Что нужно указывать на бланке учреждения

Фирменный бланк организации в любой организации, компании или у индивидуального предпринимателя существует своя система делопроизводства. она предполагает использование фирменных бланков.

Фирменный бланк организации

В любой организации, компании или у индивидуального предпринимателя существует своя система делопроизводства. Она предполагает использование фирменных бланков. Их использование не является обязательным, но в некоторых случаях по определенным причинам такие бланки лучше использовать.

Оглавление статьи

Для чего нужен фирменный бланк организации

Вести деловую переписку и оформлять приказы можно и без использования специальных бланков, однако их использование говорит не только о солидности компании, но и позволяет создать впечатление солидности и серьезных намерений.

Это своеобразный инструмент, демонстрирующий фирменный стиль компании, что наравне с фирменными визитками и конвертами позволяет создать имидж серьезной организации и надежного партнера.

Конечно, фирменный бланк сам по себе не может гарантировать успешного заключения сделки и не повышает вероятность удачного партнерства, но среди другой корреспонденции от разных компаний ваше обращение или информационное письмо на фирменном бланке будет выделяться.

На бланках такого типа оформляются самые разные документы:

Текстовая составляющая в данном случае важна, но дизайн и оформление такого документа также играет свою роль. По этой причине этот элемент должен выглядеть красиво, оригинально, но без излишеств, при этом все детали оформления желательно оформить так, чтобы их было легко заметить, а адресат мог при этом получить всю необходимую информацию.

Создать бланк можно тремя способами:

  1. Самостоятельно нарисовать дизайн и печатать необходимое количество таких документов на любом принтере по мере необходимости.
  2. Заказать разработку и печать в типографии, однако такие услуги будут стоить дороже.
  3. Использовать специальное программное обеспечение, с помощью которого можно создать собственный бланк, используя готовые шаблоны или собственные наработки. Одна из таких программ доступна для скачивания по адресу: soft.oszone.net/program/3642/programma_dlu_sozdaniu_blankov.

Фирменный бланк, образец которого расположен на данной странице, может быть выполнен в любом стиле и содержать любые необходимые вам элементы дизайна, однако при оформлении стоит придерживаться определенных правил.

Оформление бланка

[ads-pc-2] [ads-mob-2]

Такие бланки оформляются на листах формата А4 и должны содержать следующие атрибуты:

  • название организации или указание ИП;
  • контактные данные;
  • по желанию или при необходимости можно указать платежные реквизиты, а также ИНН и КПП.

Что касается логотипа – по этому поводу у разных дизайнеров точки зрения отличаются. Одни считают, что уделять этому особе внимание не нужно, так как при заказе печати бланков в типографии такой вариант будет стоить дороже, а пользы от него не так много.

Другие утверждают, что логотип – это фирменный знак, по которому компанию будут узнавать, поэтому его надо буквально «навязать» адресату. Обе эти точки зрения можно считать крайностями, и лучше использовать компромиссное решение: логотип можно использовать где-то в углу бланка или рядом с наименованием организации, но не стоит размещать его несколько раз на одном листе и тем более не желательно использовать логотип в качестве фонового рисунка.

Последнее объясняется не столько нюансами дизайнерского искусства, сколько практическими доводами: во многих организациях для передачи документов используется факс, и пересылка «перегруженных» графическими элементами документов на таких бланках может оказаться затруднительной.

Нюансы

[ads-pc-4] [ads-mob-4]

Оптимальный образец фирменного бланка ООО или ИП не должен содержать лишних конструкций и элементов, но при этом обязан выделяться среди обычных документов, отпечатанных на обычной бумаге. Добиться хорошего оформления и при этом не «перегрузить» документ ненужными деталями довольно легко, если следовать определенным правилам.

В основном это касается используемых шрифтов. По большому счету шрифт не может быть объективно «плохим» или «хорошим», так как у каждого человека разное визуальное восприятие. Но точно не стоит использовать для таких бланков различные готические, сложно читаемые или экзотические шрифты, особенно если бланк используется крупной солидной компанией. Также стоит избегать смешение стилей и шрифтов и не использовать без крайней необходимости подчеркивания, курсив, изменение размеров шрифта.

Не используйте слишком мелкий шрифт, особенно при указании на бланке атрибутов и наименования организации: при пересылке факсом это иногда приводит к тому, что адресат получает не читаемую копию документа.

С практической точки зрения также соблюдайте следующие требования. Не стоит использовать мелованную и глянцевую бумагу, так как она плохо впитывает чернила и это создаст определенные проблемы при необходимости поставить на документе печать. Создавая макет бланка, учитывайте, что возможно готовый отпечатанный документ будет подшиваться, поэтому с левого края листа лучше сделать отступ в 2-2,5 сантиметра.

Скачать образец фирменного бланка

Шаблон бланка с реквизитами, расположенными по центру.

Шаблон бланка с реквизитами, расположенными слева на листе. 

Фирменный бланк организации образец ооо скачать.

Фирменный бланк ип образец скачать в формате Word.

blankionline.ru

Образец письма с угловым расположением реквизитов 2019

Задать вопрос эксперту
ClubTK


Вход/регистрация

рубрики

  • Актуально
  • Анонсы

  • Архивное хранение
  • Больничные
  • Бухгалтерия в кадрах
  • Военнослужащие
  • Воинский учет
  • Гарантии и компенсации
  • Госслужба
  • Делопроизводство

  • Договоры

  • Документооборот
  • Должностные инструкции
  • Законодательство
  • Инвалиды
  • Иностранные работники
  • Инструкции по охране труда
  • Интервью
  • Кадровики советуют
  • Командировки

  • Конфиденциальность
  • Материальная ответственность
  • Медосмотры
  • Обучение и переподготовка

  • Оплата труда
  • Отпуска
  • Отчетность
  • Охрана труда
  • Оценка персонала
  • Персональные данные
  • Подбор персонала
  • Прием на работу
  • Проверки

  • Профессии
  • Профстандарты
  • Рабочее время
  • Разбираем на примерах
  • Расчеты с персоналом

clubtk.ru

Образец реквизитов организации в 2019 году

Реквизиты организации — это данные, позволяющие идентифицировать конкретного хозяйствующего субъекта, а затем взаимодействовать с ним. Набор закодированных в цифровой форме сведений компании получают при регистрации. Разберемся, какие реквизиты фирмы считаются обязательными.

Полный перечень сведений о юридическом лице

Обязательная открытая информация о юридическом лице, которая может использоваться органами власти, контрагентам, партнерами по бизнесу и самими предприятиями для оформления соответствующих документов, включает следующие данные:

  • полное и сокращенное наименование;
  • юридический адрес — адрес, по которому зарегистрирована компания. Может не совпадать с местом, где фактически осуществляется деятельность. Туда обязательно должны входить почтовый индекс, наименование местности, улица (ул.) и номер строения;
  • контактная информация — номер телефона, факса, e-mail;
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН). Присваивается при регистрации записи о создании юридического лица в единый реестр юрлиц, состоит из 13 символов;
  • идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). Выдается ИФНС, если получатель — юридическое лицо, то содержит 10 символов;
  • код причины постановки на учет в ИФНС (КПП). Присваивается только организациям вместе с ИНН, состоит из 9 знаков;
  • код из Общероссийского классификатор предприятий и организаций (код ОКПО). Получают в территориальном подразделении Росстата, код помогает определить сферу деятельности организации;
  • код по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности (по ОКВЭД). Подбирается по классификатору компанией самостоятельно, можно выбрать несколько кодов;
  • сведения о расчетном счете, корреспондентском счете банка, где он открыт, БИК этого банка. Информацию выдает обслуживающая банковская организация при подписании договора с компанией. Информацию раскрывать надо не всегда, например, в трудовых договорах ее можно опустить, а в договорах на поставку товаров клиентам без нее никак не обойтись.

Дополнительно контрагентам и органам власти могут понадобиться и другие реквизиты юридического лица. Например, страховщики и банки обязательно информируют о выданной лицензии. Некоторые работодатели сообщают заинтересованным лицам регистрационный номер в ПФР. Компании также по собственному усмотрению, а иногда и в обязательном порядке, если это предусмотрено законодательством, представляют коды по ОКАТО (Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления), ОКОГУ (Общероссийскому классификатору органов госвласти и управления), ОКОПФ (Общероссийскому классификатору организационно-правовых форм), ОКФС (Общероссийскому классификатору форм собственности). В некоторых случаях еще указывают ФИО руководителя и бухгалтера организации.

Образец реквизитов

Полное наименование организации Общество с ограниченной ответственностью «Весна»
ЮРИДИЧЕСКИЙ АДРЕС 123456, г. Москва, ул. Подвойского, д. 14, стр. 7
Почтовый адрес 123456, г. Москва, ул. Подвойского, д. 14, стр. 7
ИНН 7712345678
КПП 779101001
БИК 044521234
Р/С 40702810123450101230 в Московский банк ПАО Сбербанк г. Москва
К/С 30101234500000000225
ОКПО 12345678
ОКАТО 87654321000
ОКВЭД (основной) 18.15
ОГРН 1047712345678
Генеральный директор Петров Сергей Петрович
Электронная почта [email protected]
Телефон +749512345678
Сайт www.vesna.ru

Где найти и как передать реквизиты юр лица

Для того чтобы найти реквизиты, нужно знать как минимум наименование или ИНН организации (например ИП — индивидуального предпринимателя или ООО — общества с ограниченной ответственностью). Все сведения о контрагенте можно найти в выписке из ЕГРЮЛ. Такая услуга доступна на сайте Налоговой службы России и в иных, в том числе платных, сервисах.

В то же время компании заботятся о том, чтобы вся информация о них была общедоступной. Поэтому почти всегда размещают реквизиты на официальных страницах в интернете — в разделе «О компании».

Посмотрим образец реквизитов организации на примере ПАО Сбербанк. Картинка ниже — официально опубликованная на сайте кредитной организации информация.

В сокращенном варианте Сбербанк показывает свои реквизиты вот так:

Правила размещения в бланках документов

Всю необходимую информацию организации всегда указывают в договорах и на бланках. Согласно ГОСТ, реквизиты могут размещаться в двух вариантах: в левом углу либо по центру листа. Поэтому образец бланка организации с реквизитами может выглядеть по-разному.

Вариант 1. Реквизиты предприятия размещены слева.

Вариант 2. Размещение реквизитов по центру.

Какой из этих шаблонов будет использоваться, решает сама компания. Главное, чтобы реквизиты были хорошо видны и в них не было ошибок. Также обращаем внимание, что разрешается дублировать реквизиты на русском и английском (другом иностранном) языках.

ppt.ru

Как должен выглядеть фирменный бланк организации

Как должен выглядеть фирменный бланк организации и как его создать? Об этом читайте в нашей статье.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях нужно использовать фирменный бланк

Деловая переписка является неотъемлемой частью информационного взаимодействия компании с партнерами и официальными структурами.

Она входит в состав исходящих и входящих потоков в структуре общего документооборота любой организации. Жанровое разнообразие деловых писем исключительно велико: от коммерческих предложений и рекламных материалов до претензий, требований и инструктивных писем.

Существующие нормы и правила деловой переписки требуют от секретаря умения оформлять исходящую корреспонденцию надлежащим образом.

Разработанный заблаговременно фирменный бланк делового письма существенно облегчает эту задачу. Он не только ускоряет процесс создания письма, но и выполняет роль визитной карточки фирмы, способствует формированию респектабельного имиджа и демонстрирует наличие стиля у ее руководства.

В свою очередь, адресаты корреспонденции получат необходимую информацию о вашей компании, ее реквизитах и контактных данных. Письмо, оформленное в строгом деловом стиле, придает сообщению официальный статус и облегчает последующую обработку и хранение документации, исходящей с вашего адреса. На начальном этапе развития фирмы, когда деловая репутация находится на стадии формирования, а расходы на масштабное продвижение еще сильно ограничены, стиль оформления деловых писем играет решающую роль в формировании делового имиджа.

Требования к оформлению фирменных бланков организаций

Задачу по созданию фирменного бланка организации обычно поручают службе делопроизводства. Конечно, в этом процессе принимает участие несколько человек — секретарь следить за соблюдением существующих стандартов оформления делового письма, работник бухгалтерии проверяет актуальность банковских реквизитов, а профессиональный дизайнер разрабатывает стиль оформления бланка.

В Российской Федерации на законодательном уровне не существует определения «фирменный бланк организации». Есть ряд общих требований по оформлению деловой корреспонденции. К ним можно отнести положения некоторых ГОСТов:

ГОСТ

Состав требований

ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги

Стандартом устанавливаются требования к форматам бумаги, используемым в делопроизводстве:

формат А4 (210 х 297 мм) или А5 (210 х 148 мм)

ГОСТ 6861-73 Бумага писчая цветная

Стандартом устанавливаются требования к качеству и цвету бумаги, используемой в делопроизводстве: обычно это белая, желтая или кремовая бумага.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации

Стандартом устанавливаются основные требования к оформлению официальных документов.

Читайте также:

 Образец углового бланка делового письма организации

Образец оформления продольного бланка официального письма


Как сделать фирменный бланк организации

Расположение реквизитов вашей компании на фирменном бланке может быть продольным или угловым. Традиционно более распространенным является угловое расположение. Продольное используется в случае, если у вашей фирмы длинное название или вы хотите дать информацию о компании на двух языках. Например, слева будут реквизиты на русском, а справа на национальном языке автономной республики в составе РФ.

И в случае продольного, и в случае углового расположения реквизитов, их информационное наполнение остается одинаковым.

Справка

Бланк оформляется на стандартном листе формата А4. Обязательно оставьте поля:

  1. верхнее — 20 мм;
  2. нижнее — 20 мм;
  3. левое — 20 мм;
  4. правое — 10−15 мм.

Поля в письме нужны не только «для красоты». Особо важные письма распечатываются и подшиваются для хранения, и поля нужны для этого.

Если текст сообщения не умещается на одной странице, используйте второй лист, но при этом обратите внимание, что он уже не должен содержать заголовочной части («шапки») фирменного бланка.

Сам текст письма набирается шрифтом не меньше 12 кегля, гарнитура может быть любой из стандартного набора Microsoft Office, чаще всего это Times New Roman.

Использование двух разных шрифтов в шапке бланка является не желательным. В самом послании для выделения важных моментом можно пользоваться курсивом или жирным текстом.  Абсолютно запрещается выделять части текста ЗАГЛАВНЫМИ буквами, это также не красиво, как кричать во время беседы.

Это были общие моменты, теперь пошагово разберем, как самостоятельно создать шапку фирменного бланка, не пропустив ни одного компонента.

Сразу отметим, что удобнее всего все элементы оформления создавать в верхнем колонтитуле, чтобы передотвратить их случайное изменение.

Пошаговое создание «шапки» фирменного бланка

Шаг 1.

Размещаем логотип и наименование компании. Основное назначение этих элементов — моментальная идентификация отправителя и удобство дальнейшей обработки корреспонденции. Если логотип фирмы находится в стадии разработки или вовсе отсутствует, то вместо него можно просто дать крупным шрифтом полное наименование фирмы. Если в Уставе вашей компании или в других учредительных документах имеется сокращенный вариант названия, то его нужно указать сразу под основным (в скобках). Размер шрифта определяем приблизительно так — если основной текст послания будет набран 12 кеглем, то для наименования подойдет 16 кегль, если основной текст — 14, то наименование -18.

Шаг 2.

Размещаем официальные данные компании и реквизиты ИНН/КПП. Эту информация помещается на одной строке. Сразу под нет можно дать номер ОГРН. Размер кегля, которым набираются эти данные, — 8-10.

Шаг 3.

Размещаем банковские реквизиты, расчетный счет и корреспондентский счет, название и БИК банка.

Шаг 4.

Размещаем контактные данные вашей компании: телефоны с указанием кода города, почтовый адрес с индексом, email и адрес страницы или сайта в интернете.

Когда ввод данных закончен, не забудьте отделить шапку от основного текста одной сплошной линией.

Справка

Советы по оформлению текста на фирменном бланке организации:

  1. Согласно современному деловому стандарту формат даты должен быть цифровым 01.08.2017;
     
  2. Заполнение поля «Адресат» осуществляется в следующем порядке: название компании, должность, инициалы и фамилия получателя.
     
  3. Инициалы должны располагаться перед фамилией — А.Е. Петрову, а не Петрову А.Е.
     
  4. Должность и фамилия адресата дается в дательном падеже, т.е. отвечает на вопрос «Кому?»
     
  5. Всегда необходимо указывать заголовок деловой бумаги: «Приглашение», «Уведомление», «Претензия», «Требование» и т.д.
     
  6. В конце письма необходимо указывать не только фамилию и инициалы лица, его составившего, но и его должность.
     
  7. Использовать государственную символику Российской Федерации имеют право только государственные организации, частным компаниям это делать запрещено.


Образец фирменного бланка организации

Заключение

Поскольку никаких законодательных нормативов в отношении фирменного бланка организации не существует, то каждая компания может разрабатывать его на свой вкус, руководствуясь исключительно деловой этикой. При этом имейте в виду, что грамотно составленный, хорошо оформленный и напечатанный на дорогой бумаге бланк скажет о вашей фирме гораздо больше, чем десятки пустых рекламных фраз. Фирменный логотип, разработанный профессиональным дизайнером, повысит узнаваемость вашей компании и подчеркнет ее статус.

Письмо, оформленное в строгом деловом стиле, придает сообщению официальный статус и облегчает последующую обработку и хранение документации, исходящей с вашего адреса. На начальном этапе развития фирмы, когда деловая репутация находится на стадии формирования, а расходы на масштабное продвижение еще сильно ограничены, стиль оформления деловых писем играет решающую роль в формировании делового имиджа.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Фирменный бланк организации – образец для ООО 2019 года

Для составления разнообразных документов в системе делопроизводства организации может быть предусмотрено наличие фирменных бланков. В основном они изготавливаются типографским способом (на листах А4). Бланки являются рекламными носителями и отвечают за имидж организации.

Фирменный бланк организации — это один из видов полиграфической продукции формата А4. Бланк содержит неизменное текстовое содержание на постоянной основе и место для внесения сведений.

В нашем сегодняшнем материале мы ответим на актуальные вопросы, связанные с этой темой, а в нижней части страницы читатель найдет образцы фирменных бланков организаций ООО.

На сегодняшний день основной документ, предъявляемый требования к содержанию фирменных бланков ИП и организаций — ГОСТ Р 7.0.97-2016.СТРУ.

Структура фирменного бланка

Фирменный бланк содержит:

1. Логотип (если есть).
2. Наименование организации.
3. Контакты:

  • адрес;
  • телефон/факс;
  • электронная почта;
  • сайт (если есть).

4. ИНН/КПП.
5. Платежные реквизиты (опционально).

Информация об ИП или ООО может быть размещена в правом или в левом верхнем углу, либо по центру или вдоль всей правой стороны. В угловых фирменных бланках площадь листа используется наиболее экономно.

Для чего нужен фирменный бланк организации?

Фирменный бланк также как и визитные карточки работников играет роль инструмента, необходимого организации с самого начала ее существования. На бланках оформляют внутренние документы, исходящие письма, соглашения и отчеты.

Кроме того, наличие у организации фирменного бланка способствует формированию положительного представления о предприятии. Именно поэтому следует уделить особое внимание дизайну этого инструмента.

Дизайн бланка

Оформление фирменного бланка должно соответствовать фирменному стилю и бренд-буку организации. Бренд-бук — это официальный документ организации (предприятия), в котором содержится описание концепции и атрибутов бренда, а также целевая аудитория и другие сведения, которые используются руководителями бизнеса для общения с потребителями и для развития бизнеса в целом.

Бренд-бук регламентирует фирменный стиль организации. Он включает в себя очень подробное описание каждого фирменного элемента на корпоративных (рекламных) носителях.

Фирменный бланк организации относится к деловой документации и поэтому он должен выглядеть строго и без каких-либо декоративных элементов.

Правила типографики и стиля в дизайне фирменного бланка

В связи с тем, что фирменный бланк применяется организациями довольно часто и имеет рекламные функции, в его дизайне важно соблюдать правила стиля и типографики:

1. В оформлении бланка не стоит использовать множество разных шрифтов (в том числе подчеркивания и курсивы).
2. Выбранный для бланка шрифт должен быть хорошо читаемым и четким.
3. Для подшивания бланка в папку следует сделать отступ от левого края документа.
4. Неизменяемые сведения в документе должны отражаться в колонтитулах (чтобы избежать их ошибочного изменения).
5. В связи с тем, что бланк может быть отправлен по факсу, не стоит использовать в документе фотографии (или фоновые картинки).

Изготовление фирменных бланков и их стоимость

Глянцевую и мелованную бумагу в изготовлении фирменных бланков организации использовать не стоит: поверхность такой бумаги будет плохо справляться с впитыванием чернил, а оттиски и печати могут смазываться (расплываться).

В типографской компании, которая занимается изготовлением фирменных бланков можно заказать макет. Бумагу для печати бланков можно выбрать как обычную, так и дизайнерскую (с водяными знаками и фактурными решениями).

Способы печати фирменных бланков организации следующие:

1. Цифровая.
2. Офсетная.

При выборе способа печати следует учитывать тираж полиграфической продукции и сроков изготовления.

Стоимость одного экземпляра бланка, изготовленного методом цифровой печати, составляет в среднем 3 рубля. Время изготовления занимает не более одного часа.
Для печати больших тиражей фирменных бланков более подходящим будет офсетный способ. Стоимость одного бланка будет варьироваться от 60 до 80 копеек. Срок изготовления составит от одного до трех дней.

Кроме того, вы можете самостоятельно распечатать бланк на обычном принтере.

Возможно также использование нескольких вариантов фирменных бланков, применяемых для разных целей. Например, в одном случае необходимо указать банковские реквизиты ИП, а в другом достаточно прописать адрес местонахождения ИП. Поэтому можно подготовить несколько вариантов фирменных бланков и использовать тот или иной бланк по мере необходимости.

В заключение хочется добавить, что наличие фирменного бланка организации способствует формированию положительного мнения о вашей компании и подтверждает серьезность намерений в отношении партнеров и клиентов вашей организации.

Образцы фирменных бланков организаций ООО

my-biz.ru

образец и порядок оформления документа

Добавлено в закладки: 0

Многие организации используют фирменные бланки в своей работе. Хоть это и не является обязательным с точки зрения закона, однако подобные документы играют важную роль в деятельности компании. Попробуем разобраться, нужен ли фирменный бланк ИП.

Зачем нужен фирменный дизайн документа

В деловом обороте фирменный бланк представляет собой чистый лист, на котором расположены основные реквизиты предприятия. Более точные определения сформулированы в ГОСТ Р 51141-98 и ГОСТ Р 6.30-20035. Они определяют формуляр как лист с нанесенными типографским методом реквизитами, которые позволяют идентифицировать автора документа.

Как правило, на фирменном бланке указываются полное наименование, основные регистрационные данные и адрес хозяйствующего субъекта. При наличии логотипа его также можно разместить на фирменном бланке. Кроме перечисленной информации на формуляре могут размещаться графические отметки. Они обычно нужны для отображения реквизитов обязательных для определенного вида документов.

Для правильной организации делопроизводства желательно унифицировать исходящую корреспонденцию, придать ей более серьезный вид. При этом важно не только содержание, но и внешнее оформление документа.

Чтобы получить наглядное представление о документе, можно скачать фирменный бланк ИП в интернете и изучить информацию, которая содержится на нем. На основании этого можно разработать собственный шаблон фирменного бланка ИП. Единственное условие, документ нужно утвердить соответствующим приказом, после чего его можно использовать в документообороте.

Созданный образец фирменного бланка ИП в Word нужно разослать по внутренней почте работникам, ответственным за документы. К образцу желательно приложить инструкцию, где будет указано, какие именно документы должны оформляться на нем.

На видео: Дизайн и изготовление фирменного бланка организации

Обязателен ли фирменный бланк для ИП

Законодательство не обязывает индивидуального предпринимателя иметь фирменный бланк. Однако это достаточно важный элемент имиджа, визитная карточка. Деловое письмо на специальном шаблоне, создает впечатление серьезного бизнесмена.

Чтобы создать формуляр можно сказать образец фирменного бланка для ИП в сети.

Перечень документов, для которых обычно требуются фирменный дизайн:

  1. Внутренние бумаги. На фирменном бланке можно оформлять приказы директора, вести кадровую документацию.
  2. Деловые письма. Обычно предприниматель пишет их своим контрагентам, отправляет запросы и отчеты в государственные органы, рассылает коммерческие предложения потенциальным партнерам. Фирменный бланк письма ИП может быть создан отдельным документом с указанием наименования, юридического адреса, контактного телефона, платежных реквизитов.
  3. Благодарственные письма. Предприниматели часто пишут их своим партнерам. Это один из обычаев делового оборота. Такой документ должен выглядеть уважительно и презентабельно. Поэтому фирменный бланк тут будет как нельзя кстати.
  4. Деловые и рекламные предложения. Это могут быть как адресные письма конкретным предпринимателям и организациям, так и массовая рассылка. В ней описывается товар или услуга, конкретная акция, а также рекламная кампания, которую планирует предприниматель.
  5. Бухгалтерские документы. Допускается также оформление некоторых видов бухгалтерских документов на фирменном бланке (например, счет на оплату).

На видео: Как изготовить фирменный бланк своими руками

На видео: Фирменный бланк для ООО и ИП

Что нужно учитывать при разработке формуляра

Законы не устанавливают правила расположения реквизитов на фирменном бланке. Их можно разместить в произвольном порядке, оформить любым шрифтом. Главное – они должны доносить до получателя необходимую информацию. Сам бланк должен выглядеть презентабельно, лаконично, по-деловому. Очень хорошо, если у предпринимателя есть свой логотип. Документ будет иметь более серьезный вид.

Найти образцы бланков в интернете не составит труда. Достаточно ввести запрос в поисковую форму и браузер выдаст множество ссылок. Можно скачать подходящий вариант и внести свои реквизиты в документ.

Предпринимателю не лишним будет знать, как выглядит фирменный бланк ИП в странах СНГ. Отправляя письмо в другое государство, нужно учитывать правила делового оборота. Образец фирменного бланка ИП для Казахстана можно найти на профильных сайтах компаний этой страны.

Сегодня идет достаточно активное деловое сотрудничество российских предпринимателей с хозяйствующими субъектами РБ. Поэтому бизнесмену, который планирует вести здесь свою деятельность нужно подготовить образец фирменного бланка ИП для Беларуси.

Как сделать фирменный бланк ИП

Не обязательно сразу обращаться к дизайнеру и прибегать к услугам типографии. Как сделать фирменный бланк ИП самостоятельно и какую информацию на нем указать? Для этого достаточно уметь работать в ворде на уровне обычного пользователя.

Вверху листа нужно поместить наименование ИП, ИНН, ОГРНИП, юридический и фактический адрес (если они разные), телефон для связи. Можно также создать специальные поля «№» и «Дата». Так удобнее будет вести учет документов.

Можно разработать сразу несколько вариантов фирменного бланка, указав на одном из них банковские реквизиты:

Информация и форма ее подачи не регулируется законом, поэтому предприниматель самостоятельно решает, что нужно указать дополнительно. Шаблон фирменного бланка ИП желательно разрабатывать в электронном виде.

Программа Microsoft Word – не единственный инструмент для разработки текстовых документов. Можно воспользоваться также и приложением Microsoft Paint, которое установлено практически на каждом компьютере. Более продвинутые пользователи могут использовать специальные программы – Corel Draw, ACDSee.

biznes-prost.ru

Фирменный бланк ООО и ИП: предназначение, требования к оформлению

Фирменный бланк, также как и карточка предприятия, является обязательным атрибутом не только ООО, наделенного статусом юрлица, но и ИП. Далее представлена детальная информация о том, для чего нужен фирменный бланк, какое его предназначение, и какие сведения должен содержать документ.

Предназначение фирменного бланка

Итак, зачем фирменный бланк нужен предприятию:

  1. для оформления приказов. Все приказы, выданные ИП или директором ООО, оформляются на фирменном бланке предприятия. Как известно, все действия, осуществляющиеся в компании и несущие за собой правовые последствия,  отображаются в соответствующих приказах. Чтобы документ имел юридическое значение, его следует делать на фирменном бланке предприятия. Этот требование касается всех выдаваемых приказов, начиная от назначения директора ООО и заканчивая приказами о принятии сотрудников на работу;
  2. для ведения бизнес-переписки. Как показывает практика, одним из способов общения с контрагентами является переписка. Во время написания писем подобного рода принято использовать специальную форму;
  3. для оформления деловых предложений. Пропозиции о поставке товара и оказании разного рода услуг, как правило, делают на специальных бланках предприятия;
  4. для фиксации счетов на оплату оказанных услуг и поставленных товаров.

Обратите внимание! Наличие фирменного бланка необходимо для полноценного функционирования как общества, так и индивидуального предприятия. Фирменный бланк, как и карточка предприятия, идентифицирует организацию и в то же время дифференцирует ее от компаний, осуществляющих аналогичную деятельность.

Какие данные должны быть на фирменном бланке

​Фирменный бланк является одним из основных документов предприятия, поэтому он должен соответствовать всем нормам и требованиям закона, а также содержать необходимую информацию.

Подобно другим официальным документам, бланк состоит из двух частей. Это «шапочка» и основная часть. Как правило, в «шапке» указываются основные данные об обществе или индивидуальном предпринимателе.

К таким сведениям относят:

  • полное название общества или ИП;
  • регистрационный номер предприятия. В случае с ООО — это ОГРН, для ИП – это ОГРН ИП;
  • на бланке общества с ограниченной ответственностью должен присутствовать код причины постановки. У индивидуального предпринимателя такого кода нет, поскольку он не обладает статусом юридического лица. В отношении ИП действует требование об указании в фирменном бланке налогового номера предпринимателя;
  • сведения об актуальном расчетном счете компании. Причем указывать следует не только номер банковского счета, но и наименование банка, и его идентификационный код;
  • информация относительно действующего юридического адреса предприятия. Сведения должны быть достоверными и не содержать ошибок. Неправильно указанный юридический адрес может не только вызвать повышенный интерес со стороны контролирующих органов, но и лишить предпринимателя выгодного партнерства;
  • помимо адресных данных, которые можно использовать для отправки корреспонденции, следует указывать другие контакты. Это может быть электронный адрес, факс или номера телефонов. Информация должна быть актуальной и соответствовать действительности.

Чтобы избежать недоразумений, сведения, зафиксированные в фирменном бланке, необходимо время от времени проверять и при необходимости подвергать корректировке. Помимо перечисленных реквизитов, фирменный бланк предприятия может содержать в себе логотип ООО или ИП.

urlaw03.ru

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

К бланкам документа относятся:

· лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию;

· электронный шаблон, включающий в себя реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Требования к бланкам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», которые носят рекомендательный характер, но для того, чтобы бланки организаций были более упорядоченными, все же следует руководствоваться его положениями.

Общие требования к бланкам следующие:

· формат: А4 (210 × 297 мм) или А5 (148 × 210 мм);

· поля: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее;

· цвет бумаги: белый или светлых тонов;

· нумерация страниц: требуется при изготовлении документов на двух и более страницах – посередине верхнего поля листа.

В ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и что на практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:

· какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа);

· кто будет является автором документа, создаваемого на этом бланке;

· как будут располагаться реквизиты на бланке.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» дает классификацию бланков организационно-распорядительных документов, представленную на рис. 4.21.

Рис. 4.21. Классификация бланков организационно-распорядительных документов.

Угловой бланк документа– бланк с расположением в верхнем левом углу реквизитов «Наименование организации» (08), «Наименование вида документа» (10) и других необходимых реквизитов. На угловом бланке реквизиты «Справочные данные об организации» (09), «Место составления или издания документа» (14), ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа» (11), «Регистрационный номер документа» (12), «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

1) центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) (рис. 4.22.);

2) флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) (рис. 4.23.).

Угловой бланк является удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. При угловом расположении реквизитов правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения документа», а также резолюций и отметок о рассылке.

В соответствии с действующим законодательством бланки документов могут изготавливаться на двух языках — русском и национальном (если на территории, на которой расположена организация, в качестве второго государственного языка используется национальный).

Если бланк организации составлен на русском и национальном языках, то слева угловым способом печатаются реквизиты на национальном языке, а справа — те же реквизиты на русском языке.

Рис. 4.22. Образец углового бланка документа

с центрированным расположением реквизитов.

Рис. 4.23. Образец углового бланка документа

с флаговым расположением реквизитов.

Продольный бланк документа(рис. 4.24.) – бланк документов с центрированным расположением реквизитов «Наименование организации», «Вид документа» и других необходимых реквизитов вдоль верхнего поля. Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

При составлении бланка организации на русском и иностранном языках используется продольный способ расположения реквизитов и сначала печатается реквизит на русском языке, а под ним — на иностранном.

Использование продольного бланка письма целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков.

Рис. 4.24. Образец продольного бланка документа.

Бланки организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица.

На бланке организации (рис. 4.25.) не воспроизводятся в качестве авторов документа структурное подразделение или должностное лицо. Образцы бланка организации приводятся в ГОСТ Р 6.30–2003.

Рис. 4.25. Образец бланка организации.

Бланк для структурного подразделения (рис. 4.26.) создается в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи. На бланке структурного подразделения под наименованием организации должно указываться наименование данного подразделения.

Рис. 4.26. Образец бланка структурного подразделения организации.

Бланк для должностного лица (рис. 4.27.) создается в том случае, если данное должностное лицо имеет право подписи. На бланке должностного лица под наименованием организации должно указываться наименование должности.

Рис. 4.27. Образец бланка должностного лица организации.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Общий бланк (рис. 4.28.) может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем. Он содержит следующие реквизиты:

· государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ);

· эмблема организации или товарный знак;

· наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организации (если она имеется).

Рис. 4.28. Образец общего бланка документа.

Разработка специального бланка для писем (рис. 4.29.) связана с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия.

Бланк письма включает следующие реквизиты:

· государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ);

· эмблема организации или товарный знак;

· код организации (предприятия по ОКПО);

· наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организации (если она имеется);

· справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, а также, по усмотрению организации, адрес электронной почты, Web-сайт (страница в Интернете), номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату выдачи лицензии).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер и ссылка на регистрационный номер и дату документа. Также могут ставиться ограничительные уголки для таких реквизитов, как адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле.

Рис. 4.29. Образец бланка для письма.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) (рис. 4.30.) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа.

Рис. 4.30. Образец бланка конкретного вида документа.

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

К бланкам документа относятся:

· лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию;

· электронный шаблон, включающий в себя реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Требования к бланкам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», которые носят рекомендательный характер, но для того, чтобы бланки организаций были более упорядоченными, все же следует руководствоваться его положениями.

Общие требования к бланкам следующие:

· формат: А4 (210 × 297 мм) или А5 (148 × 210 мм);

· поля: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее;

· цвет бумаги: белый или светлых тонов;

· нумерация страниц: требуется при изготовлении документов на двух и более страницах – посередине верхнего поля листа.

В ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и что на практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:

· какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа);

· кто будет является автором документа, создаваемого на этом бланке;

· как будут располагаться реквизиты на бланке.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» дает классификацию бланков организационно-распорядительных документов, представленную на рис. 4.21.

Рис. 4.21. Классификация бланков организационно-распорядительных документов.

Угловой бланк документа– бланк с расположением в верхнем левом углу реквизитов «Наименование организации» (08), «Наименование вида документа» (10) и других необходимых реквизитов. На угловом бланке реквизиты «Справочные данные об организации» (09), «Место составления или издания документа» (14), ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа» (11), «Регистрационный номер документа» (12), «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

1) центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) (рис. 4.22.);

2) флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) (рис. 4.23.).

Угловой бланк является удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. При угловом расположении реквизитов правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения документа», а также резолюций и отметок о рассылке.

В соответствии с действующим законодательством бланки документов могут изготавливаться на двух языках — русском и национальном (если на территории, на которой расположена организация, в качестве второго государственного языка используется национальный).

Если бланк организации составлен на русском и национальном языках, то слева угловым способом печатаются реквизиты на национальном языке, а справа — те же реквизиты на русском языке.

Рис. 4.22. Образец углового бланка документа

с центрированным расположением реквизитов.

Рис. 4.23. Образец углового бланка документа

с флаговым расположением реквизитов.

Продольный бланк документа(рис. 4.24.) – бланк документов с центрированным расположением реквизитов «Наименование организации», «Вид документа» и других необходимых реквизитов вдоль верхнего поля. Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

При составлении бланка организации на русском и иностранном языках используется продольный способ расположения реквизитов и сначала печатается реквизит на русском языке, а под ним — на иностранном.

Использование продольного бланка письма целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков.

Рис. 4.24. Образец продольного бланка документа.

Бланки организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица.

На бланке организации (рис. 4.25.) не воспроизводятся в качестве авторов документа структурное подразделение или должностное лицо. Образцы бланка организации приводятся в ГОСТ Р 6.30–2003.

Рис. 4.25. Образец бланка организации.

Бланк для структурного подразделения (рис. 4.26.) создается в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи. На бланке структурного подразделения под наименованием организации должно указываться наименование данного подразделения.

Рис. 4.26. Образец бланка структурного подразделения организации.

Бланк для должностного лица (рис. 4.27.) создается в том случае, если данное должностное лицо имеет право подписи. На бланке должностного лица под наименованием организации должно указываться наименование должности.

Рис. 4.27. Образец бланка должностного лица организации.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Общий бланк (рис. 4.28.) может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем. Он содержит следующие реквизиты:

· государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ);

· эмблема организации или товарный знак;

· наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организации (если она имеется).

Рис. 4.28. Образец общего бланка документа.

Разработка специального бланка для писем (рис. 4.29.) связана с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия.

Бланк письма включает следующие реквизиты:

· государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ);

· эмблема организации или товарный знак;

· код организации (предприятия по ОКПО);

· наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организации (если она имеется);

· справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, а также, по усмотрению организации, адрес электронной почты, Web-сайт (страница в Интернете), номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату выдачи лицензии).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер и ссылка на регистрационный номер и дату документа. Также могут ставиться ограничительные уголки для таких реквизитов, как адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле.

Рис. 4.29. Образец бланка для письма.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) (рис. 4.30.) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа.

Рис. 4.30. Образец бланка конкретного вида документа.

1.3 Общие правила оформления реквизитов


Герб Российской ФедерацииРеквизит 01 — Государственный герб РФ

Изображение Государственного герба РФ на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденном Указом Президента России от 30.11.93 № 2050. Государственный герб РФ изображается на бланках Президента Российской Федерации; палат Федерального Собрания; Правительства Российской Федерации; Конституционного Суда РФ; Верховного Суда РФ; Высшего Арбитражного Суда РФ; центральных органов федеральной исполнительной власти; федеральных судов; Прокуратуры Российской Федерации; Центрального банка РФ; Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.

Реквизит 02 — Герб субъекта Российской Федерации

Герб Оренбургской областиГерб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов Российской Федерации. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения — Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

Реквизит 03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема организации — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке — не допускается изображать на бланке эмблемы, товарные знаки, не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба.

Реквизит 04 — Код организации

Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа.

Реквизит 05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

ОГРН проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 — Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП)

ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 — Код формы документа

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), код формы документа проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор.

Реквизит 08 — Наименование организации

Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Этот реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется. В бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают под наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Все наименования даются в именительном падеже:

Министерство образования Российской Федерации

Оренбургский государственный университет

Аэрокосмический институт

Наименование организации, указанное в бланке, должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (уставе или положении об организации).

Если организация имеет официально закрепленное сокращенное наименование, оно приводится под полным наименованием в скобках:

Всероссийский научно-исследовательский институт

делопроизводства и архивного дела

(ВНИИДАД)

Реквизит 09 — Справочные данные об организации

Реквизит присутствует только в бланках писем и включает: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Реквизит 10 — Наименование вида документа

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.п.

Реквизит 11 — Дата документа

Дата — один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 10.04.2004. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 10 апреля 2004 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2004.04.10.

Реквизит 12 — Регистрационный номер документа

Регистрационный номер — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться дополнительной информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов место для написания даты и регистрационного номера обозначается следующим образом:

___________ № ________ .

Реквизит 13 — Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформляется реквизит следующим образом:

На № 02-13/36 от 10.04.2004.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа входит в состав реквизитов бланка письма и обозначается следующим образом:

На № ______ от _________.

Реквизит 14 — Место составления или издания документа

Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация, место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией. Оформляется этот реквизит в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов. Если место составления документа входит в название организации — автора документа, то его можно на бланке не указывать.

Сокращение «г.» при названии города не ставится при обозначении «Москва», а также при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

Реквизит 15 — Адресат

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. При направлении документов в адрес организации (структурного подразделения) фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже и адресование оформляется следующим образом:

Администрация Оренбургской области

Контрольно-ревизионное управление

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а наименование должности и фамилия адресата в дательном:

Администрация Оренбургской области

Начальнику контрольно-

ревизионного управления

И.И.Иванову

При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата.

Генеральному директору

ОАО «Промсинтез»

В.А.Сидорову

Допускается центровать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:

Генеральному директору

ОАО «Промсинтез»

В.А.Сидорову

При адресовании документов нескольким учреждениям или организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется. При печатании документа каждый адрес отделяется друг от друга 2-3 интервалами.

При большем количестве адресатов составляют список на рассылку документа, в котором перечисляются адреса, наименования организации и фамилии должностных лиц.

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте, но при необходимости может входит в состав реквизита «Адресат». Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. В этом случае сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес:

Консультационный центр

ул.Советская, д.32

Оренбург 460000

При адресовании документа физическому лицу адресование оформляют в последовательности — фамилия, инициалы получателя, почтовый адрес:

Ивановой И.И.

ул. Мира, д.54, кв.127

Оренбург, 460032

Каждая составная часть реквизита «Адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5-2 интервалами.

Реквизит 16 — Гриф утверждения документа

Утверждение — способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы, некоторые акты и др.

Документ может утверждаться должностным лицом (руководителем), изданием соответствующего распорядительного документа, коллегиальным органом.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки (инициалов, фамилии) и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Символ»

Личная подпись И.В.Сергеев

12.04.2004

Если документ утверждается распорядительным документом (постановлением, решением, приказом), то гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ ИЛИ УТВЕРЖДЕНО (в зависимости от вида утверждаемого документа), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНА

приказом генерального

директора ООО «Прогресс»

15.04.2004 № 14

Если документ утверждается коллегиальным органом, то гриф учреждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ ИЛИ УТВЕРЖДЕНО (в зависимости от вида утверждаемого документа), наименования коллегиального органа в творительном падеже и в скобках указывают название документа, его дату и номер. Например,

УТВЕРЖДЕН

Советом директоров

ОАО «Прогресс»

(протокол от 20.03.2004 № 4)

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» центровать элементы относительно самой длинной строки (как в последнем примере).

Реквизит 17 — Резолюция

Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Она представляет решение должностного лица по затронутому в документе вопросу. Резолюция является основой организации исполнения документа, она конкретизирует исполнителя. К резолюции традиционно предъявляется требование четкости, ясности, конкретности в формулировке порядка и характера исполнения документа.

Резолюция пишется от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «Адресат». В резолюции указываются: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции:

Зайцевой А.В.

Никитину П.С.

Подготовить смету и проект

договора к 30.03.2004

Личная подпись 05.03.2004

Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.

Реквизит 18 — Заголовок к тексту

Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа.

Заголовок к тексту — это реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа и отвечать на вопросы о чем (о ком)?, чего (кого)?:

Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения

Протокол (чего?) заседания ученого совета

Акт (чего?) ревизии

Акт (о чем?) о выделении к уничтожению документов.

Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28-30 знаков при количестве строк не более пяти. Строчки заголовка печатают через один межстрочный интервал.

Реквизит 19 — Отметка о контроле

Отметка о контроле проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируется. Отметка наносится делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа. Отметку обозначают буквой «К» или словом «Контроль». Возможно использование штампа «контроль» со сроком исполнения документа.

Реквизит 20 — Текст документа

Текст — основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования. Он может быть представлен в виде анкеты, таблицы, связнного текста или в виде соединения этих структур.

Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческом действии. Такой текст используется при составлении положений, уставов, правил, писем, всех видов распорядительных документов, протоколов, актов, докладных и объяснительных записок. Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Составление текста документа в виде анкеты используется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. В анкете часть информации будет постоянной, в которой выражаются наименования признаков и переменной, содержащей конкретные характеристики признаков.

Таблица — перечень сведений (числовых данных), приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Форма таблицы используется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблица позволяет представить информацию в более компактном виде, применяют таблицы для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Для текстов управленческих документов, имеющих типовую структуру и типовой состав информации, рекомендуется использование трафаретных текстов — заранее заготовленных форм документа с заполненной постоянной информацией и пропусками для переменной информации. Наиболее распространенная форма трафарета — справка. Трафаретные тексты могут использоваться и для оформления многих видов управленческих документов (акты, заявления, приказы, представления и др.), если они часто используются в ежедневной работе.

Реквизит 21 — Отметка о наличии приложения

Отметка о наличии приложения предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Если в тексте документа даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке они должны быть указаны полностью:

Приложение:

1 Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.

2 Смета расходов: на 3 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов можно не указывать.

Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложение», наименования, номера и даты основного документа:

Приложение

к приказу ректора университета

от 05.06.2004 № 07/21

При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер: «Приложение № 1», «Приложение № 2» и т.д.

Реквизит 22 — Подпись

Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленных нормативно-правовым актом. В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия):

Генеральный директор

ЗАО «Партнер»

Личная

подпись

Н.А.Федоров

Если документ оформлен на бланке, то реквизит «Подпись» включает: краткое наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи:

Директор

Личная подпись

А.А.Алексеев

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей степени значимости занимаемых ими должностей:

Генеральный директор

Личная подпись

М.А.Медведев

Главный бухгалтер

Личная подпись

Н.И.Логинова

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Реквизит 23 — Гриф согласования документа

Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с ними в установленной очередности. Согласование может быть внешним и внутренним.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования, который включает слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

Личная подпись А.Г.Грязнова

23.04.2004

Если согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации (письмом, протоколом и др.), гриф согласования оформляют в следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

правления страховой

компании «Планета»

от 21.06.2002 № 10

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования, о чем делается отметка на месте проставления грифа согласования:

Лист согласования прилагается.

Реквизит 24 — Визы согласования документа

Внутреннее согласование документа проводится для подтверждения согласия одного или нескольких должностных лиц, структурных подразделений в пределах одной организации с решением вопроса, изложенным в документе. При визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.В.Сидоров

25.04.2004

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.В.Сидоров

25.04.2004.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству или регламентируются распорядительным документом первого руководителя.

Реквизит 25 — Оттиск печати

Заверение документов печатью организации — особый способ удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах.

Печати подразделяют на гербовые, юридических лиц и простые (отдела кадров, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения должны быть установлены в инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.

Печать ставят таким образом, чтобы она затрагивала часть наименования должности лица, подписавшего документ, на унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой «МП» или «Место для печати».

Реквизит 26 — Отметка о заверении копии

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.)

Отметка о заверении копии состоит из слова «Верно», наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров

07.04.2004

Личная подпись

М.В.Колосков

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Реквизит 27 — Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе содержит информацию о должностном лице, которое подготовило документ. Отметка предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Она включает инициалы (или имя, отчество) и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона.

И.И.Петров

74 45 67

Иван Иванович Петров

74 45 67

Реквизит 28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. Отметка включает следующие данные: слово «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, подпись исполнителя, дату проставления отметки. Например:

В дело № 12-25 за 2003 г.

Подпись 24.05.2003

Реквизит 29 — Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа. Отметка проставляется в нижнем правом углу первого листа входящего документа и содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Как правило, для этого используется специальный штамп:

Канцелярия ОГУ 13.04.2004 № 356

Реквизит 30 — Идентификатор электронной копии документа

Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором является отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов данной организации. Например,

С:Отдел кадров Приказы Увольнение Петров

форма р14001

С 2013 года для государственной регистрации применяются новые формы РФ Р14001.

Их структура и содержание вполне логичны и рассчитаны на все возможные ситуации, когда возникает необходимость известить государство о тех или иных изменениях.

Но именно эта детальная проработанность, стремление предусмотреть каждый нюанс и одновременно автоматизировать поступление информации в систему требуют предельной внимательности и большой четкости при заполнении новых бланков, среди которых новая налоговая форма Р14001 (образец заполнения вы найдете ниже в статье) – одна из самых подробных и объемных.

С бланками документов,
составляемых внутри организации, мы имеем дело довольно
часто,
будь то оформление писем, приказов, распоряжений или
множества других документов, составлять которые – наша обязанность. В этой статье
мы поясним, что
такое бланк, какие бывают бланки, а затем
рассмотрим, как
их
утверждают, учитывают и хранят.

Что является бланком

Сегодня в различных
организациях можно увидеть множество вариантов бланков, среди которых нетрудно
потеряться: это русскоязычные бланки и двуязычные (оформленные на русском и
иностранном языках), бланки с немыслимыми логотипами и иными подобными
обозначениями и без таковых, бланки с
большим количеством справочной информации об организации или с полным ее
отсутствием, цветные и черно-белые…

Между тем в современном
делопроизводстве понятие «бланк» довольно точно определяется в государственных
стандартах и иных документах, составляющих основу деятельности
делопроизводителей и документоведов.

Определение
бланка документа содержится в
известном нам ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения»:

Извлечение

из ГОСТ Р 51141-98

2.2. Делопроизводство

2.2.1. Документирование

[…]

44) бланк
документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного
документа

[…]

Такое
же определение приводится в разделе 2 «Терминология» Методических рекомендаций
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
[1], но далее имеется
дополнение:

Извлечение

из Методических рекомендаций по
внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

5. Разработка
стандартных бланков

5.1.
[…]

Бланк
представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными
техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного
вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть
название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы
и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая
постоянные (трафаретные) части текста.

[…]

В
п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 указывается, что
в бланк документа обязательно включаются реквизиты,
идентифицирующие автора письменного документа
: официальное
название организации – автора документа, ее ведомственная принадлежность и
организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название
населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации. Кроме
того, в состав бланка входят также графические
отметки
, предназначенные для размещения обязательных
реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.

Из
вышеизложенного следует, что набор реквизитов для бланков документов может быть
разным – главное, чтобы они идентифицировали организацию, издающую тот или иной
документ. Таким образом, каждая организация самостоятельно определяет, какими
должны быть бланки составляемых в ней документов.

Обратите внимание!

В соответствии с п.
5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 понятие бланка в
полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила
записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные.
Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления)
практикуется создание машинных шаблонов или унифицированных бланков
(электронных форм), использование или заполнение которых позволяет создавать
юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и
действующим бумажным формам.

Требования к бланкам

Законодательство
не содержит требований к бланкам документов, а также не предусматривает обязанности
составления документов исключительно на бланках. Например, для таких
распространенных организационно-правовых форм коммерческих организаций, как
акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные
предприятия, в законе предусмотрено право, а не обязанность этих организаций
иметь среди прочего бланки со своим фирменным наименованием
[2]. Надо сказать, что есть среди таких
организаций и те, которые не пользуются этим правом и не всегда оформляют
документы на бланках или просто не придают особого значения бланкам организации
как таковым. Кроме того, есть организации, в бланках которых кроме наименования
организации больше никакой информации не содержится. В обоих случаях это выглядит,
мягко говоря, непрезентабельно в глазах их контрагентов. Важно позаботиться о
том, чтобы бланки организации представляли эту организацию самым выгодным образом.

Требования
к бланкам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, но для того,
чтобы бланки организаций были более упорядоченными, все же следует руководствоваться
его положениями.

Общие требования к
бланкам

следующие (раздел 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003):

  • формат:
    А4 (210 × 297 мм)
    или А5 (148 × 210 мм);
  • поля:
    20 мм –
    левое, 10 мм
    – правое, 20 мм
    – верхнее, 20 мм
    – нижнее;
  • цвет
    бумаги: белый или светлых тонов;
  • нумерация
    страниц: требуется при изготовлении документов на двух и более страницах –
    посередине верхнего поля листа.

К сведению
.


Для организаций –
субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком
Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации,
реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации» и
«Место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском
(слева) и национальном (справа) на одном уровне.

В свою
очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено,
что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно
установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены
ГОСТ Р 6.30-2003. Также отмечается, что формат бланка выбирается в
зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть
размещены при подготовке документа, и что на практике могут использоваться
также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером
документов, например с использованием горизонтального расположения большей
стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все
листы имеют одинаковые размеры полей.

К сведению
.


Как правило, первая
страница документа печатается на бланке, а остальные – на обычных листах бумаги,
которые имеют аналогичные бланку формат, размер полей и цвет.

Разновидности бланков

В
зависимости от расположения реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два
варианта бланков: угловой и продольный (п. 4.4). Использование
углового или продольного бланка не влияет ни на юридическую силу документа, ни
на его правовой статус.

Как
отмечено в п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, угловой бланк является наиболее удобным
для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом
случае правая сторона верхней части листа может быть использована для
размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о
рассылке и др. Также целесообразно изготовлять угловые бланки в случае, когда
реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в
пределах площади, отводимой для углового варианта. При этом каждый реквизит
указывается сверху на русском языке, а ниже – на национальном.

Согласно
п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 на продольных бланках название
организации, вида документа и другие необходимые реквизиты размещаются вдоль
верхнего поля и центруются (центрируются). Продольный бланк письма
целесообразно использовать в случаях, когда наименование организации содержит
большое количество печатных знаков, например, в случае, когда реквизиты бланка
даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на
русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество
используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать
реквизиты на русском, а ниже – на национальном языке, продлевая строку до
границы правого поля.

Следуя
этим правилам, бланк можно изготавливать не только на русском и национальном
языках, но также на русском и любом из иностранных языков. Например, если
известно, что партнеры организации – в основном зарубежные компании,
находящиеся в разных странах мира, то такая организация может изготовить бланки
для работы с разными партнерами на русском и на известном им иностранном языке.
Чаще всего это практикуют российские компании с иностранным капиталом,
международные сетевые компании, представительства и филиалы зарубежных компаний
в России, а также российские компании, имеющие тесные взаимоотношения с
зарубежными партнерами.

Эмблему организации (включая фирменное
наименование, товарный знак или знак обслуживания) на бланках с угловым
расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк
реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением
реквизитов – в центре верхнего поля. Возможно расположение эмблемы организации
на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на
левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации». Эмблема
организации может быть выполнена в цветном или черно-белом варианте с
использованием графических элементов, символов, рисунков, а также оригинального
написания наименования организации – все это отличает организацию от других.

Важно
помнить о том, что на бланке возможно размещение эмблемы организации,
включающей в себя фирменное наименование и товарный знак (знак обслуживания),
исключительное право использования которых принадлежит непосредственно данной
организации. Следовательно, нельзя использовать фирменное наименование,
тождественное или сходное до степени смешения с фирменным наименованием другой
организации, если ее деятельность носит аналогичный характер и зарегистрирована
она в едином государственном реестре юридических лиц под этим наименованием
ранее вашей организации. То же касается и товарного знака (знака обслуживания):
нельзя использовать обозначение, сходное до степени смешения с зарегистрированным
товарным знаком другой организации в отношении товаров, выпускаемых под этим
знаком, или однородных товаров, без ее разрешения. Приведем выдержки из Гражданского
кодекса Российской Федерации:

Извлечение

из Гражданского кодекса Российской
Федерации

Статья
1474. Исключительное право на фирменное наименование

1.
Юридическому лицу принадлежит
исключительное право использования своего фирменного наименования
[3] в качестве средства
индивидуализации любым не противоречащим закону способом (исключительное право
на фирменное наименование), в том числе путем
его указания
на вывесках, бланках,
в счетах и иной документации, в объявлениях и рекламе, на товарах или их
упаковках.

Сокращенные
фирменные наименования, а также фирменные наименования на языках народов
Российской Федерации и иностранных языках защищаются исключительным правом на
фирменное наименование при условии их включения в единый государственный реестр
юридических лиц.

2.
Распоряжение исключительным правом на фирменное наименование (в том числе путем
его отчуждения или предоставления другому лицу права использования фирменного
наименования) не допускается.

3.
Не допускается использование юридическим лицом фирменного наименования,
тождественного фирменному наименованию другого юридического лица или сходного с
ним до степени смешения, если указанные юридические лица осуществляют
аналогичную деятельность и фирменное наименование второго юридического лица
было включено в единый государственный реестр юридических лиц ранее, чем
фирменное наименование первого юридического лица.

4.
Юридическое лицо, нарушившее правила пункта 3 настоящей статьи,
обязано по требованию правообладателя прекратить использование фирменного
наименования, тождественного фирменному наименованию правообладателя или
сходного с ним до степени смешения, в отношении видов деятельности, аналогичных
видам деятельности, осуществляемым правообладателем, и возместить
правообладателю причиненные убытки.

[…]

Статья
1484. Исключительное право на товарный знак

1.
Лицу, на имя которого зарегистрирован
товарный знак (правообладателю), принадлежит исключительное право использования
товарного знака
в соответствии со статьей
1229
настоящего Кодекса любым не противоречащим закону
способом (исключительное право на товарный знак), в том числе способами,
указанными в пункте 2 настоящей статьи.
Правообладатель может распоряжаться исключительным правом на товарный знак.

2.
Исключительное право на товарный знак может быть осуществлено для
индивидуализации товаров, работ или услуг, в отношении которых товарный знак
зарегистрирован, в частности путем
размещения товарного знака
:

1)
на товарах, в том числе на этикетках, упаковках товаров, которые производятся,
предлагаются к продаже, продаются, демонстрируются на выставках и ярмарках или
иным образом вводятся в гражданский оборот на территории Российской Федерации,
либо хранятся или перевозятся с этой целью, либо ввозятся на территорию
Российской Федерации;

2)
при выполнении работ, оказании услуг;

3)
на документации, связанной с введением
товаров в гражданский оборот
;

4)
в предложениях о продаже товаров, о
выполнении работ, об оказании услуг, а также в объявлениях, на вывесках и в
рекламе
;

5)
в сети «Интернет», в том числе в доменном имени и при других способах
адресации.

3.
Никто не вправе использовать без разрешения правообладателя сходные с его
товарным знаком обозначения в отношении товаров, для индивидуализации которых
товарный знак зарегистрирован, или однородных товаров, если в результате такого
использования возникнет вероятность смешения.

Пункт
4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8
Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливают также
следующие виды бланков: общий бланк (для изготовления любого вида документов,
кроме письма), бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Общий бланк организации (Пример
1) может включать следующие основные реквизиты
[4]:

  • эмблему
    организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с
    учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ);
  • наименование
    организации – в соответствии с ее учредительными документами; сокращенное
    наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации, на
    бланке помещают в скобках ниже полного или за ним; если в учредительных
    документах закреплено наименование на иностранном языке, то его располагают
    ниже наименования на русском языке или справа;
  • место
    составления или издания документа (в соответствии с наименованиями объектов
    административно-территориального деления и населенных пунктов);

а
также ограничительные отметки для следующих реквизитов:

  • регистрационного
    номера документа;
  • даты
    документа;
  • заголовка
    к тексту.

ПРИМЕР 1

 

Фрагмент
общего бланка организации

 
Что нужно указывать на бланке учреждения   

Общество с
ограниченной ответственностью «Василек»

(ООО «Василек»)

«____»_______ 20___ г.                                                                                                                                              №
_______

Москва

Бланк письма может включать
следующие основные реквизиты
[5]:

  • эмблему
    организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с учредительными
    документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ);
  • код
    организации (по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО
    [6]));
  • основной
    государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
    [7];
  • идентификационный
    номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
    [8];
  • код
    формы документа (по Общероссийскому классификатору управленческой документации
    (ОКУД)
    [9] при использовании в организации
    унифицированных форм документов, включенных в ОКУД);
  • наименование
    организации (правила указания наименования – те же, что и для общего бланка);
  • справочные
    данные об организации (сведения об адресе местонахождения и/или почтовом адресе
    (или абонентском ящике) – в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой
    связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221,
    номера справочных телефонов, факсов, расчетные счета в  банке, адрес электронной
    почты и другие сведения по усмотрению организации).

Кроме
того, бланк письма при необходимости может включать ограничительные отметки для
следующих реквизитов:

  • даты
    документа;
     
  • регистрационного
    номера документа;
  • ссылки
    на регистрационный номер и дату документа;
  • места
    составления или издания документа;
  • адресата;
  • резолюции;
  • заголовка
    к тексту;
  • отметки
    о контроле;
  • текста
    документа.

Приведем
примеры углового (Пример 2) и продольного (Пример 3) бланков письма организации
с центрированным расположением реквизитов.

ПРИМЕР 2

Фрагмент углового бланка письма
организации с
центрированным расположением реквизитов

                    Что нужно указывать на бланке учреждения

    Общество с ограниченной
ответственностью «Василек»

                               (ООО «Василек»)

            Ленинский проспект, д. 45, Москва,
113456

Тел. (495) 216-45-36 (многоканальный)
Факс: (495) 216-45-38

            http://www.vasilek.ru, email: vasilek@info.ru

               ОКПО 01543780б ОГРН 1028700450851

                   ИНН/КПП 7728067541/772801001

               «____»_______ 20___ г. № _______

           на №_______ от «____»________ 20___ г.

ПРИМЕР 3

Фрагмент продольного бланка письма
организации с
центрированным расположением реквизитов


Что нужно указывать на бланке учреждения
   

Общество с ограниченной
ответственностью «Василек»

(ООО «Василек»)

Ленинский проспект, д. 45, Москва,
113456

Телефон: (495) 216-45-36 (многоканальный)
Факс: (495) 216-45-38

http://www.vasilek.ru, email: vasilek@info.ru

ОКПО 01543780б ОГРН 1028700450851

ИНН/КПП 7728067541/772801001

«____»_______ 20___ г. № _______                                                                                                         __________________________

на №_______ от «____»________ 20___ г.

Бланк конкретного вида
документа

может включать следующие основные реквизиты
[10]:

  • эмблему
    организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с
    учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ);
  • наименование
    организации (правила указания наименования – те же, что и для общего бланка и
    бланка письма);
  • наименование
    вида документа;
  • место
    составления или издания документа (в соответствии с наименованиями объектов
    административно-территориального деления и населенных пунктов).

При
необходимости бланк может включать ограничительные отметки для следующих
реквизитов:

  • дата
    документа;
  • регистрационный
    номер документа;
  • ссылка
    на регистрационный номер и дату документа;
  • заголовок
    к тексту;
  • отметка
    о контроле.

Приведем
пример продольного бланка приказа организации (продольный вариант) (Пример 4).

ПРИМЕР 4

Фрагмент продольного бланка приказа организации


Что нужно указывать на бланке учреждения
   

Общество
с ограниченной ответственностью «Василек»

(ООО
«Василек»)

ПРИКАЗ

«___»__________20___
г.                                                                                                                                №
____________

Москва

Согласно
п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 рассмотренные виды бланков установлены для организации,
структурного подразделения организации и должностного лица. Различие между
таким бланками состоит лишь в том, кого указывать как автора документа –
организацию, ее структурное подразделение или должностное лицо. Если автором
документа является филиал, представительство, иное структурное подразделение
организации, должностное лицо и др., то их обозначение входит в состав наименования
организации – автора документа. Отметим, что бланки документов для структурного
подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель
данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи
бланка. В бланках
должностного лица дополнительный реквизит «Наименование должности» размещается
ниже реквизита «Наименование организации» (п. 5.8 Методических
рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003). Приведем пример бланка письма
должностного лица (угловой вариант) (Пример 5).

ПРИМЕР 5

Фрагмент углового бланка письма
должностного лица

                     
Что нужно указывать на бланке учреждения
   

Общество с ограниченной
ответственностью «Василек»

                                 (ООО «Василек»)

                             Директор по маркетингу

                Ленинский проспект, д. 45, Москва,
113456

Тел. (495) 216-45-36 (многоканальный)
Факс: (495) 216-45-38

                http://www.vasilek.ru, email: vasilek@info.ru

                   ОКПО 01543780б ОГРН 1028700450851

                        ИНН/КПП 7728067541/772801001

                       «____»_______ 20___ г. № _______

                  на №_______ от «____»________ 20___ г.

Обратите
внимание!


Если документ составлен на бланке, то
наименование должности лица в реквизите «Подпись» приводится в сокращенном
варианте, т. е. без указания наименования организации. При оформлении документа
на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Разработка, утверждение и введение в действие бланков

Образцы
бланков документов организации разрабатываются обычно службой ДОУ, отделом
делопроизводства, секретариатом или канцелярией – т. е. структурным
подразделением организации, в функции которого входит документационное
обеспечение деятельности организации. В свою очередь, инициаторами изготовления
тех или иных бланков документов могут быть структурные подразделения
организации или непосредственно должностные лица (если в их обязанности входит
представление интересов организации перед ее контрагентами, в частности ведение
переписки по вопросам текущей деятельности организации с правом подписи бланка).
В таком случае они могут в установленном порядке (а порядок разработки,
утверждения и введения в действие бланков документов может быть установлен в
инструкции по делопроизводству или аналогичном локальном нормативном акте
организации) направить служебную записку в подразделение организации,
ответственное за разработку и изготовление бланков, для изготовления бланка
структурного подразделения или должностного лица. Утверждается и вводится в
действие бланк документа приказом организации (Пример 6).

ПРИМЕР 6

Приказ об утверждении и введении в
действие бланка

Общество
с ограниченной ответственностью «Василек»

(ООО
«Василек»)

ПРИКАЗ

15
июня 2012 г.                                                                                                                                                                     №
13-Б

Москва

Об
утверждении образцов и порядка

использования
фирменных бланков

ООО
«Василек»

В связи с необходимостью использования
бланков документов в рамках осуществления текущей деятельности ООО «Василек»
(далее – Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:

       1.    Ввести
в действие с 02 июля 2012 года фирменные бланки Общества: общий бланк, бланк
письма, бланк конкретного документа (далее – Бланки).

       2.    Утвердить
образцы Бланков (Приложение 1).

       3.    Использовать
Бланки для составления следующих документов:

− писем;

− инструкций;

− положений;

− правил;

− регламентов;

− приказов;

− распоряжений;

− актов;

− справок;

− доверенностей;

− служебных записок.

       4.    Заведующему
канцелярией Попову Е.В.:

       4.1  Организовать
изготовление Бланков (в бумажной и электронной формах) согласно образцам,
указанным в Приложении 1, в срок до 02 июля 2012 года.

       4.2. Осуществлять оперативное хранение бумажных
Бланков в специальном шкафу, запирающемся на ключ.

       4.3. Выдавать бумажные Бланки по запросам
работников для составления документов, указанных в п. 3 настоящего приказа, под
личную подпись в журнале учета выданных бланков (Приложение 2).

       4.4. Организовать использование в Обществе
электронных Бланков в порядке, предусмотренном системой электронного
документооборота Общества.

       5. Секретарю Леоновой В.Е. в срок не позднее
одного рабочего дня с даты издания настоящего приказа довести приказ до
сведения руководителей структурных подразделений Общества под личную подпись.

        6. Контроль исполнения настоящего приказа
оставляю за собой.

Генеральный
директор                      Щелков                 О.В.
Щелков

По
поводу изготовления бланков в пп. 5.5–5.7 Методических рекомендаций по
внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 сказано следующее:

  • бумага,
    применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в
    исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. В отдельных случаях
    могут изготавливаться бланки более активных цветов;
  • бланки
    для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших
    сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на
    государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются
    в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в
    бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного,
    ксерокопированного экземпляра;
  • бланки
    документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи
    средств вычислительной техники.

Безусловно,
каждая организация будет самостоятельно решать, какую бумагу использовать при
изготовлении бланков и каким способом их изготавливать. Обычно в организациях
бланки изготавливаются на цветных принтерах в соответствии с утвержденными
образцами, хотя если необходимо большое количество бланков, то их можно
изготовить типографским способом, заключив договор на изготовление бланков со
специализированной организацией.

Учет и хранение бланков

Порядок
учета и хранения бланков, как правило, определяется в инструкции по
делопроизводству или аналогичном локальном нормативном акте организации. Прежде
всего, в целях учета бланков, как это обозначено в п. 5.10 Методических рекомендаций
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, на бланках можно при необходимости проставлять
типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера.
Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на
другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не
накладывались текст документа и другие реквизиты.

Учет
бланков в организации может осуществляться в специальном журнале (Пример 7).

ПРИМЕР 7

Журнал учета выданных бланков


п/п

Дата
выдачи бланка

Вид
бланка

Количество
выданных бланков

Номера
выданных бланков

Должность
и Ф.И.О. лица, получившего бланк

Отметка
о возврате неиспользованных или испорченных бланков

Подпись
лица, получившего бланк

Подпись
лица, выдавшего бланк

1

02.07.2012

Бланк
письма (цветной)

1

1-П

Менеджер
по продажам Волошин А.П.

Волошин

Попова

Хранятся
бланки обычно в запирающихся шкафах в структурном подразделении, ответственном
за разработку, изготовление, учет и хранение бланков.

В заключение подчеркнем, что
бесконтрольное использование бланков документов недобросовестными работниками
может привести к серьезным для организации последствиям, поэтому важно, чтобы
оборот бланков в рамках организации был налажен с учетом рекомендаций ГОСТов
специалистами, ответственными за документационное обеспечение управления.


Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по
внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и
др.; Общ. ред.: М.В. Ларин, А.Н. Сокова; Росархив, ВНИИДАД. М., 2005. 90 с.

Пункт 7 ст. 2
Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред.
от 30.11.2011), п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об
обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 06.12.2011), п. 3 ст. 2
Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных
унитарных предприятиях» (в ред. от 30.11.2011).

Здесь и ниже
выделено автором.

С учетом положений
п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р
6.30-2003.

С учетом положений
п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р
6.30-2003.

См. Положение о
ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и
внесении в него изменений, утвержденное Приказом Росстата от 29.07.2008 № 174.

Пункт 8
Постановления Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 (в ред. от 22.12.2011).

В соответствии со
свидетельством о постановке на учет в налогов
о
м органе и на
основании п. 7 ст. 84 Налогового кодекса Российской Федерации у
казывается
в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином
документе, а также иных документах, предусмотренных законодательством
(например, в расчетных и иных документах, на основании которых производится
оплата).

ОК 011-93.
Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержденный
Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (ред. от 14.12.2011).

И.И. Куролес, ведущий юрисконсульт ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»


Adblock
detector