñòàíîâêå ðàáîòû â îðãàíèçàöèè (ôèðìå) ðóêîâîäèòåëþ äîêëàäûâàåòñÿ ìèíèìóì íàèáîëåå âàæíûõ äîêóìåíòîâ, à îñòàëüíàÿ êîððåñïîíäåíöèÿ ïåðåäàåòñÿ â ïîäðàçäåëåíèÿ è êîíêðåòíûì ñîòðóäíèêàì â ñîîòâåòñòâèè ñ ðàñïðåäåëåíèåì îáÿçàííîñòåé âíóòðè ôèðìû. Ñîîòâåòñòâåííî ëèáî ñâåäåíèÿ î ïîäðàçäåëåíèè-ïîëó÷àòåëå è êîíêðåòíîì èñïîëíèòåëå ñðàçó âíîñÿòñÿ â ðåãèñòðàöèîííóþ êàðòî÷êó è äîêóìåíò ïåðåäàåòñÿ ïî íàçíà÷åíèþ, ëèáî óæå ïîñëå ðàññìîòðåíèÿ äîêóìåíòîâ ðóêîâîäèòåëåì â ðåãèñòðàöèîííîé êàðòî÷êå çàïîëíÿþòñÿ ñâåäåíèÿ: àâòîð ðåçîëþöèè, ðåçîëþöèÿ, îòâåòñòâåííûé èñïîëíèòåëü, èñïîëíèòåëè è ñðîê èñïîëíåíèÿ.

Åñëè ñðîê èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòà ðóêîâîäèòåëåì íå óêàçàí, îí óñòàíàâëèâàåòñÿ íà îñíîâå òèïîâûõ ñðîêîâ èñïîëíåíèÿ äëÿ àíàëîãè÷íûõ äîêóìåíòîâ.

Êàðòî÷êà ìîæåò èìåòü ðàçäåë (âëîæåííóþ ôîðìó) «Ñâåäåíèÿ î äâèæåíèè äîêóìåíòà», â êîòîðîì îòðàæàåòñÿ ïåðåäà÷à äîêóìåíòà ðóêîâîäèòåëþ äëÿ íàïèñàíèÿ ðåçîëþöèè è äàëüíåéøåå äâèæåíèå äîêóìåíòà îò èñïîëíèòåëÿ ê èñïîëíèòåëþ. Ïîëå «Ñîñòîÿíèå äîêóìåíòà» îòðàæàåò ñòàäèþ ðàáîòû ñ íèì.

×òîáû ïðåäîòâðàòèòü óòåðþ äîêóìåíòà, ó÷èòûâàÿ ïîêà åùå ñëàáóþ èñïîëíèòåëüñêóþ äèñöèïëèíó, äëÿ ôèêñàöèè ôàêòà ïåðåäà÷è äîêóìåíòà èñïîëíèòåëþ âûâîäèòñÿ íà ïå÷àòü ôîðìà äâèæåíèÿ äîêóìåíòîâ: âèä äîêóìåíòà, åãî äàòà, íîìåð äîêóìåíòà, äàòà ïåðåäà÷è äîêóìåíòà (òåêóùàÿ äàòà), èñïîëíèòåëü, ìåñòî äëÿ ðîñïèñè èñïîëíèòåëÿ â ïîëó÷åíèè äîêóìåíòà.

Ïðè ðåãèñòðàöèè íåñêîëüêèõ äîêóìåíòîâ ìîæåò ðàñïå÷àòûâàòüñÿ ñâîäíàÿ ôîðìà, â êîòîðîé ðàñïèñûâàþòñÿ èñïîëíèòåëè ïðè ïîëó÷åíèè äîêóìåíòà.

Âñå äîêóìåíòû ïåðåäàþòñÿ èñïîëíèòåëþ ïîä ðàñïèñêó. Ðàñïèñêè õðàíÿòñÿ äî èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòà è ïîìåùåíèÿ åãî â äåëî. Ïðè ïåðåäà÷å äîêóìåíòà îò îäíîãî èñïîëíèòåëÿ ê äðóãîìó òàêæå çàïîëíÿåòñÿ óêàçàííàÿ âûøå ôîðìà äâèæåíèÿ äîêóìåíòîâ. Îäíîâðåìåííî ñâåäåíèÿ î ïåðåäà÷å äîêóìåíòà äðóãîìó èñïîëíèòåëþ è õîäå èñïîëíåíèÿ äîëæíû âíîñèòñÿ â ïîëå «Õîä èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòà».

Ðåçóëüòàò èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòà ôèêñèðóåòñÿ âíåñåíèåì ñâåäåíèé â ðåãèñòðàöèîííóþ êàðòî÷êó äîêóìåíòà â ïîëå «Õîä èñïîëíåíèÿ».

Êàê ïðàâèëî, èñïîëíåíèå äîêóìåíòà ñâÿçàíî ñ ñîçäàíèåì íîâîãî äîêóìåíòà: îòâåòíîãî ïèñüìà, äîãîâîðà, ñëóæåáíîé çàïèñêè, ñïðàâêè è ò.ï.  ýòîì ñëó÷àå êíîïêîé «Ñâÿçàííûå äîêóìåíòû» óñòàíàâëèâàåòñÿ ñâÿçü ñ ðåãèñòðàöèîííûìè êàðòî÷êàìè ýòèõ äîêóìåíòîâ.

Èñïîëíåííûé äîêóìåíò ïîäøèâàåòñÿ â äåëî â ñîîòâåòñòâèè ñ íîìåíêëàòóðîé äåë. Â ïîëå «Äåëî ¹» ïðè âíåñåíèè çàïèñåé îá èñïîëíåíèè äîêóìåíòà âûáèðàåòñÿ íîìåð äåëà ïî íîìåíêëàòóðå, â êîòîðîå ïîäøèò äîêóìåíò. Ïîëå ñîñòîèò èç èíäåêñà ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ è íîìåðà äåëà â ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëåíèè.

Ðåãèñòðàöèÿ èñõîäÿùèõ è âíóòðåííèõ äîêóìåíòîâ. Ðåãèñòðàöèîííàÿ ôîðìà äëÿ èñõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ âî ìíîãîì àíàëîãè÷íà óæå ðàññìîòðåííîé.

— íàçâàíèå ïîäðàçäåëåíèÿ, ïîäãîòîâèâøåãî äîêóìåíò;

— èñõîäÿùèé íîìåð (ïåðåíîñèòñÿ íà îòïðàâëÿåìûé äîêóìåíò;

— äàòà äîêóìåíòà (ïîäïèñàíèÿ, óòâåðæäåíèÿ, îòïðàâêè);

— àäðåñàò: íàçâàíèå îðãàíèçàöèè, êîòîðîé ïîñûëàåòñÿ äîêóìåíò;

— èñïîëíèòåëü: ôàìèëèÿ, èíèöèàëû èñïîëíèòåëÿ, ïîäãîòîâèâøåãî äîêóìåíò (âûáèðàåòñÿ èç ñïèñêà).

Åñëè íà äîêóìåíò îæèäàåòñÿ îòâåò, çàïîëíÿåòñÿ ïîëå «Êîíòðîëüíàÿ äàòà» (îíà íå ìîæåò áûòü ðàíåå òåêóùåé äàòû).

Åñëè äîêóìåíò ÿâëÿåòñÿ îòâåòîì íà âõîäÿùèé äîêóìåíò èëè ñ íèì ñâÿçàíû äðóãèå äîêóìåíòû, êàê óæå ñêàçàíî âûøå, êíîïêîé «Ñâÿçàííûå äîêóìåíòû» óñòàíàâëèâàåòñÿ ñâÿçü ñ ðåãèñòðàöèîííûìè êàðòî÷êàìè ñâÿçàííûõ äîêóìåíòîâ.

 ïîëå «Äåëî ¹» âûáèðàåòñÿ íîìåð äåëà ïî íîìåíêëàòóðå, â êîòîðîå ïîäøèòà êîïèÿ îòïðàâëåííîãî äîêóìåíòà (èëè ïîäëèííèê, åñëè äîêóìåíò îòïðàâëåí ïî ôàêñó, è ò.ï.).

Îñòàëüíûå ïîëÿ ïîëíîñòüþ ñîîòâåòñòâóþò çàïîëíÿåìûì ïðè ðåãèñòðàöèè âõîäÿùåé êîððåñïîíäåíöèè.

Ïðè ðåãèñòðàöèè âíóòðåííèõ äîêóìåíòîâ çàïîëíÿþòñÿ ñëåäóþùèå ïîëÿ ðåãèñòðàöèîííîé êàðòî÷êè:

— ïîðÿäêîâûé (ðåãèñòðàöèîííûé) íîìåð âíóòðåííåãî äîêóìåíòà;

— âèä äîêóìåíòà. Êàæäûé âèä äîêóìåíòà — ïðèêàçû, ðàñïîðÿæåíèÿ, ñëóæåáíûå çàïèñêè — íóìåðóåòñÿ ñàìîñòîÿòåëüíî. Ïîðÿäêîâûé íîìåð ïåðåíîñèòñÿ íà äîêóìåíò ñ ðåãèñòðàöèîííîé êàðòî÷êè. Ê íîìåðó ïðèêàçà ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó äîáàâëÿþòñÿ áóêâû «ëñ» — ëè÷íûé ñîñòàâ, ê íîìåðó ðàñïîðÿæåíèÿ — áóêâû «ðï» — ðàñïîðÿæåíèå;

— äàòà äîêóìåíòà;

— êîëè÷åñòâî ëèñòîâ äîêóìåíòà;

— êîëè÷åñòâî ëèñòîâ ïðèëîæåíèé;

— êðàòêîå ñîäåðæàíèå äîêóìåíòà;

— ïîäðàçäåëåíèå, îòâåòñòâåííîå çà èñïîëíåíèå äîêóìåíòà;

— èñïîëíèòåëü (ôàìèëèÿ, èíèöèàëû);

— ñðîê èñïîëíåíèÿ («Êîíòðîëüíàÿ äàòà»);

— îòìåòêà îá èñïîëíåíèè;

— õîä èñïîëíåíèÿ;

— ñâÿçàííûå äîêóìåíòû. Åñëè èñïîëíåíèå äîêóìåíòà ñâÿçàíî ñ ïîäãîòîâêîé äðóãèõ äîêóìåíòîâ (îòâåòíûõ ïèñåì, äîãîâîðîâ, ñïðàâîê, äîêëàäíûõ çàïèñîê è ò.ï.), óñòàíàâëèâàåòñÿ ñâÿçü ñ ðåãèñòðàöèîííûìè êàðòî÷êàìè ñâÿçàííûõ äîêóìåíòîâ;

— â ïîëå «Äåëî ¹» âûáèðàåòñÿ íîìåð äåëà ïî íîìåíêëàòóðå, â êîòîðîå ïîäøèò äîêóìåíò.

Òàêèì îáðàçîì, ââåäåíèå êîìïüþòåðèçîâàííîé ñèñòåìû ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ îáåñïå÷èâàåò ñáîð è õðàíåíèå èñ÷åðïûâàþùèõ äàííûõ î âñåõ äîêóìåíòàõ îðãàíèçàöèè, ïîçâîëÿåò îñóùåñòâëÿòü ýôôåêòèâíûé êîíòðîëü è âåñòè èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íóþ ðàáîòó, à òàêæå àâòîìàòè÷åñêè ñîñòàâëÿòü ïðè íåîáõîäèìîñòè âíóòðåííþþ îïèñü äîêóìåíòîâ â äåëàõ è îïèñè äåë ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ.

2.3 Ðåãèñòðàöèÿ âõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ â àâòîìàòèçèðîâàííîé ñèñòåìå óïðàâëåíèÿ äîêóìåíòàìè íà ïðèìåðå ïðîãðàììû Åâôðàò-äîêóìåíòîîáîðîò

Ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòà — ýòî ñîçäàíèå äîêóìåíòà è ñîõðàíåíèå åãî â ÁÄ êîìïëåêñà ïîä ðåãèñòðàöèîííûì íîìåðîì. Ðåãèñòðàòîð ñîçäàåò äîêóìåíò, çàïîëíÿåò åãî ÐÊÊ, óêàçûâàåò, êàêèå äîêóìåíòû ñ íèì ñâÿçàíû, ïðèñîåäèíÿåò ê äîêóìåíòó ôàéëû. Êðîìå òîãî, â ïðîöåññå ðåãèñòðàöèè ðåãèñòðàòîð èìååò âîçìîæíîñòü ïîñòàâèòü äîêóìåíò íà êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ, ñîçäàòü ïîðó÷åíèÿ, ñîãëàñîâàíèÿ è îçíàêîìëåíèÿ ïî äîêóìåíòó, ñîçäàòü èëè âûáðàòü ìàðøðóòû îáðàáîòêè äîêóìåíòà. Ïîìèìî ýòîãî, ðåãèñòðàòîð èìååò âîçìîæíîñòü ñîõðàíÿòü â ÁÄ êîìïëåêñà ïðîåêòû äîêóìåíòîâ.

Ïîëüçîâàòåëü èìååò âîçìîæíîñòü çàðåãèñòðèðîâàòü äîêóìåíò ïðè óñëîâèè íàëè÷èÿ ó íåãî ïðàâ íà ðåãèñòðàöèþ äîêóìåíòîâ äàííîãî ïîòîêà.

Êðîìå òîãî, ïîëüçîâàòåëü èìååò âîçìîæíîñòü çàðåãèñòðèðîâàòü íîâûé äîêóìåíò íà îñíîâå äîêóìåíòà, ñóùåñòâóþùåãî â ÁÄ êîìïëåêñà ïðè íàëè÷èè ó íåãî ñëåäóþùèõ ïðàâ:

· ïðàâî íà ÷òåíèå äîêóìåíòà, íà îñíîâå êîòîðîãî ñëåäóåò çàðåãèñòðèðîâàòü íîâûé äîêóìåíò;

· ïðàâî «ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòà íà îñíîâå òåêóùåãî», îïðåäåëÿåìîå òåêóùåé ïîëèòèêîé äîñòóïà ê äîêóìåíòàì äàííîãî ïîòîêà.

Íà âñå òèïû äîêóìåíòîâ â ñèñòåìå ôîðìèðóåòñÿ ýëåêòðîííàÿ ðåãèñòðàöèîííî-êîíòðîëüíàÿ êàðòî÷êà (ÐÊÊ) äîêóìåíòà. Ýëåêòðîííûå äîêóìåíòû â ñèñòåìå ìîãóò áûòü ñîçäàíû ðàíåå èëè â ïðîöåññå òåêóùåé ðàáîòû â êàêîì-ëèáî ðåäàêòîðå (òåêñòîâîì èëè ãðàôè÷åñêîì) è ïðèêðåïëåíû ê ÐÊÊ. Ê îäíîé ÐÊÊ ìîæåò áûòü ïðèêðåïëåíî ñêîëü óãîäíî ìíîãî ýëåêòðîííûõ äîêóìåíòîâ ðàçíûõ ôîðìàòîâ. Ïðè ðåãèñòðàöèè êàæäîìó äîêóìåíòó â ñèñòåìå ïðèñâàèâàåòñÿ óíèêàëüíûé íîìåð è íàáîð ðåêâèçèòîâ â ñîîòâåòñòâèè ñ ïðèíÿòûìè â îðãàíèçàöèè ñòàíäàðòàìè, è ôîðìèðóåòñÿ ÐÊÊ äîêóìåíòà.

 áàçîâûé êîìïëåêò ïîñòàâêè Å1 âõîäèò ïÿòü ôîðì ÐÊÊ äëÿ ðåãèñòðàöèè ñëåäóþùèõ òèïîâ äîêóìåíòîâ:

· Âõîäÿùèå äîêóìåíòû; (Ïðèëîæåíèå 4)

· Èñõîäÿùèå äîêóìåíòû; (Ïðèëîæåíèå 5)

· Âíóòðåííèå äîêóìåíòû; (Ïðèëîæåíèå 6)

· Äîãîâîðû; (Ïðèëîæåíèå 7)

· Ñëóæåáíàÿ çàïèñêà.

Ïîëÿ ÐÊÊ ìîãóò çàïîëíÿòüñÿ êàê âðó÷íóþ, òàê è ñ èñïîëüçîâàíèåì ðàçëè÷íûõ ñðåäñòâ àâòîìàòèçàöèè

Åâôðàò ïîçâîëÿåò ðåãèñòðèðîâàòü äîêóìåíòû, ïîëó÷åííûå ïî ýëåêòðîííîé ïî÷òå, ñîçäàííûå â MS Word è MS Excel, à òàêæå â àíàëîãè÷íûõ ïðèëîæåíèÿõ Open Office, èëè èç Ïðîâîäíèêà MS Windows, èñïîëüçóÿ ñîîòâåòñòâóþùóþ êíîïêó íà ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ óêàçàííûõ ïðèëîæåíèé. Ðåãèñòðèðóåìûå äîêóìåíòû ðàñïðåäåëÿþòñÿ ïî ïîòîêàì, îòðàæàþùèì íîìåíêëàòóðó äåë îðãàíèçàöèè, íàïðèìåð, âõîäÿùèå äîêóìåíòû, èñõîäÿùèå, ïðèêàçû, äîãîâîðà è ò.ä.

Àäìèíèñòðàòîð ñèñòåìû èìååò ïðàâî êîððåêòèðîâàòü èõ (ñîçäàâàòü / óäàëÿòü, äàâàòü íàçâàíèå, ðåãóëèðîâàòü òåêóùåå çíà÷åíèå ñ÷åò÷èêîâ, ñîñòàâ ðåêâèçèòîâ, çíà÷åíèÿ ñëîâàðåé è ñïðàâî÷íèêîâ). Ïðè íåîáõîäèìîñòè âîçìîæíà ìîäèôèêàöèÿ ÐÊÊ ïîòîêîâ èëè ñîçäàíèå íîâûõ òèïîâ ïîòîêîâ.

 íåêîòîðûõ îðãàíèçàöèÿõ (íàïðèìåð, èç ãîñóäàðñòâåííîãî ñåêòîðà) íåëüçÿ èçáåæàòü ïîëíîãî îòêàçà îò îáðàùåíèÿ áóìàæíûõ äîêóìåíòîâ. Ñïåöèàëüíî äëÿ òàêèõ îðãàíèçàöèé â Å1 Åâôðàò ðåàëèçîâàíà âîçìîæíîñòü ïåðåâîäà âñåõ ñóùíîñòåé ñèñòåìû (äîêóìåíòîâ, ðåãèñòðàöèîííî-êîíòðîëüíûõ êàðòî÷åê, ñîãëàñîâàíèé, ïîðó÷åíèé è ò.ä.) â áóìàæíûé âèä ÷åðåç ïå÷àòü. Ïîääåðæêà ýëåêòðîííî-áóìàæíîãî äîêóìåíòîîáîðîòà â Å1 Åâôðàò ïîçâîëÿåò èñïîëüçîâàòü áóìàæíûå äîêóìåíòû òîëüêî òîãäà è òàì, ãäå ýòî äåéñòâèòåëüíî íåîáõîäèìî. Íàïðèìåð, ïðè ïîäãîòîâêå ê àóäèòîðñêîé ïðîâåðêå êîìïàíèè âñå ýëåêòðîííûå äîêóìåíòû áåç óñèëèé ìîãóò áûòü ïåðåâåäåíû â áóìàæíûå êîïèè.

· Ðåãèñòðàöèÿ áóìàæíûõ è ýëåêòðîííûõ äîêóìåíòîâ â ñîîòâåòñòâèè ñ òðåáîâàíèÿìè ÃÑÄÎÓ;

· Ïîääåðæêà íîìåíêëàòóðû äåë è èíäèâèäóàëüíàÿ íàñòðîéêà ïàïî÷íîé ñòðóêòóðû äîêóìåíòîâ;

· Ïîääåðæêà ìàðøðóòîâ äâèæåíèÿ äîêóìåíòîâ (ïîñëåäîâàòåëüíûå, ïàðàëëåëüíûå, ñâîáîäíûå ìàðøðóòû, ìàðøðóòû ñ óñëîâèÿìè, îòñðî÷êè);

· Øèðîêèå âîçìîæíîñòè ïî ðåãèñòðàöèè ýëåêòðîííûõ âåðñèé äîêóìåíòîâ (ðåãèñòðàöèÿ èç ýëåêòðîííîé ïî÷òû è web_ôîðì, ïîääåðæêà ïîòîêîâîãî ñêàíèðîâàíèÿ, ðåãèñòðàöèÿ ôàéëîâ ëþáîãî ôîðìàòà);

· Ïðåäîñòàâëåíèå ðàçâèòûõ âîçìîæíîñòåé ïîèñêà (àòðèáóòèâíûé, ðàñøèðåííûé, ïîëíîòåêñòîâûé ïîèñê ñ ó÷åòîì ìîðôîëîãèè ðóññêîãî ÿçûêà, ïîääåðæêà äèíàìè÷åñêèõ ïàïîê ïîèñêà);

· Ñîõðàíåíèå èñòîðèè ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè (ó÷åò âðåìåíè è àâòîðîâ âñåõ äåéñòâèé ñ äîêóìåíòîì, ñîõðàíåíèå ðàáî÷èõ êîììåíòàðèåâ, ïîääåðæêà âåðñèîííîñòè ïðèñîåäèíåííûõ ôàéëîâ);

· Ïîääåðæêà ñìåøàííîãî äîêóìåíòîîáîðîòà (ïîäãîòîâêà áóìàæíûõ äîêóìåíòîâ è îò÷åòîâ ïî øàáëîíàì, âûâîä íà ïå÷àòü ðåãèñòðàöèîííîé êàðòî÷êè äîêóìåíòà, ó÷åò ìåñòà õðàíåíèÿ îðèãèíàëîâ äîêóìåíòîâ);

· Îáåñïå÷åíèå èíôîðìàöèîííîé áåçîïàñíîñòè (ïîääåðæêà ÝÖÏ, øèôðîâàíèÿ äàííûõ, ïðîòîêîëèðîâàíèÿ, ðàçãðàíè÷åíèÿ ïðàâ äîñòóïà è ñèñòåìû ðîëåé, íàëè÷èå âñòðîåííûõ ñðåäñòâ êîíòðîëÿ öåëîñòíîñòè äàííûõ è àâòîìàòè÷åñêîãî ðåçåðâíîãî êîïèðîâàíèÿ);

· Àâòîìàòè÷åñêàÿ ãåíåðàöèÿ íîìåðà è äàòû äîêóìåíòà;

· Èñïîëüçîâàíèå ñëîâàðåé, ñïðàâî÷íèêîâ è êëàññèôèêàòîðîâ ïðè çàïîëíåíèè ÐÊÊ;

· Êîíòðîëü çàïîëíåíèÿ ïîëåé ÐÊÊ;

· Ïðîâåðêà íîâûõ äîêóìåíòîâ íà äóáëèðîâàíèå ïî çàäàííûì ðåêâèçèòàì ÐÊÊ;

· Ðàáîòà ñ ïðîåêòàìè äîêóìåíòîâ;

· Óíèêàëüíûå òåõíîëîãèè àâòîìàòèçàöèè ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòà (Drag&Recog, àâòîïðîöåññèíã, àâòîèìïîðò);

· Íàëè÷èå èíñòðóìåíòîâ äëÿ àíàëèçà äîêóìåíòîîáîðîòà, ñîçäàíèÿ îò÷åòîâ, à òàêæå êîíòðîëÿ èñïîëíèòåëüñêîé äèñöèïëèíû ñîòðóäíèêîâ (âîçìîæíîñòü ïîñòðîåíèÿ îò÷åòîâ è àíàëèòè÷åñêèõ ñïðàâîê, àâòîìàòè÷åñêîå âåäåíèå æóðíàëîâ);

· Óäîáíîå ñîçäàíèå ñîáñòâåííûõ ôîðì äîêóìåíòîâ áåç ïðîãðàììèðîâàíèÿ ñ èñïîëüçîâàíèåì ãðàôè÷åñêîãî äèçàéíåðà

2.4 Èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íàÿ ðàáîòà ïî äîêóìåíòàì â àâòîìàòèçèðîâàííîé ñèñòåìå óïðàâëåíèÿ «Äåëî»

Ñèñòåìà ïðåäîñòàâëÿåò øèðîêèå ïîèñêîâûå âîçìîæíîñòè äëÿ áûñòðîãî è óäîáíîãî ïîëó÷åíèÿ ëþáîé èíôîðìàöèè, íàêîïëåííîé è ñîõðàíåííîé â áàçå äàííûõ. Îíà ïîçâîëÿåò ìãíîâåííî íàõîäèòü äîêóìåíòû, ïîðó÷åíèÿ è ïðîåêòû äîêóìåíòîâ ïî çíà÷åíèþ ëþáûõ ðåêâèçèòîâ è èõ ïðîèçâîëüíîìó ñî÷åòàíèþ. Òàêæå âîçìîæåí ïîëíîòåêñòîâûé ïîèñê ïî ñîäåðæàíèþ ôàéëîâ, ïðèêðåïëåííûõ ê ðåãèñòðàöèîííûì êàðòî÷êàì.

Ïîëüçîâàòåëÿì äîñòóïíî ñîçäàíèå ïîèñêîâûõ çàïðîñîâ ëþáîé ñëîæíîñòè è èõ ñîõðàíåíèå äëÿ ïîñëåäóþùåãî ìíîãîêðàòíîãî èñïîëüçîâàíèÿ. Ïîèñêîâûé çàïðîñ ìîæåò áûòü ñôîðìèðîâàí êàê «ñ íóëÿ», òàê è íà îñíîâå ðàíåå ñîçäàííîãî øàáëîíà.  îäíîì çàïðîñå ìîãóò ñî÷åòàòüñÿ ðàçëè÷íûå âèäû ïîèñêà: íà òî÷íîå ñîâïàäåíèå, ïî ðàçëè÷íûì äèàïàçîíàì çíà÷åíèé è äð.

Äëÿ óäîáñòâà äîñòóïà îòîáðàííûå â ðåçóëüòàòå ïîèñêà äîêóìåíòû ìîæíî õðàíèòü â ïåðñîíàëüíûõ ïàïêàõ ïîëüçîâàòåëåé èëè ðàñïå÷àòàòü â âèäå ïåðå÷íÿ.

Ìåõàíèçìû ðóáðèêàöèè äîêóìåíòîâ (îòíåñåíèÿ ê îïðåäåëåííîé òåìå) è èõ ñâÿçûâàíèÿ ìåæäó ñîáîé ïîçâîëÿþò áûñòðî, òî÷íî è áåç äîïîëíèòåëüíûõ óñèëèé íàõîäèòü âñå äîêóìåíòû ïî îïðåäåëåííîé òåìàòèêå èëè âîïðîñó è ïðè íåîáõîäèìîñòè ëåãêî ðàçáèðàòüñÿ â èñòîðèè ïðîáëåìû.

Ñëåäóåò îòìåòèòü, ÷òî âîçìîæíîñòè ïîèñêà äîêóìåíòîâ äëÿ êàæäîãî ïîëüçîâàòåëÿ îïðåäåëÿþòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ íàñòðîåííûìè äëÿ íåãî ïðàâàìè äîñòóïà ê èíôîðìàöèè. Íàïðèìåð, ìîæíî îãðàíè÷èòü äîñòóï ê äîêóìåíòàì êàêîé-ëèáî êàðòîòåêè, ãðóïïû èëè ãðèôà ñåêðåòíîñòè.

 ñèñòåìå ñóùåñòâóþò âñòðîåííûå èíñòðóìåíòû äëÿ ïîëó÷åíèÿ ôîðìàëèçîâàííûõ îò÷åòîâ, ïðåäîñòàâëÿþùèõ ïîëíóþ èíôîðìàöèþ î õîäå ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè (â äîïîëíåíèå ê ñòàíäàðòíîìó ïîèñêîâîìó ìåõàíèçìó).

Ýòà ôóíêöèÿ ïîçâîëÿåò ìãíîâåííî ïîëó÷àòü èíòåðåñóþùèå ðóêîâîäñòâî ñòàòèñòè÷åñêèå äàííûå ïî äîêóìåíòîîáîðîòó â ñîîòâåòñòâèè ñ çàäàííûìè ïàðàìåòðàìè. Ñèñòåìà àâòîìàòè÷åñêè îáðàáàòûâàåò äàííûå è ïðåäñòàâëÿåò èõ â âèäå ãîòîâîãî äîêóìåíòà â ôîðìàòå Word ñ âîçìîæíîñòüþ âûâîäà íà ïå÷àòü ñðåäñòâàìè òåêñòîâîãî ðåäàêòîðà.

Ïîëüçîâàòåëÿì äîñòóïíî ïîëó÷åíèå ñëåäóþùèõ îò÷åòíûõ ôîðì:

· Ñâåäåíèÿ î äîêóìåíòîîáîðîòå.

· Ñâîäêà îá èñïîëíåíèè.

· Ñïðàâêà-íàïîìèíàíèå îá èñïîëíåíèè ïîðó÷åíèé.

· Ñâåäåíèÿ î äîêóìåíòîîáîðîòå ïî êîððåñïîíäåíòàì è ãðàæäàíàì.

· Ñâåäåíèÿ î ðàáîòå äîëæíîñòíûõ ëèö/ïîäðàçäåëåíèé ñ äîêóìåíòàìè.

· Óäàëåííûé äîñòóï ê äàííûì è ôóíêöèÿì

 ñèñòåìå «ÄÅËλ ðåàëèçîâàí ïîëíîöåííûé web_èíòåðôåéñ äîñòóïà êî âñåì äàííûì è ôóíêöèÿì (Îïöèÿ «ÄÅËÎ — WEB»), ïîçâîëÿþùèé ðàáîòàòü ñ äîêóìåíòàìè ÷åðåç InternetIntranet. Äëÿ óñïåøíîé îðãàíèçàöèè óäàëåííîé ðàáîòû äîñòàòî÷íî web_áðàóçåðà Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (è âûøå) èëè ïîëíîñòüþ ñîâìåñòèìîãî ñ íèì ïðîãðàììíîãî îáåñïå÷åíèÿ.

«ÄÅËÎ-WEB» ïðåäîñòàâëÿåò ïðàêòè÷åñêè âñå îñíîâíûå âûøåîïèñàííûå ôóíêöèîíàëüíûå âîçìîæíîñòè:

· ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ; (Ïðèëîæåíèå 8)

· ðåãèñòðàöèÿ ñâÿçàííûõ äîêóìåíòîâ;

· ïðèêðåïëåíèå ôàéëîâ ê ÐÊ;

· çàâåðåíèå è ïðîâåðêà ÝÖÏ ïðèêðåïëåííûõ ê ÐÊ ôàéëîâ;

· âûíåñåíèå ðåçîëþöèé ïî äîêóìåíòó è êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ;

· ââîä îò÷åòîâ îá èñïîëíåíèè ïîðó÷åíèé;

· ðàáîòà â ïàïêàõ êàáèíåòà (ïðîñìîòð ïîñòóïèâøèõ â êàáèíåò äîêóìåíòîâ); (Ïðèëîæåíèå 9)

· ñîãëàñîâàíèå (âèçèðîâàíèå) è ïîäïèñàíèå ïðîåêòîâ äîêóìåíòîâ;

· ïîèñê äîêóìåíòîâ è ïîðó÷åíèé ïî çíà÷åíèÿì èõ ðåêâèçèòîâ;

· ïîëíîòåêñòîâûé ïîèñê äîêóìåíòîâ;

· èñïîëüçîâàíèå ðàçíîîáðàçíûõ âñòðîåííûõ ïîèñêîâûõ çàïðîñîâ;

· ðàçãðàíè÷åíèå ïðàâ äîñòóïà ê äàííûì è ôóíêöèÿì. (Ïðèëîæåíèå 10)

Óíèâåðñàëüíûé âåá-äîñòóï êî âñåì êîðïîðàòèâíûì äîêóìåíòàì è âîçìîæíîñòü ýôôåêòèâíîé óäàëåííîé ðàáîòû ñ íèìè ïîçâîëÿþò ñèñòåìå «ÄÅËλ ñòàòü ïîëíîöåííîé îñíîâîé äëÿ ôîðìèðîâàíèÿ åäèíîãî èíôîðìàöèîííîãî ïðîñòðàíñòâà â îðãàíèçàöèè ëþáîãî ìàñøòàáà è óðîâíÿ. Îïöèÿ «ÄÅËÎ-WEB» — íåîáõîäèìîå ðåøåíèå äëÿ ïðåäïðèÿòèé ñ òåððèòîðèàëüíî ðàñïðåäåëåííîé ñòðóêòóðîé. Áëàãîäàðÿ íîâûì âîçìîæíîñòÿì, ñîòðóäíèêè óäàëåííîãî ôèëèàëà, íå èìåþùèå âîçìîæíîñòè ïîäêëþ÷èòüñÿ ê ëîêàëüíîé ñåòè «îñíîâíîé êîìïàíèè», ñòàíîâÿòñÿ ðàâíîïðàâíûìè ó÷àñòíèêàìè äîêóìåíòîîáîðîòà â ðàìêàõ âñåãî ïðåäïðèÿòèÿ.

Àêòèâíîå èñïîëüçîâàíèå óäàëåííîãî äîñòóïà ñîçäàåò ïðåäïîñûëêè äëÿ óâåëè÷åíèÿ ìîáèëüíîñòè ïåðñîíàëà. Ðóêîâîäèòåëè è ñïåöèàëèñòû, íàõîäÿùèåñÿ âíå îôèñà (â ñëóæåáíûõ ïîåçäêàõ, êîìàíäèðîâêàõ è ò.ï.), èìåþò âîçìîæíîñòü ó÷àñòâîâàòü â ïðèíÿòèè ðåøåíèé ïî äîêóìåíòàì, èõ èñïîëíåíèè è êîíòðîëå.

Ïðèìåíåíèå âåá-òåõíîëîãèé ïîçâîëÿåò çíà÷èòåëüíî óïðîñòèòü àðõèòåêòóðó êîðïîðàòèâíîé ñèñòåìû äîêóìåíòîîáîðîòà, ïîñêîëüêó íå òðåáóåò óñòàíîâêè íà ðàáî÷èõ ìåñòàõ ïîëüçîâàòåëåé îñíîâíîãî êëèåíòñêîãî ïðèëîæåíèÿ. Ðàáîòà ñàìèõ ïîëüçîâàòåëåé ñèñòåìû òàêæå óïðîùàåòñÿ, áëàãîäàðÿ èíòóèòèâíî ïîíÿòíîìó è ïðîñòîìó â èñïîëüçîâàíèè èíòåðôåéñó.

3. Ïðåèìóùåñòâà è íåäîñòàòêè âíåäðåíèÿ àâòîìàòèçèðîâàííîé ñèñòåìû ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ

Ñîâðåìåííûå ñèñòåìû îáåñïå÷èâàþò ïîâûøåíèå ýôôåêòèâíîñòè ðàáîòû îðãàíèçàöèè çà ñ÷åò àâòîìàòèçàöèè öåëîãî êîìïëåêñà ïðîöåäóð è ïðîöåññîâ, à èìåííî:

· äîêóìåíòû íå òåðÿþòñÿ — âñå äîêóìåíòû (âõîäÿùèå è èñõîäÿùèå) ðåãèñòðèðóþòñÿ â ñèñòåìå õðàíèëèùà â íåé â ýëåêòðîííûõ âåðñèÿõ;

· ñîçäàåòñÿ åäèíîå õðàíèëèùå äîêóìåíòîâ — íàéòè íóæíûé äîêóìåíò ìîæåò ëþáîé ñîòðóäíèê îðãàíèçàöèè çà ñ÷èòàííûå ìèíóòû — äëÿ ýòîãî äîñòàòî÷íî âîñïîëüçîâàòüñÿ ïîèñêîì ïî ñèñòåìå, è, ÷òî âàæíî, äàæå íàõîäÿñü âíå îôèñà ìîæíî ÷åðåç ñèñòåìó íàéòè âñå íåîáõîäèìûå äîêóìåíòû;

Рассмотренная в
предыдущих
разделах
технология
работы с
документами– это
традиционные
процедуры по
обработке документов,
большинство из
которых впервые
были описаны
еще в
Генеральном регламенте
Петра 1
(1720 г.)
и получили
дальнейшее обоснование
и развитие
в ходе
реформ
сначала царского,
а затем
советского государственного аппарата.

В современном делопроизводстве можно выделить следующие

особенности:

  • сохранение
    исторически
    сложившихся
    традиций в
    обработке документов;

  • преимущественное
    использование
    документов на
    бумажных носителях, а не электронных
    документов;

  • выполнение
    трудоемких
    процедур по
    согласованию
    большинства документов, далеко
    не всегда
    обоснованному
    объективными причинами
    (например,
    сложностью
    принятия
    управленческих
    решений в
    нынешних
    экономических
    условиях) и
    зачастую
    вызванному
    боязнью личной
    ответственности
    со стороны
    многих
    должностных
    лиц и
    ответственных исполнителей;

  • обязательное применение регистрационных форм для

исключения утраты
документов и
подтверждения
фактов их
передачи исполнителям (исключение
безрегистрационного делопроизводства);

  • ведение контроля
    за исполнением
    почти всех
    поступающих
    и создаваемых
    документов в
    связи с
    низким уровнем
    исполнительской

дисциплины у многих работников;

  • нередкое проявление
    работниками
    пренебрежительного
    отношения к «бумагам», мешающим «живой,
    творческой работе».

Эти особенности
российского
делопроизводства
не позволяют
напрямую использовать
средства
электронного
управления документацией,
предлагаемые в
разработках
зарубежных
специалистов.
Многолетняя
практика
автоматизации делопроизводства
в нашей
стране
показала, что
именно отечественные
системы
электронного
документооборота
наиболее
приемлемы для
внедрения в
российских
организациях с
их традиционной спецификой.

Казалось бы,
использование
компьютерных
технологий в
делопроизводстве
должно было
коренным
образом изменить
весь порядок
работы с
документами.
Однако глобальных
изменений не
произошло, так как
процессы создания
и движения
документов зависят,
прежде всего,
не от
наличия
или отсутствия
технических средств,
а от
принятых в
системе
управления норм,
правил и
традиций, большая
часть которых
имеет законодательное
или нормативно-методическое
закрепление,
а основная
масса
документов продолжает оформляться
на бумажном носителе.

В связи с этим принципы документооборота иего основные

этапы в
целом остаются
неизменными, а
автоматизация
долгое время
позволяла лишь
уменьшить
трудоемкость
рутинных ручных
операций по
обработке
документов,
особенно при
подготовке
проектов новых
документов, ведении
контроля за
исполнением
документов и
осуществлении информационно-поисковой
работы.

Как известно
из теории,
эффективность
информационных
систем управления
(ИСУ) обеспечивается
значительными
объемами типовых

организационно-технологических
процедур
при обработке
информации (А),
принятии решений
(Б) и
использовании
совокупности автоматизированных
рабочих мест (В).

Основная типология и реализация информационных систем

управления может быть представлена
схематически:

ИСУ
(ин
формационная
система
управления)

Документная
информация

Совокупность
условий

(персонал,
средства,
концепция,
маркетинг)

Система
АРМ.
Программные

оболочки.

Анализ поэтапной реализации предложенной
схемы позволяет сделать важные
практические выводы.

А. Информация
поступает на
все уровни
управления, где
ее учитывают и
обрабатывают.
Технология ДОУ
состоит,
в сущности,
из организационно-технических,
логических
и творческих
операций и
функций в сфере управления.

Организационно-технологические функции связаны, прежде

всего, с
формированием
документально-информационных
потоков (ДИП),
разработкой
графиков
документооборота
и процедур,
связанных с
получением,
регистрацией,
транспортировкой
и хранением
документной
информации.
Весьма существенны
при этом
и различные
типовые расчеты:
составление
справок, прием,
учет и выпуск
документов;
контроль
исполнения;
прием и
выдача оперативных
данных;
планирование и
прогнозирование.Не
подлежит сомнению, чтоэти
операции
характеризуются
повторяемостью
и простотой
алгоритма. Не
случайно,
что для
их выполнения
не требуется затрат высококвалифицированного
персонала.

Логические функции
включают в
себя более
сложные алгоритмы
и программы по отработанным ранее технологическим операциям.

Такого рода действиями
могут быть
разработки
документов по
материально-техническому
снабжению,
реализации
продукции, исследованию
рынка, по
созданию
бизнес-плана.
Подготовка
такого рода
документной
информации
требует
специальных
знаний и
накопленного ранее опыта.

Творческая деятельность
отображает
действия
руководителя
и

специалиста,
направленные
на принятие нестандартных,
оригинальных
решений при дефиците информации.
Подобная

деятельность
предполагает
возможность
риска со
стороны
персонала, принимающего
решения.
Методология
принятия
решения при этом
включает в
себя и
набор
логических
операций: анализ
и синтез, расчет
и прогноз,
абстракцию
и конкретизацию,
субъектно- объектные
отношения.

Таблица №1. Затраты времени на информационно
документационные функции
управленческого персонала

персонала

организационно

логические творческие

Из таблицы
очевидно, что
подавляющая
доля затрат
времени приходится
на реализацию
технических
и логических
операций, присущих
менеджерам
низового уровня
и техническим
исполнителям. Современный
технический
и технологический
уровень
развития электронно-вычислительной
техники позволяет
с достаточно
высокой экономической
эффективностью
механизировать
и автоматизировать
информационно-документационное
обеспечение.

Категории

Информационные
функции

технологические

Менеджеры
высшего
звена

15

25

60

Менеджеры
среднего
звена

30

40

30

Менеджеры
низового
звена

80

15

5

Специалисты

20

50

30

Технические
исполнители

85

13

2

Б. На
практике
большинство
отклонений и
сбоев в
работе
организаций
достаточно
предсказуемы,
так как
связаны с
повторением
традиционного
набора
управленческих
решений по
их
предупреждению и
устранению.
Случайные
отклонения
возникают обычно
на базе
традиционных,
поэтому и
спектр решений
по их
устранению может
быть скорректирован
с помощью
информационной системы.
Достижение
положительного
эффекта возможно
с помощью
ведения базы
данных
(БД) и
базы
знаний (БЗ)
при реализации
соответствующего рода деятельности.

База данных
представляет
собой совокупность
сведений, образующих
общность
целевых,
ситуационных,
проблемных, конструктивных
и побочных
(непредсказуемых)
эффектов. БД
позволяет свести
функции
руководителя
или специалиста
к нахождению
аналогичных
сведений и
данных, анализу
и синтезу
их с целью
прагматического использования.

База знаний
содержит, как
правило,
программное
обеспечение
для реализацииситуационного анализа, предварительной оценки и

сопоставления,
апробированных
и новых
управленческих
задач, поставленных перед конкретным
исполнителем.

Органическая связь
БД и
БЗ, таким
образом, достаточно
перспективна для
подготовки
различных
вариантов
управленческих решений.

Примером такого рода может быть организация обработки

служебной
корреспонденции
в канцелярии
Президента
Франции, в
которой
занято
свыше

90 сотрудников,
оснащенных АРМ
на базе
современных
компьютерных систем.
О возможности
автоматизации
документационного
обеспечения можно
судить по
тому,
что на
200 типовых
запросов и
обращений компьютер
способен
самостоятельно
предоставить
совет или вариант
решения
с указанием
срока выполнения
и конкретного
исполнителя.
Документная
информация
передается по
конкретным адресам
для оперативного
исполнения
и контроля.
Нетипичные для
БД запросы
поступают для
ответа специалистам.
В процессе
наполнения БД
достаточным
количеством
ответов и
результатов их
выполнения подобные
и нетипичные
запросы переходят
в разряд
типовых и, следовательно, могут
обрабатываться автоматически.

В. Автоматизированное
рабочее место
(АРМ) представляет
собой

совокупность
технических,
программных,
математических
и информационных
средств
для существенного
повышения
эффективности процессов
машинной обработки
информации и
принятия
решения человеком.

Современной наукой
разработаны
АРМ администратора,
экономиста-плановика,
диспетчера,
юриста, инспектора,
инженера- технолога,
конструктора,
исследователя,
контролера,
эксперта, секретаря-референта
и т.д.
На основе
базовых
моделей функциональных
АРМ создаются
наборы
для специалистов
различного уровня и большинства
отраслей народного хозяйства.

Для обеспечения
целостности и
гибкости систем
управления и
производства
современной
практикой
реализованы
достаточно разнообразные
комплексы
совместимых
АРМ, включающих
в себя
возможности АРМ,
АСУ, САПР;
коммуникативные
средства; технические, программные
и информационные средства.

Современные АРМ фактически исключают дублирование и

промежуточные звенья
при вводе,
приеме и
передаче
информации. При
этом существенно
повышаются
достоверность,
оперативность
и ценность информации.

В методологии
программного
обеспечения
(ПО) неоценимую
роль

играет принципиально
новая концепция
построения АРМ
— МУЛЬТИМЕДИА, которая
обеспечивает
многообразие
одновременно предоставляемой информации,
основанное
на цифровой
обработке аналогового видеосигнала.

МУЛЬТИМЕДИА включает
в себя
персональный
компьютер
и пакеты
программ, реализующие звуковые
и видеоэффекты, систему

искусственного
интеллекта
и возможности
обработки
альтернативной информации.

Современные АРМ без преувеличения можно считать подлинной

революцией в
сфере
обработки
документной
информации,
повышающей не
только оперативность
обработки
информации, но
и качественные
характеристики самой информации.

Понятие «информация»
в настоящее
время приобрело,
в отличие
от традиционного,
обыденного,
некоторый
технократический
оттенок в применении к любому потоку
цифр, слов и предложений.

Результат не
замедлил
сказаться:
многочисленные
базы данных
стали переполняться
излишними,
повторяющимися
и порой
недостоверными сведениями.

Даже столь
впечатляющее
достижение в
сфере информационных
технологий, как
Интернет,
оказалось
несвободным от
этого недостатка.

Для руководителя
и специалиста,
занятого в
народном хозяйстве,
понятие
«информация»
имеет ярко
выраженный потенциальный
(ресурсный)
характер,
обеспечивающий
выработку
управляющих воздействий.

Существенной чертой
современности
является то,
что все
коммуникативные
средства и
организационные
структуры
основаны на
технологиях получения,
обработки,
передачи и
хранения
данных. Данные

это совокупность
сообщений,
результатов
мыслительной деятельности,
сведений самого
различного
происхождения, характера,
вида и
назначения. В
этом случае
информация —
это поток
данных, несущих
в себе
новизну и
полезность
для руководителя, принимающего
решение.

Документная
информация,
являясь частным
случаем информации,
представляет собой
совокупность
достоверных
данных, имеющих
ярко выраженный
организационно-распорядительный
и справочный
характер.

Информационная
система управления
(ИСУ) представляет
собой совокупность
организационно-технических,
технологических
и методических
средств
управления
(ПЭВМ, телефон,
факс и
др.), обеспечение
рабочего места
(мебель, сейфы
и др.),
профессионализм
руководителей
и специалистов
производства,
общую грамотность
и информационную
культуру,
систему
документационного
обеспечения и собственно информацию.

Иерархия составляющих
ИСУ должна
быть органичной,
а сама система
играть
стимулирующую,
активизирующую
роль при
ограниченности ресурсов.
Так, при
традиционной
(ручной) обработке
информации
(машинописные
работы, вычисления
на калькуляторах,
делопроизводство
в папках
и картотеках)
целесообразно
использовать
специалистов
со средним
образованием в области информатики.

Система документооборота
в процессах
информационно
документационного
обеспечения
играет существенную
роль в
формировании внешней
и рабочей
среды, обеспечивающей
так называемый
информационный
комфорт: получение
нужной
информации в
нужное время.
Именно поэтому
формирование
данной системы
есть прерогатива
специалиста по
организации
управления
(менеджера), а
не специалиста
по информатике,
знакомого лишь
с элементами
теории организации.
На практике,
к сожалению,
реализация документооборота
(даже на
крупных
предприятиях)
осуществляется канцеляриями,
не
располагающими
кадрами,
компетентными
в вопросах управления.

Особое значение
в реализации
систем
документооборота
имеют наиболее общие
параметры
информации,
которые можно
классифицировать по двум составляющим:

  • объективная-овеществленная
    в товаре;

  • субъективная, отраженная,
    созданная человеком.

Товар как
потребительная
стоимость создает
объективную информацию.
Однако
основное
содержание
информационных
потоков составляет
субъективная
информация.
Субъективно-объективные
отношения в
отраженной
информации
зависят от
обилия
факторов, в
том числе
от профессионализма,
организационной
и информационной
культуры руководителя,
соотношения
потребностей и
интересов, сложности
процесса трудовых
затрат
на управление,
технического уровня средств
управления.

Таким образом,
в то
время, когда
источник
информации носит
объективный характер,
информация о
нем субъективна,
так как
информационные
процессы (сбор,
обработка
и доведение
информации) осуществляются
человеком,
который может
выступить и
организатором
информации
(документной,
прежде всего).
В процессах
документооборота
субъективность
информации,
по сути,
закладывается самой
технологией на
начальных этапах
работы с
документами.

Понятие «информация»
немыслимо
без двустороннего
взаимодействия
источника
(информатора)
и абонента
(информанта), которые
реализуются
одновременно в
феномене человека.
Так, при
управленческом
воздействии
на объект
управления,
руководитель механизмом
обратной связи
получает
информацию о
ходе воздействия
и результатах деятельности управляемого
объекта.

В процессе
информационно-документационного
обеспечения субъект
управления
призван отделить ценную
информацию от

«шумовой», выделить
приоритетную
часть, позволяющую
анализировать
реальное состояние
системы и
подготовить
обоснованное решение.

Говоря о
наиболее
существенных
характеристиках
информации, представляется
целесообразным
выделить: объем (количество),

достоверность
(истинность),
ценность,
насыщенность (информативность),
открытость (достоверность).

Объем информации предпочтительно связывать с количеством

символьной и
воспринимаемой
информации.
Объем
символьной информации
определяется
количеством
букв, знаков,
символов и
обозначается в
единицах символов
или байтах.
Объем воспринимаемой
информации
связан с
полнотой
(достоверностью)
информации о
каком-либо
объекте,
необходимой и
достаточной для
принятия компетентного
решения. Он
зависит от
обилия
символов, формы
представления
(текст, графика,
формула, звук),
времени, затраченного
на обработку,
сложности
информации или
способов ее
обработки,
индивидуальных
свойств
информанта,
реального состояния
объекта
управления
(актуальность,
агрегатное
состояние объекта).

Объем воспринимаемой
информации
включает в
себя три
уровня: уровень
информационной
избыточности
и информационного
дефицита, требуемый уровень
информации.

Информационная
избыточность
сведений об
объекте управления
позволяет повысить
качество решения,
однако требует
увеличения времени
на принятие
решения и
повышает стоимость
информации. Нередко
в практике
принятие важных
и ответственных
решений ведет
к созданию
избыточности
информации.
Наиболее простой
путь к этому— дублирование
данных.

Дефицит (недостаток)
информации
ощутим как
при выработке,
так и
при принятии
решения, так
как увеличивает
степень неопределенности
и риска.
В связи
с этим
для повышения
вероятности
правильного
решения применяют
современные
экономико-
математические
методы, успешно
реализуемые с
помощью ЭВМ.
Дефицит информации
довольно часто
возникает в
условиях сокрытия
сведений при
монополизации
информации.
Монополизация
отчетливо проявляется
при засекречивании
(обоснованном
или необоснованном)
определенного объема
информации или
в стремлении
отдельных руководителей или
организаций
иметь
исключительные
права на
обладание информацией
для повышения
своего общественного
и имущественного
статуса. В
этом случае
демократизация информационных
процессов
обеспечивает
широкий доступ к информации
самого различного
характера
через различные
каналы связи.
Международная
научно-техническая
практика,
освоив
всемирную сеть
Интернет,
продемонстрировала
широчайшие возможности (и, увы,
недостатки) такого рода.

Требуемый (задаваемый)
уровень информации
является величиной

или понятием
субъективным.
Он
определяется
потребностями конкретного
пользователя
(абонента),
которые позволяют
учитывать индивидуальность человека.

На практике
концепция
АРМ в
значительной
мере комфортно
и предметно
реализует
эту принципиальную
характеристику информации.

Достоверность
информации
связана с
процессом
адекватности
отражения реальных
сведений в
общем объеме
воспринимаемой информации.
Специалисты
в области
информатизации
отмечают наличие
трех уровней
достоверности:
абсолютного
(100 %),
достоверного (более
80 %),
негативного
(менее 80
%). Достоверность
в значительной
мере зависит
от технологии
документооборота,
реализованной
в средствах
механизации и
автоматизации: чем
меньше живого
труда персонала
используется в
сборе, обработке,
передаче и
хранении
информации, тем
выше ее
достоверность.

Из практики
известно,
что об
одном
и том
же событии
можно

получить самую
противоречивую
информацию в
зависимости от
технологии и
аспектов
ее
аналитико-синтетической
обработки. Опыт
работы служб
документационного
обеспечения
подтверждает,
что достоверность
информации
существенно
зависит от
временных параметров
реализации
документооборота.
Так, запаздывание
абсолютно достоверной
информации может
привести к
ее абсурдности
(к примеру, сведения о курсе акций на
бирже ценных бумаг).

Ценность информации с экономической точки зрения

характеризуется
снижением затрат
различного рода
ресурсов
(энергетики, материалов,
времени, финансов)
на принятие
правильного решения.
Ценность имеет
четыре уровня:
нулевой (без
экономии ресурсов),
средний (сокращение
затрат на
повышение прибыли
более 10
%), высокий
(более
чем вдвое),
сверхвысокий (более чем в 10 раз).

Ценность определяет
информацию как
экономическую
категорию (товар,
имеющий потребительскую
стоимость).
Высокую
ценность имеют,
к примеру,
имитационные
модели
производств,
позволяющие руководителю
обоснованно
предусматривать
возможные
последствия альтернативных
вариантов
принимаемых
решений.
Информационные
услуги среднего
уровня ценности
оказывают, как
правило, консультационные
фирмы, сознающие,
что ценная
информация —
успешно реализуемый
товар. Примером
нулевой ценности
может служить
информация,
дублирующая
известные,
устаревшие или
сообщающая ложные,
ненужные сведения
для принятия
управленческого решения.

Большинство
действующих
автоматизированных
систем управления

документацией
аналогичны по
предлагаемым
функциям и
различаются главным
образом
программными
средствами,
технологическими решениями
конкретных задач
по подготовке
и обработке
организационно-распорядительных
и договорных
документов и
дополнительным, не
стандартным,
сервисом по
выполнению
отдельных операций или процедур.

Приведем в
качестве примера
перечни основных
функций нескольких
наиболее
известных
автоматизированных
систем делопроизводства.

Наименование системы и

организации-разработчика:

«ДЕЛО»

(электронный документооборот)

ООО «Электронные офисные

темы»,

«БОСС — Референт»
Компания «АйТи» и
т.д.

Автоматизированные
технологии
«проникают» в
сферу делопроизводства
постепенно, от
частного к
общему:
первоначально автоматизировали
функцию контроля
исполнения
документов,
затем информационно-поисковые
функции,
позднее подготовку
и согласование документов.

В настоящее
время локальная
автоматизация,
как правило,
не

применяется даже в
небольших
организациях.
Повсеместное распространение
получили
комплексные
системы
автоматизации делопроизводства,
например Lotus Domino/Notes.

Названная система, по мнению специалистов компании

«ИнтерТраст»,
наилучшим образом
подходит для
решения задач
Документационного
обеспечения
управления,
так как
является идеальной коммуникационной
инфраструктурой, объединяющей:

  • почтовую среду
    клиент/сервер корпоративного масштаба;

  • глобальные
    средства доступа и распространения
    информации;

  • средства быстрой
    разработки и
    внедрения
    стратегических прикладных систем
    для коллективной работы;

  • средства
    доступа и создания инфраструктуры WWW.

При выборе
конкретного
программного
продукта для
автоматизации
делопроизводства
следует обратить
внимание на
такие характеристики, как:

  • сфера применения
    предлагаемой
    пользователю
    автоматизированной
    системы
    Документационного
    обеспечения управления:

  • автоматизированные
    технологии для
    решения отдельных
    задач

ДОУ (что
приемлемо для
небольших
организаций)
или комплексная
автоматизация ДОУ
для создания
в организации
единого информационного пространства
(что необходимо
в крупных,
стабильно работающих организациях);

  • соответствие предлагаемых системой решений в целом и

используемых шаблонов
документов
в частности
действующему законодательству
и требованиям
нормативно-методических
документов (типовых
инструкций,
правил,
государственных стандартов и т.п.)
в области ДОУ;

  • обеспечение защиты
    информации (в
    том числе
    персональных
    данных работников организации) от
    несанкционированного доступа;

  • возможность адаптации
    применяемой
    автоматизированной
    системы к
    изменениям в
    работе организации,
    включая изменения
    в оргструктуре,
    штатной
    численности,
    направлениях
    деятельности, составе документов,
    видах информации и т.д.;

  • возможность
    дополнения
    типовых
    технологических
    решений индивидуальными
    разработками
    с учетом
    специфики
    организации-
    заказчика;

  • наличие дополнительных
    сервисных услуг
    при внедрении
    системы (например,
    помимо установки
    и настройки
    программного обеспечения оказание
    услуг по обучению персонала);

  • сопровождение
    системы в
    процессе
    ее дальнейшего
    развития:

оказание разработчиками
консультационных
услуг,
систематическое информирование
пользователей
об изменениях
в нормативно-правовой
базе, совершенствование
системы на
основе последних
достижений в
области программнотехнических и
технологических решений и т.п.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

  • #
  • #
  • #
  • #
  • #

Формы регистрации документов могут быть трех видов:

· журнальная;

· карточная;

· автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

· регистрировать документы на различных рабочих местах;

· организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;

· на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;

· организовать контроль за исполнением документов.

Наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе.

  Автоматизированная форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения. Оно может быть установлено на персональном компьютере или быть сетевым (тогда возможна одновременная работа нескольких исполнителей).

Сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку (рис 1), сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программах различается. Многие из них позволяют самостоятельно добавлять для регистрационных карточек определенной регистрируемой группы документов дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

  Сейчас уже редко в какой организации можно встретить программу, предназначенную только для автоматизации регистрации документов. Повсеместно распространены системы, автоматизирующие все ключевые делопроизводственные процессы.

  Теперь перечислим, какими функциями обладают современные системы автоматизации делопроизводства:

· возможность использования как централизованного, так и децентрализованного способов регистрации с возможностью разграничения прав пользователей на доступ, регистрацию, редактирование, удаление информации по отдельным группам документов;

· однократная регистрация документов. При этом должно отслеживаться движение документов как в электронном, так и в бумажном виде;

· возможность одновременной регистрации документов одной группы несколькими пользователями;

· возможность «связывать» несколько регистрационных карточек документов, имеющих логическую, тематическую или иную связь, и обеспечивать переход из одной карточки документа в другую;

· прикрепление к регистрационной карточке электронного образа или образов документа в виде файлов любых форматов (графических, текстовых, табличных и т.д.). При этом желательно, чтобы система позволяла быстрым и удобным способом сканировать документы на бумажном носителе;

· автоматическое формирование регистрационного номера документа с учетом логики, заложенной в Инструкции по делопроизводству (или в ином нормативном документе организации);

· автоматическая проверка на повторность поступающих документов и выдача пользователю предупреждения в том случае, если регистрируемый документ уже поступал в организацию;

· осуществление быстрого поиска по любому реквизиту или по любой совокупности реквизитов, указанных в регистрационной карточке, и желательно по прикрепленным файлам текстового формата.                                                                     


  Обычно заполнение электронной регистрационно-контрольной карточки происходит быстрее, чем внесение информации в бумажную карточку или журнал. В большинстве автоматизированных систем некоторые поля электронной карточки заполняются путем выбора значений из справочников (или словарей), при этом можно пользоваться механизмом автопоиска или автоподставки. Кроме того, выбор значений из справочников не дает пользователям совершать орфографические ошибки и облегчает дальнейший поиск документов.

  В остальные поля электронной регистрационной карточки информация вводится с клавиатуры. В некоторых системах существует возможность выполнять проверку орфографии введенного текста, а также создание списка стандартных текстов, которые в дальнейшем можно использовать для экономии времени при заполнении полей.

  Большинство автоматизированных систем позволяет распечатывать бумажные карточки с заполненной электронной регистрационной формы. Кроме того, можно выводить на принтер список регистрационных карточек, чтобы иметь возможность сшить эти листы и сформировать, таким образом, полноценный журнал регистрации. Данный функционал систем особенно полезен в переходный момент, когда в организации лишь начинается использование системы автоматизации и сотрудники боятся хранить всю информацию только в электронном виде.

  Однако в настоящее время именно автоматизированная форма регистрации является наиболее эффективной, удобной в работе и ее не нужно дублировать иной формой регистрации.

  Все правила регистрации должны быть подробно изложены в Инструкции по делопроизводству организации. Если этого не сделать, то у сотрудников останется большое поле для творчества. В нерегламентированных ситуациях они будут поступать так, как им больше нравится. А это неприемлемо.

  Вот что необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах организации:

· перечень нерегистрируемых документов;

· перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы должно быть указано:

· место регистрации,

· время и порядок регистрации,

· правило образования регистрационного номера,

· форма, в которой производится регистрация,

· перечень реквизитов, которые заносятся в форму, и правила их заполнения,

· правила учета движения документов после регистрации,

· принцип регистрации: однократная регистрация или же необходимость повторной регистрации при передаче документа в другое подразделение;

· для входящих документов нужно описать порядок действий при повторном поступлении документа в организацию.

[Кузнецов С.Л. «Современные технологии документационного обеспечения управления»: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.]

Заключение

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. 

  Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

· учет документов,

· контроль за их исполнением;

· справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

  Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

· рекламные письма;

· поздравительные письма и телеграммы;

· приглашения;

· программы семинаров, совещаний и конференций;

· печатные издания (книги, брошюры, журналы);

· пакеты с пометкой «лично»;

· копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

· информационные материалы.

  Автоматизированная (электронная) форма регистрации документовведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

  При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

  Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

· быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

· автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

· автоматический контроль за исполнением документа;

· возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

· возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

  Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию. [«Энциклопедия делопроизводства» http://www.edou.ru/enc/razdel31/?COURSE_ID=5&LESSON_ID=110].

Библиография

1.  [«InterTrust» статья «Все секреты регестрации документов» 28.11.2007, http://www.intertrust.ru/analytics/articles/369/].

2.  [«Энциклопедия делопроизводства» http://www.edou.ru/enc/razdel31/?COURSE_ID=5&LESSON_ID=110].

3.  Кузнецов С.Л. «Современные технологии документационного обеспечения управления»: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

Формы регистрации документов могут быть трех видов:

· журнальная;

· карточная;

· автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

· регистрировать документы на различных рабочих местах;

· организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;

· на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;

· организовать контроль за исполнением документов.

Наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе.

  Автоматизированная форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения. Оно может быть установлено на персональном компьютере или быть сетевым (тогда возможна одновременная работа нескольких исполнителей).

Сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку (рис 1), сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программах различается. Многие из них позволяют самостоятельно добавлять для регистрационных карточек определенной регистрируемой группы документов дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

  Сейчас уже редко в какой организации можно встретить программу, предназначенную только для автоматизации регистрации документов. Повсеместно распространены системы, автоматизирующие все ключевые делопроизводственные процессы.

  Теперь перечислим, какими функциями обладают современные системы автоматизации делопроизводства:

· возможность использования как централизованного, так и децентрализованного способов регистрации с возможностью разграничения прав пользователей на доступ, регистрацию, редактирование, удаление информации по отдельным группам документов;

· однократная регистрация документов. При этом должно отслеживаться движение документов как в электронном, так и в бумажном виде;

· возможность одновременной регистрации документов одной группы несколькими пользователями;

· возможность «связывать» несколько регистрационных карточек документов, имеющих логическую, тематическую или иную связь, и обеспечивать переход из одной карточки документа в другую;

· прикрепление к регистрационной карточке электронного образа или образов документа в виде файлов любых форматов (графических, текстовых, табличных и т.д.). При этом желательно, чтобы система позволяла быстрым и удобным способом сканировать документы на бумажном носителе;

· автоматическое формирование регистрационного номера документа с учетом логики, заложенной в Инструкции по делопроизводству (или в ином нормативном документе организации);

· автоматическая проверка на повторность поступающих документов и выдача пользователю предупреждения в том случае, если регистрируемый документ уже поступал в организацию;

· осуществление быстрого поиска по любому реквизиту или по любой совокупности реквизитов, указанных в регистрационной карточке, и желательно по прикрепленным файлам текстового формата.                                                                     


  Обычно заполнение электронной регистрационно-контрольной карточки происходит быстрее, чем внесение информации в бумажную карточку или журнал. В большинстве автоматизированных систем некоторые поля электронной карточки заполняются путем выбора значений из справочников (или словарей), при этом можно пользоваться механизмом автопоиска или автоподставки. Кроме того, выбор значений из справочников не дает пользователям совершать орфографические ошибки и облегчает дальнейший поиск документов.

  В остальные поля электронной регистрационной карточки информация вводится с клавиатуры. В некоторых системах существует возможность выполнять проверку орфографии введенного текста, а также создание списка стандартных текстов, которые в дальнейшем можно использовать для экономии времени при заполнении полей.

  Большинство автоматизированных систем позволяет распечатывать бумажные карточки с заполненной электронной регистрационной формы. Кроме того, можно выводить на принтер список регистрационных карточек, чтобы иметь возможность сшить эти листы и сформировать, таким образом, полноценный журнал регистрации. Данный функционал систем особенно полезен в переходный момент, когда в организации лишь начинается использование системы автоматизации и сотрудники боятся хранить всю информацию только в электронном виде.

  Однако в настоящее время именно автоматизированная форма регистрации является наиболее эффективной, удобной в работе и ее не нужно дублировать иной формой регистрации.

  Все правила регистрации должны быть подробно изложены в Инструкции по делопроизводству организации. Если этого не сделать, то у сотрудников останется большое поле для творчества. В нерегламентированных ситуациях они будут поступать так, как им больше нравится. А это неприемлемо.

  Вот что необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах организации:

· перечень нерегистрируемых документов;

· перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы должно быть указано:

· место регистрации,

· время и порядок регистрации,

· правило образования регистрационного номера,

· форма, в которой производится регистрация,

· перечень реквизитов, которые заносятся в форму, и правила их заполнения,

· правила учета движения документов после регистрации,

· принцип регистрации: однократная регистрация или же необходимость повторной регистрации при передаче документа в другое подразделение;

· для входящих документов нужно описать порядок действий при повторном поступлении документа в организацию.

[Кузнецов С.Л. «Современные технологии документационного обеспечения управления»: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.]

Заключение

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. 

  Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

· учет документов,

· контроль за их исполнением;

· справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

  Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

· рекламные письма;

· поздравительные письма и телеграммы;

· приглашения;

· программы семинаров, совещаний и конференций;

· печатные издания (книги, брошюры, журналы);

· пакеты с пометкой «лично»;

· копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

· информационные материалы.

  Автоматизированная (электронная) форма регистрации документовведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

  При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

  Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

· быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

· автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

· автоматический контроль за исполнением документа;

· возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

· возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

  Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию. [«Энциклопедия делопроизводства» http://www.edou.ru/enc/razdel31/?COURSE_ID=5&LESSON_ID=110].

Библиография

1.  [«InterTrust» статья «Все секреты регестрации документов» 28.11.2007, http://www.intertrust.ru/analytics/articles/369/].

2.  [«Энциклопедия делопроизводства» http://www.edou.ru/enc/razdel31/?COURSE_ID=5&LESSON_ID=110].

3.  Кузнецов С.Л. «Современные технологии документационного обеспечения управления»: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

Производство Автоматизированная форма учета

просмотров — 198

Журнально-ордерная форма учета

В журнально-ордерной форме счетоводства применяются, как правило, два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Ос­новными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Вспомога­тельные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда более подробные (аналитические) показатели по счетам сложно записать непосредственно в журналы-ордера. В этих случаях группировка данных первичных документов осу­ществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей поло­жен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Записи в журналах-ордерах производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов. После внесения всœех необходимых сумм в журналы-ордера в них подсчитываются «вертикальные» и «горизонтальные» ито­ги, которые, в свою очередь, суммируются «по вертикали» и «по горизонтали». «Вертикальные» и «горизонтальные» итоги должны совпадать.

Журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 «Касса» в дебет счетов

Строка № Дата кассового отчета (или за какие числа) и т. д. Итого
               
               
Итого              

Обобщающий учет по результатам журналов-ордеров ведется в главной книге, в которой выводятся конечные остатки по всœем счетам, используемым при составле­нии нового баланса на отчетный период. Полученные итоги представляют собой бухгалтерские проводки для записи на счетах главной книги.

Главная книга

Счет

Месяц Обороты по дебету Оборот по кредиту Сальдо
с кредита счета журнала-ордера №   итого по дебету Д К
             
             

Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, журнально-ордерная форма учета обеспечивает ускоренное дви­жение документов и сокращает число рабочих приемов по обработке, способствует четкому разделœению труда. Совмещение данных синтетического и аналитического учета в одном регистре облегчает проведение экономического анализа.

Автоматизация бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всœем разделам учета начи­ная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности. Современная вычислительная техника обеспечивает автоматизацию полного ком­плекса учетных задач, создает возможность автоматизации процессов сбора, регист­рации первичной информации и передачи ее по каналам связи (или другими спо­собами) в персональный компьютер (ПК). Все это ведет к созданию автоматизи­рованных рабочих мест бухгалтеров, включающих использование персональных компьютеров и другой периферийной техники (сканеры, принтеры и др.).

Сегодня основная часть коммерческих предприятий ведет учет с использованием вычислительной техники на основе различных пакетов прикладных программ (ППП) по бухгалтерскому учету. Разработчиками программных средств выпущено на рынок достаточно большое количество ППП по бухгалтерскому уче­ту; «1С: Бухгалтерия», «Инфобухгалтер», «Турбо-бухгалтер», «БЭСТ», «Галакти­ка», «Парус» и др. Также на предприятиях создаются собственные программы, учи­тывающие специфику конкретного производства.

Полной автоматизации подлежат такие операции, как вычислительная обработка, сортировка информации, печать регистров. Вычислительная техника не только позволяет выполнять работы, ранее производимые вручную, но и сокращает трудоемкость заполнения первичной документации, снижает затраты на подготовку бумажных носителœей информации.

Информация справочного характера вводится в персональный компьютер в начале работы. Текущая учетная информация вводится с первичных документов либо со специальных регистраторов учетных данных по специальным программам, в соответствии с которыми полученная учетная информация может храниться, посту­пать в обработку, выдаваться на экран или печать по запросу.

В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета данные синтети­ческого и аналитического учета формируются в базах данных используемого ППП и ежемесячно выводятся на бумажные носители — выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости, главная книга, отчет и т. п.). Учетным регистром, получаемым с ПК, может быть любой документ, содержащий система­тическую или хронологическую запись. При этом содержание показателœей в выход­ных формах документов должно соответствовать требованиям, предусмотренным законодательством для регистров бухгалтерского учета.

Наряду с выпуском полного комплекта бухгалтерской и налоговой отчетности одной из важнейших задач автоматизированной системы бухгалтерского учета является максимальная автоматизация расчетных процедур, решающих возникающие проблемы.

Читайте также

  • — Автоматизированная форма учета

    Автоматизация бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности. Ин­формация справочного характера… [читать подробенее]

  • — Автоматизированная форма учета

    Применение персональных ЭВМ в учетной работе дает возможность автоматизировать рабочее место бухгалтера, что повышает производительность труда учетных работников, обеспечивает оперативность получения данных.
    Большие возможности современней вычислительной техники… [читать подробенее]

  • — Автоматизированная форма учета

    Начальный этап этих изменений был вызван применением в бухгалтерском учете вычислительной техники, работающей на основе электромеханического принципа. Для ведения бухгалтерского учета использовался комплект машин:
    – перфоратор (машина для пробивания небольших… [читать подробенее]

  • — Автоматизированная форма учета

    Автоматизация бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности. Современная вычислительная техника… [читать подробенее]

  • — Автоматизированная форма учета

    Журнально-ордерная форма учета

    В журнально-ордерной форме счетоводства применяются, как правило, два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Ос­новными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Вспомога­тельные… [читать подробенее]

  • — Автоматизированная форма учета

    Автоматизированная форма бухгалтерского учета базируется на широком использовании в учете ЭВМ.
    Основные черты данной формы следующие:
    — полная автоматизация сбора, передачи, систематизации и обработки информации;
    — использование кроме обычных носителей… [читать подробенее]


  • Adblock
    detector