Автоматизированный бланк заказа

Автоматизация бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета, начиная от сбора первичных учетных

Автоматизация
бухгалтерского учета основывается на
едином взаимосвязанном технологическом
процессе обработки документации по
всем разделам учета, начиная от сбора
первичных учетных данных до получения
бухгалтерской отчетности. Современная
вычислительная техника обеспечивает
автоматизацию полного комплекса учетных
задач, создает возможность автоматизации
процессов сбора, регистрации первичной
информации и передачи ее по каналам
связи (или другими способами) в персональный
компьютер (ПК). Все это ведет к созданию
автоматизированных рабочих мест
бухгалтеров, включающих использование
персональных компьютеров и другой
периферийной техники (сканеры, принтеры
и др.).

В
настоящее время основная часть
коммерческих предприятий ведет учет с
использованием вычислительной техники
на основе различных пакетов прикладных
программ (ППП) по бухгалтерскому учету.
Разработчиками программных средств
выпущено на рынок достаточно большое
количество ППП по бухгалтерскому учету:
«1С:Бухгалтерия»,
«Инфобухгалтер», «Турбо-бухгалтер»,
«БЭСТ», «Галактика», «Парус» и
др. Также на предприятиях создаются
собственные программы, учитывающие
специфику конкретного производства.

При автоматизированной
форме учета для организации комплексной
системы обработки информации по всем
разделам и счетам бухгалтерского учета:

— используются
персональные компьютеры и другие
технические средства;

— используется
универсальная документация и машиночитаемые
носители информации;

— применяется
система классификаторов;

— сохраняется
принцип двойной записи;

— автоматизируются
логические операции по ведению учета;

— применяются
системы регистров определенной
последовательности их изготовления и
способов записи;

— хранение первичной
информации и регистров применяется с
использованием возможности запросного
режима.

Полной
автоматизации подлежат такие операции,
как вычислительная обработка, сортировка
информации, печать регистров. Вычислительная
техника позволяет не только выполнять
работы, ранее производимые вручную, но
и сокращает (благодаря хранению
нормативно-справочной информации в
памяти ПК) трудоемкость заполнения
первичной документации и снижает затраты
на подготовку бумажных носителей
информации.

Информация
справочного характера вводится в
персональный компьютер в начале работы.
Текущая учетная информация – с первичных
документов либо со специальных
регистраторов учетных данных –
производится по специальным программам,
в соответствии с которыми полученная
учетная информация может храниться,
поступать в обработку, выдаваться на
экран или печать по запросу.

В
условиях комплексной автоматизации
бухгалтерского учета данные синтетического
и аналитического учета формируются в
базах данных используемого ППП и
ежемесячно выводятся на бумажные
носители – выходные формы документов
(мемориальные ордера, карточки, ведомости,
главная книга, отчет и т.п.). Учетным
регистром, получаемым с ПК, может быть
любой документ, содержащий систематическую
или хронологическую запись. При этом
содержание показателей в выходных
формах документов должно соответствовать
требованиям, предусмотренным
законодательством для регистров
бухгалтерского учета.

Наряду
с выпуском полного комплекта бухгалтерской
и налоговой отчетности, одной из важнейших
задач автоматизированной системы
бухгалтерского учета является максимальная
автоматизация расчетных процедур,
решающих возникающие проблемы.

Автоматизация
бухгалтерского учета – объективная
необходимость. Работа бухгалтера все
больше становится творческой, и внедрение
компьютерных технологий повышает
эффективность, беря на себя, кроме всего
прочего, всю рутинную работу. Однако
автоматизация вызывает необходимость
построения технологии решения
бухгалтерских задач с учетом ряда
следующих требований:

— ограничение
допуска к первичной и систематизированной
информации путем введения паролей
(ключей секретности) и недопущения
несанкционированного доступа;

— сохранности
учетной информации на необходимый срок;

— диалогового
(запросного) режима работы пользователей
с вычислительными техническими
средствами;

— возможности
выдачи информации фрагментно, то есть
в любом сочетании, удобном для пользователя;


возможности принудительного ввода
данных для оперативного управления
и обеспечения при этом автоматического
контроля за выполнением управленческих
решений.

Первичные
документы

Ввод данных в ЭВМ

Машинная
обработка
данных

Баланс
и отчеты

Результатная
информация
в требуемых системой

учета разрезах

Рис. 6. Схема
автоматизированной формы бухгалтерского
учета

Из
всего сказанного можно сделать вывод,
что все предприятия обязаны вести
бухгалтерский учет своего имущества и
хозяйственных процессов в обобщенном
денежном выражении путем сплошного,
непрерывного, документального и
взаимосвязанного их отражения. Но при
этом следует отметить, что предприятию
при организации и осуществлении
бухгалтерского учета разрешается:

  • вносить в
    рекомендуемые Минфином РФ регистры
    бухгалтерского учета и методы его
    ведения изменения, исходя из конкретных
    условий хозяйствования, при соблюдении
    общих методологических принципов;

  • устанавливать
    формы организации бухгалтерской работы;

  • разрабатывать
    систему внутрипроизводственного учета
    и контроля;

  • вводить отчетность,
    необходимую предприятию.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #

Автоматические бланки позволяют существенно экономить время, затрачиваемое на отправку и обработку заказов.

У системы бланков есть два основных качества:

  • универсальность (исполнитель может сам добавить все необходимые поля)
  • встроенная система биллинга (при заказе через бланк у заказчика автоматически блокируются средства на счете).

Пример настроенного бланка: пример бланка

Данные бланки заказа особенно удобны при стандартизированных услугах. Когда перечень необходимых для заказа данных всегда одинаков. И вместо переписки по e-mail , icq , skype и т.д. , заказчик может за несколько минут сделать заказ.

VS.02.00.02

Листы заказов покупателей. Руководство пользователя

Общие положения

Автоматизированная форма «Лист заказа покупателя», предназначенная для учета взаимоотношений с заказчиками продукции.

Этот документ содержит полную информацию о составе заказа по всем видам продукции, условия оплаты (цены, скидки), состояние платежей по заказу, план поступлений денежных средств от заказчика.

В зависимости от вида продукции, включенной в заказ покупателя, на основании листа заказа оформляются

заказы производству на изготовление (карточка заказа производству) и/или резервируется товар на складе. Все эти автоматизированные документы тесно взаимосвязаны между собой и доступны для просмотра из формы листа заказа. Схема взаимосвязи всех объектов учета приведена в документе «VS.02.00.03_Лист заказа — Заказ производству — Резерв на склад».

База данных листов заказов является единым непротиворечивым источником информации о заказах покупателей.

Внедрение этой автоматизированной формы позволяет получить ряд неоспоримых преимуществ при организации взаимодействия с заказчиком и ведению учета:

  • Единый автоматизированный документ содержит полную информацию о заказе покупателя.
  • Автоматизированная процедура резервирования товара на складе упрощается учет складских запасов и оценку необходимости закупки товаров.

В связи с тем, что лист заказа тесно интегрирован с подсистемой учета поступлений денежных средств, упрощается учет поступлений от продаж и распределение их по листам заказов.

Дальнейший документ содержит описание этапов работы с листами заказов.
^
Листы заказа оформляются в службе сбыта на основании информации, поступающей от заказчиков, либо представительств фирмы.

Форма листа заказа приведена на рисунке.

Описание основных разделов формы:

Заголовок листа заказасодержит уникальный номер заказа, генерируемый системой, наименование заказчика (выбирается из справочника заказчиков), отчетный период, на который относится объем продаж по листу заказа, дата принятия заказа, дата отгрузки заказа, подразделение-центр финансовой ответственности (ЦФО), к которому относится объем продаж, поле примечаний. Партии оборудования – перечень партий оборудования, входящих в заказ. Для каждой партии указывается уникальный код, автоматически генерируемый системой, программа реализации, вид цены из справочника цен и размер скидки, тип партии (заказ производству, резерв на склад), склад для резервирования товара, стоимость партии, дополнительные опции изготовления тренажеров.

При выборе какой-либо партии (щелкнуть мышью по коду партии) на экран выводится перечень входящих тренажеров.

Оплаты по листу заказа – перечень платежей из журнала поступлений денежных средств, отнесенных на лист заказа.План поступлений по заказу – план поступлений платежей от заказчика.

Все кнопки и другие управляющие элементы формы снабжены всплывающими подсказками, описывающими их назначение.
^
Если на основании листа заказа оформляется карточка заказа производству, то работа с ней осуществляется следующим образом:

  • Карточка заказа доступна для всех автоматизированных форм производственного планирования, внедренных на фирме (расход материалов и др.).
  • Производственное подразделение оформляет отгрузку изготовленной продукции заказчику, занося ее в автоматизированную систему.

^
Сбытовые подразделения, получившие деньги от заказчика и оформившие эти поступления в автоматизированном журнале учета денежных средств, обязаны связать записи журнала с конкретными заказами покупателей.

Для этого в форме журнала операций предназначена специальная кнопка , расположенная в каждой строке (см. рисунок). Журнал операций должен быть выведен по счету «Реализация».

После ее нажатия выводится список листов заказов и партий оборудования по программам, в котором нужно найти и выбрать необходимую строку (партию оборудования требуемого заказа). Для выбора строки используется пиктограмма .

После выбора в журнале операций появляется ссылка на лист заказа.
^
Планирование поступлений ведется отделом продаж в разрезе листов заказов. Информация заносится в автоматизированную форму, связанную с формой листа заказа, по мере возникновения событий по заказу.

В дальнейшем план поступлений используется в подсистеме планирования поступлений денежных средств.
^
При включении в лист заказа партий товара, которые поставляются на склад готовой продукции, позиции автоматически резервируются, что отражается в форме текущих остатков в виде дополнительной информации.

Сама форма партии товаров, предназначенных для резервирования на складе, выглядит в листе заказа следующим образом:

Видны количество заказанного товара, остатки на складе по тем позициям, по которым они есть. Количество отгруженного оборудования появляется после проведения отгрузки.

Для оформления отгрузки необходимо нажать кнопку отгрузить. Если на складе имеется достаточное количество товаров, то автоматически генерируется стандартный документ отгрузки товара и продукция списывается со склада.

Поля обозначенные знаком «*» являются обязательными.

1

2

3

4

Формат:типпробелколичетсво, типпробелколичество, типпробелколичество [и.т.д.]

5

Самым перспективным и современным направлением развития бухгалтерского учета в настоящее время является автоматизированная форма. Это значит, что требований к ручной работе становится меньше, а на помощь приходит ЭВМ - электронно-вычислительная машина. Итак, что это такое, как развивается и какие особенности существуют в автоматизированной форме бухучета?

Сущность автоматизированной формы учета

Прежде всего, стоит сказать, что автоматизация бухгалтерского учета основывается на одном взаимосвязанном технологическом процессе. Он служит для обработки документов по всем разделам учетных данных и получения бухгалтерской отчетности. Самая современная вычислительная техника должна обеспечить полный комплект учетных задач, возможность автоматизации процессов сбора информации, передачи ее по каналам связи (или другими способами) в ПК.

Сейчас большая часть коммерческих предприятий ведет свой учет с помощью вычислительной техники на основе пакетов прикладных программ (ППП - пакет прикладных программ). На рынок выпущено и выпускается уже довольно большое количество ППП по бухгалтерскому учету. Например: «1С: Бухгалтерия», «Турбо-бухгалтер», «БЭСТ», «Галактика», «Парус», «Инфобухгалтер», «Парус». Создаются программы, которые учитывают специфику самого предприятия.

При автоматизированной форме ведения учета для комплексной системы информации по всем разделам бухучета используются:

  1. Различные технические средства, такие как: персональные компьютеры и др.
  2. Универсальная документация и машиночитаемые носители информации.
  3. Принцип двойной записи и система классификаторов.
  4. Системы регистров с определенной последовательностью их создания и применения способов записи.

Такие операции, как печать регистров, вычислительная обработка и сортировка информации подлежат полной автоматизации. Вычислительная техника сокращает трудоемкость, позволяет выполнять работы, которые ранее выполнялись только вручную. Также она снижает затраты на подготовку бумажных носителей информации.

Можно сказать, что автоматизация бухгалтерского учета в наше время – сущая необходимость. Помощь современных технологий не только повышает работоспособность, но и облегчает труд бухгалтеров, освобождая от множества рутинной работы.

Особенности автоматизированной формы учета

Особенностей у данной формы много. К ним относятся:

  1. Существенное снижение трудоемкости (при многократном использовании ввод данных происходит однократно)
  2. Автоматизация учетного процесса (обработки, сбора и передаче информации).
  3. Моментальное формирование учетных регистров на выходе.
  4. Предоставление возможности детализировать данные при пользовательском запросе.

В современном мире огромное количество программ могут предоставить решение различных задач. Новые технологии автоматизированной формы вывели эту помощь на новый уровень.

Развитие автоматизированной формы учета

Новая автоматизированная форма бухгалтерского учета до сих пор продолжает развиваться из-за появления новых типов ЭВМ, различной оргтехники и программного обеспечения.

Стоит упомянуть, что новой ступенькой в совершенствовании автоматизированной формы стала новая версия программы «1-С: Бухгалтерия 7.7». С помощью нее стал возможным многоуровневый и многомерный аналитический учет.

Наконец-то решена задача с несколькими планами счетов, что в период реформирования отчетности имеет огромную актуальность. Множество наборов учетных функций, которые заложены в алгоритмы новых программ, смогут позволить реализовать основные учетные процедуры: ведения счетов, соблюдение принципа сбалансирования или двойной записи.


Adblock
detector